Gestione informatica degli archivi

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1 Gestione informatica degli archivi La tenuta degli archivi attraverso le nuove tecnologie : I livelli di sviluppo di Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari 08/10/2008 1

2 Le diverse opzioni di realizzazione del sistema di gestione informatica dei documenti I livello: Gestione informatica dei profili dei documenti (nucleo minimo 445/2000) II livello: Gestione informatica dei documenti III livello: Workflow documentali IV livello: BPR (business process reenineering) Reingegnerirazzione dei processi 08/10/2008 2

3 Gestione informatizzata dei profili dei documenti (nucleo minimo D.P.R. 445/2000) I livello La gestione informatizzata dei profili dei documenti è il livello minimo di intervento informatizzato richiesto dal legislatore (nucleo minimo di protocollo dettato dal d.p.r. 445/2000) L informatizzazione è circoscritta alle operazioni di registratura, segnatura, e classificazione 08/10/2008 3

4 Gestione informatizzata dei profili dei documenti (nucleo minimo D.P.R. 445/2000) I livello Questi n. 3 elementi minimi garantiscono: - la data certa e inequivocabile di acquisizione/formazione del documento - la sua effettiva esistenza ed autenticità (registratura /segnatura) - la sua corretta organizzazione all interno dell archivio (sistemi di classificazione attraverso l uso di codici alfanumerici di sedimentazione titolario ) 08/10/2008 4

5 Gestione informatica dei documenti II livello Comprende un ampia gamma di soluzioni che hanno in comune l accessibilità diretta per via informatica ai documenti (e non soltanto ai relativi profili elettronici) Perché ciò sia possibile i documenti devono essere disponibili in formato elettronico La funzione base consiste nella smaterializzazione tramite scansione dei documenti cartacei a cui si intende fornire accesso diretto per via informatica 08/10/2008 5

6 Gestione informatica dei documenti II livello La GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI si avvale dei seguenti processi informatici: - registratura/segnatura - classificazione - scansione del documento in formato immagine 08/10/2008 6

7 Workflow documentali III livello Il campo di azione si sposta sui PROCESSI OPERATIVI e sui PROCEDIMENTI Riguarda la gestione documentale, la regolamentazione e il controllo dei flussi documentali ad essi sottostanti Individua il chi fa e che cosa Gestisce l ITER del fascicolo Si occupa dello smistamento di competenza ai sensi della 241/90 individuando un responsabile del procedimento amministrativo e una unità organizzativa omogenea. 08/10/2008 7

8 Record management ottimale II livello III livello Gestione informatica dei documenti + Workflow management = Risultati ottenuti dall Università degli Studi di Sassari nell ambito degli archivi in formazione 08/10/2008 8

9 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi Reingegnerizzazione dei processi = Ridisegno dei processi 08/10/2008 9

10 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi Ridisegno dei processi = Riorganizzazione degli assetti organizzativi, creazione dei sistemi di monitoraggio, integrazione di sistemi di pianificazione strategica e di controllo di gestione 08/10/

11 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi È il miglioramento dei servizi, al fine di soddisfare al meglio l utente, che si avvale dell uso di nuove tecnologie, opportunità legislative e progetti di ridisegno dei processi lavorativi per la realizzazione di innovazioni organizzative da applicare al sistema documentario e ai flussi documentali 08/10/

12 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi È la modalità di definire processi efficaci di miglioramento del servizio attraverso le nuove tecnologie informatiche e di comunicazione e si avvale di -document management -Workflow management -Interoperabilità integrata ai flussi documentali 08/10/

13 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi E un approccio organizzativo che integra l innovazione NORMATIVA, TECNOLOGICA e ORGANIZZATIVA 08/10/

14 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi Ma che cos è un processo Che cos è un servizio E cosa c entrano con la gestione informatica degli archivi? 08/10/

15 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi Un processo è dato dalla sequenza di operazioni di trasformazione Ed è il flusso di informazioni a supporto delle azioni e delle decisioni = Iter del procedimento amministrativo 08/10/

16 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi Il servizio è il risultato di un insieme di prestazioni che richiedono criteri di progettazione e di gestione specifici 1) Prestazioni di base 2) Prestazioni di struttura o funzionali 3) Prestazioni relazionali o ambiti negoziali = Qualità del servizio 08/10/

17 IV livello: il BPR La reingegnerizzazione dei processi Nel nostro caso (Ateneo di Sassari) il ridisegno del processo implica la modifica delle attività, flussi, responsabilità, strutture e sistemi di coordinamento e controllo del sistema documentario. 08/10/

18 SOLUZIONI Uno sviluppo in tal senso potrebbe prevedere l informatizzazione dei procedimenti amministrativi definiti e per i quali è definibile una scadenza. In tal senso i tempi verrebbero agganciati alle voci di indice attraverso la classificazione del documento. Si avrebbe l obbligo non solo normativo ma anche informatico di evasione fisica della pratica. 08/10/

19 SOLUZIONI Un alto intervento potrebbe riguardare la riorganizzazione degli archivi per quanto riguarda lo spazio fisico occupato ed i costi ad esso collegati. A tal proposito si avranno delle risposte a breve dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri che si sta occupando della dematerializzazione dei documenti cartacei e della conservazione dei documenti elettronici (nati elettronici). 08/10/

20 SOLUZIONI Ed ancora, si potrebbe considerare la necessità di offrire un servizio migliore agli utenti che presentano delle istanze, sia in termini di presentazione che in termini di tempestività di risposta, e garantire l accesso informatico alla documentazione amministrativa, ai fini della trasparenza. 08/10/

21 Gestione informatica degli archivi Soluzioni: 1) Adozione di sistemi di archiviazione sostitutiva e conservazione a lungo termine di documenti su supporti di stabilità comprovata e con formati leggibili e intelligibili nel tempo 08/10/

22 Gestione informatica degli archivi 2) Sperimentazione di criteri differenziati di informatizzazione e organizzazione degli archivi: Sviluppo di interventi di digitalizzazione integrale per entità documentarie o archivistiche destinate ad una breve durata che pongono meno problemi in termini di obsolescenza tecnologica e mantenere i supporti tradizionali per la conservazione permanente 08/10/

23 Gestione informatica degli archivi 1) La corretta gestione informatica degli archivi 2) l applicazione dei processi di reingegnerizzazione sono la naturale conseguenza - di una appropriata valutazione dei requisiti funzionali - di un accurato studio dei piani di conservazione e classificazione archivistica 08/10/

24 Gestione informatica degli archivi Grazie per l attenzione Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari 08/10/

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