Il linguaggio per la moderna progettazione dei processi aziendali

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1 Il linguaggio per la moderna progettazione dei processi aziendali Organizzare un azienda sotto il profilo dei processi è oramai diventata una disciplina a cavallo tra la competenza aziendalistica ed informatica. Il metodo non può quindi prescindere dal formalismo definito in un preciso persorso che va dall analisi del business alla produzione del software, secondo un approccio congiunto ed unico. di Marco Serpilli Presidente e Amministratore Delegato di Visionest S.p.A. > introduzione Il sistema informativo aziendale è il combustibile che fa funzionare le organizzazioni moderne, che consente il governo delle attività e che permette alle società di comunicare efficientemente. Inoltre, sostiene e controlla sia l esecuzione di una serie di processi fondamentali (amministrativi, produzione, commerciali, etc...) sia il flusso delle informazioni, da e verso l esterno dell azienda. Il recente scenario in cui sono implicate le tecnologie dell informazione a supporto dell innovazione organizzativa per processi, evidenzia una divisione di fondo fra gli analisti di business e i produttori di sistemi informativi: i primi stanno convergendo verso metodologie e linguaggi standard; i secondi invece sono frammentati in approcci metodologici e linguaggi di descrizione proprietari vieppiù differenti da produttore e produttore. A causa di tutto ciò, i progetti di organizzazione, in cui sono coinvolte le tecnologie dell informazione, richiedono competenze (e spesso persone) diverse, e la comunicazione con linguaggi differenti può diventare problematica ed onerosa. Si pensi poi ai progetti interni all azienda (magari tra diverse suddivisioni della stessa organizzazione) oppure fra l azienda ed i propri partner. L evoluzione del mercato, che premia adattabilità, versatilità e velocità di cambiamento, spinge per eliminare questi ostacoli comunicativi; diventa sempre più penalizzante dover dedicare tempo, risorse e specialmente professionalità di alto livello, alla mediazione fra chi analizza i processi di business e chi programma gli strumenti informatici. L analisi dei processi aziendali non è più distinta dalla implementazionene dei medesimi nei sistemi software. Tuttavia, le professionalità degli analisti di business e dei programmaroti di integrazione sono ancora disgiunte in persone e domini culturali diversi. Diventa così necessario, per chi si occupa di gestione aziendale, poter utilizzare direttamente il linguaggio a cui è abituato per l analisi e la rappresentazione dei processi, e prescindere dalle peculiarità del sistema informatico in uso oggi o in futuro. In questo modo si ottiene anche grande libertà di scelta dello strumento più adatto alle esigenze presenti dell azienda senza dover sacrificare oggi la possibilità di cambiare strumento domani, in occasione di mutate esigenze o volumi operativi. In questo senso si muovono gli sforzi della Workflow Management Coalition Copyright 2001, 2002_Visionest S.p.A. All Rights Reserved, Pagina 1 di 6

2 (WfMC), organismo internazionale che riunisce le aziende e i consulenti interessati a questi argomenti; Visionest è membro della WfMC e ne condivide la visione. Nell ambito del nostro impegno nelle tecnologie di automazione dei processi aziendali (workflow system) è stata recentemente ultimata, con il coordinamento di Visionest, una tesi di laurea della Facoltà di Ingegneria Informatica Università di Padova per la realizzazione di uno strumento di analisi dei processi aziendali utilizzabile congiuntamente dall analista business e dal progettista software. Tale progetto va in direzione di quello che è lo sforzo di Visionest per unire le competenze in Business strategy con quelle in Information Strategy che a nostro avviso non possono più lavorare disgiuntamente, Il tutto, ovviamente, in una logica di qualità ed eccellenza nella consulenza atta a supportare il percorso di innovazione delle aziende. Questo approccio va sotto il nome di processo unificato. > il nuovo linguaggio Dando per assodata l enorme complessità nel supportare le nuove esigenze di business, la riflessione che viene proposta riguarda la difficoltà intrinseca nella progettazione di sistemi software che aderiscano chiaramente alle necessità delle aziende. La generazione di nuove applicazioni, o l integrazione di applicazioni esistenti, non può pagare lo scotto di partire da una fase di analisi poco chiara e confusa. La progettazione dei sistemi software aziendali è cambiata: essa si è rapidamente spostata dall essere pura innovazione tecnologica a divenire valore aggiunto commerciale. Il software deve essere prodotto velocemente incrementando il valore aziendale piuttosto che quello tecnologico. In questo contesto diventa quindi cruciale, da parte del team di progettazione software, avere una descrizione immediata e dettagliata dei processi di business che permette di prendere decisioni progettuali chiare ed efficienti. Il progettista ha bisogno di una descrizione inequivocabile dei processi, del valore e dei costi associati alle relative attività. Un modello di business ben definito fornisce una descrizione dei processi che ben verrà interpretata secondo le logiche di ingegnerizzazione che devono rimanere indipendenti da quello o all altro linguaggio di programmazione utilizzato. UML Unified Modeling Language ben si adatta a questi requisiti. Oltre ad essere oggi accettato come standard nella moderna progettazione software (orientando la sua applicabilità alla programmazione ad oggetti), ha una notevole facilità d uso ed interpretazione soprattutto in fase di analisi dei processi, permettendo quindi agli esperti di organizzazione aziendale e di progettazione software di comunicare con un unico formalismo di analisi. All Rights Reserved, Pagina 2 di 6

3 Modello dei casi d uso La descrizione del modello di business o Use Case Diagram può essere pensata come composta da due parti principali: il modello dei casi d uso (business use-case model) ed il modello degli oggetti di business (business object model). Entrambi possono essere descritti con l utilizzo di UML. Il modello dei casi d uso descrive il processo. Tale descrizione appare come conseguenza logica di operazioni che attribuiscono un significato alle azioni intraprese da un attore (actor). Esso documenta quindi il flusso (workflow) di un particolare scenario di business. Tour operator Check-in di gruppo Attori Casi d uso Check-in individuale Passeggero Associazione attore caso d uso Il diagramma dei casi d uso in figura è composto dei principali casi d uso check-in individuale e check-in di gruppo e dagli attori passeggero e tour operator. Per comprendere appieno lo scopo di questo caso, bisogna capire come e con chi interagiscono i casi d uso, cosa rappresentano, chi li richiede o chi è interessato ad un eventuale risultato. Le differenti tipologie di utenti sono rappresentate dagli attori; spesso questi rappresentano clienti, fornitori, partner, autorità locali, personale, etc... Ogni caso d uso deve essere dettagliato e documentato in quella parte della documentazione chiamata appunto specifica dei casi d uso. Questa può essere composta da testo e da ulteriori diagrammi UML che servono come supporto alla documentazione generale, in particolare i diagrammi delle attività (activity diagram). I seguenti punti sono quelli più frequentemente riportati nella specifica: nome descrizione obiettivi benefici flusso degli eventi All Rights Reserved, Pagina 3 di 6

4 requisiti / necessità estensioni relazioni diagramma delle attività diagramma dei casi d uso L elemento descrittivo fondamentale per la specifica dei casi d uso è rappresentato dal flusso degli eventi (workflow) in cui viene delineata la struttura del processo. Il fine ultimo è comunque quello di definire (e capire) come ogni attore fornisce valore all intero processo e non come il processo stesso risolve un dato problema, pertanto la descrizione a questo stadio dovrebbe essere comprensibile a colpo d occhio alle persone d azienda che si occupano di quella data attività. La struttura del flusso degli eventi è descritta graficamente come aiuto al diagramma delle attività. Essa fornisce una rappresentazione logica della sua struttura ed ottempera alle specifiche riportate in testo nella specifica dei casi d uso. Le componenti principali di questo diagramma sono: Attività che rappresentano l esecuzione di un unità di lavoro o di un passo del flusso Transizioni che rappresentano il legame tra le attività. Questo tipo di transizione si attribuisce ad una transizione completa. Essa differisce da una normale transizione perchè non è relativa ad un particolare evento; difatti, essa rappresenta solamente il completamento di un attività Decisioni per le quali un gruppo di condizioni di guardia sono definite. La condizioni di guardia seguono le attvità completate. Si possono usare queste icone anche per segnalare dove il processo si unisce ad altri passaggi susseguenti Barra di sincronizzazione che rappresenta eventuali flussi di attività paralleli. Aiuta a descrivere eventuali processi concorrenti I sistemi di workflow come legame dei processi aziendali La ricerca di nuove fonti di profitto e l obsolescenza con cui queste si modificano, fa sì che i requisiti di business di un organizzaione siano difficilmente soddisfatti da un unica applicazione software. Va da sè che ad ogni stadio della catena del valore di un azienda corrisponde una (o una serie) di applicazioni software che devono tra loro comunicare ed agire all unisono. Questa visione tecnologica supporta difatti il concetto (organizzativo) di azienda estesa. Da pochi anni la tecnologia informatica è riuscita a ben supportare tale visione, introducendo, nella già complessa piramide informativa di un azienda, anche uno strato che funge da conduttore di informazioni e segnali che permette alle applicazioni software distribuite di colloquiare e collaborare. Questo strato, definito All Rights Reserved, Pagina 4 di 6

5 in termine tecnico middleware, ha rappresentato per l appunto quel componente architetturale software che ha permesso di proseguire verso modelli organizzativi che permettono l estensione dei processi aziendali dando vita a nuovi modelli organizzativi oggi conosciuti con i nomi business to business o supply chain Verifica prenotazione prenotazione Condizione di guardia Suddivisione delle esecuzione [non corretto] Invia tour operator in aereoporto [corretto] Attività / stato Preferenze Transizione Esecuzione concorrente [con bagagli] [senza bagagli] Sincronizzazione in condivisione Esecuzione alternativa Ricevi bagagli e stampa la ricevuta Stampa la carta d imbarco Sincronizzazione in riunione Riunione dell esecuzione Consegna documentazione di viaggio ai passeggeri All Rights Reserved, Pagina 5 di 6

6 > conclusioni Sono chiari i vantaggi operativi generati dall utilizzo di un approccio di analisi unificato. Da una corretta definizione degli obiettivi si possono trarre vantaggi economici rilevanti: i tempi di comprensione dei problemi sono più ridotti, i tempi per lo sviluppo delle procedure software sono molto veloci data la possibilità di lavorare con prototipi finalizzati, la riutilizzabilità della documentazione è massima, il processo di change management delle procedure e delle applicaizoni software è più efficiente in termini di tempi e modi. Si è sempre portati a pensare che le nuove tecniche di analisi siano applicabili solo in contesti molto strutturati e complessi. L evoluzione dei modelli di business sta però coinvolgendo anche le medie e piccole organizzazioni in cui alle complessità organizzative si associano le nuove tecnologie dell informazione. In questo scenario i nuovi metodi di analisi non devono essere visti con diffidenza ma piuttosto come strumento per capire meglio e con più facilità lo scenario evolutivo dell azienda, portando come primo elemento di innovazione una nuova cultura aziendale da utilizzare al fine di valutare e risolvere i problemi organizzativi anche dopo l intervento del consulente. Marco Serpilli Marco Serpilli è Presidente e A.D. di Visionest. Ha operato campo del network, system e service management per importanti aziende di telecomunicazioni, fondando nel 1995 ISYI, acquisita poi da ISS (NASDAQ: ISSX) nell agosto VISIONEST S.p.A. opera nel campo della consulenza volta al disegno ed all introduzione di metodologie, strumenti e logiche d innovazione. Competenze di Business & Organization Strategy si uniscono a competenze di Information Strategy per studiare e realizzare progetti di innovazione. All Rights Reserved, Pagina 6 di 6

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