Ibpm è lo strumento per la gestione dei processi, dalla modellazione, all esecuzione, al monitoraggio.

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1 L applicazione sviluppata da Ibimec si propone di dare una copertura informatica per quelle attività che vengono svolte al di fuori del sistema informatico gestionale dell azienda, ma indispensabili per l avanzamento del sistema gestionale, generalmente utilizzando normalmente dati destrutturati. Ibpm integra il Workflow dei processi, il project management e la gestione dei documenti. Un processo è caratterizzato da uno scopo, dagli utenti, dagli input e dagli output, utilizzando regole perché gli utenti raggiungano l obiettivo con una sequenza di attività definite e controllate. Normalmente l esecuzione delle varie attività, molto manuali, condiziona la qualità e l avanzamento dei lavori, compresa la quota di competenza del sistema informativo aziendale, in termini di: Tempo di esecuzione Accuratezza dell esecuzione Raccolta di informazioni, dal sistema informativo o da altre origini (dati e/o documenti) Verifiche da parte di altri addetti/enti interni o esterni Richieste di validazione/approvazione per procedere Reperimento e utilizzo di documentazione elettronica o cartacea Gestione delle scadenze per attività, adempimenti, verifiche Avvisi Attività di documentazione e di archiviazione Attività di ricerca Attività di distribuzione di informazioni, di competenza e/o per cc Questi processi sono praticamente sempre schematizzabili e ripetibili. Spesso si presentano situazioni nuove (non previste) che, nel quotidiano, si risolvono con una variazione alla procedura standard. A queste eccezioni Ibpm risponde efficacemente con le custom activities, funzione che consente l introduzione e la gestione di attività non previste senza modificare il modello del processo. Le informazioni utilizzate nello svolgimento di un processo sono le più varie. I dati vengono in parte (solitamente una parte minore) dal sistema informativo gestionale, in parte da tabelle gestite in proprio dall addetto (una parte determinante), e una parte da documentazione cartacea o office, mail, contenuti di documenti, informazioni a voce che arrivano da altri attori. Questo tipo di gestione, per un utilizzo agevole da parte della organizzazione, deve essere il più vicina possibile al modo di operare degli addetti (human workflow). I problemi di comunicazione nascono in modo naturale a causa della destrutturazione non solo dei dati, ma anche del modo di operare. Ad esempio il responsabile di funzione può trovarsi in difficoltà nel capire dove siamo, o quando arriviamo in fondo, o chi deve controllare cosa prima di per questa o quella specifica attività. 1

2 Altre difficoltà sono rappresentate da: Collaborazione: necessità di raccogliere e scambiarsi informazioni, pertinenti e in modo univoco, con altri enti della azienda e/o con enti esterni. Queste informazioni sono ancora prevalentemente di tipo non strutturato. Difficoltà a mantenere traccia delle cose fatte (chi, come, quando, perché) assieme ai documenti (cartacei, elettronici o altro) che sono serviti per lanciare o completare le attività Necessità di gestire archivi (l equivalente dei faldoni cartacei) sia nella fase esecutiva che come archivio finale, mantenendo il legame con il processo eseguito e le altre informazioni utilizzate e prodotte. Difficoltà ad avere una visione di insieme (il colpo d occhio) di facile lettura sulle attività in corso, sullo stato di avanzamento delle singole attività, sulle durate, sulle scadenze di adempimenti ecc. Necessità di gestire scadenze, allarmi e notifiche in automatico Lo strumento realizzato da affronta le difficoltà suesposte in modo strutturale, assicurando chiara e lineare a tutte le parti in gioco: all utente, all operatore, al responsabile, all IT, all auditor Ibpm è uno strumento di BPM, che ha l obiettivo preciso di gestire i processi aziendali, fornendo tutte le utilità operative di supporto al lavoro degli addetti Ibpm è lo strumento per la gestione dei processi, dalla modellazione, all esecuzione, al monitoraggio. Ibpm permette di confrontare un processo as is e to be in modo facile e rapido, senza la necessità di possedere conoscenze informatiche oltre alla capacità di effettuare una analisi organizzativa. Utilizza strumenti semplici (sostanzialmente un flow chart) ed è immediatamente operativo. Si possono identificare (ove possibile e richiesto) degli indicatori di prestazione (Kpi) per misurare qualità, servizio, costi e volumi in gioco. 2

3 Struttura di Ibpm Il prodotto è strutturato in tre precisi momenti: 1. Modellazione del processo 2. Esecuzione e verifica del processo 3. Gestione dei documenti Modellazione del processo ( Designer ) È l attività prerequisito per l esecuzione. Lo strumento preposto è il Designer. Utilizzando un metodo grafico molto semplice, permette di rappresentare il processo in esame tramite la sequenza delle attività che lo compongono. Vengono inseriti nelle proprietà del processo e delle singole attività i vincoli e le condizioni di funzionamento. Vengono anche definiti, con una serie di parametri, gli utenti, gli attori, i documenti da utilizzare, gli allegati, le durate, le scadenze A questo punto è possibile simulare il funzionamento del processo modellato e di eseguirlo realmente. Il Designer permette anche di definire una struttura per i costi che può essere utilizzata sia per preventivare che per consuntivare i costi delle attività del progetto. Con il Designer si documenta in tempo reale il processo modellato, tramite il diagramma di flusso e un draft descrittivo della procedura. Inoltre si definisce l integrazione con tabelle proprietarie o i connettori con archivi e/o procedure del gestionale. Esecuzione e verifica (Ibpm wf engine) Dal momento in cui un processo viene Nell esecuzione sono gestiti: pubblicato diventa eseguibile in modo operativo. cruscotto globale dei processi per tipo e stato di avanzamento to do list, con presa in carico e/o deleghe comunicazioni verso e da pianificazione delle attività (project management ) gestione dinamica dei documenti allarmi e avvisi tracciabilità completa delle azioni effettuate (chi, cosa, come, quando) 3

4 Gestione dei documenti La gestione dei documenti assicura tutte le funzioni necessarie per creare e gestire documenti, per acquisire allegati, per gestire mail con allegati, per acquisire in massa da scanner in modo controllato, per archiviazione e ricerche di tutti i documenti (per variabile, full text, per processo, per attività, per stato ) Le funzioni principali sono: Centralino si occupa di attribuire una competenza ai documenti generici in arrivo per distribuirli agli utenti di competenza. permette di gestire allegare in modo automatico le mail al processo di competenza. Pdf è una funzione che permette di sfruttare al massimo le caratteristiche del.pdf Ricerche le funzioni di ricerca, su qualsiasi formato di documento, sono praticamente senza limiti. Dall utilizzo delle variabili, che rende le ricerche di una profondità e di un dettaglio eccellenti, al full text Documenti permette di generare documenti proprietari del cliente, molto specifici, e di definirne i contenuti, anche come variabili, per un utilizzo immediatamente operativo. Un grosso supporto è dato dalla capacità di calcolo propria di Ibpm. Alcuni modelli di processo disponibili: - Gestione della progettazione - Gestione Ricerca & Sviluppo - Gestione installazioni/impianti - Gestione Reclami - Gestione infortuni - Gestione Dpi - Richieste di intervento - Schede Articolo - Gestione contratti/capitolati - Gestione commesse - Gestione Audit - 4

5 I punti che determinano l eccellenza operativa di Ibpm: Modularità Collaborazione costante in tutte le fasi Disponibilità di modelli base per la configurazione dei processi specifici Adeguamento all organizzazione esistente Integrazione tra gestione dei processi, project management e costi del progetto Gestione dei documenti, Semplicità e completezza della mappatura Esecuzione controllata dei processi: tempi, allarmi, tracciabilità Riutilizzo dei processi già definiti Adeguamento immediato dei processi all evoluzione aziendale Creazione e gestione di documenti specifici Gestione delle eccezioni Acquisizione e distribuzione di informazioni in modo controllato Dialogo e interoperatività con gli altri sistemi aziendali Dimezza i costi di implementazione delle procedure Non è invasivo, ma configurabile secondo l organizzazione aziendale Porta dei vantaggi operativi misurabili, rispetto dei tempi, riduzione degli archivi cartacei Gestisce correttamente la collaborazione tra enti interni ed esterni Permette di gestire situazioni molto dinamiche e destrutturate È del tutto integrato con l Office Microsoft Può supportare l IT per soluzioni urgenti e in continua evoluzione Ibimec srl 5

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