Dai sistemi documentari al knowledge management: un'opportunità per la pubblica amministrazione

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1 Dai sistemi documentari al knowledge management: un'opportunità per la pubblica amministrazione Reingegnerizzazione dei sistemi documentari e knowledge management Paola Montironi

2 Quadro di riferimento Implicazioni organizzative nell introduzione degli EDMS e dei knowledge management system Gestione informatica dei documenti Reingegnerizzazione del sistema documentario Introduzione dei knowledge management system Sviluppo del modello di knowledge management Π Criteri e modelli organizzativi per la gestione degli interventi Π Una possibile connessione progettuale: le famiglie professionali 2

3 A. Reingegnerizzazione del sistema documentario La reingegnerizzazione del sistema documentario: è un azione orientata dalla missione e guidata dai driver strategici tesa ad ottenere un salto qualitativo nelle performance attraverso un radicale ridisegno organizzativo mirato a cogliere le opportunità fornite dall ICT e a tradurle in concrete innovazioni organizzative Due elementi qualificanti: Punto di partenza e chiave di volta sono i driver strategici: Π di servizio Π di gestione Ridisegno congiunto e coerente delle tre variabili chiave: Π tecnologica Π archivistica Π organizzativa 3

4 Le diverse opzioni di realizzazione del sistema di gestione informatica dei documenti possono essere raggruppate in tre macro-livelli: Le opzioni tecnologiche A. GESTIONE INFORMATICA DEI PROFILI DEI DOCUMENTI Documento cartaceo Documento cartaceo con profilo elettronico B. GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Documento elettronico C. WORKFLOW DOCUMENTALI Flussi documentali 4

5 A. La gestione informatica dei profili dei documenti L ambito della gestione informatica è circoscritto alle seguenti funzioni: - autenticazione e salvaguardia dell integrità dei documenti informatici, attraverso l utilizzo della firma digitale e tramite la segnatura informatica - registrazione dei dati identificativi del documento (ai fini di certificazione, di arrivo e partenza) su profilo elettronico - apposizione nel profilo elettronico associato al documento dell indice di classificazione e dell assegnazione al procedimento. Disponibilità per via informatica limitata ai profili elettronici dei documenti, non ai documenti stessi 5

6 Gestione informatica dei profili Protocollazione Autenticazione documento informatico Registrazione in archivio informatico Classificazione Fascicolazione Classificazione Assegnazione al procedimento Conservazione negli archivi documenti archivio fisico Generazione/modifica documenti Gestione Procedimento profilo elettronico del documento archivio informatico ARCHIVIO 6

7 B. La gestione informatica dei documenti La gestione informatica dei documenti comprende una gamma di soluzioni molto ampia, che hanno in comune l accesso diretto per via informatica ai documenti oppure alle loro copie elettroniche Le funzioni di base: - indexing: indicizzazione dei documenti; - retrieval: funzioni di supporto alla ricerca; - library: gestione e controllo degli accessi alla consultazione/modificazione dei documenti; - multifiling: gestione di documenti composti da più file collegati fra loro. Disponibilità dei documenti in formato elettronico! 7

8 Gestione informatica dei documenti Protocollazione Autenticazione documento informatico Registrazione in archivio informatico Scansione dei documenti cartacei Classificazione Fascicolazione Classificazione Assegnazione al procedimento Informazioni per la gestione elettronica profilo elettronico documento informatico Conservazione negli archivi documenti cartacei archivio fisico archivio informatico Generazione/ modifica documenti Document retrieval Invio telematico ai destinatari... Gestione procedimento regole di accesso profili utenti DMS 8

9 C. I workflow documentali Due concetti chiave: Workflow automazione di procedure dove documenti, informazioni e attività sono trasferiti tra gli attori del processo secondo un predefinito set di regole Workflow documentali gestione informatizzata dei flussi documentali all interno dei processi e dei procedimenti Oltre a gestire l iter dei documenti, il sistema gestisce e controlla le attività del procedimento attivando le risorse necessarie per realizzarle (persone, applicazioni, Data Base) 9

10 Workflow documentali Protocollazione informatizzata Fascicolazione informatizzata documenti cartacei profili Conservazione negli archivi Generazione/ modifica documenti Gestione procedimento archivio fisico documenti informatici archivio informatico Document retrieval Gestione task regole di accesso regole di routing persone profili utenti DMS WfMS DB applicazioni 10

11 Opzioni e focus archivistici e organizzativi A. GESTIONE INFORMATICA PROFILI Accorpamento degli uffici di protocollo all interno delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) Strutturazione del piano di classificazione (Titolario) Ridisegno dei processi di gestione dei documenti in entrata e in uscita e delle regole di gestione dei documenti e degli archivi (Manuale di gestione) B. GESTIONE INFORMATICA DOCUMENTI Esplicitazione e condivisione dei confini dell intervento: - le aree prioritarie d intervento - tipologie documentarie e requisiti di conservazione e di accesso C. WORKFLOW DOCUMENTALI Esplicitazione, condivisione e formalizzazione delle regole di gestione dell iter dei documenti nell ambito del processo Gli elementi costitutivi dei documenti 11

12 B. L introduzione del knowledge system Progettazione FASE 1 FASE 2 FASE 3 Segmenti di destinatari/ Modello di Contenuti chiave del utilizzatori: servizio del Knowledge System in Comunità Knowledge termini di conoscenze professionali / Management territori di System riferimento Conoscenze legate all innovazione e ai processi Comunità professionali/ territori di riferimento Referenti Servizi offerti ruoli procedure tecnologie Identificazione dei fabbisogni informativi e funzionali per definizione requisiti utente 12

13 Contenuti e segmenti FASI 1 e 2 Contenuti chiave del Knowledge System in termini di conoscenze Comunità professionali / territori di riferimento Conoscenze legate all innovazione e ai processi Comunità professionali / territori di riferimento Referenti Le prime due fasi, intimamente connesse, sono molto importanti per il successivo svolgimento del progetto: il knowledge system deve essere fortemente focalizzato sulle esigenze dei destinatari il knowledge system, quindi, va modulato e differenziato nei contenuti in funzione dei vari segmenti di destinatari questo consente di definire modalità gestionali omogenee (sviluppo, formazione, comunicazione, network professionale), superando la collocazione organizzativa la catalogazione delle conoscenze è alla base di eventuali futuri ampliamenti si tratta di un passaggio necessario per la definizione delle specifiche 13

14 L approccio al tema delle conoscenze Conoscenze individuali Conoscenze organizzative Abilità Organizzazione Motivazioni Valori Sono conoscenze che appartengono al singolo individuo derivanti dalla propria cultura, dalle esperienze vissute e dai ruoli esercitati in passato Sono conoscenze condivise tra tutti gli individui che compongono l impresa Sono i tratti caratteriali e comportamentali che caratterizzano le scelte adottate e le azioni intraprese Meccanismi, condizioni, supporti e fattori gestionali a servizio dei singoli nello svolgimento delle loro attività Sono i motivi che spingono a compiere determinate azioni e ad adottare una condotta specifica L insieme degli assunti di base che costituiscono la cultura dell impresa e che orientano il comportamento organizzativo Sono indispensabili per esercitare un attività lavorativa specifica Sono le modalità con cui vengono pensate e condotte le azioni Sono i meccanismi che spingono all azione, danno un significato e forniscono un indirizzo alle attività intraprese 14

15 Le comunità professionali di riferimento Quali segmenti? Chi utilizza quali conoscenze? Esempi di possibili segmentazioni Territorio Comunità professionali Mista Intranet locali con accesso a informazioni di gruppo Intranet per comunità all interno dell intranet di Gruppo Intranet locali con accesso a informazioni di gruppo e comunità Intranet Gruppo Intranet Gruppo Intranet Gruppo Intranet Locale Intranet Locale Comunità x Comunità y Comunità x Comunità y 15

16 Il sistema professionale: le componenti Le famiglie/aree professionali Sono il contenitore di più ruoli professionali target omogenei per tipologia di processi realizzati e per aree di competenza Ogni famiglia/area professionale consente di definire modalità gestionali omogenee (sviluppo, formazione, comunicazione, network professionale), superando la collocazione organizzativa I ruoli target Posizione x Posizione y Non sono mansioni: Non c'é corrispondenza meccanica tra ruolo professionale e posizione/struttura organizzativa Comprendono attività e posizioni organizzative omogenee per: risultati prodotti competenze richieste Sono descritti al livello professionale "Target" con l'indicazione dei livelli intermedi di crescita delle competenze 16

17 L articolazione delle aree professionali Di regola le aree professionali vengono articolate in livelli corrispondenti a diversi gradi di possesso/maturità delle conoscenze. Ai fini del Knowledge Management System, ciò consente di mirare l offerta di conoscenza sui singoli segmenti in relazione all Area Professionale di riferimento, al ruolo esercitato e al livello di specializzazione collegato. Area Professionale xyz Diversi fabbisogni di competenza Livello di approfondimento Offerta contenuti (formativi e non) ➊ Base Base ➋ Specialistica Specialistico ➌ In sviluppo Specialistico ➍ Matura Avanzato ❺ Riferimento professionale Avanzato 17

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