DEMATERIALIZZAZIONE Si può fare davvero Vi diciamo come

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1 DEMATERIALIZZAZIONE Si può fare davvero Vi diciamo come Quadro di riferimento e strumenti per la dematerializzazione Firenze 18 Novembre 2010 Andrea Furiosi I.S.S. Imaging System Service Direttore Commerciale Tel LA DEMATERIALIZZAZIONE Quadro Normativo D.lgs 07/03/2005 Nr. 82: Codice dell Amministrazione Digitale. Definizione validità dei documenti informatici e obbligo di accettazione. D.Lgs 04/04/2006 Nr. 159: Modifiche al Codice dell Amministrazione Digitale Delibera CNIPA 11/2004: Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti informatici conformi agli originali DPCM 30/03/2009: Regole tecniche per le firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.

2 LA DEMATERIALIZZAZIONE Strumenti & Tecnologie FIRMA DIGITALE VALIDAZIONE TEMPORALE DOCUMENTO INFORMATICO/DIGITALE DOCUMENT MANAGEMENT E WORKFLOW FIRMA DIGITALE Garantisce INTEGRITA AUTENTICITA NON RIPUDIABILITA Tramite CHIAVE PRIVATA CHIAVE PUBBLICA DISPOSITIVO SICURO DI FIRMA

3 VALIDAZIONE TEMPORALE è risultato di una procedura informatica che attribuisce a uno o più documenti una data e un ora certi RIFERIMENTO TEMPORALE: informazione contenente data e ora ottenuta con procedura informatiche interne. Le procedure a garanzia della precisione di data e ora devono essere documentate. MARCA TEMPORALE: servizio rilasciato da una CA che attribuisce a uno o più documenti informatici una data e ora certe ed opponibili a terzi. DOCUMENTO DIGITALE Con il termine documento digitale ci si riferisce ad un qualsiasi oggetto fisico: testo, immagine o filmato, rappresentato tramite una grandezza fisica che assume valori binari ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica di cui sia identificabile l origine. Un documento digitale contiene informazioni codificate con un linguaggio convenzionale in bit. La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e numerica della realtà sensoriale. DOCUMENTI INFORMATICI: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Documenti originati da procedure informatiche la cui integrità ed autenticità è garantita da una firma digitale e collocati temporalmente da un riferimento temporale DOCUMENTI ANALOGIGI: rappresentazione di un significato su supporto fisico. Possonodiventare digitali a seguito di un processo di Riproduzione Digitale

4 DOCUMENT MANAGEMENT (DM) E WORKFLOW (WF) OBBIETTIVI: Migliorare l efficienza interna delle amministrazioni con l eliminazione dei documenti cartacei e l automazione dei flussi documentali. Facilitare l accesso alle informazioni da parte di tutti i soggetti interessati (amministrazioni, imprese, cittadini) APPROCCIO: Obbligo = Informatizzazione = Cambiamento Subito Opportunità = Innovazione = Cambiamento Gestito DEMATERIALIZZAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE Anagrafe: Schede AP5 AP6 Cartellini C.I. Stato Civile: Registri (Nascita, Matrimonio, Morte) Delibere, Verbali e Determine WEB Document Service (Pubblicazione di archivi digitali in ASP) Pratiche Edilizie Pratiche Cimiteriali Documenti Amministrativi Documenti del Personale Pratiche e versamenti ICI e TARSU Bollette Acqua e Gas Ricette Mediche e Cartelle Cliniche

5 VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE Migliore efficienza dell organizzazione interna dell ufficio Eliminazione della possibilità di smarrire documenti Immediata reperibilità dei documenti Incremento della qualità del lavoro degli operatori Riduzione dei tempi di attesa dell utente Possibilità di inviare documenti tramite mail Possibilità di aggiornare l archivio digitale Possibilità di condividere documenti fra più utenti Accesso ai documenti via WEB Riduzione degli spazi operativi dedicati all archivio Riduzione dei costi di gestione degli archivi cartacei LE FASI DEL PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE Analisi del flussi documentali e dei relativi processi Analisi e selezione degli archivi da digitalizzare Definizione di procedure formalizzate Riproduzione digitale Identificazione delle chiavi di ricerca Firma digitale e conservazione sostitutiva Attivazione degli strumenti di Document Management e workflow Avvio degli originali alla conservazione a lungo termine

6 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Processo di conservazione a lungo termine di documenti digitali con valore sostitutivo dell originale secondo le specifiche tecniche previste dalla normativa vigente. Analisi e progettazione dei processi Definizione delle procedure (Manuale della Conservazione) Assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione Firma Digitale e Marcatura Temporale Conservazione dei documenti digitali Verifica periodica degli archivi ed eventuali riversamenti Macero certificato degli originali cartacei (quando consentito) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTI Processo di Conservazione Sostitutiva: Firma digitale Marcatore temporale Memorizzazione: Qualsiasi supporto conforme Possibilità di ricerca ed estrazione Documenti Analogici Riproduzione Digitale e Memorizzazione

7 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA INPUT ACQUISIZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ARCHIVIAZIONE OUTPUT Spoolfiles Elaborazione Spoolfiles Firma Digitale Storage Documentale Conversione documenti in formato PDF Procedura Conservazione Sostitutiva Processo di Archiviazione Produzione Supporti DVD per la Conservazione Ricerca Documenti tramite Internet/Intranet Documenti Cartacei Scan/Index Documenti Marcatura Temporale WEB DMS CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO DIGITALE Creazione Conservazione Gestione Archiviazione

8 Follia è fare sempre la stessa cosa e aspettarsi risultati diversi Albert Einstein

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