Capitolato. Gelsia Reti S.r.l. Soggetta a Direzione e Coordinamento di Gelsia Srl. Sede: Via Palestro, Seregno (MB)

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1 Procedura aperta per la fornitura, configurazione ed installazione di un sistema di protocollo informatico, gestione elettronica documentale e conservazione sostitutiva per le aziende del gruppo Gelsia-AEB Capitolato Gelsia Reti S.r.l. Soggetta a Direzione e Coordinamento di Gelsia Srl Sede: Via Palestro, Seregno (MB) Capitale Sociale: Euro ,68 i.v. Registro imprese: MB N R.E.A.: N Codice Fiscale e Partita IVA: e.mail: sito web: Tel Fax

2 Sommario Premesse... 2 Art. 1 - Oggetto... 3 Art. 2 Requisiti minimi del sistema DMS/BPM... 4 Art. 3 - Requisiti minimi del sistema di conservazione sostitutiva... 8 Art. 4 Requisiti minimi del sistema di archiviazione automatica Art. 5 Protocollo informatico Art. 6 Integrazione con i sistemi di Document Comunication System Art. 7 Firma digitale Art. 8 Ciclo passivo Art. 9 Ciclo attivo Art. 10 Contratti e documenti commerciali e tecnici Art Fascicolo dipendente Art Approvvigionamenti Art. 13 Conservazione sostitutiva Art Scannerizzazione documenti Art. 15 Obblighi unbundling Art. 16 Cronoprogramma Art. 17 Personalizzazione Art. 18 Formazione Art. 19 Migliorie Art. 20 Progetto hardware Art. 21 Assistenza e manutenzione Art. 22 Pagamenti Art. 23 Stati Avanzamento Lavori Art. 24 Collaudo Art. 25 Documentazione Art. 26 Garanzie assicurative Art. 27 Riservatezza

3 Premesse Il gruppo Gelsia-AEB è formato dalle seguenti società: AEB SpA, capogruppo, gestisce 5 farmacie comunali ed un centro sportivo. Ha 28 dipendenti, dei quali 6 operatori. Gelsia Srl, gestisci i servizi commerciali. Ha 110 dipendenti, dei quali 100 operatori Gelsia Ambiente Srl, si occupa di raccolta rifiuti. Ha 230 dipendenti, dei quali 25 operatori. Gelsia Reti Srl, gestisce il servizio distribuzione gas ed energia elettrica. Ha 120 dipendenti, tutti operatori. Il numero complessivo annuo dei documenti cartacei oggi processati dal gruppo può essere così suddiviso: Numero documenti protocollati: Numero fatture passive: Numero fogli ruoli di fatturazione: Numero documenti gestiti (contratti ordini di intervento preventivi ecc) Numero fatture attive: E evidente, quindi, che l attuale organizzazione del Gruppo basa principalmente i propri processi di comunicazione su documenti di natura cartacea. Questo comporta la necessità di dover gestire volumi notevoli di carta, cosa che sta attualmente sta creando seri problemi sia all interno degli uffici che all archivio generale. I problemi sono soprattutto legati all occupazione di spazio fisico ma non si possono sicuramente trascurare i costi dovuti al notevole volume di stampe e fotocopie che quotidianamente vengono prodotte. La circolazione dei documenti cartacei poi comporta necessariamente un appesantimento dei processi approvativi e di distribuzione (gestione libri firma, registrazione della consegna di documenti importanti e conservazione) con costi unitari legati di fatto al personale coinvolte. Tra gli obiettivi essenziali che un azienda deve perseguire per ottenere il successo sul mercato, vi sono il contenimento dei costi, l aumento della produttività, il miglioramento dell efficienza e il raggiungimento di un adeguato livello di qualità. L automazione, l accurato monitoraggio e l aggiornamento continuo dei processi aziendali sono un passaggio indispensabile per arrivare a conquistare questi risultati e mantenere l impresa un passo avanti rispetto alla concorrenza. Le soluzioni informatiche Document Management e Business Process Management rispondono oggi a queste esigenze, integrandosi con gli altri strumenti di lavoro quotidiani quali ad esempio i sistemi di ERP, CRM, i sistemi di Office Automation ed i sistemi di Posta Elettronica Un flusso di lavoro ben definito, integrato e coordinato può ridurre in modo consistente i costi in carico all impresa aumentando al contempo il livello di servizio offerto. 2

4 Il Document Management System (DMS) deve quindi consentire la consultazione dei documenti e delle relative informazioni agli utenti della sede principale, ripartiti per le aree organizzative. Il tutto ovviamente deve seguire la logica di massima efficienza, nel rispetto della normativa sull unbundling propria delle aziende che operano nel campo dell energia (delibera AEEG 11/07), permettendo l interoperabilità semplificata tra le aziende del gruppo. L esigenza di approcciare ai temi della dematerializzazione dei documenti da parte di Gelsia deriva da un forte spirito innovativo interno, ed una costante attenzione all ottimizzazione dei processi che spesso si traduce in risparmi economici tipica delle Aziende in forte espansione. Il sistema DMS deve essere predisposto per l integrazione con un sistema di conservazione sostitutiva a norma e consentire l integrazione e l archiviazione automatica di documenti generati dai gestionali AS/400 e Terranova (reti gas e reti ee), dai pacchetti office Microsoft e di posta elettronica Microsoft Outlook, utilizzati dal gruppo. Inoltre, un sistema di gestione elettronica dei documenti aziendali efficiente oggi non può prescindere dal fatto che la diffusione di Internet e della posta elettronica hanno creato un nuova opportunità per la trasmissione telematica dei documenti molto più economica e flessibile. I documenti, spesso, nascono in formato elettronico e non vengono mai materializzati. La recente tecnologia per la Firma Digitale garantisce, per i documenti informatici sottoposti a questo processo, l integrità e l autenticità. I nuovi sistemi di posta certificata possono inoltre garantire la data, l ora ed il mittente della spedizione telematica. Le nuove normative in materia di trasmissione e conservazione dei documenti informatici rendono ancora più vantaggioso l utilizzo di queste tecnologie aprendo nuovi orizzonti per i Document Communication System che le sanno sfruttare a pieno. Le aziende del gruppo Gelsia-AEB hanno incaricato Gelsia Reti di ricercare un sistema di Gestione Documentale che accolga e metta a disposizione dei processi aziendali, tramite sistemi di Workflow Management, i documenti dematerializzati spediti e ricevuti. Questo sistema deve diventare il terminali della trasmissione documentale e quindi dei sistemi DCS. L integrazione tra sistemi di Document Management e sistemi ERP, che, oltre a produrre i documenti, gestiscono i dati in essi contenuti, deve offrire la possibilità di chiedere ai sistemi di Document Communication di trasmettere oltre al documento, utile per fini gestionali e legali, anche i dati della transazione. Si pensi ad esempio alla registrazione delle fatture passive, così come alla spedizione di un ordine, dove l inserimento manuale dei dati della transazione commerciale comporta costi notevoli in termini di risorse umane dedicate a svolgere questa attività. Art. 1 - Oggetto L appalto ha per oggetto la fornitura, configurazione, installazione e personalizzazione di un sistema software Document Management System (di seguito DMS) e di Businness Process Management (di seguito BPM), integrato con i sistemi Enterprise Resource Planning (di seguito ERP), i sistemi di Office Automation ed i sistemi di Document Comunication System (di seguito DCS) utilizzati dalle aziende del gruppo Gelsia, per la gestione completa e globale del protocollo informatico, per la gestione elettronica dei processi documentali e per la loro conservazione sostitutiva a norma di legge. 3

5 Art. 2 Requisiti minimi del sistema DMS/BPM Il sistema DMS/BPM fornito deve rispondere ai requisiti minimi, di seguito riportati: Funzionalità generali DMS Classificazione e Salvataggio Creazione Gestione dei Batch e immagini Gestione formato dei file Digitalizzazione Gestione periferiche di digitalizzazione Da un documento caricato a sistema è possibile crearne uno nuovo con le stesse proprietà di indicizzazione Creare un copia in formato differente È possibile modificare il profilo degli indici Possibilità di spezzare un documento in più parti e indicizzare separatamente le parti Possibilità di creare una sessione temporanea di lavoro dedicata all inserimento di gruppi di documenti Il sistema è in grado di permettere il miglioramento della qualità variandone il contrasto, luminosità, nitidezza, dimensioni Il sistema permette la gestione di qualunque tipo di file, mediante salvataggio in file system e con la necessità del solo viewer per la consultazione Possibilità di gestire scanner con driver standard Twain, direttamente dall applicazione senza l utilizzo delle user interface Possibilità di gestire immagini provenienti da multifunzioni come se fossero acquisite dall applicazione Possibilità di definire modelli di scansione per tipologie di documenti Indicizzazione Versioning Ricerca Modalità di ricerca È possibile indicizzare grandi volumi di documenti, su batch, anche in periodi in cui il server è meno carico di lavoro. È possibile aggiornare o modificare gli indici lungo tutto il ciclo di vita del documento Indicizzazione di caratteri singoli, abbreviazioni, acronimi, caratteri speciali. Versioning dei campi indice configurabile su ogni tipologia documentale Ricerca full-text sulle chiavi con operatori logici inserendo una o più parole da ricercare, o radici di parole anche su più campi chiave contemporaneamente Ricerche su più ambienti di classificazione contemporaneamente Possibilità di fare una ricerca solo sulle annotazioni 4

6 Visualizzazione Funzioni di preview Annotazioni Gestione delle annotazioni Possibilità di attivare ricerche per contenuto (previa indicizzazione full text) e sugli indici contemporaneamente Visualizzare un documento in diverse modalità (sola lettura/lettura scrittura) per gestire la politica delle revisioni Un utente che non possiede una determinata applicazione necessaria per visualizzare un certo tipo di documento può utilizzare un viewer per la sola visualizzazione o la sola lettura Possibilità di visionare un documento e di copiare la parte visibile su di un altro (funzione di copia ed incolla) Generazione di un immagine di preview Si può avere la preview di tutte le pagine del documento Possibilità, da parte degli utenti, di avere viste personalizzate dei documenti Possibilità di gestire le funzioni disponibili nella soluzione in modalità indipendente senza l ausilio del produttore del software È possibile mettere delle note su qualsiasi tipo di documento È possibile riprodurre timbri e immagini e riportarli sul formato digitale del documento Disponibilità di diversi colori, diverse forme e simboli, anche personalizzabili (frecce, immagini,ecc.) Le note possono essere copiate ed incollate da un documento ad un altro L amministratore di Sistema può impedire ad una determinata categoria di utenti la visualizzazione di un certo tipo di annotazioni Si può fare una ricerca delle note all interno di un documento Servizi di Check in, Check out, Profilo Check-in Check-out Di un documento può essere fornito il suo profilo (descrizione dei suoi attributi parole chiave contenute) Il profilo contiene: formato del file, autore/i,data di creazione data ultima modifica, autorizzazioni sulla visione La versione più aggiornata viene aggiunta in archivio sostituendo quella precedente Viene tenuta una copia della vecchia versione visibile solo su autorizzazione È possibile aprire un documento dall archivio, e comunicare lo stato di sola lettura agli altri utenti. L accesso alla libreria avviene direttamente dall interno delle applicazioni Viene data comunicazione agli altri utenti che è in atto una modifica 5

7 Gestione Documenti composti È possibile archiviare documenti composti Viene creato un file, associato al documento padre, che contiene le informazioni che riguardano la sua relazione con eventuali documenti che lo compongono Gestione delle Versioni e delle Revisioni Viene tenuta traccia del ciclo di vita delle annotazioni Ciclo di Vita, Versioni e Revisioni Viene tenuta traccia delle diverse versioni Possibilità di aggiornare o modificare gli indici lungo tutto il ciclo di vita del documento Un documento, o parte di esso, può essere passato, per la revisione, da un utente all altro secondo un percorso gerarchico o collaborativo Il sistema dispone di strumenti per la verifica di presa visione Supporto dei processi (DMS/BPM) Servizi Fax Posta Elettronica Un documento può essere esportato dall archivio e spedito direttamente come fax Un fax ricevuto può essere direttamente inserito in archivio come se si trattasse di un documento appena creato Il sistema possiede un suo applicativo di posta elettronica interno Possibilità di archiviazione delle mail senza uscire dall applicazione In tutti i casi è possibile inviare i documenti con o senza le annotazioni Il sistema si integra con gli applicativi comuni di posta elettronica Stampa Possibilità di stampare solamente le note che accompagnano il documento È possibile stampare, insieme al documento, le annotazioni che lo accompagnano Possibilità di stampare gli indici di un documento Livello di Workflow Cooperativo Di processo Misto Bolla collaborativi Groupware E possibile monitorare il flusso dei documenti tra i vari utenti ed impostare regole semplici di scambio documenti e informazioni Funzioni di workflow strutturato in cui le regole siano predefinite con funzioni vanzate di scadenze, alert e reportistica a supporto Possibilità di fare convivere i due precedenti livelli di workflow Possibilità di poter interrompere un flusso procedurale per la gestione di eccezioni e/o problematiche particolari. Alla riconduzione del documento entro gli schemi trattati ripresa del processo. 6

8 È possibile seguire un iter (realizzazione, verifica, approvazione) per la realizzazione di un documento che prevede il lavoro contemporaneo di più persone Il lavoro può essere organizzato secondo gruppi gerarchici, o gruppi paritetici Si possono creare delle cartelle condivise, dove gli operatori possono depositare o consultare materiale per un attività comune Architettura della soluzione e sicurezza Gestione degli Archivi Scalabilità È possibile distinguere tra archivio Storico (documenti per cui è importante la conservazione dell integrità), e archivio temporaneo (documenti da reperire con facilità) Un documento deve poter essere archiviato dentro più contenitori (cartelle) senza dover essere copiato, attraverso riferimenti (link) Funzione di gestione multiarchivi, e per ciascuno possibilità definire un diverso criterio di classificazione, definendo anche i campi chiave idonei per l indicizzazione L applicazione deve essere accessibile indifferentemente esponendo le medesime funzioni sia in modalità Client Server sia da web browser Il sistema consente l archiviazione con la metafora dell archivio cartaceo (archivio, schedario, cassetto, cartella, documento) Un documento può essere archiviato non solo da scanner, ma anche da telecamera, microfono, o altre fonti non convenzionali Possibilità di scalare la soluzione in termini di funzioni ed utenti Gestione del Cluster Attivo/Attivo per BPM Engine Gestione del Cluster Active/Passive e NLB per DM Engine Back up Suite completa di Web Services in standard SOAP Possibilità di salvare le immagini oltre che su CD/DVD su supporti esterni alla soluzione (SAN, NAS, Unità di Storage, ecc..) L avvio del back up può avvenire in modo schedulato, in un tempo prestabilito, o attraverso un comando da parte di un utente designato L utente viene avvertito in caso ci siano problemi di integrità Riservatezza Sicurezza, Accessi Oltre alla visibilità sul singolo archivio ed applicazione in lettura o scrittura, deve essere possibile attribuire l accesso anche sul singolo documento ad utenti, uffici e gruppi. Un utente può accedere al Sistema usando username e password che utilizza per altre applicazioni esterne al sistema (single sign on) Per i documenti composti è possibile assegnare specifiche di sicurezza su livelli diversi ai singoli componenti 7

9 Integrabilità La sicurezza sulle annotazioni è indipendente dalla sicurezza del documento. È possibile definire gli utenti che hanno diritto di apposizione delle annotazioni Per motivi di sicurezza è possibile criptare il documento rendendolo visibile solo dall applicazione stessa tramite definizioni di chiavi complementari Adattamento agli Standard Esiste un database integrato all interno del pacchetto Database Possibilità di avere la soluzione su DB di mercato (Oracle) È supportato lo standard ODBC per le comunicazioni con il database Servizi di Comunicazione La comunicazione client/server avviene tramite il protocollo TCP/IP, IPC, o altri Integrazione con applicazioni d uso in azienda Integrazione con applicativi di uso in azienda Rispondenza normative Disponibilità di canali comunicativi aperti verso altri ambienti (oggetti COM, Web services, ecc ) per garantire la massima integrazione con i programmi gestionali presenti in azienda Integrazione con AS/400 e Terranova reti gas e reti ee con interscambio di dati Normativa sulla conservazione sostitutiva Norme CNIPA Il sistema è conforme alle più attuali disposizioni CNIPA in tema di conservazione sostitutiva dei documenti Il sistema supporta la firma digitale Supporto della firma digitale nativa in PDF Art. 3 - Requisiti minimi del sistema di conservazione sostitutiva Il sistema di conservazione sostitutiva fornito deve rispondere ai requisiti minimi, di seguito riportati: Rispondenza normativa Normativa sulla conservazione sostitutiva Leggi dello stato DPR 28/12/00 N Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa DLGS 20/02/04 n.52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia d IVA DLGS 07/03/05 N.82 - Codice dell'amministrazione digitale 8

10 Legge del 24/12/2007 n Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2008) Normativa sulla conservazione sostitutiva Deliberazioni, Decreti e Regolamenti operativi DMSEF 23/01/04 del Ministero dell'economia e delle finanze - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Deliberazione CNIPA 19/02/04 n.11 - regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Deliberazione CNIPA 17/02/2005 n.4 Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico Circolare 19/11/2005 n.45/e dell Agenzia delle Entrate Decreto legislativo 20 febbraio 2004 n.52 attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA Circolare 06/12/2006 n.36/e dell Agenzia delle Entrate - Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Risoluzione 09/07/2007 n.161/e dell Agenzia delle Entrate - D.M. 23 gennaio 2004, articolo 21 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto Risoluzione 27/09/2007 n. 267/E dell Agenzia delle Entrate - Emissione di fatture elettroniche e bollette analogiche nei confronti del medesimo cliente articoli 21 e 39 del dpr 26 ottobre 1972, n. 633 Istanza di interpello Risoluzione 07/11/2007 n.318/e dell Agenzia delle Entrate IVA - obbligo di numerazione delle fatture di acquisto - articoli 25 e 39 del dpr 26 ottobre 1972, n. 633 Risoluzione 21/01/2008 n.14/e dell Agenzia delle Entrate Conservazione elettronica Caratteristiche soluzione Integrazione con applicazioni d uso in azienda Connettori Disponibilità di canali comunicativi aperti verso altri ambienti (AS/400, DMS, etc.) Firma digitale integrata anche massiva Marcatura temporale integrata Strumenti Indicizzazione automatica dei documenti in ingresso Strumenti di lavoro sia tradizionali che web-based Creazione automatica dei supporti sostitutivi autoconsistenti 9

11 Art. 4 Requisiti minimi del sistema di archiviazione automatica Il sistema di archiviazione automatica fornito deve rispondere ai requisiti minimi, di seguito riportati: Caratteristiche soluzione Integrazione con applicazioni d uso in azienda Connettori Disponibilità di canali comunicativi aperti verso altri ambienti (AS/400, DMS, etc.) Interfaccia nativa verso server di posta elettronica (POP3, SMTP) Strumenti Editor grafico per il trattamento degli spool Pre e post processing con script e trattamento degli eventi collegati alla gestione dei documenti in ingresso / uscita Output multiformato: PDF testo/grafico, Immagine Invio massivo tramite integrazione con server mail /fax / altro Tracciabilità competa dei flussi di lavorazione Firma digitale integrata Art. 5 Protocollo informatico Il sistema fornito deve permettere di attivare presso le aziende del gruppo Gelsia un sistema di Protocollo Informatico a norma CNIPA, totalmente integrato con il sistema di gestione elettronica documentale, il cui utilizzo deve essere esteso alla gestione di tutta la documentazione interna. L attivazione della procedura di digitalizzazione per i documenti che in origine sono cartacei prevede necessariamente l utilizzo di dispositivi scanner (anche di rete) coadiuvati eventualmente da stampati di segnatura e dall utilizzo del modulo di scansione massiva. Le segreterie incaricate sono distribuite all interno del gruppo e si occuperanno della registrazione sia della posta in uscita che di quella in entrata. Ogni segreteria verrà dotata di postazioni di segnatura (stampanti per etichette barcode) e postazioni di scansione. Il flusso documentale in entrata dovrà essere così gestito: i fattorini smistano la posta in entrata tra le varie segretarie aziendali; i fax vengono ricevuti mediante meccanismo di posta elettronica (conversione tiff del fax server). Il sistema documentale deve consentire un meccanismo di archiviazione semiautomatico dei fax; ogni ufficio protocollo riceve i documenti e li indicizza nei seguenti campi fondamentali: il mittente; l oggetto; il tipo documento; data del documento (se disponibile); protocollo del mittente (se disponibile); 10

12 verrà apposta una etichetta sul documento con i principali dati di registrazione ed un barcode per l eventuale scansione massiva; il documento verrà scansito (contestualmente ovvero in maniera massiva); la scheda documentale verrà inviata all ufficio del direttore; attraverso lo strumento di smistamento i documenti verranno assegnati per competenza ai responsabili delle diverse aree; i responsabili a loro volta potranno smistare ulteriormente i documenti ai dipendenti oppure gestire direttamente la pratica; il documento originale verrà archiviato dall uffici del protocollo in archivi destrutturati a basso costo; Il flusso documentale in uscita dovrà essere così gestito: l ufficio competente predispone il documento che viene inoltrato automaticamente al responsabile di riferimento per la revisione e l autorizzazione alla spedizione una volta autorizzato il documento viene acquisito in forma elettronica all interno del DMS attraverso una procedura inserita all interno del modello (Ms Office Word Template predefinito); il sistema rilascerà il numero di protocollo che verrà automaticamente inserito all interno del documento in una zona predefinita e convertito in barcode. Nel caso in cui siano presenti allegati al documento principale, l operatore si occupa di inserirli nel sistema tramite il modulo di scansione o di importazione di file elettronici; il documento, una volta stampato dalla segreteria, verrà posto alla firma del Direttore; nel caso in cui sia previsto che il documento venga spedito per via telematica, la segretaria, appone la firma digitale del Direttore. Questa fase potrebbe essere svolta all interno dell iter o dopo che il documento è stato protocollato. In entrambi i casi l operazione può essere fatta direttamente dal modulo DMS senza l impiego da un applicazione esterna. una volta firmato verrà inviato all ufficio di protocollo dove, in maniera massiva ovvero senza ulteriori aggravi di lavorazione, verrà scansito e associato alla corretta registrazione nel DMS. La postalizzazione dei documenti deve essere integrabile direttamente dall interfaccia del DMS con i seguenti servizi di Corrispondenza On Line di Poste Italiane: Lettera On Line (LOL); Raccomandata On Line (ROL); Telegramma On Line (TOL); 11

13 Monitoraggio (ROL). Sulla ricevuta di spedizione, sarà riportato anche il codice di invio, necessario per utilizzare il servizio di monitoraggio Dovequando disponibile sul sito di Poste Italiane. L integrazione tra il DMS ed i servizi Postali deve consentire all utente di verificare preventivamente il costo della spedizione e quindi di decidere se eseguire l operazione. Art. 6 Integrazione con i sistemi di Document Comunication System Il sistema fornito deve permettere la gestione dei seguenti processi di ricezione e spedizione di documenti tramite il DCS: Processo di ricezione: Lettura del messaggio: da più cassette postali, certificate o non, vengono estratti i messaggi. Estrazione del documento: per ciascun messaggio viene estratto il file che contiene il documento ricevuto. Verifica del documento: nel caso in cui il documento sia firmato digitalmente ne viene verificata l integrità e viene verificato il certificato utilizzato dal firmatario. Estrazione dei dati: il file XML contenente i dati caratteristici viene letto ed i dati del documento vengono estratti. Archiviazione documentale: il documento viene automaticamente archiviato nel sistema di Gestione Documentale ed indicizzato con i dati caratteristici estratti dal messaggio o, in alternativa, dal documento stesso. Innesco processo di workflow: viene automaticamente istanziato un processo di workflow. Archiviazione dei dati caratteristici nel sistema gestionale o ERP: i dati caratteristici vengono caricati, o in alternativa pre-caricati, automaticamente nel sistema gestionale. Input Elaborazione batch Sistema ERP Archivio Documentale Figura 1. Workflow Management Schema del processo di ricezione 12

14 X X X X X X h h g g g g S d s d w w w w w w T o p e e e e e e J d s lk jfd fd s J d s lk jfd fd s J d s lk jfd fd s J d s lk jfd fd s J d s lk jfd fd s J d s lk jfd fd s J d s lk jfd fd s Procedura aperta per la fornitura, configurazione ed installazione di un sistema di Processo di spedizione: Individuazione del lotto di documenti da inviare: il sistema è sempre in attesa (polling) di un lotto di documenti da elaborare. Un lotto può essere nel formato: file di spool proveniente da un sistema host; file PDF generato dai sistemi ERP contenente un insieme di documenti attivi (fatture, ordini, etc.); insieme di documenti generici (Word, Excel, CAD, etc.). Estrazione di un documento dal lotto: il singolo documento contenuto nel lotto viene estratto (es. la fattura). Estrazione dei dati caratteristici del documento: tramite il motore di indicizzazione, opportunamente configurato, dallo spool di stampa o dal file PDF, vengono estratti i dati caratteristici del documento (numero fattura, data fattura, importo, etc.). Individuazione della modalità e delle coordinate di spedizione: sfruttando i dati caratteristici è possibile accedere all anagrafica, tipicamente quella del cliente, per ottenere le coordinate per la spedizione del singolo documento. A seconda della modalità prescelta, per il singolo documento all interno del lotto, le coordinate possono essere: spedizione via - indirizzo di posta elettronica (eventualmente certificato); spedizione via fax - numero di fax del destinatario; stampa - coda di stampa locale o di rete. Firma digitale: si può decidere sul singolo documento del lotto, in funzione dei dati caratteristici (ad es. in funzione del cliente al quale si sta spedendo la fattura) se firmarlo digitalmente ai sensi di legge. Spedizione: in funzione di quanto specificato negli step precedenti esegue la spedizione, via o via fax, o la stampa del documento. Nel caso di spedizione via il sistema inserisce nel messaggio, oltre al documento, firmato digitalmente o non, un file XML contenente i dati caratteristici del documento (Numero fattura, Data, Importo, etc.). Archiviazione documentale: al termine della spedizione si occupa di archiviare i documenti nel sistema di gestione documentale utilizzando i dati caratteristici per la loro indicizzazione. I n p u t E la b o r a z io n e b a t c h e - m a il f a x S p o o l P o s t e l P D F s t a m p a n t e D a t a b a s e a n a g r a f ic a A r c h iv io D o c u m e n t a le Figura 2. Schema del processo di spedizione 13

15 Art. 7 Firma digitale Il sistema fornito deve permettere la gestione integrata della firma digitale Adobe. In particolare il sistema deve garantire l integrazione alla firma digitale nativa dei PDF ai sistemi di firma digitale previsti dall attuale normativa (pkcs#7 XML) assicurando le seguenti funzioni: Firma dei documenti PDF mantenendone il formato in modo da rendere i documenti leggibili direttamente tramite gli strumenti di Acrobat; Pieno supporto del PDF/A; Possibilità di aggiungere nel PDF l immagine della firma autografa; Conversione automatica in formato PDF dei documenti presenti nell archivio di Motore dedicato che opera sul server in modo da non incidere sull operatività degli utenti; Possibilità di criptare i PDF e di decidere i diritti d accesso (modifica, stampa, copia, salvataggio, etc.); Integrazione con il sistema di posta certificata (PEC); Gestione della marcatura temporale senza dover ricorre a strumenti esterni. Art. 8 Ciclo passivo Il sistema fornito deve permettere la gestione integrata del ciclo passivo delle fatture inviate a tutte le società del gruppo Gelsia-AEB. In particolare le fatture passive, cosi come gli altri documenti cartacei del ciclo passivo, dovranno essere scansite direttamente all arrivo in azienda e poste in una area di smistamento per le lavorazioni successive interrompendo la circolazione dell originale cartaceo. I documenti già trattati all interno dell ERP (AS400) come Richiesta di approvvigionamento e Ordini emessi dall ufficio acquisti dovranno essere intercettati dal DMS e collegati direttamente all interno di un apposito fascicolo. Tutti i documenti relativi alla medesima richiesta di approvvigionamento ricevuti successivamente, come i DDT e le fatture, verranno anch esse inserite nel fascicolo. Una volta identificata una fattura l operatore di protocollo etichetterà il documento e lo scansirà, i metadati della fattura all interno del DMS verranno valorizzati in modo automatico a partire dalle registrazioni contabili. La fattura, scansionata, viene inviata: all ufficio contabilità per le registrazioni del caso; all ufficio pagamenti il quale alla scadenza effettua dei controlli formali sul documento; ai responsabili tecnici e amministrativi della fornitura i quali, ognuno per la parte di propria competenza, approvano il pagamento. 14

16 Il DMS deve garantire l integrazione con i gestionali AS/400, creando appositi link tra le registrazioni e il documento basato su un valore univoco riportato su di una barcode da apporre sugli originali cartacei. Il DMS deve poter rilevare il barcode e tramite questo codice deve essere in grado di collegare i dati del gestionale all immagine memorizzata e di valorizzarne automaticamente i metadati. Tutte le fatture registrate nel DMS devono essere corredate dei metadati necessari al loro invio al flusso di conservazione sostitutiva così come richiesto dalla normativa. Figura 3. Gestione delle ciclo passivo Art. 9 Ciclo attivo Il sistema fornito deve permettere la gestione integrata del ciclo attivo delle fatture di tutte le società del gruppo Gelsia-AEB. In particolare il sistema deve intercettare gli spool di stampa delle varie fatturazioni elaborate dai vari ERP in dotazione alle singole società (AS/400 Terranova E 3 Tia) e tramite il DCS provvedere all invio ai vari clienti, nonché alla contestuale archiviazione nel DMS, Le fatture verranno fascicolate automaticamente nella cartelletta del cliente per la consultazione da parte degli uffici competenti Questi documenti dovranno essere predisposti per il ciclo di conservazione sostitutiva 15

17 Figura 4. Gestione delle ciclo attivo Art. 10 Contratti e documenti commerciali e tecnici Il sistema fornito deve permettere la gestione integrata di tutti i documenti commerciali (contratti fornitura, offerte, richieste, reclami ecc) e tecnici (preventivi, rapporti intervento, verifiche tecniche, accertamenti delibera AEEG 40/04, Stati Avanzamento Lavori ecc) elaborati dalle società del gruppo Gelsia-AEB su richiesta dei vati clienti. Il personale commerciale di Gelsia e quello tecnico di Gelsia Reti, hanno il compito di fornire assistenza e consulenza ai clienti finali per la stipula dei contratti di fornitura e per le varie domande di prestazioni tecniche ad essi connesse. Annualmente vengono trattati circa contratti energia; domande di prestazioni tecniche gas ed energia elettrica e contratti di igiene ambientale. Attualmente tutto il processo è supportato dai documenti cartacei e da sistemi gestionali diversi (AS/400: attività commerciali energia Terranova Retigas e Retiee: attività tecniche gas ed energia elettrica E 3 Tia: attività commerciali igiene ambientali ) L introduzione di un sistema DMS/workflow deve permette di gestire i moduli utilizzati al fine di consentirne l archiviazione automatica nel documentale, mantenendo archivi separati per società d origine della pratica. Tutta la documentazione in allegato dovrà poter essere archiviata e collegata automaticamente e direttamente alla pratica principale. Si precisa che per alcuni servizi viene emessa una fattura contestuale all apertura della pratica, che deve essere archiviata automaticamente nel DMS e allegata alla cartelletta del cliente. Il sistema DMS deve garantire l archiviazione automatica di tutti i documenti successivi inviati dal cliente o, comunque, ad esso collegati nella cartella di riferimento come allegati ulteriori. 16

18 Art Fascicolo dipendente Il sistema fornito deve permettere la gestione integrata di tutti i documenti cartacei emessi dall ufficio personale di tutte le società del gruppo Gelsia-AEB. In particolare la documentazione prodotto dal gestionale paghe, ovvero Cedolini paga e Fogli presenza, etc. deve essere archiviata direttamente sui moduli prestabiliti. Ai dipendenti con proprio indirizzo mail tutta la documentazione di competenza dovrà essere inviata automaticamente in formato Pdf. Tutti i documenti trattati: Denuncia di assunzione, Cessazione, Modello Anf, Certificati medici, Modello 104, Giustificativi, Straordinari, Fogli presenza, Cedolini paga ecc. devono essere automaticamente fascicolati all interno del documentale per creare il fascicolo del dipendente. Deve essere predisposta un area web dove il dipendente, tramite password, potrà consultare tutta la documentazione archiviata nel proprio fascicolo. Tutti i cicli di approvazione dei documenti devono essere realizzati con il modulo di DCS/workflow integrato, ad esempio l approvazione dei fogli presenza da parte dei responsabili deve avvenire con firma elettronica all interno del documentale. Si sottolinea che i documenti dell ufficio del personale sono di natura particolarmente sensibile per tanto è necessario che siano protetti nel modo tecnologicamente migliore. A tal fine si ritiene necessaria la criptazione delle immagini sul server documentale. Per i documenti non sostituibili devono essere proposte delle metodologie di archiviazione in archivi remoti in scatole numerate. Questa informazione deve essere riportata anche nei metadati del singolo documento permettendone il reperimento in modo semplice e veloce. Deve essere fornito il modello per etichetta per scatolone di archiviazione. Art Approvvigionamenti Il processo attuale è così strutturato: l ufficio richiedente compila il modulo di richiesta approvvigionamento, allegando la documentazione richiesta (specifiche tecniche, capitolati tecnici, descrizione prodotti ecc); il modulo viene sottoposto all approvazione del direttore responsabile e trasmesso all ufficio approvvigionamenti; l ufficio approvvigionamenti emette l ordine d acquisto oppure la richiesta di offerta con le condizioni commerciali; all arrivo delle offerte viene compilato un modulo di ricezione offerta; l offerta viene sottoposta alla verifica tecnica e alla verifica commerciale per l emissione dell ordine; l ordine viene emesso da As/400; 17

19 le non conformità su ordine vengono gestite dall ufficio approvvigionamenti. Anche in questo caso il ciclo di vita della NC può essere sottoposto a workflow quindi controllato e formalizzato. l ufficio approvvigionamenti gestisce le qualifiche dei fornitori, ovvero questionari che il fornitore compila per la registrazione in anagrafica aziendale. In base ai dati evidenziati viene attribuito un punteggio. L introduzione del sistema di gestione documentale deve permettere di: creare il modulo di richiesta approvvigionamento che automaticamente verrà archiviata e potrà essere arricchita di tutti gli allegati necessari; inviare la scheda documentale al direttore responsabile per l approvazione. In caso di autorizzazione la scheda deve essere trasmessa in automatico all ufficio approvvigionamenti e all ufficio richiedente, mentre in caso contrario ritorna all ufficio richiedente. allegare in automatico i documenti di offerta alla richiesta approvvigionamento eliminando del tutto la circolazione della carta (per le gare tutta la documentazione tecnica dovrà essere richiesta anche in formato Pdf assegnando un codice che deve permettere la successiva archiviazione automatica); trasmettere in automatico agli uffici competenti richiesta di parere tecnico e il parere commerciale interagire con il gestionale AS/400 per la creazione in automatico dell ordine che dovrà essere trasmesso al direttore responsabile per la firma digitale ed inviato via mail al fornitore richiedendo l invio di una mail di conferma di ricezione (sollecito automatico nel caso di mancata risposta e warning automatico all ufficio approvvigionamenti). L ordine dovrà essere archiviato in automatico nella richiesta di approvvigionamento. gestire il flusso di non conformità interagendo in automatico con il gestionale AS/400 generando una segnalazione all ufficio approvvigionamenti che, una volta validata, genera a sua volta una mail di sollecito al fornitore trasmessa con firma digitale dal direttore; gestire i questionari per la qualifica fornitori interagendo in automatico con il gestionale AS/400 per archiviare il punteggio e le altre informazioni richieste Art. 13 Conservazione sostitutiva Il sistema deve poter permettere la conservazione sostitutiva dei documenti, sia cartacei sia elettronici, attraverso la creazione di supporti sostitutivi aventi piena valenza legale, con le caratteristiche di seguito elencate: deve permettere di creare supporti sostitutivi su qualsiasi periferica di memorizzazione, come, a mero titolo, di esempio i supporti CDROM, DVD, Blue-Ray Disc, Hard Disk ecc; deve creare dei supporti di conservazione e permettere la gestione integrata di sistema di masterizzazione ed etichettatura dei supporti; 18

20 deve essere dotato di funzionalità che permettano lo spostamento deik documenti da una periferica di storage ad un altra, così come la preparazione di supporti tipo CDROM, DVD, Blue-Ray Disc auto consultanti; deve permettere la gestione dell archivio virtuale su file system; deve supportare qualsiasi dispositivo di firma elettronica; deve eseguire la firma digitale a norma CNIPA massiva; deve gestire la firma del supporto sostitutivo, oltre che del responsabile della conservazione, anche del notaio o pubblico ufficiale; deve supportare la marcatura temporale automatica collegandosi ad una Certification Autorithy o Timestamping Autorithy accreditata presso il CNIPA; deve eseguire la conservazione sostitutiva non solo di insiemi di documenti, ma anche di interi fascicoli; deve garantire un elevato livello di affidabilità e di controllo del processo di conservazione sostitutiva; deve essere possibile l integrazione delle attività di firma e marcatura temporale. Art Scannerizzazione documenti L Appaltatore deve provvedere a scannerizzare ed importare nel documentale aziendale i seguenti documenti cartacei contratti di fornitura (fogli medi per pratica 8) preventivi tecnici (fogli medi per pratica 10) accertamenti sicurezza (fogli medi per pratica 8) rapporti di intervento (fogli medi per pratica 1,5) La scansione dovrà essere effettuata con una risoluzione non inferiore a 200dpi. Il sistema DMS/workflow deve permette di gestire in modo automatico gli archivi così creati, sulla base di chiavi indice predefinite e differenziate per documento (numero contratto, codice pratica ecc). Gli archivi dovranno essere separati per società d origine della pratica. Tutta la documentazione in allegato dovrà poter essere archiviata e collegata automaticamente e direttamente alla pratica principale. Art. 15 Obblighi unbundling. L Appaltatore prende atto che per rispettare gli obblighi dell unbundling funzionale di cui alla delibera AEEG 11/07 il sistema dovrà prevedere banche dati separate per ogni singola azienda del Gruppo Gelsia AEB (AEB SpA, Gelsia Srl, Gelsia Reti Srl e Gelsia Ambiente Srl) con accessi loggati e validati. 19

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