Afresco ECM platform. WorkFlow Richiesta di Acquisto

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1 WorkFlow Richiesta di Acquisto Introduzione Alfresco è l'alternativa open source per la gestione del contenuto aziendale (ECM), la soluzione di gestione dei documenti, collaborazione, gestione dei record, gestione delle conoscenze, gestione del contenuto Web e grafica. Alfresco è il risultato dell'utilizzo dei più recenti componenti dell'infrastruttura open source, quali: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces e si basa sulla programmazione orientata agli aspetti. La tecnologia stato dell'arte integrata in Alfresco consente di offrire un sistema supportato che risulta: 5 volte più rapido dei tradizionali sistemi "chiusi" 10 volte più conveniente dei tradizionali sistemi "chiusi" Alfresco è: Open Open source, standard aperti Source - I migliori componenti open source Enterprise Scalabilità aziendale, infrastruttura aziendale, controllo aziendale Content Documenti, record, pagine Web, immagini, contenuti avanzati Management Il team più competente al mondo nella gestione del contenuto, da Documentum e Interwoven Caratteristica di Alfresco è la gestione di workflow: con Alfresco si possono gestire i processi decisionali o di monitoraggio, facendo in modo che gli utenti interagiscano con il sistema. Verrà ora presentato un breve esempio guidato su come Alfresco gestisca le richieste di acquisto (nel corso del documento verrà utilizzata l'abbreviazione rda ). Un Esempio Pratico Nel nostro sistema abbiamo 4 utenti fittizi appartenenti alla società Sysnet: Mario Rossi, responsabile del settore Operational Activities dell'area Operations, membro dell'ufficio Acquisti; Carlo Bianchi, responsabile dell'area Operations; Matteo Verdi, contabilità; Giorgio Neri, controllo di gestione. L'iter del workflow è il seguente, in parte schematizzato in figura 1: 1) La richiesta viene avviata e compilata 2) L'ufficio Acquisti inserisce il preventivo di spesa e il fornitore 3) Il controllo di gestione verifica la capienza del budget in base al preventivo 4) Il responsabile di area approva la richiesta o la rifiuta 5) L'ufficio Acquisti procede all'acquisto e alla verifica della conformità del bene 6) La contabilità attiva la procedura di fatturazione 7) Il responsabile di area approva o meno ogni fattura attivata 1

2 8) La contabilità provvede al pagamento delle fatture e a chiudere il workflow Figura 1 Al completamento di ogni step deve essere generato (o aggiornato se già presente) un documento, in formato.pdf, che riporti le informazioni della rda. Tale documento deve essere visibile in ogni step della rda. Deve inoltre essere fornita la possibilità agli utenti che stanno eseguendo uno step di inserire file allegati in qualunque formato. Interazione con il workflow: gestione di una richiesta di acquisto Per poter avviare una nuova richiesta l'utente deve provvedere all'autenticazione inserendo le proprie credenziali (composte da una coppia di valori nome utente e password ). Accedendo al sistema la schermata iniziale di default è la bacheca in cui si trovano, se presenti, gli step assegnati all'utente loggato. In questo caso, essendo entrati per la prima volta, non ci sono step da eseguire (fig. 2). 2

3 Figura 2 Per avviare una nuova richiesta l'utente deve accedere al link Avvia RDA, situato nella barra posta nella parte superiore dello schermo. A questo punto si accede ad una nuova pagina che presenta solo un link che permette l'avvio di una nuova rda (fig.3). Figura 3 Avviando una nuova richiesta appare una finestra di popup che notifica all'utente la creazione di una nuova richiesta. Al termine del caricamento il popup si chiude automaticamente, e l'utente viene reindirizzato alla bacheca, che ora presenta lo step da eseguire associato all'utente nella sezione Lista dei task da eseguire : la compilazione della nuova richiesta (fig.4). 3

4 Figura 4 Entrando nella richiesta appena generata appare la maschera di inserimento dati. Alcuni campi sono impostati come obbligatori, contrassegnati da un asterisco, altri sono opzionali (fig. 5). 4

5 Figura 5 Mediante il link Gestione allegati RDA è possibile aprire una finestra popup che permette l'inserimento e la gestione dei file associati alla rda in corso. Ogni file può essere cancellato solo dall'utente che lo ha inserito, e sono visibili in tutti gli step della rda (fig. 6). Al momento non è presente nessun allegato. 5

6 Figura 6 Una volta compilato il form l'utente ha la possibilità di avanzare la richiesta allo step successivo. Si noti che in questo step è anche possibile annullare la richiesta in corso. Nel caso la richiesta venga avanzata, l'utente viene reindirizzato alla bacheca, la quale ora non mostra più il task da eseguire nella sezione Lista dei task da eseguire, ma in quella Lista dei task assegnati al mio gruppo (fig.7). Ciò è dovuto al fatto che nell'esempio corrente l'utente Mario Rossi è sia il richiedente, ma appartiene anche al gruppo ufficio Acquisti, quindi può eseguire lui stesso il task attivo, secondo l'iter della rda. Aprendo il form si può notare come alcuni dei campi precedentemente compilati siano ora visualizzabili in sola lettura (fig.8). Figura 7 6

7 Figura 8 Ritornando nella finestra di popup degli allegati si può notare come sia stato creato un file.pdf che contiene le informazioni fino a qui inserite, nel cui nome compare il numero progressivo della rda (fig. 9). 7

8 Figura 9 Dopo aver compilato i campi e mandato avanti la richiesta, la bacheca torna ad essere vuota: la richiesta è infatti passata in carico al gruppo del controllo di gestione per la verifica della capienza del budget. Tocca quindi ora all'utente Giorgio Neri autenticarsi ed accedere alla bacheca (fig. 10). Figura 10 Nell'esempio il controllo di gestione può cambiare alcuni dei parametri della richiesta, dopo di che può scegliere tra tre opzioni: ritornare la richiesta al richiedente, nel qual caso l'iter della richiesta riparte da capo; contrassegnare la richiesta come in budget ed avanzarla allo step successivo contrassegnare la richiesta come fuori budget ed avanzarla allo step successivo (fig.11) 8

9 Figura 11 Scegliendo ad esempio, in budget, la richiesta passa al responsabile di Area per la valutazione. Difatti, se ora l'utente Carlo Bianchi si autentica, nella sua bacheca apparirà il task da eseguire (fig. 12) 9

10 Figura 12 In questo step l'utente può autorizzare l'acquisto o rifiutarlo, nel qual caso il workflow termina e nessun utente si ritroverà più alcuno step da eseguire associato a questa rda. Se invece la rda viene accettata, questa torna all'ufficio Acquisti, che provvede dapprima ad effettuare fisicamente l'acquisto e ad eseguire il task assegnato, quindi, passando allo step successivo, a verificare la conformità del bene o servizio acquistato una volta che questo è stato erogato (fig. 13), e a confermare il tutto avanzando la rda. 10

11 Figura 13 A questo punto la richiesta passa alla contabilità che deve inserire le fatture relative all'acquisto effettuato, le quali devono poi essere approvate dal responsabile di area. Dato che può esserci anche più di una fattura, Alfresco permette di suddividere il processo decisionale (l'iter della rda) in n sottoprocessi, come si può notare dalla figura

12 Figura 14 La contabilità ha in carico diversi task. Gestione Fatture permette di generare una nuova fattura (cioè un nuovo task che comparirà in bacheca) oppure di indicare quando non ci sono più fatture da attivare, proseguendo cioè con quelle fino ad ora attivate. Tutti gli altri task sono fatture attivate relative alla stessa richiesta di acquisto (dato che hanno lo stesso numero progressivo) e devono seguire ognuna l'iter di approvazione del responsabile di area. Dopo essere stata approvata dal responsabile di area, ogni singola fattura ritorna in carico alla contabilità per il pagamento. Quando tutte le fatture sono state pagate, i sottoprocessi generati in precedenza si ricongiungono e il workflow torna a presentare un solo task da eseguire, che in questo caso è il riepilogo della rda che chiude il workflow con un dettaglio della intera richiesta (fig. 15). 12

13 Figura 15 Nel dettaglio del task si può notare come venga riportato lo stato di ogni singola fattura attivata (fig. 16) Figura 16 Scegliendo FINE il workflow termina. Dato che non esistono più task attivi relativi alla rda, per visualizzare il pdf risultante è necessario entrare nel repository dove si trovano tutti i documenti. Per fare ciò occorre selezionare il link Documenti in alto. La pagina che viene presentata contiene una cartella radice (fig.17), al cui interno si trova una struttura ad albero con il nome della società, le aree e i settori. (Nell'esempio per semplicità è stata 13

14 creata una area e un settore). Figura 17 All'interno della cartella relativa al settore dell'utente che ha iniziato la richiesta di acquisto si trova una sottocartella nominata con l'anno di competenza della RDA (definito dal numero progressivo), al cui interno si trovano tutti i documenti che sono stati inseriti nel corso della RDA (fig. 18). Tale cartella, così come qualsiasi altro documento di qualsiasi RDA, è rintracciabile anche utilizzando la funzionalità di ricerca posta in alto nella parte centrale. Se l'utente ha i permessi per accedere ai documenti e alle cartelle, inserendo una chiave di ricerca appariranno tutti i documenti che soddisfano il parametro immesso Figura 18 Selezionando il.pdf si possono consultare tutte le informazioni relative alla rda appena terminata. è terminata (fig. 19). Si noti come nella parte finale (sezione relativa alla Contabilità) venga riportato il 14

15 dettaglio delle fatture attivate con i relativi importi (fig. 20) Figura 19 Figura 20 Una importante funzionalità fornita da Alfresco è la possibilità di visualizzare i task completati relativi alle rda in corso o completate. Cliccando sul link Task Completati viene mostrato un elenco contenente l'ultimo task di ogni rda (fig.21). 15

16 Figura 21 Visualizzando il dettaglio di uno dei task si possono recuperare tutte le informazioni della rda in esame e anche la storia del workflow, ovvero gli step che sono stati eseguiti fino a quel punto. Funzionalità integrative Nell'implementazione del presente sistema di gestione delle richieste di acquisto sono state realizzate quattro funzionalità complementari: la sezione Visualizza stato RDA la pagina Elenco RDA la pagina Fatture la pagina Le Mie RDA Visualizza stato RDA Situata nella bacheca, questa utility permette, inserendo il numero progressivo di una rda, di determinare in che stato è, a chi è assegnata, qual è stato l'ultimo step eseguito, e da chi è stato preso in carico. Elenco RDA Si trovano tutte le rda, sia in corso, sia completate, più una serie di informazioni utili, e un link al documento.pdf relativo alla rda rappresentato dalla colonna progressivo. E' anche possibile specificare un parametro di ricerca per visualizzare un elenco filtrato di rda (fig. 22). Figura 22 Fatture Se una rda è entrata nel processo di generazione fatture (suddivisione del workflow in sottoprocessi) questa utility fornisce la possibilità, specificando il progressivo della rda desiderata, di visualizzare 16

17 quante e quali fatture sono state attivate per quella rda e in che step sono giunte (fig. 23). Se il progressivo è errato viene visualizzato un messaggio di errore. Se la rda non è ancora entrata in fatturazione appare una notifica della mancanza di fatture per tale rda. Figura 23 Le Mie RDA E' un elenco del tutto uguale alla pagina Elenco RDA. La differenza sta nel fatto che vengono visualizzate solo le rda avviate dall'utente autenticato. Questa implementazione è disponibile a tutti gli utenti indistintamente, mentre Elenco RDA e Fatture precedenti sono state rese accessibili solo ad utenti speciali che devono avere visibilità su tutte le richieste (ad esempio l'ufficio Acquisti o la contabilità). 17