PRESENTAZIONE DI ABLE TECH S.R.L.

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1 PRESENTAZIONE DI ABLE TECH S.R.L. ABLE TECH S.r.l. è uno dei principali attori di riferimento nel mondo delle soluzioni software per il Document & Process Management. Able Tech rappresenta un polo di sviluppo tecnologico altamente specializzato nelle tematiche della Gestione Elettronica dei Documenti, del Workflow Management e della Conservazione Sostitutiva; avviando nel 1999 lo sviluppo di ARXivar ci siamo prefissati la missione di rendere semplice ed intuitivo l applicazione e l utilizzo di queste tecnologie, integrandole nativamente in una unica piattaforma completa e aperta alla comunicazione ed integrazione con software di terze parti. E nata così una piattaforma che mantiene inalterata la struttura informatica esistente nella Vs. azienda, consolida e valorizza il patrimonio delle informazioni rendendole immediatamente e intuitivamente disponibili, fornendo efficienza ai processi aziendali esistenti. Gli ottimi riscontri forniti dai clienti che hanno scelto la nostra soluzione, uniti ad una crescente consapevolezza da parte delle imprese della necessità di dotarsi di tecnologie innovative per la gestione più efficiente del proprio business, ci hanno permesso di vivere una crescita aziendale entusiasmante, arrivando a contare più di 1100 clienti attivi (per un numero totale di postazioni gestite superiore alle licenze), l 80% dei quali utilizza il modulo per il workflow management, e buona parte di essi lo gestisce in totale autonomia, ed un buon 25% utilizza il nostro sistema per la conservazione sostitutiva. Negli anni il know-how insito in ARXivar è cresciuto esponenzialmente grazie anche alla competenza di una rete di commercializzazione e implementazione costituita da oltre 150 rivenditori in Italia e all estero. I servizi complementari proposti da Able Tech possono essere riassunti in quattro aree: - Consulenza progettuale nell implementazione della piattaforma, nella gestione e ottimizzazione dei processi, nella realizzazione e test di prototipi per singole aree con definizione degli obiettivi, analisi della situazione attuale, rilevazione criticità, individuazione aree di intervento, integrazione con gli altri sottosistemi aziendali. - Formazione del personale operativo del cliente all utilizzo di ARXivar, e formazione specifica delle risorse informatiche alla gestione in autonomia della piattaforma e all implementazione e manutenzione dei processi - Assistenza on line mediante i più moderni strumenti di connettività remota o telefonica diretta, basati su una piattaforma di trouble ticketing e interventi on-site quando necessario presso la sede del Cliente - Consulenza specialistica in tema di conservazione sostitutiva, erogata mediante una business unit che aiuta il cliente nell impostazione delle proprie regole di conservazione, nella redazione del manuale apposito, nell assesment periodico sul corretto espletamento di tutte le attività correlate OBIETTIVI DI UN PROGETTO DI DOCUMENT & PROCESS MANAGEMENT LA GESTIONE DOCUMENTALE Un sistema di gestione documentale mira ad ottimizzare il flusso dei documenti aziendali in formato digitale con una conseguente integrazione e condivisione delle informazioni altrimenti destinate ad essere dimenticate in qualche remota cartella condivisa di Windows se non addirittura nell archivio del singolo operatore. Tutte le informazioni presenti in azienda vengono uniformate, digitalizzando i documenti cartacei e strutturando le informazioni secondo logiche univoche. I documenti presenti in formato digitale vengono archiviati automaticamente.

2 Si crea così un substrato informatico che funge da collante tra i programmi aziendali (gestionali, CRM, pacchetti di Office Automation, posta elettronica, fax, e così via), in quanto è in grado di interfacciarsi con essi e di far fluire i documenti gestiti in modo separato da ciascuno di tali programmi in un unico sistema documentale condiviso. Ogni documento digitalizzato, attivo o passivo, viene infatti accompagnato da un profilo in cui confluiscono i dati identificativi dello stesso, definiti in base alle esigenze dell azienda stessa, gestendone la tipologia, il fascicolo di appartenenza, il protocollo, la lavorabilità (modifiche, revisioni, consultazioni, ecc.), e il livello di sicurezza associato (abilitazioni all accesso). L'introduzione di tale sistema documentale permette quindi di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni, come documenti, fax, , disegni, immagini, filmati, e di gestire in modo razionale la condivisione delle stesse. Tale archivio centralizzato è accessibile anche via web mediante sistemi di protezione, così da agevolare l attività del personale aziendale che opera principalmente fuori sede, delle sedi distaccate, ecc. Il sistema gestisce anche i contenuti dei documenti elettronici e/o cartacei archiviati mediante un sistema di ricerca full text: si disporrà così di un micro-google aziendale, con cui si potranno incrociare le tecniche di ricerca per profilo e con quelle per contenuto, ottenendo la massima efficacia nell individuazione dello specifico documento. I documenti possono essere archiviati in maniera manuale, semiautomatica o automatica, definendo a priori regole intelligenti di archiviazione massiva da gestionale, spool, file system, e- mail, fax server ecc. in cartelle, pratiche, fascicoli. Inoltre tali documenti possono essere associati e correlati tra loro attraverso regole di relazione automatica (per esempio la concatenazione tra fatture, bolle, offerte e richieste di offerta che le hanno generate). I vari documenti relazionati tra loro possono essere navigati elettronicamente con estrema semplicità attraverso strumenti di navigazione ad albero o con tecniche simili alle navigazioni web.

3 LA GESTIONE DEI PROCESSI Questo sistema può essere considerato la naturale evoluzione della gestione documentale, e consiste nella trasposizione dei processi operativi aziendali su sistema informatico, associando a tali processi i documenti che li accompagnano o li generano. Esso offre enormi vantaggi sia per gli addetti alla gestione e al controllo sia per il personale operativo. Infatti gestire semplicemente i processi e i documenti della propria azienda significa: dedicare più tempo alle strategie e meno tempo ai controlli avere maggiore consapevolezza delle proprie aree di eccellenza e delle proprie criticità sincronizzare il lavoro delle persone aumentare la propria rapidità, efficienza e duttilità nella risposta al mercato gestire con maggiore consapevolezza e flessibilità la propria organizzazione avere la piena ed immediata disponibilità di TUTTE le informazioni presenti in azienda Il singolo operatore ha inoltre la possibilità di avere un tutor personale che lo tiene aggiornato sulle attività da svolgere e su come e quando svolgerle. La gestione dell attività per processi è inoltre il cardine anche del Sistema di Gestione Qualità, che quindi viene enormemente semplificato. E evidente che le possibili applicazioni sono pressoché infinite e completamente adattabili alle specifiche esigenze della realtà in cui viene implementata la piattaforma. L applicazione dispone di un tool grafico di gestione e visualizzazione, che permette un utilizzo intuitivo dello strumento e un intervento rapido e autonomo in caso di necessità di gestire una eccezione su un processo, anche in corso di esecuzione del processo stesso. Il programma informa automaticamente gli utenti dell'approssimarsi delle scadenze, utilizzando una casella inbox in cui pervengono tutti i processi da eseguire. Sono inoltre disponibili speciali report per consentire ai supervisori di seguire in maniera efficiente il progresso di un processo. In base alle funzioni di controllo è possibile per ogni processo intervenire per sopperire a problemi di colli di bottiglia o qualsiasi altra difficoltà intervenuta e modificare all istante il processo. Inoltre attraverso semafori è possibile stabilire dei punti di controllo di avanzamento del processo che avvertono i supervisori in caso di ritardi. Il programma può lavorare utilizzando uno o più organigrammi (aziendali e di processo) e può utilizzare il calendario aziendale (è disponibile anche in versione web). Una funzione molto importante consiste nel poter collegare workflow in cascata e/o nidificati: nella prima ipotesi a conclusione di un determinato processo se ne attiva automaticamente un secondo in base a determinati parametri generati dal precedente, mentre nella seconda ipotesi una fase del processo principale consiste a sua volta in un processo secondario incastonato logicamente nel processo principale (es. al interno di un processo di generazione di un offerta posso prevedere come fase un ulteriore processo di validazione del credito).

4 OBIETTIVI RAGGIUNGIBILI CON IL PROGETTO ARXIVAR Lo sviluppo di un progetto di Document & Process Management consente il raggiungimento di diversi traguardi : - La razionalizzazione dei documenti: vengono definite regole univoche di archiviazione, evitando il proliferare di identici documenti archiviati in cartelle diverse con nomi diversi e con logiche difformi - La gestione dei flussi di lavoro: il percorso del documento tra i diversi enti dell azienda viene sottoposto a regole e a tempistiche precise; una pratica sarà sempre rintracciabile, e saranno definibili attività o attori alternativi per evitare di bloccare un processo per l assenza di una persona - L integrazione con sistemi ERP: ARXivar dispone dei connettori verso la maggior parte dei sistemi ERP presenti nelle aziende italiane. Questo permette di archiviare automaticamente i documenti e consultarli con la massima semplicità, navigare le informazioni, evitare il digitare due volte la stessa informazione, ereditandola dal sistema che la detiene (es. i dati di profilazione di una fattura passiva già registrata sul gestionale contabile) - La riduzione dei tempi di ricerca, che permette il recupero del tempo dedicato dagli operatori di back-office nella gestione di un documento o di una informazione in una misura che può raggiungere il 50% di tale tempo - Una implementazione non invasiva: L introduzione di ARXivar non comporta modifiche alla struttura aziendale, dal momento che ne segue flussi e processi. Al contrario l implementazione di tale soluzione può costituire l occasione per riesaminare e razionalizzare alcuni processi ridondanti, individuando così già in prima battuta le inefficienze dovute al consolidarsi nel tempo di prassi non consone con le regole di business dell azienda - Un supporto nell attività degli utenti: L utilizzo del modulo di workflow permette di ordinare il flusso di informazioni, stabilendo le modalità e le tempistiche con cui ogni attore del processo deve intervenire. Questo garantisce la completezza dell esecuzione e il conseguente controllo che tutti gli anelli della catena abbiano svolto la loro funzione, mentre per l utente si traduce nel poter disporre di una sorta di segretario personale che rammenta impegni, scadenze e priorità rispetto al flusso lavorativo cui si prende parte - La riduzione dei costi derivanti dalla gestione cartacea: sia i costi diretti derivanti dall acquisto di carta, buste, bolli, toner, stampanti, sia i costi indiretti derivanti dal tempo/uomo dedicato all archiviazione, alla ricerca del documento, al trattamento della posta, alla risoluzione di ritardi e disguidi, ad eventuali data entry manuali

5 - Il miglioramento delle performances aziendali: in ambito amministrativo e finanziario viene assicurata maggiore integrazione tra fatturazione e incassi/pagamenti vengono ridotti i mancati pagamenti, è migliorata la gestione della tesoreria; in ambito logistico si eliminano gli spazi destinati all archivio e i costi derivanti dall adeguamento di tali spazi alle normative, si agevola il reperimento e la circolazione delle informazioni in aziende multi sede - Il supporto nella gestione della qualità: ARXivar permette gestire i modelli, le revisioni, la distribuzione controllata e la sicurezza delle informazioni legate alla qualità con un conseguente risparmio di tempo e risorse - Il supporto nella gestione del sistema sicurezza: la piattaforma può essere utilizzata per rendere sempre disponibili le informazioni sui macchinari e sugli impianti; può gestire lo scadenziario relativo a revisioni e certificazioni; può costituire una valida struttura per l erogazione di contenuti formativi in modalità e-learning - Teamworking & Collaboration: ARXivar stimola e guida la creazione di gruppi di lavoro, nel pieno rispetto della riservatezza di determinati documenti o aree; gestisce la distribuzione delle informazioni secondo modalità liberamente definite dall azienda - Il rispetto della privacy: in quelle aree aziendali in cui la riservatezza dei documenti acquisisce valore fondamentale (risorse umane, progettazione, ecc.) il sistema è in grado di tutelare gli utenti dalle responsabilità civili e penali previste dalla legge sulla privacy - L automatizzazione dello smistamento corrispondenza: dotando di uno scanner l ufficio addetto alla ricezione e allo smistamento della posta, mediante l utilizzo di funzioni semplici e intuitive tutti i documenti con un contenuto rilevante per l attività dell impresa verranno instradati direttamente al destinatario.

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