Legalinvoice PA Manuale Utente

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1 Legalinvoice PA Manuale Utente Versione 1.12 Data 29/09/2014 1

2 Sommario Sommario 2 Introduzione alle funzionalità 3 Requisiti 3 Informazioni Introduttive 4 Login 4 Modifica della password 5 Inserimento prima azienda 6 La barra degli strumenti 7 Formato campi 7 Gestione Azienda 8 Dati azienda 9 Recapiti 10 Stabile organizzazione 11 Iscrizione nel registro delle imprese 12 Rappresentante fiscale 12 Inserimento Nuova fattura 14 Compilazione Manuale 14 Testata 15 Pagamento 20 Righe Fattura 22 Riferimenti 24 Spese e Contributi 29 Allegati 31 Importazione XML 31 Invio delle fatture 33 L elenco fatture 34 Lista fatture 34 Ricerca e Filtri 36 Multi Azienda 37 Appendice Regole tecniche e riferimenti normativi 38 Riferimenti normativi 38 Il processo e gli stati 38 Legenda degli errori SDI 39 2

3 Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice PA InfoCert consente, attraverso una interfaccia Web, l emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55). Per i clienti Legalinvoice PA, InfoCert si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica-massiva, inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto. Il servizio permette al Cliente: La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche; Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei. Il servizio inoltre comprende: L inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1; La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio; La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l apposizione delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale; L adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell intero procedimento di conservazione sostitutiva. Requisiti Legalinvoice PA è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX. Sono supportati: IE dalla versione 10 in poi; Firefox dalla versione 15 in poi; Chrome dalla versione 15 in poi; Safari dalla versione 5 in poi; Opera dalla versione 12 in poi. Il servizio è basato su standard HTML e Javascript; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert. 3

4 Informazioni Introduttive Login Per accedere al servizio web Legalinvoice PA è necessario inserire le proprie credenziali di accesso (username e password). La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1. Figura 1 Nella schermata di accesso è mostrata una finestra che riporta: Le informazioni relative agli aggiornamenti rilasciati dal ministero; Le annotazioni sull utilizzo dell applicazione; Eventuali cambiamenti significativi dell applicazione. Se viene effettuato l accesso in Legalinvoice PA con delle credenziali utente non valide, l accesso viene bloccato e viene segnalato un errore, come mostrato in Figura 2. In questi casi è consigliato verificare i dati inseriti perché potrebbero essere state usate le credenziali di accesso di altri servizi offerti da Infocert S.p.A. Figura 2 4

5 Al primo accesso in Legalinvoice PA l utente è invitato ad eseguire due importanti azioni: Modifica della password; Inserimento della prima azienda. Modifica della password Per modificare la password l utente deve compilare i campi indicati nella Figura 3 e nella scelta della nuova password è necessario seguire le indicazioni evidenziate. Figura 3 5

6 Inserimento prima azienda Al fine di effettuare l invio delle fatture è necessario inserire almeno una Azienda nella sezione Gestione Azienda. Per questa ragione, dopo aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in Figura 4, la notifica ha lo scopo di avvisare l utente che non è stata ancora inserita nessuna azienda. Figura 4 Dopo aver cliccato sul bottone OK si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 5. Figura 5 La scritta mostrata in Figura 6 e la notifica mostrata in Figura 4 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a quando non si ultimerà l inserimento di una azienda. Figura 6 TA: Nella schermata principale mostrata in Figura 5 non è presente il bottone Inserisci Fattura, perché non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda. 6

7 La barra degli strumenti Dopo aver concluso l inserimento dei dati dell azienda la schermata principale si presenta come mostrato in Figura 7. Figura 7 La barra degli strumenti, mostrata in Figura 8, sarà sempre presente durante l utilizzo dell applicazione, per permette all utente di accedere alle diverse funzionalità. Figura 8 Le azioni possibili sono le seguenti: Impostazioni: è possibile effettuare le operazioni di configurazione dell azienda e modificare la password della propria utenza; Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale o l importazione di una nuova fattura; Le mie Fatture: mostra l elenco delle fatture da emettere o già emesse; Azienda: permette di modificare l azienda su cui si opera, per Legalinvoice PA MultiAzienda. Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 9. Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito. Figura 9 7

8 Gestione Azienda La prima operazione da eseguire, dopo aver effettuato l accesso all applicazione Legalinvoice PA, è inserire i dati di almeno una delle aziende per le quali si vuole effettuare il caricamento e l invio di una fattura. ATTENZIONE: Si ricorda che Legalinvoice PA consente, con una singola utenza, di gestire più Aziende Fornitrici (per esempio, nel caso di gruppi aziendali), purché l'utente abbia delegato Infocert all'emissione di fatture PA in nome e per conto delle suddette Aziende e sia stata inviata tale delega tramite il sistema di Autogestione, disponibile solamente ai Partner Infocert, ai sensi dell'art.21 DPR 26 ottobre 1972, n.633. Legalinvoice PA MultiAzienda N E' PERTANTO ADATTO all'utilizzo da parte di soggetti (es: studi professionali) che siano stati delegati all'emissione di fatture da Aziende Terze. Le informazioni, relative all azienda, saranno riportate nella sezione Mittente della fattura. La schermata per l inserimento dei dati della azienda è mostrata nella Figura 10 e nella Figura 11. Figura 10 Figura 11 Per inserire i dati di una azienda cliccare sul tasto Nuova Azienda, mostrato in Figura 12 e seguire le indicazioni descritte nei prossimi paragrafi. Figura 12 8

9 Per modificare i dati di una azienda già inserita, scegliere l azienda da voler modificare dalla lista Modifica Azienda. Verranno popolati i campi con i dati inseriti precedentemente e sarà quindi possibile effettuare le modifiche. Infine, per salvare quanto inserito cliccare il tasto Salva. Dati azienda Nella Figura 13 e nella Figura 14 sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell azienda. Le informazioni richieste sono necessarie ai fini dell inserimento dell azienda nel sistema. Figura 13 Figura 14 Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l inserimento e per ognuno viene data una breve descrizione. In particolare, la colonna Obbligatorio indica i campi che sono obbligatori ai fini dell inserimento dell azienda. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco. ATTENZIONE: La partita Iva del cedente/prestatore (azienda mittente) viene considerato un campo obbligatorio dal sistema di interscambio e quindi non è possibile ometterlo o sostituirlo con un dato non corretto. Sappiamo, però, che esistono aziende senza partita iva che possono fatturare alle PA. Nei casi di aziende senza partita iva è possibile attuare le seguenti due opzioni: dal momento che le Onlus non sono obbligate ad avere partita IVA, esiste per loro la possibilità di richiedere rimborsi e/o pagamenti direttamente alla PA coinvolta, al di fuori del processo di fatturazione normato. E' ammessa la forma cartacea ma tale modalità deve essere accettata dalla PA; in caso la PA non accetti giustificativo cartaceo ed esiga la fatturazione elettronica, la Onlus è tenuta a dotarsi di Partita Iva oppure deve rinunciare al rapporto con la PA. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio ME BREVE Descrizione ad uso interno dell azienda, compare nell elenco aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata. SI 9

10 DEMINAZIONE ME E COGME PARTITA IVA Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l Italia IT Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Titolo onorifico TITOLO ORIFICO ALBO DI Nome dell'albo professionale APPARTENENZA NUMERO Numero di iscrizione all'albo professionale ISCRIZIONE ALBO CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell esempio il codice SI relativo ad una impresa individuale. REGIME FISCALE Regime fiscale. SI CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 PROVINCIA ALBO Sigla della provincia di competenza dell'albo professionale DATA ISCRIZIONE Data di iscrizione all'albo professionale ALBO ME SEZIONALE PREDEFINITO PER FATTURE PA Tabella 1 Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione e inviate in conservazione. SI(se non valorizzato il campo Nome e Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 15 e nella Figura 16. Figura 15 10

11 Figura 16 ATTENZIONE: Se l azienda non è in possesso di un indirizzo PEC, nel campo PEC può essere inserito anche un indirizzo non pec, perché il dato non è utilizzato ai fini applicativi. Ciò nonostante ci risulta che a partire dal 1 gennaio 2013 anche le imprese individuali, oltre ai professionisti e alle società, abbiano l obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI NAZIONE Codice della nazione SI CAP Codice Avviamento Postale SI TELEFO Contatto telefonico fisso o mobile Indirizzo di posta elettronica SI FAX Numero di fax PEC Indirizzo di posta elettronica certificata SI Tabella 2 Stabile organizzazione Questa sezione è dedicata ai dati relativi allo stabile organizzazione e deve essere compilata solo nei casi di cedente/prestatore non residente. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI NAZIONE Codice della nazione SI CAP Codice Avviamento Postale SI Tabella 3 11

12 Iscrizione nel registro delle imprese Questa sezione è dedicata ai dati relativi all iscrizione REA ed è obbligatoria solo nei casi in cui la società è iscritta nel registro delle imprese ai sensi dell'art del codice civile. E possibile terminare l inserimento di una azienda anche se i campi di questa sezione non vengono compilati. Se però uno dei dati della sezione viene popolato, è necessario inserire tutti i dati obbligatori. Figura 17 Figura 18 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO ISCRIZIONE Numero di iscrizione al registro delle imprese SI PROVINCIA UFFICIO Sigla della provincia dell'ufficio del registro delle imprese SI REGISTRO IMPRESE NUMERO SOCI presso il quale è registrata la società Nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, il campo va valorizzato per indicare se vi è un socio unico oppure se vi sono più soci CAPITALE SOCIALE Nei soli casi di società di capitali (SpA, SApA, SRL), il campo va valorizzato per indicare il capitale sociale STATO LIQUIDAZIONE Indica se la Società si trova in stato di liquidazione oppure no SI Tabella 4 Rappresentante fiscale Questa sezione è obbligatoria solo nei casi in cui il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante fiscale in Italia. E possibile terminare l inserimento di una azienda anche se i campi di questa sezione non vengono compilati. Se però uno dei dati della sezione viene popolato, è necessario inserire tutti i dati obbligatori. Figura 19 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DEMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. SI (se non valorizzato il 12

13 ME E COGME PARTITA IVA CODICE FISCALE CODICE EORI Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l Italia IT Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell esempio il codice relativo ad una impresa individuale. Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 Titolo onorifico TITOLO ORIFICO SESSO Sesso DATA DI NASCITA Data di nascita Tabella 5 campo Nome e Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI 13

14 Inserimento Nuova fattura Cliccando sul tasto Inserisci Fattura, presente nella barra degli strumenti si può procedere all inserimento di una nuova fattura, scegliendo tra: Compilazione manuale, come mostrato in Figura 20; Figura 20 Importazione di XML PA, come mostrato in Figura 21. Figura 21 Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto Compila, sarà possibile iniziare l inserimento manuale della fattura. Figura 22 Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta sei sezioni, mostrate in Figura 22. È possibile passare da una sezione alla successiva utilizzando il tasto Avanti, presente alla fine di ogni pagina, oppure posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio Pagamento. Nell ultima sezione Allegati è presente il tasto Fine che permette di concludere le operazioni di inserimento. E possibile salvare i dati inseriti cliccando sul tasto Salva, dopo aver salvato viene visualizzata la schermata mostrata in Figura 23. Figura 23 14

15 Nel wizard Testata sarà necessario compilare quattro campi obbligatori, prima di poter salvare la fattura inserita o procedere con l inserimento di altri valori nelle sezioni successive. Nel caso in cui manchino i dati necessari per un inserimento parziale, l utente verrà informato con un messaggio, come mostra la Figura 24. Figura 24 Una volta terminato l inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: L elenco fatture. ATTENZIONE: se le informazioni inserite non sono sufficienti per l invio della fattura, in ogni wizard, verrà mostrato il tasto Non Inviabile che permette di individuare i dati mancanti. Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e alcune informazioni introduttive sulla fattura, come mostra la Figura 25. Figura 25 TA: il campo mittente è precompilato con i dati dell azienda, inseriti nella sezione Gestione Azienda, come mostrato nella Figura

16 Figura 26 L azienda che si sta utilizzando per l inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come evidenziato in Figura 27. Figura 27 Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 28. Figura 28 Dopo aver inserito il valore Codice IPA, per poter effettuare la verifica della correttezza del dato, è necessario inserire anche la Data Documento. Nel caso in cui il campo Data Documento non è popolato, cliccando sul tasto Verifica, compare la segnalazione mostrata in Figura

17 Figura 29 Se invece il campo Data Documento è popolato è possibile effettuare la verifica del valore inserito nel campo Codice IPA. In fase di verifica possono verificarsi i seguenti casi: Il codice ipa è insistente, quindi verrà inviato il messaggio mostrato in Figura 30. In questi casi l utente è invitato a verificare il dato perché non risulta corretto. Le fatture inviate con un codice ipa errato vengono scartate dal sistema di interscambio. Figura 30 La data di avvio del servizio di fatturazione elettronica della PA legata al codice ipa inserito è successiva alla data del documento indicata dall utente. Questo caso viene segnalato dal messaggio mostrato in Figura 31. I dati inseriti, in questo caso, non sono errati quindi se si decide di inviare la fattura, non verranno mostrate anomalie, ma in questi casi è opportuno effettuare una verifica del codice ipa utilizzato o contattare la PA destinataria. Figura 31 Il codice ipa inserito è corretto. In questo caso i dati relativi al destinatario, mostrati in Figura 28, vengono compilati automaticamente. 17

18 ATTENZIONE: Per le Pubbliche Amministrazioni che non possiedono Partita Iva, l applicazione permette di popolare il solo campo Codice Fiscale. Abbiamo riscontrato che il sistema di interscambio rifiuta le fatture in cui il campo partita IVA è popolato con un dato non valido. Nel caso di destinatari con solo codice Fiscale, consigliamo quindi di non compilare il campo partita IVA. Andranno, inoltre, inseriti i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 32. Figura 32 Nella Figura 32 sono mostrati anche i campi facoltativi: Importo Totale Documento Arrotondamento Causale ATTENZIONE: Questi campi se pur facoltativi, vengono utilizzati da alcune PA per individuare l importo totale della fattura. Infine, possono essere inseriti i dati relativi agli eventuali sconti o maggiorazioni applicati sul totale documento, come mostrato in Figura 33. Per terminare l inserimento di una riga è necessario cliccare sul tasto Aggiungi. E, inoltre, possibile inserire più di una riga perché viene gestita la presenza di più sconti o più maggiorazioni a 'cascata'. Figura 33 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO DOCUMENTO Tipologia di documento SI ME DOCUMENTO Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca della fattura nell area Le Mie Fatture DATA DOCUMENTO Data della fattura SI VALUTA Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi SI IMPORTO TOTALE Importo totale del documento al netto dell'eventuale DOCUMENTO sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario/committente ARROTONDAMENTO Eventuale arrotondamento sul totale documento (ammette anche il segno negativo) CAUSALE Descrizione della causale del documento NUMERO SEQUENZIALE DOCUMENTO Numero progressivo della fattura SI 18

19 NUMERO DOCUMENTO SEZIONALE FATTURE PA RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE DEMINAZIONE Numero progressivo della fattura, viene compilato automaticamente legando insieme il valore indicato nel campo Numero Sezionale Documento e Sezionale Fatture PA. Se, nel campo Sezionale Fatture PA, non viene inserito nessun valore, il dato automaticamente caricato sarà relativo a quanto indicato nel campo Numero sezionale Documento. Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione è inviate in conservazione. Codice identificativo del cedente/prestatore ai fini amministrativo-contabili Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) ME E COGME Nome e cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione) CODICE IPA PARTITA IVA Codice dell'ufficio dell amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica Indice PA. Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. SI SI (se non valorizzato il campo Codice Fiscale) CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI (se non valorizzato il campo Partita IVA) INDIRIZZO Indirizzo della sede del cessionario/committente SI N.CIVICO Numero civico della sede del cessionario/committente CITTA Città della sede del cessionario/committente SI CAP Codice Avviamento Postale SI PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città NAZIONE Codice della nazione SI TITOLO ORIFICO Titolo onorifico CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione Tabella 6 19

20 Pagamento In questa sezione è possibile inserite le informazioni circa il pagamento della fattura, come mostra la Figura 34. Figura 34 DATI PER IL PAGAMENTO: Per i campi mostrati in Figura 35 è necessario scegliere uno dei valore presenti nel menu a tendina. Figura 35 Figura 36 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio CONDIZIONI Condizioni di pagamento SI MODALITA Modalità di pagamento SI TITOLO QUIETANZANTE Titolo del quietanzante IMPORTO Importo relativo al pagamento SI BENEFICIARIO Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore) ME QUIETANZANTE Nome del quietanzante COGME Cognome del quietanzante QUIETANZANTE CF QUIETANZANTE Codice fiscale del quietanzante Tabella 7 20

21 PERIODO DI PAGAMENTO: Figura 37 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DATA RIFERIMENTO Data dalla quale decorrono i termini di pagamento GIORNI TERMINE Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento di cui al campo Data riferimento DATA PAGAMENTO Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste SCONTO PAGAMENTO Ammontare dello sconto per pagamento anticipato ANTICIPATO DATA LIMITE PAGAMENTO Data limite stabilita per il pagamento anticipato ANTICIPATO PENALITA PAGAMENTI Ammontare della penalità dovuta per pagamenti ritardati RITARDATI DATA DECORRENZA Data di decorrenza della penale PENALE CODICE PAGAMENTO Codice per la riconciliazione degli incassi da parte del cedente/prestatore Tabella 8 INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI: I campi IBAN e Codice Uff. Postale sono necessari solo se la modalità scelta, in Figura 35, lo richiede, in caso contrario è possibile ometterli. Figura 38 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio ABI Codice ABI CAB Codice CAB 21

22 CODICE UFF. POSTALE Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale ISTITUTO FINANZIARIO Nome dell'istituto Finanziario IBAN International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario) BIC Tabella 9 Bank Identifier Code (codice che identifica la banca del beneficiario) SI (se la modalità scelta lo prevede) SI (se la modalità scelta lo prevede) Righe Fattura In questa sezione vanno inseriti i dettagli della fattura. Per ultimare l inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto Aggiungi. Quando le operazioni di inserimento della riga saranno terminate, la riga inserita comparirà nella griglia posta in basso e si potrà continuare con l inserimento, come mostrato in Figura 39. Figura 39 Per i campi Tipo Riga e Tipo Sconto il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è necessario associare un valore a questi campi. E possibile estendere le colonne della tabella mostrata in Figura 39 e dopo aver effettuato l inserimento della riga, è possibile modificare, aggiungere o eliminare i dati inseriti cliccando sul campo da modificare. ATTENZIONE: Non viene effettuata nessuna operazione di calcolo nella seguente sezione (es. Prezzototale non è automaticamente inserito moltiplicando il valore Prezzounitario per Quantità di prodotti ). Per evitare rifiuti da parte della PA, è consigliato all utente una attenta verifica dei dati inseriti. Nel caso in cui la cessione/prestazione è soggetta a ritenuta di acconto è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 40. Figura 40 22

23 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO RIGA Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, spesa accessoria COD.ART. TIPO Indica la tipologia di codice articolo (TARIC, CPV, EAN, SSC) (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART.VALORE) COD. ART. VALORE Indica il valore del codice articolo corrispondente alla tipologia riportata nel campo (COD.ART. TIPO) (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART. TIPO) QUANTITA Numero di unità cedute / prestate UOM Unità di misura riferita alla quantità PREZZO UNITARIO Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a SI titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale" TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati PREZZO TOTALE (IVA Importo totale del bene/servizio (che tiene conto di SI ESCLUSA) eventuali sconti / maggiorazioni) IVA esclusa IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione IVA% Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio SI NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) DESCRIZIONE Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; SI può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto' RIFERIMENTO Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili AMMINISTRAZIONE DATA INIZIO PERIODO DI RIFERIMENTO DATA FINE PERIODO DI RIFERIMENTO Tabella 10 Data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato Data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato E inoltre possibile inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, diverse tipologie di informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc. Cliccando sul tasto Aggiungi Dati Gestionali si apre la schermata mostrata in Figura 41, nella quale sono presenti ulteriori dati da poter aggiungere alla riga della fattura. Per ultimare l inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto Aggiungi. 23

24 Figura 41 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO DATO Codice che identifica la tipologia di informazione SI(va popolato solo se si vuole inserire informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali, etc) TESTO DI Campo in cui inserire un valore alfanumerico riferito alla tipologia RIFERIMENTO di informazione scelte nel campo Tipo Dato NUMERO DI Campo in cui inserire un valore numerico riferito alla tipologia di RIFERIMENTO informazione scelte nel campo Tipo Dato DATA DI RIFERIMENTO Campo in cui inserire una data riferita alla tipologia di informazione scelte nel campo Tipo Dato Tabella 11 Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 42. Figura 42 24

25 Nel campo Norma Di Riferimento va inserita la norma di riferimento, comunitaria o nazionale. Il campo è da valorizzare nei casi in cui il cessionario/committente è debitore di imposta in luogo del cedente/prestatore, o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura. E possibile estendere una specifica sezione cliccando sulla freccia posta a destra di ogni riga. Nessuna delle sezioni descritte di seguito è obbligatoria, ma se si ha bisogno di includere i dati di una delle sezioni, allora vanno compilati i campi segnalati come obbligatori per la specifica sezione. Descriviamo nel dettaglio le sezioni. DOCUMENTI CORRELATI In questa sezione è possibile inserire i dati del documento al quale è collegata la fattura che si sta inviando. In generale, queste informazioni sono segnalate dalla PA o sono in possesso dell utente, essendo i dati del documento di riferimento della fattura (condiviso con la PA). Per ultimare l inserimento dei dati bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Figura 43 TA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa riferimento a Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla Pubblica Amministrazione destinataria. Se uno dei due valori (CUP o CIG) non viene inserito, pur popolando il numero documento, durante l invio della fattura, verrà presentata una schermata di avviso come quella mostrata in Figura

26 Figura 44 Il messaggio, ricevuto prima dell invio della fatture, serve a segnalate al cliente che uno dei due dati è mancante. Non è errato mandare una fattura senza uno dei due valori, ma se l utente è in possesso dei dati è consigliabile inserirli, per evitare che la fattura venga scartata a causa del mancato inserimento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI NUMERO DOCUMENTO Numero del documento SI DATA DOCUMENTO Data del documento RIFERIMENTO LINEA Linea di dettaglio della fattura a cui si fa riferimento (se FATTURA il riferimento è all'intera fattura, non viene valorizzato) CODICE COMMESSA/CONVENZIONE Codice della commessa o della convenzione NUMERO LINEA DOCUMENTO CODICE CUP Identificativo della singola voce all'interno del documento (ad esempio, nel caso di ordine di acquisto, è il numero della linea dell'ordine di acquisto, oppure, nel caso di contratto, è il numero della linea del contratto, etc ) Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto) CODICE CIG Codice Identificativo della Gara Tabella 12 26

27 DATI SAL Questa sezione è da valorizzare nei casi di fattura per stato di avanzamento. Figura 45 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio FASE DI AVANZAMENTO Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce SI Tabella 13 DATI DDT Nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura che si sta inserendo, casi di fatturazione differita, vanno valorizzati i campi descritti nella tabella Tabella 14 e mostrati nella Figura 46. Questa sezione serve a comunicare i dati del documento con cui è stato consegnato il bene. I campi di questa sezione possono essere ripetuti se la fattura fa riferimento a più consegne e quindi a più documenti di trasporto. Figura 46 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO DOCUMENTO DI Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI TRASPORTO RIFERIMENTO LINEA FATTURA Numero del documento DATA DOCUMENTO DI TRASPORTO Data del documento SI Tabella 14 DATI TRASPORTO Questa sezione deve essere valorizzata nei casi di fattura "accompagnatoria" per inserire informazioni relative al trasporto, come mostrato nella Figura

28 Figura 47 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio MEZZO DI TRASPORTO Mezzo utilizzato per il trasporto CAUSALE TRASPORTO Causale del trasporto NUMERO COLLI Numero dei colli trasportati DESCRIZIONE COLLI Descrizione (natura, qualità, aspetto ) relativa ai colli trasportati UOM Unità di misura riferita al peso della merce PESO LORDO Peso lordo della merce PESO NETTO Peso netto della merce DATA/ORA RITIRO Data e ora del ritiro della merce DATA/ORA CONSEGNA Data e ora della consegna della merce DATA INIZIO Data di inizio del trasporto TRASPORTO TIPO RESA Codifica del termine di resa espresso secondo lo standard DEMINAZIONE ICC-Camera di Commercio Internazionale (Incoterms) Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI (se non valorizzati i campi Nome e Cognome) ME / COGME Nome e Cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione) PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese ( IT, DE, ES..) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale TITOLO ORIFICO Titolo onorifico CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 SI 28

29 LICENZA DI GUIDA Numero identificativo della licenza di guida (es. numero patente) INDIRIZZO Indirizzo di resa (nome della via, piazza etc.) SI N. CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo di resa (non indicare se già presente nel campo Indirizzo) CITTA Comune ove ha sede l'indirizzo di resa SI CAP Codice Avviamento Postale dell'indirizzo di resa SI PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città NAZIONE Codice della nazione SI Tabella 15 FATTURA PRINCIPALE I valori della fattura principale sono da inserire nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli autotrasportatori per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento IVA. In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 48 e descritti nella Tabella 16. Figura 48 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO FATTURA PRINCIPALE Numero della fattura relativa al trasporto di beni, da SI indicare sulle fatture emesse dagli autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie DATA FATTURA PRINCIPALE Data della fattura SI Tabella 16 DATI VEICOLI In questa sezione è possibile inserire i dati relativi ai veicoli di cui all'art. 38, comma 4 del dl 331 del In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 49 e descritti nella Tabella 17. Figura 49 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio PERCORSO TOTALE Totale chilometri percorsi, oppure totale ore SI navigate o volate DATA PRIMA IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE PR Data di prima immatricolazione o di iscrizione nei pubblici registri SI Tabella 17 Spese e Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative alle spese e ai contributi, come mostra la Figura

30 Figura 50 In particolare, per i valori relativi alla cassa previdenziale vanno compilati i campi mostrati in Figura 51. Per ultimare l inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Nel caso in cui fosse necessario inserire più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto Aggiungi. Figura 51 ATTENZIONE: ai sensi dell articolo 6 del DM 17 giugno 2014, in attesa dell aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA, l assoluzione dell imposta di bollo può essere rappresentata in fattura inserendo nel campo Numero Bollo la stringa DM-17-GIU Infine, nella sezione Dati Riepilogo vengono riportate le righe della fattura caricare nella sezione Righe Fattura. Se in tale area non sono mostrate le righe della fattura, allora è necessario verificare il corretto caricamento perché non è consentito inviare una fatture senza dettagli righe. Ricordiamo che per ultimare il caricamento di una riga è necessario cliccare il tasto Aggiungi. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO CASSA Tipologia cassa previdenziale di appartenenza SI ALIQUOTA CASSA Aliquota (%) del contributo, se previsto, per la cassa di SI appartenenza IMPORTO CONTRIBUTO Importo del contributo per la cassa di appartenenza SI CONTRIBUTO CASSA Indica se il contributo cassa è soggetto a ritenuta SOGGETTO A RITENUTA IMPONIBILE PREVIDENZIALE Importo sul quale applicare il contributo cassa previdenziale NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) RIFERIMENTO AMMINISTRATIVO/CONTABILE Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili 30

31 NUMERO BOLLO Estremi della autorizzazione rilasciata dall Ufficio delle SI Entrate per l assolvimento in modo virtuale. IMPORTO BOLLO Importo del bollo SI IVA% Aliquota (%) IVA applicata SI TIPO RITENUTA Tipologia della ritenuta SI CAUSALE PAGAMENTO Causale del pagamento (quella del modello 770) SI IMPORTO Importo della ritenuta SI ALIQUOTA % Aliquota (%) della ritenuta SI Tabella 18 Allegati In questa sezione è possibile allegare un file alla fattura che si sta inviando, come mostrato in Figura 52. Le operazioni da eseguire per allegare un file alla fattura sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto Carica. Quando il caricamento sarà completato si visualizzerà una riga nella tabella e sarà possibile eseguire le seguenti operazioni sul file importato: : tasto per effettuare il download del documento allegato; : tasto che permette all utente di eliminare l allegato inserito. Figura 52 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DESCRIZIONE Nome dell'allegato SI ALGORITMO DI COMPRESSIONE Algoritmo usato per comprimere l'attachment (ad es.: ZIP, RAR, ) Tabella 19 Importazione XML Per effettuare il caricamento di una fattura è necessario che il documento sia in formato xml. Se il formato del file non è corretto compare l errore mostrato in Figura

32 Figura 53 Le operazioni da eseguire per importare un file xml sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto Carica. Durante le fasi di caricamento, viene effettuata la validazione del documento, per verificare che non contenga valori obbligatori mancanti. Se durante questa fase vengono individuati dati obbligatori mancanti, viene presentato un messaggio come mostrato nella Figura 54. Figura 54 Quando le operazioni di download saranno concluse si visualizzerà una schermata come quella mostrata in Figura 55 Figura 55 Le fatture importate non possono più essere modificate e quindi i valori vanno controllati prima di ultimare il caricamento. 32

33 Invio delle fatture Terminato l inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto come mostrato nella Figura 56 Figura 56 Come si può vedere dalla Figura 56 il tasto per l invio non è attivo per tutte le righe, questo fa capire all utente che ci sono fatture per le quali non sono stati compilati ancora tutti i campi obbligatori. E possibile conoscere i campi obbligatori, non ancora compilati, di una particolare fattura cliccando sul tasto. Comparirà una schermata come quella mostrata in Figura 57. Fino a quando i campi indicati non saranno popolati la fattura analizzata non potrà essere inviata. Figura 57 33

34 Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 58. Figura 58 E richiesta l autorizzazione da parte dell utente a procedere con le operazioni di firma e invio della fattura. L elenco fatture Lista fatture Cliccando sul tasto Le mie Fatture, si accede all elenco delle fatture, come mostra la Figura 59. È possibile ordinare le righe della tabella cliccando sull etichetta della colonna, oppure estendere il campo della colonna spostandola con il mouse. Figura 59 È, inoltre, possibile effettuare le azioni descritte di seguito: : tasto per l invio della fattura al Sistema di Interscambio che provvederà ad inviare la fattura alla PA destinataria; : tasto attivo solo per le fatture in stato (BOZZA, SCARTATO, SCARTATO_SDI o SCARTATO_PA). Permette di modificare i dati inseriti ed effettuare eventuali correzioni nel caso di fatture scartate. Dopo aver apportato le eventuali modifiche sulle fatture scartate, è necessario rieffettuare l invio al fine di riprocessare la fattura scartata. Nella sezione Legenda degli errori SDI sono stati riportati i casi di errore riscontrabili; : tasto che permette di conoscere i valori mancanti al fine dell invio. Cliccando sulla freccia si possono visualizzare anche le seguenti azioni: : tasto che permette di visualizzare l anteprima della fattura inserita; : tasto che permette all utente di eliminare la fattura inserita. E possibile eseguire questa operazione sono per le fatture per le quali l emessione non è ancora andata a buon fine; 34

35 : tasto per effettuare il download della fattura inserita. Il formato del documento scaricato sarà xml. E sempre possibile effettuare il download del documento; Nel caso in cui la fattura è stata emessa, sono visibili anche le seguenti azioni: : tasto che permette di conoscere il motivo per il quale la fattura è stata scartata. Questa azione sarà possibile solo se la fattura è in stato SCARTATO, SCARTATO_SDI, SCARTATO_PA; : tasto che permette di copiare la fattura inserita. : tasto per eseguire il tracking della fattura. Questa funzionalità permette di monitorare le fasi di lavorazione della fattura ed avere a disposizione più dati sulla fattura per eventuali ricerche sui sistemi forniti da SDI. Per esempio, nella Figura 60 la fattura risulta correttamente inviata e accettata dalla PA quindi ha concluso tutte le fasi di lavorazione e viene riportata la data di lavorazione. Figura 60 Mentre, nella Figura 61 la fattura è stata scartata da SDI. Nella sezione inferiore viene mostrato il motivo dello scarto. In questo caso, la fattura non ha ancora concluso tutte le fasi di lavorazione, ma è necessario modificare quanto segnalato nel messaggio e procedere nuovamente all invio. 35

36 Figura 61 Nella visualizzazione delle fatture è possibile: Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina; Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce; Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista; Conoscere il numero totale dei documenti selezionati. Figura 62 Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 59, è possibile semplificare la ricerca utilizzando l alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 63. Figura 63 Le fatture vengono suddivise in due macro categorie: Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora inviate al Sistema di Interscambio; Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio. 36

37 All interno della sezione Emesse i dati sono raggruppati per: Anno; Mese. Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza. E, inoltre, possibile effettuare una ricerca puntuale della fattura cliccando sul riquadro evidenziato nella Figura 64. Figura 64 Le fatture sono ricercabili per: Numero Documento; Destinatario. Se si è interessati a visualizzare solo gli stati anomali di una determinata fattura bisogna scegliere l opzione Mostra solo Anomalie. Multi Azienda Cliccando sul tasto Azienda, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l azienda per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 65. Figura 65 Non è possibile modifica l azienda mittente se si è nell area inserimento. Quindi consigliamo di scegliere l azienda mittente prima di procedere con le operazioni di inserimento, perché ricordiamo che i dati del mittente vengono automaticamente compilati. Inoltre, selezionando una delle aziende verranno mostrate solo le fatture emesse da quel mittente e non saranno visibili tutte le fatture inserite, cioè non verranno visualizzate le fatture degli altri mittenti. 37

38 Appendice 1. Regole tecniche e riferimenti normativi [1] Portale fattura PA [2] Tracciato tabellare formato fattura PA: Riferimenti normativi [3] Decreto 3 aprile 2013, n [4] Circolare numero 1 del 31/03/2014 Ministero delle Finanze Il processo e gli stati Il processo di comunicazione della fattura prevede i seguenti stati, evidenziati nell elenco fatture nella colonna Stato : Stato IMPORTATO VALIDATO SCARTATO ILTRATO_PEC ACCETTAZIONE AVVENUTA_CONSEGNA ERRORE_CONSEGNA SCARTATO_SDI ACCETTATO_SDI MANCATA_CONSEGNA FILE_N_RECAPITABILE ACCETTATO_PA SCARTATO_PA SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI Tabella 20 Descrizione Correttamente importata da Legalinvoice PA Validata formalmente da Legalinvoice PA Scartata da Legalinvoice PA Spedita via PEC al SDI Accettazione del server PEC di origine Ricevuta da parte del server PEC del SDI Errore da parte del server PEC del SDI Scartata dal SDI Accettata dal SDI In ritardo di consegna alla PA Definitiva mancata consegna alla PA Accettata dalla PA Scartata dalla PA La PA non ha risposto entro 15gg dall invio fattura Gli stati possibili del documento sono rappresentati nel diagramma seguente, in sequenza temporale: FILE_N_RECAPITABILE ACCETTATO_PA MANCATA_CONSEGNA SCARTATO_PA ACCETTATO_PA ACCETTATO_SDI SCADUTO IN IMPORTAZIONE - IMPORTATO VALIDATO- ILTRATO_PEC ACCETTAZIONE AVVENUTA CONSEGNA ERRORE_CONSEGNA SCARTATO_SDI SCARTATO_PA SCADUTO_DECORRENZA TERMINI SCARTATO Figura 66 38

39 Gli stati colorati in azzurro sono stati TRANSITORI, ovvero che rappresentano un passaggio del ciclo della fattura. Gli stati colorati in rosso e verde sono stati FINALI, il che significa che la fattura è giunta alla fine del suo ciclo; in particolare: Gli stati colorati in rosso rappresentano stati finali (oppure in attesa di modifica) ma con un segnale di anomalia. Analizziamo di seguito i casi riscontrabili: FILE_N RECAPITABILE la fattura è considerata emessa; si consiglia di contattare il cliente Pubblica Amministrazione per verificarne i motivi. Nel caso di segnalazioni SCARTATO, SCARTATO_SDI o SCARTATO_PA la fattura non è considerata emessa, ed è nuovamente modificabile per l emissione. Nel paragrafo Legenda degli errori SDI è riportato un elenco dei possibili casi di errore riscontrabili con un dettaglio sul campo da dover modifica per correggere l errore. Vi ricordiamo che le fatture dopo essere state modificate vanno reinviate per poter essere rielaborate dal sistema; Nel caso ERRORE CONSEGNA contattare il supporto. Gli stati colorati in verde rappresentano stati finali non di anomalia, tipicamente non richiedono alcuna azione da parte del cliente. Lo stato ACCETTATO significa che la PA Destinataria ha emesso una notifica di accettazione (facoltativa) entro i 15 gg previsti dalla norma. Lo stato SCADUTO PER DECORRENZA TERMINI significa che la PA Destinataria non ha risposto entro i 15 gg previsti. La fattura è comunque stata correttamente consegnata. Ulteriori dettagli sugli esiti e sul processo interno al Sistema di Interscambio possono essere consultati dal sito fatturapa, gestito dall Agenzia delle Entrate e Sogei in: Legenda degli errori SDI Per agevolare la comprensione dei tipi di errore restituiti dal sistema di interscambio, è messo a disposizione dell utente un documento (reperibile al link: che elenca e descrive le varie tipologie di errore. Di seguito vengono riportate alcune delle casistiche riscontrate: Codice 00301: IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido, in questi casi significa che la PIVA del mittente non è valida; Codice 00302: CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido, in questi casi significa che il CF del mittente non risulta valido; Codice 00305: IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido, in questi casi significa che la PIVA del destinatario non risulta valida. Visto che il campo PIVA non è obbligatorio se presente il CF è possibile omettere questo dato; Codice 00306: CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido, in questi casi significa che il CF del destinatario non è valido; Codice 00311: CodiceDestinatario non valido, in questi casi significa che il CodiceIPA inserito non è corretto; 39

40 Codice 00312: CodiceDestinatario non attivo, in questi casi significa che il CodiceIPA inserito non è ancora attivo (l utente può verifica la data di attivazione dal sito: Codice 00398: Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell anagrafica di riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio Centrale, questo messaggio di errore segnala all utente che è stato utilizzato erroneamente il codiceipa dell ufficio centrale della PA mentre è attivo quello specifico della PA. Infine, il sistema di interscambio effettua una verifica di unicità della fattura al fine di intercettare un accidentale reinvio della stessa fattura. SdI controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa ed elaborata; in quest ottica, qualora i dati contenuti all interno della fattura e relativi a: identificativo cedente/prestatore(mittente); tipologia documento; anno della data fattura; numero fattura; coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto oppure di rifiuto da parte del destinatario Amministrazione o terzo ricevente), il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice 00404: Fattura duplicata Codice 00409: Fattura duplicata nel lotto 40