Manuale della trasparenza digitale e. della gestione del sito ersucam.it

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1 Pagina 1 di 16 Descrizione delle Revisioni Rev. 1: Aggiornamento della normativa al Rev. Organo GRUPPO LAVORO Firma DIRETTORE Firma CONSIGLIO AMMINISTRAZIONE DATA APPROVAZIONE REDAZIONE VERIFICATO APPROVATO

2 Pagina 2 di 16 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Riferimenti 4. Definizioni 5. Responsabilità 6. Indicazioni operative 6.1. Plan La trasparenza digitale e la pubblicazione degli atti e dei contenuti sul sito I contenuti minimi dei siti internet Criteri per la pianificazione degli adempimenti per la gestione del sito internet istituzionale 6.2. Do Determinazione delle responsabilità e dei compiti Visibilità e accessibilità del sito istituzionale e delle informazioni Raccolta, pubblicazione e aggiornamento delle informazioni istituzionali Determinazione della validità delle informazioni 6.3. Check Controllo dei contenuti pubblicati sul sito istituzionale Aggiornamento delle sezioni del sito e dei contenuti 6.4 Act 7. Allegati Il presente manuale operativo, in linea con le indicazioni in tema di gestione dei sistemi di qualità, segue l impostazione della ruota di Deming. Pertanto, il presente documento è strutturato e descrive i 4 momenti fondamentali di un sistema di gestione: - PLAN = PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE DELLE ATTIVITA' - DO = ESECUZIONE E MONITORAGGIO DEL PROCESSO - CHECK = RISCONTRI E VERIFICA DEL PROCESSO - ACT = REAZIONE ALL ESITO DELLA VERIFICA ACT PLAN CHECK DO

3 Pagina 3 di SCOPO Scopo del presente manuale è determinare le azioni e le procedure operative per la gestione del sito internet istituzionale dell (di seguito per brevità ente) e individuare le modalità di pubblicazione di documenti, dati e informazioni, al fine di adempiere agli obblighi in tema di trasparenza digitale. In particolare, considerato che la progettazione e la realizzazione di un sito web devono garantire gli obiettivi di efficacia ed efficienza e la cd. customer satisfaction, con il presente manuale si intendono individuare le responsabilità e le procedure operative per la gestione e la pubblicazione dei contenuti e degli atti sul sito istituzionale dell ente CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente manuale si applica alla gestione del sito internet istituzionale dell ed è destinato al Direttore dell ente, a ciascun responsabile di P.O. e agli operatori dell ente RIFERIMENTI Per la redazione della presente procedura si è fatto riferimento alle seguenti norme nell ultima revisione corrente: - Legge 7 giugno 2000, n. 150 Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni - Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi - D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 Codice per la protezione dei dati personali (codice della privacy) - Allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza - Legge 9 gennaio 2004, n. 4 Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici - Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali art. 6, commi 1 e 2 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n DPR 11 febbraio 2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della L. 16 gennaio 2003, n. 3 - D. Lgs. 07 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale (CAD) modificato con D. Lgs. 30 dicembre 2010, n D.L. 29 novembre 2008, n. 185 (convertito con modificazioni dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2) Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione

4 Pagina 4 di 16 anti-crisi il quadro strategico nazionale (articoli 16 e 16bis in tema di utilizzo della posta elettronica certificata da parte di PA, imprese, professionisti e cittadini) - Legge 18 giugno 2009, n. 69 Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile (articoli 21 e ss. in tema di trasparenza e pubblicazione di dati e provvedimenti) - Legge 4 marzo 2009, n. 15 Delega al Governo finalizzata all ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e alla efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni nonché disposizioni integrative delle funzioni attribuite al Consiglio nazionale dell economica e del lavoro e alla Corte dei conti - D. Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni - Direttiva 8/09 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione - Delibera 105/2010 CIVIT art. 13 comma 6 lettera e) del D. Lgs. 27 ottobre 2009, n Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web 2 marzo DPCM 26 aprile 2011 Pubblicazione nei siti informatici di atti e provvedimenti concernenti procedure ad evidenza pubblica o dei bilanci, adottato ai sensi dell art. 32 della Legge 18 giugno 2009, n Linee guida per i siti web della PA art. 4 della Direttiva 8/09 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione (versione del 29 luglio 2011) 4. - DEFINIZIONI Ai fini del presente manuale, oltre alle definizioni contenute nei testi normativi richiamati al paragrafo precedente, si applicano le definizioni di seguito riportate: - Direttore: il direttore dell ; - documentale: il sistema di gestione informatica dei documenti in uso presso l ente; - ente: l ; - indirizzo la casella di posta elettronica istituzionale dell ente facente capo ad un area amministrativa o a una persona fisica; - pubblicità: conoscibilità degli atti e dei provvedimenti amministrativi; - responsabile della conservazione: responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva secondo quanto previsto dall art. 5 della deliberazione n. 11/2004 CNIPA; - responsabile o titolare di P.O.: il responsabile dell unità organizzativa (U.O.), ai sensi della legge 241/1990, che deve provvedere alla pubblicazione degli atti e dei contenuti di competenza dell U.O., di norma coincidente con il responsabile dell adozione del provvedimento finale;

5 Pagina 5 di 16 - sito: il sito internet istituzionale dell ERSU, creato e mantenuto con l obiettivo prioritario di presentare l istituzione pubblica e di descrivere l organizzazione, i compiti, i servizi di competenza; - trasparenza: conoscibilità dell attività amministrativa; - trasparenza digitale: piena conoscenza delle informazioni relative all organizzazione dell ente, alle attività amministrative e ai servizi erogati, alle prestazioni del personale e alla valutazione delle relative performance; - validità dell informazione o dell atto: determinazione dell intervallo di tempo necessario ai fini dell aggiornamento delle informazioni o degli atti oggetto di pubblicazione sul sito. - web designer: il soggetto (operante all interno o all esterno) che cura ed è responsabile della progettazione tecnica, strutturale e grafica del sito; - webmaster: il soggetto che gestisce e amministra il sito, curando l analisi e lo sviluppo delle applicazioni basate su web, provvedendo a dare indicazioni al responsabile del coordinamento del sito. 5. RESPONSABILITÀ Si individuano le seguenti funzioni: - responsabilità della trasparenza digitale e della pubblicazione dei contenuti sul sito: concerne la redazione di testi che descrivono servizi e attività di propria competenza e la cura della pubblicazione di queste informazioni sul sito, rispondendo della certezza istituzionale della fonte e dell aggiornamento dei dati oggetto di diffusione; - responsabilità della pubblicità legale degli atti: riguarda la cura della pubblicazione sul sito degli atti, al fine di consentire la conoscibilità da parte di terzi, con la garanzia della certezza istituzionale della fonte, nonché dell integrità, dell attualità e della vigenza dell atto o del provvedimento oggetto di diffusione in rete; - responsabilità del coordinamento della gestione del sito: ha ad oggetto la gestione coordinata delle informazioni e dei documenti pubblicati online e dei processi di redazione dei dati istituzionali dell ente, al fine di assicurarne la completezza, l appropriatezza e l attualità; - responsabilità della conservazione dei documenti e delle informazioni: riguarda la conservazione dei dati e dei documenti per finalità amministrative, legali e per scopi storico-archivistici; - responsabilità della gestione informatica del sito: concerne l attività di analisi, progettazione, sviluppo e realizzazione grafica e tecnologica dei servizi del sito, nonché la garanzia del suo corretto funzionamento, della continuità operativa, dell accessibilità e dell usabilità; - responsabilità della gestione e manutenzione degli strumenti elettronici e della protezione dei dati personali: si rinvia ai compiti e alle responsabilità individuate nel Documento Programmatico sulla Sicurezza, adottato e aggiornato dall ente, ai sensi dell art. 34 del codice privacy e dell allegato B al codice privacy.

6 Pagina 6 di PROCEDURA 6.1 PLAN LA TRASPARENZA DIGITALE E LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI E DEI CONTENUTI SUL SITO L art. 1 della legge 241/1990 prevede che l attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza secondo le modalità previste dalla presente legge. Trasparenza e pubblicità costituiscono pertanto criteri generale dell agire amministrativo, per cui mentre in passato la regola era il segreto e la trasparenza l eccezione, dopo l adozione della legge 241/90 si è avuto un cambiamento radicale di questa prospettiva, per cui la regola per ciascuna amministrazione è garantire la trasparenza e la pubblicità della propria attività. Con l adozione della legge 15/2009 e il conseguente decreto legislativo di attuazione (cfr. d. lgs. 150/2009) il criterio della trasparenza ha assunto una nuova accezione, rispetto alla definizione generalmente riconosciuta (e richiamata al paragrafo 5, cui si rinvia): per trasparenza si intende non solamente un criterio generale dell attività amministrativa, atto a consentirne la conoscibilità da parte dei soggetti (mediante gli istituti della partecipazione o il diritto di accesso), ma diviene altresì principio generale di garanzia della piena conoscibilità dell attività amministrativa, al fine di favorire il controllo e la valutazione (generalmente riconosciuta a ciascun cittadino) della attività amministrativa e dei singoli funzionari. In particolare, la trasparenza (secondo l accezione che abbiamo definito digitale), ai sensi dell art. 11, comma 1 del decreto 150/2009, consiste nella garanzia della piena conoscibilità degli assetti organizzativi della pubblica amministrazione, delle risorse utilizzate (umane e strumentali) e dei relativi strumenti e criteri di valutazione, dando anche atto delle retribuzioni che sono erogate e degli obiettivi raggiunti rispetto a quanto pianificato (misurazione della performance). Pertanto, la trasparenza digitale si sostanzia in un obbligo di pubblicazione in internet delle informazioni e degli atti previsti dall art. 11 del d. lgs. 150/2009, che impone di dover inserire nel sito istituzionale un apposita sezione denominata Trasparenza, valutazione e merito. Riassumendo, da quanto detto, discendono due diverse accezioni di trasparenza: a) amministrativa: avente ad oggetto conoscibilità dell attività amministrativa, mediante gli istituti della partecipazione al procedimento amministrativo, l accesso agli atti procedimentali, la comunicazione dei motivi di rigetto; b) digitale:attributo che assume rilevanza mediante la pubblicazione in internet (sui siti istituzionali delle P.A.) di informazioni e atti, ai sensi dell art. 11 del d. lgs. 150/2009, al fine di garantire la piena conoscenza da parte di cittadini e imprese di informazioni relative alla PA e alla attività, al fine di favorire la valutazione, il controllo e il confronto tra diverse pubbliche amministrazioni, anche da parte di soggetti estranei ai processi e ai procedimenti gestiti dall ente. La pubblicazione sul sito di atti contenenti dati personali (ossia informazioni relative a persone identificate) deve avvenire tuttavia nel rispetto dei principi generali stabiliti dal codice della privacy, ed in particolare: a) principio di finalità: per cui qualsiasi trattamento di dati (nel nostro caso di specie la pubblicazione mediante sito) deve avvenire per uno scopo determinato (quindi definito e chiaro sin dall inizio), esplicito (ossia il terzo deve esserne a conoscenza, quindi obbligo di trasparenza) e legittimo (non contrastante con regole di diritto);

7 Pagina 7 di 16 b) proporzionalità ed adeguatezza: ci si riferisce ai dati che devono essere pertinenti, non eccedenti e completi rispetto allo scopo del trattamento (che nel caso di specie è la garanzia del controllo e della valutazione dell operato amministrativo e della performance delle risorse umane); c) garanzia di qualità: consiste nel controllo della esattezza, dell aggiornamento e della correttezza del dato raccolto e oggetto di trattamento e di pubblicazione. Ai principi considerati, devono aggiungersi anche i limiti e i divieti previsti dal codice della privacy, ed in particolare: - il divieto di diffusione ai sensi dell art. 22, comma 8 del d. lgs. 196/2003 codice privacy, per cui atti, provvedimenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere oggetto di pubblicazione in internet, se non procedendo alla diffusione per estratto o con omissis del testo del provvedimento da pubblicare ovvero evitando comunque una associazione diretta tra identità dell interessato e fatti, stati o qualità che siano idonei a rivelare lo stato di salute (a titolo esemplificativo si pensi alla graduatoria per borsa di studio o relativa ad altri servizi erogati dall Ersu che non potrà essere pubblicata in versione integrale se dal punteggio attribuito ad uno studente si possa risalire ad un suo particolare stato di salute o della propria famiglia); - il diritto all oblio, previsto dall art. 11, comma 1 lett. e) del codice privacy, per cui un dato può essere conservato in forma identificativa non oltre il periodo necessario al raggiungimento del fine per cui poteva essere trattato. Questo, con specifico riguardo alla pubblicazione di dati o atti in internet, comporta che ove le informazioni siano riferite a persone identificate o comunque identificabili, occorrerà stabilire il termine finale di pubblicazione o comunque di accesso libero all informazione ivi considerata. La trasparenza digitale, pertanto, ove l atto o l informazione da pubblicare sia riferita a una persona identificata deve essere contemperata con i principi e le regole considerate, per cui potremmo parlare di trasparenza cd. ponderata. A ciò deve aggiungersi quanto previsto dalla novella del codice della privacy ad opera della legge 15/2009, per cui l art. 1 del d. lgs. 196/2003 (nella nuova versione attualmente vigente) dispone che le notizie concernenti lo svolgimento delle prestazioni di chiunque sia addetto ad una funzione pubblica e la relativa valutazione non sono oggetto di protezione della riservatezza personale ; inoltre con provvedimento del 2 marzo 2011 il Garante per la Privacy ha emanato le Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web che meglio stabiliscono le regole per la pubblicazione dei dati personali. Le modalità operative per la pubblicazione sul sito istituzionale dei dati, degli atti e dei contenuti, anche al fine di garantire il rispetto dei principi e dei limiti stabiliti dal codice della privacy, sono indicate nell allegato I CONTENUTI DEL SITO Il sito istituzionale dell ente è idoneo a garantire la trasparenza e la pubblicità dell attività amministrativa e costituisce altresì lo strumento per favorire il processo di digitalizzazione dell attività amministrativa, poiché consente di fornire servizi informativi e dispositivi ai propri utenti, favorendo l effettivo esercizio di quattro diritti fondamentali: - diritto all accesso; - diritto all informazione;

8 Pagina 8 di 16 - diritto alla formazione; - diritto alla partecipazione. Occorre, tuttavia, considerare l art. 19, comma 3 del codice della privacy, che dispone che la diffusione di dati personali da parte di un soggetto pubblico è ammessa unicamente quando sia prevista da una norma di legge o di regolamento. Ciò comporta che, fermo il generale principio di trasparenza dell azione amministrativa, di pubblicità dei provvedimenti amministrativi e della partecipazione attiva da parte dei cittadini, al fine di poter pubblicare dati personali di terzi sui propri siti istituzionali, gli enti pubblici devono verificare che ci sia una espressa previsione normativa (legge o regolamento), che autorizzi l operazione considerata. Pertanto, quanto disposto dall art. 1 del codice della privacy (così come integrato dalla legge 15/2009) sebbene costituisca un criterio generale con riferimento alla valutazione ed al controllo degli addetti all esercizio di una funzione pubblica, deve trovare sempre un concreto riferimento normativo che autorizzi alla diffusione (quindi alla pubblicazione) di dati personali riferiti a terzi (altrimenti non si potrebbe procedere, non essendo contemplata la possibilità di poter diffondere dati in altro modo); come detto il Garante per la Privacy con il provvedimento del 2 marzo 2011 ha meglio stabilito le regole per la pubblicazione di detti dati. In relazione alla progettazione e allo sviluppo dei siti web, il Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) ha fornito indicazioni di carattere generale e norme specifiche riferite ai contenuti minimi, che il sito istituzionale delle amministrazioni statali (ma ciò vale in linea di principio anche per le pubbliche amministrazioni territoriali e quindi anche per gli enti strumentali di queste) deve contenere, per garantire il livello minimo di servizio al cittadino (rientrando tale previsione in quelli che sono definiti come livelli essenziali di prestazioni, che sono di competenza della legislazione statale, ai sensi dell art. 117, comma 2 lettera m) della nostra carta costituzionale). Negli allegati 02 e 03 sono riportati, pertanto, i contenuti minimi obbligatori per legge da pubblicare sul sito dell ente, con specifica indicazione del riferimento normativo e della validità dell informazione o dell atto. Nell allegato 04 sono riportate, invece, le indicazioni operative per procedere alla redazione dei testi, aventi ad oggetto la descrizione dei servizi e delle attività, da pubblicare sul sito dell ente, come contenuti aggiuntivi rispetto a quelli minimi indicati agli allegati 02 e CRITERI PER LA PIANIFICAZIONE DEGLI ADEMPIMENTI PER LA GESTIONE DEL SITO INTERNET ISTITUZIONALE Il sistema di gestione del sito internet istituzionale dell ente si basa sui seguenti principi e indirizzi generali: determinazione delle responsabilità connesse alla redazione, pubblicazione e aggiornamento dei contenuti; individuazione di un responsabile unico della gestione e della verifica del sito dell ente; determinazione degli obblighi preventivi relativi alla scelta e alla rintracciabilità del nome di dominio; iscrizione a indici o elenchi pubblici e aggiornamento delle informazioni per favorire la ricerca in rete del sito e per facilitare la conoscenza dei dati minimi riferiti all ente; individuazione degli scopi e degli obiettivi del sito, sia a livello istituzionale, sia a livello di unità organizzativa, al fine di determinare le tipologie di atti e dati da pubblicare; verifica delle informazioni minime e delle tipologie di atti da pubblicare, secondo gli obblighi normativi vigenti; verifica dello stato della digitalizzazione dei processi interni e dei procedimenti;

9 Pagina 9 di 16 determinazione del livello di interazione da realizzare tra ente e utenti dei servizi del sito; individuazione delle tipologie di informazioni da pubblicare, oltre ai contenuti minimi, da parte di ciascun responsabile di P.O.; previsione di politiche di garanzia dell aggiornamento continuo delle informazioni medesime; razionalizzazione dei contenuti del sito internet, mediante la definizione di procedure di controllo e di definizione dei bisogni, anche mediante questionari di customer satisfaction. Per quanto riguarda i contenuti e le modalità di relazione tra utenti dei servizi e ente, quest ultimo non deve limitarsi a pubblicare sul sito solamente informazioni relative alla propria attività, ma, come raccomandato e indicato nelle Linee guida sui siti web, deve cercare di raggiungere il massimo livello di funzionalità dei servizi offerti all utenza, che possono variare in relazione alle finalità del sito e al livello di interazione con l utenza, che si intende realizzare. In via generale, si possono distinguere cinque diversi livelli di interazione, così come riportati nella tabella seguente: Livello Obiettivi primari Servizi offerti interazione Livello 1 Informazione Fornire all utente informazioni sul procedimento amministrativo o sui servizi offerti (oggetto, termini di richiesta, condizioni) e sulle modalità di espletamento (servizi disponibili, importi, condizioni) Livello 2 Interazione a una via Oltre alle informazioni, sono resi disponibili all utente i moduli per la richiesta di interesse che dovrà poi essere inoltrata attraverso canali tradizionali Livello 3 Interazione a due vie L utente può avviare il procedimento di interesse e viene garantita online solo la presa in carico dei dati immessi dall utente e non la loro contestuale elaborazione Livello 4 Transazione L utente può avviare il procedimento di interesse fornendo i dati necessari ed eseguire la transazione corrispondente interamente online, incluso l eventuale pagamento dei costi previsti Livello 5 Personalizzazione e pro-attivo L utente, oltre ad eseguire online l intero ciclo del procedimenti di interesse, riceve proattivamente informazioni (scadenze, esito procedimento, ). Pertanto, il responsabile di ciascuna P.O. e il Direttore, ciascuno per quanto di competenza, devono svolgere: - azioni continue di verifica e aggiornamento dei contenuti web pubblicati nel sito; - rendere evidente l attività di monitoraggio e di verifica; - valutare l opportunità di avviare interventi di razionalizzazione dei contenuti; - promuovere una verifica dell utilità del sito o delle sezioni del sito. Le modalità operative sono descritte nel prossimo paragrafo e nei relativi allegati tecnici.

10 Pagina 10 di DO DETERMINAZIONE DELLE RESPONSABILITA E DEI COMPITI L è un ente strumentale della Regione Marche, istituito per il diritto allo studio. Da diversi anni, l ente è impegnato nel miglioramento della qualità dei propri servizi e nel processo di digitalizzazione dell attività amministrativa e della dematerializzazione dei documenti e degli archivi cartacei, attraverso l utilizzo di un sistema documentale (si rinvia alle definizioni). L ente ha un proprio sito internet gestito secondo quanto definito nel presente manuale ed ha un collegamento alla intranet della Regione Marche, ai fini di utilizzare sistemi gestionali e servizi ai propri dipendenti. Nell ambito della politica di garanzia della trasparenza digitale e della digitalizzazione dell attività amministrativa, anche con riferimento all utilizzo di sistemi di gestione dei contenuti (che vanno comunemente sotto la denominazione di Content Management System -. CMS), nel determinare chi deve fare che cosa, l ente ha scelto una architettura di responsabilità diffuse, così come descritte al paragrafo 5 del presente manuale, cui si rinvia. È, altresì, istituito un gruppo di lavoro, incaricato di provvedere all adempimento dei obblighi previsti dalla normativa in tema di digitalizzazione. L organigramma riportato di seguito indica le figure preposte alla gestione del sito e degli obblighi previsti dal CAD e dalle norme di settore: Direttore Responsabile sistemi informativi Gruppo di lavoro Responsabile P.O. Responsabile P.O. Responsabile P.O. Il Direttore dell ente è responsabile: 1) del coordinamento delle attività svolte dal gruppo di lavoro; 2) della verifica e dell aggiornamento del presente manuale, redatto dal gruppo di lavoro, da sottoporre all approvazione del Consiglio di Amministrazione; 3) della pubblicazione dei contenuti di propria competenza, nel rispetto della procedura operativa indicata nell allegato 01;

11 Pagina 11 di 16 4) della pubblicazione sul sito internet dei contenuti minimi indicati nell allegato 02 al presente manuale; 5) del coordinamento della gestione e dell aggiornamento del sito con poteri di indirizzo e di controllo nei confronti dei titolari di P.O. e del responsabile dei sistemi informativi; 6) della descrizione dei servizi e delle attività di propria competenza, secondo le indicazioni riportate nella scheda allegato 04 al presente manuale; 7) della indicazione ai responsabili di ciascuna area della necessità di procedere all aggiornamento delle informazioni pubblicate sul sito dell ente e di eventuali integrazioni e aggiornamenti di contenuti, rispetto a novità normative o a indicazioni o indirizzi del consiglio di amministrazione; 8) della verifica, mediante l utilizzo della lista di controllo (allegato 05), dei contenuti di propria competenza pubblicati sul sito; 9) della redazione annuale del Piano triennale per la trasparenza e l integrità (come previsto dal D. Lgs 150/2009) da predisporre all esito dell analisi delle risultanze dei controlli svolti dai responsabili di P.O., obbligati alla compilazione della check-list riportata all allegato 05; tale programma dovrà essere presentato al Consiglio di Amministrazione, quindi pubblicato sul sito dell Ente. 10) della redazione semestrale dello stato di attuazione del predetto Piano triennale per la trasparenza e l integrità (sezione programmatica) e della relativa pubblicazione sul sito dell Ente. Ciascun responsabile di P.O. deve: 1) procedere alla redazione e alla pubblicazione dei contenuti e degli atti nel rispetto della procedura operativa di cui all allegato 01; 2) pubblicare sul sito i contenuti minimi di propria competenza, secondo quanto indicati nell allegato 03 al presente manuale; 3) redigere la descrizione delle attività e dei servizi di competenza della propria area (secondo gli indirizzi contenuti nell allegato 04 al presente manuale); 4) predisporre la redazione e l aggiornamento della modulistica da pubblicare sul sito dell ente; 5) determinare l ambito di accesso ai contenuti e agli atti, secondo quanto indicato al paragrafo del presente manuale; 6) individuare, per ciascuna tipologia di contenuti aggiuntivi e per la descrizione dei servizi e delle attività, la validità delle informazioni, al fine di determinarne la periodicità dell aggiornamento o la scadenza di pubblicazione; 7) redigere un report annuale, avente ad oggetto la verifica e lo stato della pubblicazione sul sito degli atti e dei contenuti di propria competenza, compilando l apposito modello riportato all allegato 05, da consegnare al Direttore. Il responsabile della sicurezza informatica deve: 1) provvedere alla registrazione del dominio.gov.it, secondo le indicazioni fornite nelle Linee guida sui siti web redatte da Formez e DigitPa;

12 Pagina 12 di 16 2) procedere alla attivazione e alla gestione delle caselle di posta elettronica certificata, prescrivendo eventuali modalità operative per gli incaricati dell ente; 3) procedere alla registrazione presso l indice delle pubbliche amministrazioni (all indirizzo: del sito istituzionale e delle informazioni relative alla casella di posta elettronica certificata e alla casella istituzionale; 4) curare la formazione del personale su profili e argomenti di natura tecnologica e organizzativa, favorendo la conoscenza e la distribuzione delle procedure previste nel presente manuale; 5) provvedere alla implementazione di procedure informatiche per la corretta conservazione dei messaggi di posta elettronica (ricevuti sia sulle cartelle di PEC, sia di posta istituzionale); 6) tenere i rapporti con la Regione Marche (ufficio competente) con riferimento all utilizzo delle procedure informatiche mediante accesso all intranet della Regione Marche; 7) curare i rapporti con la Regione Marche (ufficio competente) per quanto riguarda il corretto uso e l aggiornamento delle procedure informatiche e i sistemi di competenza regionale; 8) curare e mantenere le relazioni tra ente e service provider esterno per quanto riguarda la progettazione, l architettura e l aggiornamento del sito con riferimento agli obblighi previsti in tema di trasparenza digitale dalla normativa, dal consiglio di amministrazione o dal direttore dell ente VISIBILITA E ACCESSIBILITA DEL SITO ISTITUZIONALE E DELLE INFORMAZIONI L ente è tenuto ad informare gli utenti dell esistenza del sito istituzionale segnalandone chiaramente l indirizzo in tutte le occasioni di comunicazione ed in particolare: nella carta intestata dell ente e nei biglietti da visita dei dipendenti; nella firma istituzionale delle dei dipendenti; nella modulistica; nei manifesti; nei documenti a circolazione esterna; nelle pubblicazioni cartacee di ogni tipo; nei comunicati pubblicitari, comunicati stampa. Per quanto riguarda il tema dell accessibilità la legge 9 gennaio 2004, n. 4, recante Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici, ha introdotto l obbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di siti web accessibili. In base a questa legge, l accessibilità è definita come la capacità dei sistemi informatici, nelle forme e nei limiti consentiti dalle conoscenze tecnologiche, di erogare servizi e fornire informazioni fruibili, senza discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni particolari.

13 Pagina 13 di 16 L accessibilità non riguarda solamente profili tecnologici, ma deve riguardare anche la conoscibilità e la diffusione dell indirizzo del sito istituzionale, nonché la chiarezza e la completezza delle informazioni relative ai servizi da fornire agli utenti. L accessibilità ai dati riguarda, altresì, la determinazione dell ambito di conoscibilità delle informazioni istituzionali. Pertanto, si prevedono tre diversi canali di accesso, a seconda della natura delle informazioni: a) dati pubblici: sono quelli indicati dall art. 54 del CAD e dall art. 11 del d. lgs. 150/2009. Costituiscono informazioni liberamente consultabili mediante accesso pubblico e senza necessità di autenticazione; b) dati a rilevanza esterna ad accesso selezionato: rappresentano informazioni che possono essere conosciute solamente da chi ha una posizione qualificata (ad esempio utente di servizi ovvero soggetto che ha partecipato ad una procedura ad evidenza pubblica), per cui, sebbene siano dati a rilevanza esterna, potranno essere conosciuti solamente previa verifica dell identità del richiedente, mediante user-id e password o utilizzo di smart card con certificato di autenticazione; c) dati a rilevanza interna: sono accessibili solamente da enti e soggetti che svolgono funzioni di indirizzo e di controllo o attività di natura gestionale. Per ciascuna tipologia di dato, il Direttore e il responsabile di area, ciascuno per quanto di propria competenza, devono determinare l ambito di conoscibilità (da indicare nell allegato 04), secondo i criteri indicati nell allegato RACCOLTA, PUBBLICAZIONE E AGGIORNAMENTO DELLE INFORMAZIONI ISTITUZIONALI L articolo 11 del d. lgs. 150/2009 definisce la trasparenza come accessibilità totale, anche attraverso lo strumento della pubblicazione sui siti istituzionali delle amministrazioni pubbliche, delle informazioni concernenti ogni aspetto dell organizzazione, degli indicatori relativi agli andamenti gestionali e all utilizzo delle risorse per il perseguimento delle funzioni istituzionali, dei risultati dell attività di misurazione e valutazione svolta dagli organi competenti, allo scopo di favorire forme di diffuse di controllo del rispetto dei principi di buon andamento e imparzialità ; con Delibera n. 105 del 14 ottobre 2010 Linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l integrità, la Commissione per la Valutazione, la Trasparenza e l Integrità delle Amministrazioni Pubbliche ha meglio specificato le informazioni da pubblicare e le modalità di pubblicazione sul sito. Inoltre, al fine di garantire la compatibilità della previsione rispetto al quadro costituzionale, si prevede che la trasparenza costituisce livello essenziale delle prestazioni erogate dalle amministrazioni pubbliche ai sensi dell art. 117,secondo comma, lettera m) della Costituzione. Il Direttore è responsabile della redazione e della pubblicazione sul sito internet dei contenuti minimi (riportati in allegato 02) e dei contenuti aggiuntivi (da individuare secondo gli indirizzi riportati in allegato 04), per i quali occorre verificare l ambito di conoscibilità e di accesso ai dati, in modo particolare con riferimento ai dati personali. Considerato che l articolo 19, comma 3 del d. lgs. 196/2003 (codice privacy) ammette la diffusione dei dati personali solamente ove prevista da legge o da regolamento e nel rispetto dei principi generali previsti dall art. 11, meglio specificato dal Garante per la Privacy con le linee guida del 2 marzo 2011, ciascun

14 Pagina 14 di 16 addetto alla pubblicazione di atti, provvedimenti e atti deve procedere nel rispetto dei criteri previsti nell allegato 01. Inoltre, nel provvedere alla descrizione dei servizi e delle attività, occorrerà valutare se, con riferimento alla tipologia di atto o di dato personale da pubblicare in internet, vi sia una espressa previsione normativa che autorizzi la conoscibilità da parte di terzi. Inoltre, secondo quanto detto in precedenza, la diffusione di dati personali riferiti a terzi dovrà avvenire nel rispetto dei principi di finalità e proporzionalità e adeguatezza rispetto allo scopo del trattamento (ossia alla garanzia delle esigenze di trasparenza e conoscibilità dell azione amministrativa) GESTIONE DELLA PUBBLICAZIONE DI ATTI E DI INFORMAZIONI DI COMPETENZA DI CIASCUNA UNITA ORGANIZZATIVA Ciascun responsabile di P.O., per quanto di propria competenza, provvede alla raccolta, redazione e pubblicazione dei contenuti, secondo quanto riportato negli allegati 03 e 04. In particolare, deve redigere la descrizione sintetica dei servizi e delle attività svolte dalla propria area di competenza, secondo lo schema indicato nell allegato 04, determinando il conseguente livello di interattività tra ente e utenti. La valutazione e la redazione dei contenuti, in sede di prima attuazione e redazione, potrà avvenire con l assistenza del gruppo di lavoro. Il responsabile di P.O. è comunque responsabile della redazione dei contenuti e della pubblicazione sul sito dell ente dei contenuti minimi riportati nella tabella da compilare. Al fine di favorire la trasparenza dell attività è in facoltà del responsabile determinare contenuti aggiuntivi da pubblicare sul sito dell ente nella sezione di propria competenza, individuando l ambito di accesso, secondo le regole ed i limiti previsti dal codice della privacy e indicati nell allegato DETERMINAZIONE DELLA VALIDITA DELLE INFORMAZIONI Direttore, responsabili di P.O. e responsabile della sicurezza, ciascuno per quanto di propria competenza, devono definire, per ciascuna tipologia di contenuto, i criteri di validità delle sezioni e dei contenuti specifici da pubblicare, al fine di favorire e consentire l aggiornamento continuo dei contenuti sulla base dei criteri definiti. Secondo le indicazioni fornite con le Linee guida per i siti web delle PA, tra gli attributi di validità, associabili ad una sezione o ad un contenuto, si possono individuare i seguenti: permanente: la sezione o il contenuto in sé non è soggetto ad obsolescenza, potendo sempre essere modificato o integrato, ma non perdendo mai di significatività (ad esempio, nel caso dell ente, il riferimento è alla tipologia di servizi afferenti al diritto allo studio ovvero i dati riferiti alla storia dell ente); collegata: il contenuto è collegato ad un evento che ne determina la necessità di aggiornamento (es. il contenuto Il Presidente o Organigramma è collegato alla variazione di nomine o dell assetto organizzativo dell ente);

15 Pagina 15 di 16 a termine: il contenuto ha una scadenza che ne determina l eliminazione ovvero lo spostamento in un archivio (es. un avviso, una notizia, ). Pertanto, ciascun soggetto responsabile della pubblicazione dei contenuti deve attribuire la validità per ciascun elemento, mediante la compilazione degli allegati. Le politiche di verifica, di controllo e di aggiornamento, descritte nella sezione 6.3. del presente manuale, sono collegate alla validità attribuita ai contenuti medesimi. 6.3 CHECK CONTROLLO DEI CONTENUTI PUBBLICATI SUL SITO ISTITUZIONALE I contenuti pubblicati sul sito internet devono essere soggetti a controllo periodico, secondo i criteri di validità indicati in sede di compilazione delle schede riportate negli allegati aventi ad oggetto la indicazione dei contenuti minimi (allegati 02 e 03) e dell allegato 04, relativo alle indicazioni per la redazione dei contenuti aggiuntivi. Considerato che si utilizza, per la tenuta del sito istituzionale, un sistema per la gestione dei contenuti (CMS), che consente il controllo anche automatico delle scadenze di pubblicazione (mediante la indicazione del termine iniziale e di quello finale), si richiama l attenzione degli operatori e di coloro che provvedono alla pubblicazione materiale a prestare attenzione alla individuazione di tali elementi (ossia alla indicazione della data di inizio e di fine della pubblicità dell informazione). Il Direttore, in qualità di responsabile della gestione del sito, deve segnalare a ciascun responsabile di P.O. le esigenze di aggiornamento o di integrazione di contenuti. Tuttavia, al fine di favorire il controllo si deve provvedere ad una verifica dei singoli contenuti pubblicati, compilando la checklist fornita in allegato (allegato 05), da utilizzare come report annuale da fornire da parte di ciascun responsabile di P.O. al Direttore AGGIORNAMENTO DELLE SEZIONI DEL SITO E DEI CONTENUTI In base alle risultanze dell attività di controllo, si deve procedere all aggiornamento delle sezioni e dei contenuti ciascuno per quanto di propria competenza. L attività di aggiornamento è riportata nel file di log del CMS, soggetto a conservazione elettronica da parte del service provider. Il responsabile dei sistemi informativi verifica i contenuti dei file di log, al fine di valutare il corretto funzionamento del sito e l utilizzo delle procedure di visualizzazione, di redazione e di aggiornamento dei contenuti. Con cadenza annuale, entro il mese di novembre, ciascun responsabile di P.O. compila la lista di controllo da presentare al Direttore, utilizzando il modello riportato in allegato 05. Il Direttore raccoglie le schede presentate da ciascun responsabile di area al fine di aggiornare il Programma triennale per la trasparenza e l integrità, ai sensi del d. lgs. 150/2009 e lo sottopone al Consiglio di amministrazione entro il mese di dicembre.

16 Pagina 16 di 16 Il Direttore verifica, coadiuvato dal responsabile dei sistemi informativi e dal gruppo di lavoro dell ente, lo stato della pubblicazione e dei file di log del CMS, adottando tutte le misure e gli accorgimenti, sia di natura tecnologica, sia organizzativa. Il Direttore segnala ai singoli responsabili di area e ai dipendenti le necessità di aggiornamento dei contenuti. 6.4 ACT Il Direttore, all esito dell attività di controllo, segnala eventuali non conformità riscontrate tra quanto pubblicato sul sito e quanto previsto nelle procedure organizzative ed operative previste nel presente manuale, chiedendo motivazione al riguardo. Il Direttore e il gruppo di lavoro provvedono a raccogliere eventuali proposte di aggiornamento, modifica o integrazione al presente manuale o agli allegati, procedendo alla redazione di eventuali revisioni, da proporre al Consiglio di Amministrazione per l approvazione. Il presente manuale ed i relativi allegati vengono pubblicati sul sito di supporto dell Ente a disposizione di tutti i dipendenti. Il responsabile dei sistemi informativi può redigere circolari esplicative o linee guida di natura tecnologica, atte a favorire il corretto utilizzo degli strumenti e delle procedure, sia dell ente, sia della Regione o di altri fornitori esterni. I materiali così redatti sono pubblicati sul sito di supporto dell Ente a disposizione di tutti i dipendenti, che hanno l onere di visionare e di rispettare le indicazioni fornite, fatta salva la possibilità di richiedere eventuali azioni di formazione e di informazione mirate. 7 ALLEGATI Allegato 01 Linee guida per la pubblicazione dei dati, degli atti e dei contenuti Allegato 02 Check-list per la pubblicazione sul sito dei contenuti minimi istituzionali Allegato 03 Check-list per la pubblicazione sul sito dei contenuti minimi Allegato 04 Check-list per il monitoraggio dei procedimenti amministrativi e dei servizi Allegato 05 Lista di controllo per la verifica dei contenuti pubblicati sul sito

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