l utente finale «sessione di prova» manuale operativo dettagliato

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2 Queste slides sono state concepite per fornire una guida immediata (ma non superficiale e non soltanto «quickstart») per comprendere ed utilizzare al meglio il nuovo portale di videoconferenza della FIBA. La videoconferenza, con tutte le funzionalità ad essa accessorie, implementate nel nostro applicativo, presenta potenzialità straordinarie. Come per ogni altro strumento, è l utente finale che, con le abilità acquisite per la pratica di utilizzo e con la propria creatività, può valorizzarne al massimo i risultati. Una volta visualizzate e comprese queste slides, vi consigliamo comunque di fare almeno una «sessione di prova» per fare pratica concreta sullo strumento: apprese le funzioni di base, vi accorgerete che si tratta di un ambiente di lavoro estremamente intuitivo ed amichevole. Resta comunque disponibile il manuale operativo dettagliato (il cui link sarà sempre automaticamente presente nelle mail di invito a tutti i partecipanti ai meeting) nel caso siate interessati ad approfondire aspetti specifici dell applicativo.

3 Il Presidio Tecnologico della Fiba Nazionale, che ha curato lo sviluppo e la realizzazione dell applicativo, è al vostro fianco in questa fase introduttiva: per effettuare ogni verifica di funzionamento e configurazione sulle vostre postazioni,che intendete utilizzare per la videoconferenza; per guidarvi in fase di l attivazione e realizzazione delle prime sessioni di video-meeting; assistervi per ogni dubbio, chiarimento, approfondimento. Tel /

4 SOMMARIO INTRODUZIONE: PERCHE LA VIDEOCONFERENZA CHE COS E : LO STRUMENTO COME FUNZIONA: LO SCHEMA DI FUNZIONAMENTO DI UN VIDEO MEETING COSA OCCORRE AVERE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA COSA FARE PER COLLEGARSI COME OPERARE QUANDO SI E COLLEGATI: L INTERFACCIA DEL CLIENT 1 LA BARRA DEGLI STRUMENTI 2 LA SEZIONE ATTIVITA UTENTE 3 LA BARRA INFORMAZIONI LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE (APPROFONDIMENTI) PROBLEMI E SOLUZIONI: TROUBLESHOOTING

5 INTRODUZIONE PERCHE LA VIDEOCONFERENZA

6 INTRODUZIONEONE L Ubiquità I Greci raffiguravano spesso il dio Mercurio, messaggero degli dei, con le ali ai piedi, quasi a sottolineare che la comunicazione in tempo reale fosse una risorsa di cui solo gli dei potevano avere l esclusiva. Le tecnologie della telefonia e delle reti ci hanno permesso il secolo scorso di trasferire questo mito nella quotidianità, chiunque può comunicare con chi vuole a costi sempre più modesti e con strumenti sempre più ricchi. Negli scenari più recenti la videoconferenza si è diffusa con successo tra le utenze aziendali, associative, formative. Grazie alla disponibilità di connessioni performanti e ai bassi costi, ora la videoconferenza è alla portata di tutti, quando sino a pochi anni fa si era ritagliata una costosa nicchia nelle sole aziende e strutture che ne potevano sostenere gli oneri. Ecco che allora basta allungare la mano, accendere il computer, e si diventa ubiqui, si è qui ma anche altrove, ci si confronta e si interagisce con altri utenti remoti, che vediamo e ascoltiamo, con i quali possiamo condividere in tempo reale materiali, schemi, idee, scambiare documenti, discutere progetti.

7 La possibilità di moltiplicare le opportunità di contatto e di confronto al proprio interno costituisce da sempre un obiettivo primario per la nostra federazione. Realizzare concretamente questa possibilità, come accade per ogni altra organizzazione umana, è un processo oneroso, perché tutto ciò che non può essere risolto con contatti formali via o telefonia implica la mobilità delle persone, che devono spostarsi per incontrarsi, spesso per centinaia di chilometri: tempo disperso, disagi e rischi sostenuti per i trasporti, spese accessorie da affrontare. Un valido strumento per realizzare efficacemente riunioni e contatti faccia a faccia, senza che sia necessario che le persone coinvolte nel meeting lascino le loro rispettive sedi, è la videoconferenza.

8 Con la videoconferenza si realizza l idea di delocalizzazione perfetta dei contatti, si possono mettere in comunicazione contemporanea audio e video persone tra loro anche molto distanti: c è più efficienza, più produttività, le decisioni possono essere prese in modo più rapido, le idee esaminate immediatamente, i materiali condivisi in tempo reale. Sino a tempi relativamente recenti non era possibile concretamente utilizzare la videoconferenza in modo efficace, salvo (1) ricorrere a dispositivi onerosi installati presso le postazioni di ciascun videoconferente, e (2) investire in abbonamenti a linee di collegamento dedicate identicamente costose. (3) d altra parte, le soluzioni di videoconferenza via internet erano di scarsa efficacia, soprattutto in presenza di meetings di tipologia multi postazione.

9 LA PIATTAFORMA DI VIDEOCONFERENZA DELLA FIBA-CISL Per queste ragioni, sino ad oggi la FIBA Nazionale aveva costantemente monitorato le opportunità presenti sul mercato, anche a fronte di istanze provenienti in tal senso dalle stesse Strutture, ma per ragioni sia di performance che di costi, le soluzioni possibili non presentavano un effettiva appetibilità. Nel frattempo la tecnologia delle reti si è potenziata e sviluppata, e soprattutto sono stati concepiti applicativi che permettono di realizzare ottime sessioni in multiconferenza con normali linee ADSL, da una normale postazione di un personal computer e con l ausilio di una comune webcam. La FIBA Nazionale ha optato, fra queste, per una soluzione che al momento riserva elevata affidabilità e scalabilità prospettica, costruendo la propria piattaforma di comunicazione WeMeet sull architettura dell applicativo E- Works (http://www.e-works.it/) nel portale della nostra intranet nazionale:

10 CHE COS E LO STRUMENTO VIDEOCONFERENZA

11 IN SINTESI La piattaforma E-Works v4.5, per la sua completezza funzionale, la flessibilità e la semplicità di impiego, può essere utilizzata in tutti gli ambiti nei quali si rende necessario approntare sistemi di comunicazione e collaborazione a distanza. Il più comune di questi ambiti è la collaborazione professionale tra gruppi di lavoro intra o inter aziendali, associativi, culturali. Ma oltre a tale ambito collaborativo, e-works, attraverso funzionalità specifiche, è in grado di supportare le modalità collaborativo-didattiche della situazione Aula Virtuale

12 FUNZIONALITA DISPONIBILI CON QUESTA PIATTAFORMA Audio VOIP full duplex: audio di alta qualità, bidirezionale, attivabile per tutti i partecipanti Video multipunto: si possono visualizzare tutti i partecipanti ad una videoconferenza contemporaneamente. Whiteboard: lavagna condivisa tra tutti i partecipanti che permette di condividere documenti, immagini e presentazioni. Co-browsing: navigazione assistita tramite browser integrato per tutti i partecipanti alla videoconferenza. Polling e quiz: durante la videoconferenza è possibile effettuare sondaggi, fare domande o quiz ai partecipanti, per poi raccogliere i risultati. Registrazione: si possono registrare le videoconferenze e convertile in un filmato con il tool e-works Autore. Crittazione dei dati: la privacy è al sicuro grazie ai migliori algoritmi di crittazione dei flussi audio, video, chat e collaborazione. Controllo remoto telecamere PTZ: è possibile controllare da remoto la telecamera, zoomare sui dettagli, cambiare inquadratura. Trasferimento files: si possono trasmettere facilmente files agli altri partecipanti. Tutti i partecipanti durante la videoconferenza hanno a disposizione una Room di chat con la quale possono comunicare testualmente con tutti gli altri o con i singoli selezionati

13 COME FUNZIONA LO SCHEMA DI FUNZIONAMENTO DI UN VIDEO MEETING

14 LO SCHEMA DI FUNZIONAMENTO DI UN VIDEO MEETING: ATTIVAZIONE 3 Internet 1 2 Internet HOST SERVER E-WORKS PARTECIPANTE 1. Il promotore della videoconferenza (host) si collega al server E- Works 2. Dal server l host seleziona una serie di utenti ed invia loro automaticamente un invito in posta elettronica a partecipare, con indicazione: dell ora di inizio, della durata, del tema trattato; del link delle credenziali di accesso; del link per scaricare il software per effettuare la videoconferenza (serve solo la prima volta); può anche essere inviato un documento allegato eventualmente oggetto del meeting. 3. I partecipanti ricevono la mail, scaricano il client, si collegano con le rispettive credenziali al server. 4. Si avvia la sessione di videoconferenza. PARTECIPANTE PARTECIPANTE

15 LO SCHEMA DI FUNZIONAMENTO DI UN VIDEO MEETING: RUOLO DELL HOST (1) Gestisce la riuscita ottimale della sessione includendo od escludendo flussi dati audio e video dei partecipanti se necessario. (2) Assegna il ruolo di oratore agli altri partecipanti, con la possibilità di gestire da parte loro la lavagna e gli altri elementi condivisi. PARTECIPANTE (3) Gestisce se necessario o previsto la scaletta degli interventi programmati, delle alzate di mano, ecc. GESTIONE ATTIVITA HOST PARTECIPANTE (4) Invia documenti, files, condivide materiali, contenuti e finestre di browser e di programma del proprio desktop con gli altri partecipanti. (5) Sottopone sondaggi e votazioni (polling) in tempo reale agli altri partecipanti, condividendone o meno i risultati. (6) Se la videosessione è dotata di telecamere con controllo remoto, gestisce le inquadrature. PARTECIPANTE

16 LO SCHEMA DI FUNZIONAMENTO DI UN VIDEO MEETING: RUOLO PARTECIPANTE (1) Può chiede e prendere la parola in ogni momento (2) Può inviare files, immagini, documenti agli altri partecipanti PARTECIPANTE (3) Può farsi assegnare le funzioni di oratore e di presenter dall host e gestire lavagna, browser e ogni altro elemento di condivisione con gli altri partecipanti ATTIVITA HOST PARTECIPANTE (4) Può partecipare attivamente ai sondaggi proposti con il proprio voto (5) Può manifestare con l apposita funzione in ogni momento accodo o disaccordo sui contenuti trattati dall oratore PARTECIPANTE (6) Può chattare in diverse finestre con tutti gli altri partecipanti o con singoli partecipanti per scambiare idee, opinioni, commenti.

17 COSA OCCORRE AVERE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA

18 COSA E NECESSARIO AVERE: ACCESSORI DI BASE da collegare al PC Una WEBCAM consigliato Oppure Un AUDIOCUFFUA con MICROFONO incorporato Un MICROFONO ed ALTOPARLANTI ATTIVI

19 COSA E POSSIBILE AVERE: DISPOSITIVI VIDEO CONSIGLIATI PER POSTAZIONI INDIVIDUALI Logitech Quick Cam Sphere. Dispone di messa a fuoco automatica, robotizzata, riconosce e segue i volti automaticamente in caso di movimento. PER POSTAZIONI INDIVIDUALI PER POSTAZIONI NOTEBOOK PER POSTAZIONI IN AULE QuickCam Pro Webcam ad alte prestazioni con messa a fuoco automatica. Caratteristiche: Messa a fuoco automatica, Ottica Carl Zeiss, RightLight 2 QuickCam Pro for Notebooks. Webcam ad alte prestazioni con messa a fuoco automatica per notebook. Caratteristiche: Messa a fuoco automatica, Ottica Carl Zeiss, RightLight 2, Sensore da 2 megapixel, Video ad alta definizione Telecamera PTZ Sony EVI-D100. Telecamera PAL/NTSC Robotizzata Pan - Tilt - Zoom gestibile da remoto - Con telecomando PER POSTAZIONI IN AULE Telecamera PTZ Sony EVI-D70P. La videocamera EVI-D31 offre un'eccellente qualità dell'immagine con più di 450 linee TV. Copertura su ampio angolo. Zoom 12X, f=da 5,4 a 64,8mm e da F1,8 a F2,7

20 COSA E POSSIBILE AVERE: DISPOSITIVI AUDIO CONSIGLIATI PER POSTAZIONI INDIVIDUALI Logitech ClearChat Comfort USB Leggera e di massimo comfort. Controlli posti sul cavo. Indicatore disattivazione microfono. Microfono con eliminazione del rumore e girevole. PER POSTAZIONI UFFICIO Microfono con speaker ClearOne Chat 150. Possibilità di collegamenti full duplex a viva voce con microfono a soppressione rumore di fondo. PER POSTAZIONI IN AULE PICCOLE PNX AUDIO Microfono d'ambiente DUET con altoparlante, USB Microfono con soppressione rumore di fondo PER POSTAZIONI IN AULE MEDIE PNX AUDIO Microfono d'ambiente QUATTRO con altoparlante, USB, Microfono con soppressione rumore di fondo

21 REQUISITI DI UTILIZZO: PC e S O F T W A R E Requisiti hardware minimi dell applicativo "e-works client" Le dotazioni hardware minime in grado di soddisfare le necessità di elaborazione imposte dall applicativo "e-works client" sono le seguenti: Cpu: P4 3 Ghz Ram: 512 MB Requisiti software dell applicativo "e-works client" Le dotazioni software sono riferite al sistema operativo ed al browser sul quale opererà l applicativo "e-works client" sono le seguenti: Sistema Operativo: MS Windows XP, MS Windows Vista, MS Windows 7 Browser: MS Internet Explorer 5.0 o superiore, Mozilla Firefox 1.5 o superiore

22 REQUISITI DI UTILIZZO: C O N N E T T I V I T A Requisiti minimi di connettività relativi all applicativo «e-works client» La banda necessaria per organizzare un meeting è strettamente dipendente: (1) dal numero dei partecipanti al meeting (2) dalla tipologia di dati da loro trasmessi (audio/video/condivisione dati) (3) e dalla banda massima definita per ogni singolo flusso di trasmissione o bitrate all atto della convocazione. I valori di bitrate impostabili sono definiti per singolo utente (1 flusso di trasmissione (bitrate) = 1 partecipante). A titolo di esempio, una conferenza a 3 partecipanti con bitrate impostata a 128 kbps - nella quale tutti gli utenti trasmettono audio, video e dati - richiederà ad ogni partecipante una disponibilità minima di banda in upload complessiva pari a 128 kbps e una disponibilità minima di banda complessiva in download di 256 kbps (128 x 2).

23 REQUISITI DI UTILIZZO: C O N N E T T I V I T A (approfondimenti) Nella valutazione sulla idoneità della propria dotazione di banda a sostenere la partecipazione al meeting occorre tenere ben presente che: nel caso la linea di accesso ad internet che state utilizzando sia a disposizione di diversi utenti (postazioni) all interno dell azienda, le indicazioni del fornitore di banda relative alla effettiva disponibilità minima di banda in upload e download (es: Adsl 128 kbps upload; 640 kbps download) non possono corrispondere alla reale disponibilità di risorse di banda che risulta così invece essere frazionata tra i diversi utilizzatori. I providers garantiscono, in genere solo una frazione della banda in upload e download dichiarata nella dicitura del contratto (es.: ADSL 128/640): la cosiddetta banda garantita. La comunicazione in tempo reale su internet implica il disporre di accessi ad internet con valori di erogazione costanti. Nel caso la disponibilità sia adeguata in termini di quantità, ma sia disponibile in modo incostante (oscillazioni minima/max.), la fruizione del meeting è soggetta a episodi di disconnessione. In caso di inadeguatezza della propria dotazione rispetto ai requisiti di banda indispensabili per una piena fruizione di tutti i dati audio/video/condivisione inviati da tutti i partecipanti alla conferenza, è possibile ridurre la quantità di dati in ricezione disabilitando la ricezione dei dati video da uno o più partecipanti fino a ottenere un livello di carico sostenibile sul download di banda. L interfaccia dispone di indicatori in grado di assistere l utente in questa valutazione

24 SCHEMI DI POSSIBILI COLLEGAMENTI HARDWARE: POSTAZIONI INDIVIDUALI ADSL INTERNET ADSL INTERNET ADSL INTERNET INTERNET ADSL WEBCAM MICROFONO SPEAKER INTEGRATI

25 SCHEMI DI POSSIBILI COLLEGAMENTI HARDWARE: AULE MULTIMEDIALI (1) SCHERMO PROIEZIONE VIDEO PROIETTORE INTERNET ADSL WEBCAM SERVOMOTORIZZATA TELECOMANDATA MICROFONO E SPEAKER AMPLIFICATO

26 SCHEMI DI POSSIBILI COLLEGAMENTI HARDWARE: AULE MULTIMEDIALI (2) TELEVISORE INTERNET MICROFONO DIREZIONALE MIXER WEBCAM SERVOMOTORIZZATA TELECOMANDATA ADSL AMPLIFICATORE

27 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA

28 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: (1) SE SEI HOST Se vuoi promuovere una sessione di videoconferenza, devi avere un account apposito, acceso sul portale di videoconferenza FIBA HOST PER LA PRIMA VIDEOSESSIONE l account deve essere richiesto (una tantum) preventivamente agli amministratori del Portale inviando una mail a PER LE VIDEOSESSIONI SUCCESSIVE sarà sufficiente inviare una mail per comunicare data, ora, durata della videosessione che si intende effettuare, verificando la disponibilità del portale: questo per ragioni pratiche, per evitare il sovrapporsi di sessioni che superino la banda complessiva disponibile. Una volta acquisito l account, per predisporre una sessione di videoconferenza è sufficiente: 1-collegarsi al portale di videoconferenza FIBA WeMeet, all indirizzo web 2-selezionare in Meeting > Crea nuovo:

29 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: SE SEI HOST (segue) Nella schermata CREA NUOVO l Host (il convocatore) può configurare tutti i parametri del meeting, in particolare: Nella sezione «GENERALE» l oggetto del meeting (che comparirà nell invito ai partecipanti insieme alle eventuali note) La password (non obbligatoria) che i partecipanti eventualmente dovranno utilizzare per accedervi; Eventuali note ai partecipanti

30 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: SE SEI HOST (segue) Nella sezione «VIDEO» l Host può configurare i parametri del meeting relativi al video: La banda di trasferimento dati Il formato video Il framerate (il numero di fotogrammi al secondo trasferiti) Nella sezione «AUDIO» l Host può configurare i parametri del meeting relativi all audio, in particolare il codec di compressione Nella sezione «CONDIVISIONE» l Host può configurare i parametri Banda: Il parametro configura il valore medio (in kbps) di banda in upload impostato all ingresso del meeting per tutti i partecipanti. Le opzioni di banda a disposizione dell account vengono prestabilite dall amministratore. Modalità di condivisione: Il parametro configura la modalità di condivisione presentata all avvio del meeting. Le opzioni disponibili corrispondono alle modalità di collaborazione disponibili: Nessuna (il pannello condivisione sarà chiuso) Lavagna / Screen / Browser

31 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: SE SEI HOST (segue) Nella schermata PARAMETRI DI PARTECIPAZIONE) si configurano i seguenti parametri: Vincola l accesso al meeting alla tua presenza: La selezione del checkbox farà si che i partecipanti (o host non account) non potranno avere accesso al meeting se l account non sarà già collegato al meeting stesso. Account: Il parametro configura la attivazione o meno la trasmissione dei dati audio, video e testo (text chat) dell account all avvio del meeting. L attivazione viene impostata con al selezione del flag relativo. Partecipanti: Il parametro configura la attivazione o meno, all avvio del meeting, della trasmissione dei dati audio, video e testo (text chat) e delle proprietà di partecipazione (host e/o controller) dei partecipanti inviati tramite mai. L attivazione viene impostata con al selezione del flag relativo. MODIFICATI I PARAMETRI SECONDO LE ESIGENZE, CLICCANDO SU «SALVA MEETING» ESSI VENGONO MEMORIZZATI ED IL MEETING E PRONTO PER ESSERE AVVIATO. La modifica successiva dei parametri del meeting può essere fatta mediante il click sul bottone Modifica parametri. Una volta modificati i parametri del meeting sarà necessario fare click sul bottone Salva per completare la procedura di modificazione del meeting.

32 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: SE SEI HOST (segue) Nella schermata successiva l Host: Può aggiungere i singoli partecipanti che intende invitare al meeting con il pulsante «AGGIUNGI PARTECIPANTI» Completata la lista dei partecipanti, può inviare l invito con il pulsante «INVIA MAIL» Trova il tuo link personale di accesso al meeting, cliccando il quale può attivare il meeting. Sempre da questa schermata è possibile inserire documenti che vengono messi a disposizione dei partecipanti.

33 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: SE SEI PARTECIPANTE (1) PARTECIPANTE [nome partecipante] I partecipanti selezionati dall host vengono invitati con una mail automatica che contiene una serie di elementi: (1) L oggetto del meeting (2) Le note eventuali indicate dall host suui contenuti che verranno trattati (3) Il link per accedere al meeting (4) L indicazione se esso verrà eventualmente registrato e messo a disposizione dei partecipanti (5) Il link per scaricare il manuale in formato pdf che approfondisce tutti gli aspetti dell applicativo di videoconferenza. CLICCA QUI per accedere al meeting

34 COSA FARE PER POTERSI COLLEGARE IN VIDEOCONFERENZA: SE SEI PARTECIPANTE (2) PARTECIPANTE Cliccando sul link presente nella mail di invito che abbiamo visto nella slide precedente, si apre il browser nella pagina di accesso al meeting Soltanto per il primo meeting, è necessario installare il software di videoconferenza, cliccando su questo link e seguendo le indicazioni. Se il software è già stato installato in occasione di un videomeeting precedente, è sufficiente cliccare sul pulsante «entra nel meeting». In caso di dubbi, esiste una procedura guidata che segue passo-passo l utente per entrare nella sessione.

35 COME OPERARE QUANDO SI E COLLEGATI IN VIDEOCONFERENZA

36 L INTERFACCIA DEL CLIENT: l ambiente nel quale avviene la videosessione Fiba Cisl Nazionale (Host) Partecipante 1 Partecipante 1 Partecipante 2 Partecipante 1 Partecipante 3 Partecipante 1 Partecipante 4 Partecipante 1 Partecipante 5

37 L INTERFACCIA DEL CLIENT: riconoscere le funzioni Barra degli strumenti (sorgente video, sorgente audio, condivisione, sondaggi, configurazioni) Fiba Cisl (Host) Nazionale Partecipante 1 ante 1 Partecipante 2 ante 1 Partecipante 3 ante 1 Partecipante 4 ante 1 Partecipante 5 Sezione attività utente (gestione proprio ed altri collegamenti, chat, annotazioni, trasferimento files) Finestra di visualizzazione videocollegamenti dei partecipanti Barra informazioni «STATUS BAR» (utenti collegati, durata conferenza,registrazione conferenza, carico processore PC, bytes trasferiti in upload e download)

38 COME OPERARE NELL INTERFACCIA DEL CLIENT 1 LA BARRA DEGLI STRUMENTI

39 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (1) LA BARRA DEGLI STRUMENTI > PULSANTE VIDEO I DISPOSITIVI VIDEO collegati possono essere configurati dal pulsante «STRUMENTI» Cliccando sul pulsante VIDEO della barra strumenti compare un menu che permette di configurare tutti gli aspetti della visualizzazione Video ESTESO Video COMPATTO Video FULLSCREEN Video NASCOSTO PREVIEW DISPOSITIVO 1, 2 SCAMBIA PICTURE IN PICTURE FRAMERATE BANDA E la modalità normale: le finestre video dei partecipanti vengono inserite nella finestra principale ottimizzandole per dimensioni. La finestra video si posiziona in cima alla barra strumenti La finestra video occupa tutto lo spazio schermo disponibile (per tornare alla modalità normale premere ESC) e spariscono le barre menu La finestra video viene disattivata. Con questo pulsante è possibile visualizzare o meno anche il proprio flusso dati video trasmesso agli altri partecipanti sul proprio client (cosa vedono gli altri di me?). I «dispositivi» sono le camere di acquisizione video (webcam, handycam, ecc.) collegate al computer. Ha un senso utilizzarlo se sono più di una. Si possono selezionare l uno, l altro od entrambi i dispositivi (con la funzione picture in picture attivata). Le funzioni «FRAMERATE» e «BANDA» (gestite dall Host) determina la quantità di dati in kbps (chilobytes al secondo) trasmessi da ciascun partecipante con il proprio flusso video. E una scelta importante, perché condiziona la qualità del meeting, qualora vi siano partecipanti con connessioni inadeguate rispetto al valore impostato. Attenzione: Il valore di banda selezionato corrisponde al valore medio di banda in upload impostato all'inizio del meeting per la sola trasmissione del video dei partecipanti. Un valore di banda corrispondente a quello selezionato verrà inizialmente applicato anche alla eventuale trasmissione di dati (sharing, trasferimento files). Entrambi i valori possono essere modificati durante il meeting. Per ottenere il valore totale della banda in upload utilizzata occorre sommare ai valori impostati di banda video e dati (in caso di collaborazione attivata) ulteriori 40 Kbps dedicati alla trasmissione audio. Es: 128 (video) (dati) + 40 (audio) = 296 Kbps (banda totale in upload). Identicamente si possono variare i parametri di framerate.

40 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (1) LA BARRA DEGLI STRUMENTI > PULSANTE AUDIO I DISPOSITIVI AUDIO collegati possono essere configurati dal pulsante «STRUMENTI» Cliccando sul pulsante AUDIO della barra strumenti compare un menu che permette di controllare le funzionalità dell audio Modalità audio CEDI LA PAROLA Il comando cedi la parola determina il passaggio del canale audio in modalità esclusiva tra gli utenti che hanno attivato il feedback Alza la mano (si veda il paragrafo dedicato). Attraverso il comando cedi la parola viene aperto ( o lasciato aperto se già lo era) il canale audio del partecipante che ha attivato il feedback alza la mano per primo e viene contestualmente disattivato l audio a tutti gli altri partecipanti. Facendo click nuovamente sul comando Cedi la parola l audio viene ceduto al partecipante che ha alzato la mano per secondo e così via.

41 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (1) LA BARRA DEGLI STRUMENTI > PULSANTE CONDIVISIONE Il menu CONDIVISIONE permette di attivare ed utilizzare gli strumenti complementari del videomeeting, arricchendo gli interventi di tutti gli elementi grafici, visuali, informativi necessari a supportare i temi trattati. LAVAGNA SCHERMO BROWSER POLLING FINESTRA INTEGRATA La condivisione della lavagna consente al partecipante abilitato a «presenter» di pubblicare e condividere con i partecipanti la conferenza immagini in formato jpg, jpeg, gif, bmp e shr (formato Sharable Files proprietario). La condivisione dello schermo consente al partecipante con proprietà di di pubblicare e condividere con i partecipanti al meeting il contenuto di una finestra o di uno dei monitor collegati al computer. La condivisione browser consente al partecipante con proprietà di presenter di pubblicare e condividere, con i partecipanti al meeting, le pagine web pubbliche attraverso una finestra browser inclusa nell applicazione. La funzionalità Polling presente nell applicativo e-works client consente al partecipante al meeting con privilegi di presenter di formulare e somministrare quiz e sondaggi ai partecipanti al meeting. I documenti condivisi, nelle loro diverse forme e formati, vengono presentati all interno di un pannello condivisione. Il pannello condivisione è contenuto in una finestra che può essere integrata nell applicativo o non integrata (flottante). Il controllo del contenuto condiviso (cioè la possibilità di modificarlo) può, a discrezione dell host del meeting, essere passato ad un altro partecipante: in tal modo egli acquisisce i privilegi di controller. BANDA La funzione «BANDA» (gestita dall Host) determina la quantità di dati in kbps (chilobytes al secondo) trasmessi da ciascun partecipante con il proprio flusso dati condivisi. E una scelta importante, perché condiziona la qualità del meeting, qualora vi siano partecipanti con connessioni inadeguate rispetto al valore impostato (vedi le identiche considerazioni fatte per la BANDA nel pulsante VIDEO. CLICCA PER APPROFONDIRE L ARGOMENTO CONDIVISIONE

42 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (1) LA BARRA DEGLI STRUMENTI > FEEDBACK Il menu feedback offre ai partecipanti al meeting la possibilità di manifestare la propria opinione, volontà, indicazione, ecc. senza dover ricorrere all audio, al video o alla chat. Indica il desiderio del partecipante di ricevere l attenzione del presenter Indicano una risposta affermativa o negativa Indica la richiesta di chiarimenti Indica parere affermativo/positivo Indica la volontà di manifestare una idea Indica che il partecipante si assenta dal computer pur rimanendo collegato al meeting Segnala la presenza / l ingresso del partecipante nel meeting Azzera la presenza degli indicatori feedback nel pannello partecipanti Indica con un numero progressivo l ordine cronologico con il quale i partecipanti hanno utilizzato il feedback Alza la mano Attiva la riproduzione di un suono per tutti i feedback, all ingresso di partecipanti,ecc.

43 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (1) LA BARRA DEGLI STRUMENTI > INVITO E possibile invitare via posta elettronica nuovi partecipanti durante lo svolgimento del meeting. Il click sulla voce mail del menu Invito partecipanti genera l apertura del client software di posta elettronica predefinito ed inserisce nel corpo messaggio un testo di invito all accesso nel My meeting dell account. Il testo include il link di accesso al My meeting. Invito telefonico di un nuovo partecipante: la funzione al momento non è disponibile

44 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (1) LA BARRA DEGLI STRUMENTI > CONFIGURAZIONE STRUMENTI Nella finestra configurazione VIDEO è possibile selezionare tutti i parametri per scegliere il dispositivo di cattura video (webcam, telecamere, ecc.) che si intende utilizzare per il meeting da parte del partecipante. Nella finestra configurazione AUDIO è possibile selezionare tutti i parametri per scegliere il dispositivo di cattura audio (mic. esterno, mic. integrato nella webcam, mic. integrato nella cuffia) che si intende utilizzare per il meeting. La finestra Log non contiene parametri od opzioni di configurazione ma ha lo scopo di visualizzare alcuni parametri di funzionamento del sistema. E utile per ottenere in caso di funzionamenti irregolari..

45 COME OPERARE NELL INTERFACCIA DEL CLIENT 2 LA SEZIONE ATTIVITA UTENTE

46 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (2) SEZIONE ATTIVITA UTENTE La sezione «ATTIVITA UTENTE» si compone di diversi pannelli: 1) Il pannello PARTECIPANTI, la vista principale dalla quale l host controlla le attività del meeting ed i singoli partecipanti possono controllare i rispettivi flussi audio e video verso l esterno; 2) Il pannello CHAT, che consente a ciascun partecipante di chattare durante il meeting con tutti gli altri, o con singoli altri partecipanti; 3) Il pannello NOTE, dove è possibili scrivere e memorizzare appunti; 4) Il pannello FILES, che visualizza l elenco dei trasferimenti in corso in uscita ed in entrata dei files inviata da / ad altri utenti.

47 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (2) SEZIONE ATTIVITA UTENTE > Pannello PARTECIPANTI Il «pannello partecipanti» si presenta, all accesso al meeting dell host, nella visione dell host come riportato in figura HOST: Il pannello partecipanti offre all host il controllo delle modalità di partecipazione di tutti i partecipanti, incluso se stesso. CLICK! PARTECIPANTE: Il pannello partecipanti consente al partecipante il controllo del meeting relativo alle funzionalità locali di ricezione dei flussi (audio/video/testo) trasmessi dagli altri partecipanti e di trasmissione dei propri flussi (audio/video/testo): cliccando sulle icone VIDEO e AUDIO a fianco del proprio nome, si abilitano e disabilitano audio e video in uscita dalla propria postazione. Cliccando con il pulsante destro del mouse sopra i singoli partecipanti al meeting è possibile per l HOSTER cedere i poteri di PRESENTER, CONTROLLER, ORATORE ai vari partecipanti, azzerare il FEEDBACK, controllare eventuali TELECAMERE REMOTE collegate, ESPELLERE dal meeting un partecipante. Cliccando con il pulsante destro del mouse sopra i singoli partecipanti al meeting per ogni PARTECIPANTE è possibile attivare sessioni di CHAT ed inviare FILES agli altri.

48 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (2) SEZIONE ATTIVITA UTENTE > Pannello CHAT Dal pannello CHAT Il partecipante può comporre messaggi inserendoli nel campo testo. I messaggi verranno visualizzati da tutti gli altri utenti, preceduti dal nome di chi li ha composti. CHAT PRIVATO: E possibile inviare messaggi ad utenti specifici ed in privato, cioè senza che gli altri partecipanti possano ricevere detti messaggi privati. Per farlo è necessario fare click con il tasto destro del mouse sul nome del partecipante al quale si vuole mandare un messaggio privato. Nel menu a tendina presentato occorrerà scegliere la voce Chat privato

49 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (2) SEZIONE ATTIVITA UTENTE > Pannello NOTE Il pannello note ha lo scopo di consentire al partecipante di prendere annotazioni su quanto sta avvenendo durante la conferenza. Per comporre una nota occorre posizionare il cursore all interno della superficie bianca del pannello e scrivere come in un normale editor di testi. Le note possono essere salvate facendo click con il tasto destro del mouse e selezionando il comando Salva nota. Le note vengono salvate sul disco locale secondo questo percorso: c:\documents and Settings\NOME UTENTE\Documenti\e-works\USERNAME\Note_GG_MM_YYYY(hh_mm_ss).txt

50 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (2) SEZIONE ATTIVITA UTENTE > Pannello FILES Il pannello files presenta l elenco delle azioni di trasferimento files (upload e download) in corso di esecuzione. Se un partecipante ti invia un file, o tu lo stai inviando ad altri partecipanti, l indicazione ti compare in questa finestra, con lo stato di avanzamento percentuale del trasferimento. Dall interno del pannello è possibile accedere alla finestra Invia file a tutti facendo click con il tasto destro del mouse e selezionando il comando Invia file a tutti. Una volta individuato e selezionato dalla finestra di browsing il file, esso viene uploadato sul server, e da lì inviato automaticamente a tutti i partecipanti che lo ritroveranno nella cartella: c:\documents and Settings\NOME UTENTE\Documenti\meeting\

51 COME OPERARE NELL INTERFACCIA DEL CLIENT 3 LA BARRA INFORMAZIONI

52 L INTERFACCIA DEL CLIENT: (3) LA BARRA INFORMAZIONI («STATUS BAR») La status bar è collocata nella parte inferiore dell applicazione e contiene le informazioni di funzionamento di alcune delle funzioni dell applicativo e-works client Numero partecipanti: l indicatore riporta il numero di partecipanti collegati Tempo di collegamento: l indicatore riporta il tempo trascorso dall inizio del collegamento Registrazione: l indicatore riporta lo stato della registrazione (attiva = icona arancione; disattiva = icona grigia) Crittazione: l indicatore riporta lo stato della crittazione dei flussi dati (attiva = icona arancione; disattiva = grigia) Stato condivisione: riporta lo stato della trasmissione di documenti condivisi (attiva = arancione; disatt. = grigia) CPU: l indicatore riporta l utilizzo totale (non del solo applicativo e-works client ) delle risorse di calcolo del personal computer (valutazione istantanea) Attenzione: Valori di CPU prossimi al 100% possono determinare problemi di continuità nella ricezione/trasmissione dei dati con conseguenti disagi nella esperienza di comunicazione e collaborazione. E importante considerare che l esecuzioni contestuale a quella dell applicativo e-works client di applicazioni non necessarie può generare un inutile sovraccarico della unità di calcolo del personal computer. Monitor Upload: l indicatore riporta la quantità di banda (in kbps) utilizzata per l upload complessivo dei dati audio, video, condivisione e controllo dell applicazione client inviati agli altri partecipanti. Monitor Download: l indicatore riporta la quantità di banda (in kbps) utilizzata per il download complessivo dei dati audio, video, condivisione e controllo degli applicativi client ricevuti dagli altri partecipanti.

53 LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE - APPROFONDIMENTI -

54 LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE: (1) LAVAGNA La condivisione della lavagna consente al partecipante con proprietà di presenter di pubblicare e condividere con i partecipanti la conferenza immagini (in formato jpg, jpeg, gif, bmp), schemi, disegni, appunti da lui scritti sulla finestra lavagna, in tempo reale o caricati dall hard disk della sua postazione. Il controllo del contenuto condiviso (cioè la possibilità di modificarlo) può, a discrezione dell host del meeting, essere passato ad un altro partecipante che acquisisce così i privilegi di controller.

55 LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE: (1) LAVAGNA La condivisione della lavagna consente al partecipante con proprietà di presenter di pubblicare e condividere con i partecipanti la conferenza immagini (in formato jpg, jpeg, gif, bmp), schemi, disegni, appunti da lui scritti sulla finestra lavagna, in tempo reale o caricati dall hard disk della sua postazione. Il controllo del contenuto condiviso (cioè la possibilità di modificarlo) può, a discrezione dell host del meeting, essere passato ad un altro partecipante che acquisisce così i privilegi di controller.

56 LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE: (2) CONDIVISIONE SCHERMO La condivisione dello schermo consente al partecipante con proprietà di presenter di pubblicare e condividere con i partecipanti al meeting il contenuto di una finestra o di uno dei monitor collegati al computer. La scelta può essere fatta utilizzando il menu a tendina incluso nella barra come mostrato in figura. La scelta della modalità di condivisione finestra prevede la trasmissione ai partecipanti della sola finestra attiva, cioè sulla finestra che ha il focus dal momento della attivazione della condivisione. La scelta della modalità di condivisione monitor prevede invece la trasmissione ai partecipanti dell intera superficie del monitor prescelto. Una volta effettuata la scelta della modalità di condivisione, l attivazione della condivisione viene effettuata facendo click sul bottone

57 LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE: (3) CONDIVISIONE BROWSER La condivisione browser consente al partecipante con proprietà di presenter di pubblicare e condividere, con i partecipanti al meeting, le pagine web pubbliche attraverso una finestra browser inclusa nell applicazione. Si tratta di una finestra che funziona a tutti gli effetti come un browser web (es: Internet Explorer) Gli altri partecipanti ricevono le pagine web navigate dal presenter, in una finestra che anche dalle loro rispettive postazioni è navigabile.

58 LE FUNZIONI DI CONDIVISIONE: (4) SONDAGGI («POLLING») La funzionalità Polling presente nell applicativo eworks client consente al partecipante al meeting con privilegi di presenter di formulare e somministrare quiz e sondaggi ai partecipanti al meeting. Qui si scrive la domanda da sottoporre La chiusura della finestra Polling non cancella il sondaggio in corso. Alla riapertura della finestra il sondaggio sarà disponibile per la somministrazione (invio). Per cancellare il sondaggio occorre utilizzare il pulsante Chiudi sondaggio. I file PQF (generati con le domande sottoposte) vengono salvati nella directory Documents and Setting dell utente all interno del percorso \Documenti\e-works\polling. Il files vengono nominati con il giorno e l ora del salvataggio. Area Risposte (presenter): All interno della finestra di Polling l area risposte consente al presenter di predisporre fino a 10 risposte alla domanda impostata nel campo Domanda. Ogni domanda è caratterizzata da un indicatore grafico di risposta colorato (piccolo quadrato). Le risposte devono essere digitate all interno dei relativi campi e, per essere somministrate ai partecipanti, è necessario spuntare il flag posto alla sinistra del campo domanda. Sulla destra dell area risposte, a fianco delle relative domande, è collocato il risultato, in termini percentuali, ottenuto dalla singola risposta. La percentuale di eventuali astensioni è annotata nel campo non editabile in basso a destra.

59 PROBLEMI E SOLUZIONI TROUBLESHOOTING

60 PROBLEMI E SOLUZIONI TROUBLESHOOTING 1 Mi è arrivata la mail di invito, ma non riesco a cliccare al suo interno sul link per entrare nel meeting. Cosa devo fare? Evidentemente hai un client di posta con antispam configurato con un profilo di protezione elevato, cosicchè le mails contenenti links vengono considerate posta indesiderata. Disabilita temporaneamente la protezione ovvero aggiungi il mittente nella lista dei mittenti attendibili. 2 Mentre installo il software del client E-Works (è il mio primo meeting) il sistema mi segnala che non si tratta di un software con autore certificato Microsoft. Devo procede ugualmente con l installazione? Sì, ad ogni eventuale istanza di questo tipo, autorizza e procedi con l installazione. a 3 Dopo essere entrato nel meeting, ho collegato webcam e microfono ma non si vede e/o non si sente nulla dalla mia postazione. Tutti i dispositivi di cattura video (webcam) ed audio (microfono, audiocuffie con microfono) devono essere collegati prima di entrare nella sessione del meeting, altrimenti il software all avvio non li riconosce e restano indisponibili. Se il problema persiste, controlla gli schemi di collegamento, come indicato qui

61 PROBLEMI E SOLUZIONI :TROUBLESHOOTING 4 Anche se avevo collegato precedentemente la webcam, è assente il segnale video e non si visualizza la mia finestra video nel meeting. Le cause possono essere le seguenti: (1) Ci sono diversi divers di sorgenti video installati sul PC, e per esempio quella associata alla scheda video o ad un dispositivo bluetooth come il cellulare viene riconosciuta con priorità superiore a quella della webcam che vorresti usare -> dal pulsante STRUMENTI del client seleziona CONFIGURAZIONE, scegli il pannello VIDEO e verifica che la webcam sia presente come Dispositivo 1 o 2. Se è elencata come Dispositivo 2, clicca sul pulsante e seleziona «Dispositivo 2» nel menu. (2) E stato disattivato il segnale video dalla finestra partecipante (una barretta rossa è presente sopra il simbolo webcam. Clicca sopra per riattivarlo (la barra rossa deve scomparire). 5 Anche se avevo collegato precedentemente le cuffie e il microfono, è assente il segnale audio in uscita o in entrata e nessuno sente le mie parole o io non sento le loro. (1) Controlla dal Pannello di Controllo del tuo PC -> Periferiche audio l attivazione degli altoparlanti e del microfono (sezione «registrazione». (2) Se sono attivi, controlla il loro rispettivo volume, aumentandolo se necessario. (3) Sempre dallo strumento Configurazione visto al punto precedente, seleziona il pannello AUDIO e verifica che le periferiche audio collegate siano riconosciute dal software e controllane i livelli. (4) Controlla che non sia disattivato l audio in uscita o in entrata dalle icone della finestra partecipante. Con un click puoi riattivarlo:

62 PROBLEMI E SOLUZIONI TROUBLESHOOTING 6 Mi sono collegato ma il mio video ed il mio audio dai partecipanti vengono ricevuti a scatti o addirittura cade la linea. Evidentemente la tua banda di connessione disponibile è insufficiente in download. Dal menu VIDEO e dal menu CONDIVISIONE configura alla voce BANDA un valore di bitrate (kbps) inferiore (esempio: anziché 256 prova 128 o 96 kbps). Leggi anche con attenzione gli argomenti trattati nella sezione requisiti di banda 7 Mi sono collegato ma i video dei partecipanti scattano o addirittura cade la linea. Evidentemente la tua banda di connessione disponibile è insufficiente in upload. Chi svolge il ruolo di Host nel meeting (il convocatore) deve regolare la banda di trasmissione del meeting a valori più bassi, ovvero se ciò non è possibile escludi tutti i video dei partecipanti tranne quello che svolge il ruolo di oratore / presenter, cliccando sui pulsanti presenti a fianco di ciascun partecipante elencato. 8 La condivisione della lavagna, dello schermo, dei materiali mi sembra molto lenta. Anche questo aspetto è condizionato dalla disponibilità di banda di trasmissione dei partecipanti. Dal menu di CONDIVISIONE ciascuno puù regolare la BANDA a valori di bitrate inferiori. Da parte dell Host è possibile inoltre intervenire per esempio in caso di condivisione di schermo settando il monitor condivido a 8 bit anziché a 24 bit di colore, snellendo molto la trasmissione dati. Nel caso di condivisione schermo si opera di fatto in una sorta di desktop remoto, e si consideri quindi che la velocità è anche condizionata dalle prestazioni (processore, memoria, ecc.) del pc remoto condiviso e del pc in uso dall utente: se sono datati, l elaborazione dei processi di condivisione può risultare lenta, anche in caso di banda disponibile elevata.

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