VIDEOCONFERENZE Network TMC

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1 VIDEOCONFERENZE Network TMC Integrato nel sistema del Network TMC (TMC, PRB, AMS) è disponibile il servizio AnyMeeting che consente di aprire videoconferenze, gestendole in base alle necessità. Requisito è avere un computer dotato di webcam per partecipare in audio-video, oppure cuffiette con microfono per partecipare solo con l'audio. Alle videoconferenze si possono invitare anche decine di persone, e possono essere utilizzate per molti scopi differenti: riunioni online, formazione, corsi, presentazioni a clienti, eccetera. Per iniziare una videoconferenza o programmarne una, occorre aprire il proprio browser (preferibile Firefox, Chrome o Safari, meglio non usare Internet Explorer), quindi andare alla pagina di accesso della posta elettronica: [utenti TMC] [utenti PRB] [utenti AMS] Inserite il vostro nome utente e la password della posta elettronica (nome utente è la parte @ams-service.it). Una volta effettuato l'accesso, in alto a sinistra, nella barra delle applicazioni cliccate su Altro e quindi su AnyMeeting. Importante Aggiornare Java nel computer rende migliori le conferenze ed elimina i problemi audio. Se richiesto, aggiornate. Al primo accesso vi verrà chiesto di inserire qualche informazione e dare un nome ai vostri meeting: usate semplicemente il vostro nome utente. Ingnorate altre domande rispondendo "No, thanks" e passate oltre. 1

2 Con questo avete già finito: la vostra "stanza" per le videoconferenze è pronta all'uso. APRIRE O PROGRAMMARE UNA VIDEOCONFERENZA Davanti a voi avete due pulsanti: Con il primo potete aprire immediatamente una videoconferenza, mentre con "Schedule" ne programmerete una alla data ed orario che preferite. Cliccando su Start a Meeting Now, si apre una finestra come questa: Inserite il nome del meeting, gli indirizzi degli invitati ed il messaggio da includere nella mail di invito. Abbiate cura di selezionare Use computer for audio, e cliccate Start Meeting. 2

3 Verrà caricato la pagina del meeting, ma prima vi appariranno alcune finestre, necessarie per preparare il computer: - la prima vi chiede se volete attivare microfono e webcam del computer: cliccate Yes. Videoconferenze Network TMC - la seconda vi chiede di far partire il software Java del computer: cliccate Consenti ripetutatemente. - l'ultima, per avviare il meeting: STRUMENTI DEL MEETING All'interno del meeting vi è un ampio spazio centrale, che verrà riempito dalle immagini live delle persone partecipanti. In alto è presente la barra degli strumenti, che vediamo brevemente: Record - per registrare il meeting. Screen Share - per condividere il proprio schermo facendo vedere video, documenti e presentazioni ai partecipanti. Polls - lanciare votazioni o sondaggi, interni al meeting. Le votazioni si possono creare sul momento, ed i presentatori possono scegliere se i risultati devono essere visibili a tutti, ad alcuni o nessuno. 3

4 Per esempio, cliccando su Polls apro la finestra che segue, ove creo rapidamente una domanda con varie risposte, e quindi la personalizzo come preferisco. U n a v o l t a c o m p l e t a t a l a votazione o quando ritengo di aver raccolto pareri a sufficienza mi basta cliccare su Close Polling. Sull'angolo in alto a destra dello schermo sono presenti due pulsanti molto importanti: Con il tasto Switch posso trasformare la videoconferenza in una audioconferenza, eliminando i video dei partecipanti. Il tasto in alto permette ai presentatori di invitare nuovi utenti: cliccando sopra si apre la finestrella che vedete qui a sinistra, con cui inserire i nuovi invitati. 4

5 CHAT E RUOLO DEI PARTECIPANTI L'intero lato sinistro dello schermo è occupato da due sezioni: la lista dei partecipanti (Attendees) e la chat testuale, interna al meeting. La lista dei partecipanti consente di vedere quante persone sono presenti alla videoconferenza, e cliccando sul nome di ciascuno si può modificarne il ruolo. I ruoli sono solo due: presenter (che può invitare altre persone) e attendee (che può partecipare ed interagire, ma non invitare altri). In questa sezione si può modificare il ruolo di ogni persona rapidamente con un solo clic. Se vogliamo espellere qualcuno, questo è il posto giusto: basta cliccare su Disconnect. Più in basso, la chat consente di scambiare frasi testuali con i partecipanti. Quello che scriviamo è visto da tutti i presenti, ma si possono rendere privati i messaggi molto facilmente: basta cliccare sull'icona vicino al cestino e selezionare Enable private chat. Infine, per chiudere un meeting non dovete far altro che cliccare sul tasto: la conferenza verrà chiusa e tutti i partecipanti disconnessi automaticamente. 5

6 ESSERE INVITATI AD UN MEETING Quando creiamo un meeting ed invitiamo le persone, agli invitati arriva una mail contenente il link che porta direttamente alla videoconferenza aperta: Aprendo la mail e cliccando sul link, l'invitato viene portato nel meeting: Se per l'invitato è la prima volta, dovrà inserire il suo indirizzo ed il suo nome: per il resto è tutto uguale a quanto descritto a pagina 3 (attivare microfono e webcam, consentire l'avvio dell'applicazione). 6

7 OSPITI E PARTECIPANTI VIA TELEFONO Ai propri meeting è possibile far intervenire anche persone prive di computer, che parteciperanno tramite telefono. Per questo motivo, a fianco dei due pulsanti nella pagina iniziale vi sono i dati per consentire agli ospiti via telefono di raggiungere il meeting: Chi deve partecipare da telefono deve chiamare il numero indicato ed inserire uno dei due codici (meglio dare agli ospiti telefonici il codice Guest). Un'avvertenza: i numeri assegnati da AnyMeeting sono americani, quindi è conveniente far partecipare tramite telefono solo persone che siano effettivamente negli Stati Uniti. Non appena saranno disponibili numeri europei o italiani verrà reso noto. La guida si conclude qui: siamo a vostra disposizione per darvi assistenza. F.Balboni 7

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