Outlook Express è un programma la cui finalità principale è permettere l utilizzo e la gestione della posta elettronica.

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1 PREMESSA Outlook Express è un programma la cui finalità principale è permettere l utilizzo e la gestione della posta elettronica. Per poter fare ciò è necessario innanzitutto disporre di un collegamento ad Internet. L accesso in rete viene offerto dagli Internet Service Provider (d ora in avanti definiti semplicemente Provider), operatori, quali ad esempio Tin, Wind, Tiscali, Infostrada, ecc., che consentono di accedere ad Internet dopo aver sottoscritto un abbonamento (ormai del tutto gratuito). Il Provider fornisce ai clienti tutti gli elementi necessari per connettersi in rete e cioè un numero di telefono, un nome utente ed una password, nonché uno o più indirizzi di posta elettronica, indispensabili per ricevere messaggi. In rete, inoltre, esistono molti siti che offrono (per lo più per scopi pubblicitari) l opportunità di attivare gratuitamente un indirizzo . Tra questi siti a puro titolo esemplificativo ricordiamo: Nella prima parte di questa dispensa si vedrà proprio come si crea una casella di posta elettronica attraverso uno dei siti suddetti, mentre nella parte successiva vedremo come e perché conviene gestire la posta elettronica attraverso Outlook Express, piuttosto che attraverso il sito presso il quale abbiamo aperto la casella. 1

2 CREAZIONE DI UN INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA Per attivare un indirizzo di posta elettronica, bisognerà accedere ad Internet e collegarsi ad uno dei siti che offrono questo servizio gratuitamente. Ipotizziamo di volerci aprire una casella presso il sito innanzitutto ci dovremo collegare ad esso e sulla prima pagina che viene visualizzata (la cosiddetta Home Page) dovremo trovare la sezione dedicata alla posta. Cliccando su di essa si aprirà una finestra in cui sarà possibile controllare la posta se si è gia registrati oppure si può procedere alla registrazione come nuovo utente. Nel momento in cui si procede alla registrazione si dovranno fornire una serie di informazioni personali alcune delle quali obbligatorie (ad esempio: nome, cognome, indirizzo e cosi via), altre facoltative (titolo di studio, professione, numero di telefono, ecc.). Il passaggio più importante durante la registrazione è la scelta delle Impostazioni dell account, cioè del nome utente e della password. Il nome utente sarà il nostro identificativo e sarà la prima parte del nostro indirizzo di posta elettronica; ad esempio possiamo immaginare che un gruppo di lavoro possa scegliere come nome utente regioneuno, un altro regionedue, e cosi via fino a che tutte le postazioni dell aula non abbiano inserito un proprio identificativo. È importante ricordare che il nome utente non deve contenere spazi tra una parola e l altra e va scritto con carattere minuscolo. La password è in sostanza la parola d ordine che ci consente di accedere alla nostra casella ed evita che altri soggetti possano leggere la nostra posta. È consigliabile optare per una parola semplice e facile da ricordare come ad esempio formez, scritto tutto minuscolo. Inoltre si dovrà dare il proprio assenso al trattamento dei dati personali nel rispetto della normativa sulla Privacy e bisogna accettare le condizioni ed i termini di utilizzo del servizio. In caso contrario non sarà possibile usufruire del servizio offerto. Una volta immessi tutti dati necessari, accettati i termini e le condizioni di utilizzo del servizio e prestato il consenso dei dati in conformità con la legge sulla privacy, si conclude la registrazione seguendo le istruzioni fornite dal sito. Qualora il nome utente è già stato scelto da un altro soggetto in precedenza, viene visualizzata una schermata in cui si richiede di modificare il nome utente prescelto. Se la registrazione è andata a buon fine ci viene comunicato il nostro indirizzo, che nel caso specifico per ciascun gruppo di lavoro sarà: 2

3 e così via. Come si nota la prima parte è costituita dal nome utente, mentre la seconda dal nome del sito presso il quale abbiamo effettuato la registrazione. Tra questi due elementi vi è un simbolo denominato chiocciola, che si ottiene digitando contemporaneamente il tasto Alt Gr ed il tasto contenente il simbolo della chiocciola. Terminata la registrazione sarà possibile entrare nella propria casella di posta elettronica, attraverso la quale sarà possibile inviare e ricevere messaggi. In questo modo ogni qualvolta intendiamo controllare l eventuale arrivo di nuovi messaggi o inviarne uno, dovremo collegarci al sito del Provider (nel nostro caso ), cliccare sulla sezione dedicata alla posta elettronica ed inserire il nome utente e la password per aprire la casella . In alternativa, è possibile gestire la posta elettronica attraverso Outlook Express, un programma elaborato dalla Microsoft proprio a questo scopo. Questa soluzione risulta essere conveniente per una serie di motivi, infatti non solo attraverso Outook Express possiamo organizzare la nostra corrispondenza in modo più rispondente alle nostre esigenze, grazie alle funzionalità del programma; ma se desideriamo leggere vecchi messaggi già spediti o ricevuti non sarà necessario collegarsi ad Internet, riducendo così il costo della bolletta telefonica. Infine, è maggiormente tutelata la riservatezza dei dati contenuti nei messaggi. Detto ciò, nella parte che segue verrà descritta la procedura necessaria per gestire la posta elettronica utilizzando Outlook Express. 3

4 ACCOUNT DI POSTA ELETTRONICA La finalità principale di Outlook Express è permettere l utilizzo della posta elettronica, quindi in sostanza poter inviare e ricevere . Per poter fare ciò è necessario innanzitutto configurare uno o più account di posta elettronica, cioè è necessario in qualche modo creare una sorta di buca delle lettere all interno del computer. CONFIGURAZIONE DI UN ACCOUNT DI POSTA ELETTRONICA Innanzitutto è necessario aprire Outlook Express attivando il menu Start/Programmi/Outlook Express. Per configurare un account di posta elettronica: a) selezionare Strumenti/Account sulla barra degli strumenti di Outlook Express, si aprirà una finestra di dialogo a più schede (fig. 1); b) cliccare sulla scheda Posta elettronica; Figura 1 c) Cliccando su Aggiungi si apre un menu dal quale si deve selezionare Posta elettronica, così si avvierà la Connessione guidata Internet, necessaria per la configurazione di un account. È importante ricordare che per procedere nella connessione guidata è necessario riempire i campi vuoti e cliccare su Avanti, fino a quando non si arriva all ultima finestra in cui è necessario cliccare su Fine Nella prima schermata (fig. 2) si deve inserire il proprio nome, in modo da rendere riconoscibile il mittente quando si invia un messaggio. 4

5 Figura 2 Di seguito (fig. 3) va digitato l indirizzo di posta elettronica creato precedentemente su Kataweb, cioè figura 3 La finestra successiva (fig. 4) richiede l immissione dei nomi dei server della posta, forniti dal Provider presso il quale si ha l indirizzo di posta elettronica e che consentono di poter ricevere ed inviare messaggi attraverso Outlook Express. Il sito da noi scelto, Kataweb, una volta conclusasi la registrazione del nuovo utente, invia un messaggio di benvenuto che contiene anche una serie di 5

6 informazioni sull utilizzo del servizio, tra cui proprio gli indirizzi del Server della posta in arrivo (POP3) e del Server della posta in uscita (SMTP), Figura 4 Infine, si deve inserire la password, ricordando di spuntare la casella Memorizza password, per evitare di doverla riscrivere ogni volta che ci si connette (fig.5). Figura 5 6

7 L ultima finestra ci informa che tutte le informazioni richieste sono state inserite e quindi per concludere la configurazione dell account sarà necessario cliccare su Fine Figura 6 AGGIUNGERE ED ELIMINARE ACCOUNT Una volta configurato il primo account - è possibile procedere, seguendo le stesse modalità, alla configurazione degli altri ecc.). La possibilità di gestire più account contemporaneamente è un altro vantaggio offerto da Outlook Express. Qualora si rileva la necessità di eliminare uno o più account basterà aprire il menu Strumenti/Account dalla barra dei menu e nella finestra che si apre (illustrata nella figura 1) selezionare l account da eliminare e scegliere Rimuovi. 7

8 GESTIRE LA POSTA ELETTRONICA Per gestire la posta elettronica (in entrata ed uscita), Outlook Express prevede (per impostazione predefinita) alcune cartelle in cui vengono canalizzati tutti i messaggi di posta elettronica. LE CARTELLE DI OUTLOOK EXPRESS Queste cartelle sono: Posta in arrivo: contiene tutti i messaggi ricevuti. Posta in uscita: racchiude tutti i messaggi creati, ma non ancora inviati. Posta inviata: comprende tutti i messaggi inviati Posta eliminata: contiene tutto i messaggi (in entrata ed in uscita) che si decide di eliminare (in qualche modo la si può assimilare al cestino di Windows). Bozze: è una cartella in cui è possibile memorizzare i messaggi da rivedere, prima di spedirli. Figura 7 8

9 Tutte le cartelle elencate si trovano a loro volta in una cartella denominata Cartelle locali (fig. 7) e non possono essere rinominate o eliminate, quello che invece è possibile fare ed è molto utile per gestire il proprio lavoro è la creazione di nuove cartelle. CREAZIONE DI NUOVE CARTELLE È necessario cliccare con il pulsante destro del mouse su una delle cartelle superiori (ad esempio: Posta in arrivo o Posta in uscita) e scegliere Nuova cartella (fig. 8). Figura 8 Nella finestra di dialogo che si apre (fig. 9), si deve inserire il nome della cartella, scegliere dove collocarla e cliccare sul tasto OK. 9

10 Figura 9 ELIMINARE E RINOMINARE LE CARTELLE Così come è possibile creare una nuova cartella è possibile allo stesso tempo eliminarla e/o rinominarla: per eliminare una cartella è necessario semplicemente selezionare la cartella da eliminare, cliccare sul pulsante destro del mouse e scegliere elimina nel menu di scelta rapida; lo stesso procedimento si utilizza per rinominare una cartella con la differenza che al posto di scegliere elimina si sceglie rinomina. 10

11 INVIARE MESSAGGI COMPORRE UN MESSAGGIO Per redigere un messaggio si deve cliccare sull icona Nuovo messaggio della barra degli strumenti oppure selezionare File/Nuovo/Messaggio di posta sulla barra dei menu; così facendo si aprirà la finestra riportata in fig.10: Figura 10 Si noti che l indirizzo del mittente compare automaticamente; nel caso in cui si siano configurati più account, in automatico viene inserito l account scelto come Predefinito nella finestra Account Internet illustrata nella fig. 1. Nella casella di testo A si deve indicare l indirizzo di posta elettronica del destinatario, ad esempio Allorché si vuole inviare lo stesso messaggio a più destinatari, gli indirizzi vanno tutti digitati nella casella A, ma separati da un punto e virgola (;). Nella casella Cc va inserito l indirizzo del destinatario al quale si desidera inviare una copia del messaggio per conoscenza, ad esempio 11

12 Nella casella di testo OGGETTO va immessa una breve descrizione del messaggio che automaticamente comparirà sulla barra del titolo del messaggio, in modo da renderne più facile l identificazione. Nello spazio sottostante quest ultima casella è possibile inserire il testo del messaggio. A questo punto la finestra del messaggio ci apparirà come in fig. 11 e per inviare il messaggio basterà cliccare sul pulsante Invia; se la connessione è attiva sarà inviato immediatamente, altrimenti sarà automaticamente memorizzato nella cartella Posta in uscita e pronto per essere trasmesso al destinatario quando verrà effettuato un collegamento ad Internet. Figura 11 Qualora l indirizzo del destinatario non lo si conosce a memoria, ma lo si è inserito nella rubrica di Outlook Express, cliccando su A o Cc si aprirà la finestra di dialogo Selezione destinatari (fig. 12), attraverso la quale sarà facile recuperare l indirizzo cercato. Maggiori dettagli sull utilizzo della rubrica saranno trattati in una parte successiva della dispensa. 12

13 Figura 12 ALLEGARE UN FILE Spesso, soprattutto per esigenze di lavoro, è necessario inviare via delle informazioni complesse, quali relazioni, tabelle, data base, ecc. Ipotizziamo di voler inviare una relazione attinente le decisioni prese durante una riunione; in questo caso è possibile allegare il file contenente la relazione, senza necessità di ricopiarne il contenuto come testo del messaggio, per fare ciò si deve seguire una procedura piuttosto semplice. Nella finestra del messaggio (fig. 11), cliccare sul pulsante Allega o in alternativa selezionare il menu Inserisci/Allegato sulla barra dei menu. Così facendo si aprirà una finestra (fig. 13) in cui si dovrà ricercare il file da allegare, selezionarlo e cliccare su Allega o in alternativa fare doppio clic sull icona del file prescelto. 13

14 Figura 13 Così ricomparirà la finestra del messaggio (fig. 14), in cui nella casella di testo Allega sarà evidenziato il file allegato al messaggio Figura 14 Qualora si vogliano allegare più file si ripeteranno le operazioni suddette ed una volta terminato il messaggio basterà premere il tasto Invia; anche in questo caso se la connessione è attiva sarà inviato immediatamente, altrimenti sarà 14

15 automaticamente memorizzato nella cartella Posta in uscita e pronto per essere trasmesso al destinatario quando verrà effettuato un collegamento ad Internet. INVIARE IL MESSAGGIO Per inviare effettivamente al destinatario il messaggio è necessario attivare una connessione ad Internet, per fare ciò basterà cliccare sul pulsante Invia/Ricevi sulla barra degli strumenti. Naturalmente, se ci si connette all apertura di Outlook Express una volta composto il messaggio (con o senza allegati)sarà necessario cliccare sul pulsante Invia nella finestra del messaggio. 15

16 RICEVERE I MESSAGGI COLLEGAMENTO AD INTERNET Per ricevere i messaggi di posta elettronica è necessario innanzitutto attivare la connessione ad Internet. Per fare ciò: 1. aprire Outlook Express cliccando sul menu Start/Programmi/Outlook Express; 2. cliccare sul pulsante Invia/Ricevi della barra degli strumenti. I messaggi ricevuti vengono visualizzati nella cartella Posta in Arrivo LEGGERE I MESSAGGI Ci sono due metodi diversi, ma entrambi semplici ed efficaci per leggere i messaggi: a) il primo consiste nel leggere il messaggio nel riquadro di anteprima. Per attivare tale riquadro bisogna selezionare Visualizza/Layout sulla barra dei menu. Così facendo si aprirà la seguente finestra, in cui si deve attivare l opzione Visualizza riquadro di anteprima; Figura 15 16

17 Una volta attivato il Riquadro di Anteprima verrà visualizzata una schermata di come quella di fig. 16, in cui nel riquadro in basso a sinistra sarà possibile leggere il messaggio ricevuto. Figura 16 b) Il secondo metodo consiste nel fare un doppio clic sul messaggio che si intende leggere in modo da aprirlo in una nuova finestra di dialogo (fiog. 17). 17

18 Figura 17 CANCELLARE, COPIARE E SPOSTARE UN MESSAGGIO Una volta letto il messaggio ricevuto si può decidere di cancellarlo, sia selezionandolo e premendo il tasto Canc, sia puntando il cursore del mouse sul messaggio e cliccando sul tasto destro (menu di scelta rapida) si sceglie Elimina. Se non lo si vuole cancellare, il messaggio può essere conservato nella cartella Posta in arrivo oppure lo si può spostare e/o copiare in un altra cartella. Per fare ciò, lo si deve selezionare con il puntatore del mouse e premere il tasto destro, e scegliere rispettivamente Sposta nella cartella oppure Copia nella cartella. 18

19 Figura 18 A seconda se si intende copiare o spostare il messaggio si aprirà una delle due finestre esposte di seguito (fig. 19 e 20), in cui sarà possibile scegliere dove copiare o spostare il messaggio in oggetto. Figura 19 19

20 Figura 20 AGGIUNGERE IL MITTENTE ALLA RUBRICA Quando si riceve una da un nuovo mittente si può salvare il nuovo indirizzo nella rubrica di Outlook, semplicemente selezionando con il mouse il messaggio e successivamente scegliere nella barra dei menu: Strumenti/Aggiungi il mittente alla rubrica. 20

21 STAMPARE UN MESSAGGIO Un messaggio può essere stampato sia utilizzando il pulsante Stampa sulla barra degli strumenti, sia scegliendo sulla barra dei menu il percorso: File/Stampa. In questo modo si aprirà una finestra di dialogo come la seguente, in cui basterà impostare le opzioni di stampa e cliccare su OK per avviare il relativo processo. Figura 21 GLI ALLEGATI Quando si riceve un messaggio di posta elettronica con un file allegato, quest ultimo è segnalato da un simbolo simile ad una spirale, posizionato vicino il nome del mittente. Il file allegato si può visualizzare, aprire e salvare cliccando sul menu a discesa del pulsante a forma di spirale presente nel riquadro di anteprima. Quanto detto è illustrato nella fig

22 Figura 22 In partcolare per salvare il file si deve cliccare su Salva Allegati, si apre la finestra di fig. 23 e cliccando su Sfoglia si accede alla finestra di fig. 24, attraverso la quale si accede a tutte le cartelle presenti sul computer per individuare dove si vuole salvare il file. Figura 23 22

23 Figura 24 23

24 RISPONDERE E INOLTRARE UN MESSAGGIO RISPONDI AL MITTENTE, RISPONDI A TUTTI, INOLTRA Dopo aver visto come inviare e come leggere i messaggi, può succedere che vi sia la necessità di rispondere ad una o di inoltrarla ad un altra persona. Per rispondere ad un messaggio: 1. aprire il messaggio al quale si vuole rispondere; 2. cliccare sul pulsante Rispondi della barra degli strumenti, così si apre una finestra con il messaggio ricevuto ed in cui sono già inseriti il nome del destinatario e l oggetto (preceduto da Re che sta per risposta) 3. inserire la risposta ed inviare il messaggio (cliccando su Invia) Figura 25 Qualora il messaggio originario era stato inviato a più persone e si intende rispondere non solo al mittente, ma a tutti i destinatari, si segue la stessa procedura precedentemente spiegata con l unica differenza che per rispondere è necessario cliccare sul pulsante Rispondi a tutti invece di Rispondi 24

25 Se non si vuole rispondere al mittente, ma si vuole trasmettere un messaggio ricevuto ad una terza persona, la procedura da seguire è molto simile a quella precedentemente spiegata, con la differenza che per inoltrare una , una volta aperta si dovrà scegliere il pulsante Inoltra. Si aprirà una finestra come quella illustrata di seguito, in cui come si nota è già inserito l oggetto (preceduto da Fw che sta per inoltra), così come eventuali file allegati ed il testo del messaggio da inoltrare. In questo caso l indirizzo del destinatario ovviamente non esce in automatico, ma dovrà essere inserito. Figura 26 25

26 LA RUBRICA Outlook Express consente di creare ed utilizzare una rubrica in cui inserire tutti i nominativi delle persone con le quali si scambiano messaggi di posta elettronica. APRIRE LA RUBRICA Per aprire la rubrica si deve cliccare sul pulsante Rubrica della barra degli strumenti oppure selezionare il menu Strumenti/Rubrica sulla barra dei menu. Così si apre la finestra di dialogo Rubrica: Figura 27 CREARE, ELIMINARE E MODIFICARE UN CONTATTO Per creare un nuovo contatto, cioè per inserire un nuovo nominativo, si deve cliccare su Nuovo sulla barra degli strumenti della rubrica e scegliere nel menu a discesa Nuovo Contatto. Si apre così una finestra a più schede (vedi fig. 28) in cui si possono indicare tutta una serie di informazioni sul nuovo contatto: il nome, l indirizzo di posta elettronica, nonché quello dell abitazione e dell ufficio e così via. Fatto questo, cliccando su OK, i dati saranno acquisiti nella Rubrica. 26

27 Figura 28 Una volta inserito un contatto è ovviamente possibile eliminarlo o modificarlo. Per eliminarlo basterà aprire la rubrica, selezionarlo e cliccare sul tasto destro del mouse e scegliere Elimina dal menu di scelta rapida. Per modificare un contatto (se ad esempio vi è una variazione dell indirizzo , del numero di telefono dell ufficio, ecc.) sarà sufficiente selezionarlo e cliccare sul pulsante Proprietà della barra degli strumeni della rubrica; si aprirà la finestra evidenziata in figura 28, in cui sarà possibile apportare tutte le modifiche necessarie. 27

28 SOMMARIO PREMESSA... 1 CREAZIONE DI UN INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA... 2 ACCOUNT DI POSTA ELETTRONICA... 4 CONFIGURAZIONE DI UN ACCOUNT DI POSTA ELETTRONICA... 4 AGGIUNGERE ED ELIMINARE ACCOUNT... 7 GESTIRE LA POSTA ELETTRONICA... 8 LE CARTELLE DI OUTLOOK EXPRESS... 8 CREAZIONE DI NUOVE CARTELLE... 9 ELIMINARE E RINOMINARE LE CARTELLE INVIARE MESSAGGI COMPORRE UN MESSAGGIO ALLEGARE UN FILE INVIARE IL MESSAGGIO RICEVERE I MESSAGGI COLLEGAMENTO AD INTERNET LEGGERE I MESSAGGI CANCELLARE, COPIARE E SPOSTARE UN MESSAGGIO AGGIUNGERE IL MITTENTE ALLA RUBRICA STAMPARE UN MESSAGGIO GLI ALLEGATI RISPONDERE E INOLTRARE UN MESSAGGIO RISPONDI AL MITTENTE, RISPONDI A TUTTI, INOLTRA LA RUBRICA APRIRE LA RUBRICA CREARE, ELIMINARE E MODIFICARE UN CONTATTO

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