GFI MailArchiver for Exchange 2. Manuale. a cura di GFI Software Ltd.

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1 GFI MailArchiver for Exchange 2 Manuale a cura di GFI Software Ltd.

2 Le informazioni contenute nel presente documento sono soggette a modifica senza preavviso. Le società, i nomi e i dati utilizzati negli esempi sono fittizi salvo diversamente indicato. Nessuna parte del presente documento può essere riprodotta o trasmessa in alcuna forma, elettronica o meccanica, per qualsiasi scopo, senza esplicita autorizzazione scritta di GFI SOFTWARE Ltd. GFI MailArchiver è copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI SOFTWARE Ltd. Tutti i diritti riservati. Versione 2.0 Ultimo aggiornamento 4 luglio 2005

3 Indice Introduzione 3 Che cos è GFI MailArchiver?...3 Caratteristiche funzionali...3 Come funziona GFI MailArchiver?...4 Installazione di GFI MailArchiver 7 Requisiti di sistema di GFI MailArchiver...7 Preparazione dell Exchange Server...7 Preparazione del server SQL...9 Installazione ed abilitazione del componente Full Text Search ( Ricerca dell intero testo )...9 Creazione del database...10 Abilitazione di Envelope Journaling (facoltativa)...13 Utilizzo dello strumento Exejcfg.exe...13 Installazione di GFI MailArchiver...15 Immissione del Codice seriale dopo l installazione...16 Configurazione di GFI MailArchiver 17 Introduzione alla configurazione...17 Configurazione del database...18 Configurazione delle cartelle di Exchange...19 Esclusione di utenti dall archiviazione...19 Opzioni generali...20 Opzioni di archiviazione della posta...20 Accesso amministrativo...21 Altre impostazioni...22 Licensing (Licenze)...22 Ricerca di 23 Introduzione...23 Ricerca di Utilizzo del predicato FREETEXT...24 Utilizzo di più condizioni...24 Ordine dei risultati della ricerca...25 Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica...26 Identificazione dei destinatari del campo Ccn...27 Visualizzazione di thread (fil rouge) di conversazione...27 Ricerca di a scansione 29 Introduzione...29 Ricerca di a scansione...29 Importazione delle vecchie 31 Introduzione...31 Programma di estrazione guidata di La sorgente Casella di posta di Microsoft Exchange...32 Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange...34 Selezione delle cartelle da cui estrarre le GFI MailArchiver 2 for Exchange Indice 1

4 Impostazione di un periodo di sospensione...40 Selezione del proprietario delle Selezione di una destinazione per le estratte...42 Processo di estrazione di saltate non riuscite...47 Ridimensionamento del database di GFI MailArchiver 48 Introduzione...48 Database Trim (MARCDBTrim) di GFI MailArchiver...48 Database Trim di GFI MailArchiver: modalità GUI...50 Selezione del database di GFI MailArchiver...50 Impostazione dei criteri di filtraggio...51 Filtraggio per data...51 Filtraggio dei dati fino al raggiungimento della dimensione di database desiderata...52 Impostazione delle azioni di filtraggio...54 Avvio del processo di ridimensionamento del database...55 Database Trim di GFI MailArchiver: modalità CLI...56 Argomenti della riga di comando del Database Trim di GFI MailArchiver...56 Selezione del database di GFI MailArchiver...58 Impostazione delle azioni di filtraggio...58 Impostazione dei criteri di filtraggio...58 I valori restituiti da Database Trim di GFI MailArchiver...59 Esempi...59 Compressione del database di GFI MailArchiver...60 Risoluzione dei problemi 62 Introduzione...62 Knowledgebase...62 Richiesta di assistenza tramite Richiesta di supporto tramite web-chat...63 Richiesta di assistenza telefonica...63 Forum via web...63 Notifiche di aggiornamento delle versioni (build) Indice GFI MailArchiver 2 for Exchange

5 Introduzione Che cos è GFI MailArchiver? GFI MailArchiver for Exchange è una soluzione per l archiviazione della posta elettronica facile da usare, che consente di archiviare la posta interna ed esterna su un unico database SQL. In questo modo è possibile ora rispettare più agevolmente requisiti normativi (quali il Sarbanes-Oxley Act) e, al contempo, dotare gli utenti di un accesso facile e centralizzato alle precedenti tramite un interfaccia di ricerca basata sul web. Caratteristiche funzionali Nessuna modifica al sistema di posta di Exchange GFI MailArchiver for Exchange sfrutta la caratteristica di registrazione di Exchange Server, offrendo scalabilità ed affidabilità ineguagliate. Le altre soluzioni di archiviazione della posta in genere sostituiscono la posta con un link al loro database: ciò può rappresentare un punto a rischio (point of failure) e ridurre le prestazioni dell'intero sistema di posta elettronica. GFI MailArchiver non interferisce sul modo di operare di Exchange, ma funziona parallelamente ad esso. Riduzione dell'amministrazione mediante l'archiviazione della posta su un database SQL Poiché la posta elettronica viene archiviata su un normale database SQL, è facile effettuarne il backup e ripristinarla: non sono necessari speciali strumenti di backup di Exchange. Riduzione delle esigenze di memoria della posta elettronica GFI MailArchiver comprime e decomprime gli allegati al momento, determinando, così un notevole risparmio, in termini di memoria, rispetto al salvataggio degli allegati negli archivi di Exchange. Inoltre, archiviare le su SQL Server consente di ottimizzare gli spazi molto più efficacemente dell'archiviazione in file PST. In più, per SQL Server è disponibile un numero maggiore di funzioni e strumenti di compressione e backup rispetto ad Exchange. Miglioramento delle prestazioni di Exchange Se si archivia tutta la posta dell'azienda su Exchange Server, col tempo le prestazioni della posta elettronica ne risulteranno ridotte. Il trasferimento delle vecchie su un database di SQL Server produrrà archivi compatti ed elevate prestazioni di Exchange. GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduzione 3

6 In via facoltativa, esclusione della posta di particolari utenti Laddove necessario, è possibile istruire GFI MailArchiver for Exchange affinché ignori la posta verso/da determinati utenti. Facile applicazione delle criteri di posta elettronica aziendali La disponibilità di un archivio a livello centrale consente di cercare facilmente un' aziendale in base ad un testo determinato e di far applicare gli eventuali criteri aziendali di posta elettronica in vigore. Rimozione del problema dei file PST L'utilizzo di GFI MailArchiver for Exchange elimina, per gli utenti, la necessità di archiviare la posta in file PST su dischi rigidi locali. Tali file PST finiscono per diventare molto grandi ed è difficile effettuarne il backup oppure delle ricerche al loro interno. Molti utenti non riescono ad organizzare i loro file PST in maniera idonea. Con GFI MailArchiver, gli utenti possono sfogliare l'interfaccia di ricerca del web e recuperare le precedenti dal database SQL, anziché frugare in un archivio di file PST presenti sul disco per trovare una determinata . Conformità al Sarbanes-Oxley Act (Legge Sarbanese-Oxley) Ai sensi del Sarbanes-Oxley Act del 2002 e dei regolamenti della Security and Exchange Commission (SEC), le società di capitali devono provare che i propri controlli interni e audit trail sono completi e che le loro procedure sono in grado di fornire dati corretti e certificati. Le aziende devono conservare tutta la corrispondenza creata, inviata o ricevuta, "relativa ad una verifica o revisione contabile" di una società di capitali per un periodo di sette anni, durante i quali tali registrazioni devono essere non cancellabili e non riscrivibili. Esse comprendono tutti i "documenti elettronici", come le , specialmente se relativi ad argomenti, uffici o soggetti coinvolti nelle procedure di verifica contabile. L inosservanza di quanto sopra costituisce un reato, punibile con una pena fino a 10 anni di carcere. Come funziona GFI MailArchiver? GFI MailArchiver for Exchange sfrutta la caratteristica di registrazione di Exchange Server 2000/2003 e, quindi, fornisce scalabilità ed affidabilità ineguagliate ad un costo competitivo. Exchange Server registra tutta la posta in una determinata casella di posta o cartella pubblica, dopodichè GFI MailArchiver recupera le , comprime gli allegati e archivia il tutto su Microsoft SQL Server. 4 Introduzione GFI MailArchiver 2 for Exchange

7 Schermata 1 Interfaccia di configurazione GFI MailArchiver si installa negli IIS come una directory virtuale ed è accessibile tramite un browser web da qualunque punto della rete. Basta avviare Internet Explorer e digitare il seguente URL nella barra degli indirizzi: La configurazione di GFI MailArchiver è composta dalle seguenti schede: General (Generale) Database Exchange Stores (Archivi di Exchange) Exclude (Esclusioni) Licensing (Licenze) GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduzione 5

8 Schermata 2 Interfaccia di ricerca L interfaccia di ricerca è una funzione rapida e facile da usare di cui gli utenti possono avvalersi per trovare le loro . 6 Introduzione GFI MailArchiver 2 for Exchange

9 Installazione di GFI MailArchiver Requisiti di sistema di GFI MailArchiver Windows 2000/2003 Server oppure Advanced Server. Microsoft Exchange Server 2000/2003 (il prodotto è installato sulla macchina Exchange Server)..NET Framework 1.1 installato (incluso per impostazione predefinita nella versione 2003). Server web Microsoft IIS HTTP installato e in esecuzione. Conferma che ASP.NET sia stato registrato con IIS: 1. aprire il prompt dei comandi 2. andare su <WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<version number>\ 3. eseguire il comando aspnet_regiis.exe I e premere invio MS SQL Server 2000 (facoltativo ma consigliato) abilitazione della funzionalità di envolop journaling (facoltativa, ma consigliata) Preparazione dell Exchange Server Prima di procedere all installazione di GFI MailArchiver, è necessario preparare il proprio Exchange Server, effettuando le operazioni che seguono: 1. Creare una casella di posta nella quale saranno archiviati tutti i messaggi di posta. A questo scopo, aggiungere un nuovo utente nella console Active Directory Users and Computers (Utenti e computer di Active Directory). Assegnare un nome pertinente alla casella di posta, ad esempio, archivio. 2. Aprire il Gestore di sistema di Exchange e navigare fino al nodo dell Archivio delle caselle di posta espandendo l opzione Server > nome_server > Gruppo di archiviazione > Archivio delle caselle di posta). Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare (Proprietà). GFI MailArchiver 2 for Exchange Installazione di GFI MailArchiver 7

10 3. Nella finestra di dialogo delle proprietà, accedere alla scheda General (Generale) ed abilitare l opzione ( Archivia tutti i messaggi inviati e ricevuti dalle caselle di posta in questo archivio ). Schermata 3 Abilitazione delle caselle di posta di Exchange 4. Fare clic sul pulsante (Sfoglia), situato a destra della casella di controllo (Archivio). In questo modo viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona destinatario). Inserire il nome della casella di posta creata precedentemente. È inoltre possibile archiviare le in una cartella pubblica. Se si desidera scegliere tale opzione, inserire il nome di una cartella pubblica nella finestra di dialogo Seleziona destinatario). Fare clic su OK. 8 Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

11 Schermata 4 Selezione del nome della Casella di posta dell archivio 5. Chiudere le proprietà di Archivio delle caselle di posta) ed (Gestore di sistema di Exchange). La macchina è quindi pronta per essere utilizzata con GFI MailArchiver. Preparazione del server SQL È possibile utilizzare GFI MailArchiver con Microsoft Access (ad esempio, per valutarne il funzionamento); tuttavia, a fini produttivi, si deve utilizzare Microsoft SQL Server Prima di installare il software, sul server SQL va creato un database per consentire il funzionamento di GFI MailArchiver e l indicizzazione di ricerca dell intero testo. Quest ultima operazione è necessaria se si vuole effettuare una ricerca per parola chiave nel corpo dell . NOTA: GFI MailArchiver 2 funziona unicamente con Microsoft SQL Server Installazione ed abilitazione del componente Full Text Search ( Ricerca dell intero testo ) Per poter effettuare una ricerca testuale nel corpo dell , GFI MailArchiver richiede l installazione del componente Full-Text Search ( Ricerca dell intero testo ). Una volta individuata la presenza del modulo, GFI MailArchiver indicizzerà le . La ricerca nel corpo dell è supportata UNICAMENTE se si utilizza Microsoft SQL Server. 1. Eseguire il setup di SQL Server, scegliere l opzione d installazione Upgrade, remove, or add components to an existing instance of SQL Server ( Aggiorna, rimuovi o aggiungi componenti ad un istanza esistente di SQL Server ) nella schermata delle opzioni e fare clic su Next (Avanti). Schermata 5 Aggiunta di componenti all installazione GFI MailArchiver 2 for Exchange Installazione di GFI MailArchiver 9

12 2. Nella finestra di dialogo Add components to your existing installation ( Aggiungi componenti all installazione esistente ), selezionare l opzione Add components... ( Aggiungi componenti ) e premere Next (Avanti). Schermata 6 Installazione della ricerca dell intero testo 3. Nella successiva finestra di dialogo fare clic su Server Component ( Componente del server ) nell elenco Components: ( Componenti: ) e selezionare l elemento Full-Text Search ( Ricerca dell intero testo ) dell elenco Sub-Components: ( Sub-componenti: ). Fare clic su Next (Avanti) per procedere all installazione. Creazione del database 1. Aprire la console amministrativa Enterprise Manager del server SQL (Start > Programs > Microsoft SQL Server > Enterprise Manager, Start > Programmi > Microsoft SQL Server > Enterprise Manager) e andare sul server SQL sul quale verrà creato il database. Schermata 7 Creazione di un nuovo database 10 Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

13 2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nodo Databases ( Database ) e selezionare l opzione New Database... ( Nuovo database ). 3. Specificare il nome del database nella finestra di dialogo visualizzata (ad esempio, MailArchive Archivio Posta ) e quindi fare clic su OK. 4. Espandere il nodo del nuovo database, fare clic sul sub-nodo Users ( Utenti ) e selezionare l opzione New Database User... ( Nuovo utente database ). Schermata 8 Creazione di un accesso (login) 5. Nella finestra di dialogo fare clic sull elenco a discesa Login name: ( Nome di accesso: ) e selezionare l elemento <new> ( <nuovo> ). GFI MailArchiver 2 for Exchange Installazione di GFI MailArchiver 11

14 Schermata 9 Indicazione della modalità di autenticazione 6. Si apre una nuova finestra di dialogo. Inserire il nome di accesso (ad esempio, ArchiveUser, Utente Archivio ) nella casella di modifica Name: ( Nome: ). Nella sezione Authentication ( Autenticazione ), selezionare SQL Server Authentication ( Autenticazione server SQL ) e digitare quindi una password nel campo Edit (Modifica). 7. Selezionare ora il database creato nell elenco a discesa Database: e passare alla scheda Database Access ( Accesso al database ). 8. Spuntare la casella di controllo accanto al Database creato. 12 Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

15 Schermata 10 Abilitazione del campo database (db) proprietario 9. Accertarsi di selezionare il ruolo db_owner ( db_proprietario ), nella seconda sezione della finestra di dialogo (Database roles, Ruoli del database). 10. Fare clic su OK per salvare ed uscire dalla finestra di dialogo (all uscita appare un altra finestra che permette di confermare la password per l utente appena creato). Abilitazione di Envelope Journaling (facoltativa) Al fine di archiviare informazioni di recapito della posta complete, quali SMTP MAIL FROM (POSTA SMTP DA), l elenco dei veri destinatari, i destinatari per l opzione Copia nascosta (Ccn), ecc., è necessario abilitare l Envelope journaling su Exchange Server. Per ulteriori informazioni su Envelope Journaling (Registrazione busta), leggere il seguente articolo della Knowledge Base di Microsoft: Quest azione è facoltativa. GFI MailArchiver continuerà ad archiviare tutta la posta anche senza l abilitazione di Envelope Journaling. È possibile saltare questa fase se non si desidera archiviare le informazioni sulle intestazioni dei messaggi di posta. Per abilitare envelope journaling, si può usare l editor Exejcfg o quello ADSI. Utilizzo dello strumento Exejcfg.exe È possibile scaricare lo strumento exejcfg.exe dal sito web di Microsoft. Aprire la pagina Cerca di Microsoft e digitare il nome del GFI MailArchiver 2 for Exchange Installazione di GFI MailArchiver 13

16 file per trovare la sua locazione. Una volta scaricato, decomprimere il file in una directory: 1. Aprire il prompt dei comandi 2. Navigare fino alla directory in cui si è decompresso il file 3. Digitare exejcfg e e premere Enter (Invio) per abilitare Envelope Journaling Nota: il comando exejcfg d disabilita Envelope Journaling per quell azienda Utilizzo dell editor ADSI Per abilitare Envelope Journaling è, inoltre, possibile utilizzare l editor ADSI (ADSIEdit.msc - Active Directory Services Interface). Questo strumento è disponibile tra gli strumenti di supporto di Windows Server 2003 e nel kit delle risorse di Windows 2000 Server. A tale scopo, procedere con le fasi seguenti: 1. Aprire la console ADSIEdit.msc 2. Espandere il nodo Configuration Container > CN=Services > CN=Microsoft Exchange, fare clic con il tasto destro del mouse sul nodo CN=<Organization_Name> (CN=<Nome_azienda>) e poi fare clic su Properties (Proprietà) per visualizzare la finestra di dialogo delle proprietà Schermata 11 Modifica del valore dell attributo euristico 3. Dall elenco delle proprietà da visualizzare, selezionare heuristics ( euristica ) e immettere il valore 512 nella casella di testo Edit Attribute ( Modifica attributo ) 4. Premere il pulsante Set ( Imposta ) 5. Fare clic su OK e chiudere la console ADSIEdit. 14 Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

17 Nota: si utilizza il valore 512 per abilitare Envelope Journaling ed il valore 0 per disabilitarla. Installazione di GFI MailArchiver L installazione deve essere eseguita sulla macchina Exchange Server! Prima di eseguire la procedura d installazione, accertarsi di aver avuto accesso come Amministratore e che siano soddisfatti i requisiti di sistema. 1. Eseguire il programma d installazione di GFI MailArchiver facendo doppio clic sul file GFIMailArchiver2.msi sulla macchina Exchange Server. Viene visualizzata una finestra di benvenuto. Chiudere gli altri programmi di Windows e fare clic su Next (Avanti). 2. Nella finestra di dialogo del Contratto di licenza, accettare le condizioni contrattuali e proseguire con l installazione. Schermata 12 Immissione dell indirizzo dell amministratore e del codice seriale del prodotto 3. Inserire l indirizzo dell amministratore e il codice seriale. Se si sta utilizzando una versione di valutazione del prodotto, lasciare come codice seriale il valore predefinito Evaluation (Valutazione). Fare clic su Next (Avanti). Nota: sarà possibile utilizzare il software per 30 o 60 giorni (60 giorni se si utilizza il codice di valutazione ricevuto via ). Se, in seguito, si opta per l acquisto, non è necessario eseguire nuovamente l installazione; si può inserire il codice seriale nella configurazione dell interfaccia web. 4. Il programma d installazione richiede quindi di specificare una locazione in cui installare GFI MailArchiver. Premere Browse (Sfoglia) per selezionare una cartella; altrimenti accettare la locazione predefinita e fare clic su Next (Avanti). GFI MailArchiver 2 for Exchange Installazione di GFI MailArchiver 15

18 Schermata 13 Selezione di un sito web e di una directory virtuale 5. Il programma d installazione richiede adesso di selezionare quale sito web utilizzare e, inoltre, di attribuire un nome alla directory virtuale. Per impostazione predefinita, quest ultima si chiama MailArchiver. Fare clic su Next (Avanti). 6. Fare clic su Next (Avanti) per arrivare allo schermo di conferma e fare clic di nuovo su Next (Avanti) per procedere all installazione. Il programma d installazione verifica che ASP.NET sia registrato con IIS. In caso contrario, pur essendo possibile proseguire con l installazione di GFI MailArchiver, bisognerà registrare ASP.NET con IIS in un momento successivo. Consultare la sezione Requisiti di sistema all inizio del presente capitolo sulle relative modalità di esecuzione. 7. Una volta completata l installazione, fare clic su Finish (Fine). Immissione del Codice seriale dopo l installazione Se GFI MailArchiver è stato acquistato, è possibile inserire il codice seriale nella pagina di Configurazione. Se si utilizza una versione di valutazione di GFI MailArchiver, quest ultima ha una durata di 60 giorni (con il codice di valutazione). Se si decide poi di acquistare GFI MailArchiver, è sufficiente inserire il Codice seriale in questo punto, senza dover nuovamente installare il programma. GFI MailArchiver prevede il rilascio dei codici seriali in base al numero delle caselle di posta. L immissione del Codice seriale non va confusa con la procedura di registrazione dei dati dell azienda sul nostro sito web. Questa seconda fase è molto importante, poiché ci consente di fornire l assistenza e di comunicare tutte le notizie importanti relative al prodotto. Effettuare la registrazione sulla pagina web: 16 Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

19 Configurazione di GFI MailArchiver Introduzione alla configurazione Dopo aver installato GFI MailArchiver, è possibile eseguire l interfaccia web di configurazione e impostare ulteriormente il prodotto. Schermata 14 La configurazione di GFI MailArchiver Per aprire la finestra di configurazione di GFI MailArchiver, scegliere fra le seguenti modalità: 1. Fare clic su Start > Programs > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Configuration (Avvio > Programmi > GFI MailArchiver > Configurazione di GFI MailArchiver) OPPURE 2. Col browser andare all URL: ( host>/mailarchiver ) sulla barra degli indirizzi di Internet Explorer. GFI MailArchiver utilizza l autenticazione Windows integrata, pertanto, per accedere al sistema, si utilizzano le proprie credenziali di Windows correnti. Tuttavia, in alcune configurazioni, questo non funziona. In tali casi, il programma richiede di inserire un nome utente e una password. Utilizzare le proprie credenziali di accesso a Windows per l autenticazione. GFI MailArchiver 2 for Exchange Configurazione di GFI MailArchiver 17

20 Configurazione del database Nota: prima di configurare il database, accertarsi di aver eseguito la procedura indicata nel paragrafo Preparazione del server SQL del capitolo sull installazione. È possibile scegliere di memorizzare i messaggi di posta elettronica archiviati su un database MS Access o SQL Server. Microsoft Access non è consigliato. Le sue prestazioni si riducono rapidamente. Schermata 15 Configurazione del database Per configurare il database terminale, procedere come segue: 1. Fare clic sull elenco a discesa per selezionare il tipo di database. 2. Se si seleziona un database MS SQL, indicare il nome del server SQL. Facendo clic sulla casella dell elenco, GFI MailArchiver cerca di trovare macchine SQL Server disponibili sulla rete. Qualora il server SQL che si desidera utilizzare non fosse disponibile, specificare l indirizzo IP di detto server. 3. Immettere le credenziali della macchina SQL Server. 4. Selezionare quindi il database da utilizzare nell elenco di database presenti sulla macchina server SQL. È necessario aver creato preventivamente il database. Selezionare il nuovo database creato. 5. Se si seleziona un database di Access (NON CONSIGLIATO), una finestra a comparsa consente di selezionare un file mdb. 6. Fare clic sul pulsante Test (Prova) per verificare la connessione al database. 7. Premere il pulsante Save (Salva) per salvare le modifiche. La prima volta che si effettua il salvataggio, GFI MailArchiver crea 18 Configurazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

21 automaticamente sul database del server SQL tutte le cartelle e le procedure memorizzate. Nota: non è necessario installare Microsoft Access per utilizzare l opzione del database di Access. Configurazione delle cartelle di Exchange Nota: CONFIGURARE PREVENTIVAMENTE IL DATABASE! In caso contrario, GFI MailArchiver comincerà ad archiviare la posta sul database predefinito. Dopo aver configurato il database, è possibile specificare quale casella di posta dell archivio controllare. Una volta avuto accesso all interfaccia di configurazione, fare clic su Configuration (Configurazione) e quindi su Exchange Folders (Cartelle di Exchange). Scegliere ora quale archivio delle caselle di posta si desidera controllare e fare clic su Start polling ( Inizia interrogazione in sequenza ). Premere il pulsante Save (Salva) per confermare le nuove impostazioni. Schermata 16 Indicazione degli archivi di caselle di posta da controllare Da questo momento in poi, tutta la posta che passa in quel dato archivio di Casella di posta viene copiata nella casella di posta archive ( archivio ) e trasferita nel database di GFI MailArchiver. Nota: tutti le archiviate vengono automaticamente eliminati dalla casella di posta archivio. Esclusione di utenti dall archiviazione Nella scheda Exclude (Escludi) della scheda Configuration (Configurazione), è possibile impostare quali indirizzi non si desidera controllare. GFI MailArchiver 2 for Exchange Configurazione di GFI MailArchiver 19

22 Opzioni generali Schermata 17 Impostazione degli utenti esclusi Per abilitare le eccezioni, selezionare la casella di controllo Do not archive s where the sender or recipient is in the list below ( Non archiviare le se il mittente o il destinatario sono presenti nell elenco che segue ). Per aggiungere una voce all elenco, inserire l indirizzo nella casella di testo e premere Add (Aggiungi). Per rimuovere una voce, basta premere il pulsante Delete (Elimina), situato alla destra di ciascun indirizzo . Una volta apportate le eventuali modifiche, premere Save (Salva). La scheda General (Generale) consente di configurare le opzioni generali. Opzioni di archiviazione della posta Nelle opzioni di archiviazione della posta è possibile configurare le da archiviare (in uscita, in entrata o interne), gli eventuali salvataggi e, in via facoltativa, comprimere allegati. 20 Configurazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

23 Schermata 18 Configurazione delle impostazioni generali Accesso amministrativo È possibile specificare gli utenti che possono visualizzare la posta elettronica di tutti gli utenti. Poiché la posta elettronica costituisce un dato estremamente sensibile, tale impostazione va usata con molta cautela. Con GFI MailArchiver, si può specificare un gruppo di Active Directory che abbia pieno accesso alla posta elettronica di tutti gli utenti. È possibile definire l appartenenza al gruppo tramite Active Directory. Selezionare un gruppo dal menu a discesa e premere il pulsante Save (Salva) per salvare le modifiche. Schermata 19 Accesso ad altri account di posta elettronica GFI MailArchiver 2 for Exchange Configurazione di GFI MailArchiver 21

24 Gli appartenenti a questo gruppo visualizzeranno una scheda aggiuntiva: List all accounts ( Elenca tutti gli account ). Grazie a questa scheda, sono in grado di trasferirsi sulla posta elettronica degli altri utenti. Altre impostazioni Inserire l indirizzo dell amministratore nella casella di testo situata nella sezione Other settings ( Altre impostazioni ). Tutte le notifiche su MailArchiver verranno inviate a questo indirizzo. Licensing (Licenze) La scheda della licenze consente di visualizzare i dettagli della licenza e di immettere il codice seriale. Schermata 20 Immissione del codice seriale Se è stato acquistato un codice seriale, immetterlo in questa sezione. Copiare il codice seriale nella casella di testo e premere il pulsante Verify (Verifica). Premere il pulsante Save (Salva) per salvare le modifiche. Il prodotto verrà aggiornato di conseguenza. 22 Configurazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

25 Ricerca di Introduzione Ricerca di Dopo aver configurato GFI MailArchiver, è possibile cercare le dalla scheda Search ( Cerca ) dell interfaccia web. La ricerca di è un processo semplice che consente di trovare messaggi specifici tramite l immissione di criteri di ricerca che utilizzano query come IS EXACTLY ( É ESATTAMENTE ) o CONTAINS ( CONTIENE ). Per cercare un , immettere i criteri di ricerca nelle caselle di testo e premere il pulsante Search (Cerca). È possibile specificare i campi dell che si desidera cercare (ossia, destinatario, oggetto, ecc.) e se si vuole che il campo contenga il testo presente nella stringa di ricerca (CONTAINS) oppure sia esattamente identico (IS EXACTLY). Nota: se si utilizza un database SQL e se si è installata la funzione di ricerca dell intero testo, si potrà cercare unicamente nel corpo del messaggio. Schermata 21 Ricerca testuale nel corpo del messaggio Quando si effettua la ricerca di testo nel corpo del messaggio, per interrogare il database di SQL Server è possibile utilizzare le opzioni CONTAINS (CONTIENE) e FREETEXT (TESTO LIBERO). Nella schermata sopra riportata, è stata effettuata una ricerca di tutte le GFI MailArchiver 2 for Exchange Ricerca di 23

26 contenenti il nome Reggie nel corpo del messaggio. Tali predicati permettono, ad esempio, di cercare tutte le che contengono termini comincianti con H nel corpo del messaggio. A questo scopo, digitare h* nella casella di testo e premere il pulsante Search (Cerca). Utilizzo del predicato FREETEXT Con un predicato FREETEXT, è possibile immettere qualsiasi serie di termini o gruppi di parole e persino una frase completa. Il motore di ricerca dell intero testo analizza il testo, identifica tutti i termini e i gruppi nominali significativi e crea all interno una query con tali termini. Nell esempio che segue si utilizza un predicato FREETEXT in una colonna denominata descrizione. FREETEXT (descrizione: Il tribunale della contea di Fulton ha affermato venerdì che un indagine sulle recenti elezioni primarie di Atlanta non ha prodotto alcuna prova in merito ad eventuali irregolarità ). Il motore di ricerca identifica parole e gruppi nominali quali: Parole Fulton, contea, tribunale, venerdì, indagine, Atlanta, recenti, primarie, elezioni, prodotto, prova, irregolarità Gruppi nominali Tribunale di contea di Fulton, elezioni primarie, tribunale, recenti elezioni primarie di Atlanta I termini e gruppi immessi nella stringa FREETEXT (e le loro varianti di flessione) sono combinati all interno in una query, ponderata per un idonea classificazione, dopodichè viene eseguita la ricerca effettiva. Utilizzo di più condizioni È possibile utilizzare condizioni supplementari per una ricerca più accurata. Premendo il pulsante Add Condition (Aggiungi condizione) viene visualizzata automaticamente una nuova condizione. 24 Ricerca di GFI MailArchiver 2 for Exchange

27 Schermata 22 Utilizzo di più condizioni nella propria ricerca Nell esempio che segue, si è condotta una ricerca di con la seguente condizione: L oggetto CONTAINS (CONTIENE) la parola test AND NOT (E NON) Il mittente IS EXACTLY (È ESATTAMENTE): administrator@testdom2.com AND (E) Date/Time GREATER THAN (Data/Ora MAGGIORI DI) 27/09/2004 Come si può vedere dalla schermata precedente, è stata trovata un che soddisfa tutti i criteri di ricerca. Questa funzione è molto utile se si vuole effettuare una ricerca precisa di una particolare o serie di . Ordine dei risultati della ricerca I risultati sono illustrati sulla stessa pagina e si possono ordinare in colonne. Fare clic sulle intestazioni delle colonne per ordinare i risultati per Subject, Sender, Recipient, Date/Time or Size (Oggetto, Mittente, Destinatario, Data/Ora o Dimensione). GFI MailArchiver 2 for Exchange Ricerca di 25

28 Schermata 23 Ricerca di utilizzando la query CONTAINS (CONTIENE) Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica Per visualizzare un , fare clic sul collegamento nella colonna dell oggetto della tabella dei risultati. Si aprirà il messaggio di posta nella stessa finestra. Schermata 24 Visualizzazione di un messaggio di posta elettronica 26 Ricerca di GFI MailArchiver 2 for Exchange

29 È possibile visualizzare le intestazioni Internet facendo clic sul collegamento Click here to view Internet Headers ( Fare clic qui per vedere le intestazioni Intermet ), situato tra le intestazioni e il corpo del messaggio. Identificazione dei destinatari del campo Ccn Se è stata abilitata la funzione Envelope Journaling (consultare la sezione Abilitazione di Envelope journaling nel capitolo dell installazione di GFI MailArchiver), vengono visualizzate anche le intestazioni Internet. Schermata 25 Identificazione dei destinatari del campo Ccn Il campo SMTP To (SMTP a) delle intestazioni del messaggio (Message Headers) comprenderà tutti i destinatari di quella . Il confronto di tali destinatari con le intestazioni MIME consente di identificare quali indirizzi erano presenti nel campo Ccn del messaggio di posta elettronica originale. Nella schermata precedente, ad esempio, nel campo To (A) delle intestazioni SMTP, sono riportati gli indirizzi administrator@testdom2.com e andrew@twinproc.com, mentre nel campo MIME To (MIME a), c è soltanto administrator@testdom2.com. Ciò significa che andrew@twinproc.com si trovava nel campo BCC (Ccn). Visualizzazione di thread (fil rouge) di conversazione L ispezione di un thread di conversazione consente di visualizzare tutti i messaggi di una particolare conversazione via posta elettronica. Si può fare clic su qualsiasi per visualizzarla singolarmente, GFI MailArchiver 2 for Exchange Ricerca di 27

30 secondo quanto illustrato nella sezione Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica. Schermata 26 Visualizzazione di un thread di conversazione Per controllare l intero thread di conversazione, fare clic sul collegamento posto accanto al triangolino rosso, sopra il corpo del messaggio. Appare un elenco delle comprese in una conversazione intercorsa tra due o più utenti. Il corpo dell viene visualizzato all interno di una finestra ingrandita. 28 Ricerca di GFI MailArchiver 2 for Exchange

31 Ricerca di a scansione Introduzione GFI MailArchiver offre l opzione di sfogliare tutte le immediatamente oppure di cercarle tramite uno specifico indirizzo . Tale opzione è utile se si desidera cercare le di un determinato utente. Ciò è possibile unicamente se si è collegati con un account utente appartenente al gruppo di accesso all archivio impostato nella finestra General ( Generale ) della scheda di configurazione. Il presente capitolo spiega le modalità per sfogliare l archivio alla ricerca di messaggi . Ricerca di a scansione Per ricercare le a scansione, navigare fino alla scheda Welcome (Benvenuto) e selezionare un nome utente dal menu a discesa. La pagina si aggiorna automaticamente e visualizza un elenco di di quell utente. L aggiornamento manuale dello schermo elencherà le nuove archiviate negli ultimi minuti. A questo scopo, fare clic sul collegamento Refresh (Aggiorna) situato proprio sotto il collegamento Login as a different user ( Accedi come altro utente ). Schermata 27 Ricerca di tutte le a scansione La schermata sopra riportata visualizza tutte le di tutti gli account utenti. Fare clic sul triangolino rosso o sull argomento di GFI MailArchiver 2 for Exchange Ricerca di a scansione 29

32 conversazione per espandere e visualizzare tutte le relative a quella conversazione. Nota: è possibile espandere una sola conversazione per volta. Schermata 28 Ricerca a scansione delle di un determinato utente Quando ci si sposta sull account di un particolare utente, vengono visualizzate solo le di quell utente. La schermata precedente mostra tutte le di andrew@twinproc. 30 Ricerca di a scansione GFI MailArchiver 2 for Exchange

33 Importazione delle vecchie Introduzione Se si devono importare ricevute prima dell installazione di GFI MailArchiver sulla rete, il programma di estrazione guidata di ( Extraction Wizard) consente di eseguire agevolmente tale operazione. La presente sezione illustra le modalità per avvalersi del programma di estrazione guidata di , in modo da poter importare le vecchie nel database di GFI MailArchiver. Programma di estrazione guidata di L eseguibile Estrazione guidata di (eewiz.exe) è situato nella sottocartella eewiz della cartella di root di GFI MailArchiver. Nota: Il programma di estrazione guidata di può essere eseguito su altre macchine, oltre a quella su cui è installato GFI MailArchiver. A questo scopo, è necessario copiare manualmente la sottocartella eewiz della cartella root di of GFI MailArchiver sulla macchina su cui si desidera eseguirlo. È poi possibile eseguire il file eewiz.exe e utilizzarlo secondo quanto riportato nel resto del presente capitolo. Schermata 29 Pagina introduttiva del programma di estrazione guidata di GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 31

34 Dopo aver fatto clic su Next (Avanti), viene visualizzata la pagina di selezione della sorgente. Il programma di estrazione guidata di è in grado di estrarre le dalle seguenti sorgenti: Casella di posta di Microsoft Exchange Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange File di cartelle personali (.pst) di Microsoft Outlook La sorgente Casella di posta di Microsoft Exchange Per estrarre le da una casella di posta di Microsoft Exchange, selezionare il pulsante di opzione Microsoft Exchange Server, come illustrato nella schermata di seguito riportata: Schermata 30 La sorgente Casella di posta di Microsoft Exchange L opzione Microsoft Exchange Server è disponibile in uno dei seguenti scenari: Si sta eseguendo il file sulla stessa macchina su cui è installato Microsoft Exchange Server. Si sta eseguendo il file su una macchina su cui non è installato Microsoft Exchange Server, ma è disponibile l OLE DB Internet Publishing Provider (IPP), pertanto è possibile collegarsi a server Microsoft Exchange remoti. 32 Importazione delle vecchie GFI MailArchiver 2 for Exchange

35 Nota: l OLE DB Internet Publishing Provider è un provider Microsoft utilizzato per avere accesso a documenti archiviati su server HTTP, tramite il protocollo Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV). Questo provider è utilizzato dal programma di estrazione guidata di per accedere a server Microsoft Exchange. L OLE DB Internet Publishing Provider è installato per impostazione predefinita unicamente su tutte le versioni di Windows Per ulteriori informazioni sulle modalità d installazione di questo provider su una macchina Windows 2003, visitare il seguente articolo di knowledgebase di GFI: Si sta eseguendo il file su una macchina su cui è installato Microsoft Exchange Server ed è inoltre disponibile l OLE DB Internet Publishing Provider. In tal caso, è possibile selezionare se connettersi all Exchange Server locale oppure a uno remoto, facendo clic sulla casella di controllo Connect to Remote Server ( Connetti al server remoto ). La schermata sopra riportata può apparire leggermente diversa, a seconda delle opzioni disponibili. Ad esempio, se il file è stato eseguito sulla stessa macchina su cui è installato Microsoft Exchange Server, ma l OLE DB Internet Publishing Provider, come nel caso dell impostazione predefinita di una macchina Windows 2003, la pagina di selezione della sorgente appare come nella schermata di seguito riportata. Schermata 31 Caratteristiche disabilitate per rispecchiare il contesto GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 33

36 Per connettersi a una casella di posta di Exchange Server, compilare i campi disponibili, come il nome dell Exchange Server, della casella di posta, dell utente e la password, e fare quindi clic su Next (Avanti). Nota: quando si specifica il nome utente e la password di una casella di posta, accertarsi di inserire quelli di un account amministratore oppure dell account utente di quella casella di posta. Nota: quando ci si connette a una casella di posta sulla stessa macchina su cui il file è in esecuzione, i campi del nome utente e password vengono disabilitati, come illustrato nella schermata precedente. In tal caso, per l autenticazione verranno utilizzate le credenziali dell utente collegato in quel momento. Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange L opzione Microsoft Exchange Server consente di estrarre le dalle cartelle pubbliche, verificando la casella di controllo Connect to Public Folders ( Connetti alle Cartelle pubbliche ) e compilando i dati dei campi abilitati. Se il programma di estrazione guidata è in esecuzione sulla macchina server Microsoft Exchange, è sufficiente indicare al nome del server Exchange di connettersi alle Cartelle pubbliche, dato che i campi casella di posta, nome utente e password saranno disabilitati, come riportato di seguito. Schermata 32 Connessione alle Cartelle pubbliche Se si desidera connettersi alle cartelle pubbliche di un server Microsoft Exchange remoto, è necessario indicare il nome del server, il nome utente e la password, come illustrato nella schermata di seguito riportata. 34 Importazione delle vecchie GFI MailArchiver 2 for Exchange

37 Schermata 33 Connessione alle Cartelle pubbliche remote Nota: per estrarre da cartelle pubbliche, l utente utilizzato per connettersi alle cartelle pubbliche deve possedere privilegi di ruolo di proprietario sulle cartelle dalle quali si intende estrarre le . È possibile rivedere o modificare le autorizzazioni di accesso di una determinata cartella con il Gestore di sistema di Exchange. Nota: quando ci si connette al server Microsoft Exchange, si dispone dell opzione di connessione attraverso SSL. Per utilizzare tale opzione, selezionare la casella di controllo SSL Connection ( Connessione SSL ). Nota: se, quando ci si connette tramite SSL, ci si deve collegare a un numero di porta non predefinito, ad esempio la porta 470, è possibile farlo aggiungendo il valore 470 nel campo nome del Microsoft Exchange Server, come illustrato nella schermata che segue: Schermata 34 Connessione a un numero di porta non predefinito GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 35

38 La sorgente File di cartelle personali (.pst) di Microsoft Outlook Per estrarre le da file (.pst) di cartelle personali di Microsoft Outlook, selezionare il pulsante di opzione Microsoft Outlook PST Files (File PST di microsoft Outlook), come illustrato nella schermata di seguito riportata: Schermata 35 Sorgente cartelle personali (.pst) di Microsoft Outlook L opzione Microsoft Outlook PST Files sarà disponibile unicamente se Microsoft Outlook è installato sulla macchina su cui il tool è in esecuzione. Nota: quando si estraggono dai file (.pst) di cartelle personali di Microsoft Outlook, accertarsi di aver selezionato file PST che non rientrano nel profilo predefinito di Outlook sulla macchina su cui si sta eseguendo il tool. Nota: le estratte da un file PST vengono eliminate dal file stesso. Per questa ragione è importante effettuare una copia di backup del file PST prima di utilizzarlo con il programma di Estrazione guidata di . Per aggiungere un file PST, fare clic sul pulsante Add PST file ( Aggiungi file PST ). Viene visualizzata una normale finestra di dialogo di selezione file di Windows, che consente di localizzare il file PST da cui si desidera estrarre le , come illustrato nella schermata successiva. 36 Importazione delle vecchie GFI MailArchiver 2 for Exchange

39 Schermata 36 Selezione del file PST Microsoft Outlook Selezionare il file PST desiderato e fare sul pulsante Open (Apri). Il file PST selezionato viene visualizzato nell elenco, come riportato nella schermata di seguito. Schermata 37 File PST Microsoft Outlook selezionato È possibile aggiungere all elenco più file PST, pertanto è possibile estrarre le da più cartelle personali in un unica soluzione. Per rimuovere un file PST dall elenco, selezionarlo e fare clic sul pulsante Remove PST File ( Rimuovi file PST ). GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 37

40 Una volta selezionati tutti i file PST da cui si desidera estrarre le , fare clic sul pulsante Next (Avanti) per selezionare le cartelle da cui estrarre le . Selezione delle cartelle da cui estrarre le La pagina di selezione della cartella può impiegare qualche minuto per contare le cartelle rientranti nella sorgente indicata. Quando il conteggio è completato, le cartelle vengono visualizzate sottoforma di albero, come riportato nella schermata successiva. Il numero visualizzato a destra del nome della cartella rappresenta il numero di elementi in essa contenuti. Le cartelle che non contegono alcun elemento vengono ombreggiate e non possono essere selezionate. Nota: se la sorgente selezionata sono le cartelle pubbliche di Microsoft Exchange, è possibile che alcune cartelle riportino la dicitura Not Owner ( Non proprietario ) visualizzata alla destra del nome della cartella. Tali cartelle vengono ombreggiate e non possono essere selezionate. L etichetta Not Owner sta ad indicare che le credenziali di account specificate non dispongono di privilegi di ruolo da Proprietario su quella data cartella. Si rimanda alla sezione delle Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange per maggiori dettagli. Schermata 38 Selezione delle cartelle da elaborare Scegliere le cartelle da cui si desidera estrarre selezionando la casella di controllo posta accanto al nome della cartella desiderata. 38 Importazione delle vecchie GFI MailArchiver 2 for Exchange

41 Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per passare alla pagina successiva. GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 39

42 Impostazione di un periodo di sospensione La page d impostazione di un periodo di sospensione consente di indicare la data e l ora in cui è stato installato GFI MailArchiver. Quest ultimo dà istruzione al programma di Estrazione guidata di di saltare tutte le ricevute dal server di posta successivamente alla data e all ora impostate in questo punto. Schermata 39 Opzione del periodo di sospensione Così, il programma di Estrazione guidata di estrarrà unicamente le ricevute dal server di posta precedentemente al periodo di sospensione. In questo modo il programma di Estrazione guidata di non estrae le già presenti nel database di GFI MailArchiver database. Fare clic su Next (Avanti) per proseguire con la pagina di selezione del proprietario. 40 Importazione delle vecchie GFI MailArchiver 2 for Exchange

43 Selezione del proprietario delle In questa pagina è necessario indicare il proprietario delle che si stanno per estrarre. L indirizzo indicato nel campo Owner (Proprietario) è importante perché, quando si importano le estratte, GFI MailArchiver lo utilizza per determinare il proprietario. Di conseguenza, se nel campo Owner si indica, ad esempio, l indirizzo user@testdomain.com, tutte le estratte vengono visualizzate sotto il nome user@testdomain.com nell interfaccia utente di GFI MailArchiver dopo essere state importate. Nota: quando si estraggono da cartelle pubbliche di Microsoft Exchange, il proprietario di ogni viene determinato con il seguente metodo. Se il mittente dell rientra nel catalogo generale di Active Directory, viene utilizzato come proprietario. In caso contrario, viene utilizzato il proprietario indicato nel campo Owner. Nota: quando GFI MailArchiver importa estratte da cartelle pubbliche di Microsoft Exchange, a un utente sono visibili unicamente le spedite da quel particolare utente. Per esempio, l utente user@testdomain.com visualizza unicamente le spedite alla cartella pubblica da user@testdomain.com. Schermata 40 Pagina di selezione del proprietario (owner) È possibile inserire un indirizzo direttamente nel campo Owner oppure utilizzare la finestra di dialogo di selezione utente di Active Directory, facendo clic sul pulsante Owner (Proprietario). GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 41

44 Schermata 41 Finestra di dialogo di selezione utente di Active Directory Fare clic su Next (Avanti) per proseguire con la pagina di selezione della destinazione. Selezione di una destinazione per le estratte Dopo aver selezionato il proprietario delle da estrarre, è necessario indicare dove salvare i file delle estratte. Le estratte vengono salvate in file di testo tramite il formato RFC822. Schermata 42 Pagina di selezione della destinazione Per selezionare la destinazione delle estratte, fare clic sul pulsante situato a destra del campo Destination 42 Importazione delle vecchie GFI MailArchiver 2 for Exchange

45 ( Destinazione ). Viene visualizzata la finestra di dialogo Browse For Folder ( Cerca la cartella ), come da schermata di seguito riportata: Schermata 43 Finestra di dialogo della ricerca della cartella Perché le estratte siano elaborate e comprese nel database di GFI MailArchiver, devono essere collocate nella sottocartella ImportPickup ( Importa/Raccogli ) situata nella cartella di root di GFI MailArchiver. A questo scopo, è possibile selezionare come destinazione la sottocartella ImportPickup ( Importa/Raccogli ) direttamente dal programma di Estrazione guidata di oppure selezionare una destinazione diversa e provvedere alla copia manuale dei file n detta locazione. Nota: se si utilizza il programma di Estrazione guidata di su una macchina diversa da quella su cui è installato GFI MailArchiver, e si desidera salvare le estratte direttamente nella sottocartella ImportPickup ( Importa/Raccogli ), è necessario mettere in condivisione quest ultima e attribuire autorizzazioni di scrittura. Selezionare poi la cartella condivisa mediante la finestra di dialogo Browse For Folder ( Cerca la cartella ). Nota: GFI MailArchiver inizia ad elaborare le non appena queste vengono estratte e salvate nella sottocartella ImportPickup. Una volta elaborata e compresa nel database di GFI MailArchiver, l viene eliminata da questa cartella. GFI MailArchiver 2 for Exchange Importazione delle vecchie 43