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1 La procedura «GestCorr» consente di : -Archiviare documenti in entrata e creare documenti in uscita; -Accedere ai documenti con estrema semplicità e velocità; -Eliminare la movimentazione del cartaceo; -Sottoscrivere in forma digitale il documento; -Scadenzare gli adempimenti connessi nel proprio outlook; -Inviare i documenti via mail, trasformarli in pdf, trasmettere a smartphone o tablet in un solo click. In altri termini la gestione completa di tutte le informazioni aziendali con sicurezza e celerità.

2 Rete e livelli In ogni struttura aziendale, di regola, le mansioni afferenti la gestione della corrispondenza, sia in entrata che in uscita, vengono svolte dalla segreteria che provvede a smistare e registrare la corrispondenza in uscita e a redigere e catalogare tutta la corrispondenza in entrata. Se tutte le informazioni relative alla gestione e registrazione della corrispondenza dovessero essere reperite esclusivamente attraverso il computer utilizzato dalla segreteria è ovvio che ciascun operatore dovrebbe rivolgersi a quest ultima per qualsiasi necessità anche la più banale, non potendo provvedere diversamente. Supponiamo, invece, come avviene negli uffici ben organizzati, che i diversi pc di una struttura aziendale realizzino una rete che consente di condividere le informazioni attinente alla gestione della corrispondenza con le dovute protezioni a secondo dei ruoli. In questo modo avremo un computer centrale ossia quello della segreteria e tanti computer satelliti a secondo del numero degli operatori presenti nella struttura aziendale ciascuno dei quali potrà accedere al programma «GestCorr» e ottenere le informazioni di cui necessita direttamente dalla sua postazione. E importante chiarire che la creazione di una rete tra i diversi computers aziendali non compromette l esigenza di riservatezza e controllo proprie di ciascuna struttura aziendale. Invero, attraverso un apposito sistema di password, ad ogni operatore verrà attribuito un determinato livello di operatività che gli permetterà di accedere esclusivamente alle informazioni che gli competono.

3 Flusso corrispondenza Le esigenze correlate alla gestione della corrispondenza in entrata sono ovviamente distinte da quelle concernenti la gestione della corrispondenza in uscita. E opportuno, pertanto, analizzare distintamente le soluzioni offerte da «GestCorr» con riferimento ai due diversi flussi di corrispondenza, partendo dalla corrispondenza in entrata. Corrispondenza in Corrispondenza in entrata uscita

4 Gestione corrispondenza in entrata I fase- lettura della corrispondenza in entrata In ogni struttura aziendale, la prima fase attinente alla gestione della corrispondenza in entrata è di regola costituita dalla visualizzazione della stessa da parte della proprietà o chi ne svolge le funzioni gestionali, che - all esito della lettura del singolo document0 - appone su ciascuno di essi il nome del responsabile dei successivi adempimenti e consegna la corrispondenza alla segreteria per lo smistamento in via informatica. Operatore 1 Proprietà Operatore 2 Operatore 3

5 Gestione corrispondenza in entrata 2 fase- scannerizzazione La segreteria, ricevuta la corrispondenza in entrata dalla proprietà, accederà al programma «GestCorr» e cliccherà sulla funzione acquisizione da scanner. Si aprirà una maschera che dovrà essere compilata inserendo, tra l altro, il nome del responsabile degli adempimenti così come individuato dalla proprietà. Dopo aver compilato la maschera riportante le «chiavi di ricerca», il documento originale verrà acquisito tramite scanner e verrà registrato automaticamente in un apposito archivio informatico. Terminato il processo di scannerizzazione il programma rilascerà un numero progressivo che dovrà essere segnato sul documento originale. Il documento senza necessità di «viaggiare» da scrivania a scrivania - potrà essere archiviato in uno a tutti gli altri documenti in entrata senza dover effettuare alcuna particolare catalogazione con riferimento al centro di costo specifico o altro parametro distintivo. In altri termini la documentazione viene fisicamente archiviata in progressione senza la necessità di dovere fotocopiarli ed inserirli in specifici contenitori. La distinzione avviene in via virtuale grazie alla possibilità di ricercarli per specifica «chiave di ricerca».

6 Gestione corrispondenza in entrata 3 fase- ricezione documento dal destinatario Dopo aver scannerizzato il documento lo stesso non solo verrà salvato automaticamente in apposito archivio informatico ma verrà trasmesso, sempre automaticamente e in via telematica, al destinatario che potrà visualizzarlo anche nel caso in cui si trovi Archiviazione automatica all esterno dell azienda. Difatti, ogni operatore potrà visualizzare la documentazione in entrata di cui è destinatario non solo attraverso la funzione comunicazioni interne e ricerca documento, ma anche Trasmissione automatica del documento ai destinatari tramite smart-phone o . Non appena il documento è stato acquisito il soggetto titolato a riceverlo avrà immediata comunicazione e disponibilità del documento ovunque si trovi. Possibilità di visualizzare il documento anche attraverso smart-phone o .

7 Gestione corrispondenza in entrata Ricerca documenti A titolo di esempio, supponiamo che sorga l esigenza di recuperare il documento cartaceo contenente un accordo bonario stipulato nel 2005 con un determinato fornitore. In assenza di un apposito programma di ricerca, al fine di recuperare il documento originale, si dovranno sfogliare tutti i documenti contenuti nei faldoni del 2005, il che comporta indubbiamente un grande dispendio di tempo e di energia. Con «GestCorr» la ricerca dei documenti archiviati potrà avvenire in pochi secondi, qualunque sia la data o l oggetto del documento da ricercare. Difatti, cliccando sulla funzione «Ricerca documenti» e inserendo le «chiavi di ricerca» nell apposita maschera, non solo si potrà visualizzare immediatamente la copia informatica dell accordo bonario ricercato, ma si riceverà il numero progressivo con il quale il documento originale è stato in precedenza archiviato. Dunque, al fine di recuperare l originale dell accordo bonario di cui si necessita, sarà sufficiente ricercare il documento contrassegnato da quel determinato numero progressivo e tale ricerca, di certo, potrà avvenire in pochi minuti.

8 Gestione classica Necessità di fotocopiare tutta la corrispondenza in entrata al fine di smistarla tra i diversi destinatari della struttura per i correlate. successivi adempimenti o attività Gestione con «GestCorr» La corrispondenza in entrata verrà smistata telematicamente senza dover effettuare copie. Risparmio Carta

9 Gestione classica Tutte le copie della corrispondenza in entrata devono essere consegnate materialmente ai destinatari e viaggiare fisicamente da scrivania a scrivania Gestione con GestCorr La corrispondenza verrà smistata telematicamente. Risparmio tempo ed energia.

10 Gestione classica Tutta la corrispondenza in entrata dovrà essere catalogata in base allo specifico centro di costo che per un impresa edile potrebbe configurarsi come singolo cantiere e per uno studio legale come cliente - o in base ad altri parametri di ricerca nei diversi faldoni. Le modalità di archiviazione nella gestione classica sono rimesse alla discrezionalità dell addetto alla segreteria con la conseguente estrema personalizzazione dell archivio e difficoltà di reperimento del documento da parte di sostituzione dell addetto. Gestione con «GestCorr» Tutta la corrispondenza in entrata potrà essere archiviata in un unico contenitore senza dover effettuare alcuna classificazione. La ricerca non è condizionato dai criteri di archiviazione dettati dalla segreteria. Riduzione degli spazi dedicati all archivio carteceo.

11 Gestione classica La ricerca dei documenti archiviati può richiedere un grande dispendio di tempo e di energia. E soprattutto la necessità di richiederlo all addetto all archiviazione. Gestione con «GestCorr» La ricerca dei documenti potrà avvenire in pochissimi secondi e senza che ci sia bisogno di dover sfogliare tutti i documenti contenuti nei singoli faldoni. E soprattutto la ricerca non dipende dall addetto all archiviazione e non è necessaria la sua presenza e/o partecipazione. Ulteriore risparmio di tempo e di energia.

12 GESTIONE CORRISPONDENZA IN USCITA 1 fase - redazione documento La confezione di un documento da inviare si realizza in pochi passi : cliccando sulla corrispondente funzione «CREA» si aprirà una maschera che dovrà essere compilata inserendo i dati richiesti. Compilata la maschera clicchiamo su «Crea documento». Dopo aver cliccato sulla funzione crea documento, sulla barra degli strumenti lampeggerà l icona di word. Cliccando sull icona si aprirà un foglio word già completo di intestazione della società scrivente, dell indirizzo del destinatario, dell oggetto e della commessa. In modo del tutto automatico la procedura realizza la carta intestata della società scrivente riportando i dati del destinatario oltre alla data, protocollo interno e dello specifico centro di costo. Nella maggior parte dei casi l autore della missiva non corrisponde con il dattilografo : l autore consegna la «minuta» al dattilografo che dopo la redazione chiede conferma del contenuto all autore, con un passaggio di bozze lette corrette e il più delle volte ricorrette. Con la procedura in parola il tutto avviene in via informatica senza necessità di stampe intermedie. Particolarmente utile per gli uffici/studi che gestiscono la corrispondenza di più imprese la realizzazione in automatica della carta intestata con la sensibile riduzione dei margini di errore.

13 Gestione corrispondenza in uscita 2 fase visualizzazione autore La dattilografa, dopo aver redatto il documento, comunicherà all autore dello stesso il numero di protocollo assegnato dal programma. L autore dalla propria postazione di lavoro, per visualizzare il documento ed eventualmente apportare le dovute modifiche, cliccherà sulla funzione ricerca documento ed inserirà nella maschera il numero di protocollo interno comunicatogli. Sarà sufficiente, a questo punto, cliccare sulla funzione Ricerca in dettaglio.

14 Gestione corrispondenza in uscita 3 fase - verifica e firma Dopo aver cliccato sulla funzione ricerca in dettaglio si aprirà una maschera contenente, tra l altro, gli estremi del documento redatto. Cliccando sulla funzione visualizza documento si potrà visualizzare e modificare il contenuto del documento redatto dalla dattilografa. Nel caso in cui si vogliano modificare i dati contenuti nella maschera quali destinatario della missiva o tipo documento basterà cliccare sulla funzione modifica dati. Dopo aver apportato tutte le modifiche del caso, l autore potrà inserire la sua firma digitale sul documento cliccando semplicemente sulla funzione firma documento. Il documento viene sottoscritto dall autore in modalità informatica dalla propria posizione di lavoro senza necessità di dover disporre del documento cartaceo.

15 Trasformazione in pdf Dopo aver chiuso il file di word si riaprirà la maschera «Ricerca in dettaglio» e in questa fase sarà possibile effettuare tutta una serie di operazioni senza la necessità di dover aprire altri file o programmi. Procedendo per ordine, cliccando sull ultimo tasto in alto a destra il programma creerà in automatico una copia in versione pdf del nostro documento permettendoci, di tal guisa, di poter inviare tranquillamente il nostro documento a terzi senza che lo stesso possa essere modificato. Cliccando sulla funzione «Visione» in basso a destra sarà possibile visualizzare il nostro documento in formato pdf. Con la funzione «allega» sarà possibile allegare al nostro file altri documenti quali ad esempio ricevute postali di spedizione o altro.

16 Salva documento in outlook personale Con questa funzione sarà possibile salvare una copia del documento nel nostro outlook personale. L utilità di tale funzione consiste nel permetterci di avere una copia personale di tutti i file da noi siglati onde poter verificare, qualora ne sorga l esigenza, che al documento non siano state apportate modifiche da altri operatori dopo l apposizione della nostra sigla. A tal fine sarà sufficiente cliccare sulla funzione «salva documento in outlook personale» e cliccare su conferma inserimento. Dopo aver cliccato su conferma inserimento si aprirà una piccola mascherina che confermerà l inserimento dell impegno. Subito dopo aver confermato l inserimento, sulla barra degli strumenti lampeggerà l icona di outlook cliccandoci sopra potremo verificare se il nostro documento è stato effettivamente salvato nella nostra agenda personale. Come si evince dall immagine, nel nostro calendario troveremo un appuntamento inserito per il giorno e per l ora in cui abbiamo confermato il nostro inserimento. Ora verifichiamo se il documento è stato effettivamente salvato e a tal fine clicchiamo sull icona.

17 Dopo aver cliccato sull icona si aprirà una maschera dove troveremo il documento da noi siglato, nonché le informazioni essenziali afferenti il documento.

18 Inserimento impegno Con la funzione «inserimento impegno» sarà possibile pianificare tutte le attività correlate al documento creato. A titolo di esempio, supponiamo di aver fissato un appuntamento per il 30 ottobre con il destinatario del nostro documento per raggiungere un accordo sulle modifiche da apportare al contratto di subappalto trasmesso. Cliccando il secondo tasto in alto a destra si aprirà una piccola maschera dove sarà possibile inserire la descrizione del nostro impegno, la data di scadenza e la durata dell impegno. Sarà inoltre possibile specificare quanto tempo prima della data dell impegno assunto si vorrà essere avvertiti. Dopo aver inserito i diversi dati clicchiamo sulla funzione «conferma inserimento».

19 Dopo aver cliccato sulla funzione conferma impegno sulla barra degli strumenti, così come visto per la funzione salva documento, lampeggerà l icona di outlook. Cliccando sull icona troveremo inserito il nostro appuntamento sul calendario per la data e l ora da noi stabilita e in allegato troveremo anche il nostro documento di word. Questa funzione ci permetterà di gestire in modo estremamente semplice e funzionale tutti i nostri appuntamenti potendo allo stesso tempo visualizzare il documento a cui l impegno fa riferimento senza dover aprire altri file o programmi. L elenco degli impegni inseriti con riferimento al nostro documento sarà consultabile non solo tramite la visualizzazione della nostra agenda outlook ma anche cliccando sulla funzione elenco impegno che si trova nella nostra maschera di ricerca.

20 -mail Supponiamo di voler inviare tramite il nostro documento ad una terza persona. In assenza del programma GestCorr tale operazione richiede tutta una serie di passaggi. Avremmo dovuto, infatti, collegarci ad internet accedere al nostro indirizzo di posta elettronica e recuperare il documento da trasmettere. Con la funzione invia e- mail, invece, sarà possibile inviare il nostro documento con un semplice click. Cliccando infatti sul terzo tasto a destra si aprirà una maschera che ci permetterà di inviare la nostra in pochissimi secondi. Ed invero, dopo aver inserito l oggetto, il messaggio e l indirizzo del destinatario basterà cliccare sulla funzione inserisci e il nostro documento sarà allegato in automatico al nostro messaggio di posta elettronica senza che ci sia bisogno di dover ricercare lo stesso nei diversi file salvati sul nostro pc. Al termine di questa semplicissima operazione sarà sufficiente cliccare sulla funzione invia e il nostro messaggio di posta elettronica sarà inoltrato al destinatario

21 Trasferimento documenti La procedura «GestCorr» si interfaccia in modo semplice ed intuitivo con i vari applicativi di OFFICE quali Word ed Outlook, per una rapida gestione della propria AGENDA personale e l invio di mail. E possibile, utilizzando le chiavi di ricerca, individuare un insieme di documenti che possono essere copiati in una specifica cartella da utilizzare nel modo ritenuto più opportuno. Si immagini ad esempio di dover partecipare ad un incontro con un cliente/fornitore e di voler disporre di tutta la corrispondenza che riguarda lo stesso. Con pochi click sarà possibile raccogliere in unica cartella tutta la corrispondenza sul proprio smart-phone o tablet. Alla riunione sarà possibile consultare in tempo reale l informazione necessaria incrementando l efficienza del proprio intervento.

22 Comunicazioni interne La procedura «GestCorr» consente di gestire anche le comunicazioni interne tra i colleghi dell ufficio/studio. E possibile inviare/scambiare tramite posta interna documenti informatizzati con notifica dell avvenuta ricezione in modo da evitare «equivoci» nella gestione degli adempimenti.

23 Comunicazioni interne Tutte le funzioni (mail, copia in pdf, agenda personale...) sono disponibili anche nelle comunicazioni interne tra colleghi.

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