GUIDA DI VALUTAZIONE. Software gestionale per il RETAIL. VisionRETAIL Rev. 1.0 Vision Software House s.r.l

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1 GUIDA DI VALUTAZIONE Software gestionale per il RETAIL

2 Vision RETAIL, che cosa e : E un insieme di moduli software dedicate al settore del RETAIL ossia della vendita al dettaglio. I Comparti Gestionali : In questo tipo di attivita possiamo identificare 3 comparti gestionali : FRONT OFFICE MIDDLE OFFICE BACK OFFICE FRONT OFFICE E il comparto dove vengono effettuate le vendite e gli incassi, tipicamente la CASSA, e puo essere collegato e ricevere dati da eventuali preventivi o ordini fatti nel MIDDLE OFFICE o in generale dal BackOffice. L hardware e costituito da: - POS di tipo TOUCH SCREEN che sono in pratica veri e propri Personal Computer Touch Screen. - Stampante FISCALE di scontrini e/o fatture MIDDLE OFFICE Si tratta di un comparto presente solo in particolari tipi di attivita, non e presente per esempio nella vendita di prodotti alimentari. In questo comparto vengono recepite le esigenze del cliente, vengono date informazioni sui prodotti, formulati preventivi e/o inseriti gli ordini dei clienti. L hardware e costituito normalmente da PC dotati di stampante. Il modulo software tipicamente utilizzato e Vision2006 gestione Documenti e Magazzino. BACK OFFICE E il comparto gestionale e direzionale nel quale si svolgono tutte le operazioni contabili, di gestione del magazzino, del ciclo passivo, dove vengono elaborati i dati sul venduto, definite le promozioni, gestiti gli acquisti e il magazzino, etc, etc. L hardware e costituito normalmente da una con SERVER e PC dotati di stampante. Il software e Vision2006 in particolare il modulo di gestione documenti, gestione magazzino e gestione Contabilita. In una configurazione piu avanzata il BackOffice si potra occupare anche del commercio elettronico con il modulo VisionOnWeb.

3 Descrizione del prodotto VisionRETAIL è un software per la gestione dei REGISTRATORI DI CASSA di tipo POS ( ovvero veri e propri Personal Computers dotati di schermo Touch Screen) che si adegua alle crescenti necessità di qualsiasi negozio nel tempo. La semplicità d uso e l alto contenuto tecnologico sono i punti di forza di VISIONRETAIL. VISIONRETAIL è il componente fondamentale di una soluzione modulare, composta da un elegante Personal Computer di tipo touch screen, una stampante fiscale Easy Loading di dimensioni ridotte con display cliente LCD e tastierino ed un potente software in grado di gestire in maniera semplice ed efficace le vendite al banco. Front OFFICE : Vision RETAIL Stampante FISCALE Back Office : Vision Vision RETAIL

4 Interfaccia di Vendita L applicativo VISIONRETAIL è basato su una interfaccia di vendita touch screen ampiamente configurabile, che consente tramite la semplice pressione di un tasto sullo schermo di effettuare con immediatezza e semplicità le operazioni di vendita. Una volta inseriti i reparti e impostati gli articoli dal proprio gestionale, ecco come potrebbe apparire la schermata dell'utente: Area Scontrino Area Totalizzatori Area Articoli Rapidi Area Funzioni Vendita Area Reparti Area Tastiera Tasto Funzioni Area Utility

5 Apertura Giornaliera All inizio della giornata lavorativa, VISIONRETAIL offre la possibilità di effettuare versamenti e prelievi di contante. La necessità del prelievo può nascere nel caso in cui il giorno prima il titolare del negozio decida di lasciare nel cassetto una somma di denaro. L importo del versamento (ed eventualmente del prelievo) può essere digitato tramite il tastierino numerico posto in basso a sinistra. Per confermare questi movimenti, concludere l operazione premendo il pulsante Apri Cassa. Alla pressione del suddetto pulsante, la stampante fiscale provvederà a stampare due promemoria separati, uno per il versamento ed uno per il prelievo.

6 Operazioni di Vendita al Banco: o Battitura dell articolo VISIONRETAIL offre 4 possibilità di battitura dell articolo: - leggere il codice a barre tramite lo scanner della cassa o tramite una pistola di barcode - richiamare l articolo dall Area Articoli Rapidi - digitare manualmente, tramite tastierino numerico, il codice a barre dell articolo, seguito dalla pressione del tasto Scan (si consiglia di utilizzare questa funzionalità solo nel caso in cui lo scanner o la pistola di barcode non riescano a leggere il codice a barre) - eseguire doppio-click (F3) nel campo di scansione barcode e scegliere l articolo nell elenco degli articoli mostrati. Durante la fase di vendita l applicativo presenta la seguente videata: L Area Scontrino presenta l elenco degli articoli battuti, evidenziandone la quantità, la descrizione, il prezzo unitario ed il prezzo totale. L Area Totalizzatori mostra l importo della vendita ed un riepilogo relativo agli articoli passati.

7 o Stampa dello Scontrino VISIONRETAIL stampa lo scontrino in un unica soluzione: premendo il tasto Conferma, posto vicino al tastierino numerico, appare la seguente videata VISIONRETAIL permette di indicare sotto quale forma il cliente provvederà ad effettuare il pagamento (in contanti, tramite POS, con assegno e con buoni/ticket). Premendo uno qualsiasi dei pulsanti di pagamento, VISIONRETAIL proporrà in automatico il residuo da pagare nell area corrispondente. Se il cliente deciderà di pagare tutto in contanti, basterà premere il tasto Contanti. Nell esempio riportato dalla figura soprastante, il cliente ha pagato 9,60 in contanti ed il resto - 20,00 - con un assegno. Qualora l importo corrisposto dal cliente superi il totale della vendita, VISIONRETAIL provvede ad indicare l importo del resto nell area sottostante le forme di pagamento. Alla pressione del tasto Emetti Scontrino la stampante fiscale provvederà a stampare lo scontrino. o Aggiunta di articoli Naturalmente, se lo scontrino non è stato ancora stampato (quindi se l utente no ha ancora premuto il tasto Emetti Scontrino) è sempre possibile aggiungere nuovi articoli: basta premere il pulsante Indietro e passare gli articoli successivi. (N.B.: gli importi già digitati nelle modalità di pagamento saranno azzerati)

8 o Sconto % su articolo Durante la fase di vendita, VISIONRETAIL permette all utente di scontare a percentuale il valore di uno o più articoli. Selezionata sullo scontrino la riga interessata, alla pressione del tasto % Sconto Articolo, VISIONRETAIL presenta la seguente videata: Indicata la percentuale di sconto, alla pressione del tasto OK nelle righe dello scontrino apparirà una riga rossa con l importo dello sconto, come è evidenziato nella figura sottostante: Naturalmente la riga di sconto verrà stampata anche sullo scontrino.

9 o Battuta Multipla Durante la vendita può nascere l esigenza della battuta multipla: la soluzione è il tasto X del tastierino numerico. Basta digitare la corretta quantità, premere il tasto X e indicare l articolo (o passarlo sullo scanner). Il registratore di cassa proporrà nell area scontrino la quantità indicata dall operatore (che si andrà eventualmente a sommare a quantità indicate precedentemente). o Subtotale VISIONRETAIL offre la possibilità di richiamare il subtotale in un qualsiasi momento della vendita al banco. Alla pressione del tasto VISIONRETAIL presenterà la seguente videata, con le righe del subtotale evidenziate in blu: Come si può osservare il subtotale può essere richiamato più di una volta durante la fase di vendita, e ad ogni richiesta dello stesso VISIONRETAIL propone sempre parziali di vendita. Nell esempio sopra riportato, il primo subtotale fa riferimento a 1 Fabuloso ml Fabuloso + 1 Coccolino Ricarica. Il secondo subtotale si riferisce al resto della vendita. Naturalmente tutte le righe del subtotale verranno riportate sullo scontrino dalla stampante fiscale. o Scorrere le righe di un o scontrino E possibile scorrere lo scontrino cliccando sulle apposite frecce presenti nell Area Funzioni di Vendita:

10 o Errore di battitura (storno immediato dell articolo) Qualora l operatore si rende conto di aver inserito un articolo sbagliato, o il cliente vuole rendere un articolo già passato, si può utilizzare la funzione Elimina Riga tramite l apposito pulsante dell Area Menu: Prima di premere il pulsante Elimina Riga è necessario selezionare la riga dello scontrino interessata alla cancellazione. o Reso Merce (a scontrino aperto) Durante la fase di vendita, il cliente può rendere della merce acquistata in precedenza. L operazione di reso merce deve essere comunicata a VISIONRETAIL solo al termine della vendita stessa, (dopo aver passato tutti gli articoli oggetto della vendita in corso) e naturalmente prima della stampa dello scontrino. Premendo il tasto VISIONRETAIL si imposta in modalità reso. Lo stesso pulsante si colora infatti di giallo, come mostra la figura seguente: Con il pulsante di reso premuto, è possibile indicare gli articoli oggetto del reso merce. Passati tutti gli articoli, VISIONRETAIL presenta nello scontrino le righe di reso colorate di rosso come mostra la figura sottostante. Naturalmente le righe di reso saranno stampate sullo scontrino, e andranno ad abbattere l importo della vendita totale. Ad ogni articolo reso, VISIONRETAIL si reimposta in modalità NON RESO.

11 o Reso Contanti (a scontrino chiuso) Poiché il reso merce può essere effettuato solo durante un altra vendita al banco (quindi a scontrino aperto), VISIONRETAIL offre un alternativa che la differenzia sostanzialmente da altri registratori di cassa: il reso per contanti. Premendo l apposito pulsante VISIONRETAIL s imposta in modalità reso contanti (il pulsante rimane infatti acceso) Da questo momento in poi, tutti gli articoli oggetto del reso andranno ad incrementare l importo da restituire al cliente. Alla pressione del tasto conferma VISIONRETAIL presenterà la videata dei pagamenti con la riga dei contanti pre-compilata: questo è l importo da rendere al cliente. L operazione si concluderà premendo il tasto Emetti Scontrino: la stampante fiscale emetterà una ricevuta di prelievo atta ad indicare l importo reso al cliente. o Annullare uno Scontrino Se l operatore decide di voler annullare uno scontrino, è sufficiente premere il tasto Azzera del tastierino numerico. Il registratore di cassa provvederà ad annullare interamente lo scontrino in corso. Questa operazione può essere effettuata solo prima della stampa dello scontrino. o Apertura del cassetto L apertura del cassetto è possibile tramite la pressione del tasto Apri Cassetto mostrato nella figura successiva o Informazioni sull articolo Può sorgere la necessità di dover indicare un prezzo al cliente senza necessariamente dover inserire l articolo nello scontrino. VISIONRETAIL presenta due tasti nell Area utility

12 che svolgono la medesima mansione, con una piccola differenza: il tasto con la dicitura in nero si disattiva automaticamente dopo alcuni secondi. Premendo infatti uno dei due pulanti sopraindicati, e passando l articolo del quale si vuole ottenere informazioni, VISIONRETAIL presenta la seguente videata: L area info Articolo sparirà in automatico dopo alcuni secondi. Se fosse stato premuto il tasto con la dicitura rossa, tale area rimarrà attiva fino alla successiva pressione dello stesso pulsante. Area Info articolo

13 o Prelievi di giornata Durante la giornata lavorativa può sorgere l esigenza di prelevare del denaro dalla cassa. Premendo il tasto Funzioni posto affianco al tastierino numerico, VISIONRETAIL presenta la seguente videata:

14 Premendo a sua volta il tasto Chiusure appare un prospetto riepilogativo della giornata lavorativa corrente: In questo riepilogo sono presenti le voci relative: - all apertura - al totale delle vendite - al totale dei prelievi con i rispettivi dettagli a seconda della modalità di incasso / prelievo. L importo in cassa è indicato affianco alla dicitura Restano in cassa. Nelle colonne bianche è possibile indicare l importo del prelievo, importo che non deve superare naturalmente la differenza tra l importo indicato in colonna verde (che rappresenta gli incassi e i versamenti di giornata) e l importo della colonna arancione (stante ad indicare i prelievi di giornata). Indicato l importo (o gli importi, visto che è possibile prelevare contemporaneamente contanti e assegni), l operazione si conclude alla pressione del tasto Chiusura non fiscale. La stampante fiscale provvederà a stampare un giornale di giornata, e le relative ricevute di prelievo (distinte per Contanti Buoni Assegni).

15 Fatturazione VISIONRETAIL offre la possibilità di emettere anche fatture immediate. Dopo le operazioni di vendita, in seguito alla pressione del tasto Conferma, VISIONRETAIL presenta la seguente videata: L operazione si conclude premendo il tasto Emetti Fattura. Le righe dello scontrino saranno inviate al gestionale interfacciato con la vendita al banco (nel nostro caso ad Vision2006e). L amministrazione provvederà a completare la fattura con i dati forniti dal cliente.

16 Chiusura Fiscale Al termine della giornata lavorativa, premendo il tasto Funzioni seguito dal tasto Chiusure, VISIONRETAIL presenta il riepilogo giornaliero: Dopo aver indicato eventuali prelievi, alla pressione del tasto Chiusura Fiscale, VISIONRETAIL provvederà a stampare il giornale di cassa, le eventuali ricevute di prelievo e lo scontrino di chiusura. Se si decide di non effettuare prelievi (o di fare prelievi parziali), l importo residuo in cassa sarà riproposto alla successiva apertura come Riporto:

17 Utility Alla pressione del pulsante Funzioni VISIONRETAIL presenta la seguente videata: Oltre alle ben note funzioni Apri Cassetto, Info Art. e Chiusure, si notano due tasti: - Imposta Mancino: riflette completamente la pulsantiera di VISIONRETAIL per consentire ai mancini un uso più agevole del touch screen - Imposta Reparti: poiché VISIONRETAIL è interfacciato con il gestionale del cliente, quando quest ultimo decide di fare variazioni anagrafiche (vedi appendice B interfaccia con Vision2006), è necessario reimpostare i reparti sia sul touch screen sia sulla stampante fiscale. Imposta Reparti consente tutto ciò. (N.B.: i reparti saranno reimpostati sulla stampante solo dopo la chiusura fiscale, mentre l attivazione sul touch screen è immediata) Scontrino post chiusura fiscale VISIONRETAIL consente di emettere scontrini anche dopo la chiusura fiscale del registratore di cassa. Naturalmente l importo costruirà un riporto vendite per il giorno successivo.

18 Appendice A: Aperture e Chiusure (fiscali e non) con cenni sulla vendita Fig. 1 Apertura giornaliera: l applicativo invia all ECR il comando di versamento in contanti. Tale comando viene inviato anche se l importo è a ZERO come promemoria. Fig. 2 Vendita di 99 cdrom a 5,00 cadauno. Il cliente paga 90 con il POS/CC, 100 con assegni, 105 con buoni e il resto, 200, in contanti. Fig. 3 Chiusura non fiscale: l ECR stampa il giornale Medio di giornata. Gli importi corrispondono a quelli indicati dal software Sogea (Fig. A pagina successiva).

19 Fig. A

20 Fig. 4 Prelievo di 200 in contanti. Fig. 5 Prelievo di 105 di buoni. Fig. 6 Chiusura non Fiscale: l ECR stampa il giornale indicando un residuo in cassa di 280,00 e propone 305 come prelievi (2) e 180 come versamenti (quello di apertura). In fig. B ciò che risulta nell applicativo Sogea.

21 Fig. B La colonna verde indica INCASSI E VERSAMENTI DI GIORNATA: - CONTANTI: 180 di apertura di incasso (vedi scontrino fig. 2) - BUONI: 105 (vedi scontrino fig. 2) - ASSEGNI 100 (vedi scontrino fig. 2) - POS 90 (vedi scontrino fig. 2) La colonna arancione indica i PRELIEVI DI GIORNATA: - CONTANTI: 200 (vedi scontrino fig. 4) - BUONI: 105 (vedi scontrino fig. 5) - ASSEGNI: 0 - POS: 0 Nella colonna bianca è invece possibile indicare l importo del nuovo prelievo. Tale importo non deve naturalmente superare la differenza tra l importo della colonna verde e quello della colonna arancione che si trovano sulla propria riga: in caso contrario l applicativo avvertirà con un messaggio l utente ed imposterà in automatico il massimo importo prelevabile. L applicativo mostra pertanto in questa videata il dettaglio delle operazioni fatte sul registratore di cassa nella giornata in corso, proponendo nella parte alta un riepilogo con i valori di APERTURA, TOTALE DELLE VENDITE e TOTALE DEI PRELIEVI GIORNALIERI. Naturalmente il software non premette di effettuare prelievi sulla voce POS: tali importi saranno stornati automaticamente alla prima CHIUSURA FISCALE.

22 Di seguito una chiusura fiscale con prelievo degli assegni dal Registratore di cassa: Fig. 7 Promemoria del prelievo di assegni. Fig. 8 Chiusura Fiscale: l ECR stampa il giornale indicando un residuo in cassa di 180,00 e propone 405 come prelievi (3 200 contanti, 105 buoni e 100 assegni) e 180 come versamenti (quello di apertura). In fig. B ciò che risulta nell applicativo Sogea.

23 Fig. 9 Chiusura Fiscale: l ECR stampa l azzeramento fiscale. Una volta fatta la chiusura fiscale, al prossimo avvio l applicativo chiederà all utente la Apertura, proponendo ciò che è stato lasciato in cassa la sera prima. Se decido ci conferire altro contante, ad esempio20, l ECR mi stamperà il promemoria visibile in fig. 10: Fig. 10 Apertura della cassa: 180 di riporto del giorno prima + 20 conferiti oggi.

24 Appendice B: interfaccia con Vision2006 o con altri gestionali ERP o Anagrafica Reparti Tramite il proprio gestionale è possibile definire 30 Reparti. Questi appariranno nell area reparti del registratore di cassa solo quando agli stessi sarà associato uno o più articoli. La funzione di modifica della descrizione dei Reparti è accessibile dal menu ad albero alla voce Reparti (sotto la voce Vendita al Banco). Cliccando su Reparti Vision2006 propone la seguente finestra:

25 Con un doppio-click del mouse su uno dei 30 reparti della griglia è possibile, nella finestra che segue, indicare per ciascun reparto: - la descrizione - la sequenza (ossia l ordine di visualizzazione nell area reparti del registratore di cassa) - il codice IVA del reparto in questione Si consiglia di non superare i 16 caratteri per la descrizione del reparto, pena una errata visualizzazione sul registratore di cassa Sogea. o Anagrafica Articoli Cliccando sulla voce Magazzino, quindi su Articoli del menu ad albero, Vision2006 propone la gestione dell anagrafica dei propri articoli. Oltre alle informazioni già note riguardanti l articolo, la versione di Vision2006 Pro con la vendita al banco prevede nella linguetta Listini due nuovi campi: - descrizione breve: è quella che comparirà nel pulsante di scelta rapida del registratore di cassa - codice reparto: il codice del reparto di appartenenza dell articolo in questione

26 o Associare un Articolo ad un Reparto Una volta impostate le proprietà dei Reparti (da Vendita al Banco Reparti), e impostati i reparti dall anagrafica articoli (da Magazzino Articoli Listini), è possibile associare a ciascun reparto da 1 a 40 articoli: questi popoleranno i tasti di ricerca rapida del registratore di cassa Cliccando dunque su Vendita al Banco, Tasti veloci, Vision2006 presenterà la seguente finestra: Con un doppio-click su una riga della tabella sopraccitata, Vision2006 Pro presenterà la seguente schermata: Da qui è possibile indicare il prodotto da associare al reparto, e definire la descrizione che apparirà sul tasto di scelta rapido del registratore di cassa, e imputare il corretto codice a barre. PER TUTTE LE INFORMAZIONI RIGUARDANTI LE GESTIONI DI : - MIDDLE OFFICE - BACK OFFICE SI RIMANDA ALLA GUIDA DI VALUTAZIONE DI VISION2006.

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