Il software per le Ortopedie & Sanitarie

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1 Il software per le Ortopedie & Sanitarie L introduzione in azienda di un software applicativo, che si pone come obiettivo la informatizzazione completa di tutti gli aspetti legati all attività dell azienda, si deve ispirare ad una logica di integrazione tra i processi interni all impresa e le funzionalità specifiche del software. In particolare un sistema informativo, progettato per le specifiche esigenze delle aziende ortopediche, non può e non deve stravolgere le procedure operative adottate internamente, ma si deve adattare allo schema organizzativo, anche complesso, integrandone le funzioni. La soluzione software si deve quindi proporre come un vero e proprio strumento di guida e controllo dell impresa. Problematiche All interno di una azienda ortopedica, particolare importanza assumono i settori: - amministrazione (la redazione dei preventivi, la stampa delle schede progetto, la consegna dei presidi realizzati su misura, l emissione delle lettere all ente per comunicare l avvenuta consegna, la fatturazione sia agli enti che ai privati, il controllo delle forniture in scadenza, l invio di comunicazioni agli assistiti ed agli enti, ecc.) - commerciale (la gestione del magazzino sia per prodotti ortopedici extra-tariffario che per prodotti sanitari destinati alla vendita, la vendita al banco con lettura ottica e collegamento al registratore di cassa, il controllo degli articoli sottoscorta, le statistiche sul venduto, ecc.) - produzione (le commesse di lavorazione dai preventivi, individuare lo stato di avanzamento delle singole lavorazioni, la gestione del magazzino per quanto riguarda materie prime e semilavorati a lotti e con scadenze dei materiali deperibili, la registrazione e la gestione delle anomalie e dei malfunzionamenti, ecc.) - tecnico (la redazione della fascicolazione tecnica per i prodotti su misura, la stampa dell attestato di conformità e del manuale d uso e di manutenzione, la tenuta di schede tecniche e diagnostiche, ecc. ) L aspetto amministrativo, in un azienda ortopedica, è da intendersi come espletamento delle operazioni che vanno - dalla accettazione dell assistito con la rilevazione dei dati anagrafici e diagnostici, - alla redazione del preventivo con la stesura della relativa scheda progetto; - dalla imputazione dei dati inerenti all autorizzazione, - all emissione automatica, per reparti, delle commesse di lavorazione e alla determinazione della data presunta di consegna; - dalla emissione di documenti per la consegna dei presidi, - alla stampa della documentazione tecnica per l assistito (attestato di conformità e istruzioni d uso e manutenzione); - dalle comunicazioni di avvenuta consegna all ente, - alla fatturazione automatica e riepilogativa (per ente/distretto/preventivo). Tutto ciò deve essere effettuato adattandosi al modo di operare dell azienda, ponendosi l obiettivo che informazioni rilevate in quest ambito possono e devono essere di aiuto e supporto per altri settori C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 1

2 dell azienda (tecnici ortopedici, responsabili della produzione, ecc.), rendendo semplici, veloci e sicure le operazioni svolte. L aspetto commerciale integra le problematiche connesse alle vendite con la tenuta del magazzino. Quest ultimo prima che un obbligo fiscale, è una esigenza gestionale. La contabilità di magazzino deve dare delle informazioni in risposta a diverse esigenze: - commerciali assicurando in modo funzionale la disponibilità dei prodotti; - economiche programmando in modo razionale gli acquisti; - finanziarie evitando l accumulo di scorte (di conseguenza immobilizzi) con un costo, a volte notevole, finanziario e di gestione; - fiscali legate al controllo e alle valorizzazioni contabili. Le vendite devono rispondere in maniera flessibile alle mutevoli esigenze del mercato curando particolarmente gli aspetti operativi di velocità e sicurezza nella emissione dei documenti. Le problematiche connesse alla produzione sono - avere le informazioni necessarie per rispondere alla domanda ricorrente dell assistito A che punto è la lavorazione della mia protesi? ; - avere il controllo delle lavorazioni verificando continuamente cosa è ancora da lavorare, cosa è in lavorazione, cosa è pronto per essere consegnato; - verificare che i tempi previsti per la consegna siano rispettati (analisi utile per determinare quali sono i reparti dell azienda con problemi di produzione e trovare le relative soluzioni); - controllare le situazioni che hanno comportato riparazioni o aggiustamenti delle protesi consegnate al fine di tenerne traccia e modificare le tecniche di produzione e/o i materiali al fine di prevenire tali anomalie. Dal punto di vista tecnico è necessario ottenere informazioni - circa l assistito al fine di conoscere ed espletare al meglio il proprio lavoro; - per redigere la fascicolazione tecnica integrando i dati dei preventivi con quelli inerenti la produzione (materiali, fasi di lavorazione, tecniche di produzione, analisi di rischio). Caratteristiche La procedura software deve quindi consentire Per l amministrazione: Gestire il nomenclatore-tariffario - tramite l uso indistinto del nuovo codice ISO o del vecchio codice; - individuando i prezzi anche per nomenclatori non più in uso al fine di determinare in qualsiasi momento conguagli possibili; - classificandolo per famiglie; per velocizzare l inserimento di preventivi, per ottenere statistiche circa la produzione sia per presidio che per famiglie. Predisporre gli archivi - creare gli archivi a sostegno della procedura che va dalla individuazione degli enti con la relativa suddivisione in distretti alla definizione dei recapiti e delle eventuali filiali; C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 2

3 - associare le località ai distretti di appartenenza; per predisporre, una volta per tutte, quelle informazioni che consentiranno di ottenere in automatico le fatture così come richieste dai vari enti (raggruppate per ente, per distretto o preventivo) e l eventuale gestione decentrata delle pratiche per filiale. Seguire l iter burocratico delle pratiche - inserimento dei dati anagrafici e diagnostici dell assistito già dal primo colloquio; - inserimento del preventivo con sviluppo dei codici; - inserimento del preventivo a privato con generazione automatica della fattura/scontrino; - stampa del preventivo; - redazione e stampa della scheda progetto - informazioni circa le caratteristiche qualitative dei materiali usati e il metodo di realizzazione dei presidi, - eventuali osservazioni (ad esempio difformità tra quanto prescritto e quanto rilevato dal tecnico ortopedico), - la possibilità di indicare possibili codici di riconducibilità (a carico dell assistito); - il tutto utilizzando schede progetto prototipo sulle quali elaborare la scheda progetto personalizzata; - indicare i dati relativi alla autorizzazione del preventivo da parte dell ente con possibilità di modificare ulteriormente le voci del nomenclatore prescritte; - tener traccia del momento di ricezione della comunicazione dell autorizzazione al fine di determinare in automatico la data presunta di consegna dei presidi; - generazione automatica del fascicolo tecnico completo (Direttiva CEE n.93/42 (allegati I e VIII)) per ogni presidio realizzato su misura (anche se per privati) che integra un prototipo di fascicolo con i dati del preventivo, dando la possibilità al tecnico ortopedico di intervenire modificando le voci specifiche legate all assistito come pure gli aspetti connessi al metodo di produzione, ai materiali, ecc.; - indicare la data di consegna dei presidi con imputazione del numero di scontrino fiscale o con stampa del documento di trasporto; - stampa della parte di fascicolazione tecnica da consegnare all assistito anche contestualmente alla consegna; - stampa delle lettere di comunicazione all ente delle consegne avvenute (da predisporre in modalità singola o raggruppate sulla base di quanto richiesto esplicitamente dall ente o dalla consuetudine aziendale); - generazione e stampa delle fatture in modo automatico sulla base dei preventivi consegnati (considerando il numero di giorni di consegna e l eventuale collaudo effettuato); - controllare la situazione debitoria dei singoli clienti; - avere sempre in evidenza la situazione delle scadenze che matureranno e dello scaduto per effettuare una programmazione finanziaria ciò consente di seguire ogni singola pratica, essere sicuri che per ogni singola pratica siano stati emessi i documenti necessari (dalla scheda progetto, al fascicolo, dal d.d.t. alla lettera di avvenuta consegna, ecc.) con il risultato di ottenere la fatturazione di periodo in modo automatico rispettando quelle che sono le specifiche richieste del singolo ente. C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 3

4 Gestire il quotidiano - avere sempre il controllo delle forniture in scadenza per programmare al meglio quelle che probabilmente saranno le esigenze dell assistito, le disponibilità interne di personale specializzato e di materiali/prodotti; - poter rispondere con immediatezza alla domanda dell assistito circa la possibilità di rinnovo della propria protesi/ortesi; - stampare o visualizzare la situazione dei preventivi emessi; - inviare comunicazioni agli assistiti; - inviare comunicazioni agli enti; ciò consente di pianificare gli interventi e avere sotto controllo la situazione delle pratiche per stato (non autorizzate, autorizzate e non consegnate, consegnate e non fatturate, collaudate e non fatturate, fatturate). Guardare oltre il quotidiano - estrarre dati che sintetizzino l andamento dell azienda (cosa si realizza maggiormente, da dove arriva la maggiore richiesta, ecc.) - per filiale - per recapito - per ente - suddiviso tra enti e privati - per medico - per articolo/famiglia -.. per dare a chi amministra l azienda dati oggettivi di valutazione. Decentrare l attività - gestendo le adempienze quotidiane (preventivi, commesse, fascicolazione, ecc.) presso le varie filiali; - integrando tali dati nella base di dati presso la sede per le adempienze fiscali quali la fatturazione ciò consente di distribuire i carichi di lavoro non accentrando le funzioni presso la sede ma effettuando le operazioni presso la filiale in cui sono attivate. Gestire situazioni occasionali - determinare gli interessi maturati per ritardati pagamenti da parte degli enti con eventuale emissione automatica delle note di debito; - generare automaticamente le fatture di conguaglio in caso di modifiche sui prezzi del nomenclatore-tariffario; - modificare il nomenclatore-tariffario in termini di codici, descrizioni e prezzi; ciò consente di dare risposte anche a situazioni che non si verificano frequentemente. Attenzione alla privacy - gestione degli operatori e delle password per controllare e limitare l accesso ai dati; per assicurare che le informazioni in possesso dell azienda circa i dati sensibili degli assistiti siano disponibili solo a persone abilitate al loro uso e non siano accessibili da esterni e per un uso non consentito. C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 4

5 Per la parte commerciale: Razionalizzare gli approvvigionamenti - determinazione automatica della quantità di scorta minima calcolata sulla base del venduto per periodo, e dei tempi medi necessari per l approvvigionamento; - ordini a fornitori proposti in automatico per gli articoli sottoscorta; - storico dei costi e degli sconti di acquisto per articolo e/o fornitore; ciò consente di assicurare la disponibilità dei prodotti evitando situazioni di richieste non soddisfatte o di scorte dannose, in termini di utilizzo di mezzi finanziari oltre che costi di gestione (ad esempio costi di stoccaggio), senza comunque tralasciare le informazioni sui prezzi di acquisto utili per decidere il fornitore da cui rifornirsi. Organizzare e controllare la movimentazione dei materiali - movimentazioni di magazzino manuali ed automatiche; - acquisizione dei movimenti da lettore ottico o terminalino portatile; - lista documenti di trasporto ricevuti in attesa di fattura; - inventari periodici con la possibilità di servirsi di terminalini ottici per un veloce controllo della giacenza effettiva di magazzino; - statistiche : indici di rotazione, analisi ABC, costo del venduto, valorizzazioni delle giacenze, ecc.; - gestione articoli per lotti e/o per data scadenza, per numeri seriali (matricole); - stampa delle etichette degli articoli direttamente dai movimenti di acquisto per etichettare i prodotti di magazzino; ciò consente di tenere sotto controllo il magazzino dall evasione degli ordini dai fornitori alla valorizzazione dei documenti di acquisto, di verificare periodicamente la congruità tra le giacenze fisiche e quelle contabili (tramite l uso di terminalini), di valutare l andamento del magazzino, ecc.. Gestire gli acquisti - possibilità di gestire prezzi e/o sconti di acquisto per fornitore/articolo; - emissione degli ordini al fornitore; - registrazione dei documenti di entrata delle merci con possibilità di acquisizione automatica dei dati dell ordine a fornitore (e relativa evasione parziale o totale); - registrazione della fattura combinando e controllando i dati del documento di entrata con l eventuale ordine imputando solo i dati mancanti o errati (valorizzazione); - possibilità di acquisire in automatico la registrazione contabile della fattura dalla valorizzazione del documento di magazzino; - verificare periodicamente la situazione dei debiti nei confronti dei fornitori con evidenza degli scaduti per periodo; - esaminare gli scadenzari per data, fornitore, ecc.; ciò consente di seguire l iter degli acquisti dall ordine sino alla registrazione delle fatture in contabilità con la definizione dell impegno finanziario nei confronti dei fornitori. Gestire i rapporti tra l azienda e il mercato - gestione multi-listini di vendita; C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 5

6 - possibilità di gestire prezzi e/o sconti particolari per cliente/articolo, per cliente/gruppo articoli, per categoria economica clienti/ articoli, per categoria economica clienti/ gruppo articoli, con indicazione della data limite di validità; - storico dei prezzi/sconti effettuati ai clienti consultabili anche durante l emissione del documento di vendita, utile per sapere per esempio l ultimo prezzo applicato; - utilizzo di condizioni di incasso con calcolo automatico delle scadenze o con imputazione delle scadenze definibili dall operatore (modalità libera); ciò consente di servire al meglio la propria clientela. Ottimizzare l emissione dei documenti di vendita - scarico di magazzino per vendita al banco con eventuale connessione al registratore fiscale di cassa e lettura ottica; - emissione dei documenti di vendita manuali, ed evasione automatica degli ordini da clienti; - acquisizione dei movimenti da lettore ottico o terminalino; - utilizzo di codici a barre per singolo prodotto, per confezione o a peso variabile ; - possibilità di ristampa di tutti i tipi di documento; - verifica, contestuale all emissione dei documenti, dell esposizione verso il cliente; ciò consente di rendere veloce e sicura l emissione dei documenti di vendita. Per la produzione: Attivare la lavorazione dei presidi su misura - generazione automatica, e per reparto, della commessa di lavorazione direttamente dal preventivo; - evidenza in commessa della data ultima consentita per la consegna (secondo i termini stabiliti dal nomenclatore e sulla base della data di ricezione della comunicazione dell autorizzazione; - calcolo della data presunta di consegna sulla base dei preventivi approvati e della forza lavoro a disposizione al fine di ottimizzare le lavorazioni; - verifica di cosa è ancora da lavorare e cosa è in lavorazione; - le lavorazioni terminate per cui non si è provveduto alla consegna; per controllare lo stato di avanzamento delle lavorazioni, individuare i colli di bottiglia della produzione e indirizzare le risorse umane dove più si necessita e per verificare che i tempi previsti di consegna siano rispettati (analisi utile per determinare quali sono i reparti dell azienda con problemi di produzione e trovare le relative soluzioni). Determinare la fase di lavorazione - gestione delle date di inizio e fine della singola fase di lavorazione per ogni commessa per consentire di dare una risposta immediata alla domanda dell assistito A che punto è la lavorazione della mia protesi, e per verifiche interne. Analizzare le lavorazioni - gestione e controllo delle anomalie delle modifiche apportate su presidi su misura per capire dove e perché vi sono problemi, e quindi individuare dove intervenire per prevenire i problemi più che risolverli; C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 6

7 - individuare nelle diverse procedure operative i punti di maggiore criticità, comprendere dove nascono i problemi e come è possibile risolverli; - fornire ai responsabili tecnici indicazioni circa le lavorazioni (statistiche, andamenti, problemi riscontrati, non conformità, ecc.); - tracciabilità delle materie prime e dei semilavorati (gestione dei lotti e delle scadenze dei materiali, numeri di serie/matricole, ordini a fornitori con date di consegna, ecc.) per tener traccia e modificare le tecniche di produzione e/o i materiali al fine di prevenire tali anomalie, oltre che garantire al committente (ASL, INAIL, Privato, ecc.) la maggiore trasparenza possibile circa i processi di produzione e controllo di quanto realizzato e commercializzato dall azienda al fine di assicurare la qualità del prodotto finale, e quindi avvalorare l adeguatezza tra servizio fornito e prezzo. Per l aspetto tecnico: La Fascicolazione - tra gli adempimenti più onerosi vi è la redazione del fascicolo tecnico relativo alla realizzazione di protesi/ortesi realizzate su misura: o in esso devono essere elencati i principi, gli obiettivi, le caratteristiche, i rischi, ecc. connessi alla realizzazione della protesi/ortesi rapportando il tutto alle specifiche caratteristiche, necessità, problematiche dell assistito o deve essere consegnato all assistito il manuale d uso e di manutenzione della protesi o deve essere conservato per un periodo minimo di 5 anni o se non si dispone di supporto informatico integrato con i preventivi e i dati anagrafici/diagnostici degli assistiti questo diventa di difficile elaborazione o l utilizzo invece di uno strumento informatico integrato consente oltre che un risparmio di tempo per la specifica operazione anche la possibilità di utilizzare la fascicolazione come memoria storica elettronica di quanto realizzato per l assistito o come riferimento per il settore tecnico per realizzazioni simili nel futuro per focalizzare l attenzione su aspetti essenziali legati alla fascicolazione (analisi di rischio, tracciabilità dei materiali, problematiche connesse all assistito) e non disperdere le forze per risolvere situazioni puramente formali o di routine. Come base dati aziendale - informazioni specifiche dell assistito disponibili per i tecnici ortopedici ai fini di più immediate e corrette indicazioni su presidi, patologie e prescrizioni; - informazioni disponibili da utilizzare come un aggiornamento costante del personale tecnico considerando quanto evidenziato nei fascicoli come procedure operative di riferimento; - documentazione richiesta da soggetti esterni all azienda (Servizio Sanitario Nazionale, Assistiti, ); per essere utilizzata come fonte di informazione e aggiornamento. C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 7

8 La soluzione software SIGAO-WIN La Datasoftware S.r.l., software house di Putignano (BA) già da molti anni impegnata nello sviluppo di software per il Settore delle Ortopedie & Sanitarie, ha realizzato la Procedura Software SIGAO-WIN che risolve, in maniera completamente integrata, tutte le esigenze delle aziende sanitarie ed ortopediche che realizzano, modificano, riparano e vendono protesi ed ausili. Tale procedura consente inoltre, completamente in automatico, di redigere la FASCICOLAZIONE TECNICA così come richiesta dalla direttiva CEE n. 93/42. Inoltre questa procedura permette anche di realizzare un Sistema di Qualità Aziendale. SIGAO-WIN è nato con l obiettivo di creare un Sistema intelligente e modulare per la conformità delle protesi e delle ortesi su misura, con una effettiva valutazione della conformità, tale da abbreviare a pochi minuti la stesura del fascicolo tecnico completo, e che possa essere utilizzato tanto dalla piccolissima quanto dalla grande Azienda Ortopedica. Cosa dicono i clienti del software SIGAO-WIN Si adegua perfettamente al modo di operare dell azienda. Non abbiamo dovuto modificare i nostri metodi se non per gli aspetti che hanno consentito di ottimizzare e semplificare il nostro lavoro e migliorare il servizio nei confronti dei clienti. Inoltre risponde molto bene alle aziende che, come la nostra, si sono certificate per la Qualità. Ortopuglia Srl - BARI L attenzione verso l assistito è la nostra mission: la procedura SIGAO-WIN ci è stata di grande aiuto a raggiungere tale risultato. Nella DATASOFTWARE abbiamo finalmente trovato il fornitore giusto, e professionisti dotati di grande competenza tecnica. C.O.S. Palagonia / Catania Con SIGAO-WIN ho ridotto drasticamente i tempi per la redazione della fascicolazione, ottemperando alla normativa in maniera molto semplice e nello stesso tempo mi ritrovo una memoria storica di grande utilità per l azienda. Ortopedia Guadagni - MANTOVA A luglio 2012 la procedura software SIGAO-WIN ha superato le 500 installazioni sul territorio nazionale, è interamente prodotta ed assistita da DATASOFTWARE S.R.L., via Carlo Rosselli n.39/33, PUTIGNANO (BA) Per informazioni: Nino Susca tel. 080/ fax 080/ cell. 335/ C:\Documents and Settings\Nino\Desktop\Nino\sigao\manuali e moduli sigaowin\sigaowin.doc 8

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