Versione Installazione del programma 27 Menù Tabelle Installazione del lettore da banco / pistola 28 Menù Gestione Documenti Fiscali

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1 Versione 1.6 Capitolo 1 - Installazione e configurazione. Capitolo 3 Gli altri menù del programma 02 Installazione del programma 27 Menù Tabelle Installazione del lettore da banco / pistola 28 Menù Gestione Documenti Fiscali Primo lancio del programma Statistiche, Inventario di fine anno Attivazione del programma / area clienti 29 menù Stampe 03 Menù Impostazioni - Postazione / Tipo Vendita 30 Creazione e stampa etichette codici a barre 04 Menù Impostazioni Utenti 31 menù Utility 05 Configurazione della rete Importazione/esportazione documenti 06 Configurazione del registratore di cassa Aggiornamento prezzi e prodotti 07 Prime prove del programma Salvataggi Importantissimo: Salvataggi e Virus Gestione movimenti: compatta ed elimina Gestione prodotti: Sposta gruppo, cambia Capitolo 2 Uso del Programma codice, cambia fornitore, Azzera giacenze, Elimina movimenti in uso e non più in uso 08 Organizzazione ed inserimento gruppi 34 Taratura mod. U88 10 Organizzazione ed inserimento prodotti 12 La vendita al banco 14 Gestione del carico dei prodotti nel distributore automatico Gestione delle vendite a patentino 15 Impostazione dei tasti rapidi 16 Quadratura cassa e chiusura registr. di cassa 35 Licenza d uso 18 Carico delle giacenze di sigarette e gratta 36 Note Legali e vinci 37 Informativa ai sensi art.13 D.L. n Generazione ordine Tabacchi 22 Gestione ordine Tabacchi 24 Gestione dei gratta e vinci 25 Aggiornamento prezzi e nuovi prodotti da Internet Assistenza telefonica dal Lunedì al Venerdì ore 9-12 e Assistenza e aggiornamenti via Internet sul sito

2 C a p i t o l o 1 - Installazione e configurazione. INSTALLAZIONE DEL PROGRAMMA DA CD-ROM Per lanciare l installazione, inserire il Cd-Rom nel PC ed automaticamente vi apparirà la videata di installazione. Cliccare su AVANTI, leggere il contratto di licenza e, se lo accettate, selezionare Accetto i termini del contratto di licenza, e cliccare su AVANTI. Al termine cliccare su FINE e SI. INSTALLAZIONE DEL PROGRAMMA DA INTERNET Cliccare sul link che vi è stato inviato via mail, oppure cliccare sul link che trovate nell area clienti installazione completa. Cliccare su SALVA e salvare il programma sul desktop o in una cartella tipo documenti, Alla fine della copia da internet (download) cliccare su APRI o ESEGUI ed automaticamente vi apparirà la videata di installazione. Attenzione: Alcuni browser o antivirus, quando cliccate su ESEGUI bloccano l installazione guardate bene nelle varie scelte per selezionare di installare lo stesso il progamma Poi cliccare su AVANTI, leggere il contratto di licenza e, se lo accettate, selezionare Accetto i termini del contratto di licenza, e cliccare su AVANTI. Al termine cliccare su FINE e poi su SI. INSTALLAZIONE DEL LETTORE DA BANCO / PISTOLA Il lettore da banco o la pistola per leggere i codici a barre vi arriverà già configurata, anche per la lettura dei gratta e vinci. Basta inserirlo in una porta Usb qualsiasi del computer. Se usate un vostro lettore da banco e questi non legge i codici dei gratta e vinci, si tratta di configurarlo in maniera appropriato. Contattate l ufficio assistenza tecnica per risolvere il problema ( sempre che il vostro lettore sia predisposto per la lettura di tali codici e di marca conosciuta ai nostri tecnici ). PRIMO LANCIO DEL PROGRAMMA Al primo avvio appare una maschera per inserire i vostri dati: inseriteli e cliccate su OK (Codice Fiscale e Partita Iva sono facoltativi). ATTIVAZIONE DI NEGOZIO? FACILE! Una volta installato il programma, questi partirà in modalità DIMOSTRATIVA. Per attivare la versione Trial ( versione di prova che per alcuni giorni funzionerà come la professionale) o la versione Professionale, andare dalla prima videata in alto nel menu UTILITY e poi cliccare su GESTIONE MODULI. Cliccare su ATTIVA per ogni modulo installato e contattate l ufficio per ottenere il codice di attivazione. La maniera più veloce per ricevere il codice da inserire (per ogni modulo: Tabacchi, Negozio, va inserito un codice) é quella di richiederlo via . Una volta inserito il codice, cliccare su Attiva. ABILITAZIONE ACCESSO AREA INTERNET Insieme al codice per attivare il programma, vi invieremo la password per accedere all area riservata sul sito dove troverete informazioni e aggiornamenti di prezzi e prodotti. Se siete sprovvisti del collegamento Internet chiamate i nostri uffici. Negozio? Facile! 2

3 MENU IMPOSTAZIONI - POSTAZIONE Andate nel menù IMPOSTAZIONI POSTAZIONE e selezionate: Ragione sociale: quella impostata nelle Tabelle Anagrafiche- se lavorate con due diverse ragioni sociali (es bar-tabacchi) quella da utilizzare sulla postazione di lavoro tipo di lettore di codice a barre collegato (di norma Usb). quadratino di scelta, per salvataggio automatico degli archivi all uscita del programma quadratino di scelta, per compattazione archivi all uscita (molto importante per ottimizzare la velocità del programma specie nelle statistiche negli ordini) eventuale stampante che intendete usare per stampare ordini, statistiche, MENU IMPOSTAZIONI IMPOSTA TIPO VENDITA In questo menù potrete scegliere diverse videate di vendita le prime 4 più adatte ad una tabaccheria, il tipo 5 ad un bar tabacchi come standard troverete preimpostato il tipo 1 Negozio? Facile! 3

4 MENU IMPOSTAZIONI UTENTI : Come inserire Utente e Password Se più persone devono utilizzare il programma, può essere utile creare degli utenti con password di accesso e se del caso con diversi livelli di utilizzo del software. Una sola persona (amministratore) ha accesso alla modifica e/o inserimento degli archivi mentre gli altri operatori possono accedere alla sola videata di vendita al banco oppure alle funzioni autorizzate dall amministratore. Il primo utente che si crea, cliccando su NUOVO UTENTE è AMMINISTRATORE a cui dovrà essere assegnata una password. L utente AMMINISTRATORE creerà e gestirà i nuovi utenti. Per poter inserire gli utenti dal secondo in poi: Bisogna inserire sotto utente Amministratore la password assegnata Cliccare sul tasto NUOVO UTENTE, inserire un nome, e poi la password 2 volte (su password e su conferma password ) e premere Conferma. Nel programma abbiamo creato 3 livelli di utenti/sicurezza: Livello 1 può solo utilizzare la videata di vendita al banco Livello 2 livello configurabile in cui si può scegliere quali funzioni attribuire al personale Dopo aver inserito utente e password indicare livello 2 conferma a questo punto appare la stringa con le opzioni consentite è sufficiente togliere il flag per limitare l operatività. Livello 3 Amministratore può accedere a tutte le funzioni del programma Solo per versione di rete: Nella versione di rete del programma è obbligatorio creare delle password ( almeno quello da Amministratore ) per accedere al programma. La password di amministratore andrà inserita identica su tutte le postazioni Negozio? Facile! 4

5 MENU IMPOSTAZIONI - RETE *** SOLO PER VERSIONE DI RETE *** Come selezionare il Server ed i Client Per configurare il programma in rete, dovete : collegare tra di loro tutti i computer ( tramite cavo o wireless ) installare una rete Windows funzionante. per avere una rete di Windows funzionante non è sufficiente riuscire ad andare in Internet da tutte le postazioni occorre la predisposizione da parte di un tecnico esperto di reti Il SERVER è il computer dove fisicamente vengono conservati gli archivi ed è la postazione su cui predisporre gli ordini, gestire i nuovi prodotti, lanciare gli aggiornamenti prezzi, Di norma è il computer che si posiziona nel retro del negozio o dove è più comodo organizzare il lavoro. Si può tranquillamente utilizzare come postazione di vendita supplementare e si può collegare anche ad un registratore di cassa sia in locale che in rete. Il CLIENT è il computer dove è installata la postazione di vendita. E possibile avere più postazioni collegate in rete e collegate anche ad un registratore di cassa sia in locale che in rete. 1 PREPARARE IL SERVER Sul PC che fungerà da Server dovete condividere la cartella Grassi_Informatica\NegozioFacile abilitandola in lettura/scrittura. Questa operazione potrà essere effettuata dal tecnico che ha installato la rete; per eventuali necessità potete interpellate il nostro ufficio assistenza. 2 - CONFIGURARE IL SERVER Entrate nel menù IMPOSTAZIONI - RETE ed inserite la password di amministratore in alto. Cliccate sopra Server/Monoutente e poi su questa postazione diventa server. E poi cliccate su SALVA 3 - CONFIGURARE I CLIENT Entrate nel menù IMPOSTAZIONI - RETE ed inserite la password di amministratore in alto. Cliccare su Client e poi cliccare su Cerca Server. Utilizzando la classica videata di Windows andat sulla rete, selezionate il computer che fa da server e la cartella Grassi_Informatica\NegozioFacile, e cliccate su SALVA Da questo momento la postazione è collegata al server. Ora uscite dal programma, rientrate, e dopo aver inserito la password (essendo in rete ora leggerà i dati dal server) sarete pronti per le prime vendite. Se quando cliccate su cerca server non vedete la postazione server vuol dire che o non è stato condiviso il disco del server oppure non è stata configurata in maniera appropriata la rete. TASTI RAPIDI menu vendita Se sul server avete già configurato i Tasti Rapidi della videata di vendita, potete importarli sul client andando nel menù UTILITY Copia tasti rapidi dal server e i tasti verranno aggiornati... altrimenti ricordarsi di farlo in seguito! Negozio? Facile! 5

6 MENU IMPOSTAZIONI - REGISTRATORE DI CASSA (facoltativo) Per collegare al computer il registratore di cassa per stampare lo scontrino fiscale dovete: Attivare il modulo registratore di cassa nel menù IMPOSTAZIONI REGISTRATORE DI CASSA inserendo l apposito codice di attivazione con cifra di controllo. Collegare il registratore di cassa al computer tramite il cavo fornito dalla casa costruttrice. Di norma si tratta di un cavo seriale che è meglio installare sulla porta seriale COM1 del computer. Far impostare al concessionario che vi ha installato il registratore di cassa, i parametri e gli eventuali software necessari per il collegamento al computer. o Ogni modello di registratore di cassa si installa con procedure diverse. Vi preghiamo quindi di contattarci per avere le spiegazioni inerenti. Fatto questo, dal menù IMPOSTAZIONI REGISTRATORE DI CASSA: Selezionate in alto a destra il modello o la tipologia di registratore di cassa. Scegliete se stampare solo i prodotti fiscali sullo scontrino oppure anche quelli non fiscali (es. sigarette, gratta e vinci, ) Se avete un cassetto collegato al registratore selezionate Tasto apertura cassetto attivo Selezionate Abilita Stampa Preconto se il vostro registratore lo consente. Invio scontrino in rete: permette di stampare uno scontrino da una postazione in rete sprovvista di registratore di cassa, inviando lo scontrino al registratore di cassa collegato ad un altra postazione. Deve puntare al percorso c:\grassi_informatica\negoziofacile\scontrini Impostate i reparti esattamente come sono impostati anche sul registratore di cassa e lasciare attivi solo quelli effettivamente usati. Alcuni tabaccai preferiscono evidenziare sulla chiusura di cassa anche il totale dei tabacchi. Per fare questo è necessario fiscalizzare un reparto del registratore di cassa con Iva 0% e dare conseguente segnalazione al momento della fiscalizzazione. Si può ovviare a questa procedura con una stampa del venduto del gruppo tabacchi, marche da bollo. periodica (giornaliera - settimanale- mensile) Negozio? Facile! 6

7 PRIME PROVE DEL PROGRAMMA Nelle prossime pagine verranno presentate le funzioni del programma e prima di inserire i dati reali della vostra attività, vi consigliamo di fare tutte le prove che riterrete utili contattandoci nel caso in cui sorgono dubbi, domande. Inizialmente è opportuno caricare tutti i prodotti che intendete utilizzare ( tabacchi e gratta e vinci sono già precaricati) con tutte le informazioni di cui disponete e per qualche giorno effettuate delle prove di vendita e/o di ordini. Quando poi vi sentirete sicuri, potrete azzerare tutte le prove fatte ed incominciare a lavorare. Perciò ricapitolando: 1. Inserite ed organizzate i prodotti mancanti (tasto PRODOTTI sulla videata principale vedi pag.8 ). 2. Inserite i tasti rapidi nella videata di vendita per i prodotti senza codice a barre (tasto IMPOSTA TASTI nella videata di VENDITA) ( vedi pag. 15) 3. Fate un po di prove di vendita 4. Quando siete pronti azzerate i movimenti di prova (Menu Utility Azzera Tutto) e iniziate a lavorare 5. Quando volete inserite le giacenze reali del magazzino andate in Menu Utility Prodotti Azzera giacenze- e poi inserite le giacenze ( vedi pag. 32) 6. Dopo una decina di giorni di lavoro avrete un primo archivio storico su cui potrete fare i primi ordini tabacchi e gratta e vinci ( vedi pag.20 ) *** IMPORTANTISSIMO *** SALVATAGGI *** Il programma che state iniziando ad usare è un programma in cui inserirete tutti i dati della vostra attività e che vi servirà per effettuare vendite, ordini, statistiche di vendita ed altro perciò è essenziale che salviate TUTTI I GIORNI gli archivi in modo che, qualsiasi cosa accada, non perdiate il lavoro inserito Virus ed malware sono all ordine del giorno. Vi consigliamo di effettuare ogni sera il salvataggio sia su disco fisso (come standard il programma è già configurato per farlo in automatico) che su una chiavetta Usb (perché se si rompe il disco fisso o subite un furto potrete recuperare subito i vostri dati). Per effettuare il salvataggio su una chiavetta Usb seguite le seguenti istruzioni: Inserite la chiavetta Usb nel computer Dal menù Principale cliccate su Utilità Salvataggi/ripristina archivi Salva archivi su altre unità Selezionate la chiavetta Usb e premete su Ok *** IMPORTANTISSIMO *** VIRUS *** Inoltre se usate il computer anche per navigare in Internet, dotatevi, se ancora non lo avete installato, di un programma Antivirus/Antispyware e mantenetelo aggiornato. Ve ne sono anche di gratuiti discretamente sicuri. Attenzione! Alcuni antivirus rallentano moltissimo l uso del programma, specie se collegato in rete... suggeriamo di disabilitate la scansione della cartella C:\Grassi_Informatica. Negozio? Facile! 7

8 C a p i t o l o 2 Uso del programma Organizzazione ed inserimento prodotti : Creazione dei gruppi. I Gruppi sono dei contenitori che servono per raggruppare in modo ordinato i prodotti inseriti nel programma. E un po come un grande scaffale dove suddividere i prodotti in uso: su un ripiano tutti i prodotti del BAR a loro volta per comodità divisi in vari cassettini: p.e. in uno i prodotti della caffetteria (caffè, cappuccini, ) in un altro gli aperitivi, in un altro le bibite su un altro ripiano i prodotti del NEGOZIO: gratta e vinci, ricariche, ed infine su un altro ancora i prodotti della TABACCHERIA: sigarette, sigari, La creazione di questi cassetti consente di visualizzare oltre al totale di cassa giornaliero il dettaglio di quanto venduto es. il totale generale del bar( con anche indicato quanto venduto con la caffetteria, con gli aperitivi, con le bibite), dei prodotti vari del negozio e della tabaccheria questo senza nessuna fatica o perdita di tempo perché una volta impostati i gruppi tutto avverrà in automatico ed è questa sicuramente una delle maggiori utilità nell uso di un software gestionale! Una volta entrati nel programma, dalla videata principale cliccate in alto a sinistra su PRODOTTI. Sulla sinistra sono elencati tutti i moduli, gruppi e sottogruppi in cui è strutturata la vostra attività. Alcuni di questi sono già preimpostati (es Negozio Standard, Rivendita Tabacchi, Lotteria, Sigarette, ) altri li potrete aggiungere voi per organizzare al meglio il vostro lavoro. Per inserire un nuovo gruppo cliccate sul modulo prescelto (Bar, Negozio Standard, Rivendita Tabacchi, ) ed in basso su NUOVO e completate la maschera - poi inseriti i valori premete SALVA. Negozio? Facile! 8

9 Nome gruppo: inserite il nome del nuovo gruppo. Testo scontrino: - di solito si lascia vuoto. Se è attivata la connessione al registratore di cassa, in questo campo è possibile inserire una dicitura a scelta ad es. BAR e anziché far apparire sullo scontrino il nome per esteso del prodotto (ad es. Vigorsol) verrà indicato solo BAR di fianco al prezzo. Aliquota Iva : Di norma 10% per Bar ed alimentari, 21% per altri prodotti da tabaccheria. Esenzione: Se l aliquota Iva è pari a 0 potete indicare anche la tipologia di esenzione (utile per le stampe di marche da bolle, ricariche, ). Reparto: per chi utilizza la connessione al registratore di cassa, cliccate qui e selezionate il reparto appropriato al gruppo. (va prima configurato nel Menu Impostazioni - Registratore di cassa). Arrotonda: Si usa solo per quei gruppi di prodotti che voglio ordinare con il programma e che devo ordinare per confezione. Di norma quindi per Tabacchi e Gratta e Vinci. Per fare l ordine di questi prodotti bisogna quindi indicare il tipo di arrotondamento. o Media (il più usato) o Eccesso (poco usato) o Difetto (poco usato) o Con recupero spezzature: è il metodo perfetto per i prodotti, anche a scarsa rotazione. Perciò se ad es. di sigarette ne vendo 23 pacchetti (e la confezione è da 10) il programma ordinerà: o 2 stecche con media (da 0 a 4 prodotti ordina alla stecca inferiore da 5 a 9 alla superiore); o 3 con eccesso (arrotonda sempre alla stecca successiva); o 2 con difetto (arrotonda sempre alla stecca precedente); o 2 stecche con recupero delle spezzature. Il metodo salva i 3 pacchetti per l ordine della settimana successiva se la settimana dopo vendo 18 pacchetti somma i 3 messi da parte totale 21 ordina 2 stecche e mette da parte 1 pacchetto per la settimana successiva. Questo è ottimo specie per i prodotti a bassa rotazione perché consente di evitare di trovarsi con il magazzino sguarnito. Tipo Prodotto: Si usa solo per i gruppi particolari: Lotteria (gratta e vinci) e Giornali. Fornitore Predefinito: Necessario per gli aggiornamenti automatici dei prodotti da Internet. Per le sigarette deve essere impostato MONOPOLIO mentre per i gratta e vinci LOTTERIA. Tipologia Guadagno: serve per calcolare il guadagno effettivo di tutti i prodotti. o Costo di acquisto nella scheda prodotto : nella scheda prodotto inserite il prezzo di acquisto e di vendita. Si usa per i prodotti che hanno un prezzo di acquisto slegato dal prezzo di vendita (es. cartine, caramelle, ) o Percentuale Aggio indicando qui l aggio il calcolo vale per tutto il gruppo. In alternativa potete metterlo nei singoli prodotti ma si consiglia per semplicità di farlo gruppo per gruppo. Utile ad esempio x ricariche, biglietti, o Importo Fisso : viene calcolato un guadagno fisso indipendentemente dal prezzo di vendita. Usato per le bollette e per i servizi dove si guadagna un importo fisso ad operazione. Salva movimenti: o Se seleziono SI memorizzo tutti i movimenti di vendita da utilizzare nelle statistiche. o Se invece non voglio salvare i movimenti di alcuni prodotti, ma usare il programma solo per fare il calcolo della vendita seleziono NO. Nulla verrà memorizzato. Scarico magazzino: Selezionare SI per quei prodotti che voglio gestire anche con la giacenza: sigarette, gratta e vinci, ma anche ad esempio bibite in bottiglia, o Consente di avere un controllo puntuale dell attività ed avere la possibilità di fare un inventario della merce quando occorre ( controllo periodico delle giacenze oppure per necessità amministrative) Attivazione carico Kg: Serve solo per i TABACCHI; è già selezionato in automatico su SI. Una volta creati i gruppi guardare nella prossima pagina come inserire i relativi prodotti. Negozio? Facile! 9

10 Organizzazione ed inserimento prodotti : Inserimento dei Prodotti. Una volta entrati nella videata principale del programma cliccate su PRODOTTI. Cliccate sul gruppo nel quale volete inserire dei prodotti (ad es. se devo aggiungere un gratta e vinci andrò nel gruppo appropriato LOTTERIE). Per inserire il primo prodotto andate in Inserisci prodotto conferma completate la videata e poi salva Per i prodotti successivi cliccate su nuovo ( 1 tasto in basso a sinistra nella videata ) e poi completate la scheda, alla fine cliccate su salva. Codice Prodotto: è un numero proposto in automatico. Per i prodotti della tabaccheria inserite qui il codice di 4/5 cifre usato dai Monopoli. Descrizione: inserite il nome ufficiale del prodotto (es. Marlboro Ks ). Descrizione Video (poco usato): è il nome che volete appaia a video (es. Marlboro rosse). Se il nome in Descrizione è già quello giusto lasciate pure vuoto. Molto utile per la gestione edicola e per alcune marche di sigarette, sigari, per mettere un nome più facilmente riconoscibile o per accorciarlo se troppo lungo. Fornitore: è necessario solo se devo predisporre l ordine di questo prodotto con il programma. Codice a barre Prodotto: inserite qui il codice a barre del prodotto. o Per i gratta e vinci inserire i primi 4 numeri del codici a barre. Codice a barre Confezione: utile per gestire la vendita della confezione. Classico esempio la stecca di sigarette: facendo passare questo codice a barre il programma riconosce ad es. che sono 10 pacchetti di sigarette. Peso Confezione (in grammi - solo nei Tabacchi): valore che servirà per l ordine ai Monopoli. Lo trovate già inserito per tutti i prodotti Tabacchi. Negozio? Facile! 10

11 Pezzi confezione e Pezzi riordino. o Pezzi Confezione: indica quanti pacchetti formano la confezione (es. classico 10 pacchetti per confezione/stecca di sigarette) o Pezzi Riordino: indica quanti sono minimo i pezzi da riordinare. Può capitare infatti che qualche fornitore pretenda un minimo di confezioni da acquistare (ad es. 3 ) e perciò qui mettete tale valore (sempre in pezzi). Altri fornitori permettono di ordinare singoli pezzi anche se la confezione ad esempio è da 10 pezzi Di norma lasciate lo stesso valore di pezzi confezione. Il campo Scorta è necessario solo se desiderate gestire gli ordini in base alla scorta minima. Il campo Scaffale è stato previsto per chi ha un magazzino molto ordinato per poter fare delle verifiche in base allo scaffale. Attualmente non viene utilizzato. Una volta inseriti i dati cliccare su salva ( 3 tasto in basso a sinistra) Cliccando su GRIGLIA si potranno vedere in maniera più sintetica i prodotti inseriti e si potranno visualizzare anche ordinati per Codice prodotto, Alfabetico o di Prezzo. Attraverso la RICERCA potete scegliere singoli articoli o gruppi di prodotti per poi modificarli e/o stamparli. Nel programma troverete già caricati tutti i principali prodotti del settore tabacchi. Sia i nuovi prodotti che le eventuali modifiche di prezzo, potranno essere scaricate in automatico da Internet (pag. 25). Negozio? Facile! 11

12 LA VENDITA AL BANCO Una volta inseriti i prodotti, è possibile procedere alla vendita, scaricandoli dal magazzino, semplicemente facendoli passare davanti al lettore di codice a barre. Inoltre è possibile vendere agevolmente i prodotti di maggior uso sprovvisti di codici a barre quali biglietti dell autobus, accendini, marche da bollo, articoli da regalo, il listino bar, utilizzando i Tasti Rapidi impostabili nella parte destra del video fino a 30 per videata personalizzabili anche con colori differenti e con immagini. (Vedi pagina 15 per configurazione). Se avete un lettore di codici a barre predisposto per la lettura dei codici dei gratta e vinci, il programma riconosce in automatico il tipo di gratta e vinci; ciò consente una gestione più precisa e veloce del magazzino. In alternativa potete creare dei tasti rapidi: - con tutti i tipi di gratta e vinci (ma in ogni vendita dovete cercare e schiacciare il bottone esatto con il codice a barre invece è automatico e senza errori) - oppure dei tasto rapidi da 1,2,3,5,10,20,00 Euro se preferite un totale semplificato per gruppi di gratta e vinci avete quindi tutte le possibilità di gestirli come desiderate, ognuno troverà poi il metodo più comodo per la propria realtà. Usando i codici a barre oltre ad un migliore controllo delle giacenze potrete predisporre l ordine in automatico come per le sigarette. Negozio? Facile! 12

13 Videata Vendita al Banco - Se non state utilizzando un lettore di codice a barre, cliccando su inserimento da tastiera (tasto in alto nelle videate vendita da 1 a 4, in basso a destra nella videata vendita n 5) potete inserire i prodotti da vendere in base al codice prodotto, al codice a barre, o potete ricercarlo dalla tabella prodotti. Videata Vendita al Banco Area Sinistra: - i tasti freccia su e freccia giù consentono di spostarsi tra le righe dello scontrino. - Per posizionarsi su una data riga è sufficiente cliccarci sopra o toccarla per chi usa un touch screen. - I tasti Sottrai e Somma servono per diminuire ed aumentare di 1 la quantità. - Il tasto Modifica serve per modificare le quantità ( es. se devo vendere 7 pacchetti dopo aver fatto passare il primo premo Modifica, poi sul tastierino a destra clicco su X e indico la quantità 7 e poi Conferma. - Il tasto Cancella Riga elimina la riga evidenziata - Il tasto Cancella Tutto cancella tutte le righe. - I tasti Pagamento Vincite Giochi e Pagamento Vincite Gratta e Vinci servono per sottrarre dal totale della vendita gli importi pagati per le vincite. - Il tasto sconto/maggiorazione serve per apportare modifiche all importo dell operazione o Le modifiche si possono fare o per importo fisso o in percentuale Inoltre con la funzione Verifica Gratta e Vinci facendo leggere dal lettore un gratta e vinci potrete verificare se è stato venduto nel vostro punto vendita. Per poter utilizzare questa funzione dovete caricare i pacchi tramite la funzione apposita in Negozio Standard Gestione Gratta e Vinci. Con Sospendi scontrino (F8) si può parcheggiare una vendita. Tale funzione è utile quando un cliente che ha già acquistato dei prodotti per qualsiasi motivo ( per una telefonata, perché ha lasciato il portafogli in auto o per altro) deve farvi aspettare per chiudere l operazione. Quando il cliente è pronto per il pagamento basterà fare Riprendi Scontrino (F9) e chiudere l operazione. Se la vendita non viene saldata in giornata potete trasformare il sospendi scontrino in funzione Credito come promemoria per la giornata successiva Modifica movimenti giornata: consente di visualizzare le operazioni effettuate in giornata con indicazione dei prodotti venduti e di intervenire con eliminazione di un singolo prodotto (es. prodotto reso dopo la chiusura dell operazione) o di tutta l operazione. A fine vendita potete premere: il tasto Elabora scontrino (F7) salva i movimenti, pulisce la videata e azzera il totale della vendita dei prodotti; utilizzabile per vendita prodotti non fiscali, es sigarette. il tasto Stampa Scontrino (F6) - utilizzabile solo nella versione per registratori di cassa - stampa lo scontrino fiscale e non, salva i movimenti, pulisce la videata e azzera il totale della vendita dei prodotti. il tasto Stampa Preconto stampa semplicemente un riepilogo su stampante ( non disponibile su tutti i registratori di cassa ) salva i movimenti, pulisce la videata e azzera il totale della vendita dei prodotti. Videata Vendita al Banco Area in basso: Imposta Tasti Vedi Pagina 15 Cassa Vedi Pagina 16 Imposta scontrino parlante Se avete collegato un registratore di cassa, premendo qui potete inserire la partita Iva del cliente. Negozio? Facile! 13

14 Tipo Vendita - di norma si lascia impostato su vendita al pubblico. - vendita a cliente: se dovete fare un riepilogo (ad es. per acquisto francobolli, tessere telefoniche, ) o una fattura ad un determinato cliente, dovete inserire il suo nominativo nella Tabella Clienti (che si trova nella videata principale Menu Tabelle) e poi richiamarlo selezionandolo in Vendita a cliente. - altro: nella Gestione Tabacchi posso anche selezionare come destinatari di vendita i Patentini (ottenendo delle stampe utili per il calcolo degli aggi) o i distributori di Sigarette (ottenendo statistiche sui guadagni). Tipo Pagamento / Calcolo Resto Qui si imposta il tipo di pagamento, che come standard è impostato su Contante. Potete selezionare altri pagamenti: carta/bancomat, assegno, buoni pasto Potete inoltre indicare gli eventuali importi in sospeso da incassare (credito) consentendo una più semplice quadrare della cassa a fine serata. Se poi nella vendita, utilizzando il tastierino nella videata, inserite l importo che il cliente vi ha consegnato, in automatico il programma calcolerà il resto e stamperà tale importo anche sullo scontrino. Tipo Stampa Qui si imposta quale documento e dove stampare: se uno scontrino, se una fattura, se un semplice riepilogo, Come gestire il carico delle sigarette nel distributore automatico Per tener aggiornate le giacenze e vendite nel vostro programma, quando caricate il distributore di sigarette : - selezionate tipo vendita altro distributore - selezionate tipo pagamento : es. assegno o una eventuale altra opzione che non usate abitualmente in modo che l importo dei prodotti inseriti nel distributore venga tenuto separato dalle vendite al banco ( di solito per contanti) per facilitare una corretta quadratura. - Poi passate le sigarette come d abitudine e chiudete la vendita con elabora scontrino. Come gestire le vendite ad un patentino Per poter gestire uno più patentini, dovete dapprima inserire nel menù Rivendita tabacchi Anagrafica patentini distributori i dati del patentino: bastano il nome paese e percentuale di sconto. Una volta inseriti, quando andate in vendita : - Selezionate tipo vendita altro e scegliere il patentino - Selezionate tipo pagamento : es. assegno o credito se il pagamento non è immeditato in modo che l importo dei prodotti venduti venga tenuto separato dalle vendite al banco ( di solito per contanti) per facilitare una corretta quadratura. - Poi passate i prodotti da consegnare che appariranno già col prezzo scontato - Se volete stampare il dettaglio di quanto consegnate potete selezionare in tipo stampa Riepilogo su stampante - Chiudete la vendita con elabora scontrino. Negozio? Facile! 14

15 IMPOSTAZIONE DEI TASTI : Come configurare i Tasti Rapidi Per impostare questi tasti basta cliccare nella videata di VENDITA sul bottone IMPOSTA TASTI. Così come abbiamo creato Gruppi ed inserito i relativi prodotti, in questa videata creiamo i Titoli (che possono anche corrispondere ai Gruppi) e successivamente all interno del Titolo i Tasti Rapidi (che possono corrispondere ai relativi prodotti). Per creare un nuovo Titolo posizionatevi su NEGOZIO e poi digitate in alto a sinistra il nome del nuovo Titolo e premete il tasto inserisci titolo. Di norma il primo bottone dei Titoli viene nominato Più usati e al suo interno vengono messi i prodotti più venduti. Ad es. nella gestione di un Bar Tabacchi potrete mettere i tasti caffè, cappuccino, brioche, bibita lattina, accendini, prodotti diversi tra di loro, di gruppi diversi, ma poichè sono i più usati è comodo metterli insieme nella prima videata che appare all apertura del modulo di vendita. Per poi inserire i prodotti all interno di un Titolo cliccate su quel titolo e poi premete in basso Inserisci prodotto ; selezionate nella maschera prima il modulo (bar, negozio ) poi il gruppo ed eventuale sotto gruppo e poi il prodotto stesso. Per semplicità e chiarezza è possibile modificare il nome del prodotto in modo che sia più leggibile all interno del tasto rapido. Se poi dovete inserire in un sol colpo tutti i prodotti di un gruppo premete inserisci gruppo prodotti. E possibile ( e consigliabile) inserire dei bottoni vuoti (per dare più ordine ai tasti) e personalizzare i tasti creati colorandoli per renderli più visibili (premete colora tasti scegliete il colore e confermate con Ok ). Sempre per rendere più leggibile la videata di vendita dei tasti rapidi, a destra vi sono 2 frecce per modificare la posizione dei tasti (si lavora dove è posizionato il triangolino nero a sinistra del codice). E possibile anche far vedere i tasti con associata l immagine del prodotto. Con questa opzione potrete visualizzare solo 16 tasti per videata. Negozio? Facile! 15

16 QUADRARE IL CASSETTO Dalla videata di VENDITA, premendo CASSA aprite la videata nella quale potete verificare le principali operazioni effettuale nella giornata e procedere alla quadratura a fine serata e/o turno. Il venduto si aggiorna in automatico, diviso per tipologia (contante, ) Per inserire i dati facoltativi indicati sui tasti grigi a fianco del tastierino, cliccate nel riquadro bianco sotto la voce Euro, inserendo il valore e premendo successivamente sul tasto appropriato. Potete impostare un fondo cassa utilizzando uno delle tre scelte indicate nella fascia in basso ; se è sempre uguale potete indicare l importo nella casella a fianco di cassa iniziale = In automatico così ad ogni nuova giornata vi troverete già impostato tale fondo cassa. Per quanto riguarda le vincite dei Gratta e Vinci e dei giochi, potete scaricarle una ad una durante la giornata dalla videata della Vendita, oppure a fine giornata potete inserire i totali che vi forniscono i terminali con vincite pagate Giochi (Lotto, Superenalotto, ) e vincite pagate dei Gratta e Vinci il totale cassa a fine turno e/giornata (se tutte le operazioni sono state gestite correttamente) deve corrispondere al contante presente nel cassetto. - La Stampa Riepilogo Cassa vi stampa il riepilogo che appare a video. - La Stampa Riepilogo Gruppi consente il riepilogo giornaliero del venduto suddiviso gruppo per gruppo (sigarette, sigari, bar, lotterie, ). Nel Menu Stampe Statistiche gruppi merceologici, potrete vedere la stessa stampa però con totali settimanali e mensili. Negozio? Facile! 16

17 VENDITA AL BANCO: TASTI CASSA e CHIUSURA GIORNATE DEL REGISTRATORE DI CASSA Per le versioni con collegamento al registratore di cassa, nella videata di vendita ci sono delle funzioni utili. Con il bottone verde Tasti Cassa si accede alla videata del tastierino di cassa. Questa videata può servire come emergenza quando dovete registrare una operazione relativa ad un prodotto che non avete ancora inserito nel programma. In questo caso basta indicare il prezzo, premere il per (x) e poi la quantità; infine premere il tasto con indicata l aliquota Iva applicata la prodotto. Per poter impostare i tasti delle aliquote Iva, si preme sul bottone Imposta pulsanti reparti appare la videata qui a destra dove posso settare la descrizione e l aliquota Iva associata e poi premere Attivo (appare premuto e chiaro). Se sullo scontrino volete evidenziare una descrizione diversa inserirla in Testo Scontrino. Se volete salvare i movimenti per statistiche successive premete SI in Salva movimenti Per disattivare i reparti non usati, premete sul tasto Attivo. Premendo il pulsante arancione Chiusura giornata appare una videata dove potete scegliere se stampare semplicemente i totali della cassa (Stampa Report) o fare la chiusura fiscale della cassa direttamente da programma con o senza stampa, potendo scegliere il tipo di stampa riepilogativa. Su alcuni modelli di registratore di cassa, potete anche stampare i totali della giornata divisi per gruppi ed i totali della cassa (cassa iniziale, venduto, ) direttamente sul rotolino termico. Negozio? Facile! 17

18 CARICO DELLE GIACENZE DI SIGARETTE Prima di caricare il magazzino della tabaccheria, si consiglia sempre di fare un po di pratica per qualche giorno. Una volta pronti per l inserimento del magazzino, per cancellare le varie prove fatte : andate nel menù UTILITY PRODOTTI AZZERA GIACENZE se volete azzerare tutti i gruppi scegliete Tutto e premete CONFERMA se volete azzerare un gruppo alla volta, selezionate Singolo Gruppo o e poi scegliete il primo gruppo da azzerare ( ad es. Rivendita tabacchi tabacchi sigarette ) e premete CONFERMA. o Ripetete poi l operazione per sigari, trinciati, o In questo modo potete decidere di caricare il magazzino un po alla volta ed anche in giorni diversi. Fatto questo tornate al MENU PRINCIPALE, andate nel modulo CARICO SCARICO FACILITATO Ora basterà passare davanti al lettore I PRODOTTI da caricare. Se ad es. dovete caricare 4 stecche di Marlboro fate passare una stecca, scrivete 4 in quantità e premete CONFERMA lo stesso per le sigarette se dovete inserire 12 pacchetti di Camel fate passare un pacchetto di quelle Camel e poi scrivete 12 in quantità e premete conferma. In questo modo riga per riga l elenco si andrà a completare. Per poter spuntare i prodotti inseriti lanciate una STAMPA e poi premendo CARICA i prodotti verranno caricati in magazzino e le giacenze verranno aggiornate. Se volete vedere tutti i prodotti caricati, dal MENU PRINCIPALE selezionate il menù STAMPE e selezionate la voce INVENTARIO scegliendo l opzione tutti i prodotti con giacenza maggiore di zero poi premete RICERCA Ed infine STAMPA. Attenzione: caricando i prodotti in questo modo non si può riprendere il carico e modificarlo bisogna andare in tabella prodotti ed apportare le opportune modifiche diretamente. Negozio? Facile! 18

19 CARICO DELLE GIACENZE DEI GRATTA E VINCI, BIGLIETTI, TESSERE TELEFONICHE, La stessa procedura si può utilizzare per caricare i gratta e vinci. In alternativa per caricare le giacenze andate direttamente nella tabella PRODOTTI dal menù principale, selezionate il gruppo LOTTERIA, scegliete il gratta e vinci da modificare: -controllate che il codice inserito nel programma corrisponda ai primi 4 caratteri del codice a barre che si trova nel retro del biglietto (ogni tanto succede che lo stesso gioco cambi codice ed allora bisogna aggiornarlo) -scrivete nel campo GIACENZA la quantità, -premete per ogni inserimento/modifica sul tasto SALVA -passate al gratta e vinci successivo. Negozio? Facile! 19

20 Modulo Tabacchi: GENERAZIONE e GESTIONE DELL ORDINE Per fare l ordine dei tabacchi (ma in generale per fare qualsiasi ordine) i passaggi da eseguire sono due: o o la GENERAZIONE dell ordine - il programma calcola l ammontare dell ordine sulla base del criterio prescelto; e poi la GESTIONE dell ordine - si interviene con le modifiche del caso e successivo invio dell ordine al fornitore. Generazione dell ordine. L ordine può essere effettuato: in base al VENDUTO o Più semplice e rispondente all andamento delle vendite. Il calcolo è automatizzato e non comporta nessun lavoro aggiuntivo. in base alla SCORTA o Se per esempio nella tabella prodotto mettete come scorta minima 10 Kg oggi la giacenza è 3 Kg il programma ordinerà 7 Kg di quel prodotto. o Richiede che per ogni singolo prodotto venga inserita nella tabella prodotti la scorta desiderata. Una volta selezionato il fornitore (Monopolio per i tabacchi, Lotteria per i Gratta e Vinci) dovete scegliere nel riquadro condizioni Venduto la modalità del calcolo dell ordine. Negozio? Facile! 20

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