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1 U-GOV Spazi e Calendari Organizzazione e monitoraggio delle risorse di Ateneo White Paper Aprile 2008

2 Titolo White Paper: Aprile 2008 S1-0 Autori: Audience: KION, Relazioni Esterne Direttori amministrativi, Prorettori dell area, Dirigenti/Responsabili dell area, Capi Ufficio dell area Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: Mail: KION S.P:A. Via Cristoni Casalecchio di Reno (BO) Tel: Mail: Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

3 Indice 1. INTRODUZIONE IL DOMINIO FUNZIONALE NELLA VISIONE PIANIFICAZIONE, VARIAZIONE, MONITORAGGIO PIANIFICAZIONE Iter di pianificazione dell orario lezioni Gestione degli Eventi Puntuali GESTIONE DELLE VARIAZIONI MONITORAGGIO DELL OCCUPAZIONE DELLE RISORSE CARATTERISTICHE PRINCIPALI E VANTAGGI

4 4

5 1. Introduzione Una delle problematiche fortemente legate e contigue alla programmazione didattica è la pianificazione dell orario delle lezioni, e in generale l organizzazione delle risorse dell ateneo. Una volta stabilite le modalità di erogazione degli insegnamenti, infatti l attività di programmazione prosegue idealmente nella verifica delle risorse disponibili per poter far fronte alle nuove esigenze formative. La prima verifica riguarda la disponibilità di personale docente per la copertura dei corsi, poi si passa necessariamente alla valutazione della disponibilità di strutture (aule, laboratori, ecc) per poter sistemare al meglio lo svolgimento delle lezioni, in base al numero di studenti atteso e alla durata pianificata. Questo modulo di U-GOV quindi risponde all esigenza di avere uno strumento in grado di coprire anche questa seconda parte del lavoro di pianificazione, preliminare allo svolgimento della didattica, manifestata dalle Facoltà o dagli uffici preposti all organizzazione della didattica. 1.1 Il dominio funzionale nella visione Il modulo U-GOV Spazi e Calendari è la trasposizione del modulo University Planner (UP) nella nuova architettura tecnologica U-GOV. Il cammino di convergenza di University Planner sulla piattaforma U-GOV è inserito nel piano di sviluppo generale di tutta l area didattica e studenti, ma già adesso sono state realizzate le integrazioni più importanti con gli altri moduli U-GOV (es. programmazione didattica. 5

6 In termini di dominio funzionale, l applicazione University Planner è nata dall analisi dei requisiti espressi da alcuni atenei italiani che avvertivano la necessità di gestire la calendarizzazione e l occupazione delle aule in una visione appositamente pensata per le università. University Planner è stato quindi concepito nativamente per la gestione dei calendari e della logistica in contesti universitari, non limitandosi ovviamente alla sola area della didattica, ma prevedendo una possibile estensione verso tutte le tipologie di evento gestibili all interno dell ateneo e provenienti da altri domini. Nel contesto U-GOV si prevede di dare compimento a questa vocazione, rendendo il modulo uno strato comune al servizio di tutte le eventuali applicazioni che gestiscono a vario titolo attività schedulabili o che richiedono un allocazione fisica. La fase di creazione e la tipizzazione degli eventi che il sistema gestisce è per sua natura pensata per essere pilotata da applicazioni terze. Ad esempio, U-GOV Programmazione Didattica alimenta il sistema con i dati relativi agli insegnamenti nel massimo dettaglio della loro struttura e caratteristiche. Fig.1 Spazi e Calendari e le interconnessioni con altri moduli U-GOV 6

7 Per offrire la massima flessibilità ed estensione dall ambito della didattica verso altre aree funzionali, il sistema è modellato attorno a quattro entità fondamentali molto astratte, alle quali possono essere ricondotte altre tipologie di evento (es: programmi di ricerca, formazione personale dell ateneo, ecc ). In particolare le entità sulle quali Spazi e Calendari è basato sono: Persone si intendono sia gli utilizzatori del sistema (pianificatori di facoltà, uffici per la prenotazione aule, ecc.) sia le persone viste come risorse (es: i docenti) oggetto di pianificazione. Risorse sono le strutture fisiche dell ateneo (aula, laboratorio, ecc) o le attrezzature mobili (proiettore, PC, lavagne luminose, ecc ) Eventi sono tutte le attività dell ateneo che è possibile pianificare (corsi, esami, lauree, workshop, seminari, esercitazioni, ecc..). Ciascun evento è anche scomponibile in ulteriore dettagli che possono essere oggetto di pianificazioni diverse. Calendari i calendari sono l unica entità fondamentale del sistema associabile a tutte le altre. Un evento avrà un suo calendario, cioè un periodi di svolgimento, una risorsa un calendario di apertura, una persona un calendario di disponibilità. Ciascuna entità è collegata alle altre nel concetto di impegno. Un impegno è l istanza di un determinato evento in una data (giorno, fascia 7

8 oraria) che occupa una o più persone, una o più risorse di diverso tipo. L impegno è l entità principale del sistema, l atomo oggetto di pianificazione e variazioni successive che compone ogni calendario. Sulla scorta di esperienze già avviate in molti atenei, si è deciso di optare per una gestione di controlli di congruenza (configurabili) di tipo manuale, e non basata quindi su un calcolo automatico guidato da un algoritmo (in grado di calcolare in base a una serie di vincoli prestabiliti le migliori configurazioni di orario). Questa soluzione è stata adottata per non disattendere le esigenze di flessibilità e variabilità richieste dagli atenei che difficilmente sarebbero rappresentabili in un sistema in cui è attivo un motore di generazione di orari. 8

9 2. Pianificazione, variazione, monitoraggio Il ciclo della gestione logistica delle risorse di ateneo, può essere riassunto in tre macro fasi, non necessariamente sequenziali, che possono pertanto essere considerate anche simultaneamente da parte di un operatore: - Pianificazione è la fase che coincide con la prima stesura di orario (preventivo) possibilmente schematizzabile se si tratta di un evento ricorsivo (es: orario delle lezioni), o di un semplice calendario di date singole (es: orario degli esami). - Gestione delle variazioni una volta iniziate le attività, con il trascorrere del tempo, il calendario preventivo può certamente subire variazioni singole, che possono essere gestite al fine di una comunicazione precisa e puntuale verso le persone coinvolte, e parallelamente per monitorare l effettivo utilizzo delle risorse. - Monitoraggio per monitoraggio si intende la possibilità di rilevare a consuntivo l effettivo svolgersi degli eventi programmati e la reale occupazione delle risorse. Tali misurazioni fatte normalmente a campione - possono essere poi oggetto di analisi statistica, o utilizzate dal sistema di supporto alle decisioni. Nel seguito del documento verranno approfonditi nel dettaglio le tre fasi sopra descritte. 9

10 2.1 Pianificazione All avvio, la fase di pianificazione si sviluppa sulla base dei dati reali alimentati da altri moduli del sistema U-GOV. Ad esempio sono disponibili tutti i dati di partenza (insegnamenti, appelli, ecc..), completi degli attributi necessari per organizzare al meglio e in modo flessibile insiemi omogenei e funzionali alla pianificazione. Si prevede che le fonti che alimenteranno le tabelle di base saranno infatti: - Le anagrafiche comuni di U-GOV delle persone e delle strutture dell ateneo (pianta organica). - Il modulo Programmazione Didattica alimenta il sistema primariamente di eventi (lezioni, esercitazioni, esami, ecc..) ma anche di calendari (periodi didattici, semestri, sessioni, ecc..), e di vincoli derivanti dal calendario accademico (feste, periodi di sospensione, ecc..) La pianificazione interessa varie tipologie di eventi differenti fra loro, ad esempio eventi di tipologie lezione ed esame : in questo caso la differenza fondamentale nell approccio si deve al fatto che, mentre per il tipo lezione si deve normalmente creare uno schema d orario uguale e distribuito in un arco lungo di tempo, per la tipologia esame sono il più delle volte attività puntuali della durata di un giorno. Entrambe le tipologie possono però obbedire a criteri di pianificazione simili. Ad esempio non devono sovrapporsi lezioni ed esami obbligatori di uno stesso corso di studio nello stesso anno di corso. 10

11 2.1.1 Iter di pianificazione dell orario lezioni La pianificazione inizia con la definizione di insiemi di eventi omogenei che si intendono pianificare, e che quindi è comodo tenere uniti in questa fase (insiemi di attività come insegnamenti di un certo corso di laurea, del primo anno, del primo semestre). L operatore può poi configurare gli slot orari che intende utilizzare per orario (es: , oppure blocchi di ore configurabili, con gestione dell intervallo accademico). Inizia successivamente a posizionare gli eventi nella griglia settimanale, in modo da monitorare anche visivamente la sovrapposizione fra gli eventi. Periodicamente in fase di pianificazione, può essere attivato il controllo congruenze che rileva qualsiasi violazione di vincolo, sul quale l operatore potrà decidere di intervenire. Raggiunto un primo risultato ottimale, potrà generare una proposta di orario per i docenti (tramite o invitandoli ad accedere via web). Segue quindi una fase di negoziazione (fuori sistema) con i docenti per raggiungere lo schema di orario nella sua forma definitiva, che verrà poi propagato fino ad esaurimento delle ore previste in tutte le giornate del periodo pubblicato. Il sistema consente di gestire anche schemi di orario complessi: ad esempio lezioni che iniziano con ritardo rispetto all effettivo inizio del periodo didattico, orari a settimane (es: prime 4 settimane il giovedì dalle alle e la settimane successive il venerdì dalle alle 1.00), orari a settimane alterne ( es: prima settimana il giovedì dalle alle e la seconda settimana il venerdì dalle alle 1.00). 11

12 Una volta completato l orario complessivo delle lezioni è possibile gestire gli altri eventi che troveranno sistemazione negli spazi ancora liberi dell orario. La gestione degli eventi è sincronizzata in tempo reale a livello di ateneo per permettere anche ad altri utenti diversi dal pianificatore di effettuare prenotazioni di aule o creare eventi da allocare in base alla disponibilità di spazi e alle esigenze personali Gestione degli Eventi Puntuali Spazi e Calendari gestisce eventi puntuali (o eventi spot) che tipicamente coincidono con un impegno allocato nel calendario e in una risorsa. A questa categoria si possono ricondurre eventi quali seminari, conferenze, incontri di vario genere, presentazioni, appuntamenti. Inoltre il sistema permette di gestire eventi come workshop e cicli di conferenze che non si esauriscono in un solo impegno ma hanno una durata maggiore. Fig.2 La funzionalità di prenotazione on line delle risorse per la gestione di eventi puntuali 12

13 2.2 Gestione delle variazioni Una volta definita e pubblicata la pianificazione generale dell orario delle lezioni, degli appelli o di altre tipologie di attività, Spazi e Calendari può essere utilizzato per una gestione puntuale delle variazioni. Una volta iniziate le lezioni e terminata la fase di pianificazione è infatti necessario gestire puntualmente le modifiche di orario che sempre intervengono sia a causa di eventi imprevisti sia per il riassetto organizzativo di risorse o strutture in corso d opera. Le modifiche degli attributi dell impegno (giorno, ora, aula, durata..) che vengono considerate variazioni, possono essere tracciate e notificate dopo la data di prima pubblicazione dell orario, per poter fornire agli utenti (studenti, docenti) un informazione tempestiva, tramite pubblicazione su web o invio di messaggi /sms. 2.3 Monitoraggio dell occupazione delle risorse Per verificare la reale occupazione delle risorse e l efficacia di una pianificazione dell orario, può essere necessario introdurre anche un sistema di monitoraggio sull effettivo svolgimento dell attività pianificata e sulla numerosità della partecipazione effettiva agli eventi. Può accadere infatti che un insegnamento la cui partecipazione prevista sia di 100 persone venga correttamente allocato in un aula con tale capienza, ma che la reale frequenza alla lezione sia superiore o inferiore alle aspettative. In questo caso occorrerebbe riallocare le lezioni in una struttura più grande o più piccola, per ottimizzare la soluzione logistica. Il sistema fornisce apposite funzionalità per il monitoraggio manuale effettuato tipicamente su risorse campione da operatori incaricati che inseriscono i dati in appositi moduli su web o palmare, oppure automatizzato 13

14 tramite l uso di badge di presenza. La rilevazione può essere fatta quindi sull effettivo svolgimento dell evento/impegno e sulla numerosità dei partecipanti. I dati ricavati possono poi essere raccolti in appositi report ad uso degli organi di controllo o del nucleo di valutazione. Il monitoraggio delle strutture universitarie è uno dei punti chiave più volte sottolineati nei documenti ufficiali della CRUI, dal documento 7/07 del Comitato nazionale per la valutazione del sistema universitario (crf. DM 544), e diventa anche uno strumento indispensabile per una gestione più oculata del patrimonio infrastrutturale dell ateneo, spesso non sfruttato al pieno delle sue potenzialità. 14

15 3. Caratteristiche principali e vantaggi Le esperienze maturate sul campo in questi anni dimostrano come il sistema offra indubbi vantaggi nell ambito di una tematica gestionale così complesso. Un aspetto rilevante da sottolineare è che le problematiche affrontate da Spazi e Calendari sono strettamente legate ad altri importanti processi gestionali che stanno a contorno, come ad esempio la programmazione didattica. L integrazione di Spazi e Calendari con gli altri moduli di U-GOV diventa allora il primo elemento distintivo del sistema rispetto ad altre soluzioni con funzionalità affini ma che non sono progettate appositamente per il contesto universitario e sono limitate ad uno specifico modello organizzativo (es: facoltà di ingegneria e non facoltà di lettere). Il modulo U-GOV Spazi e Calendari invece si innesta nella più ampia visione della governance di ateneo superando le principali problematiche gestionali tramite: Procedura unica e centralizzata Il modulo offre una procedura centralizzata per la gestione logistica condivisa ma sufficientemente elastica per incontrare le diverse modalità organizzative in uso. Configurabilità e flessibilità Pur gestendo alcuni profili standard fra i più usati, il sistema consente la massima flessibilità nella definizione dei profili di utenti utilizzatori, per i quali si possono indicare le funzioni abilitate, filtri sui dati e tipi evento sui quali possono agire. Anche la gestione dei controlli è configurabile, 15

16 si va dai controlli semplici di disponibilità, sovrapposizione temporale e compatibilità delle risorse a quelli più complessi di non sovrapposizione fra eventi. Tutti i controlli non sono bloccanti, e consentono tramite funzionalità di monitoraggio apposite la facile risoluzione da parte dell operatore. Integrazione dei dati e delle applicazioni Il modulo nasce con una forte integrazione con U-GOV Programmazione Didattica per superare incongruenze o inefficienze nell aggiornamento dei dati relativi agli insegnamenti. Come già più volte sottolineato, il sistema ricava i dati relativi alle principali strutture dell ateneo (facoltà, edifici, Corsi, Dipartimenti, Biblioteche) dalla base dati comune di U-GOV ed i dati relativi alla maggior parte degli eventi da pianificare (insegnamenti, esami, ecc.) dal modulo U-GOV Programmazione Didattica. Questo significa che gli operatori del sistema non hanno l onere di reinserire nel sistema dati già gestiti da altri processi ed utilizzabili ai fini della pianificazione logistica. Efficienza nell utilizzo delle risorse Solitamente molte risorse dell Ateneo risultano sottoutilizzate o con un carico mal distribuito. Grazie a strumenti adeguati per il monitoraggio dell occupazione delle aule Spazi e Calendari permette di aumentare significativamente l efficacia e la qualità della gestione delle risorse in gioco. Gestione del processo di approvazione L assegnazione delle risorse (aule, laboratori, ecc..) è un processo che può richiedere un workflow di approvazione da parte dei responsabili delle risorse stesse. L assegnazione della responsabilità è uno degli elementi più variabili da ateneo ad ateneo. In alcuni le Facoltà sono responsabili di specifiche strutture didattiche, in altri sono solo 16

17 utilizzatori di risorse che normalmente afferiscono ai Dipartimenti. Interfacce esterne e motore di notifiche automatizzato U-GOV Spazi e Calendari dispone di uno strato di web services per gestire efficacemente la pubblicazione e in generale tutti gli output del sistema. Questo rende facile l integrazione con applicazioni terze come portali web o sistemi di informazione al pubblico. L interfaccia web è progettata sia per un utilizzo da postazione classica (PC, notebook) sia con interfaccia ridotta per palmare o cellulare. Il sistema è integrato con Outlook Exchange e può esportare gli orari nei formati ics e vcs. Inoltre dispone di un motore interno di generazione automatico multidevice ( , sms) per la notifica di eventi di sistema come ad esempio le variazione di orario lezione, le sospensioni, gli annullamenti degli esami, ecc. Attenzione per l usabilità L interfaccia pensata per essere la funzionalità principale di gestione degli utenti di back-office è flessibile e mutlivista e consente di lavorare contemporaneamente su aule, eventi e agende delle persone. L applicazione supporta poi una modalità multi monitor, per la migliore visualizzazione di grandi quantità di dati. L operatività sui calendari è inoltre resa efficace anche dall utilizzo delle molteplici modalità di visualizzazione utilizzate anche dai più comuni programmi di schedulazione (es. Outlook). 17

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