Gestionale1- ZUCCHETTI

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1 Manuale a esclusivo uso degli studenti dell Istituto Sommeiller Gestionale1- ZUCCHETTI ISTRUZIONI D USO - CORSO 1 Introduzione Gestionale1 è un programma realizzato dalla Zucchetti S.p.A., azienda leader nel settore dell informatica gestionale. Con tale software si possono gestire tutte le operazioni quotidiane di piccole, medie e grandi imprese: contabilità e finanza, logistica, magazzino, vendite e acquisti, incassi e pagamenti. E uno strumento di gestione di facile utilizzo, che offre soluzioni modulari e flessibili, pensato per rispondere alle specifiche esigenze delle aziende, che permette di risparmiare tempo nella operatività quotidiana e di prendere decisioni sulla base di informazioni immediate grazie a una reportistica semplice e intuitiva. "I software sono come gli abiti: se non sono su misura ti fanno dei difetti!" Il Gestionale1 Zucchetti è: - un programma modulare e integrato, perché si compone di moduli installabili anche in fasi successive; - un programma multi aziendale, perché permette di gestire contemporaneamente una pluralità di ditte; - un programma multi esercizio, perché mantiene in linea, per ogni ditta, i dati contabili di più esercizi, con la possibilità di rapide interrogazioni e stampe su tutti gli esercizi; - un programma multi utente, perché può essere utilizzato in rete mantenendo inalterate l interfaccia e le funzionalità. Il software è corredato di una guida in linea che permette di ottenere informazioni sui vari argomenti e, nello specifico, di ottenere informazioni relative alle varie finestre di dialogo tramite la pressione del tasto F1 o tramite l apposito pulsante presente in ogni finestra. I dati del programma possono essere condivisi in rete oppure installati su ogni singolo computer gestendo così la propria azienda in memoria locale. L applicativo mette a disposizione dell utente un azienda già precostituita con alcuni archivi di base caricati a titolo di esempio (l anagrafica di un cliente, di un fornitore, di un articolo, ecc.). Ogni utente dispone di un azienda da personalizzare, con un piano dei conti già impostato o da duplicare da un azienda sorgente (azienda 100). Gli eventuali archivi già caricati possono essere modificati inizialmente o durante la trattazione degli argomenti. 1

2 1. Per entrare nel programma: L interfaccia e alcuni archivi di base username: zucchetti_zucchetti password: gestionale Il programma si avvia facendo clic sulla voce Gestionale 1 Zucchetti della cartella omonima situata all interno del sottomenu Tutti i Programmi del pulsante Start di Windows: Start tutti i programmi------gestionale 1 zucchetti gestionale 1 zucchetti La videata iniziale si presenta come una qualsiasi finestra principale di un programma per Windows e con una finestra di dialogo attiva per consentire all utente di inserire il posto di lavoro, il nome dell operatore, l eventuale password e, in particolare, il nome dell azienda su cui lavorare. Il pulsante di ricerca consente di accedere alle varie tabelle per la scelta dei dati. Il doppio clic col mouse sulle voci delle tabelle (ad esempio sulla voce Azienda da Personalizzare) ne permette la selezione. cliccare classe------allievi azienda (procedere con invio ) 2

3 Una volta inseriti i dati richiesti nella videata iniziale e fatto clic sul pulsante OK, la finestra di dialogo scompare e il programma, da questo momento, permette l accesso alla barra dei menu e a quella degli strumenti. ATTENZIONE: inserire la data dell esercizio in cui si vuole operare (es1/1/2015 per iniziare una nuova azienda senza registrazioni precedenti). La barra dei menu è situata, come sempre, nella parte superiore dello schermo, immediatamente al di sotto della barra del titolo. Ogni menu apre una finestra di comandi dalla quale è possibile scegliere quello desiderato. Alcuni nomi di menu possono non essere presenti se non sono stati installati i relativi moduli. Per esempio, se sono stati installati solo Contabilità e Vendite, il menu della voce Magazzino non visualizzerà alcuna selezione di comandi. In ogni menu i comandi sono generalmente disposti nell'ordine stesso in cui le funzioni devono essere svolte. Per esempio nel menu Vendite si trovano prima Gestione Documenti, Interroga Documenti, Lista Documenti e Genera Fatture (Wizard) e ancora Stampa Documenti, Genera Effetti, ecc Le opzioni dei menu che permettono di accedere ad un sottomenu sono identificate dal simbolo posto alla destra del nome. Al passaggio del puntatore del mouse sulla voce di menu si aprirà il sottomenu di comandi corrispondente. Quando si sceglie un comando di menu si possono aprire delle finestre di dialogo, che consentono di inserire delle informazioni, lanciare delle stampe, avviare delle elaborazioni o ricercare dei dati. La barra degli strumenti è posta al di sotto della barra dei menu ed è costituita da una serie di pulsanti, contrassegnati da immagini rappresentative dei comandi, che ne rendono rapido l'utilizzo. Puntando il mouse al di sopra di ognuno di essi è possibile visualizzarne una sintetica descrizione. Nella parte sinistra sono presenti quattro pulsanti di spostamento che consentono di visualizzare, all'interno delle finestre di dialogo, il primo e l'ultimo record contenuto nell'archivio o il precedente e il successivo rispetto al record corrente. 3

4 Ecco una breve descrizione: Visualizza /Nasconde l'albero delle scelte Primo record Record Precedente Record Successivo Ultimo Record Ricerca in una griglia di valori Duplica record Pulisci record Stampa Anteprima Calcolatrice Taglia Copia Incolla Affianca orizzontalmente Affianca verticalmente Sovrappone le finestre aperte Navigazione documentale integrata Collegamento con l'applicativo InfoVision.. Uscita dalla procedura Consente di attivare il menu ad albero Consente di spostarsi al primo record della tabella Consente di spostarsi al record precedente della tabella. Consente di spostarsi al record successivo della tabella. Consente di spostarsi all'ultimo record della tabella. Consente di ricercare record per mezzo della finestra di ricerca. Consente di duplicare record esistenti per creare nuovi record. Consente di cancellare le informazioni di un record. Consente di stampare archivi e tabelle. Consente di visualizzare in anteprima sul video il contenuto di archivi e tabelle così come sarebbero stampati. Consente di utilizzare la calcolatrice in linea. Consente di tagliare informazioni presenti in una finestra di dialogo e porle negli appunti. Consente di copiare informazioni presenti in una finestra di dialogo e porle negli appunti. Consente di copiare nella posizione del punto di inserimento le informazioni contenute negli appunti. Consente di affiancare le finestre aperte affiancandole orizzontalmente consente di affiancare le finestre aperte affiancandole verticalmente Consente di sovrapporre le finestre aperte lasciando intravedere solo la barra del titolo delle finestre sottostanti la prima Consente di visionare tutti i tipi di documenti applicando anche eventuali filtri Consente di analizzare, per fini statistici, documenti di vendita, movimenti di magazzino, ordini dei clienti e ordini a fornitori Consente di uscire dal programma. 4

5 La videata del programma dispone anche della barra di stato situata sul fondo della finestra dove inizialmente sono riportati, l'anno di competenza, il nome dell'azienda la data di lavoro, il nome dell'operatore e l'intestatario della licenza. Le informazioni possono variare successivamente a seconda del comando o del campo attivo. Le informazioni che la barra di stato visualizza si riferiscono a spiegazioni sintetiche dei comandi selezionati e quindi è utile fare sempre riferimento alla parte inferiore dello schermo per avere chiarimenti operativi relativi alle voci di menu e alle funzioni che si desiderano utilizzare. In alcuni casi, infatti, potranno apparire informazioni relative alla casella che si sta compilando: se per esempio occorre inserire un codice, selezionabile da una tabella, la barra di stato evidenzierà le istruzioni di ricerca per visualizzare la tabella stessa. 2. Il menu Base Il menu Base contiene le voci che consentono di accedere agli archivi principali già predisposti, quali ad esempio la tabella dei codici Iva, delle condizioni di pagamento, le anagrafiche clienti e fornitori, il piano dei conti, gli archivi della contabilità, ecc. Le tabelle risultano già caricate in quanto si sta utilizzando un azienda già precostituita. Tutte le tabelle possono essere modificate in ragione delle proprie esigenze e a questo proposito ne approfittiamo per dare uno sguardo alla struttura del piano dei conti e capire come si effettua la modifica, l inserimento di un nuovo conto e l eventuale eliminazione di conti che si ritengono inutili. 2.a) Impostare i dati dell azienda Utilizzando l Azienda da personalizzare fornita dal programma siamo nelle condizioni, già da questo momento, di poter cominciare ad effettuare le registrazioni contabili. Altra cosa sarebbe se volessimo creare una nuova azienda in quanto dovremmo inserire tutti i dati e i parametri relativi agli archivi di base. Tuttavia, alcune modifiche devono essere eseguite per procedere regolarmente alle registrazioni: bisogna infatti inserire ancora i dati relativi alla nostra azienda (non possiamo continuare a chiamarla Azienda da personalizzare), quali ad esempio il numero di partita IVA e il Codice Fiscale e, una volta deciso il tipo di attività che vogliamo svolgere, dobbiamo considerare quali registri contabili sono obbligatori per la nostra azienda e quindi provvedere alle eventuali modifiche della tabella in cui questi sono inseriti. Base------Menù Utilità Menù di sistema------anagrafica Azienda Fare clic sul pulsante scegliere la propria azienda e inserire tutti i dati anagrafici e fiscali. Se si vuole cambiare qualcosa di già esistente, si deve andare in Modifica. Se si desidera che il nome dell azienda e i suoi dati identificativi compaiano nell intestazione del DDT e/o delle Fatture, occorre cliccare Intestazione------Modifica, inserire i dati dell azienda----ok Procediamo ad inserire i dati anagrafici relativi alla nostra azienda attraverso il menu Base/Menu Utilità/Menu di Sistema/Anagrafica Aziende. La finestra di dialogo che appare consente di richiamare (tramite il solito pulsante di ricerca situato accanto al campo Codice) l azienda da personalizzare (codice 001) e apportare le variazioni dopo aver fatto clic sul pulsante Modifica. La compilazione della scheda Dati anagrafici non comporta complicazioni; un po di attenzione merita invece la scheda Dati fiscali in quanto bisogna indicare, oltre al tipo di soggetto, anche per quale versamento IVA (mensile o 5

6 trimestrale) si è optato al momento dell iscrizione all Ufficio IVA e quale tipo di corrispettivi bisogna gestire. Per ciò che ci riguarda decidiamo di effettuare il versamento mensile IVA e di non utilizzare il registro corrispettivi. Lasciamo quindi selezionato il pulsante d opzione Mensile relativo al versamento IVA e, nella casella relativa al tipo di corrispettivi, scegliamo la voce No corrispettivi.. scheda Dati anagrafici scheda Dati fiscali 6

7 La scheda Altri dati consente di immettere dati aggiuntivi, quali ad esempio il codice dell attività, la data di inizio dell attività, ecc. Inoltre, in questa scheda è possibile scegliere il numero di decimali che si vogliono utilizzare per gestire la quantità di merce acquistata o venduta: lasceremo 2 decimali per i valori in Euro e imposteremo a zero i decimali per la quantità. Molto importante è il pulsante Esercizi: facendo clic su di esso si accede alla finestra di dialogo Esercizi contabili e I.V.A. che consente di definire e modificare gli esercizi contabili ed I.V.A. Se la nostra azienda viene costituita, nell esercizio 2015, le date per l esercizio corrente devono rimanere al 1/1/2015. Si possono invece eliminare gli esercizi precedenti facendo doppio clic sulla riga corrispondente ad ogni esercizio precedente (oppure selezionare una riga e fare clic sul pulsante Modifica). I dati saranno così evidenziati nelle caselle situate al fondo della finestra di dialogo e, utilizzando in sequenza prima il tasto Canc e poi il tasto Invio, si procede alla loro eliminazione e si conferma con il pulsante Conferma riga. Dopo aver cancellato gli esercizi precedenti, utilizzare la barra di scorrimento verticale per individuare la voce Es. futuro e fare doppio clic su di essa: inserire nelle apposite caselle le date di inizio e di fine dell esercizio futuro (01/01/ /12/2016) e lasciare il codice proposto nelle caselle Codice (2016). Fare clic quindi sul pulsante Conferma riga. Nota: L esercizio futuro viene indicato per far gestire al programma, al momento della chiusura annuale dei conti, la riapertura automatica dell esercizio successivo. 7

8 Terminate le modifiche, fare clic sul pulsante OK. Ritornati alla finestra di dialogo Anagrafica Aziende, si può ancora impostare l intestazione per i vari documenti di stampa (Fatture, D.D.T., ricevute bancarie, ecc.) tramite il pulsante Intestazione. Ovviamente, la finestra di dialogo alla quale si accede sarà compilata solo nel caso in cui si decida di non utilizzare della carta già intestata per le varie stampe. Terminate le modifiche riguardanti l anagrafica della nostra azienda fare clic su OK. Fare clic anche sul pulsante OK del messaggio seguente e quindi chiudere la finestra di dialogo tramite il pulsante Chiudi situato sulla barra del titolo. A questo punto, per rendere effettive le modifiche, bisogna accedere alla voce Selezione Azienda del menu Base e riconfermare l azienda con la nuova ragione sociale appena modificata. E possibile copiare gli archivi da un azienda sorgente ( azienda 100 ): Base------Menù Utilità Menù di sistema------duplica archivi------az.sorgente selezionare tutto------ok 8

9 2.b) Il Piano dei Conti Tratto da? in linea: E' possibile strutturare Il Piano dei Conti da un minimo di 2 livelli, sino ad un massimo di 5 livelli. Il numero di livelli gestiti viene stabilito nei Parametri Contabilità. I livelli che compongono il Piano dei Conti sono: Tipologia (1 livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici Gruppo (2 livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici Sottogruppo (3 livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici Mastro (4 livello) lunghezza fissa 2 caratteri alfanumerici Sottoconto (5 livello) lunghezza variabile fino 6 caratteri alfanumerici Per un corretto inserimento dei codici nel Piano dei Conti è consigliabile procedere dal livello più alto (Tipologia) al livello più basso (Mastri e Sottoconti). Nelle registrazioni e nelle interrogazioni sono utilizzati e movimentati solo Mastro e Sottoconto, con aggiornamento automatico di tutti i livelli superiori. Nel Piano dei Conti sono compresi anche i Mastri Clienti e i Fornitori, mentre i relativi sottoconti devono essere codificati nelle rispettive Anagrafiche. Facendo clic sulla voce Piano dei Conti del menu Base, viene visualizzata la finestra di dialogo Piano dei Conti la quale consente di definire tutti i conti che compongono il piano dei conti aziendali raggruppati per Sottogruppo, Mastro e Sottoconto. Qui sono compresi anche i Mastri Clienti e Fornitori, ma i relativi sottoconti devono essere codificati nelle rispettive Anagrafiche accessibili sempre dal menu Base. Base Piano dei Conti Per richiamare l elenco dei conti basta fare clic sull apposito pulsante di ricerca situato a destra del campo Codice. La finestra di dialogo Piano dei Conti: mastri e sottoconti visualizzata conterrà l elenco del piano dei conti evidenziando solo Mastri e Sottoconti. La freccia rivolta verso il basso della tastiera permette di digitare il conto desiderato I codici formati solo da due caratteri alfanumerici rappresentano i Mastri (scritti in Maiuscolo), mentre quelli formati da quattro caratteri, che si aggiungono a quelli dei mastri, 9

10 rappresentano i Sottoconti (scritti in minuscolo). È indispensabile che tutti i codici dei Sottoconti che dipendono da un Mastro inizino con il codice abbinato al Mastro stesso. I mastri e i sottoconti fanno parte di un Sottogruppo. Esempio Codice 3H COSTI DI IMPIANTO 3H12500 spese di costituzione A titolo di esempio si riporta la videata di un piano dei conti tipo Utilizzando la barra di scorrimento orizzontale nella finestra sopra evidenziata possiamo notare che contiene, oltre al codice e alla descrizione dei vari conti, anche la loro natura, il tipo di Mastro (Altro sta a significare che non fa parte dei Mastri Clienti o Fornitori), il totale dare, il totale avere, e il saldo. Il codice esteso, invece, consente di visualizzare l appartenenza dei Mastri ai vari Sottogruppi predefiniti e visibili nella scheda Sottogruppo della finestra di dialogo Piano dei Conti. Infatti, il Piano dei conti è strutturato su tre livelli: il livello superiore è rappresentato dal Sottogruppo, quello immediatamente inferiore è rappresentato dal Mastro mentre l ultimo livello è rappresentato dal Sottoconto. Facendo doppio clic su un record dell elenco riportato nella finestra di dialogo sopra visualizzata, il codice e la descrizione del Sottoconto o del Mastro vengono riproposti nella finestra di dialogo Piano dei Conti dove è possibile modificarne la descrizione tramite il pulsante Modifica. La modifica del codice non è ammessa, ma si può intervenire eliminando l intero record (tramite il pulsante Elimina) e poi ricreandolo tramite il pulsante Nuovo. Elementi più dettagliati riguardanti l inserimento e la modifica dei conti si possono reperire dalla guida in linea facendo clic prima sul pulsante e poi sulla voce Procedure 10

11 La ricerca di un determinato conto è facilitata dalla disposizione del piano dei conti in ordine di codice o di descrizione con il semplice clic del mouse sul titolo di colonna Codice o Descrizione. Per stampare il piano dei conti o ottenere un anteprima a video, una volta visualizzata la finestra di dialogo Piano dei Conti, fare clic sul pulsante Stampa della barra degli strumenti: la finestra di dialogo Stampa Piano dei Conti che segue consente di impostare le preferenze e le modalità di stampa. Facendo clic sul pulsante OK, si accede alla finestra di dialogo Stampa che consente, tramite le due schede Imposta e Opzioni, di selezionare la stampante desiderata, la destinazione della stampa (su stampante, a video, su file o negli appunti di Windows), l intervallo di pagine da stampare, le copie da effettuare, impostare i margini, il tipo di carattere, l interlinea, ecc. 2.c) Parametri Sistema Procedere nel modo seguente: Base----Menù Utilità-----Menù di sistema------parametri Sistema scheda aggiornamento dati, spuntare come da figura 11

12 2.d) - 2.e) - 2.f) La preparazione degli archivi clienti, fornitori e articoli è necessaria prima di emettere fatture di vendita a clienti e prima di registrare fatture di acquisto da fornitori: 2.d) Anagrafica Clienti Tratto dal? in linea: Opzioni della finestra di dialogo Anagrafica Clienti Mastro Campo di 2 caratteri alfanumerici, corrisponde al mastro Clienti del piano dei conti che deve essere stato precedentemente creato con il comando Piano dei Conti. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di ricerca per la selezione dei codici. Codice Casella di 6 caratteri alfanumerici, corrisponde al sottoconto ed identifica univocamente il cliente nell'ambito dei diversi mastri. Questo significa che, nel caso si siano creati più codici mastro per i clienti, la procedura non permetterà di inserire due codici di sottoconto clienti uguali. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di ricerca per la selezione dei codici. Premendo il pulsante Duplica record o il tasto F7 si apre la finestra Duplica record che consente di creare nuovi record.. Dal menu Base si accede anche all archivio dei Clienti (Anagrafica Clienti) dove è possibile inserire, modificare, cancellare e visualizzare o stampare i dati anagrafici e contabili dei clienti. La finestra di dialogo Anagrafica Clienti, visualizzata dopo l accesso dal menu Base si presenta con il codice Mastro dei clienti già impostato e con il punto d inserimento intermittente all interno della casella Codice:. Base Anagrafica clienti 12

13 Il clic del mouse sul pulsante Ricerca consente di visualizzare l elenco dei clienti in una nuova finestra di dialogo per eventuali consultazioni. Il doppio clic del mouse sulla riga corrispondente al cliente comporta il richiamo dei dati nella finestra di dialogo precedente e quindi la consultazione tramite le schede Generali, Contabili, Vendite, Spedizioni, Banche, Domicilio fiscale, Altri e Note. 13

14 Per procedere, premere Invio. L eventuale eliminazione o modifica dei dati è possibile tramite gli appositi pulsanti. Il pulsante Nuovo permette di inserire i dati anagrafici e contabili di un nuovo cliente. Comunque l inserimento di nuovi clienti può essere effettuato, tramite il tasto F5 o il tasto INS, anche durante la gestione della Prima Nota o durante il caricamento delle fatture di vendita. Particolare importanza riveste la scheda Contabili in quanto consente di abbinare al cliente anche un codice di aliquota IVA (utilizzato dalla procedura in fase di compilazione dei documenti di vendita e degli ordini da cliente), il codice di un conto del piano dei conti da inserire come contropartita durante la fatturazione (ad esempio Vendita merci) e un codice di un tipo di pagamento: questi dati infatti saranno proposti in automatico (ma possono essere variati) durante la gestione contabile, ad esempio durante la fatturazione. Se si vuole cambiare il conto abbinato, fare doppio clic sul codice------modifica ok-----invio Per quanto riguarda la ricerca dei codici IVA e dei codici di pagamento, il clic del mouse sul solito pulsante di ricerca corrispondente alla casella relativa al codice stesso consente la visualizzazione (e quindi la selezione) dei dati. Queste tabelle sono accessibili e modificabili tramite il menu Base e quindi le voci Codici I.V.A. e Condizioni Pagamento. Scheda Consente una consultazione immediata della scheda contabile. Si abilita dopo aver selezionato un codice cliente. Premendolo viene aperta la finestra Interroga Schede con i dati relativi alla situazione contabile del cliente in oggetto. 14

15 Di seguito l'elenco di alcuni pulsanti della finestra e una breve descrizione della loro funzioni: Partite aperte - Consente una consultazione immediata delle partite contabili aperte. Premendolo viene aperta la finestra Interroga partite aperte con i dati relativi alle partite aperte del cliente selezionato. Interroga Ordini: - Consente di visualizzare gli ordini inseriti per il cliente tramite la finestra Interroga Ordini Clienti accessibile dal menu ordini Interroga Documenti: - Consente di visualizzare i documenti di vendita emessi per il cliente tramite la finestra Interroga Documenti accessibile dal menu vendite. Fido - Consente una consultazione immediata della situazione di rischio del cliente. Premendolo viene aperta la finestra Fido cliente al../../... dove è possibile visualizzare la posizione aggiornata del cliente al fine di valutarne il rischio. Contatti - Consente l'accesso alla scelta Anagrafica Contatti Clienti dove è possibile codificare per ogni cliente inserito i nominativi delle persone che operano, lavorano presso la sede del cliente, o hanno attinenza con la sua attività. Articoli Cliente - Consente l'accesso alla scelta Elenco articoli clienti che fornisce la possibilità di codificare per ogni cliente, oltre ai dati presenti nell'anagrafica, anche informazioni legate alla cessione degli articoli. La guida in linea attivabile tramite il pulsante ottenere spiegazioni più dettagliate. della finestra di dialogo consente di 2.e) Anagrafica Fornitori Base Anagrafica Fornitori 15

16 Anche l archivio Fornitori è accessibile tramite la voce Anagrafica Fornitori del menu Base e la finestra di dialogo Anagrafica Fornitori si presenta con il codice del Mastro Fornitori già impostato. Le varie schede consentono di inserire i dati anagrafici dei fornitori utilizzati per registrare le fatture di acquisto in contabilità, le bolle di reso a fornitore o i movimenti di carico di magazzino. Come per i clienti, l'aggiornamento dell'anagrafica fornitori può avvenire anche durante la fase di caricamento dei dati utilizzando il tasto funzione F5 o il tasto INS. Ad esempio, è possibile creare un nuovo fornitore durante l'inserimento delle fatture di acquisto e durante l'inserimento della prima nota nel modulo di Contabilità (menu Contabilità/Gestione Movimenti). Il clic del mouse sul solito pulsante di ricerca consente di accedere ai dati relativi a fornitori già inseriti. La scheda Contabili consente anche qui di abbinare al fornitore il codice del pagamento e quello del conto del piano dei conti (ad esempio Acquisti di merce soggetta a rivendita) utilizzati solitamente durante la registrazione delle fatture ricevute. La scheda Domicilio fiscale viene attivata solo nel caso in cui il fornitore sia soggetto a ritenuta d acconto e di conseguenza sia stata selezionata la casella di controllo Soggetto a ritenuta d acconto nella scheda Contabili. 2.f) Anagrafica Articoli Tratto da? in linea: L'anagrafica articoli è unica anche se vengono gestiti più magazzini, quindi l'articolo "A" potrà essere utilizzato indistintamente sia sul magazzino "01" che sullo "02". Il programma consente una gestione completa dei codici a barre. Premendo il tasto F8 o facendo clic sul pulsante di ricerca, in corrispondenza della casella "Codice", si aprirà una finestra di ricerca che visualizza gli articoli secondo il criterio di ordinamento preferito. Per le chiavi di ordinamento e di ricerca degli articoli è possibile ordinare su qualsiasi campo. Con il tasto F7 o con il pulsante Duplica Record è possibile duplicare su dei nuovi codici i dati anagrafici di articoli già inseriti in precedenza per evitare di inserire più volte informazioni ripetitive (verrà richiesto di indicare il "Codice da duplicare" e il "Codice da creare"). L'anagrafica articoli deve essere compilata prima di iniziare le operazioni con i moduli applicativi Vendite, Magazzino, Distinta Base e Ordini; tuttavia è possibile inserire nuovi articoli anche durante le registrazioni dei movimenti (come ad esempio in Gestione Documenti delle Vendite oppure in Gestione Movimenti del Magazzino). Dal menu Base si accede anche all archivio articoli. Base------Menù utilità menù di sistema-----anagrafica articoli Si inserisce il codice, la descrizione, l aliquota IVA, l unità di misura, il prezzo di vendita ok 16

17 3) I registri contabili Tratto da? in linea: Il comando memorizza i parametri relativi ai libri obbligatori dell'azienda (registri I.V.A. e libro giornale) ed evidenzia alcune informazioni ad essi relative, che vengono aggiornate dalla procedura in occasione dell'esecuzione delle elaborazioni contabili definitive. Avvertenza. I dati di questa tabella sono molto importanti per il corretto funzionamento della procedura. E' quindi consigliabile impostarli con cura in sede di installazione della procedura e non modificarli nel corso dell'esercizio al fine di evitare possibili errori nelle elaborazioni. I Registri I.V.A. si suddividono in questo modo: Registro clienti (vendite); Registro fornitori (acquisti); Registro corrispettivi; In sede di prima installazione, con impianto della ditta al 1 gennaio di un esercizio, le operazioni da compiere sono elencate di seguito: In Parametri Sistema immettere il versamento minimo I.V.A.; Inserire eventualmente il debito/credito precedente (credito con segno positivo, debito col segno negativo) nella tabella Liquidazioni I.V.A.; Definire in tabella Libri Aziendali i propri registri contabili; non si deve compilare la data dell'ultima stampa dei registri I.V.A. e del libro giornale (non scrivere, quindi, 31/12/XX); Completare l'intestazione dei registri; I restanti valori saranno aggiornati dalla procedura durante l'inserimento dei movimenti contabili e l'elaborazione delle stampe definitive. Se l azienda ha come attività la vendita all ingrosso non viene utilizzato il registro dei corrispettivi. Per procedere alla sua eliminazione, considerato che gli archivi sono già precostituiti, bisogna accedere, tramite il menu Base/Archivi Contabilità/Libri Aziendali, alla finestra di dialogo che consente la gestione dei registri contabili. Base Archivi Contabilità Libri Aziendali Il clic del mouse sul pulsante di ricerca accanto alla casella Numero registro: consente l accesso alla tabella in cui sono inseriti, in ordine progressivo, i vari registri. Il doppio clic sul Registro Corrispettivi (reg.n.3) comporta il richiamo dei dati nella finestra di dialogo precedente. 17

18 L eliminazione si effettua tramite il pulsante Elimina e la successiva conferma di eliminazione del record. Una volta eliminato il registro corrispettivi, la finestra di dialogo propone i dati del Registro Vendite sul quale dovranno essere effettuate le liquidazioni IVA. Ricorda: Il clic del mouse sul pulsante Modifica permette l accesso alle impostazioni del Registro Vendite in questione e quindi la possibilità di selezionare la casella di controllo Stampa liquidazione. Fare clic, infine, sul pulsante OK e poi sul pulsante Chiudi situato sulla barra del titolo. N.B. Il registro dei Beni ammortizzabili non deve essere costituito in quanto il programma lo gestisce automaticamente quando, in fase di registrazione delle fatture di acquisto, si indica che il bene acquistato è di tipo strumentale e non destinato alla rivendita Nella fase di avviamento dell azienda bisogna anche provvedere ad acquistare i libri contabili. Nel caso della ns azienda si procederà solo all acquisto di risme di carta formato A4 poiché il programma prevede la possibilità di personalizzare i registri assegnando ad ognuno di essi, oltre che la descrizione del registro stesso, anche la numerazione progressiva delle pagine e i dati anagrafici dell azienda in uso. Questa procedura è attivabile dal menu Base/Menu Utilità/Numera Pagine Registri.. Le registrazioni contabili Le registrazioni delle fatture di acquisto e vendita, dei corrispettivi e dei movimenti di prima nota, vengono effettuate tramite il comando Gestione Movimenti del menu Contabilità. La finestra di dialogo che viene visualizzata, assume un aspetto diverso a seconda di quanto viene indicato nella casella Causale (cioè se si vogliono registrare fatture di acquisto, corrispettivi, ecc.). Queste registrazioni permetteranno di stampare i registri I.V.A. e il libro giornale. Registrazione in Contabilità E possibile creare o modifica le causali contabili in Base----Archivi Contabilità----Causali contabili 18

19 Es. Causale generica 020 Avendo costituito l azienda, provvediamo a registrare in prima nota la sua costituzione. Fare clic, su menu Contabilità/Gestione Movimenti. Contabilità Gestione Movimenti La finestra di dialogo visualizzata presenta il numero di registrazione già impostato (la numerazione è progressiva ed è assegnata automaticamente ad ogni nuova registrazione) per cui è sufficiente premere il tasto Invio o il tasto Tab per passare alla casella nella quale si dovrebbe inserire il codice della causale contabile. Il tasto F6 e il pulsante di ricerca permettono di visualizzare le causali già caricate. La causale generica è 020. La freccia in basso della tastiera permette di digitare il nome del conto. Non è comunque prevista una causale per la costituzione d azienda e, siccome non è obbligatorio indicarla, si può ugualmente proseguire lasciando la casella vuota e premendo ancora il tasto Invio. Nella casella successiva bisogna indicare la data di registrazione. È possibile inserire la data tramite la tastiera nel formato gg/mm/aaaa oppure utilizzare il calendario che si attiva con il clic del mouse sul pulsante situato accanto alla casella D. reg.: Premendo il tasto Invio o il tasto Tab, si accede alla casella Descrizione situata nella parte bassa della finestra di dialogo. Qui digitiamo Costituzione d azienda e poi, utilizzando il tasto Invio o il clic del mouse, passiamo al campo successivo (Conto Dare) che dovrà contenere il codice del conto Socio A c/conferimenti (utilizzare il pulsante di ricerca e fare doppio clic sul codice del Piano dei conti). (Se non esiste il conto da utilizzare è sempre possibile aggiungere i conti, tornando in Base Piano dei Conti 19

20 E poi si ritorna in Contabilità-----Gestione movimenti per registrare il fatto di gestione in Prima Nota.) Il doppio clic nella casella Importo: consente di accedervi e contemporaneamente di selezionarne il contenuto. Procediamo quindi col digitare (corrispondente al conferimento del socio) in questa casella e poi col fare clic sul pulsante Conferma riga. Tutto ciò che è stato inserito fino a questo momento viene visualizzato nella parte centrale della finestra di dialogo e il campo Descrizione appare evidenziato per eventuali modifiche. Lasciando invariata la descrizione, facciamo clic nel campo Conto Dare per digitare (o ricercare) il codice. relativo al conto..; digitiamo quindi nel relativo campo anche l importo di. corrispondente al conferimento e facciamo clic sul pulsante Conferma riga. Anche i dati appena inseriti vengono visualizzati nella parte centrale della finestra. N.B. Se c è bisogno di più conti in DARE o in AVERE ci si posiziona nella sezione corrispondente facendo sempre Conferma riga dopo aver inserito conto e importo. 20

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