Quaderni. PEC: Posta Elettronica Certificata. Premessa. DL 185/2008 e L. 2 28/01/2009. Un obbligo che è più un vantaggio. A patto che APPUNTI DIGITALI

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1 01 1 LUGLIO 2009 APPUNTI DIGITALI Quaderni PEC: Posta Elettronica Certificata Contenuti: Premessa Come funziona Vantaggi della PEC Difetti della PEC Privacy e sicurezza Premessa DL 185/2008 e L. 2 28/01/2009 Obbligatorietà della PEC per Imprese, Professionisti e Pubbliche Ammnistrazioni Un obbligo che è più un vantaggio Nessun costo significativo in più, ma solo un numero consistente di vantaggi e di risparmi A patto che Le Pubbliche Amministrazioni siano immediatamente pronte all introduzione dell innovazione, come ribadito chiaramente dalla normativa Con il Decreto Legislativo 185/2008 del 29 novembre 2008, convertito nella Legge n. 2 del 28 gennaio 2009 la Posta Elettronica Certificata (PEC) diventa obbligatoria per Imprese, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni. Per chi non fosse ancora al corrente nel dettaglio, vale la pena di osservare sin d ora che ciò non costituisce affatto un aggravio delle incombenze, ma costituisce elemento di semplificazione e risparmio nelle pratiche di comunicazione ufficiale tra enti e soggetti. Sulla base della normativa le imprese costituite in forma societaria a partire dal 30 novembre 2008, nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Tutte le altre imprese cosituite precedentemente alla medesima data devono provvedere a fornire la stessa comunicazione entro tre anni, ossia entro il 30 novembre L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le eventuali successive variazioni sono esenti da imposta di bollo e dai diritti di segreteria. L'indirizzo di posta elettronica certificata sarà visibile sulle visure e sui certificati rilasciati dalle Camere di Commercio. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con Legge dello Stato dovranno provvedere alla comunicazione del proprio indirizzo di posta elettronica certificata ai rispettivi ordini o collegi entro il 30 novembre Gli ordini o i collegi saranno tenuti alla pubblicazione di un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle Pubbliche Amministrazioni, dei dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. In alternativa all'indirizzo di posta elettronica "certificata" potrà essere adottato un analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni nonché l'integrità del contenuto delle stesse e l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Per le Pubbliche Amministrazioni viene ribadita e rafforzata l affermazione già enunciata nel Codice dell'amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82), in base alla quale la Posta Elettronica Certificata è lo strumento da utilizzare per le comunicazioni elettroniche nel caso in cui servano le ricevute di invio e di consegna (come la raccomandata AR). 1

2 Al di là delle differenze, descritte più avanti, con la comune posta elettronica, la trasmissione di messaggi e documenti via PEC avviene con la medesima semplicità e comodità d uso, componendo il testo, allegando o meno documenti ed inviando il tutto. Come funziona I messaggi di posta certificata vengono spediti tra 2 caselle, e quindi Domini, certificati. La posta elettronica che funziona come una raccomandata Invio di messaggi e documenti allegati al destinatario, con ricevimento automatico delle conferme di spedizione e consegna Quando il mittente, possessore di una casella di PEC, invia un messaggio ad un altro utente certificato, esso viene preso in carico dal punto di accesso del gestore del dominio certificato che lo inserisce in una busta di trasporto, applicandovi una firma digitale in modo da garantirne l inalterabilità e la provenienza. Mediante il medesimo servizio al messaggio possono essere allegati documenti. Il punto di accesso indirizza quindi il messaggio al punto di ricezione del gestore certificato di PEC del destinatario, dove ne viene verificata la firma ed effettuata la consegna al destinatario. Una volta consegnato il messaggio, il gestore PEC del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna al mittente. Nella trasmissione di un messaggio tra caselle di PEC vengono emesse anche altre ricevute, con lo scopo di garantire e verificare la correttezza dell invio. Semplicità e comodità Si usa come l a posta elettronica comune, con un casella su di un proprio dominio o su uno del gestore In particolare: Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, inivia al mittente una ricevuta di accettazione Il punto di ricezione, dopo aver ricevuto la busta di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittente Un indirizzo di PEC può essere assegnato su un proprio dominio ad esempio oppure, in assenza di un proprio dominio, su uno di quelli del gestore di PEC ad esempio (ARUBA), (INFOCERT). 2

3 L accesso è l utilizzo, come per la posta elettronica comune, può avvenire attraverso web sul portale messo a disposizione dal gestore, oppure mediante un client di posta elettronica (Ms Outlook, Mozilla Thunderbird, ecc.). Vantaggi della PEC Rispetto alla posta elettronica comune, di cui conserva tutti i connotati e funzionalità, consente in aggiunta: Molti vantaggi Certificazione della consegna, validità legale, certezza della consegna, risparmi di costi rispetto alla raccomandata cartacea, conservazione delle ricevute di consegna da parte del gestore per almeno trenta mesi Sicurezza e privacy Sono un obbligo che il gestore di PEC deve osservare per una precisa disposizione di legge la certificazione dell'avvenuta consegna della mail, e nel caso non sia possibile consegnare il messaggio il mittente viene informato; i messaggi hanno validità legale (opponibile a terzi come si dice); tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare; vi è certezza sulla destinazione dei messaggi; a conti fatti, l invio delle comunicazioni avviene a costi inferiori a quello delle raccomandate. A tal fine per una giusta valutazione deve essere preso in considerazione il costo di spedizione di una raccomandata tradizionale, crescente in funzione del numero di pagine e del peso, e il numero di comunicazioni inviate annualmente. Questo valore deve poi essere comparato con la tariffa del gestore di PEC, il quale rende disponibile una casella di PEC per un canone annuo indipendente dal numero e dal volume delle comunicazioni elevati requisiti di qualità e continuità del servizio. Gli SLA di legge prevedono una disponibilità del servizio del 99.8% su base quadrimestrale obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi di PEC, per un periodo non inferiore a trenta mesi obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della comunicazione. è garantita per legge l interoperabilità e la compatibilità dei servizi di PEC tra i diversi gestori. Questo significa che utenti con caselle di PEC appartenente a diversi gestori, hanno la garanzia di potersi scambiare certificate Confrontiamo la PEC con le altre modalità di invio Appare immediatamente vantaggiosa e utile in tutti i rapporti in cui altrimenti sarebbe necessario utilizzare altre modalità di invio 3

4 In aggiunta alcuni gestori forniscono, a fronte di un maggior canone, anche servizi di avviso basati su SMS ed archiviazione digitale automatica delle e dei documenti trasmessi in allegato. In ogni caso è evidente di per se che la PEC è molto di più delle tradizionali raccomandate A/R, è semplice e comoda, permette risparmi significativi (in media anche del 90% rispetto alle raccomandate tradizionali) e, per chi è sensibile all ambiente, è anche più eco-compatibile, consentendo una drastica riduzione dell uso della carta. L importante è però essere consapevoli che, affinchè due o più soggetti possano comunicare con la PEC, beneficiando del riconoscimento del valore legale, è necessario che tutte le caselle di siano PEC. Difetti della PEC Qualche difetto Non è uno standard internazionale ma solo italiano e non effettuta la certificazione dei documenti eventualmente allegati al messaggio Al momento della scrittura di questi appunti la PEC non è uno standard internazionale, ma è costituita da un insieme di norme e regolamentazioni italiane. Nel mondo, compresa l Italia, esistono altri sistemi in grado di garantire il tracciamento della consegna, rispondenti alla enunciazione di standard internazionali come ad esempio l RFC La PEC non effettua la certificazione dei documenti eventualmente allegati al messaggio, se non in combinazione con un certificato digitale aggiuntivo fornito da terze parti e, quindi come servizio aggiuntivo. Nella pratica infatti l impiego della PEC è stata concepito come quello della raccomandata tradizionale. Pertanto il sistema firma digitalmente la busta per intero contenente anche messaggio del mittente, ma non i documenti eventualmente allegati. Privacy e sicurezza La norma prevede esplicitamente l obbligo per il gestore di applicare le procedure atte a garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della comunicazione. Sicurezza e privacy Sono un obbligo di legge per il gestore di PEC. Il gestore deve essere accreditato presso il CNIPA e deve soddisfare precisi vincoli imposti dalla legge La normativa italiana stabilisce poi, per i gestori, un apposita procedura di accreditamento. Un gestore per erogare il servizio deve prima accreditarsi presso il CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione), organo preposto al controllo della PEC. Inoltre sono imposti vincoli stringenti di carattere organizzativo, tecnico ed economico come l essere una Società per Azioni con almeno un milione di euro di capitale sociale interamente versato, il rispondere a requisiti e certificazioni di qualità a livello dell organizzazione e dei sistemi informativi. Queste limitazioni, se da un lato hanno lo scopo di garantire gli utenti, dall altro, inducono per il futuro il rischio potenziale che si crei una politica dei prezzi di cartello o monopolio. 4

5 i ng. R o b erto G al l er ani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: Gestione elettronica dei documenti Fattura elettronica e conservazione sostitutiva Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) CRM: Customer Relationship Management Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l adaptive enterprise e la business continuity : Architetture di elaborazione in cluster Virtualizzazione e consolidamento Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi Collocazione in data center di sistemi ed Application Service Provisioning Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: Electronic Document Management Product Data Management / Product Lifecycle Management Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni 01 1 LUGLIO 2009 Iscrizione all'albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n Mobile: Via Berlinguer n Castel San Pietro Terme - BO 5

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