Posta Elettronica Certificata obbligo e opportunità per le Imprese e la PA

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1 Posta Elettronica Certificata obbligo e opportunità per le Imprese e la PA Belluno 28 gennaio 2014

2 PEC: Posta Elettronica Certificata Che cos'è e come funziona la PEC 3

3 PEC: Posta Elettronica Certificata La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo speciale di che consente di inviare e ricevere messaggi di testo e documenti allegati con la stessa efficacia probatoria di una raccomandata con avviso di ricevimento. Permette lo scambio di documenti e informazioni con un evidente risparmio di TEMPO DENARO 4

4 PEC: Caratteristiche principali Efficacia probatoria Tracciabilità del mittente Certificazione di avvenuta consegna Abbattimento dei costi Garanzie sul contenuto Velocità e semplicità Invio a più utenti contemporaneamente Archiviazione, da parte del gestore, del log degli eventi (30 mesi) Possibilità di allegare al messaggio informazioni e/o documenti digitali di diversi formati 5

5 PEC: Ambiti di applicazione (Esempi) CAMERA DI COMMERCIO FORNITORI VARIAZIONI STATUTO FATTURE CERTIFICATI MALATTIA AZIENDA SOLLECITI CLIENTI ESTRATTI CONTO CONTRATTI BANCHE PARTNER 6

6 PEC: Ambiti di applicazione (Esempi) Autore: INPS Oggetto: Fatturazione elettronica L Inps ha avviato le attività finalizzate ala realizzazione del sistema volto all implementazione dell utilizzo della fatturazione elettronica, che consente agli operatori economici l invio delle fatture firmate digitalmente attraverso indirizzi PEC. Pertanto, a partire dal 6 giugno 2014, gli operatori economici dovranno trasmettere le fatture esclusivamente in modalità elettronica e l Istituto dovrà procedere al pagamento delle sole fatture pervenute in tale modalità. Con il messaggio n del 25 febbraio 2014 vengono fornite pertanto tutte le informazioni in merito alla strategia di adeguamento dell attuale sistema e relativa cronologia, e i riferimenti del referente dell amministrazione in materia di fatturazione elettronica. 7

7 PEC: Ambiti di applicazione (Esempi) 8

8 Schema funzionale From PEC To PEC Dominio PEC del Mittente Dominio PEC del Destinatario 1 Composizione messaggio Collegamento al gestore 2 Identificazione mittente Controlli di sicurezza 5 Controlli di provenienza, integrità e sicurezza 3 Ricevuta di ACCETTAZIONE 4 Messaggio di trasporto contenente il messaggio originale 9 Ricevuta di CONSEGNA Gestore PEC Mittente 6 Ricevuta di presa in carico Gestore PEC Destinatario 8 Ricevuta di consegna 7 Consegna POSTA CERTIFICATA nella casella postale del destinatario 9

9 PEC: Scenari MITTENTE Da PEC a PEC Riceve il messaggio di ACCETTAZIONE firmato dal proprio server PEC e quello di avvenuta CONSEGNA firmato dal server PEC del destinatario DESTINATARIO Riceve il messaggio di POSTA CERTIFICATA completo di firma del server PEC del mittente e con allegato il messaggio originale E un messaggio di posta elettronica come un altro Da ACCOUNT generico a PEC Da PEC a ACCOUNT generico Riceve un messaggio di ANOMALIA firmato dal proprio server PEC contenente il messaggio originale come allegato Riceve il messaggio di ACCETTAZIONE firmato dal proprio server PEC Riceve il messaggio di POSTA CERTIFICATA completo di firma del server PEC del mittente e con allegato il messaggio originale 10

10 Da PEC a PEC Riceve il messaggio di ACCETTAZIONE firmato dal proprio server PEC e quello di avvenuta CONSEGNA firmato dal server PEC del destinatario MITTENTE È la sua ricevuta di ritorno! È la sua raccomandata! Riceve il messaggio di POSTA CERTIFICATA completo di firma del server PEC del mittente e con allegato il messaggio originale DESTINATARIO 11

11 PEC: Quadro normativo di riferimento Quadro normativo di riferimento 12

12 PEC: PUNTI CHIAVE La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno 13

13 PEC: Quadro normativo di riferimento La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno DPR n.68 dell 11 febbraio 2005 Disciplina le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini. Sia i privati, sia le Pubbliche Amministrazioni possono scambiarsi certificate. I gestori del servizio fanno da garanti dell avvenuta consegna. I messaggi vengono sottoscritti automaticamente da parte dei gestori con firme elettroniche. Tali firme sono apposte su tutte le tipologie di messaggi PEC, per assicurare l integrità e l autenticità del messaggio. I gestori devono conservare traccia delle operazioni per 30 mesi. I gestori sono tenuti a verificare l eventuale presenza di virus nelle e a informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione. 14

14 PEC: Quadro normativo di riferimento La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno Art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) L invio di una certificata è equiparato a tutti gli effetti di legge alla spedizione di una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento. Ai sensi di legge, il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta. 15

15 PEC: PUNTI CHIAVE La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno Le società di capitali, le società di persone, i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC 16

16 PEC: Quadro normativo di riferimento Tutte le società, i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC Legge 28 gennaio 2009, n.2 (conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185) Stabilisce l obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC). Decreto Legge n. 179/2012, n.2 (convertito dalla legge n. 221/2012 Estende l obbligo alle imprese individuali e artigiane 17

17 PEC: PUNTI CHIAVE La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno Le società di capitali, le società di persone, i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC Per spedire una PEC non è necessario il consenso del destinatario 18

18 PEC: Quadro normativo di riferimento Per spedire una PEC non è necessario il consenso del destinatario Legge 28 gennaio 2009, n.2 Art. 16 comma 9 ( ) Le comunicazioni tra i soggetti di cui ai commi 6, 7 e 8 del presente articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata ( ) senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo. I SOGGETTI OBBLIGATI DEVONO AVERE LA PEC NON SONO OBBLIGATI A SPEDIRE VIA PEC POTRANNO ESSERE DESTINATARI DI MESSAGGI PEC 19

19 PEC: PUNTI CHIAVE La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno Le società di capitali, le società di persone, i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC Per spedire una PEC non è necessario il consenso del destinatario È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale 20

20 PEC: Quadro normativo di riferimento È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale Art Codice Civile - Libri obbligatori e altre scritture contabili [1] L imprenditore che esercita un attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. [2] Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. ( ) 21

21 PEC: Quadro normativo di riferimento È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale Art Codice Civile Conservazione delle scritture contabili [1] Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell ultima registrazione. [2] Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. [3] Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. 22

22 PEC: Quadro normativo di riferimento È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale Dlgs n.82 7/03/05 - in vigore dal 1 Gennaio 2006 Dlgs n. 235 del 30/12/2010, GU Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla Legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell art. 71. (Art. 20, c.5 bis Codice Amministrazione Digitale) Conservazione sostitutiva Archiviazione elettronica con apposizione del riferimento temporale e della Firma digitale del Responsabile della Conservazione. (Art. 1 sub i] Delibera CNIPA n 11 del 19/02/2004) 23

23 PEC: PUNTI CHIAVE La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una raccomandata con ricevuta di ritorno Le società di capitali, le società di persone, i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC Per spedire una PEC non è necessario il consenso del destinatario È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale La PEC è un documento informatico firmato digitalmente 24

24 PEC: Quadro normativo di riferimento La PEC è un documento informatico firmato digitalmente DOCUMENTO Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica. (Art. 1 sub a] Delibera CNIPA n 11 del 19/02/2004) DOCUMENTO INFORMATICO Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. (Art. 1 sub p] - Codice Amministrazione Digitale). Art. 20 Codice Amministrazione Digitale comma 1: Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all art. 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice. 25

25 PEC: Quadro normativo di riferimento Conservazione sostitutiva di documenti informatici: realizzazione (Art.3 - Delibera CNIPA n 11 del 19/02/2004) Non sono richieste autorizzazioni preventive in caso di Aziende Private. Memorizzazione su supporti ottici di documenti informatici, anche sottoscritti, con apposizione del riferimento temporale e della firma digitale del Responsabile della Conservazione (RC) che attesta il corretto svolgimento del processo. E IL CASO DELLA PEC 26

26 PEC: Considerazioni OBBLIGATORIO AVERLA EFFICACIA PROBATORIA RACCOMANDATA A/R NESSUN CONSENSO CORRISPONDENZA DOCUMENTO INFORMATICO FIRMATO DIGITALMENTE Dobbiamo GESTIRE e CONSERVARE la PEC in modalità sostitutiva a norma di legge. 27

27 GED e COS della Corrispondenza: STRUMENTI e SERVIZI REGOLE ORGANIZZATIVE STRUMENTI E SERVIZI INFORMATICI INTERATTIVI AUTOMATICI CHI COSA COME 32

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