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1 IT CONSIGLIO DELL UNIONE EUROPEA SEGRETARIATO GENERALE DG H UE Catalogo Schengen Volume 3 RILASCIO DEI VISTI: Raccomandazioni e migliori pratiche Marzo 2003

2 U E Catalogo Schengen Volume 3 RILASCIO DEI VISTI: Raccomandazioni e migliori pratiche Marzo 2003

3 Prefazione La Grecia, che esercita la Presidenza del Consiglio dell Unione europea dal 1º gennaio 2003, riconosce che la procedura per il rilascio dei visti da parte delle missioni diplomatiche e degli uffici consolari insieme al corretto funzionamento della cooperazione consolare locale costituiscono fattori di estrema importanza nella valutazione del rischio di immigrazione clandestina. Considerato che i Consigli europei di Tampere, Laeken e Siviglia, nonché la riunione straordinaria del Consiglio "Giustizia, affari interni e protezione civile" del 20 settembre 2001, hanno invitato gli Stati membri a sviluppare ulteriormente la politica comune in materia di visti, a dar prova del massimo rigore nella procedura di rilascio dei visti e a rafforzare la cooperazione consolare locale tra le rispettive rappresentanze nei paesi terzi, la Grecia ha accolto con favore l iniziativa dell allora Presidenza danese volta ad istituire un sottogruppo incaricato di individuare le migliori prassi in materia di visti e di cooperazione consolare. Il sottogruppo costituito, presieduto dall Austria, ha elaborato il catalogo di raccomandazioni ai fini della corretta applicazione dell acquis e delle migliori prassi di Schengen riportato in allegato. Il catalogo non ha lo scopo di definire in modo esaustivo l intero acquis di Schengen, bensì di chiarire e dettagliare l acquis e di indicare raccomandazioni e migliori prassi sulla scorta dell esperienza maturata dal Gruppo "Valutazione di Schengen" nel quadro della verifica della corretta applicazione dell acquis in Germania, Francia, Belgio, Paesi Bassi e Lussemburgo e della valutazione della Grecia e dei paesi nordici. È con grande soddisfazione che il Consiglio dell Unione europea presenta questo strumento di lavoro che, si sottolinea, non mira ad introdurre nuove prescrizioni. Esso indica il modo in cui l acquis nel settore dei visti e della cooperazione consolare dovrebbe essere applicato nella pratica e in tale contesto andrebbe sempre letto congiuntamente all Istruzione consolare comune. La Presidenza greca desidera ringraziare nuovamente tutti coloro che hanno partecipato all elaborazione del presente catalogo e confida che esso costituirà un ulteriore strumento per garantire il successo dell integrazione dei nuovi membri dell Unione a tempo debito e nei modi opportuni. Bruxelles, 16 marzo 2003

4 PARTE QUARTA: RILASCIO DEI VISTI SOMMARIO INTRODUZIONE... 7 RACCOMANDAZIONI/MIGLIORI PRATICHE ACCESSO AL CONSOLATO SICUREZZA DELL'EDIFICIO PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE ESAME DELLA DOMANDA COMPILAZIONE DELLA VIGNETTA VISTO NOTIFICA DEL RIFIUTO DI RILASCIO DEL VISTO SICUREZZA (PER QUANTO RIGUARDA LA SICUREZZA DELL'EDIFICIO CFR. CAPITOLO 2) ISTRUZIONE E FORMAZIONE TI IN GENERALE ATTREZZATURA PER INDIVIDUARE DOCUMENTI FALSI VISTI RILASCIATI IN RAPPRESENTANZA COOPERAZIONE CONSOLARE... 26

5 Introduzione L'elenco di raccomandazioni e migliori prassi che figura nel presente documento è stato compilato da esperti degli Stati Schengen in materia di visti (cfr. in appresso) e della Commissione europea sulla base dell'istruzione consolare comune (ICC). Una valida base per i lavori è inoltre rappresentata dai risultati di recenti valutazioni effettuate da diversi consolati. Il quadro giuridico per l'esame delle domande di visto resta l'icc, tuttavia l'obiettivo dell'esercizio delle "migliori prassi" è di approfondire l'armonizzazione delle prassi, ove possibile, e ove le disposizioni dell'icc siano di natura più generica. Le raccomandazioni e migliori prassi sono state elaborate per una rappresentanza consolare immaginaria confrontata ad una grande mole di domande in una zona ad alto rischio. Benché possa essere difficile conseguire tale standard in tutto il mondo, si raccomanda, tenendo conto delle differenti circostanze locali, di mantenere e osservare quanto più possibile tali standard. La questione dell'assicurazione obbligatoria, tanto sanitaria quanto di viaggio, non figura nel presente catalogo poiché un recente studio ha stabilito che non esiste al momento una migliore prassi in questo settore. Dato che la cooperazione consolare sul piano locale è una fonte importante di informazioni, si raccomanda che le iniziative adottate e le esperienze maturate in materia di migliori prassi nell'ambito della cooperazione consolare in loco siano riferite alle autorità centrali in modo da poter servire da base ai fini di un miglioramento e di un adeguamento dell'attuale legislazione. Nel prosieguo per "Stati Schengen"/"Stati" si intendono gli Stati che applicano integralmente le disposizioni dell'acquis di Schengen.

6 / Raccomandazioni 1. Accesso al consolato a. Informazione scritta Al fine di evitare la presentazione di domande di visto incomplete e visite ripetute presso l'ufficio visti da parte dei richiedenti, le informazioni pertinenti devono essere oggetto della più ampia divulgazione possibile. Oltre alle informazioni generali sul visto Schengen, devono essere disponibili informazioni relative alla modalità della domanda in diverse lingue, comprese per lo meno la lingua dello Stato ospitante e quella della missione diplomatica. Dette informazioni devono essere largamente disponibili ed esposte in maniera visibile al di fuori degli edifici o della sede. b. Contatto per telefono Le informazioni concernenti i visti devono essere per quanto possibile fornite esclusivamente dal personale dell'ufficio visti, sia per il tramite di una helpline funzionante a orari prestabiliti sia per il tramite di una segreteria telefonica che fornisce informazioni in diverse lingue c. Moduli per la domanda Al fine di evitare il commercio di moduli, questi devono essere ampiamente disponibili gratuitamente presso le agenzie di viaggio e gli sportelli delle compagnie aeree, nonché presso gli uffici di rappresentanza di associazioni imprenditoriali, istituti di cultura, ecc. Devono essere esibiti esempi di moduli correttamente compilati (e se possibile pubblicati su Internet). Depliant che contengono orientamenti per i richiedenti sono disponibili in quantità sufficiente presso i pertinenti punti di contatto nello Stato ospitante, e sono pubblicati sull'eventuale sito web della missione. Essi forniscono ragguagli in merito a quanto segue: le diverse categorie di visti indirizzo e numeri di telefono/di fax dell'ufficio visti orario di apertura quale Stato è responsabile per il rilascio di quali visti (in conformità dell'icc) diritti da pagare per l'esame delle domande di visto con l'indicazione dell'importo e del momento in cui devono essere corrisposti. Viene rilevato esplicitamente che non sono dovuti altri diritti e che in caso di rifiuto il diritto corrisposto non viene rimborsato orario di disponibilità di un'eventuale helpline sui visti. Installazione di un sistema telefonico a scelta multipla, laddove tecnicamente realizzabile, che consenta agli utenti di richiedere mediante la funzione touch-tone (multifrequenza) o voicecommand (riconoscimento vocale) informazioni in diverse lingue concernenti i propri progetti di viaggio specifici I moduli per le domande sono disponibili presso i pertinenti punti di contatto e istituzioni nello Stato ospitante e sono accessibili anche online, in modo da consentire ai richiedenti di compilare e inviare i propri moduli per via elettronica prima di presentarsi in persona all'ufficio visti. Esempi di formulari correttamente compilati sono esibiti per guidare i richiedenti.

7 d. Cartelli e avvisi Devono essere affissi avvisi che informino i visitatori che non vi sono spese - ad esempio per i moduli di ammissione o di domanda - oltre ai diritti da corrispondere allo sportello dei visti. Devono essere presenti anche cartelli per guidare i visitatori all'ingresso o sportello giusto. e. Controllo preliminare delle domande I moduli consegnati dai richiedenti in attesa devono essere controllati da un membro del personale locale della rappresentanza o da un membro della sicurezza al fine di accertare che siano correttamente compilati, debitamente firmati e corredati della necessaria documentazione. All'ingresso della rappresentanza e anche all'ingresso dell'ufficio visti sono affissi ulteriori avvisi che informano i visitatori nella lingua dello Stato ospitante. La rappresentanza informa i richiedenti sui diritti da pagare per l'esame delle domande di visto, con l'indicazione dell'importo e del momento in cui devono essere corrisposti. Viene inoltre rilevato esplicitamente che non sono dovuti altri diritti e che in caso di rifiuto il diritto corrisposto non viene rimborsato. Cartelli o un membro del personale locale o del personale di sicurezza della rappresentanza indirizzano i richiedenti verso l'ingresso giusto e, negli uffici visti di grandi dimensioni, verso la coda giusta. Negli organi di stampa ufficiali sono pubblicate informazioni in merito ai periodi di punta al fine di invitare i richiedenti di presentare domanda di visto al di fuori di detti periodi di intasamento. Negli uffici visti di grandi dimensioni si procede ad un controllo preliminare dei moduli compilati dai richiedenti in attesa. Negli uffici visti di ridotte dimensioni con organico e attrezzature sufficienti, a tutti i richiedenti che si presentano durante l'orario di apertura è consentito consegnare le proprie domande. Negli uffici visti di medie dimensioni si istituisce un sistema di numeri, in cui ai richiedenti è attribuito un "numero di convocazione" all'atto della consegna della domanda. Ci si adopera energicamente per evitare il traffico di numeri. Quando occorra trattare un gran numero di richieste di visto, è istituito un sistema su appuntamento. Il termine per ottenere un appuntamento deve essere convenuto nel quadro della cooperazione consolare locale al fine di evitare il fenomeno del "visa shopping".

8 f. Gestione dell'accesso Si devono evitare lunghe code davanti all'ufficio visti nonché liti per la coda o traffico di posti in coda. 2. Sicurezza dell'edificio a. Caratteristiche di sicurezza L'organico e le attrezzature tecniche sono sufficienti a consentire a tutti i richiedenti che si presentano durante l'orario di apertura di consegnare le proprie domande senza attese superiori agli usi locali. 1) Fuori dell'edificio Negli uffici visti di grandi dimensioni senza sistemi di prenotazione, barriere mobili possono essere utilizzate per assicurare code ordinate. Deve essere richiesta l'assistenza delle forze di polizia locali e istituito un programma di rotazione per gli agenti in questione. Si raccomanda che il personale possa entrare e uscire dall'edificio dell'ufficio visti da un ingresso separato. 2) Sala d'attesa In taluni casi le sale d'attesa possono trovarsi all'interno della sede dell'ambasciata, senza ingresso separato o senza possibilità di un accesso separato e controllato alle diverse parti dell'edificio. In tali casi devono essere effettuati controlli di sicurezza all'entrata sui visitatori e i loro effetti personali. Quando possibile, i contatti tra il personale dell'ufficio visti e i visitatori deve avvenire attraverso sportelli dotati di vetri protettivi. Al termine dell'orario di apertura la sala d'aspetto deve essere controllata da un addetto alla sicurezza per verificare che non vi sia stato lasciato nessun oggetto. Quando possibile, è consigliabile una chiara separazione tra la sala d'aspetto e gli sportelli. La sala d'aspetto per i visitatori dell'ufficio visti è facilmente accessibile attraverso un ingresso separato. Se la sala d'aspetto non dispone di un ingresso separato, non deve esserci alcuna porta di comunicazione tra la sala d'aspetto stessa e l'ufficio visti.

9 3) Sportelli per i visti Gli sportelli devono essere equipaggiati con schermi di vetro di sicurezza che consentono la consegna di documenti senza alcun pericolo per il personale, nonché di comunicare agevolmente e al contempo con discrezione. Deve esservi un sistema che assicuri che i richiedenti siano esaminati secondo l'elenco di prenotazione o nell'ordine di arrivo. 4) L'edificio stesso L'edificio deve essere protetto contro il furto ed altri atti di violenza. All'ingresso deve essere installato un sistema di controllo dell'accesso con serratura elettronica azionata a distanza. Dev'essere disponibile attrezzatura atta a consentire l'effettuazione di controlli di sicurezza sui visitatori e i loro effetti personali (cfr. sopra) I visitatori devono attraversare un portale metal detector o per lo meno essere controllati da un metal detector portatile. Si utilizza vetro stratificato antiproiettile. Nella parte inferiore gli sportelli dei visti sono equipaggiati di cassetti a prova di trazione e di pallottole, adeguati per documenti di formato A4. Adeguate attrezzature sono installate in modo da consentire una comunicazione agevole e tuttavia discreta, ad esempio un sistema di interfono con un microfono e altoparlante o auricolari per l'addetto dell'ufficio visti e un microfono (incorporato nella parete di vetro in modo da non essere coperto da documenti), auricolari o cornetta telefonica per il visitatore. Tra gli sportelli vi sono pannelli fonoassorbenti posti approssimativamente ad altezza d'uomo. Dinanzi a ciascuno sportello è chiaramente delimitata una "zona di discrezione". In taluni paesi misure speciali devono essere adottate per i casi che richiedono particolare discrezione (uno stanzino dotato di porta indipendente e munito di sedie per i visitatori). Per assicurare che le domande siano esaminate nell'ordine giusto, i richiedenti sono convocati ad esempio per altoparlante installato nella sala d'aspetto o tramite affissione del loro numero di prenotazione su un tabellone elettronico azionato dal funzionario addetto ai visti. Le finestre del piano terra sono sigillate. Adeguati sistemi di allarme sono presenti. L'accesso avviene tramite sistema di porta semplice o doppia che può essere azionato soltanto a distanza.

10 b. Controlli di sicurezza 1) All'esterno dell'ufficio visti I visitatori devono attraversare un portale metal detector o per lo meno essere controllati con un metal detector portatile. I controlli di sicurezza dei visitatori e dei loro effetti personali devono essere effettuati per lo meno per sondaggio, all'ingresso, prima che siano fatti entrare. I visitatori che entrano nell'edificio devono essere accolti/presi in consegna dal personale. I funzionari locali addetti alla sicurezza, reclutati direttamente o presso un'impresa locale di sicurezza sono responsabili del mantenimento dell'ordine all'interno della sede dell'ufficio visti. 2) Accesso all'edificio principale I visitatori che entrano nell'edificio devono essere accolti dal personale. 3. Presentazione delle domande a. Comparizione personale b. Visti diplomatici e di servizio Come regola generale, ciascun richiedente compare personalmente per il colloquio presso la rappresentanza consolare. Ciò vale anche per i minori e le persone sotto tutela e qualsiasi altra persona che figura nel passaporto del richiedente principale. I visti diplomatici e di servizio devono essere apposti esclusivamente su passaporti diplomatici e di servizio per viaggi ufficiali. Soltanto nei casi in cui non esistano passaporti diplomatici e di servizio tali visti possono essere apposti su altri tipi di passaporto.

11 4. Esame della domanda a. Presentazione di una domanda Al 1 gennaio 2003 entrerà in vigore la decisione del Consiglio relativa ad un modulo uniforme di domanda di visto Schengen, cfr. ICC, allegato 16 (cfr. decisione del Consiglio del 25 aprile 2002 relativa all'adeguamento della parte III e alla stesura di un allegato 16 dell'istruzione consolare comune (2002/354/CE) La lunghezza della visita richiesta deve corrispondere allo scopo della visita. Le risposte ai quesiti del modulo devono essere complete e coerenti. Il modulo comprende una fotografia di identità del richiedente il visto e indica per quanto possibile la destinazione principale della visita. Il modulo armonizzato è tradotto in tutte le lingue principali degli Stati nei quali sono presentate le domande. Il modulo è tradotto nel quadro della cooperazione consolare locale. Il modulo armonizzato è disponibile on-line. Le rappresentanze accettano moduli armonizzati di altri Stati Schengen. Il modulo è compilato dettagliatamente (ad esempio il richiedente deve fornire l'indirizzo completo delle persone di riferimento). Il modulo è firmato personalmente dal richiedente che è responsabile dell'esattezza delle informazioni. Se il richiedente è minore o disabile, il modulo è firmato dal suo rappresentante legale. Si controlla che la fotografia presentata assieme alla domanda o che figura nel passaporto: è effettivamente una fotografia del richiedente è una fotografia a colori ha uno sfondo chiaro è una fotografia in primo piano sufficientemente chiara per distinguere i particolari è presa frontalmente misura 3,5 per 4,5 cm è una fotografia recente è presa senza copricapo consente di individuare le caratteristiche principali del volto della persona. Mento, naso, zigomi, occhi e sopracciglia non devono essere coperti. La fronte deve essere scoperta in modo che la forma del volto sia visibile. All'atto della presentazione di una domanda di visto deve essere corrisposto un diritto che copra le spese per l'esame della domanda. Al richiedente viene data una ricevuta e gli si fa presente che in caso di rifiuto il diritto corrisposto non viene rimborsato.

12 b. Esame delle domande di visto Viene effettuato un controllo per stabilire se il richiedente soggiorna o risiede legalmente nel paese in cui ha presentato la domanda. Si riserva particolare attenzione alle persone: - con passaporto sul quale figura un timbro relativo alla presentazione del visto, una indicazione concernente l'espulsione, un permesso di soggiorno revocato, una scadenza per l'uscita dal paese o una menzione che attesti l'uscita dal paese. - che richiedono un visto di transito attraverso il territorio Schengen, quando l'ingresso nel paese terzo non è garantito o quando il tragitto non conduce naturalmente attraverso il territorio degli Stati Schengen. - che presentano raccomandazioni o inviti da parte di imprese, organizzazioni, associazioni, ecc, non conosciute dalla rappresentanza o la cui credibilità non sia generalmente acquisita. - di cui si presume che non siano in grado di sostenere le spese di soggiorno o che non hanno uno sponsor - che sono in possesso di un passaporto per stranieri, di documenti per rifugiati o di altri documenti di viaggio diversi dal passaporto. - che presentano una domanda di visto per un periodo più lungo di quello che sembrerebbe giustificato dallo scopo dichiarato della visita. - di cui è noto o si sospetta il coinvolgimento in attività criminose e/o che potrebbero dopo il loro ingresso commettere un reato o dedicarsi alla prostituzione. In caso di dubbio si invitano i richiedenti a presentare l'estratto del casellario giudiziario. - per le quali la rappresentanza, dopo avere esaminato i precedenti personali, lo scopo della visita e la situazione finanziaria, non è in grado di stabilire se sono pericolosi per l'ordine pubblico e se ritorneranno nel loro paese prima della scadenza del visto. Si riserva attenzione ai legami del richiedente con il paese d'origine o di residenza, per esempio per quanto riguarda familiari, proprietà, occupazione.

13 c. Verifica dei documenti La Rappresentanza diplomatica contrassegnerà i documenti non ufficiali per evitare che vengano riutilizzati. I documenti giustificativi sono controllati rigorosamente e i documenti (o copie di essi) riguardanti la decisione sul rilascio del visto sono conservati nel fascicolo. Se del caso, i documenti rilasciati localmente sono verificati dalle autorità locali competenti. Per una migliore individuazione dei documenti falsi o falsificati, si procede allo scambio di informazioni nell'ambito della cooperazione consolare. Se possibile e/o fattibile, le rappresentanze contattano le autorità locali, le banche ecc; in cui sono stati individuati i documenti falsi o falsificati. d. Tipi di visto e. Schedari e archiviazione dei moduli Dopo il rilascio del visto la domanda sarà conservata almeno per un anno dopo la scadenza e almeno per cinque anni in caso di rifiuto del rilascio del visto. Il visto deve corrispondere al profilo e alle esigenze del richiedente in modo da evitare un uso scorretto del visto, per prevenire/evitare il ripetersi di domande e il rilascio non necessario di visti a validità territoriale limitata come procedura d'emergenza. Quando dal profilo e dalle esigenze del richiedente risulta chiaramente che saranno necessari più di due ingressi nell'ambito della durata/validità del visto, esso è rilasciato come visto di ingresso multiplo con una durata corrispondente alle esigenze del richiedente. Visti multipli di lunga durata non possono essere rilasciati a coloro che richiedono il visto per la prima volta. Occorre riservare attenzione anche all'uso corretto di visti Schengen rilasciati in precedenza e ai timbri di ingresso e di uscita. Le domande di visto sono archiviate nei fascicoli della rappresentanza consolare. Tutte le pagine del visto sono archiviate. Se il personale non ha accesso elettronico al fascicolo al momento del rilascio del visto una copia della vignetta visto è conservata nel fascicolo della rappresentanza. I documenti giustificativi (originali e copie) sono conservati nei fascicoli.

14 5. Compilazione della vignetta visto a. Disposizioni generali Di norma i visti non possono essere rilasciati più di 3 mesi prima della data di decorrenza della validità. La vignetta visto sarà completata prima di essere applicata al passaporto. Il timbro e la firma sono apposti sulla vignetta una volta applicata al passaporto o documento di viaggio. Sotto la zona relativa agli ingressi nel territorio nazionale figura una zona destinata alla lettura ottica. Questa zona è composta di due righe e 36 caratteri. Il carattere usato (OCRB 1) consente la lettura ottica con un'attrezzatura specifica utilizzata alle frontiere esterne per agevolare i controlli. Solo le rappresentanze diplomatiche e consolari che dispongono dell'attrezzatura informatica necessaria possono stampare la parte sottoposta a lettura ottica. Nessuna dicitura può figurare in questa zona. La stampante utilizzata per stampare la vignetta visto deve consentire una riproduzione qualitativamente elevata di una fotografia a colori (al più tardi dal ). La vignetta visto è apposta sulla pagina del passaporto in modo da coprire il timbro di identificazione della domanda. Sulla pagina non possono figurare altre diciture o timbri. In caso di problemi tecnici la vignetta è compilata manualmente. b. Campo di lettura in macchina Il campo di lettura in macchina è compilato da tutte le "Rappresentanze Schengen". Il numero di controllo deve essere indicato sulla vignetta visto conformemente alle raccomandazioni ICAO. c. Uso del timbro dell'autorità che procede al rilascio del visto Il timbro deve esser apposto nel rettangolo compreso tra il lato sinistro della vignetta e la zona "annotazioni" (estremità laterali), e tra la zona di stampa calcografica e la zona destinata alla lettura ottica (estremità superiore e inferiore). Rispetto alle vignette contenenti una fotografia, il timbro deve esse apposto sul lato destro della dicitura "annotazioni"; una parte del timbro deve figurare sulla pagina del passaporto o documento di viaggio. La dimensione e le iscrizioni del timbro e l'inchiostro da utilizzare saranno conformi a quanto stabilito dagli Stati Schengen.

15 d. Firma Qualora il diritto o la prassi interna di uno Stato Schengen preveda l'apposizione obbligatoria della firma, il visto deve essere firmato, dopo esser stato applicato al passaporto, dalla persona abilitata. Essa appone la sua firma all'estremità destra della zona "annotazioni" badando bene a far debordare la firma sulla pagina del passaporto o del documento di viaggio, ma non sulla zona di lettura ottica. L'amministrazione centrale degli Stati membri interessati conserva facsimili delle firme dei funzionari autorizzati a firmare visti, dall'inizio del periodo di esercizio delle loro funzioni. e. Rilascio del visto Il passaporto o documento di viaggio deve essere riconsegnato al richiedente in persona o consegnato ad una persona o agenzia viaggi autorizzata dal richiedente. La Rappresentanza diplomatica o consolare controlla che il passaporto e i documenti di viaggio vengano riconsegnati al legittimo proprietario. f. Distruzione del visto Quando una vignetta visto viene distrutta deve essere distrutto anche il chinegramma OVD (elemento otticamente variabile) Se viene rilevato un errore quando la vignetta è stata apposta sul passaporto, bisogna distruggere anche il chinegramma OVD. 6. Notifica del rifiuto di rilascio del visto Le informazioni sui visti annullati o distrutti debbono essere inserite nel registro dei visti. Le informazioni debbono essere accessibili nel sistema comune dei visti. Al richiedente viene notificato il rifiuto oralmente o per iscritto entro un periodo di tempo ragionevole, in conformità della legislazione nazionale. Sono comunicati i motivi di carattere giuridico e di merito che hanno dato luogo alla decisione di rifiuto, in conformità di quanto previsto dalle ICC. Vengono fornite informazioni sulle vie di ricorso (amministrativo o giurisdizionale) con il termine di scadenza per la presentazione del ricorso. Il richiedente a cui è stato rifiutato il visto viene informato circa la possibilità di presentare una seconda domanda qualora la decisione sul ricorso presentato contro la decisione relativa alla prima domanda non sia stata ancora adottata.

16 Qualora il rifiuto sia a attribuire ad una segnalazione SIS ciò viene specificato. Se il richiedente desidera ulteriori informazioni sui dati riguardanti la sua persona trattati nel SIS queste vengono fornite tramite la competente autorità per la protezione dei dati. 7. Sicurezza (Gli aspetti riguardanti la sicurezza dell'edificio sono trattati nel capitolo 2) Il motivo del rifiuto di un visto ad un familiare dell'ue/see deve essere comunicato alla persona interessata, salvo se ciò è contrario agli interessi in materia di sicurezza dello Stato interessato (direttiva 64/221, articolo 6). a. Personale 1) Ripartizione dei compiti tra il personale di ruolo in servizio all'estero e il personale locale I compiti sono chiaramente ripartiti tra il personale di ruolo in servizio all'estero e il personale locale: Il personale locale può: lavorare al banco e avere contatti con i richiedenti sotto la supervisione di un funzionario di ruolo in servizio all'estero verificare se sono stati presentati tutti i documenti richiesti preparare il trattamento elettronico della domanda (per es. inserire i dati nella banca dati) stampare la vignetta rilasciare i visti e riscuotere i relativi diritti di rilascio e/o la tassa d'istruzione Per ragioni di sicurezza si dovrebbe stabilire uno schema di rotazione per gli agenti locali. I funzionari in servizio all'estero e gli agenti locali cittadini di un paese dell'ue o del SEE possono: ricevere le risposte negative dal SIS e dalle basi di dati nazionali ricevere le risposte negative alle consultazioni di cui all'allegato 5 dell'icc decidere se siano necessari ulteriori informazioni o colloqui

17 I funzionari in servizio all estero possono: decidere della concessione o del rifiuto di un visto avere contatti con partner locali, se necessario e in casi particolari 2) Controlli prima dell'assunzione e valutazione successiva 3) Abuso d'ufficio Prima dell'assunzione vengono effettuati controlli su tutto il personale; come misura minima, i servizi nazionali dello Stato che opera l'assunzione verificano se vi sono precedenti penali. Nel caso di dubbi circa la lealtà di un impiegato, vengono svolti nuovi controlli. Gli agenti locali che commettono un abuso d'ufficio dovrebbero essere rimossi dalla sezione visti o licenziati, a seconda della gravità dell'infrazione. Se possibile e/o applicabile, il fatto dovrebbe essere denunciato alle autorità locali incaricate dell'applicazione della legge. I funzionari in servizio all'estero che commettono un abuso d'ufficio dovrebbero essere sottoposti a procedimenti disciplinari o giudiziari in cooperazione con le rispettive autorità nazionali. 4) Contatti non autorizzati con le autorità locali e collegamenti con organizzazioni criminali 5) Protezione del personale I contatti non autorizzati con le autorità locali e i collegamenti con organizzazioni criminali sono denunciati all'ufficiale di sicurezza della rappresentanza Durante i contatti con i richiedenti il personale è protetto da una separazione fisica (cfr. capitolo 2). Gli agenti locali sono informati delle conseguenze di contatti non autorizzati con le autorità locali, la criminalità organizzata, la mafia locale, ecc. Se una determinata zona diventa zona a rischio, i membri del personale interessati sono rimossi temporaneamente o in via definitiva dalla zona pericolosa.

18 b. Documenti 1) Trasporto Le vignette visto dovrebbero essere trasportate per corriere diplomatico. 2) Custodia I visti dovrebbero essere custoditi in cassaforte immediatamente dopo la ricezione presso la rappresentanza consolare e ne dovrebbe essere distribuita solo la quantità da stampare. 3) Accesso Solo un numero limitato di persone presso la rappresentanza consolare dovrebbe avere accesso a tale cassaforte (ad esempio il cancelliere/direttore della sezione visti e il suo aggiunto). Il restante personale dovrebbe ricevere solo il numero di vignette necessarie per il lavoro giornaliero ed ogni vignetta non utilizzata dovrebbe essere restituita alla fine della giornata lavorativa. 4) Controllo delle scorte Il controllo delle scorte dovrebbe essere effettuato mediante la tecnologia dell informazione. Dovrebbe essere possibile stabilire in qualsiasi momento quali visti sono fisicamente conservati presso la rappresentanza e quali visti siano stati utilizzati e in che modo. c. TI 1) Accesso (log in) Le password dovrebbero essere modificate regolarmente. 2) Entrata/accesso non autorizzati 3) Cifratura L'accesso al sistema TI dei visti si effettua mediante identificativo dell'utente e password. L'accesso al sistema TI consolare è disciplinato da istruzioni nazionali. L'accesso non autorizzato è controllato dal sistema di log in. I computer sono situati in locali-server protetti da speciali misure di sicurezza in una zona controllata della rappresentanza non accessibile al pubblico. Tutte le comunicazioni devono essere cifrate in modo da assicurarne l'alto grado di sicurezza.

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