Sommario INTRODUZIONE - PERCHÉ UN BILANCIO SA PRESENTAZIONE DELLA SOCIETA...3

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1 BILANCIO SA

2 Sommario INTRODUZIONE - PERCHÉ UN BILANCIO SA PRESENTAZIONE DELLA SOCIETA IDENTIFICAZIONE DEI PORTATORI DI INTERESSE (STAKEHOLDER) Amministratore Unico I lavoratori Le organizzazioni sindacali I fornitori I Clienti LA POLITICA PER LA RESPONSABILITA SOCIALE IL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA REQUISITI DELLA NORMA SA Lavoro Infantile Lavoro obbligato Salute e Sicurezza Introduzione Infortuni e malattie Sicurezza nei luoghi di lavoro Condizioni igieniche Libertà di Associazione e Diritto alla Contrattazione Collettiva Discriminazione Pratiche disciplinari Orario di Lavoro Retribuzione LE INIZIATIVE A CARATTERE SOCIALE Sistema di gestione I RECLAMI E I SUGGERIMENTI PIANO DI MIGLIORAMENTO CONTRIBUTI AL MIGLIORAMENTO DALLE PARTI INTERESSATE...11 Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 2

3 INTRODUZIONE - Perché un bilancio SA 8000 Il presente documento consente di diffondere a tutte le parti sociali interessate la politica e i risultati conseguiti per quanto riguarda la rispondenza ai requisiti della norma SA 8000/2008. Copia del presente documento è disponibile per consultazione presso il Rappresentante della Direzione per la SA8000. Una copia è, inoltre, fornita ai Rappresentanti dei Lavoratori. Tale Bilancio SA 8000, sarà pubblicato sul sito internet aziendale, così negli anni precedenti e la sua conoscenza sarà assicurata da comunicati aziendali, via fax o posta elettronica agli stakeholder individuati. 1 PRESENTAZIONE DELLA SOCIETA La Italsime Srl è stata costituita il 24 Maggio 1974, e si è trasformata in Società per azioni il 15 Dicembre Nel corso degli anni l'azienda ha diversificato e potenziato la propria attività specializzandosi nei seguenti settori: Studio, progettazione e realizzazione di sistemi informativi; Reingegnerizzazione di sistemi informativi; Gestione di centri ed elaborazioni conto terzi; Formazione del personale; Consulenza EDP; Creazione e gestione Banche Dati; Archiviazione ottica; Gestione aziende trasporti con monitoraggio dell autoparco; Progettazione e realizzazione di sistemi informativi integrati per Comuni ed Aziende Sanitarie e/o Ospedaliere; Gestione servizi specifici per Istituti di credito; Custodia di archivi cartacei conto terzi; Manutenzione dell Hardware; Cablaggio strutturato per reti di interconnessione dati; Sviluppo, fornitura e manutenzione Software; Progettazione ed erogazione di servizi di consulenza aziendale e formazione; Progettazione e realizzazione reti. Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 3

4 2 IDENTIFICAZIONE DEI PORTATORI DI INTERESSE (STAKEHOLDER) In questo capitolo si presentano i portatori di interesse (stakeholder) che sono coinvolti nel Sistema di Responsabilità Sociale e le azioni sviluppate nei loro confronti. 2.1 Amministratore Unico L Amministratore Unico ha promosso lo sviluppo del Sistema Responsabilità Sociale allo scopo di migliorare la gestione delle risorse umane ed intervenire sui fornitori. La redditività dell azienda deve essere garantita nel pieno rispetto delle seguenti norme: Norma SA 8000:2008 Norma ISO 9001:2000 Norma ISO 14001: I lavoratori I lavoratori sono stati e continuano ad essere coinvolti nel processo seguito dall azienda per il raggiungimento ed il mantenimento della certificazione SA8000 mediante la distribuzione di materiale informativo, interventi formativi e meeting di socializzazione. 2.3 Le organizzazioni sindacali Le organizzazioni sindacali sono state coinvolte nel progetto SA 8000/2008, e sono costantemente aggiornati mediante invio del documento Politica per la Responsabilità Sociale, nonché del Bilancio Sociale e relativa comunicazione di pubblicazione sul sito aziendale. 2.4 I fornitori La Italsime S.p.A. ha strutturato un sistema di verifica e di sensibilizzazione sull operato dei fornitori chiedendo agli stessi il rispetto delle norme e dei principi contenuti nella norma SA8000/2008, nonché la disponibilità a ricevere verifiche ispettive. A tutti i fornitori sono stati inviati l opuscolo informativo sulla Responsabilità Sociale ed un questionario di autovalutazione, e per i fornitori ove il rischio di non conformità alla SA 8000 è più elevato si prevede la possibilità di pianificare incontri, momenti di informazione per sensibilizzare i fornitori al rispetto dei requisiti della norma SA 8000/2008. Nel 2008 non si è proceduto ad effettuare la verifica ispettiva su nessun fornitore. Per le altre Parti interessate (Enti Pubblici, ecc), la Italsime S.P.A. comunica i propri impegni ed il raggiungimento degli obiettivi in merito alla responsabilità sociale. 2.5 I Clienti La Italsime S.p.A. coinvolge i Clienti tenendoli costantemente aggiornati sulla Politica della Responsabilità Sociale ed il Bilancio SA mediante invio dei presenti documenti e/o la comunicazione della loro presenza sul sito Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 4

5 3 LA POLITICA PER LA RESPONSABILITA SOCIALE Noi della Italsime S.p.A. consideriamo l etica del lavoro un valore fondamentale che deve guidare il management nelle scelte aziendali. Per questa ragione, accanto alla conformità alla norma ISO 9001:2000 che ne guida le scelte per la fornitura di servizi di qualità, alla conformità alla norma ISO 14001:2004 che ne guida le scelte in materia ambientale, ha individuato nella conformità alla norma SA8000/2008 una linea guida a cui ispirare e allineare tutte le scelte che riguardano la Responsabilità Sociale dell azienda. Indirizzi concreti di questa politica sono: l impegno costante della Direzione per la definizione di obiettivi in grado di realizzare la propria missione e assicurare il miglioramento continuo delle condizioni di lavoro e delle azioni in materia di responsabilità sociale; la capacità di migliorare costantemente i propri servizi e di ricercare contemporaneamente una sempre maggiore efficienza nel pieno rispetto dei principi dell etica del lavoro; la ricerca di sempre nuove soluzioni organizzative e tecnologiche per conseguire i propri obiettivi qualitativi ed economici; l attenzione allo sviluppo delle risorse umane e alla gestione efficiente dei propri processi, recependo al tempo stesso le leggi nazionali, locali e le convenzioni internazionali relative alla gestione del personale; lo sviluppo di un rapporto di collaborazione con tutte le parti interessate e, più in generale, con il contesto sociale. Il Sistema per la Gestione della Responsabilità Sociale rappresenta lo strumento attraverso cui la società ITALSIME S.p.A : Assicura il rispetto dei requisiti della Norma SA 8000/2008, dei requisiti legislativi nazionali ed internazionali applicabili, degli impegni sottoscritti dall'azienda con le Parti Interessate; Assicura l attenzione allo sviluppo delle risorse umane e alla gestione efficiente dei propri processi, recependo al tempo stesso le leggi nazionali, locali e le convenzioni internazionali relative alla gestione del personale; Assicura la disponibilità delle risorse adeguate; Governa efficientemente i propri processi; Seleziona e controlla i propri fornitori affinché assicurino le garanzie di rispetto dei principi etici a cui si uniforma; Assicura il costante monitoraggio e miglioramento del proprio Sistema di Gestione della Responsabilità Sociale, definendo obiettivi specifici di miglioramento e verificandone il raggiungimento; Assicura la disponibilità al pubblico del Bilancio SA 8000; Avvia iniziative a carattere sociale per il miglioramento delle condizioni di vita dei propri lavoratori e per la comunicazione all esterno dell azienda dei principi della norma SA8000. La presente Politica viene diffusa a tutte le parti sociali interessate ed è stata pubblicata sul sito internet aziendale. Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 5

6 4 IL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA Nel corso del 2006, l azienda ha realizzato nell ambito del processo di certificazione SA,il Manuale della Responsabilità Sociale, che presenta la Politica aziendale e descrive le responsabilità per la gestione dei processi aziendali e i criteri utilizzati per assicurare la rispondenza alle norme di riferimento. Le attività aziendali che impattano sulla Responsabilità Sociale sono messe sotto controllo per mezzo di un Manuale di Gestione della Responsabilità Sociale che definisce le regole a cui deve attenersi il personale. Esse definiscono, inoltre, le modalità di raccolta, conservazione ed aggiornamento dei dati e le azioni necessarie per assicurare il miglioramento continuo dei processi. Tutto il personale ha la possibilità di accedere alla documentazione relativa al Sistema, attraverso rete intranet. L azienda ha, inoltre, definito modalità di controllo della corretta applicazione del sistema che viene assicurata per mezzo di verifiche effettuate da personale opportunamente addestrato e dal monitoraggio giornaliero da parte di tutti i responsabili. L azienda definisce, inoltre, ogni anno gli obiettivi da conseguire, la loro attuazione è tenuta sotto controllo e i risultati sono consuntivati per mezzo del riesame della Direzione, che ha fornito gli elementi su cui è basato questo Bilancio SA Nel corso del 2006 l azienda ha ottenuto la certificazione del Sistema della Responsabilità Sociale da parte del RINA S.p.A. Nel corso del 2007 così come previsto l azienda ha superato con esito positivo le 2 visite di sorveglianza da parte dell Ente Certificatore. Anche nel corso del 2008 così come previsto l azienda ha superato con esito positivo le 2 visite di sorveglianza da parte dell Ente Certificatore. A conclusione del triennio si evince che nell ambito di tutte le visite di sorveglianza l Ente non ha rilevato Non Conformità ma esclusivamente raccomandazioni e spunti di miglioramento. Nel Giugno l azienda ha ottenuto la ricertificazione del Sistema della Responsabilità Sociale da parte del RINA S.p.A. in base alla nuova norma SA8000: REQUISITI DELLA NORMA SA8000 Nel seguito si descrivono i risultati conseguiti per quanto riguarda l applicazione della norma SA 8000/ Lavoro Infantile La Società esclude l utilizzo di lavoro infantile e di quello minorile. Ha comunque previsto nel Manuale di Gestione della Responsabilità Sociale una serie di interventi da mettere in atto nel caso in cui si accertasse la presenza di un lavoratore minore nei siti aziendali (per esempio, qualora operi per conto di fornitori e/o parti interessate). 5.2 Lavoro obbligato Il lavoro prestato da tutte le persone impiegate in azienda è assolutamente volontario, nessuno è vittima di minacce o altre pressioni che lo costringano in qualsiasi modo a prestare la propria attività per l azienda. Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 6

7 A nessun lavoratore è stato chiesto e nessun lavoratore ha mai lasciato alcun tipo di deposito in denaro o documenti di identità in originale. Al fine di migliorare il clima aziendale sono stati utilizzati, lo strumento della somministrazione di questionari di soddisfazione ai dipendenti seguita dall analisi dei dati raccolti e dalla gestione dei suggerimenti/problematiche emerse, e al fine di favorire la socializzazione viene pianificato un pranzo/meeting aziendale con i dipendenti. Dal 2006 ad oggi si è proceduto alla somministrazione dei questionari 5 volte ed all adeguamento dei questionari con l emissione della revisione aggiornata a seguito della prima somministrazione. 5.3 Salute e Sicurezza Introduzione L azienda prende a riferimento ed applica tutte le normative che disciplinano la salute e la sicurezza dei lavoratori. Dispone di un documento della valutazione del rischio aggiornato in base al D.lvo 81/08. Sono stati erogati corsi di formazione-informazione sulla sicurezza. Presso la sede aziendale sono esposte le planimetrie che descrivono le principali uscite di emergenza ed i percorsi da seguire, in bacheca sono stati affissi i numeri utili e i nominativi dei lavoratori preposti alla gestione delle emergenze Infortuni e malattie Le assenze per malattie sono monitorate costantemente, al fine anche di individuarne le possibili cause ed eventualmente porre in essere gli opportuni rimedi. L andamento delle assenze per malattia ha fatto rilevare una costante riduzione fino a quasi il completo azzeramento: Anno Assenteismo per malattia (n. di ore malattia/n. ore lavorabili) , ,04-13% ,33-85,96% ,12-66,64% Scostamento % rispetto anno precedente Nell anno 2009 non si è verificato nessun infortunio Sicurezza nei luoghi di lavoro La sicurezza nei luoghi di lavoro è assicurata dal puntuale rispetto del D.L.vo 81/08 attraverso il documento di valutazione dei rischi e il controllo periodico dei luoghi di lavoro da parte di RSPP, RLS e del Medico Competente. Ogni nuovo assunto riceve, apposito materiale didattico/informativo predisposto ad hoc per garantire adeguate conoscenze delle procedure in essere su salute e sicurezza e delle modalità comportamentali da tenere nelle varie occasioni di lavoro. A tutto il personale è stato distribuito materiale informativo sulla salute e sicurezza ed ha partecipato a corsi di formazione/informazione in merito alla sicurezza. Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 7

8 I preposti hanno ricevuto adeguato aggiornamento relativamente alle problematiche di emergenza ed antincendio. La manutenzione degli estintori, dei condizionatori, degli impianti antifurto, videosorveglianza e rilevazione fumo viene svolta regolarmente. Tutte le attrezzature presenti in azienda sono a norma. Le azioni poste in essere dalla Direzione in materia di sicurezza (formazione/informazione, incremento segnaletica di sicurezza e acquisto nuove sedie), ha consentito di migliorare ulteriormente lo stato delle misure di prevenzione incidenti e danni alla salute sul lavoro Condizioni igieniche L azienda verifica periodicamente che le pulizie dei bagni, in tutti i luoghi di lavoro siano adeguate, e consentano a tutto il personale il loro utilizzo in condizioni igieniche ottimali. Gli orari di lavoro consentono la fruizione di pasti in intervalli di lavoro prestabiliti oppure prima o dopo l attività lavorativa. 5.4 Libertà di Associazione e Diritto alla Contrattazione Collettiva L azienda rispetta il diritto dei lavoratori di aderire ai sindacati di loro scelta, e il diritto alla contrattazione collettiva, nel pieno rispetto delle norme e degli accordi nazionali. Tutti i rappresentanti sindacali sono assolutamente liberi di comunicare con i propri iscritti. In azienda inoltre è stata predisposto un apposito spazio destinato ad eventuali comunicazioni sindacali. L azienda annovera nr.2 iscritti ai sindacati. 5.5 Discriminazione L azienda non effettua alcun tipo di discriminazione. Non sono ammessi in azienda comportamenti sessualmente coercitivi, minacciosi, offensivi o volti allo sfruttamento. Non sono ammesse interferenze nella sfera personale di ciascun lavoratore. E stata definita ed applicata apposita procedura per la presentazione e gestione dei reclami interni, attraverso la predisposizione di apposita cassetta dei reclami, da presentarsi anche in forma anonima. L apertura della cassetta avviene di norma una volta al mese in presenza dei rappresentanti dei lavoratori per la SA La Direzione procede prontamente a dare risposta al reclamo pervenuto. 5.6 Pratiche disciplinari L azienda non utilizza o da sostegno all utilizzo di punizioni corporali, coercizione mentale o fisica e abuso verbale. I provvedimenti disciplinari sono presi nei casi previsti dallo statuto dei lavoratori e dal CCNL di riferimento. Le pratiche disciplinari applicate sono quelle previste dal contratto. Non si sono registrate pratiche disciplinari dal 2006 ad oggi. Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 8

9 5.7 Orario di Lavoro L azienda rispetta tutte le normative in materia di orario di lavoro. Il ricorso allo straordinario è residuale e nel rispetto dei limiti e degli adempimenti imposti dalla legge. In particolare si è avuto il seguente andamento negli ultimi 4 anni, che ha portato all azzeramento negli ultimi 2 anni: Anno ,23 Straordinario (n.ore st/n.ore lavorabili) ,92-25,20% % Scostamento % rispetto anno precedente 5.8 Retribuzione Il lavoro è remunerato così come previsto dal contratto collettivo di riferimento. La composizione del salario e delle indennità integrative è documentata nelle competenze di ciascun lavoratore. I salari sono distribuiti a mezzo assegno circolare e/o bonifico bancario. A tutti i lavoratori viene distribuita un informativa sulla busta paga. Sono, inoltre, a disposizione di tutto il personale per prenderne visione le leggi che regolamentano il rapporto di lavoro e descrivono i diritti e i doveri dei lavoratori. 6 LE INIZIATIVE A CARATTERE SOCIALE La Italsime nel 2009 ha partecipato alle seguenti iniziative sociali Donazione in favore dei terremotati dell Abruzzo Donazione Onlus Medici senza frontiere 6.1 Sistema di gestione I lavoratori sono stati coinvolti nell intero processo seguito dall azienda per il raggiungimento della certificazione SA8000 mediante la capillare distribuzione di un opuscolo informativo SA 8000 in sede di formazione. Nel 2009 il nostro Sistema di Gestione per la Responsabilità Sociale è stato sottoposto, con esito positivo, a visita di ricertificazione in base alla nuova norma SA8000:2008. E stata erogata a tutto il personale l attività formativa sulla norma SA 8000 con lo scopo di sensibilizzare l intero personale sugli argomenti inerenti la responsabilità sociale, diffondendo la consapevolezza delle garanzie che la norma offre, con particolare attenzione al diritto di esporre reclami, segnalazioni e suggerimenti ed alle relative modalità di inoltro. Particolare attenzione è rivolta ai nuovi assunti ai quali viene consegnato materiale esplicativo sulla certificazione SA 8000 e sui suoi contenuti. E stato nominato il Rappresentante della Direzione per la SA Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 9

10 Si è proceduto alla rielezione del Rappresentante dei lavoratori (mandato annuale), che ha il compito di garantire l applicazione della norma SA 8000 e di essere un punto di riferimento per i lavoratori. Con riferimento ai fornitori, l azienda ha chiesto, a tutti i fornitori la sottoscrizione di una auto dichiarazione che attesti la rispondenza ai requisiti della norma e la disponibilità a ricevere ispezioni. Sono stati inoltre predisposti un piano di Verifiche Ispettive Interne e un piano di Verifiche Ispettive presso i fornitori. Dalle verifiche, a tutto oggi effettuate non sono emerse non conformità di applicazione della SA 8000 di particolare rilievo. 7 I RECLAMI E I SUGGERIMENTI I reclami che provengono dal personale sono registrati e analizzati al fine di fornire risposte adeguate. Ogni dipendente può presentare un reclamo o un suggerimento anche in forma anonima tramite il rappresentante dei lavoratori, tramite un apposita cassetta dei reclami presente nella sede aziendale, tramite questionario di soddisfazione nonché tramite posta. Per venire incontro ad espresse esigenze pervenute, tramite questionari, da personale fuori sede, a breve verrà introdotta una nuova modalità di segnalazione reclami/suggerimenti anonima. Di seguito l andamento dei reclami negli ultimi 4 anni: Anno Nr. di reclami interni pervenuti e accettati % % Scostamento % rispetto anno precedente Tutti i reclami/suggerimenti pervenuti sono stati accolti ed hanno avuto risposta. L apertura della cassetta dei reclami è stata effettuata mensilmente così come previsto. I reclami pervenuti sono stati registrati negli appositi registri tenuti a cura di RS. A tutt oggi non risultano pervenuti reclami esterni. Per tutti i reclami/suggerimenti si è proceduto ad aprire ed attuare Azioni Preventive/Correttive. Inoltre periodicamente, al fine di favorire il miglioramento del clima aziendale e dei rapporti personali e professionali all interno di tutta l organizzazione in termini di soddisfazione e motivazione dei dipendenti, viene effettuata, almeno una volta l anno, la somministrazione di questionari di soddisfazione ai dipendenti. A tale somministrazione segue l analisi degli stessi e la definizione, attuazione e diffusione delle azioni in risposta alle criticità emerse. Per il 2009 si è proceduto alla somministrazione dei questionari di soddisfazione ai dipendenti a Maggio A seguito dell analisi degli stessi si è proceduto alla definizione delle azioni da intraprendere a fronte delle problematiche emerse. L esito è risultato positivo, dall analisi dei questionari somministrati risultano miglioramenti ottenuti a seguito delle azioni poste in essere in risposta all analisi dei questionari somministrati nel Così come previsto, l analisi dei dati raccolti, e l individuazione di azioni in risposta alle problematiche emerse, sono stati diffusi in azienda. Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 10

11 8 PIANO DI MIGLIORAMENTO 2010 Allo stato attuale l attenzione si può concentrare sui seguenti obiettivi sostanziati in uno specifico documento: Incrementare la tipologia di iniziative a carattere sociale, non solo attraverso il contributo economico diretto a favore di organizzazioni culturali, associazioni di volontariato, ecc., ma anche promuovendo all interno dell azienda lo sviluppo della coscienza sociale, attraverso azioni di informazione/formazione, quale distribuzione di brochure, eventualmente anche richiedendo l intervento di associazioni qualificate (ad esempio seminari informativi tenuti da associazioni quali AVIS, ) Migliorare il clima aziendale ed i rapporti personali e professionali all interno di tutta l organizzazione in termini di soddisfazione e motivazione dei dipendenti mediante momenti di aggregazione con i dipendenti, meeting di socializzazione, pranzi/cene aziendali. Garantire, in coordinamento con il RSPP, una regolare formazione/informazione sulla sicurezza a tutti i dipendenti. Assicurare un luogo di lavoro sicuro (ufficio) mediante acquisto di attrezzature per l ufficio norma, una regolare manutenzione delle attrezzature, la valutazione della fattibilità e delle possibili modalità di ammodernamento delle attrezzature e l adeguamento della struttura alle mutate esigenze. Apertura della cassetta per i reclami anonimi a disposizione di tutti i lavoratori almeno una volta al mese in presenza dei rappresentanti dei lavoratori per la SA 8000 Favorire l utilizzo degli strumenti di segnalazione dei reclami a disposizione di tutti i lavoratori anche mediante la definizione di nuove modalità di inoltro reclami anonimi e l attivazione 1 area dedicata su applicativo aziendale Garantire una pronta risposta ai reclami interni con un tempo massimo di risposta pari a 10 giorni. Continuare a monitorare la soddisfazione dei dipendenti, a ricercare eventuali spunti di miglioramento, e a far emergere eventuali problematiche non emerse, attraverso la somministrazione di questionari ad hoc. Garantire il rispetto dei requisiti della norma da parte dei fornitori mediante azioni di sensibilizzazione. Garantire controllo della capacità dei fornitori di soddisfare i requisiti della norma sulla Responsabilità Sociale attraverso la ridefinizione dei parametri di valutazione e selezione dei fornitori, il Piano di controllo fornitori e lo strumento delle Verifiche Ispettive. Garantire la conformità allo standard SA 8000:2008 attraverso il superamento delle verifiche ispettive dell Ente certificatore. 9 CONTRIBUTI AL MIGLIORAMENTO DALLE PARTI INTERESSATE I dati e le informazioni contenute in questo Bilancio SA 8000 sono diffusi con lo scopo di far conoscere la realtà aziendale e di richiedere suggerimenti e segnalazioni alle parti interessate per il miglioramento della Responsabilità Sociale dell azienda. Italsime S.p.A. è disponibile per ricevere le segnalazioni ed i reclami che devono pervenire in forma scritta al seguente indirizzo: Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 11

12 Via Cinthia, 25 Parco San Paolo, Napoli oppure via al seguente indirizzo: Bilancio SA8000 Italsime S.p.A. 12