Comunità della Val di Non. Gestione associata in materia informatica

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1 in materia Presentazione in sintesi del servizio in gestione Incontri territoriali Gennaio

2 Finalità dell incontro Con questi incontri d ambito ci poniamo l obiettivo di illustrare ad amministratori e funzionari dei Comuni della Val di Non quali sono le attività che possono essere svolte dalla gestione e quali saranno i benefici per gli Enti. Riepilogo delle attività svolte Nel corso del mese di ottobre del 2012 si è svolta una prima serie di incontri d ambito per illustrare ad amministratori e funzionari dei Comuni le attività svolte dal gruppo di lavoro costituito a fine 2011 con lo scopo di arrivare alla proposta di gestione dell. In seguito la discussione è stata riportata in Conferenza dei Sindaci e nella riunione del 21 dicembre 2012 è stato approvato un cronoprogrammache prevede l avvio della gestione a partire dal 1 marzo Nella stessa riunione è stata raggiunta l intesa nell organismo gestionale composto dai Sindaci e dal Presidente della Comunità sullo schema di convenzione e sul progetto di gestione. La Giunta della Comunità ha approvato lo schema di convenzione ed il progetto nella seduta del 8 gennaio Per poter avviare la gestione è ora necessaria l approvazione da parte dei Consigli Comunali e da parte dell Assemblea della Comunità. 2

3 Modalità di avvio della gestione Il gruppo di lavoro ha rilevato che negli Enti della Valdi Non ci sono risorse professionali qualificate in materia di ma non sono attualmente disponibiliper essere dedicate alla gestione ICT, per questo, alfine di facilitarne l avvio nel corso del 2012, è stata incrementata l attività del presidio territoriale di Informatica Trentina che oggi è presente per tre giorniin settimana presso la sede della Comunità. Considerata la favorevole esperienza e per garantire l avvio dell ufficio anche in vista dell adesione dei Comuni alla gestione è stata inoltrata formale richiesta di stabilizzazione del presidio territoriale di Informatica Trentina presso la Comunità a tempo pieno. Il personale del presidio territoriale sarà coadiuvato dalla struttura amministrativa della Comunità. L ufficio opererà come collettore delle istanze del territorio e assumerà la funzione di consulente tecnico per gli amministratori ed i funzionari degli Enti che si occupano di questioni relative all adozione o all utilizzo di servizi in ambito ICT in modo da costruire, nel tempo, un sistema informativo territoriale il più possibile integrato ed omogeneo per ottenere risparmi di spesa, per facilitare la collaborazione tra i vari Enti e per disporre di soluzioni di qualità. 3

4 Le attività del servizio di gestione ICT si possono distinguere nei seguenti macro settori: 1. Supporto nell approvvigionamento di beni e servizi ICT 2. di beni e servizi ICT 3. Pianificazione, programmazione e controllo dei servizi ICT 4

5 1. Supporto nell approvvigionamento di beni e servizi ICT Le attività previste in questo capitolo possono essere considerate al pari di una attività di gestione ordinaria e quindi sono servizi erogabili già da subito 5

6 Supporto tecnico merceologico Approvvigionamento beni e servizi ICT Supporto tecnico merceologico Selezione e standardizzazione degli applicativi delle forniture Servizi di telefonia Piano di comunicazione Il supporto tecnico merceologico si può tradurre nella assistenza e/o predisposizione di appositi bandi o capitolati tecnici, nella definizione dei requisiti minimi della fornitura ed infine nel supporto alla fase di scelta dell offerta vincitrice se richiesto. Si invitano i funzionari dei Comuni a segnalare eventuali necessità all ufficio. Si ritiene che questo tipo di attività possa contribuire, nel tempo, a diffondere sempre di più le buone pratiche amministrative già presenti. 6

7 Selezione e standardizzazione degli applicativi Approvvigionamento beni e servizi ICT Supporto tecnico merceologico Selezione e standardizzazione degli applicativi delle forniture Servizi di telefonia Piano di comunicazione L ufficio in gestione può farsi carico di avviare un percorso che porti all individuazione degli applicativi softwareche più si adattano alle necessità dei Comuni della Valdi Non. La selezione avviene attraverso l organizzazione di apposite sessioni demoai funzionari interessati e la predisposizione di una graduatoria in base alla quale gli uffici competenti possano individuare la soluzione da acquisire. Attualmente, vista la situazione abbastanza frammentata, risulta difficile uniformare in tempi brevi gli applicativi gestionali in uso. Sarà necessario operare in modo tale da incentivare la convergenza verso soluzioni omogeneeper raggiungere, nel tempo, la standardizzazione degli applicativi. Questa tipologia di intervento è riconducibile in gran parte al capitolo della pianificazione. 7

8 delle forniture Approvvigionamento beni e servizi ICT Supporto tecnico merceologico Selezione e standardizzazione degli applicativi delle forniture Servizi di telefonia Piano di comunicazione La delibera della Giunta provinciale n.1449 prevede che la gestione amministrativa delle forniturein ambito ICT rimanga di competenza esclusiva degli Enti: nel caso in cui si manifesti l opportunità per gli Enti di fare massa critica ed ottenere così da parte dei fornitori migliori condizioni economiche e qualitative, si propone che la gestione possa occuparsi anche di questo aspetto. Da una prima analisi preventiva fatta con alcuni tra i fornitori di servizi in ambito ICT risulta che accorpare la domanda può comportare risparmi progressivi per gli Enti. 8

9 Servizi di telefonia Approvvigionamento beni e servizi ICT Supporto tecnico merceologico Selezione e standardizzazione degli applicativi delle forniture Servizi di telefonia Piano di comunicazione Dall analisi della spesa sostenuta dagli Enti è emerso che la percentuale relativa ai costi per i servizi di telefonia(canoni, traffico, dati, terminali, centrali telefoniche) è abbastanza elevata. Compito della gestione è quello di favorire e promuovere l abbattimento di questi costi attraverso l adozione di servizi come ad esempio il VoIP. Alcuni Comuni della Val di Non per abbattere questa categoria di spesa hanno deciso di introdurre i servizi di telefonia VoIP, altri invece hanno aderito alle convenzioni di telefonia fissa e mobile(ad esempio, convenzione Consip) disponibili sul portale L ufficio può supportare le Amministrazioni Comunali che lo richiedono nelle fasi di adesione alle convenzioni Consip. 9

10 Piano di comunicazione Approvvigionamento beni e servizi ICT Supporto tecnico merceologico Selezione e standardizzazione degli applicativi delle forniture Servizi di telefonia Piano di comunicazione Al fine di dare piena conoscenza del servizio verrà predisposto un piano di comunicazione che prevede delle fasi di comunicazione interna ed esterna. Le attività di comunicazione potranno essere indirizzate in primo luogo all interno delle strutture degli Enti Locali che fanno parte della gestione, ma verrà dedicata una fase puntuale di informazione verso l esterno ai cittadini e alle imprese. 10

11 2. di beni e servizi ICT Le attività previste in questo capitolo possono essere considerate al pari di una attività di gestione ordinaria e quindi sono servizi erogabili già da subito 11

12 Supporto tecnico di primo livello dei beni e servizi ICT Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga Si propone che la gestione possa fornire ad amministratori e funzionari un supporto tecnico di primo livello. Gli amministratori ed i funzionari che hanno bisogno di informazioni in merito all introduzione di nuovi strumenti possono rivolgersi all ufficio che, da un lato cerca di indirizzare le richieste verso soluzioni che garantiscano una rapida ed efficace evasione delle esigenze e dall altro svolge una funzione di indirizzo della domanda in ambito ICT.

13 Applicativi in modalità ASP dei beni e servizi ICT Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga Attraverso l introduzione di servizi applicativi in modalità ASPgli utenti possono svolgere le loro attività indipendentemente dall ubicazione della postazione di lavoro. I vantaggi garantiti dalle soluzioni applicative in modalità ASP sono molteplici: ad esempio, la maggiore sicurezza garantita dal data centerterritoriale, oppure il risparmio sui canoni di manutenzione e sulle spese di trasferta per i dipendenti che operano per più Enti. Nell ambito del progetto Fare Comunità la PAT ha deciso di farsi carico dei costi una tantum dovuti alla migrazione dalla soluzione onsitealla soluzione ASP veicolata da Informatica Trentina anche per favorire le razionalizzazioni che la gestione può garantire.

14 dei beni e servizi ICT Backup remoto Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga L evoluzione tecnologica sta favorendo sempre più la dematerializzazionedegli atti a favore di documenti completamente digitali. È quindi essenziale per gli Enti poter contare su copie di backupe su basi dati sicure e affidabili. Grazie alla diffusione dei collegamenti in banda larga ora è possibile l introduzione di servizi di salvataggio remoto dei dati: in questo modo si sgravano i dipendenti degli Enti da un attività delicata e si hanno maggiori garanzie sul disaster recovery. La gestione ha aderito alla proposta di Informatica Trentina per il salvataggio centralizzato ed il servizio è quindi disponibile per i Comuni che intendono richiederlo.

15 Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) dei beni e servizi ICT Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga La Comunità ha stabilito un rapporto di collaborazione con il Consorzio dei Comuni Trentini al fine di ottimizzare e valorizzare determinati servizi offerti anche in materia di. Ad oggi parecchi Comuni della Val di Non usufruiscono del servizio privacymesso a disposizione dal Consorzio dei Comuni Trentini. Le modifiche normative introdotte di recente hanno tolto l obbligo di redazione del Documento Programmatico della Sicurezza (DPS), mentre con il Codice per l Amministrazione Digitale (CAD) è stata resa obbligatoria la pianificazione in materia di continuità operativa e disaster recovery. Sono in corso una serie di contatti con il Consorzio dei Comuni per discutere su come debba evolvere il servizio per dare risposta alle nuove esigenze e per efficentare alcune attività in modo da ottenere economie di scala.

16 Servizi per la collaborazione a distanza dei beni e servizi ICT Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga L esigenza di garantire la collaborazione tra funzionari che operano in sedi lavorative diversepuò trovare adeguata risposta nella diffusione di strumenti per la messaggistica istantanea, la video conferenza, la condivisione dei documenti e l assistenza remota. A questo proposito esiste la suite e-works, già utilizzata in alcuni uffici della Pubblica Amministrazione trentina.

17 Web dei beni e servizi ICT Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga I siti istituzionali, oltre a soddisfare i requisiti minimi previsti dalle normative, dovrebbero mettere a disposizione dei cittadini e delle imprese informazioni sempre aggiornate. In questo contesto, esiste il progetto ComunWeb promosso dal Consorzio dei Comuni Trentini in collaborazione con Informatica Trentina. A partire dal 1 gennaio 2013 è già attiva una prima versione del sito istituzionale della Comunità che di recente ha aderito al progetto. La stessa infrastruttura è a disposizione a condizioni particolarmente vantaggiosedei Comuni che ne facciano richiesta.

18 Open Source dei beni e servizi ICT Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga Sono in aumento le pubbliche amministrazioni che utilizzano softwareliberi e formati di dati aperti: il 17 luglio 2012 è stato approvato dal consiglio provinciale il testo unificato dei disegni di legge n. 249 e n. 6, che prevede la diffusione del software libero e dei formati dati aperti, la promozione della società dell'informazione e dell'amministrazione digitale. Se richiesto la gestione può supportare i Comuni sfruttando le opportunità garantite dall attivazione dello sportello di consulenza presso il Consorzio dei Comuni Trentini. La gestione può anche accedere ai servizi di consulenza e formazione sugli strumenti Open Officemessi a disposizione in seguito alla gara esperita nel corso del 2012 da parte di Informatica Trentina. 18

19 dei beni e servizi ICT Banda larga Supporto tecnico di primo livello Applicativi in modalità ASP Backup remoto Servizio privacy (Consorzio dei Comuni) Servizi per la collaborazione a distanza Web Open Source Banda larga Come noto la PAT sta investendo ingenti somme per la diffusione della banda larga sul territorio e sono in corso diverse attività che dovrebbero portare all attivazione di collegamenti in fibra ottica prima negli uffici pubblici e nelle aziende e quindi nelle abitazioni. A questo proposito si sono svolti di recente degli incontri con i referenti della PAT e di Trentino Network dai quali è emerso che l attivazione dei collegamenti in fibra sta procedendo come previsto e che sarebbe auspicabile che i Comuni, dove è già stato effettuato il sopralluogo da parte dei tecnici, predispongano l infrastruttura in modo che l intervento di infilaggio della fibra ottica possa arrivare direttamente all interno degli edifici comunali. Nel frattempo è emerso che Trentino Network sta operando per potenziare i collegamenti su antenna fino alla velocità di 10 Mbps dagli attuali 4. Questa attività dovrebbe concludersi entro la fine di febbraio La gestione è disponibile, se richiesto, per fornire informazioni e fare da tramite con gli uffici competenti. 19

20 3. Pianificazione, programmazione e controllo dei servizi ICT Le attività previste in questo capitolo possono essere considerate al pari di una attività di carattere straordinario che prevede una fase di analisi, di pianificazione e progettazione per poi passare ad una fase attuativa e di controllo 20

21 Raccolta sistematica dei dati di contesto Pianificazione e programmazione dei servizi ICT Raccolta sistematica dei dati di contesto Redazione del piano territoriale per l ICT Redazione del piano formativo Supporto tecnologico ai diversi ambiti di gestioni (entrate, polizia locale, altre) Promozione dei servizi di sistema Pianificazioni sistemi di controllo/monitoraggio Il costante aggiornamentoe la sistematica verifica dei dati, sono azioni indispensabili per costruire una banca dati, uno strumento utile per individuare le soluzioni che meglio si adattano al contesto della Valdi Non. La gestione propone quindi un primo servizio gratuito di analisi dell attuale situazione dell infrastruttura tecnologicapresso le sedi degli Enti. Questo è anche un modo per verificare opportunamente la connettività a disposizione degli Enti per permettere l attivazione di servizi che fanno uso della rete in banda larga. 21

22 Redazione del piano territoriale per l ICT Pianificazione e programmazione dei servizi ICT Raccolta sistematica dei dati di contesto Redazione del piano territoriale per l ICT Redazione del piano formativo Supporto tecnologico ai diversi ambiti di gestioni (entrate, polizia locale, altre) Promozione dei servizi di sistema Pianificazioni sistemi di controllo/monitoraggio Il piano territoriale per l ICTè una modalità che permette di definire, a partire dalla situazione dei Comuni e della Comunità, un percorso di diffusione delle tecnologie sul territorio e un modo per monitorare i risultati raggiunti dalla gestione. Il documento progettuale di sintesi della gestione dell, già redatto dal Presidio di Informatica Trentina con la collaborazione del gruppo di lavoro, può ritenersi un base di partenza per definire il piano territoriale per l ICT. Il piano dovrà essere definito in concerto con gli Enti Locali ed approvato dall organo di di indirizzo della gestione (Conferenza dei Sindaci). Il piano verrà aggiornato periodicamente. 22

23 Pianificazione e programmazione dei servizi ICT Piano formativo Raccolta sistematica dei dati di contesto Redazione del piano territoriale per l ICT Redazione del piano formativo Supporto tecnologico ai diversi ambiti di gestioni (entrate, polizia locale, altre) Promozione dei servizi di sistema Pianificazioni sistemi di controllo/monitoraggio Con la diffusione di nuovi servizi tecnologici diventa fondamentale creare un catalogo formativoe organizzare delle sessioni di formazioneper i dipendenti e gli amministratori degli Enti. Al fine di pianificare queste attività verrà definito uno specifico piano formativo. In questo contesto possono essere considerate anche le opportunità reciproche provenienti dagli stage formativi per studenti universitari. Il gruppo di lavoro ritiene utile partire con l organizzazione di incontri informativi sull utilizzo di PEC e firma digitale e di corsi di formazione in ambito privacy e sulla sicurezza delle basi dati comunali. In questo ambito verrà valorizzata la collaborazione con il Consorzio dei Comuni Trentini e andranno valutate ulteriori alleanze con altri soggetti portatori di competenze specifiche di settore. 23

24 Supporto tecnologico ai tavoli sulle gestioni associate Pianificazione e programmazione dei servizi ICT Raccolta sistematica dei dati di contesto Redazione del piano territoriale per l ICT Redazione del piano formativo Supporto tecnologico ai diversi ambiti di gestioni (entrate, polizia locale, altre) Promozione dei servizi di sistema Pianificazioni sistemi di controllo/monitoraggio Poter contare su un sistema informatico ed una rete di connessione solidi, veloci e diffusi in maniera omogenea sul territorio costituisce la base primaria per l ottimale gestione di servizi e contatti tra Enti, cittadini e imprese. Un lavoro importante potrà essere svolto nel campo delle gestioni associate tra enti. Questa attività prevede la standardizzazione degli strumenti informatici in uso. In questo senso, per quanto riguarda la gestione delle entrate, in attesa della sottoscrizione della convenzione, si ritiene utile avviare le attività di migrazione delle basi dati a partire dai Comuni che segnalano particolari criticità. 24

25 Pianificazione e programmazione dei servizi ICT Promozione dei servizi di sistema Raccolta sistematica dei dati di contesto Redazione del piano territoriale per l ICT Redazione del piano formativo Supporto tecnologico ai tavoli sulle gestioni associate Promozione dei servizi di sistema Pianificazioni sistemi di controllo/monitoraggio I servizi di sistema creano reale valore se vengono adottati uniformemente nel territorio: in generale rimane prioritario garantire che il progetto per la banda largain tutti i Comuni venga portato a termine nei tempi previsti, in modo da consentire l adozione di servizi innovativi. Nei Comuni della Valdi Non i servizi di sistema hanno una buona diffusione: il servizio per il protocollo e la gestione documentale P.I.Tre.ed il servizio di posta elettronica e PEC(posta elettronica certificata) sono già stati attivati nella maggior parte degli Enti. Si tratta quindi proseguire nel percorso che porti ad una sempre maggiore diffusione degli strumenti. 25

26 Pianificazione sistemi di controllo/monitoraggio Pianificazione e programmazione dei servizi ICT Raccolta sistematica dei dati di contesto Redazione del piano territoriale per l ICT Redazione del piano formativo Supporto tecnologico ai diversi ambiti di gestioni (entrate, polizia locale, altre) Promozione dei servizi di sistema Pianificazioni sistemi di controllo/monitoraggio La gestione di nuove competenze prevede la capacità sia di pianificare ma anche di monitorare e controllare le attività/servizi svolti, ciò al fine di ottimizzare e qualificare l azione ma anche di render conto adeguatamente agli organi di governo e ai cittadini. Il supporto informatico anche nel campo del monitoraggio e controllo diventa requisito fondamentale, per questo la gestione ICT curerà, in collaborazione con le strutture amministrative di competenza, la predisposizione di sistemi tecnologici adatti allo scopo. 26

27 Suggerimenti? Osservazioni? Ass. Rolando Valentini Davide Cavallari