A. Dati societari e struttura organizzativa

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1 Questionario per il Candidato Lussemburghese A. Dati societari e struttura organizzativa 1. Ragione sociale; 2. Compagine societaria e struttura del Gruppo di appartenenza; 3. Ubicazione della sede operativa; 4. Ultimo Bilancio consolidato di Gruppo, con chiara indicazione di quanta parte del fatturato deriva dalle attività di custodia, amministrazione e regolamento titoli sia in generale che per le sole attività basate in Lussemburgo; 5. Ultimo rating disponibile (indicandone data e agenzia di rating); 6. Organizzazione aziendale relativa al servizio di Global Securities Service (GSS) indicando la gamma di servizi forniti e, per ciascuno di essi, le unità responsabili; 7. Struttura organizzativa delle unità di custodia, amministrazione e regolamento titoli con indicazione del personale dedicato direttamente e a tempo pieno alla funzione (FTE), della rispettiva esperienza/seniority e ruolo; 8. Illustrazione della gestione delle risorse umane delle unità di custodia, amministrazione e regolamento titoli, indicando: i requisiti minimi di esperienze lavorative/accademiche/linguistiche; il turnover negli ultimi 6/12/24 mesi e le tempistiche per il training dei nuovi dipendenti; le ore dedicate alla formazione aziendale (differenziando per livello e tipologia di formazione, soft/hard skill, on-the-job education, lezioni in aula); 9. Descrizione della struttura interna di controllo dei rischi e compliance, incluse le procedure e gli strumenti per l aggiornamento dei propri sistemi all evoluzione legislativa (max Procedure per mantenere la confidenzialità delle informazione dei clienti; 11. Procedure di Business Continuity/Disaster Recovery (max 300 parole). B. GSS: Esperienze e copertura dei mercati 1. Illustrazione delle esperienze maturate nei confronti di OICR lussemburghesi, in particolare SICAV armonizzate, riferite ad attività di custodia, amministrazione titoli, regolamento e controllo dall inizio dell attività ad oggi (max Servizi di custodia titoli per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue): SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX Anno Patrimonio (Mln euro) Num. SICAV Num. Subfunds 1

2 3. Servizi di amministrazione titoli per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue): Anno SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX Patrimonio (Mln Num. SICAV Num. Subfunds euro) 4. Numerosità e frequenza del calcolo del NAV per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue, specificando se il calcolo avviene in house o è affidato in outsourcing a terzi): Subfund di SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX NAV giornaliera NAV settimanale Altre frequenze Anno In-house Outsourcing In-house Outsourcing In-house Outsourcing 5. Servizi di regolamento titoli per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue): Anno SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX Volumi (Mln Num. SICAV Num. Subfunds euro) 6. Copertura dei mercati globali, per le attività di custodia e sub-custodia (con particolare riferimento all utilizzo di eventuali banche del Gruppo), di regolamento e di amministrazione; 7. Descrizione e referenze dei 3 maggiori mandati attualmente in essere e relativi a custodia, amministrazione, regolamento titoli. Indicazione volumetrica dell attività svolta per essi (integrata se possibile con il relativo valore di media triennale) 8. Esistono impegni o progetti in chiusura nei prossimi 12 o 18 mesi tali da ridurre od inficiare la vostra capacità di offrire servizi ad un numero elevato di nuovi fondi? 2

3 C. Amministrazione titoli 1. Breve descrizione dei sistemi contabili usati, della loro manutenzione, sviluppo ed auditing (max Descrizione della gestione del flusso ordini (ricezione, riconciliazione, pre-matching, regolamento, ecc.) e dei flussi di liquidità, includendo i controlli connessi e le tipologie di risposta in caso di criticità rilevata, in particolare in caso di mancati regolamenti o ritardi (max Descrizione della gestione delle sottoscrizioni/disinvestimenti quote della SICAV, tempistiche e cut-off standard per NAV giornaliere e settimanali, procedure e sistemi di mitigazione in caso di sottoscrizioni/disinvestimenti di entità rilevanti, controlli connessi e tipologie di risposta in caso di criticità, in particolare in caso di mancati regolamenti o ritardi (max Descrizione dei processi, degli strumenti e dell esperienza acquisita (in termini di numero di subfund e total asset) per quanto riguarda la gestione multimanager (max Monitoraggio delle corporate action e degli eventi societari, procedure per la segnalazione e per la valorizzazione in portafoglio (max Sistemi per la gestione delle fatture, autorizzazione e contabilizzazione dei pagamenti, calcolo dei ratei commissionali ed altri oneri, calcolo delle performance fee e meccanismi per la loro equalizzazione; 7. Procedure di verifica dei prezzi dei titoli, con particolare riferimento ai provider utilizzati, alla possibilità di personalizzare le fonti o a recepire modifiche da parte di Comitati Prezzi della SICAV, alle procedure per gli stale prices, per la valorizzazione dei titoli non quotati, di titoli con fonti di prezzo multiple e dei derivati (max Per quanto concerne il ciclo di produzione delle NAV, indicare le tempistiche di cut-off per la ricezione delle informazioni (ordini, sottoscrizioni/rimborsi, altro), le tempistiche di delivery, le procedure sulla pubblicazione, archivio, gestione dei ritardi, i controlli effettuati ed i rischi monitorati sulla valorizzazione e sulle fluttuazioni (max Tipologie e tempistiche d intervento in caso di correzione della NAV, numero di correzioni effettuate negli ultimi 3 anni e loro eventuale impatto finanziario; 10. Modalità tecniche (sistemi informatici) ed operative (procedure), mediante le quali saranno effettuati controlli di legge, prospetto e convenzione di gestione, con specificazione della procedura e tempistiche di comunicazione delle eventuali violazioni, delle modalità di riconoscimento di violazioni attive/passive e delle successive azioni correttive/informative; allegare esempi di tabulati rappresentanti i controlli effettuati e gli esiti degli stessi (max Servizi offerti per l efficientamento fiscale, la riduzione alla fonte per le tasse sui proventi esteri, oppure dove non possibile, di recupero tasse pagate in eccesso all'estero; 12. Metodo di calcolo per il Total Expense Ratio (TER), possibilità di inclusione del TER implicito in OICR target o altri strumenti finanziari; 13. Procedure, strumenti e tempistiche per il reporting regolamentare (bilancio annuale e 3

4 semestrale, ecc.) per la reportistica ed informativa per il Board e le Conducting Persons (max Fornire un esempio di reportistica che verrà presentata a FPSPI, specificandone la relativa frequenza, la possibilità di personalizzazione, di visualizzazione online o per mail e delle lingue disponibili. D. Servizi di custodia 1. Descrizione del programma di global custody e della rete delle sub-depositarie, criteri per la loro identificazione, valutazione periodica e responsabilità legali dell operatività (max Turnover dei clienti per servizi di custodia negli ultimi 3 anni, indicando il numero e le masse di clienti persi e di quelli nuovi; 3. Descrizione dei sistemi di custody, indicando quali sono state le migliorie più importanti degli ultimi 3 anni e se il sistema è alimentato, sviluppato e mantenuto in house o in outsourcing; 4. Descrizione delle informazioni presenti sulle piattaforme online disponibili per i clienti, indicando il tipo di informazioni disponibili (saldi, movimenti, trades pending), le tempistiche di aggiornamento (dati in tempo reale o in ritardo), le notifiche sugli eventi societari, la profondità dell archivio storico di saldi e movimenti, la possibilità di personalizzazione, la possibilità di scarico dati ed il tipo di file scaricabili (compatibili Ms Excel, Adobe Acrobat, ecc.) (max Servizi offerti per il cambio a pronti e a termine delle divise straniere; 6. Possibilità di ricevere e gestire standing instruction, in particolare nella gestione dei flussi di liquidità e nel cambio automatico di divise straniere nella divisa di denominazione del subfund. E. Regolamento titoli 1. Descrizione dei principali canali usati per ricevere gli ordini, specificando la possibilità di usare i canali SWIFT, FundSettle, Vestima, NSCC ed i corrispondenti processi; 2. Descrizione dei possibili canali per ricevere gli ordini dagli investitori (fax, FTP, altri canali telematici o fisici); 3. Procedure per l identificazione degli investitori e dell accertamento dei loro requisiti all investimento (investitori istituzionali, investitori appartenenti ad un Gruppo); 4. Procedure, strumenti e controlli sulla qualità degli ordini (ammontare minimo, controlli per evitare short selling delle quote, controlli sul prezzo stale della NAV, dati mancanti o incoerenti nell ordine). Indicare inoltre le azioni e le procedure per rispondere tempestivamente alle criticità elencate. Specificare in particolar modo i controlli e le procedure per ordini via Clearstream (max Possibilità di switch di quote tra subfunds della stessa SICAV; 4

5 6. Procedure per evitare il late trading e il market timing, come richiesto da CSSF (circolare 04/146). F. Cloning 1. Descrizione dell attività di cloning, intesa come tecnica contabile che permette di creare un portafoglio aggregato in virtual pool e replicarlo sui conti specifici di diversi subfunds (clones), metodi di determinazione in fase di ribilanciamento dei pesi o attribution ratios (max Esperienza nei servizi contabili di cloning, specificando sia da quanti anni si offre il servizio sia il numero di pool clonati e le loro masse negli ultimi 3 anni; 3. Identificare le metodologie adottate per ottenere la separatezza patrimoniale, contabile, fiscale e legale tra i clones (max Descrizione dello stato legale dei subfunds soggetti a cloning; 5. Descrizione delle tecniche di arrotondamento utilizzate per la ripartizione del virtual pool nei clones, sia nel calcolo delle NAV sia in sede di bilancio annuale e semestrale che in sede di stop-cloning su uno dei clones; 6. Descrizione dei processi che si possono adottare in caso di transfer in kind da un clone ad un altra entità. G. Promotership e servizi a supporto di SICAV autogestite 1. Disponibilità ad assumere il ruolo di Promoter di FPSPI: dettagliare i compiti, le responsabilità e la tipologia di servizio offerto oltre alle garanzie/assicurazioni richieste (max Disponibilità, qualora si assuma il ruolo di Promoter, a lasciare la maggioranza del Board di FPSPI agli iniziatori ed il ruolo che si intende ricoprire nel Board stesso; 3. Disponibilità nell identificare la Conducting Person Lussemburghese, indicando criteri di selezione (professionalità, seniority, ecc.), ruolo, responsabilità. Indicare inoltre se tale Conducting Person può assumere un ruolo di referente per l attività di Risk Management; 4. Disponibilità ad offrire servizio di supporto legale completo per SICAV autogestite: dettagliare la tipologia e la profondità del servizio svolto nella copertura del rischio legale, nella stesura di tutti i documenti (Prospectus, KIID, contratti, procedure, altro), nell informazione ed aggiornamento di Board e Conducting Persons riguardo all evoluzione normativa lussemburghese e in altri ambiti legali (max Supporto alla lettura e commento del Long Form Report. H. Prestito titoli 1. Esperienza nell attività di prestito titoli in termini di volumi e di numerosità e standing medio delle controparti mutuatarie. Indicare quanti volumi sono stati prestati come principal e quanti 5

6 con altre modalità (max Descrizione del servizio di prestito titoli fornito in modalità di principal: selezione e diversificazione delle controparti, garanzie e collateral, disponibilità dei titoli prestati a valuta regolare, tipologia di titoli trattati (max Descrizione del servizio di prestito titoli erogato in altre modalità (es. agency) evidenziando i vantaggi e gli svantaggi rispetto alla modalità principal (max Sistema dei controlli dell attività, in particolare riguardo alla selezione delle controparti, alla durata del prestito, ai ritardi nella restituzione del titolo prestato o del manufactured dividend (sia nella soluzione principal sia in altre eventuali soluzioni); 5. Fornire un esempio di reportistica che verrà presentata a FPSPI sull attività, specificandone la relativa frequenza, la possibilità di personalizzazione, di visualizzazione online o per mail. I. Risk Management 1. Identificazione del soggetto preposto alla funzione di Risk Management e dei rapporti che intercorrono tra voi ed esso, oltre ai criteri per la sua selezione; 2. Descrizione dell attività e delle procedure di risk management ex-ante e presidio dei rischi (max Descrizione dell attività di risk management ex-post con particolare dettaglio alla copertura dei rischi di mercato, controparte, liquidità, operativi e di regolamento (max 500 parole), includendo la tipologia dei controlli, le loro tempistiche; 4. Modalità di informativa dei controlli effettuati, azioni intraprese in caso di criticità appurata, relazione con il Board della SICAV e con le Conducting Persons; 5. Breve descrizione degli strumenti informatici a disposizione del Risk Management (max 200 parole), indicando se gli strumenti sono stati sviluppati internamente o in outsourcing e chi è il soggetto preposto alla loro manutenzione ed aggiornamento; 6. Fornire un esempio di reportistica che verrà presentata a FPSPI, specificandone la relativa frequenza, la possibilità di personalizzazione, di visualizzazione online o per mail e delle lingue disponibili. J. Client Relationship Management 1. Illustrazione del modello di gestione della clientela implementato (max 500 parole), indicando la disponibilità del servizio in termini di orario e calendario, gli eventuali requisiti di expertise per il team e per i responsabili, i criteri di determinazione del responsabile per cliente; 2. Struttura organizzativa dell unità di client relationship management, indicando anche il numero di clienti medio per responsabile e per team; 3. Per quanto riguarda la/e persona/e incaricata/e di gestire la relazione con FPSPI: presentazione di una breve biografia ed indicazione del ruolo, esperienza, seniority, responsabilità, 6

7 conoscenza della lingua italiana, numero e tipologia degli altri clienti seguiti; 4. Procedure per misurare la customer satisfaction (questionari, meeting, altro specificare). In caso di questionari, allegarne un esempio; 5. Referenze e contatti di 3 SICAV clienti che presentino asset, complessità e tipologia di servizi simili a quelli richiesti da FPSPI. I nominativi potranno essere contattati per successive verifiche. K. Informazioni specifiche 1. Indicare, in caso di affidamento dell incarico, il tempo necessario al fine di essere completamente operativi oltre agli elementi d attenzione (fiscalità, cambio di sistemi contabili, altre criticità) che ritenete opportuno monitorare; 2. Segnalare eventuali ulteriori servizi a valore aggiunto specificando impatti operativi e vantaggi per FPSPI (max 200 parole). 7