Oggetto: Gara per l affidamento dei servizi di gestione della corrispondenza per Regione Lombardia

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1 Prot. N. 463/2014 del 5 Febbraio 2014 Oggetto: RICHIESTE DI CHIARIMENTO E RELATIVE RISPOSTE IV TRANCHE DOMANDA N. 1 Si chiede di conoscere la posta raccomandata AR indicata in Tabella 10 è massiva o non massiva. RISPOSTA N. 1 All interno della procedura di gara non è stata prevista una distinzione della posta raccomandata AR in massiva e non massiva e, pertanto, non è possibile indicarne la diversa tipologia. DOMANDA N. 2 Con riferimento al Capitolato art Fax Server: l attivazione di uno o più numeri di fax dedicati (con prefisso 02 o con numero verde 800 ), ciascuno con almeno 30 linee per la ricezione simultanea dei documenti. si chiede gentilmente : è corretto prevedere la quotazione basata sulla fornitura di 1 numero verde e 1 numero non-verde per un totale di 2 numeri di fax dedicati? quale è il numero minimo richiesto di numeri telefonici e di linee telefoniche totali oppure tali numeri sono a discrezione del fornitore? Esempio: se viene attivato un solo numero di fax dedicato, le linee devono essere almeno 30; se vengono attivati 2 numeri di fax allora le linee devono essere 30x2=60? se vengono attivati 6 numeri di fax allora le linee devono essere 30x6=180? oppure è sufficiente che il numero totale di linee sia superiore a 30? RISPOSTA N. 2 Con riferimento all attivazione di uno o più numeri di fax dedicati, con numero verde e numero non verde, si conferma quanto riportato nel Capitolato Tecnico, ovvero l attivazione di uno o più numeri di fax dedicati (con prefisso 02 o con numero verde 800 ) ciascuno con almeno 30 linee per la ricezione simultanea dei documenti. Ai fini della quotazione si faccia riferimento a quanto indicato nella Tabella 5 del Disciplinare di gara: - almeno 2 numeri di fax con numero verde (ciascuno con almeno 30 linee per la ricezione Pagina 1 di 10

2 simultanea dei documenti per un totale di almeno 60 linee); - almeno 4 numeri di fax con numero non verde (ciascuno con almeno 30 linee per la ricezione simultanea dei documenti per un totale di almeno 120 linee). Si precisa che le quantità stimate, indicate nella Tabella n. 5 del Disciplinare di gara sono state calcolate sulla base delle stime dei consumi e/o dei fabbisogni dell Amministrazione al meglio delle possibilità e conoscenze attuali. Tali quantità sono determinate ai soli fini della valutazione delle offerte e non sono, pertanto, vincolanti ai fini contrattuali atteso che, in caso di aggiudicazione, il concorrente si impegna a prestare forniture e servizi alle condizioni e termini stabilite nello Schema di Contratto. I valori indicati sono pertanto utilizzati come meccanismo deterministico per il confronto delle offerte economiche e non sono in alcun modo impegnativi circa l effettiva esigenza e i relativi consumi nell ambito del Contratto. DOMANDA N. 3 Con riferimento all offerta economica alle voci *17 e *18 17 Gestione n. fax (per ogni linea verde/anno) q.tà 6,00 prezzo e 18 Gestione n. fax (per ogni linea non verde/anno) q.tà 12,00 prezzo si chiede gentile conferma: se le quantità e i prezzi si riferiscono ai numeri di fax o alle linee di fax che, qualora le quantità fossero riferite ai numeri di fax (come da domanda precedente), i numeri di fax possono essere uno o più (come da capitolato) e quindi che il numero di 2 (6 nei 3 anni) per i numeri verdi e 4 (12 nei 3 anni) per i numeri non-verdi indicati nelle voci dell offerta siano da intendere come numero massimo, e non come requisito minimo. RISPOSTA N. 3 Si faccia riferimento alla precedente risposta n. 2. DOMANDA N. 4 Le cauzioni provvisorie richieste per la partecipazione alla gara vanno intestate ad ARCA? Esse possono essere prodotte in cartaceo mediante plico postale anziché con firma digitale? RISPOSTA N. 4 Si conferma che la cauzione provvisoria, o le cauzioni provvisorie qualora il concorrente intenda partecipare ai due lotti e prestare autonome e distinte cauzioni provvisorie per ciascun lotto cui si intende partecipare, Pagina 2 di 10

3 richiesta per la partecipazione alla gara deve essere intestata ad ARCA. Come previsto dalla documentazione di gara, qualora non presentate in formato elettronico, la cauzione provvisoria e/o l impegno del fideiussore possono essere presentate in formato cartaceo con le modalità descritte nel paragrafo 4.3 del Disciplinare di gara. DOMANDA N. 5 In percentuale quanti documenti hanno sicuramente il barcode? RISPOSTA N. 5 Considerata la totalità dei documenti, il barcode è presente in una percentuale compresa tra 80-90% degli stessi. DOMANDA N. 6 Nel barcode che informazioni sono reperibili? RISPOSTA N. 6 Il barcode è un codice alfanumerico che identifica in modo univoco il documento amministrativo contenuto nella comunicazione e, pertanto, non contiene specifiche informazioni. DOMANDA N. 7 Quanti sono i metadati o indici di ricerca obbligatori da associare ai documenti nel descrittore da caricare nell'area FTP? Se c'è il barcode basta quello o serve altro? RISPOSTA N. 7 Come descritto al paragrafo 4.4 del Capitolato tecnico, il servizio di gestione delle comunicazioni in ingresso richiede la messa a disposizione da parte del Fornitore di uno spazio FTP dedicato, organizzato in cartelle contenenti immagini e file dati (file indice delle immagini). Tale file indice dovrà essere fornito secondo le specifiche che verranno indicate da Regione Lombardia in fase di start-up del servizio. Si precisa quindi che le informazioni richieste saranno definite in fase di avvio della fornitura con il fornitore aggiudicatario. Pagina 3 di 10

4 DOMANDA N. 8 Se non c'è il barcode quali dati si necessitano obbligatoriamente? RISPOSTA N. 8 Nel caso in cui il documento amministrativo non contenga alcun barcode, non è richiesto nessun dato aggiuntivo. Si precisa, inoltre, che nel caso in cui la pagina con il barcode sia presente ma non leggibile, automaticamente è richiesto l inserimento manuale del codice in chiaro, che sarà stampato sul documento nell intorno del barcode. DOMANDA N. 9 I valori dati sui volumi sono massimi giornalieri, ma quanti documenti mediamente transitano per i tre canali descritti ( , fax, carta)? RISPOSTA N. 9 Il numero dei documenti ricevuti tramite posta elettronica, fax (numero verde e non verde), casella postale indicati nella documentazione di gara rappresentano la stima annua (paragrafo del Capitolato tecnico) e per l intera durata del Contratto (Tabella 5 del Disciplinare di gara). Si precisa, come già riportato nella precedente risposta n. 2 e nel disciplinare di gara, che le quantità indicate nella Tabella n. 5 del Disciplinare di gara sono state calcolate sulla base delle stime dei consumi e/o dei fabbisogni dell Amministrazione al meglio delle possibilità e conoscenze attuali. Tali quantità sono determinate ai soli fini della valutazione delle offerte e non sono, pertanto, vincolanti ai fini contrattuali atteso che, in caso di aggiudicazione, il concorrente si impegna a prestare forniture e servizi alle condizioni e termini stabilite nello Schema di Contratto. I valori indicati sono pertanto utilizzati come meccanismo deterministico per il confronto delle offerte economiche e non sono in alcun modo impegnativi circa l effettiva esigenza e i relativi consumi nell ambito del Contratto. DOMANDA N. 10 La cartella FTP viene letta con una frequenza periodica da Regione Lombardia, ma i files presenti e prelevati vengono cancellati? RISPOSTA N. 10 Attualmente i file vengono mantenuti per un mese nella cartella FTP, ma sarà possibile concordare con Pagina 4 di 10

5 Regione Lombardia tempi diversi in fase di attivazione della fornitura. DOMANDA N. 11 Qual è il formato del barcode se già disponibile sui documenti? RISPOSTA N. 11 Attualmente il formato del barcode utilizzato sui documenti è in standard monodimensionale o bidimensionale. La codifica maggiormente utilizzata è 128. Si precisa che il formato e la codifica attualmente in uso non sono vincolanti e potranno pertanto essere ridefiniti sulla base delle richieste di Regione Lombardia. DOMANDA N. 12 I 30 numeri di fax esistono già? In caso negativo chi li contrattualizza con l operatore? RISPOSTA N. 12 Si precisa che, come già indicato nella precedente risposta n. 2, sono richiesti almeno 2 numeri di fax con numero verde e almeno 4 numeri di fax con numero ordinario, ciascuno con almeno 30 linee per la ricezione simultanea dei documenti. I numeri di fax (numero verde e numero ordinario) richiesti in gara non saranno disponibili al momento dell attivazione del Contratto; sarà pertanto cura del fornitore aggiudicatario rendere disponibile a Regione Lombardia un servizio di ricezione documentale informatizzata, attraverso l attivazione dei numeri di fax tramite apposita contrattualizzazione, così come previsto al paragrafo del Capitolato Tecnico. I costi per l attivazione e la gestione dei numeri di fax, numero verde e numero ordinario, si intendono compresi, rispettivamente, nel corrispettivo di cui al numero 17 e al numero 18 dell offerta economica del Lotto 1. DOMANDA N. 13 Gli account esistono già? In caso affermativo quanti sono? Qual è il mail server? RISPOSTA N. 13 Il fornitore aggiudicatario del Lotto 1 dovrà rendere disponibile un servizio di ricezione documentale informatizzata attraverso l attivazione di uno o più indirizzi di posta elettronica dedicata, come descritto al paragrafo del Capitolato Tecnico. Su tali indirizzi di posta elettronica verranno inoltrati in modalità Pagina 5 di 10

6 automatizzata le comunicazioni ricevute da Regione Lombardia attraverso propri account di posta elettronica. Il numero degli indirizzi di posta elettronica che il fornitore aggiudicatario del Lotto 1 dovrà rendere disponibile sarà concordato con Regione Lombardia in fase di attivazione del servizio. Il costo per l attivazione e la gestione dei servizi di posta elettronica si intende compreso nel corrispettivo di cui al numero 13 dell offerta economica del Lotto 1. DOMANDA N. 14 Per quanto tempo deve essere disponibile il back up? RISPOSTA N. 14 Si faccia riferimento alla precedente risposta n. 10. DOMANDA N. 15 Una volta prelevati i documenti dall area FTP ARCA dà una sorta di feedback sulla presa in carico dei documenti? RISPOSTA N. 15 Si precisa che non è prevista un area FTP ARCA, ma la messa a disposizione, da parte del fornitore aggiudicatario del Lotto 1, di una cartella FTP. Attualmente, a titolo esemplificativo e non esaustivo, Regione Lombardia fornisce un feedback della presa in carico dei documenti mediante la modifica del nome del documento originale secondo convenzioni codificate. Tale modalità potrebbe cambiare in base a quanto offerto dal fornitore aggiudicatario, e comunque, sulla base di accordi con il fornitore in fase di esecuzione contrattuale. DOMANDA N. 16 Relativamente alla voce 46 dell'offerta economica del Lotto 2, i resi devono essere restituiti oppure macerati? RISPOSTA N. 16 Si conferma, come indicato nella documentazione di gara al paragrafo del Capitolato tecnico, che i resi devono essere macerati. Pagina 6 di 10

7 DOMANDA N. 17 Con riferimento al paragrafo del capitolato tecnico: "Inoltre, le copie dematerializzate della documentazione trattata devono essere generate nei formati (facilmente reperibili sul mercato) che Regione Lombardia richiederà al Recapitista, con elevati livelli di qualità (es. non meno di 600x600 dpi)." Poiché la risoluzione di 600dpi è molto più alta rispetto alla risoluzione notoriamente usata come standard industriale (che si attesta a 200dpi) ed è in contrapposizione con la richiesta intrinseca di limitare, per quanto possibile, il peso dei file per non renderne difficoltosa la visualizzazione sull applicativo di gestione documentale, si richiede se 600x600 dpi sia la risoluzione minima obbligatoria o se trattasi di un refuso relativo alla stampa dei documenti in bianco/nero o di un indicazione qualitativa ma non vincolante. RISPOSTA N. 17 Si precisa che quanto riportato nella documentazione di gara è un indicazione qualitativa non vincolante ai fini dell offerta tecnica del concorrente. Si ribadisce, quindi, che il vincolo di 600x600 dpi indicato nella documentazione non è perentorio e che la soluzione proposta dal concorrente deve avere il massimo rapporto tra dimensione immagine e qualità dell immagine stessa. DOMANDA N. 18 Cap : Si chiede gentile conferma che la lavorazione standard richiesta degli avvisi di ricevimento cartacei non preveda alcuna suddivisione o ripartizione, a meno di esplicite richieste dell Ente che richieda la ripartizione in scatole per sede di competenza sulla base di specifiche direttive. RISPOSTA N. 18 Non si conferma. Si faccia riferimento a quanto indicato nella documentazione di gara. La lavorazione standard richiesta degli avvisi di ricevimento cartacei prevede la gestione dell archiviazione fisica in apposite scatole secondo modalità che dovranno essere concordate con Regione Lombardia in fase di attivazione del servizio. DOMANDA N. 19 In relazione al Lotto 2 di gara si chiede come interpretare le difformità di SLA indicati sul Capitolato a pag : Pagina 7 di 10

8 1. Difformità di SLA fra L e L : quali devono essere i tempi di restituzione al Mittente dell avviso di ricevimento o dell eventuale invio non consegnato 2. Difformità di SLA fra L e L e L : quali devono essere i tempi di restituzione al Mittente dell eventuale invio non consegnato 3. Difformità di SLA fra L e L e L : quali devono essere i tempi di completamento dell'acquisizione dei dati di esito/inesito delle comunicazioni riconsegnate, con contestuale disponibilità per la consultazione via web, dalla data di riconsegna della stessa alla casella di posta centralizzata. RISPOSTA N. 19 In relazione agli SLA indicati al paragrafo del Capitolato tecnico si precisa che, per mero errore materiale, i codici L , L , L contengono dei refusi. Di seguito si fornisce il seguente chiarimento: 1) i tempi di erogazione relativi al solo servizio di recapito nazionale di raccomandate con avviso di ricevimento devono intendersi quelli di cui allo SLA codice L ; per l attività di restituzione al mittente i tempi devono intendersi quelli di cui allo SLA codice L relativo alla raccolta centralizzata e alla corrispondenza di ritorno; 2) i tempi di erogazione relativi al solo servizio di recapito nazionale devono intendersi quelli di cui allo SLA descritto al codice L per la posta non raccomandata massiva e allo SLA codice L per la posta non raccomandata non massiva; per l attività di restituzione al mittente i tempi devono intendersi quelli di cui allo SLA codice L relativo alla raccolta centralizzata e alla corrispondenza di ritorno; 3) si conferma quanto indicato nella documentazione di gara in quanto i tre SLA fanno riferimento a tre diverse attività. Pertanto, le righe della tabella di cui al paragrafo del Capitolato tecnico, con riferimento ai soli codici L , L ed L si intendono sostituite dalle seguenti. Tutti gli altri codici restano invariati. CODICE DESCRIZIONE SERVIZIO LIVELLO MINIMO ATTESO RECAPITO E GESTIONE DEGLI ESITI CONSEGNA AGLI UTENTI FINALI L2.04 POSTA NON RACCOMANDATA L Tempi di erogazione del servizio di recapito nazionale di posta massiva a decorrere dal giorno successivo alla data di presa in carico. Consegna al destinatario in 5 gg lav. per il almeno l'80% degli invii e in 9 gg lav. per il 100% degli invii. Pagina 8 di 10

9 CODICE DESCRIZIONE SERVIZIO LIVELLO MINIMO ATTESO L Tempi di erogazione del servizio di recapito nazionale di posta non massiva a decorrere dal giorno successivo alla data di presa in carico. Consegna al destinatario in 4 gg lav. per il almeno l'80% degli invii e in 6 gg lav. per il 100% degli invii. L2.06 RACCOMANDATA AR L Tempi di erogazione del servizio di recapito di raccomandate con avviso di ricevimento in territorio nazionale, a decorrere dal giorno successivo alla data di presa in carico. Consegna al destinatario in 4 gg lav. per l'80% degli invii e in 6 gg lav. per il 100% degli invii. DOMANDA N. 20 In riferimento all Art Gestione giacenze del Capitolato tecnico, nel quale si specifica che vengono considerati non idonei punti di giacenza posizionati in locali/ambienti la cui attività principale consista nella vendita di prodotti e servizi per nulla afferenti l oggetto di gara (negozi alimentari, abbigliamento, ecc.) e/o adibiti ad attività per nulla afferenti con l oggetto di gara come i luoghi di culto e/o siti non aperti al pubblico e non facilmente raggiungibili, si chiede conferma della valutazione che potrebbe essere fatta di edicole e/o tabaccherie. Le stesse potrebbero essere considerate punti di giacenza idonei? RISPOSTA N. 20 Si conferma quanto riportato nella documentazione di gara, ovvero che ARCA in sede di procedura, e Regione Lombardia, in sede di esecuzione contrattuale, si riservano la facoltà, a loro insindacabile giudizio, di non accettare il posizionamento di Punti di Giacenza in locali/ambienti non idonei. Si conferma quindi che saranno considerati non idonei: i. esercizi commerciali la cui attività principale consista nella vendita di prodotti o servizi per nulla afferenti al servizio oggetto della presente gara (quali ad es. negozi di alimentari, abbigliamento, etc.) ii. iii. siti adibiti prevalentemente ad attività per nulla afferenti al servizio oggetto della presenta gara (ad es. luoghi di culto) siti non aperti al pubblico o, comunque, non facilmente accessibili Si precisa, inoltre, che i Punti di Giacenza messi a disposizione dovranno necessariamente garantire un idoneo livello qualitativo, sia in termini di locali che di servizio offerto ai cittadini. Pertanto, a livello Pagina 9 di 10

10 esemplificativo e non esaustivo, si precisa che l edicola, oltre a non poter essere considerata, nella maggior parte dei casi, luogo aperto al pubblico, ricade nel punto i) di cui al precedente elenco e risulta, pertanto, non idonea. Si precisa, inoltre, che potranno essere considerati idonei Punti di Giacenza ubicati presso esercizi convenzionati per il pagamento dei tributi regionali, purché in possesso di tutte le caratteristiche previste nel Capitolato tecnico. DOMANDA N. 21 In relazione alla risposta n. 12 della II tranche di chiarimenti, si chiede conferma che, data la tipologia del servizio e la distribuzione concentrata prettamente sulla Regione Lombardia, è sufficiente produrre, in caso di Consorzio stabile, quanto richiesto solo per chi esegue il servizio non ravvisando un razionale che giustifichi la produzione dei documenti di adesione anche per i Consorziati non esecutori del servizio. RISPOSTA N. 21 Per soddisfare quanto richiesto alla lettera h) del paragrafo del Disciplinare di gara ed al fine di verificare il rispetto di quanto previsto all art. 36, comma 1 del D.Lgs. n. 163/2006, è necessario produrre: copia della delibera dell organo deliberativo di ogni consorziata, dalla quale si evinca la volontà di operare in modo congiunto per un periodo non inferiore a 5 anni, istituendo a tal fine una comune struttura di impresa; ovvero, in alternativa copia dell atto costitutivo e dello statuto del Consorzio, dai quali si possano evincere i riferimenti delle consorziate, la volontà comune di esse di costituire un Consorzio stabile per lo svolgimento di attività comuni, la durata almeno quinquennale ed il rispetto del numero minimo di consorziati. ARCA Agenzia Regionale Centrale Acquisti Il Direttore Generale Dott. Andrea Martino Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del testo unico D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 e norme collegate. Pagina 10 di 10