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1 Ricerca Ce.Ri.S.Ma.S. - BravoSolution L acquisto dei servizi «no core» nelle aziende private e pubbliche del settore sanitario italiano Galleria di esperienze sul campo UCSC sede di Roma

2 UCSC Sede di Roma Novembre 1961: avvio Facoltà di Medicina e Chirurgia Luglio 1964: apertura Policlinico Universitario 1 2

3 Organizzazione e dati Sede di Roma Direttore Policlinico Dati Campus Universitario (2012) Superficie: 34 ettari Studenti e assimilati: Presenze giornaliere: Direttore Sanitario Dirigente Ammin.vo Policlinico Dati Policlinico (2012) Posti letti: Personale: Parti: Prestazioni DEA: Interventi chirurgici: Acquisti Servizio Tecnico Facility Mgt Logistica Beni Dir Ser Personale Tutti i Servizi, gerarchicamente inseriti nella gestione speciale del Policlinico, operano in service per la Sede di Roma dell Università 2 3

4 UOC Facility Management Unità Operativa Complessa Unità Operativa Semplice Costituzione mag riorganizzazione ago riorganizzazione ago 2013 Unità non dirigenziale Segreteria e Staff Amm.vo 2 Facility Mgt 1 Viaggi, trasferte e parco auto 6 15 Vigilanza Servizi Alberghieri Vigilanza e Contr Accessi Portierato Alimentazione Lavanderia e Guardaroba Pulizie Centralino Space Management

5 Classificazione servizi Fonte IFMA (International Facility Management Association) modalità operativa UOC / UOS Servizi all Edificio Manutenzioni edili, conduzione e manutenzione impianti outsourcing Servizio Tecnico Gestione del verde in house Servizio Tecnico Gestione delle utenze (energy management) outsourcing Servizio Tecnico Servizi agli Spazi Gestione sicurezza del lavoro (D.Leg.vo 626) in house / outsourcing Serv. Prevenz. Protez. Logistica in house / outsourcing Logistica Beni Progettazione e attrezzaggio degli spazi di lavoro in house Servizio Tecnico Servizi alle Persone Pulizie in house / outsourcing Facility Management Ristorazione outsourcing Facility Management Lavanderia outsourcing Facility Management Vigilanza e Guardiania in house / outsourcing Facility Management Servizio postale (interno ed esterno) in house Logistica Beni Smaltimento Rifiuti outsourcing Servizio Tecnico 4 5

6 Acquisti FM e altri attori coinvolti L Ufficio Contratti interviene a valle del processo di Negoziazione 5 6

7 Acquisti FM - fotografia /milioni 100% durata contratti (anni) 100% Pulizie ambientali 1 o 3 Lavanolo e Guardaroba 5 15% 55% Ristorazione 5 Vigilanza 1 Energia 5 Manutenzioni 3 o 5 6 7

8 Servizio Ristorazione Campus di Roma Policlinico: cucina degenti, mensa dipendenti (gestione UCSC) Giovanni XXIII: mensa studenti universitari (gestita Educatt) Evoluzione servizio (ultimo triennio) diminuzione pasti prodotti per i degenti e dipendenti aumento dei pasti consumati dagli studenti. contenimento costo appalti da riduzione posti letto (giornate di degenza) e ottimizzazione invio generi extra a reparti. I semestre 2013: completamento progetto informatizzazione prenotazioni pasti da reparti: snellimento procedure con puntuale controllo amministrativo su voce di spesa La ristorazione ospedaliera è parte integrante della terapia. Organizzazione procedura per assegnazione nuovo appalto di ristorazione (aprile 2014): rinnovo locali mensa, carrelli portavivande e macchinari lavaggio stoviglie ristrutturazione locali cucina. Obiettivo riqualificazione: realizzare un sistema moderno di ristorazione e ospitalità, percepito come valore aggiunto di qualità e benessere da parte dei consumatori-utenti degenti, dipendenti, studenti o visitatori. 7 8

9 Servizio Lavanderia e Guardaroba Riorganizzazione servizio lavanderia: 1. Esternalizzazione attività lavanderia e guardaroba (personale terzo attrezzature UCSC) 2. Giugno 2012, rinnovo quinquennale contratto con trasferimento lavaggio presso stabilimento della ditta appaltatrice: risparmio programma investimenti e recupero area del Policlinico per altre attività. Contratto: prevede remunerazione attività in base a numero giornate di degenza e interventi chirurgici. Costi 2012 invariati: a. minori ridotte giornate di degenza compensate da maggiore costo unitario lavaggio (costi utenze e trasporto) b. interventi chirurgici (fornitura kit operatori) in costante aumento per utilizzo più intensivo sale operatorie Riorganizzazione servizio guardaroba sostituzione di uno dei due impianti automatici di distribuzione divise per personale sanitario (foto nuovo impianto) Sistema distribuzione a taglie Utilizzo del microchip Riduzione numero capi da 5 a 3 cadauno ( capi gestiti rispetto ai precedenti). Risparmi sui costi di gestione ammortizzano spesa di investimento già dal primo anno. 8 9

10 Servizio Pulizie Mission: mantenere pulite le aree universitarie, amministrative e gli spazi comuni del Policlinico Modalità: attività eseguite da personale UCSC, supportato per attività specifiche (vetri, piastra polifunzionale e pulizie di fondo) da personale esterno. Nel 2012 si è provveduto a sostituire il fornitore, ottenendo risultati qualitativamente superiori Costi: rimasti inalterati pur in presenza di maggiori attività di tipo straordinario per pulitura a fondo e sanificazione dei reparti ristrutturati e a seguito apertura nuovo edificio universitario Giovanni XXIII. Perimetro: dal maggio 2013 il Facility Management coordina anche le pulizie delle aree esterne. Le attività sono state appaltate attraverso una procedura ristretta ottenendo: ampliamento di attività rispetto precedente capitolato, (nuovi servizi e aumento frequenze lavoro) risparmio di costi Dal 2006 progressiva riduzione personale UCSC Luglio 2013: avviato progetto di riorganizzazione servizio realizzato con supporto dei colleghi del SITRA: nuove modalità di lavoro del personale (orari, postazioni); acquisto di macchinari (lavasciuga) per trattamento intensivo di superfici estese. 9 10

11 Servizi di Vigilanza e Controllo Accessi Mission: garantire tranquillità e sicurezza di tutti coloro che operano a vario titolo all interno del Campus (personale, pazienti, studenti, visitatori); assicurare salvaguardia e tutela delle proprietà UCSC. Organizzazione: Vigilanza: Guardie giurate UCSC e Istituto di Vigilanza dell Urbe; Controllo Accessi: Portieri UCSC Modalità: Postazioni fisse Servizi ronda 24 ore al giorno per 365 giorni l anno. Attrezzature: oltre 120 telecamere, 350 sensori di allarme e 80 pulsanti antiaggressione, Segnali attestati presso una centrale intelligente autonoma e blindata, collegata con Sala Operativa Questura di Roma. Miglioramenti futuri: Censire aree critiche Campus diversificare azione di controllo e prevenzione. Aumentare livello di sicurezza chiusura notturna accessi, istallazione serrature con lettore di badge e porte filtro, per impedire accesso di persone non autorizzate Potenziare sistema videosorveglianza, Valorizzare personale UCSC corsi di aggiornamento. Ricercare sinergie tra Guardie Giurate e Portieri valutare insourcing di specifiche attività

12 Servizi di Manutenzione gare recenti Procedura affidamento servizi di manutenzione impianti tecnologici Piastra Polifunzionale Policlinico Oggetto: attività di presidio, gestione e manutenzione full risk, ordinaria, programmata e correttiva, comprensiva di materiali di consumo e parti di ricambio (inclusa pronta reperibilità). Piastra Polifunzionale è un edificio di mq lordi, di 6 piani ove hanno sede 25 sale operatorie, i laboratori e il D.E.A. Partecipanti: 7 società Valori: base asta - 11% su appalto cessante a pari perimetro aggiudicazione - 33% su appalto cessante Durata: triennale Procedura affidamento servizi di manutenzione impianti tecnologici e opere civili edifici sede di Roma Oggetto: Attività di presidio, gestione e manutenzione ordinaria programmata e correttiva, a forfait e a misura, delle aree e degli immobili ubicati all interno del Campus di Roma (Facoltà e Policlinico Gemelli). Opere a misura = nuove forniture su prezziario oltre soglia a forfait, migliorie e modifiche, adeguamenti normativi, interventi a seguito di eventi eccezionali o non prevedibili. Perimetro = oltre 20 edifici e mq lordi coperti Partecipanti: 6 società Valori: base asta - 9% su appalto cessante con rettifiche di prezzi e perimetro aggiudicazione - 30% su appalto cessante Durata: quinquennale 11 12

13 Centrale Termica Progetto autoconsumo energia elettrica Premessa Campus: presente anello di cavi di energia elettrica in MT a 20 kv (con 2 collegamenti alla rete elettrica cittadina) formato da tredici cabine elettriche secondarie e dalla Centrale Termica. Centrale Termica: Aprile 2003 entrata in funzione impianto Cogenerazione (potenza nominale di 5,2 Mw), per produrre energia termica ed elettrica. Nel corso degli anni l energia elettrica prodotta è stata venduta all esterno mentre quella necessaria per il fabbisogno del Campus veniva interamente acquistata. Progetto Nel 2012, a seguito di analisi di fattibilità impiantistica e normativa, si è accertata la possibilità di autoconsumare una parte dell energia elettrica prodotta. Requisiti necessari ottenimento: CAR (Cogenerazione Alto Rendimento) SEU (Sistema Efficiente di Utenza) Investimento: 1,2 /milioni 40% per costituzione SEU 60% per ammodernamento sistema di Cogenerazione, necessario per consolidare e mantenere risparmi conseguiti. Nella foto due nuove cabine elettriche realizzate

14 Centrale Termica Acquisto gas e energia elettrica Acquisti di energia elettrica e gas naturale per la Centrale Termica Nella Centrale Termica del Campus sono presenti tre caldaie tradizionali e un Cogeneratore Nel 2011 i dati di costi e ricavi di gestione dell impianto sono stati: consumi cessioni Gas naturale 17 milioni m 3 Energia elettrica 50 gigawattora 26 gigawattora Gas Naturale evoluzione strategie acquisto Fornitura 2012 gara tradizionale prezzo indicizzato novembre-dicembre 2011 Esito: riduzione fabbisogno (dismissione lavanderia interna) vanificata da aumento prezzi Fornitura 2013 gara telematica prezzo fisso novembre 2012 Esito fornitura: riduzione consumi a prezzi costanti Fornitura 2014 rinegoziazione prezzo fisso luglio 2013 Risparmi Cogeneratore Installazione Cogeneratore (aprile 2003) benefici economici pari a 3 milioni di euro/anno: miglior efficienza sistema di produzione energia; regime di defiscalizzazione approvvigionamento gas naturale; Progetto «autoconsumo» ulteriore riduzione costi di acquisto. Spese d investimento interamente recuperate entro

15 Strategie e prospettive future Strategie di assegnazione appalti Per tutti i servizi di Facility Management il criterio di assegnazione delle gare di appalto è quello dell offerta economicamente più vantaggiosa Prospettive future: macro fasi processo approvvigionamento a cui si intende apportare migliorie Analisi del fabbisogno non è un obiettivo Definizione dei requisiti priorità bassa Negoziazione non è un obiettivo Monitoraggio performances priorità Alta Per le attività di Facility Management si intende puntare e quindi apportare migliorie alla definizione dei requisiti e soprattutto al monitoraggio delle performance attraverso nuovi strumenti di controllo e la formazione del personale Da valutare inoltre ipotesi di processi di outsourcing / insourcing su servizi minori 14 15

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