GENESIS. by Logos informatica

Transcript

1 GENESIS by Logos informatica 1. Area Accoglienza Benvenuti nel programma GENESIS! Siamo lieti di presentarvi questo nuovo software per la gestione delle Attività della Parrocchia. Semplice e flessibile, Vi aiuterà ad organizzare meglio la Vostra azione pastorale, eliminando gli sprechi di tempo destinato alle "scartoffie". La Versione di Valutazione Vi offre la possibilità di visualizzare subito l efficacia del programma senza la necessità di noiose operazioni preliminari. Sia nell area Anagrafica che in quella Amministrativa infatti, abbiamo inserito dati di fantasia: Parrocchiani fittizi nella prima, e 4 anni di contabilità d esempio nella seconda. Ne consegue che potrete fare tutti gli esperimenti che desiderate: dalla ricerca dei Parrocchiani all elaborazione di un Bilancio, sbizzarrendovi nell inserire, modificare o eliminare qualunque dato. Una volta preso confidenza con lo strumento, sarà sufficiente un click per partire con i dati reali. Ma diamo uno sguardo alla prima schermata: La maschera Accoglienza, ci permette di accedere immediatamente alle tre grandi Aree di GENESIS: l Area Anagrafica, l Area Amministrativa e l Area Diocesana. Già in sé è molto utile e simpatica e Vi introduce subito in un atmosfera liturgica, proponendovi il santo del giorno secondo la forma del Rito Romano, con l indicazione della Solennità, Festa o Memoria. 1

2 Sulla destra dello schermo, apparirà l elenco dei Parrocchiani che oggi compiono gli anni, gli anniversari di Matrimonio, di Battesimo ecc., che potete contattare via mail con un click. Dalla Barra Multifunzione in basso, avete la possibilità di entrare nell Agenda Appuntamenti, modificare il Calendario proposto, inserire la Password del Database, salvare i Dati e accedere all area Commerciale. 2. Area Anagrafica Et voilà! Questa maschera è studiata per l'inserimento veloce e la modifica dei dati personali dei Vostri Parrocchiani, di tutti e sette i Sacramenti e di tutte le attività in cui sono coinvolti. Per trovare un qualsiasi Parrocchiano basta digitare anche parte del nome o cognome nel riquadro in alto a sinistra. Il pulsante rosso Azzera cancella i 1000 Parrocchiani inseriti come esempio per i Vostri test di prova. I pulsanti in alto permettono la ricerca veloce dei singoli Parrocchiani, la visualizzazione di tutti i Sacramenti e i relativi Certificati, il nucleo familiare, le Attività, le Pubblicazioni di Matrimonio, i contatti di lavoro. La Barra Multifunzione, nella parte inferiore dello schermo, permette l'accesso alla Ricerca dei Parrocchiani per Attività, Dati Anagrafici o Date Evento (tipo data di Nascita, Battesimo, Cresima ecc.). NB: Con un click potete spedire una a tutti i Parrocchiani scelti, stampare il report, spedirlo come allegato, archiviare i risultati in Excel. 2

3 2.1 Ricerca per Attività È la ricerca che fotografa la dinamica delle attività che si svolgono nella Vostra Parrocchia. Con un click potete ottenere l'elenco dei partecipanti al Consiglio Pastorale, delle classi di Catechismo, degli Animatori ecc. Avrete la possibilità di creare quanti gruppi vorrete in aggiunta a quelli classici, a seconda delle Vostre esigenze. 2.2 Ricerca per Dati Anagrafici È lo strumento che soddisfa tutte le Vostre esigenze di ricerca per Dati Anagrafici: Nome, Cognome, Indirizzo, Titolo di Studio, Professione, Età ecc, consentendovi la modifica dei dati e la relativa stampa. È senz'altro la ricerca più complessa, ma non per questo la meno veloce. Già subito infatti, potete cliccare il pulsante di stampa e Vi appariranno tutti i Parrocchiani esistenti. Ma di opzioni ce ne sono ben 24 e le potrete incrociare come vorrete. Esempio: seleziona tutti i Capifamiglia di Età superiore ai 70 anni, abitanti in Via Tal dei Tali dal n civico 7 al n civico 33 (vedi immagine). 3

4 2.3 Ricerca per Eventi significativi Mentre la ricerca anagrafica fotografa i Parrocchiani in base ai loro dati personali, questa si rivolge al tempo in cui si sono svolti gli eventi più significativi, quali la Nascita, il Battesimo, la Cresima, il Matrimonio, fornendo la possibilità di stampare con un click gli Atti per la Curia. Può essere fatta utilizzando tre modalità differenti: Numero di anni: indica il periodo d anni che si vuol considerare. Periodo Giorno-Mese: gli eventi in un determinato periodo dell anno. Compresa tra due date: è la ricerca da una data all altra. 4

5 2.4 Procedura Matrimoniale Finalmente riusciamo a soddisfare le numerose richieste relative alla documentazione da produrre in vista del Matrimonio. Nello stile chiaro e intuitivo, proprio della Logos informatica, Vi proponiamo tutti i moduli previsti dalle leggi canoniche, facili e veloci da riempire e da stampare. Scegliendo i due fidanzati dagli appositi elenchi o digitando Nome e Cognome se non sono in Anagrafica si accede alla Procedura. Produrre i documenti per il Matrimonio è diventato "un gioco da ragazzi": scelti i due fidanzati, Genesis visualizzerà a sinistra l'elenco dei moduli, a destra la maschera relativa al modulo scelto. Tutti i dati anagrafici (nome, nognome, data di nascita, città natale, residenza ecc.) e quelli relativi ai Sacramenti (Battesimo, Cresima ecc.) saranno subito disponibili. A Voi non resta che completare i campi vuoti e stampare il documento. I dati inseriti vengono tutti registrati e li potete visualizzare o modificare quando volete. Per utilizzare la Procedura matrimoniale non è necessario aver inserito alcun dato, né riguardante l'area Anagrafica, né quella relativa ai Sacramenti. Anzi: mentre memorizzate i dati all'interno della Procedura, Genesis aggiorna le informazioni in tutte le tabelle. Esempio: l'inserimento, la modifica o la cancellazione del Comune di nascita, comporta una modifica in tutti i documenti che visualizzano il Comune di nascita. Idem per i dati relativi ai Sacramenti: se inserite la data di Battesimo di un fidanzato di cui non avete registrato nulla, Genesis non solo registra nella Procedura la data, ma contemporaneamente registra il Battesimo di questa persona. Un altro 5

6 vantaggio sta nel fatto che i dati inseriti in un Modulo, vengono recuperati in tutti i Moduli che utilizzano lo stesso dato. Esempio: le date delle pubblicazioni del Modulo XIV, me le ritroverò automaticamente anche nel Modulo XV senza doverle riscrivere; se dal Modulo XV modifico una data errata, mi ritroverò la correzione anche sul Modulo XIV. E così via per tutti i moduli. Nel caso aveste la necessità di utilizzare la scrittura manuale, potete stamparvi i moduli senza dati premendo il pulsante "Bianco". NB: ogni qualvolta si accede ad un nuovo modulo, questo viene immediatamente memorizzato, insieme alle eventuali modifiche. Tuttavia, per registrare il documento, è necessario spuntare il Flag in alto a destra del Modulo: noterete che l'etichetta verde (Non registrato) diventerà rossa (Registrato). Solo allora potete lasciare la Procedura, sicuri di recuperare tutte le informazioni digitate fino a quel momento. In caso contrario, alla chiusura della Procedura quella scheda verrà cancellata. Questa accortezza è stata messa a punto per evitare di registrare delle schede inutili. Buon lavoro! 6

7 3. Area Amministrativa La sfera economica è spesso considerata dai Parroci la nota dolente, sia perché i conti sono spesso in rosso, sia per la complessità e l impegno che tale attività richiede. GENESIS non potrà forse cambiare il colore del risultato economico, ma certamente Vi semplifica la vita. 3.1 Registrazione dei Movimenti di Entrata e Uscita. Per facilitarvi nei test di prova, anche l area Amministrativa è fornita di dati fittizi (tre anni di storia contabile); dati che potrete cancellare in qualsiasi momento cliccando il pulsante rosso Azzera. La maschera è suddivisa in due parti: la prima, composta da due righe, serve a registrare i Movimenti, la seconda invece, serve a visualizzarli, in modo da avere sempre sott'occhio lo Storico delle operazioni effettuate. Nel caso si voglia eliminare un operazione errata, basterà cliccare il pulsante cancella a fianco di ciascun record oppure si possono modificare i singoli elementi del Movimento: Data, Causale, Risorsa, Categoria, Destinazione e Note. I Dati si aggiorneranno automaticamente. Il programma inoltre controlla che gli inserimenti siano compatibili con le regole della buona Contabilità: per esempio non Vi permetterà di saldare un debito per un importo superiore al residuo. Le causali di Entrata e Uscita - campo verde e arancio - possono essere personalizzate a Vostro piacimento premendo il tasto sulla loro destra. La stessa cosa vale per tutti i cosiddetti campi a tendina. 7

8 Tutti i Movimenti che richiedono pagamenti o riscossioni dilazionati nel tempo, come Debiti, Crediti, Mutui e Prestiti, vengono registrati nelle apposite maschere. In questo modo avremo non soltanto la situazione finanziaria della Parrocchia, ma anche quella patrimoniale. Sulla sinistra dello schermo avremo evidenziati i dati del debito o del credito e potremo registrare pagamenti e riscossioni; sulla destra invece vengono visualizzati i movimenti effettuati su quello stesso documento. Vi segnaliamo tre opzioni veramente interessanti: - la possibilità, come per i movimenti ordinari, di cancellare con un click le operazioni errate. - la possibilità di aumentare o diminuire a piacere il residuo degli importi (esempio: variazione dell importo del mutuo). - la facoltà di estinguere debiti o crediti anche senza saldarli (esempio: l impresa Edilcattolica Spa condona alla Parrocchia il debito residuo). 8

9 3.2 Riepiloghi e Bilanci Benvenuti nel cuore dell Area Amministrativa, fino ad oggi interdetta ai non addetti ai lavori. GENESIS si propone di sfatare questa credenza e di rendervi protagonisti dell attività economica senza perdere la testa per far quadrare i conti. Bilanci, Rendiconti, Grafici e Riepiloghi, tutte operazioni che Genesis Vi mette subito a disposizione, senza nemmeno ricorrere alla chiusura contabile dell anno. Qualsiasi data richiediate, otterrete la situazione economica di quel momento, sia esso il presente, che il passato o addirittura il futuro. A Voi non resta che la soddisfazione di vedere il risultato nella forma che più Vi aggrada, sintetica o analitica, che potrete spedire con un click alla Curia. GENESIS è studiato apposta per rendervi liberi da ogni dipendenza e perdita di tempo, perciò non ci sarà bisogno di alcun esperto in materia contabile per stampare Bilanci, ordinare i Movimenti e riepilogarli per Causale, Mesi o Anni di competenza. La sezione a destra Vi permette di stampare i Movimenti che Vi interessano e di visualizzarli graficamente. GENESIS, inoltre, Vi dà la possibilità di classificare tutti i Movimenti per Categorie di Spesa o Profitto. La ristrutturazione della Chiesa, ad esempio, può comportare l intervento di più ditte. Se al momento della registrazione delle fatture, inseriamo anche la Categoria di Spesa, tutti i pagamenti relativi a quelle fatture, potranno essere raggruppati in un unico prospetto. Potremo così consegnare ai Parrocchiani un resoconto sintetico ed efficace delle spese sostenute. 9

10 4. Area Diocesana Questa è l area che Vi dà accesso alle Parrocchie della Diocesi, alle quali potrete aggiungere tutti i dati che Vi interessano, come i nomi dei Presbiteri, cellulari, , date di nascita, ecc.* Con un click entrerete nel dettaglio della Parrocchia o del Vicariato desiderati, con la possibilità di stampare i dati di entrambi. Potrete accedere all Anagrafica dei Sacerdoti, visualizzare giorno per giorno i compleanni e inviare gli auguri. Potete contattare via mail Parrocchie e Presbiteri, sia singolarmente, che per Vicariato o per gruppi di appartenenza da Voi stessi creati. Funzioni Speciali Le funzioni disponibili con questo programma Vi faranno risparmiare un sacco di tempo, rendendovi allo stesso tempo liberi di organizzare la Gestione Parrocchiale secondo i Vostri criteri e le Vostre esigenze. Ve ne illustriamo soltanto alcune, che già in sé fanno di GENESIS un prodotto unico nel suo genere: 10

11 1. Bilancio: con GENESIS potete visualizzare la situazione economica e finanziaria in qualsiasi data, sia essa passata, presente o addirittura futura, senza dover ricorrere alla complessa procedura della chiusura dei conti. 2. Procedura Matrimoniale: i moduli in preparazione del Matrimonio sono immediatamente disponibili, facili e veloci da utilizzare tutte le stampe prodotte da GENESIS, possono essere spedite via mail. Se i destinatari sono provvisti degli indirizzi , il programma li va a recuperare senza bisogno di digitarli ogni volta. 4. Flessibilità: gli elenchi a tendina che trovate in GENESIS sono tutti modificabili, cioè suscettibili di cambiamento o di ulteriori inserimenti. Il programma diventa così flessibile e personalizzabile da ciascuno, a seconda delle esigenze. 5. Multi Gestione: con un unica licenza potete gestire, dallo stesso computer, più realtà parrocchiali: la Parrocchia, il Centro parrocchiale, la Scuola Materna e così via, ciascuna con la sua contabilità separata. 6. Diocesi: tutte le Parrocchie della Diocesi a portata di mano, suddivise per Vicariato e Unità Pastorali, con la facoltà di aggiungere o modificare i dati a Vostro piacimento e di contattare i Parroci con un click. 7. Guida in Linea: ogni maschera è fornita di una comoda Barra Multifunzione che Vi consente tutte le funzioni possibili, compresa la richiesta di Informazioni sulla stessa, per essere sempre accompagnati da una esperta guida in linea. 8. Excel: tutti i Report prodotti possono essere stampati, spediti via e- mail o archiviati in un file Excel che potrete manipolare e utilizzare come vorrete. Avrete così la possibilità di esportare i dati al di fuori di GENESIS in un formato riconoscibile da qualsiasi computer. 9. Salvataggi: in ogni momento GENESIS Vi dà la possibilità di salvare e recuperare i dati, sia su disco che su supporto USB. 10. Dati d esempio: è un accorgimento che solo poche società di software forniscono, ma è utilissimo per prendere subito confidenza con il programma. Per facilitarvi nei test di prova, abbiamo arricchito l Area Anagrafica e Amministrativa con dati fittizi, che cancellerete con un click non appena sarete pronti a partire con quelli reali. 11

12 Stampe Per completare questa breve presentazione, diamo uno sguardo a quelli che sono i risultati cartacei di GENESIS, e cioè alcune delle decine di Stampe che potete produrre. NB: ricordiamo che tutti i dati qui sotto riportati, sia anagrafici che amministrativi, sono fittizi. Esempio di Certificati 12

13 Esempio di Atti per la Curia 13

14 Esempio di Atti per la Procedura Matrimoniale 14

15 Situazione Contabile Sintetica Situazione Finanziaria 15

16 Situazione Patrimoniale Rendiconto Sintetico 16

17 Grafici a torta Grafici Lineari 17

18 Istogrammi 18

19 Note Tecniche I Sistemi Operativi successivi a Windows 2000, bloccano per default determinate operazioni che GENESIS utilizza di routine. Nella fattispecie, non consentono la compattazione dei Database, operazione che rende il programma più snello ed efficiente. Per questo è necessario completare l installazione seguendo queste brevi istruzioni: Al termine dell installazione cliccare con il mouse destro l'icona GENESIS che compare sul Desktop e premere Proprietà. Su Generale scegliere Avanzate e spuntare il flag su Comprimi contenuto per risparmiare spazio su disco. Su Collegamento invece, scegliere Avanzate e spuntare il flag su Esegui come Amministratore. Confermare e riavviare il computer. Alla prima apertura del software, compariranno degli avvisi di protezione riguardanti la sicurezza del computer. Scegliete Aprire il programma e Non Bloccare le espressioni o le macro, che, nel nostro caso, eseguono le indispensabili operazioni di routine. Nella speranza di aver suscitato in Voi il desiderio di conoscere meglio le potenzialità di GENESIS, Vi invitiamo a contattarci via mail o telefono per una presentazione gratuita presso la Vostra Parrocchia: saremo felici di fare la Vostra conoscenza. Nell attesa di un Vostro gradito riscontro, cogliamo l occasione per augurarvi buona Pasqua. Francesco Salvagnini Servizio Clienti Logos informatica tel: info@logosinformatica.org web: 19