Lyra News. Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Lyra News nr. 24 Maggio Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, che si pone l obiettivo di raccogliere, gestire e consolidare tutte le informazioni relative ad attività, progetti e relazioni esistenti tra l'azienda ed i propri Clienti. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra e la zona d ombra dei gestionali SQL Server Express Edition per Lyra Google Desktop Search Tips & Tricks (consigli per l'uso) Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 1 di 7

2 Lyra e la zona d ombra dei gestionali No, grazie, siamo a posto abbiamo già il nostro gestionale. Spesso, nelle prime fasi di un contatto con un nuovo potenziale Cliente di Lyra, ci sentiamo rispondere in questo modo e per nostra fortuna, andando un poco più in profondità, scopriamo che naturalmente è vero che abbiamo già il nostro gestionale (e chi può farne a meno, ormai?...), ma è altrettanto vero che, quasi sempre, c è quello che in Softeam definiamo la zona d ombra. Cosa significa? Semplicemente che tutti i gestionali si occupano, in maniera più che apprezzabile, di contabilità, fatturazione, produzione, logistica, magazzino ma il commerciale?... Semplicemente non esiste! nel senso che il commerciale in azienda comincia ad apparire nel processo informativo, solo nel momento in cui acquisisce un ordine, e da lì si scatena tutta una procedura gestionale, logistica, amministrativa, di apertura della commessa, di impegno del magazzino, ecc.ecc tutto più o meno ben coordinato e informatizzato. Ma tutto quello che c è a monte dell ordine?... È appunto quello che in gergo, in Softeam, definiamo la zona d ombra : ci sono rarissimi casi di gestionali che prevedono almeno alcune funzioni di base di gestione dell offerta, ma quasi sempre limitate all emissione di una proposta d ordine, piuttosto elementare, e con alcune informazioni di base, utilizzabili solo se si lavora con prodotti comunque molto semplici Ma quando si parla di offerte complesse, che richiedono magari un supporto nella configurazione del prodotto o del servizio? Nove volte su dieci per la composizione dell offerta si va sul buon vecchio Word (o Excel...), generalmente con rischiose operazioni di copia/incolla per assemblare le varie parti dell offerta: tempi e costi di questo modo di operare rappresentano un pesante onere aziendale, ma soprattutto elevatissimi di rischi di errore, con conseguente perdita di credibilità nei confronti del Cliente, o di marginalità sulla vendita L archiviazione delle offerte e delle documentazioni correlate, prevalentemente cartacea, è lasciata a poche regole (raramente scritte e quasi mai rispettate), così che la ricerca risulta lenta, laboriosa, imprecisa. Di conseguenza il portafoglio offerte è spesso gestito in maniera personale, senza che l Azienda abbia la possibilità di una valutazione quantitativa e qualitativa delle trattative. Difficile, per non dire impossibile, aggregare dati spesso disomogenei. Anche in questo caso, un informazione carente, o non disponibile, si traduce facilmente in una perdita di competitività per l Azienda. La proposta Softeam, basata su Lyra, frutto ormai di decine di installazioni in Aziende con problematiche di offertazione complessa, è basata su tre principi fondamentali: Semplicità e operatività, assicurate dalla possibilità di gestire una distinta base commerciale, eventualmente supportata, in caso di gestione di prodotti complessi, da un configuratore grafico; Uniformità e precisione, grazie alla possibilità di generare, in tempi rapidi, offerte documentali complete nella loro esposizione, e quanto più possibile corrette nella loro composizione; L informazione, subito, quando e dove serve, arrivando, mediante il consolidamento del portafoglio offerte, a costituire un prezioso strumento di analisi e Business Intelligence, a supporto del sistema qualità, per le Aziende certificate a norme ISO, o per quelle che intendono certificarsi; È grazie a queste tipicità che Lyra si è ormai affermato come una componente integrativa del classico gestionale, anche in realtà aziendali dove il software gestionale è spesso un prodotto di altissimo livello qualitativo: la gestione delle offerte e l organizzazione dell attività commerciale, proprio per la difficoltà di standardizzarne i processi, rappresentano davvero molto spesso una zona d ombra anche nei gestionali più evoluti. E per concludere restando in tema astronomico, non dimentichiamo che Lyra è il nome di una costellazione, che può essere facilmente identificata nel cielo estivo, grazie alla sua stella alfa, che è una delle più luminose del firmamento Per maggiori informazioni, suggerimenti o indicazioni, invitiamo tutti i lettori, a contattarci. info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 2 di 7

3 SQL Server 2005 Express Edition per Lyra Microsoft amplierà la suite di prodotti SQL Server 2005 per soddisfare le esigenze crescenti dei clienti: quattro nuove versioni del database Microsoft consentono di rispondere meglio alle esigenze di specifici segmenti di utenti. Grazie alla nuova linea di prodotti SQL Server 2005, Microsoft offre nuove importanti funzionalità e strumenti di gestione dei dati, con l obiettivo di aiutare le aziende di ogni dimensione a rispondere ai requisiti tecnologici e di bilancio necessari per mantenere livelli elevati di produttività e competitività. Continuando nella tradizione Microsoft nel campo dei database, intendiamo rendere la gestione e l'analisi dei dati aziendali alla portata di una vasta gamma di utenti, eliminando la complessità caratteristica dei tradizionali sistemi di database e riducendo allo stesso tempo il TCO. Lo ha dichiarato Michele Zoppi, Product & Solutions Marketing Manager Database Server di Microsoft Italia. Per mettere i clienti in condizione di pianificare i loro investimenti futuri abbiamo deciso di annunciare adesso la disponibilità dei nuovi prodotti. Tra le nuove versioni annunciate nel comunicato stampa Microsoft del 28 febbraio scorso, ce n è una in particolare che potrà risultare molto interessante per i Clienti Lyra: SQL Server 2005 Express Edition. Tra i prerequisiti per il funzionamento di Lyra è naturalmente previsto il database, indispensabile per la gestione avanzata di tutte le informazioni correlate al processo commerciale aziendale. Nella maggior parte delle installazioni Lyra fin qui realizzate, il database di riferimento è stato appunto Microsoft SQL Server nella versione Standard Edition. Fino ad oggi le Aziende che già non disponessero delle relative licenze Microsoft, hanno dovuto mettere in conto, per l avviamento di Lyra, un onere aggiuntivo che poteva anche raggiungere valori intorno ai due/tremila euro. Oggi, seppure con alcune limitazioni, legate in particolare alle caratteristiche hardware del Server e alle dimensioni del database (*), esiste una nuova opportunità, rappresentata appunto da Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, una versione gratuita e facile da usare che rende disponibile un database specifico e leggero per sviluppare nuovi progetti, scaricabile gratuitamente dal Web. (*) Per maggiori informazioni su SQL Server 2005, e sulle features previste dalle differenti versioni: info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 3 di 7

4 Google Desktop Search Le funzioni di Ricerca Avanzata presenti in Lyra, consentono un approfondita analisi di tutti i dati presenti all interno del database (offerte, anagrafica clienti, attività, progetti ), che possono essere incrociati tra di loro, con possibilità di diversificare i parametri di selezione sui vari campi, con funzioni logiche e aritmetiche. Le ricerche di uso più frequente possono essere poi memorizzate, e successivamente riutilizzate senza necessità di ridigitare i parametri di Ricerca e Filtro. Le principali funzionalità di Ricerca Avanzata sono state analizzate nei numeri di ottobre-novembre 2004 del notiziario Lyra News. Ciò nonostante succede spesso che ci si trovi a gestire, sul proprio PC, anche altre informazioni correlate all offerta, ma che non sono presenti all interno del database di Lyra: posta elettronica intercorsa, file PDF, documenti inviati o ricevuti dal cliente o da altri uffici aziendali Analizziamo allora questo mese una interessante utility freeware che può essere utile in questo e in tanti altri casi: Google ha finalmente rilasciato la versione beta di "Google Desktop Search", un tool che permette di effettuare ricerche all'interno del PC. Una volta scaricato e installato il software, viene lanciato in automatico il processo di indicizzazione di tutti i files all'interno del computer; la versione beta permette di ricercare tutti gli elementi più comuni presenti sul computer: documenti e fogli di lavoro, , history di Internet Explorer (ma anche di Netscape, Mozilla e Firefox ), documenti Word, Excel, Power Point, PDF, documenti di testo. Dopo aver scaricato Google Desktop Search, l'applicazione crea un indice di tutte le informazioni disponibili per la ricerca e le memorizza sul PC, consentendo di cercare gli elementi personali con la stessa facilità con cui vengono eseguite ricerche su Internet con Google (v.form di esempio). Questa primo processo di indicizzazione avviene mentre il computer non è in uso e potrebbe richiedere diverse ore, a seconda del numero di elementi da indicizzare. Dopo la prima indicizzazione, Desktop Search si aggiorna di continuo per gran parte dei tipi di file; quando si riceve una nuova in Outlook, ad esempio, la stessa è ricercabile nel giro di pochi secondi. Google Desktop Search introduce inoltre nuovi metodi per accedere alle informazioni: organizza i risultati della ricerca di in conversazioni in modo che tutti i messaggi nello stesso thread vengano raggruppati in un unico risultato di ricerca e tiene copie "cache" di qualsiasi cosa venga visualizzata, cosi che sia possibile accedere a versioni più vecchie di documenti e a pagine web visitate, anche senza essere online. info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 4 di 7

5 I tempi di risposta sono assolutamente sbalorditivi: nella form di esempio sotto riportata, la ricerca è stata effettuata, in maniera molto generica, su un PC con 9GB di disco in uso; sono stati rintracciati e catalogati oltre elementi che contengono la chiave di ricerca indicata, in un tempo di 0,03 secondi aumentando il numero di chiavi di ricerca (secondo esempio) si arriva ad aspettare un secondo Google Desktop Search: uno strumento di cui, una volta installato sul PC, non si potrà più fare a meno info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 5 di 7

6 Tips & Tricks... (consigli per l uso) Analizziamo la funzione di Alert, un utility di Lyra che permette di associare ad ogni anagrafica Cliente, una o più indicazioni generiche, relative a diverse segnalazioni correlate al Cliente. A differenza delle Note, che possono essere indicate sulla scheda del Cliente, ma che richiedono una specifica consultazione, l alert è una funzione che si attiva in maniera automatica, ogni volta che si verifichi l accesso all anagrafica di un determinato Cliente, da parte di qualunque utente di Lyra, e per qualunque necessità (consultazione dell anagrafica, inserimento di un attività, creazione di un offerta ). Nel momento in cui si richiama l anagrafica dello specifico Cliente, Lyra genera in maniera automatica una finestra (popup) nella quale sono riportati gli estremi del messaggio di avviso, il nome dell utente che lo ha inserito e un area con i dati di dettaglio relativi ai singoli alert. È praticamente impossibile ignorare il messaggio che non deve essere ricercato, ma che viene automaticamente proposto in sovrimpressione all anagrafica stessa. È possibile gestire alert specifici per singolo cliente, come potrebbe essere la segnalazione di eventi relativi a una particolare fornitura, il periodo di chiusura per ferie oppure alert generici, comuni a diversi clienti, quali ad esempio: criticità sui pagamenti, indicazione di nominativi riservati per trattative Direzionali Per consentire ad un Utente di Lyra di inserire, modificare, associare o eliminare gli alert è necessario assegnarne la funzionalità, attraverso la Tabella Gestione Utenti / Privilegi, mentre la consultazione è automaticamente abilitata per tutti gli Utenti dell applicazione. Si tratta di una funzione molto semplice, ma comodissima per evidenziare in maniera automatica eventi di diverso tipo relativi a specifici Clienti. Come sempre il Servizio Tecnico Softeam resta a disposizione per un supporto telefonico, o per qualunque chiarimento sulla funzionalità illustrata. info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 6 di 7

7 Newsletter precedenti... Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Gennaio Febbraio Marzo Aprile Nuovo listino Lyra 2005 Addio Windows NT Lyra: selezioni sull anagrafica clienti Tips & Tricks (consigli per l uso). Codifica automatica delle offerte Nuova versione light della Newsletter L aspetto dell offerta Il colore Epson per le offerte Lyra Tips & Tricks (consigli per l uso). Confronta revisioni / offerte Lyra: l importanza di una buona partenza Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): LSI Lastem Settala P.go (MI) Come creare password efficaci (1) Tips & Tricks (consigli per l uso). Gestione dei Referenti Lyra a condizioni riservate Associati UCIMU Utilizzo di Lyra da remoto Come creare password efficaci (2) Tips & Tricks (consigli per l uso). La tabella Giorni La presente documentazione commerciale si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News Maggio Pag. 7 di 7