Utilizzo di ADOBE ACROBAT.COM

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1 Utilizzo di ADOBE ACROBAT.COM

2 Note legali Note legali Per le note legali, consultate

3 iii Sommario Capitolo 1: File Eseguire l accesso Creare e gestire le cartelle Lavorare con i file Capitolo 2: Introduzione Acrobat.com Impostazioni dell account Acrobat.com Sessioni di Acrobat.com Risorse Capitolo 3: Organizzazione dei file Caricare e condividere i file Collaborare in tempo reale Creare file PDF CS Review Buzzword Tables Presentations Esportare, salvare e stampare i documenti Conferenze Web con Adobe ConnectNow Capitolo 4: Scelte rapide Scelte rapide da tastiera standard Scelte rapide da tastiera per Buzzword Scelte rapide da tastiera per Presentations Sintassi delle formule per funzioni incorporate

4 1 Capitolo 1: File Con Acrobat.com (files.acrobat.com) potete archiviare, trovare e visualizzare i file nel cloud. Una volta salvati i file nel cloud, potete accedervi da qualsiasi dispositivo. Files.acrobat.com è inoltre integrato con Adobe Acrobat XI, Adobe Reader e Mobile Reader. Nota: Se avete già usato Acrobat.com in passato per caricare e archiviare i file, tali file sono ancora disponibili online, in workspaces.acrobat.com. Eseguire l accesso Per iniziare, effettuate l accesso al vostro account Acrobat.com: 1 Passate a files.acrobat.com. 2 Fate clic su Accedi. 3 Inserite il vostro ID Adobe e relativa password e fate clic su Accesso. Creare e gestire le cartelle Per organizzare i file nel cloud potete creare delle cartelle. Per creare una cartella, effettuate le seguenti operazioni: 1 Fate clic sull icona Nuova cartella nella barra degli strumenti di Acrobat.com. 2 Inserite il nome della cartella. 3 Fate clic su Crea cartella. Per creare delle sottocartelle, fate clic su una cartella per aprirla e ripetete i passaggi da 1 a 3. Rinominare o eliminare le cartelle Per rinominare o eliminare una cartella, selezionate la casella a sinistra del suo nome. Quindi effettuate una delle seguenti operazioni: Per eliminare una cartella, fate clic sull icona cestino nella barra degli strumenti di Acrobat.com. Per rinominare una cartella, fate clic sull icona Rinomina cartella nella barra degli strumenti di Acrobat.com. Inserite un nuovo nome nella casella di testo Rinomina cartella e fate clic su Rinomina. A B C Barra degli strumenti di Acrobat.com A. Chiudi B. Elimina C. Rinomina Spostarsi tra le cartelle Per spostarsi attraverso una serie di sottocartelle, usate la traccia del percorso nella parte superiore della finestra dell applicazione, appena sotto la barra degli strumenti di Acrobat.com.

5 File 2 Nota: per le cartelle con diversi livelli di nidificazione o con un nome molto lungo, vengono visualizzati i puntini di sospensione. Per visualizzare le cartelle che sono state omesse dalla traccia del percorso a causa delle dimensioni della finestra, fate clic sui puntini. Lavorare con i file Dopo aver caricato i file nel cloud, è facile gestirli, effettuare ricerche in essi e visualizzarli in anteprima. Caricare i file Acrobat.com offre diversi metodi per caricare i file nel cloud. Per aggiungere dei file, effettuate una delle seguenti operazioni: Fate clic sull icona Carica file nella barra degli strumenti di Acrobat.com. Selezionate i file da caricare nella finestra di dialogo Carica file, quindi fate clic su Apri. Per caricare dei file in una cartella nuova o vuota, apritela e fate clic sull icona Caricamento file al centro della finestra dell applicazione. Trascinate i file dal computer alla finestra dell applicazione di Acrobat.com. Durante il caricamento dei file e l analisi per la ricerca di virus, viene visualizzata una barra di avanzamento. Gestire i file Potete modificare il modo in cui i file vengono visualizzati da Acrobat.com facendo clic sulle icone in alto a destra nella finestra dell applicazione di Acrobat.com. Fate clic sull icona Vista miniature per visualizzare una miniatura di anteprima. Oppure fate clic sull icona Vista elenco per visualizzare un elenco dei nomi file. Selezionate un file per rinominarlo, eliminarlo o scaricarlo. A B C Barra degli strumenti di Acrobat.com A. Canc B. Rinomina C. Scarica Nota: quando selezionate più file, l unica opzione disponibile nella barra degli strumenti di Acrobat.com è il pulsante Elimina. Ordinare i file ed effettuare delle ricerche Per ordinare i file, fate clic sull icona Ordina nella parte superiore della finestra dell applicazione di Acrobat.com. Potete ordinare i file per nome, tipo, dimensione, data di creazione o data di modifica. Per effettuare ricerche nei file caricati in Acrobat.com, digitate una parola chiave nella finestra di dialogo Ricerca per parola chiave, in alto a destra nell applicazione, quindi fate clic su Ricerca. Acrobat.com restituisce un elenco dei documenti archiviati che corrispondono ai criteri di ricerca. Potete migliorare la ricerca aggiungendo uno o più filtri, per nome file, tipo file, data dell ultima modifica e data creazione. 1 Fate clic su Aggiungi filtro.

6 File 3 2 Scegliete un filtro dal menu a comparsa Aggiungi attributo. 3 Digitate i criteri di ricerca nella casella Inserite un valore oppure scegliete un valore dal menu a comparsa Selezionate un valore. 4 Ripetete i passaggi da 1 a 3 per aggiungere eventuali altri filtri. Visualizzare un anteprima dei file Per visualizzare un anteprima di un file, portate il cursore su di esso. Al centro della finestra di Acrobat.com compare una piccola anteprima. Se si tratta di un file con più pagine, fate clic sulle frecce a sinistra o a destra dell anteprima per scorrere il documento. Per un anteprima più grande, fate clic sull anteprima o sul file stesso per aprirlo a schermo intero. In modalità di visualizzazione a schermo intero potete eliminare, scaricare o rinominare il file con gli strumenti disponibili in alto a destra della finestra dell applicazione. Potete anche visualizzare le informazioni sul file, come tipo, data di modifica e dimensione. Per nascondere le informazioni sul file, passate il cursore sulla parte inferiore dell anteprima e fate clic sul pulsante Nascondi informazioni file. Per chiudere l anteprima e tornare alla visualizzazione dei file, fate clic sulla freccia indietro in alto a sinistra nella finestra di Acrobat.com.

7 4 Capitolo 2: Introduzione Acrobat.com Adobe Acrobat.com offre una serie di servizi online che potete utilizzare per caricare, creare e condividere documenti, collaborare in tempo reale e semplificare la collaborazione con altri utenti. Potete accedere a tali strumenti dal browser Web. Files.acrobat.com è inoltre integrato con Acrobat XI, Reader XI e Mobile Reader. La famiglia di servizi Acrobat.com comprende File, per caricare e archiviare i file, e, che comprende Adobe CreatePDF, Adobe SendNow, Adobe FormsCentral, Adobe ExportPDF e Adobe ConnectNow. è inoltre il luogo in cui sono archiviati i file che erano stati caricati con le precedenti versioni di Acrobat.com. Nota: se vi avvicinate ora ad Acrobat.com, effettuate l accesso in Fate clic sulla scheda File per caricare i file. Oppure fate clic sulla scheda Strumenti, quindi su per accedere ai servizi online Acrobat.com. Se avete già usato in passato Acrobat.com e avete già caricato dei file, li potete trovare effettuando l accesso in workspaces.acrobat.com. Non è necessario installare alcun software. Per iniziare a utilizzare un servizio di Acrobat.com è sufficiente un computer con connessione a Internet, un browser Web e Adobe Flash Player 11. Tutte le versioni dei file vengono archiviate nei server sicuri Adobe e sono disponibili online. Archiviazione online Potete archiviare i file online nel vostro account, a cui potrete accedere da ovunque con un browser Web. Lo spazio di archiviazione disponibile dipende dal servizio e dal livello di iscrizione scelto. Creare file PDF Il servizio Adobe CreatePDF permette di creare e combinare file PDF. Per informazioni sull utilizzo di Adobe CreatePDF, consultate questa nota tecnica. La funzione di creazione file PDF di Adobe CreatePDF è disponibile anche mediante il servizio Acrobat.com. Condivisione Il servizio Adobe SendNow permette di condividere file di grandi dimensioni mediante l invio di un collegamento. Per informazioni sull utilizzo di Adobe SendNow, consultate questa nota tecnica. Anche il servizio Acrobat.com consente di condividere file di grandi dimensioni con altri utenti senza dover inviarli per . I membri del team potranno modificare lo stesso file contemporaneamente in tempo reale, lavorando da qualsiasi computer. Potete limitare l accesso solo agli utenti che invitate oppure rendere i documenti accessibili a tutti incorporando un collegamento in una pagina Web o in un blog. Servizi di collaborazione online Potete creare documenti Buzzword (testo), presentazioni e tabelle di dati da utilizzare per la collaborazione. Per informazioni sull uso di FormsCentral, consultate la guida di FormsCentral. Riunioni Web Potete organizzare riunioni Web tramite il software Adobe ConnectNow per conferenze Web. Nota: acquistando un iscrizione al servizio potete accedere a ulteriore spazio di archiviazione e più aree di lavoro, creare un numero illimitato di file PDF e ospitare riunioni con più di due partecipanti. Per informazioni sul passaggio a un account di livello superiore, scegliete Aggiorna Acrobat.com dal menu Account nella parte in alto a destra della finestra dell applicazione di Acrobat.com. Altri argomenti presenti nell Aiuto Creare file PDF a pagina 24 Buzzword a pagina 31 Tables a pagina 39

8 Introduzione 5 Presentations a pagina 48 Conferenze Web con Adobe ConnectNow a pagina 59 Impostazioni dell account Acrobat.com Per gestire il vostro account Acrobat.com. effettuate l accesso a workspaces.acrobat.com e fate clic sul menu Account in alto a destra nell applicazione per modificare le impostazioni dell account (preferenze) o scaricare altri strumenti tramite Acrobat.com. Nota: tali preferenze non sono disponibili se effettuate l accesso ad Acrobat.com da files.acrobat.com. Scegliete Dati personali per fornire le seguenti preferenze: Immagine Potete caricare un immagine in formato JPEG, GIF o PNG con una dimensione di file massima di 4 MB e un formato massimo di 2880 x L immagine identifica la vostra presenza quando collaborate sui file e viene visualizzata nella barra Collaboratore, nelle tabelle, nelle presentazioni e nell organizzatore dei file. Fate clic su Cambia per caricare l immagine dal computer. Scegliete Rimuovi dal menu a comparsa per utilizzare l immagine predefinita. Nome, Password e ID Adobe La password deve includere almeno sei caratteri tra cui almeno un numero e una lettera. Lingua Utilizzate il menu per selezionare una lingua (inglese USA, inglese Regno Unito, francese, tedesco, italiano, giapponese o spagnolo) per l interfaccia utente. Questa opzione è diversa dall impostazione della lingua del controllo ortografico. Nota: alcune delle applicazioni non sono disponibili in tutte le lingue. Ad esempio, se selezionate il giapponese, solo l organizzatore dei file, il modulo di anteprima e il servizio Adobe ConnectNow verranno visualizzati in giapponese. Scegliete Preferenze personali per impostare le preferenze di controllo ortografico, condivisione e unità di misura. Esegui controllo ortografico dei documenti creati In Buzzword, scegliete la lingua per il dizionario del controllo ortografico. Specificate se le parole contenenti errori di ortografia debbano essere sottolineate in rosso durante la digitazione. Nella casella Considera queste parole ortograficamente corrette potete aggiungere le parole che vengono segnalate come errate perché non sono incluse nel dizionario del controllo ortografico. Ad esempio, potete aggiungere termini tecnici o nomi propri. Per aggiungere una parola, immettetela nella casella e fate clic su Salva modifiche. Per ulteriori informazioni, consultate Controllo ortografia a pagina 35. Nota: attenzione a non confondere l opzione Lingua che potete selezionare qui con l opzione Lingua di visualizzazione. Questa opzione consente di impostare il dizionario da usare per il controllo ortografico, mentre con l opzione Lingua di visualizzazione si imposta la lingua per l interfaccia utente. Condivisione Selezionate Accetta automaticamente i documenti condivisi se desiderate che tutti i file condivisi con voi vengano automaticamente inclusi nell elenco dei file. Unità Potete specificare l unità di misura da utilizzare in tutti i documenti Buzzword che create: pollici, centimetri o punti. L unità scelta verrà applicata al righello e alle dimensioni delle immagini. L unità di misura viene inoltre usata per i margini delle pagine specificati nelle finestre di dialogo Imposta pagina di Buzzword e Page Setup (Imposta pagina) di Tables (scegliete Documento > Imposta pagina oppure Table > Page Setup). Altri argomenti presenti nell Aiuto Personalizzare una stanza riunioni a pagina 67

9 Introduzione 6 Sessioni di Acrobat.com È possibile uscire da una sessione Acrobat.com in due modi. Un modo consiste nel chiudere la finestra del browser. Tuttavia, se state utilizzando un computer pubblico o condiviso, Adobe consiglia di disconnettervi anziché chiudere il browser per uscire. La disconnessione impedisce infatti ad altri utenti di avviare un altra sessione con il vostro account. Per effettuare la disconnessione, scegliete Disconnetti dal menu Account. Se selezionate Ricorda i miei dati (nella finestra di accesso), potrete accedere nuovamente ad Acrobat.com senza digitare di nuovo l indirizzo o la password. Non è tuttavia consigliabile selezionare questa opzione se utilizzate un computer pubblico. Risorse Community Help Utilizzate la casella Cerca nell angolo in alto a destra della finestra Aiuto per effettuare ricerche nell ambiente Community Help. Community Help è un ambiente integrato in Adobe.com che consente di accedere a contenuti generati dalla comunità di utenti Adobe ed è moderato da esperti Adobe e del settore. In Community Help sono disponibili numerose risorse, ad esempio: Aiuto in linea del prodotto, completo e aggiornato regolarmente dal team della documentazione Adobe Video, esercitazioni, suggerimenti, tecniche ed esempi Forum di utenti Blog e articoli di esperti di Adobe e della comunità di utenti Domande frequenti e suggerimenti per la risoluzione dei problemi Per informazioni sulle opzioni di assistenza tecnica gratuita e a pagamento, per fornire commenti e accedere ai blog e ai forum degli utenti, visitate il sito Guida e assistenza di Acrobat.com. Nota: per limitare la ricerca alla sola guida del prodotto, accertatevi che sia selezionata l opzione Solo questo riferimento. Se un termine è utilizzato in più prodotti, potete restringere la ricerca al solo prodotto desiderato aggiungendo il nome del prodotto al termine da cercare. Ad esempio, per visualizzare informazioni sull impostazione delle riunioni mediante Adobe ConnectNow, digitate riunioni+connectnow nella casella di ricerca. Nota sui file PDF PDF è un formato utilizzato in genere per creare un istantanea di un documento per l archiviazione o per ottenerne una copia finale. In Acrobat.com potete caricare dei file e convertirli in formato PDF, ma non modificare i file PDF. Per modificare i file PDF potete utilizzare Adobe Acrobat (consultate la Guida di Acrobat). Il modulo di anteprima di Acrobat.com consente di aprire e visualizzare la maggior parte dei file PDF. Tuttavia alcuni file PDF, come ad esempio quelli protetti, con funzioni 3D o per revisioni condivise, richiedono Adobe Reader. Adobe Reader è lo strumento che consente di leggere, stampare e compilare moduli nei file PDF creati in Adobe Acrobat. Con il software gratuito Adobe Reader potete visualizzare qualsiasi file PDF nell organizzatore. Potete scaricare Reader da Adobe.com. Per ulteriori informazioni su Adobe Reader, consultate la Guida di Adobe Reader.

10 Introduzione 7 Documentazione di Acrobat.com La guida di Acrobat.com è disponibile in inglese, francese, tedesco, italiano, giapponese e spagnolo. Per stampare la guida, fate clic sul collegamento al file PDF nell angolo in alto a destra della finestra e stampate il file PDF.

11 8 Capitolo 3: (workspaces.acrobat.com) è la versione precedente di Acrobat.com dove si trovano tutti i servizi online di Acrobat.com, come Buzzword, Tables e Presentations. Se avete effettuato l accesso a files.acrobat.com, fate clic sulla scheda Strumenti e quindi su per accedere a tali strumenti. Organizzazione dei file Organizzatore di file di L organizzatore di file di è l area di Acrobat.com che consente di gestire i file. Potete accedere all organizzatore di file da workspaces.acrobat.com. Nota: è la versione originale di Acrobat.com. Se vi avvicinate ora ad Acrobat.com, per caricare e gestire i file userete invece un altro organizzatore di file, File. L organizzatore di consente di gestire due tipi di file: I file che modificate con le applicazioni desktop e che archiviate e condividete poi con Acrobat.com I file che modificate su Acrobat.com con le applicazioni di authoring di Acrobat.com (Buzzword, Tables e Presentations). Dall organizzatore di file comune, potete creare, caricare o importare i file e condividere qualsiasi tipo di file su cui collaborare con altri utenti. Potete inoltre duplicare e rinominare i file, rimuoverli dall organizzatore e ordinarli in vari modi. Caricare e condividere i file Caricate i file dal computer e archiviateli in un area di lavoro condivisa o personale. Visualizzate e condividete i file precedentemente creati su Acrobat.com o che si trovano sul vostro desktop. Questi file sono accessibili da qualsiasi computer con un normale browser Web. Potete condividere la maggior parte dei tipi di file. Importare i file Quando si importano i file, questi vengono convertiti per l applicazione appropriata (ad esempio Buzzword o Presentations, a seconda del formato del file importato). Ad esempio, i file in formato Word, OpenOffice, RTF e testo normale vengono importati nell applicazione Buzzword. Modificare i file Potete modificare i file in Acrobat.com utilizzando le relative applicazioni di authoring (Buzzword, Tables o Presentations). I file vengono salvati automaticamente e frequentemente, in modo da evitare la perdita di dati. Se un utente modifica un file quindi non effettua alcuna azione per un certo periodo di tempo, le modifiche vengono salvate automaticamente. In qualsiasi momento potete fare clic su Sincronizzazione per salvare manualmente le modifiche (Sincronizzazione indica inoltre lo stato della connessione Internet con i server di Acrobat.com). Creare i file Potete creare documenti, presentazioni e tabelle da esportare poi come file PDF con le applicazioni di Acrobat.com. Rinominare o rimuovere i file Potete rinominare, duplicare, eliminare e rimuovere i file. Quando si rimuove un file, questo viene eliminato dall organizzatore di file ma resta dell organizzatore di altri utenti. Solo gli autori possono eliminare un file dall organizzatore di tutti gli utenti. Ordinare i file ed effettuare delle ricerche Potete ordinare i file per nome (in ordine alfabetico), per autore, per data di ultima visualizzazione o modifica, per tipi di file e per dimensione. Utilizzate la casella di ricerca a destra per cercare in base al titolo dei documenti.

12 9 Assegnare i ruoli Potete assegnare i ruoli desiderati ai collaboratori per controllare chi possa modificare o sostituire i file, correggerli (ma non modificarli) o visualizzarli. Nota: disponete dei diritti di proprietario per tutti i file archiviati nella vostra area di lavoro personale e condivisi su Acrobat.com. A B C D E F H I A. Icone Ordina B. Icona Mostra info C. Casella di ricerca D. Menu dei servizi Adobe aggiuntivi E. Menu dell account F. Barra Collaboratore G. Menu Condividi file H. Collaboratori I. Sincronizzazione I file non aperti sono contrassegnati da un cerchio rosso; quelli modificati, da una stella rossa. Usate le icone Ordina nella barra degli strumenti per modificare il modo in cui sono raggruppati i file. Quando portate il puntatore su un icona Ordina, viene visualizzata la relativa descrizione. Fate clic su un icona per impostare di conseguenza l ordinamento dei file. Potete cercare un documento digitandone il nome nella casella di ricerca. Vengono elencati tutti i documenti il cui nome contiene il termine digitato. Per vedere i dettagli di un file, fate clic sull icona Mostra info, quindi sull icona di un file. Se invece fate doppio clic sul nome file, viene aperto il file stesso. Oppure, potete selezionare un file, fare clic sul menu contestuale e selezionare Mostra info. La barra degli strumenti Ordina contiene la casella di ricerca.

13 10 Barra Collaboratore La barra Collaboratore nella parte inferiore della finestra mostra con chi è condiviso il file o l area di lavoro e il relativo ruolo. Quando l organizzatore viene inizialmente caricato, non è selezionato alcun file e la barra Collaboratore presenta solo l indicatore di stato della Sincronizzazione. La ruota dello stato mostra se siete collegato al server Acrobat.com. Il pulsante Condividi resta attenuato finché non selezionate un file o un area di lavoro. Inoltre, resta attenuato se selezionate un file o un area di lavoro di cui non disponete dei necessari diritti di condivisione. Selezionate un file o un area di lavoro per effettuare le seguenti operazioni: Impostare o modificare i ruoli dei collaboratori Inviare un messaggio agli utenti con cui avete condiviso un file o un area di lavoro Condividere un file o un area di lavoro con uno o più utenti specificandone l indirizzo C A B A. Icona propria nella barra Collaboratore B. Un icona di dati in eccesso indica che il file o l area di lavoro è condiviso con più utenti di quanto possa essere visualizzato nella barra Collaboratore. C. Il pannello dei dati in eccesso mostra gli utenti aggiuntivi. Nota: Quando un membro di un area di lavoro seleziona un file già aperto da un altro utente, un punto bianco contrassegna quest ultimo. Quando selezionate un file e portate il puntatore su un nome nella barra Collaboratore, una sezione visualizza le informazioni sul file. Accanto all immagine del collaboratore può essere presente uno dei seguenti simboli: Stella rossa Cerchio rosso Busta Punto bianco Il collaboratore ha letto una versione precedente del documento. Il collaboratore non ha ancora aperto il documento. È stato inviato un invito, ma il nuovo collaboratore non lo ha ancora accettato. Il collaboratore sta visualizzando il documento. Matita rossa Il collaboratore sta modificando il documento. Questo stato viene applicato solo ai documenti che possono essere modificati con le applicazioni di Acrobat.com. Altri argomenti presenti nell Aiuto Ruoli per la collaborazione a pagina 19 Organizzare i file in aree di lavoro a pagina 11 Riutilizzare un elenco di indirizzi a pagina 19 Buzzword a pagina 31 Tables a pagina 39 Presentations a pagina 48

14 11 Menu contestuali Potete eseguire alcuni comandi sui file nell organizzatore tramite il menu contestuale del file. Per selezionare un file, fate clic sull icona a sinistra del nome file (se fate doppio clic sul nome file si apre invece il file stesso). Fate clic sul pulsante grigio a destra del nome file. Usate il menu contestuale per aprire, condividere, duplicare, rinominare e ottenere informazioni sul file. Potete anche aggiungere uno o più tag al file, rimuovere tag esistenti, copiare l URL del documento o eliminare il file. Il menu contestuale del file offre comandi di base che potete eseguire sui file nell organizzatore comune. Organizzare i file in aree di lavoro Le aree di lavoro consentono di condividere un gruppo di file con un team di utenti. Tutti i file sono memorizzati in uno stesso luogo e tutti i membri dell area di lavoro possono accedere ad essi. Ogni file può trovarsi in una sola area di lavoro, che può contenere cartelle con cui organizzare il contenuto. I membri dell area di lavoro condividono e possono accedere a tutte le cartelle dell area di lavoro. I membri di un area di lavoro possono avere ruoli utente diversi, ma ogni membro mantiene il proprio ruolo per l intera area di lavoro. Ad esempio, un utente amministratore di un area di lavoro ha il ruolo di amministratore per tutte le cartelle di tale area di lavoro. Il riquadro a sinistra nell organizzatore presenta due tipi di aree di lavoro: condivisa e personale. In un area di lavoro condivisa è possibile archiviare un gruppo di file da condividere con più utenti che collaborano su uno stesso progetto. Quando si condivide un area di lavoro, si consente ai relativi membri di accedere a tutti i file archiviati in essa. L area di lavoro personale, denominata Area di lavoro, contiene i file che avete creato o caricato e che non avete spostato in alcun area di lavoro condivisa. Gli account gratuiti dispongono di un area di lavoro personale e una condivisa. Con un iscrizione Premium diventano disponibili ulteriori aree di lavoro condivise. Nota: per le iscrizioni Premium, le aree di lavoro condivise vengono sospese in caso di ritardo nel pagamento della quota d iscrizione per l account del proprietario di tali aree. Le aree di lavoro sospese restano disponibili, ma con accesso limitato che ne impedisce l aggiunta o modifica di file o la condivisione dei file con utenti aggiuntivi. Altri argomenti presenti nell Aiuto Organizzare i file utilizzando i tag a pagina 13 Ruoli per la collaborazione a pagina 19 Opzioni di condivisione dei file a pagina 17 Creare un area di lavoro condivisa 1 Nella barra dei menu, fate clic su Nuovo > Area di lavoro condivisa. 2 Digitate un nome per l area di lavoro e premete Invio. 3 (Facoltativo) Create e denominate eventuali cartelle nell area di lavoro selezionata. Fate clic su Nuova > Cartella.

15 12 Nota: tutti i membri dell area di lavoro hanno accesso a tale cartella. Se si rimuove un membro da un area di lavoro, tale membro non avrà più accesso a tutte le cartelle dell area di lavoro. 4 Per aggiungere i file all area di lavoro, seguite le istruzioni visualizzate. Condividere un area di lavoro con altri utenti 1 Selezionate l area di lavoro nel riquadro a sinistra nell organizzatore e fate clic su un pulsante Condividi area di lavoro. 2 Inserite gli indirizzi , l oggetto e un messaggio. Nota: quando i destinatari avranno accettato l invito per l area di lavoro, potrete condividere i file nell area di lavoro senza dover inviare singoli inviti per i vari file. L area di lavoro e i relativi file compaiono nell organizzatore degli utenti con cui è stata condivisa. 3 (Facoltativo) Cambiate il ruolo dei membri dell area di lavoro da partecipante ad amministratore. Selezionate l opzione Consenti loro di amministrare l area di lavoro, in alto a destra nella finestra di dialogo. Importante: condividendo l area di lavoro a livello di amministratore si assegnano ai membri autorizzazioni particolari. Gli amministratori possono infatti eliminare o spostare i file al di fuori dall area di lavoro, regolare i ruoli dei vari file nell area di lavoro ed eventualmente diventare proprietari esclusivi dei file. 4 Per eliminare o rinominare un area di lavoro, apritene il menu contestuale e selezionate il comando appropriato. Importante: se si elimina un area di lavoro, ne viene eliminato anche tutto il contenuto. L area di lavoro può essere eliminata solo dal relativo proprietario. Cambiare il ruolo per un file nell area di lavoro Potete cambiare il ruolo di un membro per qualsiasi file selezionato nell area di lavoro tramite la barra Collaboratore. 1 Selezionate l area di lavoro nel riquadro a sinistra nell organizzatore. 2 Selezionate un file nell area di lavoro. 3 Nella barra Collaboratore, fate clic sul collegamento per visualizzare tutti i membri dell area di lavoro. 4 Effettuate una delle seguenti operazioni: Per assegnare un diverso ruolo per file a singoli utenti, aprite il menu contestuale dell utente e selezionate il ruolo desiderato. Modifica del ruolo di un membro per il file selezionato nell area di lavoro Per assegnare lo stesso ruolo per file a tutti i membri, selezionate un ruolo dal menu in alto a destra della barra Collaboratore espansa.

16 13 Modifica del ruolo di tutti i membri per il file selezionato nell area di lavoro Spostare un file in un altra area di lavoro Quando un file si trova in un area di lavoro, se disponete delle autorizzazioni necessarie potete spostarlo in un altra area di lavoro o cartella. Ad esempio, se siete un partecipante dell area di lavoro potete spostare solo i file di cui siete l autore. Effettuate una delle seguenti operazioni: Selezionate il file nell organizzatore e fate clic sul pulsante Condividi file. Quindi selezionate Spostalo a un altra area di lavoro. Selezionate l area di lavoro (ed eventualmente la cartella) in cui desiderate spostare il file. Fate clic su Sposta. Trascinate il file nella nuova posizione. Potete selezionare più file e trascinarli insieme. Organizzare i file utilizzando i tag Utilizzando i tag potete categorizzare i file a cui avete accesso. Potete assegnare i tag ai file memorizzati ovunque nell organizzatore. L aggiunta o rimozione di tag da un file non ne modifica le autorizzazioni né la posizione. Ad esempio, se assegnate un tag a un file che si trova in un area condivisa, gli utenti che possono accedere a tale file restano gli stessi, con le stesse autorizzazioni. È possibile assegnare a un file più tag per facilitarne il reperimento. Ad esempio potete assegnare a un file il tag Lavoro per indicare che si tratta di un documento di lavoro. Allo stesso file potete anche assegnare il tag Urgente per indicare che richiede un intervento immediato. Nell organizzatore, il riquadro Tag contiene alcuni file predefiniti con tag Introduzione. I file senza tag e che non appartengono ad alcun area di lavoro condivisa sono elencati in File non categorizzati. I tag che create vengono elencati in ordine alfabetico. 1 Nel riquadro Tag dell organizzatore, fate clic su Nuovo tag. 2 Digitate un nome per il tag e premete Invio. 3 Per assegnare i tag ai file, seguite le istruzioni visualizzate. Utilizzando il menu contestuale potete assegnare a un file più tag alla volta. Potete inoltre creare un tag dalla finestra di dialogo.

17 14 È possibile assegnare più tag a uno stesso file. 4 Per eliminare o rinominare un tag, apritene il menu contestuale e selezionate il comando appropriato. Altri argomenti presenti nell Aiuto Organizzare i file in aree di lavoro a pagina 11 Caricare e condividere i file Caricare i file e visualizzarne un anteprima Formati file supportati per il caricamento e l importazione Dall organizzatore, potete caricare e condividere qualsiasi file nei formati (o tipi di file) elencati in questa nota tecnica. Nota: i file caricati non possono superare i 100 MB. Quando selezionate Importa dalla barra dei menu, Acrobat.com converte il file nell applicazione appropriata e lo apre per la modifica. Ad esempio, se il file contiene del testo e ha l estensione.txt, il documento viene importato in Buzzword. Tipo di file importato Word (.doc,.docx), OpenOffice (.odt), RTF (.rtf), testo (.txt) PowerPoint (.ppt,.pptx) Convertito in file Acrobat.com Buzzword Presentations Visualizzare un anteprima dei file Potete visualizzare in anteprima il contenuto della maggior parte dei formati di file o dei tipi di file che vengono condivisi o caricati (i file non possono essere modificati nella finestra di anteprima). Utilizzate la finestra di anteprima per spostarvi tra documenti quali file Microsoft Office, file OpenOffice, file PDF e immagini. Per un elenco dei formati di file che possono essere visualizzati in anteprima, consultate questa nota tecnica.

18 15 Nota: se non è possibile visualizzare l anteprima di un file condiviso nell organizzatore, fate clic su Scarica per copiarlo nel computer e aprirlo dal desktop. 1 Per esplorare il contenuto dei file, fate doppio clic sul nome del file o scegliete Apri documento dal menu di scelta rapida del file. 2 Per uscire dall anteprima e tornare all organizzatore, scegliete File > Chiudi. Condividere i file per la collaborazione Acrobat.com consente di condividere file con altri utenti nell organizzatore senza dover inviare i file tramite . Potete condividere i file in tre modi: spostando un file in un area di lavoro condivisa; condividendo i file con singoli utenti; oppure pubblicando i file in modo che chiunque disponga dell URL corrispondente possa accedere al file. Se prima selezionate un area di lavoro nell organizzatore, i file vengono caricati o creati in essa. Se selezionate un tag, questo viene applicato ai file che verranno quindi aggiunti alla vostra area di lavoro personale. Impostate il livello di accesso per i file che caricate o create. Il livello di accesso determina in che modo gli utenti, in particolare i gruppi, possono interagire con un documento. Nota: le impostazioni di accesso ai file sono diverse rispetto ai ruoli utente, che vengono assegnati a ogni utente con cui condividete un documento. Per ulteriori informazioni sui livelli di accesso e sulle autorizzazioni concesse a ogni ruolo utente, consultate Ruoli per la collaborazione a pagina 19. Spostare un file in un area di lavoro condivisa 1 Nell organizzatore selezionate un file e fate clic su Condividi file nell angolo in basso a sinistra della finestra. 2 Selezionate l opzione Spostalo a un area di lavoro condivisa. 3 Selezionate l area di lavoro o la cartella e fate clic su Sposta. Nota: quando un file si trova in un area di lavoro condivisa, potete spostarlo in un altra area di lavoro utilizzando il menu Condividi file. Condividere file con singoli utenti 1 Nell organizzatore selezionate un file e fate clic su Condividi file nell angolo in basso a sinistra della finestra. 2 Nel menu Condividi file selezionate Condividi con singoli utenti. 3 Immettete gli indirizzi , l oggetto e il testo del messaggio. 4 Nel menu Impostali come, selezionate Co-autore, Collaboratore, Revisore o Lettore. I ruoli dipendono dall applicazione del servizio. Consultate Ruoli per la collaborazione a pagina 19. Nota: per una descrizione di ogni ruolo utente disponibile, fate clic sull icona di informazione. 5 (Facoltativo) Fate clic su Altre opzioni per selezionare le opzioni di ricondivisione del file. 6 Fate clic sul pulsante Condividi. Per ogni file selezionato nell organizzatore, nella barra Collaboratore in fondo alla finestra viene indicato con chi è condiviso tale file. Nota: dopo aver condiviso un file, potete modificare l impostazione di un ruolo collaboratore. Passate il puntatore sul nome della persona e fate clic sul pulsante del menu, a destra. 7 (Facoltativo) Eliminate un file. Per rimuovere un file dall organizzatore scegliete Elimina (per gli autori) o Rimuovi (per utenti che non sono autori) dal menu di scelta rapida. Se il file si trova in un area di lavoro, il comando Rimuovi potrebbe non essere disponibile. Importante: se scegliete Elimina, il file verrà rimosso dall organizzatore di tutti.

19 16 Altri argomenti presenti nell Aiuto I livelli di accesso e i ruoli utente per i file a pagina 19 Organizzare i file in aree di lavoro a pagina 11 Condividere i file pubblicandoli in Internet In seguito alla pubblicazione, chiunque disponga dell URL specifico può accedere al file. La pubblicazione consente inoltre di incorporare il file in una pagina Web esterna, in un blog o un sito wiki. Condividere i file copiandone i collegamenti Potete copiare il collegamento di un file negli Appunti, per poi incollarlo in un messaggio o istantaneo. 1 Nell organizzatore selezionate l icona del file e fate clic su Condividi file nell angolo in basso a sinistra della finestra. In alternativa, scegliete Condividi dal menu di scelta rapida. 2 Selezionate Pubblicalo, quindi fate clic su Pubblica. 3 Selezionate Copia collegamento. Condividere i file incorporandoli in una pagina Web Potete incorporare in una pagina Web, un blog o un sito wiki un anteprima in formato Adobe Flash dei file. L incorporamento è disponibile per la maggior parte dei file nell organizzatore, inclusi i file caricati su Acrobat.com e i PDF creati su Acrobat.com. È possibile incorporare i documenti di Tables e Presentations (ma non di Buzzword). Gli utenti che visitano la pagina Web trovano una finestra di anteprima incorporata nella pagina in cui viene visualizzato il contenuto del file che state condividendo. Nella finestra di anteprima gli utenti possono sfogliare un documento composto da più pagine, modificare il livello di zoom o ingrandire la finestra a schermo intero. Possono inoltre scaricare il file condiviso direttamente dalla pagina Web. Incorporare un file condiviso in una pagina Web 1 Per incorporare in una pagina Web l anteprima Flash di un file, selezionate l icona del file nell organizzatore e fate clic sul pulsante Condividi file. In alternativa, scegliete Condividi dal menu di scelta rapida. 2 Selezionate Pubblicalo, quindi fate clic su Pubblica. 3 Dalla sezione Pubblicato della barra Collaboratore, selezionate Copia codice da incorporare. Il codice HTML necessario per incorporare l anteprima viene copiato negli Appunti.

20 17 4 Aprite il file HTML e incollate il codice nel file. Nella finestra di anteprima Flash potete visualizzare qualsiasi tipo di file che possa essere convertito in PDF. Pubblicare una presentazione autonoma Utilizzando il comando Publish (Pubblica) in Presentations potete creare una presentazione autonoma che sia accessibile a tutti e non richieda l accesso ad Acrobat.com. Utilizzate questo metodo, anziché la condivisione, per mostrare agli utenti un istantanea della presentazione. Mediante la pubblicazione potete inviare un collegamento URL con un messaggio oppure incorporare la presentazione in un sito Web copiando il codice incorporato negli Appunti. Nota: le istantanee sono copie statiche della presentazione. Gli autori o i co-autori possono aggiornare l istantanea in qualsiasi momento scegliendo Presentation > Publish (Presentazione >Pubblica) e quindi facendo clic su Republish (Ripubblica). 1 In un file di presentazione aperto selezionate Presentation > Publish (Presentazione > Pubblica) e fate clic su Publish (Pubblica). 2 Effettuate una delle seguenti operazioni: Fate clic su Copia collegamento per copiare l URL e incollarlo in un messaggio o di messaggeria immediata. Fate clic su Copia codice da incorporare per copiare il codice completo da incorporare negli appunti. Potete quindi incollarlo nel codice HTML di una pagina Web. Nota: non evidenziate e copiate il testo nella casella Copia codice da incorporare, poiché è incompleto e non consentirà di incorporare la presentazione in un sito Web. (Facoltativo) Fate clic su Unpublish (Annulla pubblicazione) per rimuovere dal documento pubblicato la possibilità di accedervi liberamente. Utilizzate questo comando se, ad esempio, cambiate idea e desiderate che solo chi condivide il documento possa accedervi. (Facoltativo) Fate clic su Republish (Ripubblica) se avete già pubblicato il documento, lo avete modificato e desiderate ora pubblicarne una nuova versione. Quando la pubblicazione viene annullata, viene ripristinata la versione precedentemente pubblicata della presentazione. Altri argomenti presenti nell Aiuto I livelli di accesso e i ruoli utente per i file a pagina 19 Opzioni di condivisione dei file Le opzioni variano in base al formato del file e al servizio che state utilizzando. Spostalo a un area di lavoro condivisa Tutti i membri di un area di lavoro possono accedere al file. Se il file si trova già in un area di lavoro condivisa, potete spostarlo in un area di lavoro diversa. Ogni file può trovarsi in una sola area di lavoro. Condividi con singoli utenti Consente di immettere gli indirizzi degli utenti con cui desiderate condividere il file e di assegnare loro un ruolo utente. Per visualizzare il documento, è necessario accedere ad Acrobat.com. Pubblicalo Consente a un vasto pubblico di leggere un documento senza dover eseguire l accesso. Tramite la pubblicazione si distribuisce un collegamento (URL) a una mailing list o si inserisce l URL in una pagina Web o in un blog. Qualsiasi file di cui potete visualizzare l anteprima su Acrobat.com può essere incorporato in una pagina Web o in un blog. Quando questa opzione è selezionata per una tabella, potete copiare il codice HTML e incorporarlo in un sito Web o un blog. Per le presentazioni pubblicate, potete copiare il codice incorporato dall applicazione Presentations. Buzzword non supporta il codice incorporato.

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