FACSIMILE DI PROCESSO DI REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO EROGAZIONE DEL SERVIZIO DI POSA IN OPERA

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1 FACSIMILE DI PROCESSO DI REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO EROGAZIONE DEL SERVIZIO DI POSA IN OPERA DE TALI s.n.c. Di Tali R. & Tizio F. Via per Dovado, 95/A Vattelapesca (ZZ) SEZ. 1 Redatto Consulente Verificato Direzione Approvato Direzione Data 10/11/ /11/ /11/2009 Firma Pagina 1 di 10

2 SOMMARIO 1.1 SCOPO FUNZIONI COINVOLTE PROCESSO DI REALIZZAZIONE Definizione e pianificazione dei processi Processi relativi al cliente Tipologie di cliente e servizi Definizione ed analisi dei requisiti del prodotto (produzione su commessa) Riesame dei requisiti prima dell emissione dell offerta (produzione su commessa) Riesame dell ordine/contratto (produzione su commessa) Modifiche all ordine/contratto Comunicazioni con il cliente Progettazione e sviluppo Pianificazione del progetto Modifiche di progetto Approvvigionamento e qualificazione dei fornitori Tipologie di prodotti Pianificazione degli acquisti Gestione degli approvvigionamenti Verifica dei prodotti approvvigionati Controlli in accettazione Produzione ed erogazione di beni/servizi Modalità di gestione/sviluppo dei prodotti/servizi Identificazione e rintracciabilità Conservazione dei prodotti Dichiarazione di conformità Manuale uso e manutenzione Posa in opera Collaudo posa in opera Pagina 2 di 10

3 1.1 SCOPO Lo scopo della sezione è quello di descrivere i processi messi in atto per la progettazione, la fabbricazione ed il montaggio dei serramenti della ditta ESSECI s.n.c. al fine di assicurarne una corretta pianificazione, esecuzione e un continuo monitoraggio rispetto ai requisiti richiesti dalle norme UNI EN 13659, UNI EN e da altre cogenti. Sono parte integrante di questo FPC: I contratti di cascading con i fornitori/gammisti Le direttive di lavorazione impartite dai fornitori/gammisti 1.2 FUNZIONI COINVOLTE Direzione Marketing/Commerciale Produzione Logistica Assicurazione Qualità Area Tecnica 1.3 PROCESSO DI REALIZZAZIONE Definizione e pianificazione dei processi I processi tipici messi in atto dall azienda per la realizzazione del prodotto/servizio sono quelli rappresentati dal Flow Chart (Allegato 1). La pianificazione dei processi comprende l insieme delle attività finalizzate alla predisposizione di risorse, strumenti, documenti e di quant altro è ritenuto necessario affinché il processo sia attuato, rispondente ai requisiti della norma di riferimento, coerente con la politica e le esigenze operative aziendali e consenta il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Nell ambito di ciascun macroprocesso sono definite e documentate le modalità operative per assicurare che le attività siano svolte in condizioni controllate, mediante: - le procedure documentate, i disegni, le schede tecniche, e tutto ciò che risulta necessario per descrivere le responsabilità e le modalità di lavorazione, - l utilizzo delle risorse nel rispetto dei tempi di consegna stabiliti, - il rispetto delle norme tecniche di riferimento, - l utilizzo di mezzi idonei nonché dei materiali e delle apparecchiature previste, Pagina 3 di 10

4 - l assegnazione delle attività a personale qualificato, - la predisposizione di ambienti di lavoro adeguati nel rispetto delle norme di sicurezza Processi relativi al cliente Tipologie di cliente e servizi I clienti della ditta ESSECI s.n.c. sono privati cittadini, imprese ed altri operatori commerciali; Il servizio offerto dalla ditta ESSECI s.n.c. è costituito da: - attività di produzione/commercializzazione - attività di posa in opera - attività di assistenza post-vendita Definizione ed analisi dei requisiti del prodotto (produzione su commessa) L azienda ha definito le responsabilità e le modalità di gestione del processo che conduce all acquisizione di nuovi contratti e ordini allo scopo di assicurare che: l oggetto della fornitura sia definito e documentato; eventuali differenze rispetto a quanto indicato nell'offerta siano risolte prima dell accettazione dell ordine; l Azienda possieda le capacità di soddisfare tutti i requisiti contrattuali. Fasi essenziali del processo di acquisizione di una commessa Nel processo di acquisizione della commessa il Tecnico-Commerciale: analizza le richieste di offerta/preventivo definisce la composizione tecnica dell offerta e l analisi dei costi invia preventivo/offerta per accettazione da parte del Cliente provvede al riesame della conferma dell ordine da parte del cliente assegna il numero di commessa e provvede all archiviazione dell ordine invia copie dell ordine alle funzioni tecniche e produttive per l attivazione della commessa. Pagina 4 di 10

5 Riesame dei requisiti prima dell emissione dell offerta (produzione su commessa) Prima dell emissione, l offerta e la documentazione prodotta (analisi di fattibilità tecnicoeconomica, preventivi, ) viene riesaminata dalla funzione Tecnico-commerciale, per assicurarsi che: tutte le condizioni di fornitura siano state specificate, l offerta sia completa e corretta sotto il profilo formale, l azienda sia in grado di realizzare quanto richiesto dal cliente, sia necessario prevedere l affidamento di alcune parti della commessa a subappaltatori. Dopo tale verifica, si provvede ad inviare l offerta al cliente entro i tempi e nei modi richiesti Riesame dell ordine/contratto (produzione su commessa) Al ricevimento di una conferma d ordine la funzione Tecnico-commerciale riesamina il contenuto per: verificare che il documento ricevuto contenga tutti i requisiti formali; verificare la rispondenza con l'offerta; verifica l effettiva capacità dell azienda di espletare l ordine nei tempi e nei modi richiesti dal cliente. assicura la registrazione apponendo la firma sui documenti Modifiche all ordine/contratto Le modifiche all ordine/contratto possono essere richieste dal cliente. Se tali modifiche comportano notevoli variazioni rispetto a quanto stabilito nel contratto, tali variazioni vanno approvate da entrambe le parti interessate per iscritto, ripercorrendo, prima, quanto descritto nel punto precedente. Le funzioni coinvolte, quali area tecnica e logistica sono informate dal Tecnico-commerciale sulla natura delle modifiche introdotte Comunicazioni con il cliente Per attivare modalità efficaci di comunicazioni con il cliente, l azienda prevede un sistema di comunicazione in grado di: veicolare informazioni, attraverso funzioni aziendali (ufficio commerciale) come interfaccia cliente, sulla gestione della commessa; fornire informazioni sul prodotto/servizio; fornire informazioni prima e dopo la realizzazione/erogazione dei prodotti/servizi; Pagina 5 di 10

6 fornire informazioni di ritorno da parte del cliente, inclusi i suoi reclami Progettazione e sviluppo Pianificazione del progetto La progettazione svolta dalla ditta ditta ESSECI s.n.c. può essere configurata come una analisi di nuovi prodotti che devono soddisfare i requisiti imposti dal mercato in termini di funzionamento dei serramenti. La pianificazione del progetto consta essenzialmente di: - assegnazione delle risorse e dei tempi delle varie fasi del progetto (Piano di progetto) - analisi dettagliata del prodotto; - definizione dei requisiti delle attrezzature di produzione; - lancio dell ordine di acquisto delle attrezzature di produzione; - realizzazione della campionatura; - verifica dei campioni per approvazione attrezzature Modifiche di progetto L esigenza di modifica di un progetto nasce: a seguito delle attività di controllo da una richiesta del cliente in fase di accettazione del progetto/preventivo a seguito di una esigenza riscontrata a seguito di una esigenza riscontrata successivamente alla realizzazione del progetto Approvvigionamento e qualificazione dei fornitori Tipologie di prodotti L organizzazione acquista secondo necessità: profili di legno, alluminio o ferro accessori di ferramenta guarnizioni Pagina 6 di 10

7 vetri materiali di consumo Pianificazione degli acquisti In corrispondenza dell'avvio di una nuova commessa il responsabile della Logistica pianifica il fabbisogno di materiali prendendo in esame i seguenti dati: scorte di magazzino esistenti; materiali specifici per commessa; materiale del cliente (molto raramente); esigenze di progettazione; analisi delle vendite Periodicamente l azienda, sulla scorta dell'analisi dei materiali utilizzati a fronte di quelli pianificati, delle eventuali modifiche alle richieste dei clienti, valuta gli scostamenti ed aggiorna il piano di fabbisogno Gestione degli approvvigionamenti Il fabbisogno di prodotti o servizi viene rilevato dal Responsabile della Logistica; se occorre eseguire una ricerca di mercato e/o acquistare un nuovo articolo, sarà contattata la Direzione che, con supporto della Produzione, provvederà a quanto necessario per l avvio della negoziazione con i fornitori. Il documento di acquisto contiene tutte le informazioni necessarie ad identificare in maniera univoca il prodotto/servizio e le relative condizioni di fornitura Verifica dei prodotti approvvigionati Tra le informazioni relative all approvvigionamento, l organizzazione, quando necessario, riporta: i controlli, i collaudi da eseguire sul prodotto e l eventuale rilascio di dichiarazioni di non conformità o rapporti di prova; possibilità di eseguire dei controlli presso il fornitore Controlli in accettazione Il resp.le dei controlli verifica i materiali e componenti in ingresso mediante esame della conformità tra l ordine di acquisto e i materiali e componenti forniti. Pagina 7 di 10

8 Ogni difformità deve essere registrata e ne deve essere data comunicazione al fornitore utilizzando l apposito modulo. Materiali e componenti difformi da quanto specificato non debbono essere utilizzati nella produzione di serramenti soggetti a obbligo di marcatura CE. La registrazione del controllo è evidenziata direttamente sul documento di trasporto/fattura mediante l apposizione di un timbro/scritta con la dicitura CONTROLLATO Produzione ed erogazione di beni/servizi Modalità di gestione/sviluppo dei prodotti/servizi Pianificazione delle attività. Per consentire lo svolgimento delle attività di produzione in condizioni controllate, la funzione Logistica: pianifica le attività produttive; pianifica il fabbisogno materiali; predispone il piano di produzione; L area tecnica, invece, provvederà a: emissione scheda tecnica; elaborazione distinta base; elaborazione del programma/schede di taglio. Alla funzione Produzione è affidato il compito di: pianificare il fabbisogno di risorse e di mezzi; definire la documentazione di controllo; Alla funzione Tecnico/Commerciale è affidato il compito di: comunicare con il Cliente per tutto ciò che l avanzamento in Produzione delle Commesse Descrizione del processo di realizzazione Le fasi attraverso cui si sviluppa l intero processo di produzione possono essere così sintetizzate: Pagina 8 di 10

9 taglio e lavorazione dei materiali (legno, alluminio, ecc.); assemblaggio dei componenti; Vetratura (ove presente) collaudo finale Imballaggio L organizzazione ha definito e documentato le modalità operative per assicurare che tutte la attività siano svolte in condizioni controllate, mediante: documentazione che descrive i criteri e le modalità di lavorazione (Criteri di Controllo); l utilizzo delle risorse nel rispetto dei tempi di consegna stabiliti; il rispetto delle norme tecniche di riferimento; l utilizzo di mezzi idonei nonché dei materiali e delle apparecchiature previste, la manutenzione adeguata delle apparecchiature/macchine; l assegnazione personale addestrato e qualificato; l attuazione di attività di monitoraggio e di misurazione (Scheda Controlli); Identificazione e rintracciabilità La ditta ESSECI s.n.c. garantisce l identificazione dei prodotti durante le fasi di lavorazione associando ai prodotti il riferimento di commessa ed il nominativo del cliente. Sul prodotto finito viene applicata una apposita ETICHETTA riportante le specifiche richieste dalle norme di riferimento per la marcatura CE Conservazione dei prodotti La movimentazione riguarda i componenti, materiali ed i prodotti acquistati. Relativamente alla movimentazione dei componenti e dei materiali, sono rispettate tutte le condizioni necessarie per prevenire danni e deterioramenti. I componenti, i materiali ed altri prodotti acquistati sono immagazzinati in apposite aree o locali ben identificati ed idonei ad evitare danneggiamenti in attesa della loro utilizzazione. La movimentazione dei materiali soggetti a scadenza segue la logica del First in First out onde permettere la minima giacenza del materiale e la più rapida rotazione. Le modalità di imballaggio sono tali da garantire la protezione della qualità del prodotto fino alla consegna al cliente. Pagina 9 di 10

10 Dichiarazione di conformità Così come descritto dalle norme sulla marcatura CE, al prodotto viene allegata una DICHIARAZIONE DI CONFORMITA redatta secondo lo schema normativo; una copia della dichiarazione viene conservata nella cartella cliente Manuale uso e manutenzione Sempre in ottemperanza alle norme sulla marcatura CE, tutte le commesse consegnate sono corredate di apposito MANUALE USO E MANUTENZIONE, contenente le specifiche del prodotto stesso, le notizie per un uso corretto e sicuro, i dettagli per la manutenzione Posa in opera Collaudo posa in opera Il personale interno, a conclusione della posa in opera e per considerare chiuso il cantiere, è tenuto alla redazione del MODULO DI COLLAUDO POSA IN OPERA ed alla relativa sottoscrizione congiunta con il Cliente o suo delegato. Nel caso ci fossero impedimenti tecnici o reclami del cliente che impediscano la sottoscrizione del modulo di collaudo, quindi la chiusura del cantiere, il personale interno compilerà l apposito RAPPORTO NON CONFORMITA, meglio descritto nella sezione 2 del presente piano di controllo produzione. Pagina 10 di 10

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