SISTEMA QUALITA AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE. Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato
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- Alice Fumagalli
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1 Pagina 1 di 8 AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE 1 08/04/2011 Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato file: _Azioni correttive e preventive
2 Pagina 2 di 8 INDICE 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2.0 NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 3.0 DEFINIZIONI 4.0 RESPONSABILITA 5.0 MODALITA OPERATIVE 5.1 AZIONI CORRETTIVE 5.2 AZIONI PREVENTIVE 5.3 ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI 5.4 ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA 5.5 ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA 6.0 ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE file: _Azioni correttive e preventive
3 Pagina 3 di SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura descrive le modalità operative adottate per l individuazione, l analisi, la documentazione, la valutazione e l implementazione di: o Azioni Correttive (AC) intraprese per eliminare le cause delle Non Conformità (NC) rilevate ed evitare il loro ripetersi; o Azioni Preventive (AP) adottate per intervenire su potenziali aree di criticità. La procedura si applica alla gestione delle AC la cui necessità sia stata rilevata a seguito di reclami, sorveglianza o Verifica Ispettiva Interna (VII) (vedi PS 8.2.2) e per il verificarsi di NC: - di prodotto, gravi o ricorrenti; - di processo o di sistema. 2.0 NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO MANUALE DELLA QUALITÀ (MQ) Revisione vigente. UNI EN ISO 9001: 2008 Requisiti. Sistemi di gestione per la qualità. Procedura PS Procedura PS Gestione dei prodotti non conformi Gestione dei reclami Procedura PS Verifiche Ispettive Interne. file: _Azioni correttive e preventive
4 Pagina 4 di DEFINIZIONI La terminologia usata nel presente documento è coerente con le definizioni contenute nella Norma UNI EN ISO 9000, unitamente alla seguente: Sorveglianza: attività di controllo continuo (dove continuo può significare continuativo o frequente ) svolta dal Responsabile Gestione Qualità (RGQ), sia attraverso una sua quotidiana presenza in campo, sia attraverso l esame sistematico di tutti i documenti di registrazione della qualità [Rapporti di Non conformità (RNC), reclami, ecc.]. 4.0 RESPONSABILITA RGQ ha il compito di analizzare periodicamente le registrazioni sulle NC e sui Reclami e richiedere, consultandosi con il DIR, l apertura di una AC. I Responsabili delle aree interessate dalla NC e/o dal reclamo, hanno il compito di definire l AC da intraprendere e i tempi della sua attuazione e di garantirne l attuazione. Le AC vengono approvate a seconda dell area interessata da: o Dirigente Scolastico [area giuridica] o Direttore Laboratorio [area tecnico scientifica] o Direttore Amministrativo (DSGA) [area ausiliaria e amministrativa] o Responsabile Ufficio Tecnico (RUT) [area approvvigionamenti] I Responsabili di area hanno il compito di verificare l efficacia delle AC intraprese. RGQ ha il compito di chiudere l AC dopo la sua verifica. A differenza di quanto indicato per le AC, le AP necessarie ad eliminare problemi potenziali vengono promosse dal RGQ in sede di riesame periodico del Sistema Gestione Qualità (SGQ) e comportano cambiamenti significativi nella organizzazione dei processi o nel tipo di servizio fornito. file: _Azioni correttive e preventive
5 Pagina 5 di MODALITA OPERATIVE 5.1 AZIONI CORRETTIVE (AC) E opportuno sottolineare la differenza tra l effettuazione di una AC e la risoluzione di una NC. Risolvere una NC consiste nel dare positiva soluzione a un problema rilevato mediante una delle attività previste nella PS Una AC invece consiste nell individuare il perché la NC si è verificata e nel fare in modo che il problema non si ripeta ancora. La necessità di AC è determinata dal RGQ in base a: o valutazioni sull andamento delle NC; o rilievi del personale; o attività di ispezione e monitoraggio di processi e di sistema; o evidenza di ricorrenti carenze ed inadeguatezze negli strumenti di supporto all azione educativa; o esami di documenti di registrazione della qualità; o reclami dei clienti. L analisi delle cause può suggerire i seguenti tipi di soluzione, con l obiettivo di correggere l errore e contenerne gli effetti negativi: o interventi di formazione/aggiornamento del personale; o modifica del MQ, delle procedure, delle istruzioni o di altri documenti operativi; o modifiche di orari, di fornitori, di comportamenti; o sostituzione di apparecchiature; o modifica di regole esistenti. Ogni AC viene formalizzata con l emissione di una Richiesta di Azione Correttiva. Tale modulo è strutturato in tre sezioni: 1. la prima viene compilata dal RGQ che, in seguito all emissione di una NC, riporta nella sezione (Rilevazione), i documenti di riferimento e il codice di NC; 2. la seconda viene compilata dal Responsabile d Area (DS/DIR/DSGA/RUT) che definisce l AC da intraprendere, i tempi previsti per l attuazione e il responsabile dell attuazione stessa; 3. la terza (Verifica), è compilata dal Responsabile d Area, il quale vi registra l esito finale. file: _Azioni correttive e preventive
6 Pagina 6 di 8 Il RGQ, provvede a chiudere l AC riportandone la chiusura nell apposito registro parte integrante del Plico gestione delle Non conformità che contiene, tra l altro, le seguenti informazioni: o numero progressivo; o tipologia NC (Prodotto, Processo, Sistema); o codice Non Conformità; o data emissione; o funzione emittente; o descrizione della Non Conformità rilevata; o risoluzione / attuazione; o responsabile risoluzione / attuazione; o scadenza attuazione; o data di chiusura effettiva dell intervento. 5.2 AZIONI PREVENTIVE (AP) La necessità di AP può scaturire dall analisi di una serie di dati che evidenziano: o difficoltà con i fornitori; o comportamenti non idonei del personale; o calo nelle iscrizioni; o bassa soddisfazione dei Clienti per il servizio ricevuto; o esiti negativi di verifiche ispettive interne ed esterne. Se l analisi di tali dati, nel periodico riesame della Direzione, porta ad individuare indizi e tendenze che preludano all insorgenza di problemi potenziali può essere necessario definire e mettere in atto un azione mirante a ridurre o eliminare i rischi connessi a tali problemi. Come conseguenza di una AP può essere necessario: o modificare i documenti (manuale, procedure, istruzioni, ecc.); o elaborare nuovi documenti; o effettuare interventi di aggiornamento/formazione; o modificare comportamenti; o modificare obiettivi. Sulla base delle analisi effettuate, il RGQ richiede, al Responsabile dell area in cui si verificano condizioni potenzialmente pregiudizievoli per la qualità, di avviare AP, eseguendo di seguito i controlli per assicurarne la efficacia. Tale comunicazione deve fornire una descrizione dettagliata e circostanziata degli eventi e condizioni che possono generare eventuali situazioni di non qualità. file: _Azioni correttive e preventive
7 Pagina 7 di 8 Il Responsabile d Area propone soluzioni, tempi di completamento e responsabile dell attuazione, verificandone successivamente l efficacia. Il RGQ, provvede a chiudere l AP riportandone la chiusura nell apposito registro che contiene, tra l altro, le seguenti informazioni: o numero progressivo; o descrizione potenziale NC; o descrizione azione intrapresa; o responsabile dell attuazione; o scadenza attuazione; o data di chiusura effettiva dell intervento. 5.3 ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI La documentazione relativa alle AC e AP è conservata presso l archivio del RGQ per un periodo di tre anni. 5.4 ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA Plico gestione delle Non conformità 5.5 ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA Azione Correttiva Azione Preventiva Direttore Amministrativo Direttore Laboratorio Dirigente Scolastico Non Conformità Responsabile Gestione Qualità Rapporto di Non Conformità Responsabile Ufficio Tecnico Sistema Gestione Qualità Verifiche Ispettive Interne/Audit AC AP DSGA DIR DS NC RGQ RNC RUT SGQ VII file: _Azioni correttive e preventive
8 Pagina 8 di ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE DATA REV. PR PAR DESCRIZIONE HOLD DESCRIZIONE NEW file: _Azioni correttive e preventive
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