e-procurementhera QUICK REFERENCE MANUAL PER TRATTATIVE IN BUSTA APERTA

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1 e-procurementhera QUICK REFERENCE MANUAL PER TRATTATIVE IN BUSTA APERTA 1

2 Indice del manuale Il presente manuale fornisce le istruzioni necessarie alla creazione ed invio dell offerta per le negoziazioni in busta aperta alle quali i fornitori sono stati invitati. 1. Navigazione nel portale (slide 3) 2. Selezione procedimenti o documenti elaborati (slide 4) 3. Offerta Creazione (slide 5) Inserimento prezzi (slide 7) Visualizzazione e inserimento testi (slide 10) Visualizzazione e inserimento allegati (slide 11) Sottomissione offerta (slide 12) Modifica / Ritiro (slide 14) Rinegoziazione e Reinvio (slide 15) 2

3 Navigazione nel Portale Cliccando sulle voci del menù è possibile navigare nel portale per svolgere le attività desiderate Pulsante per aprire /chiudere la maschera di ricerca delle trattative Vis. Procedimenti e Aste Riepilogo : Lista delle trattative/gare alle quali è possibile partecipare Dopo aver effettuato il login al portale, il fornitore accede direttamente alla lista delle trattative alle quali è stato invitato a partecipare (Vis. Procedimenti e Aste Riepilogo ) per ricercare quella di interesse. 3

4 Selezione procedimenti o documenti elaborati Una volta effettuato l accesso al sistema e alla lista delle negoziazioni, si consiglia di premere sempre il pulsante Aggiornare per visualizzare i documenti più recenti, relativi alle negoziazioni ed alle offerte eventualmente già create. Cliccando sul pulsante Vis. Aggiornamento rapido dei criteri, è possibile ricercare la trattativa per N procedimento. Cliccando sul N Procedimento è possibile visualizzare i dettagli della negoziazione. Pulsanti per l aggiornamento della lista dei documenti presenti secondo i criteri di filtro impostati Premere il pulsante per avviare la ricerca 4

5 Offerta - Creazione Per la creazione dell Offerta, ci sono due alternative possibili: Selezionare il procedimento di interesse e cliccare sul pulsante Creare, direttamente dalla lista delle negoziazioni Pulsante per la creazione dell offerta Pulsante per la selezione del procedimento Cliccare sul N Procedimento, e premere il pulsante Creare nella nuova finestra che visualizza il documento di Richiesta d Offerta Pulsante per la creazione dell offerta 5

6 Offerta - Creazione Alla creazione dell Offerta, il fornitore accede ad una prima finestra contenente le informazioni di testata del documento creato. Durante la fase di elaborazione del documento è sempre possibile: premere il pulsante Controllare per verificare la correttezza dei dati inseriti premere il pulsante Salvare per salvare il documento e riprendere successivamente l elaborazione Informazioni sulla creazione dell Offerta elaborate in automatico dal sistema Menù orizzontale di navigazione del documento 6

7 Offerta Inserimento prezzi Accedendo al tab Posizioni dal menù orizzontale in alto, è possibile visualizzare l elenco delle posizioni inserite dal buyer, per le quali è richiesta un offerta. Possono essere presenti particolari tipi di posizioni per le richieste d offerta di prestazioni. Tali posizioni devono essere esplose, attraverso l apposito pulsante, per visualizzare l elenco delle sotto-posizioni sulle quali inserire puntualmente i prezzi. Premere sul Triangolo per aprire o nascondere la lista delle sotto-posizioni 7

8 Offerta Inserimento prezzi Per inserire i prezzi e le altra informazioni richieste, è necessario entrare nella sezione Dettagli tramite apposito pulsante, o cliccando sul numero della posizione (in blu). Nei Dettagli delle posizioni è possibile indicare: l offerta economica nei campi Quotazione, Sconto percentuale o Sconto assoluto a seconda della tipologia di Offerta richiesta dal Buyer I eventuale fattore di conversione del prezzo (per esprimere i prezzi unitari contenenti più di due decimali dopo la virgola): il valore di default è 1 i giorni di consegna e il codice prodotto del fornitore (se espressamente richiesto) l eventuale indisponibilità per la posizione indicata, tramite apposito flag Nessuna offerta Indicata N.B. Attivando il flag Non presentare l offerta, il fornitore dichiara espressamente di non presentare offerta per tale posizione 8

9 Offerta Inserimento prezzi Le Tipologia di Offerta richieste possono essere le seguenti: Quotation QUOT : importo libero Sconto % SCPER : numero che indica lo sconto in termini %, eventualmente applicabile alla Base d asta se valorizzato il relativo campo Sconto Assoluto SCASS : numero che indica lo sconto in termini assoluti, eventualmente applicabile alla Base d asta se valorizzato il relativo campo Se valorizzato, il campo Oneri di sicurezza è riferito alla singola unità di prodotto, e viene sommato al prezzo inserito dal fornitore. Al termine della sottomissione dell Offerta, dopo aver premuto il tasto Salvare o Presentare il sistema aggiorna il valore del campo Valore offerta comprensivo dei sub-totali per posizione. 9

10 Offerta Visualizzazione ed inserimento testi Nelle Note e allegati in testata del documento o nel dettaglio di ciascuna posizione, è possibile un testo per segnalare al buyer delle informazioni nel campo testo Osservazioni dell offerente. Osservazioni dell offerente in testata (Informazioni Procedimento Note e allegati) Cliccare sul link Osservazioni dell offerente per aprire il pop-up e inserire il testo, quindi premere Salvare Osservazioni dell offerente in posizione (Posizioni Dettagli posizione Note e allegati) 10

11 Offerta - Visualizzazione ed inserimento allegati Per l inserimento degli allegati (sia a livello di testata che di posizione dai rispettivi pannelli Note e allegati ), è necessario cliccare sul pulsante Aggiungere allegato e specificare: Descrizione: liberamente compilabile dall utente Visibilità esclusivamente interna o pubblica (valorizzando il flag Int. ) Fare click su Elaborare descrizione per modificare la descrizione dell allegato Fare click sulla Descrizione dell allegato per aprire il file Fare click su Browse per individuare il file di interesse e inserire una descrizione. Quindi, fare click su Salvare. 11

12 Offerta - Sottomissione Una volta completata l offerta, il fornitore può Salvare o Presentare l offerta. ATTENZIONE: Il salvataggio dell offerta non costituisce la sottomissione. Per sottomettere definitivamente l offerta è necessario rientrare in modifica del documento e premere il pulsante Presentare. In caso di errori nella compilazione dell offerta, il sistema restituisce un messaggio di errore che impedisce la sottomissione. In caso di offerta completa e corretta, il sistema certifica all utente che l offerta è stata presentata correttamente. Pulsante per la presentazione dell offerta 12

13 Offerta - Sottomissione Dalla lista delle negoziazioni, premendo il pulsante Aggiornare è quindi possibile verificare la creazione dell Offerta. N Offerta creata N.B. La Versione offerta del fornitore parte sempre da 2, e si incrementa ad ogni nuova sottomissione da parte del fornitore Stato dell Offerta N Versione dell Offerta Una volta presentata per la prima volta la propria offerta, il fornitore è abilitato alle seguenti attività selezionando la riga corrispondente all offerta di interesse: Pulsante Modificare : modifica dell offerta, se abilitata dal buyer fino al raggiungimento del termine di Presentazione Offerta, o in caso di reinvio al mittente da parte del buyer per eventuali rinegoziazioni. Pulsante Annullare : consente il ritiro dell Offerta fino alla scadenza del Termine di presentazione Offerte. L Offerta può comunque essere nuovamente inviata. 13

14 Offerta Modifica / Ritiro Per entrare in modifica dell offerta (nei casi in cui il fornitore è abilitato), premere il pulsante Modificare Per annullare la propria offerta premere il pulsante Annullare. Per risottomere nuovamente la propria offerta, premere il pulsante Inviare nuovamente 14

15 Offerta Rinegoziazione e Reinvio Il fornitore, entrando nella propria offerta reinviata al mittente, visualizza un nuovo flag Rifiutato/Non reinviato. Il fornitore ha la possibilità di rilanciare la propria offerta su tutte le posizioni per le quali il flag Rifiutato/Non reinviato non è valorizzato. Premere il pulsante Modificare e correggere la propria offerta per le sole posizioni per cui il flag Rifiutato/Non reinviato non è attivo. Quindi, risottomettere l offerta premendo il tasto Presentare. Nel caso il fornitore non intenda modificare la prima versione della sua offerta, è necessario comunque entrare nella propria offerta e risottometterla senza variazioni cliccando il pulsante Presentare. 15