Sage Start Acquisizione di collaboratori Guida. Dalla versione

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1 Sage Start Acquisizione di collaboratori Guida Dalla versione

2 Sommario 1.0 Anagrafica personale Dati personali Scheda Dati personali Scheda Attività Scheda Salario Scheda Imposta alla fonte Scheda Versamento Finanza Scheda Statistica Scheda Testi Mutazione campo (dalla linea Professional) 20 Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 2 di 21

3 1.0 Anagrafica personale L attività centrale della configurazione della contabilità salariale è l acquisizione dell anagrafica personale. Oltre ai dati personali, per ogni collaboratore vengono memorizzati anche i componenti fissi del salario. Ovviamente fanno parte dei dati del collaboratore anche le coordinate bancarie e gli eventuali assegni familiari per i figli che ne hanno diritto. È anche possibile copiare un collaboratore esistente per acquisirne uno i cui dati sono identici. La funzione «Visualizza certificati» consente di richiamare il Manager certificati WEKA. Le impostazioni di promemoria dell agenda si possono definire con la funzione «Promemoria». L anagrafica personale è reperibile nel menu Contabilità salario > Anagrafica personale. Figura: anagrafica personale Per acquisire un nuovo collaboratore, fare clic sul pulsante «Nuovo». Per copiare un collaboratore esistente e utilizzare i suoi dati come modello, marcare la persona che interessa e fare clic sul pulsante «Duplicare». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 3 di 21

4 2.0 Dati personali Con la funzione «Crea certificato» si apre il manager certificati, mentre la funzione «Apri archivio» apre l archivio file. Queste due funzioni sono descritte in un documento a parte. Figura: dati personali Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 4 di 21

5 2.1 Scheda Dati personali Nella scheda «Dati personali» vengono acquisiti e gestiti i dati personali dei collaboratori. Figura: scheda Dati personali Il numero personale è costituito da un massimo di 10 posizioni alfanumeriche. Al primo utilizzo è necessario importare le nazionalità. Una volta importata per la prima volta, la nazionalità può essere memorizzata per ogni collaboratore. Per importare le nazionalità è necessario: Con il tasto destro del mouse fare clic sul campo «Nazionalità» Selezionare «Crea» Selezionare il Paese desiderato con il tasto Ctrl Confermare con «OK». Figura: nazionalità La nazionalità attivata ora può essere selezionata nell anagrafica personale. Per ogni collaboratore si possono acquisire due indirizzi. L indirizzo predefinito viene inserito automaticamente anche nella sottoscheda «Indirizzo di spedizione». Se l indirizzo di spedizione non coincide con l indirizzo predefinito, può essere inserito manualmente nella scheda «Indirizzo di spedizione». L indirizzo che viene stampato sulla scheda salario è quello di spedizione. Per ogni collaboratore è inoltre possibile salvare una foto. Fare clic sulla freccia in altro a destra sul riquadro della foto, quindi selezionare il relativo percorso e la foto. Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 5 di 21

6 Alla creazione del salario, la contabilità salariale Sage Start consente di effettuare i corretti accrediti per assegni familiari e per la formazione a condizione che siano state memorizzate le tariffe cantonali e i figli aventi diritto all assegno. Figura: barra menu Personale Per inserire un nuovo membro famigliare, fare clic sul pulsante «Aggiungi» alla voce «Componenti della famiglia». Figura: componenti della famiglia In «Assegno familiare fino», la data viene calcolata automaticamente in base alla data di nascita (fino al compimento del 16 anno d età). Le date relative a «Assegno per la formazione da» e «Assegno per la formazione fino» vengono acquisite e prorogate in conformità con la certificazione della cassa di compensazione. Laddove si producesse una differenza di esborso rispetto a un altro cantone, tale differenza viene acquisita nel campo «Importo», altrimenti il campo resta vuoto. Nel campo vuoto appare la dicitura «Tabella CAF» indicante che nel certificato salariale vengono rilevati i valori della tabella degli assegni familiari. Qui inoltre è possibile memorizzare il partner del lavoratore. Si tratta di una informazione importante soprattutto nel caso di collaboratori con ritenuta alla fonte obbligatoria perché se il partner ha un rapporto di lavoro il datore di lavoro è soggetto a una tariffa diversa. Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 6 di 21

7 2.2 Scheda Attività In Questa scheda vengono gestite entrate e uscite. Essa contiene inoltre informazioni interne all azienda relative al collaboratore, quale la sua funzione, il reparto ecc. Figura: attività Come entrata viene inserito automaticamente il primo giorno dell attuale mese di calcolo. Le altre entrate e uscite sono gestite in ordine cronologico. Rientrano qui le conclusioni ordinarie e i nuovi rapporti di lavoro ma non le interruzioni di un rapporto di lavoro per vacanze, congedo per maternità e così via. I calcoli dei saldi cumulativi dei limiti di salario massimo annuali AD e LAINF si chiudono a ogni uscita e si riaprono con 0 come valore iniziale per nuove entrate dello stesso anno. I collaboratori che sono usciti ed entrati più volte nello stesso anno pertanto appaiono più volte nei conteggi AVS, AD e LAINF. All acquisizione della data di uscita, anteriore a quella attuale, lo stato del collaboratore passa a «Inattivo»; in questo modo la persona verrà esclusa dai certificati salariali futuri. Per eseguire un pagamento arretrato a un collaboratore dopo la sua uscita, impostare manualmente di nuovo lo stato su «Attivo». Figura: stato della persona Se si imposta una data di uscita, nelle trattenute nell anagrafica personale la data di validità viene impostata automaticamente su «Valido fino a». È obbligatorio indicare il cantone in cui viene svolta l attività lavorativa perché viene utilizzato nel calcolo degli assegni familiari. Se si spunta l opzione «Ruolo ordini, responsabile», al momento di creare una nuova fattura cliente è possibile selezionare il collaboratore come responsabile. Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 7 di 21

8 2.3 Scheda Salario Figura: salario Nella scheda «Salario» vengono acquisiti e gestiti tutti i componenti del salario. I valori acquisiti vengono inclusi automaticamente nella creazione del salario e non devono essere rilevati nei dati salariali variabili. Figura: Grado di occupazione In questa scheda vengono dapprima archiviati il tipo di salario, il grado di occupazione e l attivazione dell attività accessoria. Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 8 di 21

9 Opzione «Attività accessoria» Se un collaboratore opera nell attività accessoria, si attiva qui la relativa casella di spunta e il salario verrà automaticamente incluso esente da contributi AVS. Dati salariali Nei dati salariali vengono acquisite tutte le categorie di salario appartenenti al salario base del collaboratore a esclusione degli assegni familiari, che vengono calcolati in base ai figli acquisiti e alla tabella di supporto Tabella CAF. Figura: categoria di salario Il pulsante «Aggiungi categoria di salario» consente di acquisire nuove categorie di salario. Il salario base deve essere acquisito sempre come 100%, anche se il collaboratore non lavora a tempo pieno; il programma infatti calcola automaticamente l importo ridotto in base alla percentuale dell assunzione (grado di occupazione). La linea Professional consente di tenere una cronologia delle singole categorie di salario che consente di acquisire anche dati salariali posteriori alla data attuale. Figura: dati salariali Se una categoria di salario non è più necessaria, se ne dovrà indicare la relativa data nel campo «Valido fino a». Dopo la scadenza la categoria di salario non verrà più calcolata. Per cancellare una categoria di salario, marcare la categoria di salario che interessa e fare clic sul pulsante «Elimina categoria di salario». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 9 di 21

10 Figura: eliminazione di una categoria di salario Ricordare che qui non vengono rilevati i dati di salario variabili, che vengono invece inseriti nel calcolo. Deduzioni (ovvero trattenute) In questa parte vengono definite le trattenute applicate al collaboratore. L opzione «Mostra trattenute attive» consente di visualizzare le deduzioni non ancora in vigore o deduzioni la cui data di fine validità è anteriore a quella attuale. Figura: filtro trattenute Nella colonna «Tipo di trattenuta» si definiscono quali categorie di salario vengono rilevate e quali non vengono rilevate automaticamente nel certificato salariale. Per acquisire nuove deduzioni, fare clic sul pulsante «Aggiungi trattenute». Figura: aggiunta di trattenute Nella rubrica «Trattenute» sono disponibili diverse colonne che saranno spiegate più avanti. Figura: colonne di trattenute Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 10 di 21

11 Codice di trattenuta Il codice di trattenuta corrisponde al codice archiviato nella tabella di supporto «Configurazioni della trattenuta» e consente di definire la percentuale utilizzata per il calcolo. Quando viene selezionato il codice di trattenuta, vengono archiviati automaticamente anche il tipo di istituzione e la data«valido fino a». Per modificare il codice di trattenuta fare clic in questo campo; verrà visualizzata la lista di selezione in cui sono elencate tutte le trattenute coperte dallo stesso tipo di assicurazione. Figura: modifica del codice di trattenuta Il codice di trattenuta può essere modificato a condizione che l attuale deduzione non sia ancora stata utilizzata per un certificato di salario. Tipo di assicurazione Il tipo di assicurazione definisce a quale gruppo di trattenute appartiene il codice; non può essere modificato qui; viene archiviato nella tabella di supporto «Trattenute». Deduzione (ovvero trattenuta) Laddove alla voce del relativo codice di trattenuta nella tabella di supporto «Configurazioni della trattenuta» sono già state acquisite, le percentuali vengono archiviate automaticamente ma si possono tuttavia personalizzare per ogni collaboratore. Una volta avviato il primo certificato salariale, le percentuali non si possono più sovrascrivere e in questo caso le trattenute devono essere acquisite ex novo. La data «Valido da» della deduzione precedente e la data «Valido a» della nuova deduzione vengono impostate automaticamente. Valido da/valido a La data «Valido da» viene archiviata automaticamente una volta selezionata la trattenuta. La data non è modificabile perché le trattenute valgono sempre a partire dal mese in corso. Se la trattenuta non è più necessaria, deve essere acquisita ex novo con tipo di trattenuta «nessuna trattenuta/senza assicurazione» o «non obbligatoria». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 11 di 21

12 Tipo di trattenuta In «Tipo di trattenuta» si definisce in che modo calcolare la deduzione. È possibile indicare, ad esempio, se la deduzione deve essere calcolata in franchi o in percentuale, ovvero se la trattenuta è a carico del lavoratore o del datore di lavoro. Codice LPP In questa colonna si possono salvare i valori della tabella LPP. Il campo è abilitato quando il tipo di trattenuta è impostato su «Tabella LPP - Trattenuta in %» o «Tabella LPP - Trattenute in % pagate dal datore di lavoro» Figura: trattenuta Tabella LPP Per cancellare una trattenuta, marcare la riga che interessa e fare clic sul pulsante «Elimina trattenute». Figura: eliminazione di trattenute Una volta avviato il primo certificato salariale, le trattenute non si possono più cancellare. Le trattenute obbligatorie per legge non possono essere cancellate. Si consiglia di mantenere anche le trattenute non obbligatorie (ad esempio la LAINF11) ma del tipo «kein Abzug/nicht versichert» (nessuna trattenuta/senza assicurazione). In questo modo si garantisce la corretta creazione delle analisi di fine anno. Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 12 di 21

13 2.4 Scheda Imposta alla fonte Figura: scheda Imposta alla fonte Se viene salvato il permesso per stranieri C, i rimanenti campi si disattivano automaticamente perché i collaboratori con permesso C non sono soggetti a imposta alla fonte. È inoltre possibile impostare come non soggetti all imposta alla fonte anche i collaboratori stranieri non provvisti di permesso C, nel caso ad esempio di persone coniugate con cittadini svizzeri. Spuntare quindi la casella «Imposta alla fonte disattivata». La validità del permesso per stranieri va inserita nel campo «Valido fino a». Figura: validità del permesso per stranieri In linea di massima questo campo non ha alcuna funzione specifica. È tuttavia opportuno disporre nell agenda di un promemoria che ricordi la scadenza del permesso. Contenuto del promemoria: cognome, nome del collaboratore, permesso [permesso per stranieri] scade al [Valido fino a]. Il promemoria deve essere inserito all ultimo giorno di lavoro del mese precedente alla scadenza del permesso. Figura: agenda Scadenza del permesso Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 13 di 21

14 Codice di imposta alla fonte Il codice di imposta alla fonte viene automaticamente generato dal programma a motivo dei dati anagrafici del collaboratore inseriti. Se ad esempio per un collaboratore si archivia il permesso per stranieri B, viene proposto automaticamente un codice di imposta alla fonte. Figura: selezione Permesso Figura: proposta di tariffa di imposta alla fonte Per modificare la tariffa, fare clic sul pulsante «Modifica tariffa» o direttamente sul codice della tariffa di imposta alla fonte. Figura: modifica della tariffa dell imposta alla fonte Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 14 di 21

15 L attuale tariffa del collaboratore viene visualizzata in un altra finestra. Figura: modifica dell imposta alla fonte Facendo clic sul pulsante «Impostazioni» si accede direttamente alla tabella di supporto «Adeguamenti dell imposta alla fonte» in cui è possibile definire le impostazioni tariffarie dei cantoni. Nella finestra di dialogo «Inserimento del codice dell imposta alla fonte» vengono visualizzati i parametri che definiscono la tariffa. Tali impostazioni si possono modificare per ogni collaboratore. I relativi adeguamenti vengono visualizzati alla voce «Codice generato». Premendo «OK» si torna alla scheda «Imposta alla fonte». Al salvataggio della persona, il codice viene confrontato con i dati inseriti per il collaboratore. Se i dati del collaboratore non coincidono con quelli del codice, si apre una finestra aggiuntiva e viene proposto l adeguamento del codice. Se si chiude la finestra con «No», viene mantenuto il codice «vecchio». Figura: verifica dell imposta alla fonte Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 15 di 21

16 2.5 Scheda Versamento In questa scheda vengono memorizzati tutti i conti di esborso del collaboratore e un eventuale pignoramento retributivo. Figura: scheda Versamento Il pulsante «Nuovo» consente di acquisire un nuovo conto di versamento. Selezionare il conto di addebito dalla lista di selezione. Figura: dettaglio versamento Selezionare quindi i dati relativi al collaboratore. Definire se il versamento verrà effettuato su un conto postale o bancario. Se il bonifico viene effettuato su un conto bancario, è obbligatorio indicare il codice IBAN. Il codice IBAN riporta tutti i dati rilevanti per effettuare un pagamento; Il numero di conto non è quindi necessario. Se il codice IBAN del collaboratore non è noto, può essere generato tramite il pulsante «Link strumento IBAN» utilizzando il numero di conto e di compensazione. È possibile acquisire un numero a piacere di conti di versamento del collaboratore e di conti di un beneficiario terzo. Figura: Versamento, parte Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 16 di 21

17 Nel campo «Parte», per ogni conto di versamento è possibile definire se si deve effettuare il bonifico di un importo fisso, di un determinato valore percentuale dell importo di versamento, del valore di una categoria di salario o semplicemente del resto. Il campo «Parte» si attiva solo se vengono archiviati almeno due conti di versamento. Figura: versamento, priorità La priorità di versamento, ovvero la sequenza di inclusione dei conti al momento di creare l esecuzione dei pagamenti, si definisce in base all ordine indicato nella tabella dei conti di versamento. Quanto più alta è la posizione di un conto nella tabella, tanto maggiore è la sua priorità. Al conto con la priorità più bassa, ovvero l ultimo conto della tabella, viene assegnata automaticamente la parte «Resto». I versamenti si possono impostare con le frecce visibili a destra della finestra di dialogo. Se la relazione di pagamento acquisita non si riferisce al collaboratore ma a un altro destinatario (come nel caso di pagamenti di alimenti, pignoramenti retributivi ecc.), in «Versamento a» si attiva «Beneficiario terzo». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 17 di 21

18 2.6 Finanza Nell area superiore della scheda «Finanze» per il collaboratore si possono contabilizzare singole categorie di salario, mentre nell area inferiore vengono memorizzati i centri di costo. Figura: scheda Finanze Nella contabilizzazione delle categorie di salario viene definita ed elaborata una contabilizzazione delle categorie di salario valida specificamente per il collaboratore. Centro di costo (dalla linea Standard) Nell area inferiore della scheda è possibile memorizzare i centri di costo. La condizione è che i centri di costo risultino acquisiti nel menu Dati anagrafici > Centri di costo. Per aggiungere un centro di costo, fare clic sul pulsante «Aggiungi centro di costo». Per cancellare di nuovo un centro di costo, fare clic sul pulsante «Elimina centro di costo». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 18 di 21

19 2.7 Scheda Statistica Figura: scheda Statistica Numero RIS Il numero RIS è il numero del Registro delle imprese e degli stabilimenti ed è pubblicato dall Ufficio federale di statistica. Si utilizza per la statistica della rilevazione svizzera della struttura dei salari (RSS). Il numero RIS viene memorizzato nei dati di base e nell anagrafica personale viene solo selezionato. (In assenza del numero RIS, inserire il numero esemplificativo in Dati di base > Dati anagrafici, scheda Statistica salario.) Ore/settimana L indicazione del numero di ore settimanali è obbligatoria perché si utilizza anche per il calcolo delle singole categorie di salario. Se tale indicazione è già stata memorizzata nei dati di base, il numero viene rilevato automaticamente in questa scheda Attenzione: Se il collaboratore non lavora al 100%, il numero di ore settimanali deve essere calcolato in baso al grado di occupazione. Ad esempio 100% = 40 ore; 80% = 32 ore Se l impresa è soggetta a partecipare alla rilevazione svizzera della struttura dei salari RSS, nella scheda «Statistica» alle persone soggette a obbligo di statistica devono essere attribuiti i valori corretti. La maggior parte dei campi contiene una selezione predefinita che viene visualizzata premendo la freccia in giù. Per le persone non soggette a obbligo di statistica attivare l opzione «Escludi persona dalla statistica». Per ogni collaboratore vengono definiti attività, livello di quadro, formazione, esigenze, accordo salariale, tipo di salario e tipo di contratto. Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 19 di 21

20 2.8 Scheda Testi Figura: scheda Testi Nell area «Commento» vengono acquisiti singoli commenti relativi alla scheda salario che verranno poi stampati e cancellati sul conteggio di salario successivo, nella misura in cui alla chiusura dell elaborazione del salario non è stata disattivata l opzione attivata per default «Cancellare dall anagrafica personale le osservazioni relative al conteggio di salario». Nel campo testo «Note» vengono acquisiti appunti relativi alla persona attualmente attiva. Tali note non vengono stampate sul conteggio di salario. Dopo aver marcato i testi inseriti, si attiva una barra per la definizione del formato di scrittura con funzionalità e simboli e noti dai programmi di elaborazione dei testi per la formattazione del testo. 2.9 Mutazione campo (dalla linea Professional) La mutazione campo consente di mutare contemporaneamente diversi dati relativi a tutti o a singoli collaboratori. Aprire la mutazione campo con l omonimo pulsante nell anagrafica personale. Richiamo della mutazione campo Figura: «Mutazione campo» si suddivide nelle aree «Dati personali», «Attività», «Salario» e «Versamento». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 20 di 21

21 Area Dati personali Qui è possibile modificare la lingua e la nazionalità di tutti i collaboratori. Area Attività In questa opzione è possibile modificare la località di lavoro. Area Salario In quest area è possibile modificare il tipo di salario, il grado di occupazione, una categoria di salario nell anagrafica salario o una deduzione nell anagrafica salario. Non si possono aggiungere nuove categorie di salario o deduzioni, ma solo modificare quelle esistenti. Area Versamento Con la mutazione campo «Versamento» è possibile cambiare il conto di addebito del datore di lavoro. Per realizzare una mutazione, fare clic nell area superiore sulla voce desiderata, ad esempio su Dati personali > Lingua Figura: mutazione campo Sul lato sinistro marcare infine tutti i collaboratori per i quali si desidera realizzare la mutazione. Per marcare tutti i collaboratori, fare clic sulla casella nell angolo in alto a sinistra. Figura: selezione Mutazione campo Sul lato destro è possibile eseguire la modifica corrispondente e infine avviare la mutazione con «Applica modifiche». Guida Acquisizione di collaboratori Pagina 21 di 21