La posta elettronica

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1 SEDE AUTONOMA DI SESTO CALENDE La posta elettronica Guida introduttiva a Gmail a cura di Gianpaolo Michelutti

2 La posta elettronica La posta elettronica (in inglese electronic-mail abbreviato in ) serve per scambiare messaggi attraverso la rete internet. Essa offre molti vantaggi rispetto a quella tradizionale: può raggiungere una infinità di destinatari contemporaneamente in tutto il mondo, può essere ricevuta anche in assenza del destinatario, permette di allegare file multimediali (immagini, musica ed altro). Per comunicare con la posta elettronica occorre disporre dell'accesso a Internet mediante un provider. Bisogna anche aprire presso il provider una casella di posta elettronica (mailbox), cioè una cartella sul server del provider in cui raccogliere e conservare i messaggi ricevuti e serve anche, ovviamente, un indirizzo di posta elettronica personale. Occorre, infine, un programma che gestisca la posta. Quest'ultimo è generalmente disponibile nella Home page del Provider. Per inviare una il mittente scrive il messaggio, si collega ad Internet e lo spedisce. Il messaggio viene memorizzato nella casella postale del destinatario. Per leggere una il destinatario si collega ad Internet, apre la sua casella di posta e legge e il messaggio. L INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA Un indirizzo di posta elettronica è composto da due parti separate dal (chiocciola): la prima parte indica il nome dell utente, la seconda indica l indirizzo del server ove risiede la casella di posta elettronica: nome utente@nome del server.dominio. (esempio: gianpaolo.michelutti@gmail.com) I PROGRAMMI DI POSTA ELETTRONICA Vi sono programmi di posta elettronica, come Outlook Express di Microsoft, che risiedono sul proprio computer ed altri che sono forniti dal provider e risiedono quindi sul suo server. Tra i programmi che risiedono sul computer citiamo Outlook Express di Microsoft, fornito generalmente assieme al pacchetto "Office". LA POSTA ELETTRONICA VIA WEB. Il Provider che fornisce l accesso a Internet, dispone generalmente anche di un programma per gestire la posta elettronica. Si può quindi scrivere e leggere messaggi sfruttando le potenzialità offerte dal Provider presso il quale abbiamo registrato il nostro indirizzo di posta elettronica. La Posta elettronica via Web offre indubbi vantaggi rispetto all uso di un SW che risiede sul nostro computer. Infatti in quest'ultimo caso è possibile inviare messaggi solo dal proprio computer (e riceverne solo dal proprio Provider). Mediante la posta via Web è invece possibile operare da qualsiasi computer. Inoltre messaggi, allegati e Rubrica risiedono sul server del Provider e quindi ad essi si può accedere da qualsiasi computer, in un luogo qualsiasi. Trattiamo qui brevemente uno dei siti più diffusi, quello del Provider CREARE UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA Per accedere alla propria casella di posta elettronica è necessario prima creare un account presso il Provider che ci fornisce il collegamento. Un account costituisce quell'insieme di funzionalità, strumenti e contenuti attribuiti ad un utente. Il termine account deriva dal gergo bancario, ed in inglese indica un conto in banca; qui serve per evidenziare la possibilità di usufruire di servizi che ha un utente registrato ed identificato presso un sito web, paragonabili a quelli offerti dal sistema bancario. Il sistema informatico è in grado di riconoscere l'identità del titolare di un account attraverso il Nome utente (univoco) e la Password. LA POSTA ELETTRONICA 2

3 CREARE UN NUOVO ACCOUNT SU GMAIL.COM Con un account Google è possibile accedere a diversi prodotti Google quali Gmail, Google+, YouTube e altri ancora avvalendosi di un unico nome utente e una sola password. Per creare un account seguire i passi seguenti. 1. Avviare Internet e collegarsi al sito "gmail.com". 2. Premere il pulsante Crea un account. Viene aperta una nuova finestra contenente una scheda in cui inserire i dati necessari per attivare l'account. 3. Completare la scheda scrivendo il proprio nome e cognome negli appositi spazi. 4. Scrivere poi il "Nome utente" dell'account. La forma tipica per il nome utente è "nome.cognome". Se vi è già un account con lo stesso nome il server di Gmail lo fa presente; in questo caso è necessario cambiare il nome utente. Gmail indica alcune alternative, tra le quali scegliere quella che si ritiene più adatta. 5. Scrivere la password nello spazio apposito (prenderne anche nota). Si consiglia di utilizzare una combinazione di lettere, numeri e simboli; non utilizzare informazioni personali o parole comuni. Il server indica se la password scelta è efficace. 6. Confermare la password nella casella sottostante. 7. Completare le caselle con i dati personali (data di nascita, sesso). È indispensabile inserire anche un numero di cellulare, perché per salvaguardare gli utenti di Gmail e contrastarne gli utilizzi illeciti, a volte viene chiesto di verificare la propria identità LA POSTA ELETTRONICA 3

4 tramite SMS o chiamata telefonica prima di poter utilizzare la casella di posta. In questo caso attendere l'arrivo dell' SMS e trascrivere il codice inviato nella casella apposita. Per la stessa ragione viene limitato il numero di account che ogni numero di telefono può creare. Se si è in possesso di un altro indirizzo è consigliabile aggiungerlo nell'apposita casella: potrebbe servire per recuperare una password dimenticata. 8. Scrivere nella casella indicata i caratteri visualizzati nell immagine ( nell esempio). Questo serve per assicurare che la richiesta provenga da una persona fisica e non da un robot. 9. Mettere il segno di spunta nella casella che riporta le leggi che l utente si impegna a rispettare. 10. Premendo "Passaggio successivo" l'account viene creato. Se viene richiesto l'inserimento di un codice inviato via SMS, si apre un pannello con una casella in cui inserire il codice stesso. ACCEDERE A GMAIL Per accedere a Gmail da un computer: 1. collegarsi al sito internet 2. Scrivere il proprio nome utente completo (includendo anche la parte "@gmail.com") nella casella Nome utente. 3. Scrivere la Password nella casella sottostante. 4. Fare clic su Accedi. LA PAGINA INIZIALE DI GMAIL La finestra di Gmail presenta nella parte superiore una grossa casella di ricerca con la quale è possibile rintracciare i messaggi scrivendo una parola chiave. Alla destra della casella vi sono cinque icone: LA POSTA ELETTRONICA 4

5 1. + nome utente: per accedere ai servizi Google+. 2. App: per accedere alle App di Google. 3. Notifiche: segnala le notifiche di Google+ da leggere. 4. Condivisione in Google+. 5. Account: visualizza il profilo utente. Più in basso vi è il pulsante Gmail (in rosso, nella figura indicato come "Menu Gmail"), che visualizza un menu per passare dalla posta (Gmail) alla gestione dei Contatti. Più a destra vi è una serie di strumenti che cambia secondo il contesto in cui ci troviamo. Quando apriamo la posta elettronica vengono visualizzati i seguenti strumenti: 1. Seleziona. Apre un menu che permette di gestire la selezione dei messaggi (Tutti, Nessuno, Già letti, da leggere, Speciali, Non speciali). 2. Aggiorna la finestra di Gmail. 3. Altro. Raccoglie altri comandi. Alla destra degli strumenti vi sono i seguenti pulsanti: 1. Nuovi e 2. Vecchi sono pulsanti che permettono di navigare fra le pagine dei messaggi. 3. Impostazioni. Visualizza le impostazioni di Gmail. ETICHETTE CONVERSAZIONI E SCHEDE Per organizzare i messaggi Gmail non utilizza cartelle ma etichette. Le etichette funzionano in modo simile alle cartelle, ma con una differenza sostanziale: ad un messaggio possono essere attribuite più etichette. In questo modo si possono organizzare i messaggi in categorie, ad esempio lavoro, famiglia, attività, leggi dopo, barzellette, ricette ed altro ancora. In Gmail tutte le risposte ai messaggi sono raggruppate insieme al messaggio originale. In questo modo è possibile seguire tutta lo sviluppo dei messaggi scambiati a partire da quello originale, creando così un'unica conversazione o thread. Questa modalità agevola l'utente, che non è costretto a frugare tra la posta in arrivo per seguire la sviluppo della conversazione. Quando si apre un messaggio in una conversazione, vengono visualizzati tutti i messaggi correlati disposti in ordine cronologico, l'uno sopra l'altro. Questo processo viene chiamato "Visualizzazione per conversazione": ogni nuovo messaggio viene posizionato sopra quelli arrivati prima, così che il messaggio più recente sarà sempre il primo in alto. Le etichette del sistema Gmail propone un elenco di etichette predefinite visualizzate nella parte sinistra della finestra di Gmail. È possibile scegliere quali etichette visualizzare e quali nascondere mediante la scheda "Etichette" della finestra delle Impostazioni di Gmail. È inoltre possibile creare nuove etichette per contrassegnare i messaggi in arrivo. Spesso compare nell'elenco l' etichetta "Altro": facendo clic su di essa vengono visualizzate tutte le etichette presenti. L'etichetta di colore rosso è quella attiva. Le principali etichette predefinite sono le seguenti. Posta in arrivo: contiene i messaggi ricevuti. Posta inviata: conserva i messaggi inviati, completi degli eventuali allegati. Bozze: conserva i messaggi scritti, non completati e non inviati, in modo da poterli riprendere e completare per l'invio. Mentre si scrive il messaggio, Gmail salva automaticamente la bozza, in modo che si possa interrompere la scrittura del messaggio e riprenderla in un secondo momento. LA POSTA ELETTRONICA 5

6 Speciali. Questa funzione permette di assegnare lo stato "Speciale" a un messaggio per renderlo più facile da rintracciare. Fare clic sulla stella accanto a ciascun messaggio (o conversazione) per contrassegnarlo come speciale. Importanti: Gmail analizza i nuovi messaggi in arrivo per determinare quali sono importanti, basandosi su come si sono gestiti in precedenza messaggi analoghi. Chat: raccoglie i messaggi Chat. Gmail permette anche di comunicare con i propri amici in tempo reale utilizzando Google+. Tutti i messaggi: contiene tutti i messaggi presenti nell'account Gmail inclusi i messaggi inviati e archiviati oltre ai messaggi visibili nella Posta in arrivo. Spam: raccoglie i messaggi "spazzatura". Spostando un messaggio in Spam esso viene segnalato a Gmail come "spam" e viene anche contrassegnato per l'eliminazione definitiva. Cestino: raccoglie i messaggi contrassegnati per l'eliminazione. Spostando un messaggio nel Cestino esso non viene cancellato, ma è collocato in una apposita area di Gmail dalla quale è possibile recuperarlo finché non viene eliminato definitivamente con il comando "Elimina definitivamente". I messaggi restano nella cartella Cestino per circa 30 giorni, dopodiché non sono più recuperabili dall'utente. Le schede delle categorie I messaggi ricevuti in Gmail vengono organizzati in categorie speciali così da facilitare la ricerca di messaggi e tenere separata dalla posta importante quella posta, spesso inutile, che affolla la posta elettronica. Le cinque schede che è possibile attivare sono le seguenti: Principale Social Promozioni Aggiornamenti Forum I messaggi di parenti e amici, nonché tutti gli altri messaggi non visualizzati nelle altre schede. I messaggi di social network, siti di media-sharing, servizi di incontri online, piattaforme di gioco e altri siti web a carattere sociale. Affari, offerte e altre promozionali. Le notifiche come conferme, ricevute, bollette ed estratti conto. Messaggi da gruppi online, forum di discussione e mailing list. Ciascuna scheda visualizza un indicatore che riporta il numero di nuovi messaggi ricevuti dall'ultima volta che la scheda è stata aperta. Il numero accanto all'etichetta Posta in arrivo indica quanti messaggi non letti sono presenti nella scheda Principale. Mostrare o nascondere le schede È possibile nascondere o rendere di nuovo visibili le schede nel modo seguente. 1. Fare clic sull'icona "+" posta alla destra delle schede per visualizzare il pannello che permette la selezione delle schede da attivare. 2. Utilizzare le caselle di controllo per mostrare o nascondere le schede. Il segno di spunta segnala che la scheda è attiva. Per disattivarla fare clic sulla casella in modo da togliere il segno di spunta. 3. Fare clic sul pulsante Salva. LA POSTA ELETTRONICA 6

7 Non è possibile nascondere la scheda Principale, che resta comunque attiva. Se viene nascosta una scheda, i messaggi di quella categoria verranno spostati nella scheda Principale. Se la casella di controllo "Includi i messaggi speciali in Principale" contiene il segno di spunta, anche i messaggi contrassegnati come Speciali (con una stella) vengono visualizzati nella scheda Principale. LEGGERE I MESSAGGI IN GMAIL Per leggere un messaggio assicurarsi che il Menu Gmail mostri come attiva l'opzione Gmail (scritta in rosso) e non l'opzione Contatti. Se così non fosse, aprire il Menu Gmail ed poi fare clic su Gmail. Per visualizzare l'elenco dei messaggi fare clic su Posta in arrivo. Se vi sono dei messaggi non ancora letti compare tra parentesi il loro numero. I messaggi da leggere appaiono in grassetto nell'elenco dei messaggi. Come abbiamo visto, in Gmail i messaggi sono raggruppati in "conversazioni" in modo tale che tutti le risposte relative allo stesso messaggio appaiano su un'unica riga nella Posta in arrivo. I messaggi sono elencati con il formato seguente. 1. Casella di selezione. Inserendo il segno di spunta nella casella il messaggio viene selezionato e gli strumenti di Gmail cambiano di conseguenza. 2. Messaggi Speciali. Facendo clic sulla stella il messaggio (o la conversazione) viene contrassegnato come Speciale e la stella assume colore giallo. 3. Messaggi importanti. Facendo clic sulla forma pentagonale il messaggio (o la conversazione) viene contrassegnato come Importante e la forma assume colore giallo. 4. Nomi dei mittenti. Viene qui elencato il nome dei mittente; quando il messaggio contiene una conversazione (come nell'esempio) vengono elencati tutti i mittenti interessati alla conversazione e tra parentesi il numero di messaggi contenuti nella conversazione. 5. Oggetto del messaggio (o della conversazione). 6. Snippet, ovvero testo che mostra una porzione del contenuto del messaggio più recente. 7. Allegati. La graffetta indica la presenza di allegati al messaggio. 8. Data di spedizione del messaggio. Per aprire un messaggio fare clic sul messaggio stesso, nell'area posta alla destra del pentagono che contrassegna i messaggi importanti (ad esempio fare clic sul mittente o sull'oggetto). La configurazione che assume Gmail quando viene aperto un messaggio è quella illustrata nella figura. Se si tratta di una conversazione (come nell'esempio) verranno visualizzati tutti i messaggi relativi alla conversazione (2 nell'esempio). LA POSTA ELETTRONICA 7

8 Gli strumenti di Gmail ora sono cambiati e mostrano i seguenti comandi. 1. Chiude il messaggio e torna a Posta in arrivo. 2. Archivia il messaggio (vedere avanti). 3. Segnala come Spam (spazzatura). 4. Elimina. Sposta il messaggio nel Cestino, ma non lo cancella definitivamente. 5. Sposta in. Apre un menu che consente di assegnare al messaggio un' etichetta diversa. 6. Etichette. Apre un menu che permette di assegnare una o più etichette al messaggio. 7. Altro. Raccoglie alcuni comandi utili. Alla destra dell'oggetto del messaggio vi sono tre pulsanti indicati nella figura come "altri comandi". Essi sono 1. Espandi tutto. Il pulsante è presente quando il messaggio rappresenta una conversazione. Gmail apre completamente solo il messaggio più recente, mentre indica l'oggetto ed una parte del testo di quelli precedenti. Facendo clic su questo pulsante Gmail apre completamente tutti i messaggi della conversazione. 2. Stampa tutto. Stampa il messaggio o la conversazione. 3. In un'altra finestra. Apre il messaggio in una nuova finestra. Alla destra dell'intestazione del messaggio aperto vi è il pulsante Rispondi, mediante il quale è possibile rispondere al mittente del messaggio aperto (e a lui solo). Alla destra del pulsante Rispondi vi è un piccolo pulsante con l'icona di una freccia rivolta in basso, denominato Altro. Esso visualizza un menu contenente varie opzioni, tra le quali segnaliamo le seguenti. Rispondi a tutti. Questa opzione è presente solo se il messaggio è stato inviato a 2 o più contatti. In questo caso è possibile indirizzare la risposta a tutti i destinatari del messaggio. Inoltra. Mediante questo comando è possibile "girare" il messaggio aperto con gli eventuali allegati ad altri contatti. Elimina questo messaggio. Elimina il messaggio aperto e lo colloca nel cestino. LA POSTA ELETTRONICA 8

9 SELEZIONARE I MESSAGGI La selezione dei messaggi permette di cambiare il loro stato, e cioè di eliminarli, di attribuirgli un'etichetta, di segnalarli come spam, di archiviarli ed altro ancora. Per selezionare i messaggi è sufficiente inserire il segno di spunta nella casella di controllo posta alla sinistra del messaggio visualizzato in Posta in arrivo. Quando uno o più messaggi sono selezionati, gli strumenti di Gmail cambiano secondo il formato seguente. 1. Selezione. Il pulsante apre un menu che permette di scegliere un criterio di selezione (Tutti, Nessuno, Già letti, Da leggere, Speciali, Non speciali). 2. Archivia: il messaggio (o la conversazione) viene archiviato. 3. Segnala come spam. 4. Elimina. Sposta il messaggio nel cestino. 5. Sposta in. Permette di attribuire al messaggio un'etichetta diversa. 6. Etichette. Attribuisce un'etichetta al messaggio. 7. Altro. Raggruppa altri comandi SCRIVERE UN MESSAGGIO IN GMAIL Per scrivere un messaggio fare clic sul pulsante rosso Scrivi posto nella zona sinistra della finestra, sotto la scritta rossa Gmail. Viene aperta la finestra "Nuovo messaggio". Digitare nella casella "A" l indirizzo del destinatario. Durante la digitazione Gmail suggerisce gli indirizzi dall'elenco Contatti che contengono il testo digitato, in modo da agevolare la ricerca del contatto. Digitare l argomento del messaggio nella casella "Oggetto". Scrivere il testo del messaggio nell area centrale della finestra. Se non si devono allegare file al messaggio, fare clic sul pulsante Invia (1 in figura) per spedire il messaggio. Oltre al pulsante Invia, nella parte inferiore della finestra "Nuovo messaggio" vi sono anche altri pulsanti, tra i quali i più interessanti sono i seguenti. 2. Formatta il testo. Apre un pannello che permette di formattare il testo, gestendo il tipo di carattere, lo stile, l'allineamento, l'inserimento di elenchi puntati e numerati ed i rientri. LA POSTA ELETTRONICA 9

10 3. Allega un file. Permette di allegare un file al messaggio. 4. Inserisci un link. Permette di inserire un link nel messaggio. 5. Annulla bozza chiude la finestra "Nuovo messaggio" senza inviare messaggi. Inserire i contatti utilizzando la Rubrica di Gmail Si possono inserire i contatti utilizzando la rubrica di Gmail; vedremo in seguito come gestire i contatti della rubrica. Fare clic sulla lettera "A" della casella indirizzo. Viene aperta una finestra che visualizza i Contatti disponibili. In alto a sinistra vi è un selettore che permette di visualizzare i "Contatti personali" o "Tutti i contatti". Scegliere l'opzione desiderata. Selezionare i contatti inserendo nelle caselle di controllo poste alla sinistra del contatto il segno di spunta. Nella parte inferiore del pannello compare l'elenco dei contatti selezionati. Premere il pulsante "Seleziona".per aggiungere i contatti ai destinatari del messaggio. Allegare un file Per allegare un file fare clic sul simbolo della graffetta posto nella parte inferiore della finestra "Nuovo messaggio". Compare la finestra di dialogo che ci permette di selezionare il file da allegare. Selezionare uno o più file facendo clic sul loro nome e poi premere Apri. Attendere che i file vengano trasferiti sul server del Provider (compare una barra di progresso che indica il procedere dell operazione). Se si desidera allegare un altro file, fare clic di nuovo sulla graffetta. I nomi dei file allegati compaiono nella parte inferiore della finestra "Nuovo messaggio". Inserire un link Per inserire un link all'interno del messaggio fare clic sul simbolo della catena (Inserisci link) posto nella parte inferiore della finestra "Nuovo messaggio". Compare il pannello illustrato. Scrivere nella casella "Testo da visualizzare" il testo a cui sarà assegnato il link. LA POSTA ELETTRONICA 10

11 Se il link è un indirizzo web (come nell'esempio) bisogna scrivere l'indirizzo completo della pagina web a cui fare riferimento (URL, acronimo di Uniform Resource Locator) nella casella "Indirizzo web". Si consiglia di aprire la pagina web a cui si vuol fare riferimento e poi copiare dalla casella di testo l'indirizzo della pagina. In ogni caso è possibile eseguire un test per verificare la correttezza dell'indirizzo facendo clic sulla scritta "Esegui test su questo link". Fare clic su OK per inserire il link. Ora il messaggio si presenta come in figura. Il link è assegnato al testo "Gita a Busseto" in blu sottolineato. Il destinatario farà clic su questo testo per aprire la pagina ad esso collegata. Inserire una foto Per inserire un'immagine all'interno del messaggio fare clic sul pulsante Inserisci foto posto nella parte inferiore della finestra "Nuovo messaggio". Compare il pannello "Inserisci foto", che permette di individuare l'immagine da inserire. Se l'immagine si trova sul nostro computer fare clic sulla scritta "Seleziona file dal tuo computer". Compare la solita finestra "Apri": selezionare ed aprire l'immagine che si desidera inserire. Fare clic su Inserisci. Il pannello offre anche la possibilità di allegare la foto al messaggio, ma per fare questo è consigliabile utilizzare il pulsante "Allega file", come descritto in precedenza. USO DELLE ETICHETTE Le etichette consentono di organizzare i messaggi in categorie, ad esempio lavoro, famiglia, attività, leggi dopo, barzellette, ricette e qualsiasi altra categoria si desideri. Le etichette funzionano allo stesso modo delle cartelle, ma con il vantaggio di poterne attribuire più di una a un messaggio. Creare un'etichetta Per creare un'etichetta fare clic sulla voce Altro posta sul lato sinistro della pagina, in modo da visualizzare tutte le etichette disponibili. Fare clic sulla voce Crea nuova etichetta posta in fondo all'elenco delle etichette. Compare il pannello riprodotto. Digitare il nome della nuova etichetta e fare clic su Crea. In Gmail è possibile creare una sotto-etichetta "dentro" un'etichetta già presente per creare una gerarchia e suddividere ulteriormente i messaggi dell'etichetta principale. Ad esempio se esiste l'etichetta "Unitre Sesto Calende" è possibile creare al suo interno l'etichetta "Botanica", come LA POSTA ELETTRONICA 11

12 mostrato in figura. Per fare questo occorre selezionare la casella accanto a "Nidifica etichetta in" e scegliere l'etichetta alla quale collegare la sotto-etichetta (Unitre Sesto Calende nell'esempio). L'etichetta creata compare ora nell'elenco, alla sinistra della finestra di Gmail. Applicare un'etichetta ad un messaggio Per assegnare un'etichetta ad un messaggio si può operare nel modo seguente. Selezionare la casella di controllo accanto al messaggio. Fare clic sul pulsante Etichette. Viene visualizzato il pannello riprodotto in figura, che elenca le etichette disponibili. Inserire il segno di spunta nelle caselle di controllo poste alla sinistra delle etichette per assegnare una o più etichette al messaggio. È possibile creare una nuova etichetta, se quelle esistenti non sono idonee. Scrivere il nome della nuova etichetta nella casella di testo "Etichetta come" posta in alto e poi fare clic su "Crea nuova". Con il pulsante Sposta in è possibile cambiare l'etichetta a cui è assegnato il messaggio. Se al messaggio sono associate più etichette, queste compaiono alla sinistra dell'oggetto, con l'esclusione dell'etichetta attiva. GESTIRE I CONTATTI La rubrica, denominata "Contatti" raccoglie gli indirizzi di posta elettronica dell utente e può essere consultata quando viene inviato un messaggio. Creazione di contatti Per aggiungere un nuovo contatto, procedere nel seguente modo. 1. Per aprire l'elenco Contatti, fare clic su Gmail nell'angolo superiore sinistro della pagina Gmail, quindi selezionare Contatti. 2. Fare clic sul pulsante Nuovo contatto nell'angolo superiore sinistro sotto la voce Contatti. Viene visualizzata la scheda qui riprodotta. 3. Immettere i dati del contatto nei campi appropriati. Tutte le informazioni aggiunte verranno salvate automaticamente. 4. Fare clic sul pulsante Aggiungi. Contatti aggiunti automaticamente Gli indirizzi vengono aggiunti automaticamente all'elenco Contatti ogni volta che si utilizzano le funzioni Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra per inviare messaggi a indirizzi che non sono già presenti nell'elenco Contatti. I contatti aggiunti sono inseriti nel gruppo Altri contatti. LA POSTA ELETTRONICA 12

13 Creazione di gruppi di contatti Grazie ai gruppi di contatti è possibile inviare a tutti i contatti del gruppo senza dover inserire i loro indirizzi uno ad uno. Per creare un gruppo di contatti fare clic su Gmail nell'angolo superiore sinistro della pagina e scegliere Contatti. Selezionare i contatti da aggiungere al gruppo, Fare clic sul pulsante Gruppi, quindi su Crea nuovo. Viene visualizzata un piccolo pannello contenente in alto una casella di testo. Immettere il nome del gruppo nella casella di testo e fare clic su Crea nuovo. Per aggiungere contatti a un gruppo, o per spostare un contatto si procede in modo simile. Selezionare i contatti da aggiungere nell'elenco Contatti. Fai clic sul pulsante Gruppi. Selezionare il gruppo a cui aggiungere i contatti oppure selezionare Crea nuovo per creare un nuovo gruppo. Gruppi di contatti predefiniti Gmail mette a disposizione alcuni gruppi di contatti predefiniti che semplificano l'organizzazione dei contatti più utilizzati e più importanti. Contatti personali. Gruppo che contiene gli indirizzi più importanti. Per spostare un contatto in questo gruppo, selezionarlo, fare clic sul pulsante Gruppi e poi su Contatti personali. Più contattati. Include i 20 indirizzi utilizzati più frequentemente. Altri contatti sono presenti i contatti non ancora classificati. Cerchie contiene i gruppi Amici, Famiglia e Conoscenti, Persone che seguo. INVIO DI MESSAGGI A GRUPPI DI CONTATTI È possibile inviare un messaggio a un gruppo di contatti. Ecco come procedere. Fare clic sul pulsante rosso Scrivi per iniziare a scrivere il messaggio. Nel campo degli indirizzi "A" immettere le prime lettere del nome del Gruppo di contatti. Mentre si digita Gmail suggerisce i nomi che contengono il testo digitato (completamento automatico). Fare clic sul Gruppo per aggiungere tutti i contatti del gruppo come destinatari del messaggio. Scrivere il messaggio e fare clic su Invia. Il messaggio verrà inviato a tutti i membri del gruppo di contatti. ARCHIVIARE I MESSAGGI Il comando "Archivia" rimuove i messaggi dalla posta in arrivo ma li conserva nell'account in modo che si possano ripristinare in un secondo momento. Può essere utile archiviare per sbarazzarsi dei messaggi al momento non indispensabili, ma che potrebbero tornare utili in futuro. I messaggi archiviati possono essere recuperati in qualsiasi LA POSTA ELETTRONICA 13

14 momento, mentre un messaggio eliminato verrà cancellato definitivamente in modo automatico dopo circa 30 giorni. Per archiviare i messaggi è sufficiente selezionarli e poi fare clic sul pulsante Archivia. Ripristinare i messaggi archiviati I messaggi archiviati possono essere ritrovati facendo clic sull'etichetta Tutti i messaggi, in modo da visualizzare tutti i messaggi presenti nell'account, compresi quelli archiviati. I messaggi non archiviati mostrano, dopo l'oggetto, l'etichetta a cui sono associati, mentre quelli archiviati ne sono privi. Per spostare un messaggio archiviato sotto l'etichetta Posta in arrivo, fare clic sul pulsante "Sposta in posta in arrivo". ELIMINARE I MESSAGGI Per eliminare i messaggi è sufficiente selezionarli e poi fare clic sul pulsante Elimina. I messaggi vengono spostai nel cestino e cancellati definitivamente in modo automatico dopo circa 30 giorni. RICERCA DI MESSAGGI Spesso, quando i messaggi sono molto numerosi, per rintracciare un messaggio di cui si ha bisogno è necessario utilizzare la ricerca di Gmail. La casella di ricerca si trova nella parte superiore della schermata di Gmail. Digitare la parola chiave nella casella di ricerca e fare clic sulla lente d'ingrandimento. Perfezionamento della ricerca La ricerca può essere perfezionata facendo clic sulla freccia posta alla destra nella casella di ricerca. Viene visualizzata una scheda da compilare, che consente di effettuare una ricerca più efficace. Il campo Da si riferisce al mittente del messaggio da cercare. Il campo A si riferisce al destinatario del messaggio da cercare. Il campo Oggetto si riferisce all'oggetto del messaggio da cercare. USCIRE DA GMAIL Per uscire da Gmail fare clic sull'icona dell'account in alto a destra e poi clic su Esci. LA POSTA ELETTRONICA 14

15 INDICE La posta elettronica... 2 L indirizzo di posta elettronica... 2 I programmi di posta elettronica... 2 La posta elettronica via Web... 2 Creare una casella di posta elettronica... 2 Creare un nuovo account su gmail.com... 3 Accedere a Gmail... 4 La pagina iniziale di Gmail... 4 Etichette Conversazioni e Schede... 5 Le etichette del sistema... 5 Le schede delle categorie... 6 Mostrare o nascondere le schede... 6 Leggere i messaggi in Gmail... 7 Selezionare i messaggi... 9 Scrivere un messaggio in Gmail... 9 Inserire i contatti utilizzando la Rubrica di Gmail Allegare un file Inserire un link Inserire una foto Uso delle etichette Creare un'etichetta Applicare un'etichetta ad un messaggio Gestire i Contatti Creazione di contatti Contatti aggiunti automaticamente Creazione di gruppi di contatti Gruppi di contatti predefiniti Invio di messaggi a gruppi di Contatti Archiviare i messaggi Ripristinare i messaggi archiviati Eliminare i messaggi Ricerca di messaggi Perfezionamento della ricerca Uscire da Gmail LA POSTA ELETTRONICA 15