CIRCOLARE INFORMATIVA NR. 45 del 18/12/2014

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1 CIRCOLARE INFORMATIVA NR. 45 del 18/12/2014 ARGOMENTO: VADEMECUM PEC Gentile Cliente, con la presente ci permettiamo di ricordare l importanza e la necessità di una corretta gestione della PEC (Posta Elettroinca certificata) di cui è stato recentemente introdotto l obbligo per società, professionisti e imprese individuali. Riteniamo opportuno proporre nuovamente all attenzione della nostra clientela un Vademecum, per il corretto utilizzo del predetto sistema di comunicazione elettronica. Premessa L obbligo di attivare un indirizzo di posta elettronica certificata (P.E.C.) previsto originariamente per le sole imprese costituite in forma societaria 1 è stato esteso ai professionisti e anche alle imprese individuali. L obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, per tutte le imprese, si accompagna con quello di comunicare lo stesso al Registro delle Imprese (presso la Camera di Commercio di competenza) per l inserimento in Visura Camerale 2 o nei pubblici elenchi previsti dalla vigente normativa (Ad esempio quelli tenuti presso gli ordini professionali). A cosa serve la P.E.C. Tramite la P.E.C. è possibile inviare certificate con la massima sicurezza, con lo stesso valore legale della Raccomandata con ricevuta di ritorno ed a costo zero. La PEC garantisce, inoltre, la certezza dell'invio, della consegna, dell'inalterabilità del contenuto e della riservatezza del messaggio, oltreché dell'identificazione certa della casella mittente. VADEMECUM PEC -Posta Elettronica certificata La posta elettronica ordinaria che conosciamo e utilizziamo quotidianamente ha degli evidenti difetti: non garantisce l identità del mittente, la data di trasmissione, la certezza di ricezione e l integrità del messaggio. Il persistere di tali difetti, la continua accelerazione dei tempi di lavoro, la globalizzazione dei mercati e la necessità di avere uno strumento digitale, più pratico e più veloce hanno fatto sì che nascesse la Posta Elettronica Certificata, a tutti meglio nota come PEC. Questa tuttavia non sostituisce la tradizionale posta elettronica, bensì si affianca ad essa. Benché il servizio PEC presenti forti similitudini con la tradizionale Posta Elettronica, è doveroso dare risalto alle caratteristiche aggiuntive, di tale strumento. La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione. Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati. La Posta Elettronica Certificata garantisce - in caso di contenzioso - l'opponibilità a terzi del messaggio. Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del 1 (art. 16, c. 6, D.L. n. 185/08) 2 (per effetto dell art. 5, c. 1, del D.L. n. 179/12) T & P Circolare Informativa /2014 VADEMECUM PEC 1

2 destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. La PEC è da considerarsi una casella di posta aggiuntiva e con finalità ed uso differenti, mediante cui è possibile inviare messaggi aventi valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Essa, oltre ai soggetti tradizionalmente coinvolti dall e dalla posta tradizionale, introducendo nel processo le figure dei Gestori delle caselle PEC (uno per il mittente ed uno per il destinatario), si basa su caratteristiche tecniche ben precise definite da apposita normativa. I soggetti coinvolti nel processo di trasmissione dei documenti informatici tramite il sistema della PEC, pertanto sono: - il mittente del messaggio; - il gestore PEC scelto dal mittente (il soggetto con il quale il mittente ha un rapporto per poter usufruire del servizio di PEC); - il gestore PEC scelto dal destinatario (il soggetto con il quale il destinatario mantiene un rapporto per usufruire del servizio di PEC); - il destinatario del messaggio. La trasmissione di un messaggio può essere considerata posta certificata solo se tutti gli attori del processo, come sopra delineati, operano nell ambito della posta certificata (si tratta infatti di un sistema chiuso ). Se così non fosse, il sistema sarebbe in grado di espletare solo una parte delle funzionalità di certificazione previste, venendo meno l integrità della valenza dello strumento. Le PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata con la ricevuta di ritorno consentendo, in aggiunta allo strumento tradizionale, l attestazione certificata di alcune caratteristiche importanti dei messaggi: - l orario di spedizione del messaggio (mediante apposizione di un riferimento temporale che certifica data ed ora dell accettazione del messaggio da parte del gestore di posta elettronica certificata del mittente); la certezza dell integrità del contenuto di quanto trasmesso (i protocolli di sicurezza - https, smtps, smtp, starttls, pop3s, imaps utilizzati fanno sì che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati); - l orario di consegna del messaggio (mediante apposizione di un riferimento temporale che certifica data ed ora dell accettazione del messaggio da parte del gestore di posta elettronica del destinatario); la certezza dell integrità del contenuto di quanto consegnato (vedi sopra); - la certezza del mittente. Utilizzo della P.E.C. Di seguito vengono riepilogati i principali e più frequenti utilizzi della PEC: NOTIFICA CARTELLE DI PAGAMENTO E INTIMAZIONI Si ricorda che l art.26 del DPR 602/73 stabilisce che, per effetto delle modifiche apportate dal DL 78/2010, la notifica delle cartelle di pagamento possa avvenire anche tramite PEC, all indirizzo risultante dagli elenchi a tal fine previsti dalla legge. Con un comunicato stampa del 26 agosto 2014, Equitalia ha informato i cittadini che dopo le società di persone e di capitali (persone giuridiche), la notifica delle cartelle di pagamento attraverso la Posta Elettronica Certificata (PEC) si estende anche alle persone fisiche titolari di partita iva (ditte individuali). Tale iniziativa informa l Agente per la Riscossione permette ai contribuenti di verificare in tempo reale i documenti inviati da Equitalia e di conoscere con esattezza giorno e ora della notifica. Gli T & P Circolare Informativa /2014 VADEMECUM PEC 2

3 indirizzi PEC utilizzati sono quelli presenti negli elenchi previsti dalla legge, pertanto si consiglia di controllare la propria casella per rimanere sempre aggiornati. I primi a ricevere cartelle di pagamento ai propri indirizzi , in via sperimentale, sono stati nel 2013 i soggetti giuridici con sede in quattro regioni pilota: Molise, Toscana, Lombardia e Campania. Adesso Equitalia, senza limitazioni territoriali, precisa che la notifica a mezzo pec si estende anche alle ditte individuali. Equitalia, quindi, estende alle ditte individuali e alle persone fisiche titolari di Partita IVA la notifica delle cartelle esattoriali via PEC. Si tratta di una possibilità che fino ad ora l agente della riscossione riservava alle imprese (società di persone e di capitali) e che permette di verificare in tempo reale l invio delle cartelle, nonché di conoscere con immediatezza ora e giorno di notifica.la notifica delle cartelle esattoriali è pienamente conforme poiché la PEC permette di inviare mail con valore legale: la notifica è equiparabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto, le cartelle vengono inviate nella casella PEC che il professionista ha inserito negli elenchi previsti per legge o che la società o impresa ha iscritto al registro Imprese. Ecco perché il primo consiglio che lo studio fornisce è quindi di controllare quotidianamente la propria casella di posta elettronica certificata. AUTOPRESTAZIONE DATA CERTA La procedura tradizionale consiste nell apposizione di un timbro (postale) su un documento al fine di renderne certa la data. Operativamente i soggetti interessati si recano presso un ufficio postale per far eseguire da un addetto l operazione di cui sopra; ora tale procedura può essere esplicata tramite l utilizzo della PEC eseguendo gli opportuni invii dei messaggi per cui si rende necessario fissare la data. FINANZIAMENTO SOCI L attribuzione di una data certa ed opponibile ai terzi, ai sensi dell articolo 2704 del Codice Civile, a vari atti quali, ad esempio, la concessione di un finanziamento non a titolo di aumento di capitale da parte dei soci di una società alla stessa. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la Posta Elettronica Certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico, trasmesso mediante Posta Elettronica Certificata, sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche; CONVOCAZIONE CDA ED ASSEMBLEE La notifica dell avviso di convocazione del CDA o dell assemblea dei soci è una procedura decisamente gravosa, ma prevista in via generale e, soprattutto, per le società che non fanno ricorso al capitale di rischio. Lo statuto, dopo la riforma del 2004, può prevedere la convocazione mediante avviso comunicato ai soci con mezzi che garantiscano la prova dell'avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell'assemblea. Una raccomandata A.R. o anche un invio tramite posta elettronica certificata può andar bene in questi casi. La funzione dell avviso è intuitiva, far conoscere ai soci della convocazione dell assemblea, ma anche renderli consapevoli degli argomenti da trattare. Per cui la certezza della consegna e i termini forniti dalla PEC, se effettuati secondo il protocollo informatico convenzionale, sono senz altro assicurati. Tra gli altri elenchiamo sinteticamente: COMUNICAZIONI TRA PARTI; RICHIESTE, SOLLECITI DI PAGAMENTO E MESSE IN MORA; GESTIONE AVVISI DI IRREGOLARITÀ EMESSI DALL AGENZIA DELLE ENTRATE AI SENSI DEGLI ARTT. 36 BIS DPR 600/1973 E 54 BIS 633/1972; T & P Circolare Informativa /2014 VADEMECUM PEC 3

4 COMUNICAZIONI IMPORTANTI AI CLIENTI; STUDIO COMMERCIALE TRIBUTARIO COMUNICAZIONI CON GLI ISTITUTI INPS, INAIL, ADE, AGENZIA DEL TERRITORIO; COMUNICAZIONI CON GLI UFFICI COMUNALI, PROVINCIALI, REGIONALI E STATALI; RICORSI DI LAVORO; RILASCIO AUTORIZZAZIONI PER VISTI DI CONFORMITÀ; ALTRI UTILIZZI PER CUI FINO AD OGGI SI È SEMPRE UTILIZZATI I CANALI ALTERNATIVI (FAX E RACCOMANDATA). Conclusioni Invitiamo tutti i Clienti a prendere conoscenza della necessità di una corretta gestione della PEC e a verificare in visura o tramite apposita consultazione, la validità dell indirizzo PEC, e se scaduta di comunicare al Registro Imprese, tempestivamente, eventuali modifiche intervenute sull indirizzo. Si ricorda che: - gli indirizzi PEC vanno periodicamente (annualmente) rinnovati con apposite procedure e versamenti di diritti; - secondo le disposizioni attualmente vigenti, in assenza di un indirizzo PEC in visura, qualsiasi modifica inviata sulla posizione dell impresa dovrà essere sospesa fino a quando non sarà stato comunicato l indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per un massimo di tre mesi. Decorso tale termine, la modifica verrà respinta e considerata mai presentata. Orbene, è noto e lo ripetiamo ancora - che l invio di una comunicazione tramite PEC è equiparato ad una raccomandata postale con avviso di ricevimento. All atto pratico, risulta pertanto determinante un costante aggiornamento dei dati relativi alla posta elettronica certificata e, soprattutto, una periodica consultazione della stessa. Come abbiamo detto, ogni azienda al momento della costituzione deve fornire al registro delle imprese un indirizzo pec; molte volte tale adempimento viene fatto distrattamente soltanto per assolvere all obbligo e poi ci si dimentica di configurare la casella. Adesso, dopo le persone giuridiche che magari hanno una migliore organizzazione ed un minimo di struttura anche le ditte individuali, a prescindere dalla dimensione e dall attività esercitata (basti pensare ai piccoli commercianti), incorrono nel rischio della notifica di una cartella di pagamento a mezzo pec. Occorre pertanto mettere in guardia i clienti dello studio, società, ditte e persone fisiche titolari di partita iva sull importanza di configurare la posta elettronica certificata in modo corretto e verificare con regolarità l eventuale presenza di messaggi almeno settimanalmente. Trascurare la pec potrebbe infatti costare molto caro in tutti i casi in cui un atto notificato via pec diventi definitivo per mancata impugnazione. Potrebbe accadere infatti di venire ad effettiva conoscenza soltanto nella fase esecutiva di un proprio debito tributario, quando ormai è troppo tari per qualsiasi eventuale contestazione. Una pec trascurata farebbe infatti diventare definitivo l atto per mancata impugnazione, a prescindere dalle eventuali buone ragioni del contribuente. T & P Circolare Informativa /2014 VADEMECUM PEC 4

5 Servizio di DOMICILIAZIONE PEC presso lo Studio Lo Studio Tomassetti, dietro apposito mandato di domiciliazione della casella PEC, si impegna a controllare giornalmente la vostra casella di Posta Elettronica Certificata, garantendovi la continua supervisione della stessa e di tutte le comunicazioni a questa inviate, consentendo al cliente di dimenticarsi l onere di dover costantemente verificare la corrispondenza. Lo studio rimane a disposizione per ogni chiarimento e approfondimento di vostro interesse. Cordiali Saluti. T. & P. Consulting S.r.l. A cura di Marco Tomassetti T & P Circolare Informativa /2014 VADEMECUM PEC 5