GUIDA ALLA CONFIGURAZIONE E ALL UTILIZZO

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1 pag.1 GUIDA ALLA CONFIGURAZIONE E ALL UTILIZZO

2 pag.2 INDICE SCOPO...3 COME ATTIVARE COME CONFIGURARE COME UTILIZZARE LA RUBRICA COME UTILIZZARE LA RUBRICA

3 pag.3 SCOPO Scopo di questa guida è descrivere brevemente la modalità di configurazione del software e i passi da seguire per inviare i fax. Saranno quindi di seguito descritti i passi fondamentali per: 1. Attivare 2. Inserire i dati di configurazione; 3. Inserire le numerazioni dei fax di destinazione; 4. Compilare i campi per l invio di un fax. COME ATTIVARE può essere attivato in una delle seguenti modalità: 1. Selezionando: Start o Programmi 2. oppure selezionando: Start o Esegui Inserire quindi nel campo Apri: ed eseguendo un clic sul tasto OK. 3. o, qualora fosse già stato aperto in precedenza, eseguendo un clic del mouse sull icona di che appare sul desktop. Una volta attivato, sarà visualizzata sul desktop la Home Page di che apparirà come mostrato nella figura di seguito riportata:

4 pag.4 COME CONFIGURARE Prima di poter inviare i fax è necessario procedere alla corretta configurazione di La procedura di configurazione è molto semplice e di seguito descritta: Passo 1: Selezionare il tab Configura :

5 pag.5 Come mostrato nella figura precedente la finestra Configura contiene al suo interno i campi che è indispensabile compilare affinché sia possibile procedere poi all invio dei fax. Di seguito le indicazioni per la compilazione dei campi per la quale si consiglia di fare anche riferimento ai dati di configurazione relativi alla numerazione attivata. Si suggerisce di visualizzare tali dati accedendo all Area Utenti, entrando nella Home Page di e selezionando la voce di menù: Configurazione presente nel menù Sarà visualizzata la pagina Configurazione Numero Fax Server per account riportata nella figura che segue: Passo 2: Compilare i campi secondo le indicazioni di seguito riportate: 1. compilare il campo "Server SMTP" con il nome o l'indirizzo IP del server SMTP dell ISP provider, ad esempio smtp.eutelia.it; 2. compilare il campo "Account EuteliaFax " con l'indirizzo del proprio account ; 3. compilare il campo "Fax Mittente" con il numero attivato; 4. compilare il campo "Pwd Numero Fax" con la password del numero attivato; 5. compilare il campo " Fax Mittente" con l'indirizzo assegnato alla numerazione Vedi figura pagina successiva :

6 pag.6 Passo 3: Aggiungere i dati inseriti nella Rubrica Numeri fax Mittente. Una volta compilati i campi Server SMTP, Account EuteliaFax, Fax Mittente, Pwd Numero Fax ed fax Mittente, eseguire un clic del mouse sul pulsante Aggiungi in Rubrica. Nei campi Numero Fax e saranno visualizzati i valori precedentemente inseriti.

7 pag.7 COME UTILIZZARE LA RUBRICA Il software consente di salvare in rubrica le numerazioni fax dei destinatari, in modo che l invio dei fax risulti più semplice e veloce. Naturalmente per l utilizzo del programma non è obbligatorio inserire i dati in rubrica. Se però si desidera conservare in rubrica i numeri di fax di destinazione da utilizzare per eventuali successive richieste di invio procedere con le indicazioni di seguito riportate: Passo1: Selezionare il tab Rubrica di per visualizzare la finestra di seguito riportata. Passo 2: Inserire nei campi Descrizione Destinatario e Numero Fax Destinatario rispettivamente l identificativo del destinatario (Es. Nome e Cognome) e il numero di Fax associato a tale destinatario. Per le numerazioni italiane il numero di fax deve essere completo del prefisso di zona (Es. 06, 081, 011, ) ma non deve essere preceduto dal prefisso internazionale dell Italia: 0039 altrimenti le richieste di invio non andranno a buon fine. Di seguito alcuni esempi di compilazione del campo Numero Fax Destinatario : Se il numero di fax di destinazione è: inserire nel campo: Se il numero di fax di destinazione è: inserire nel campo: Se il numero di fax di destinazione è: inserire nel campo:

8 pag.8 Passo 3: eseguire un clic del mouse sul pulsante Aggiungi in Rubrica per attualizzare gli inserimenti.

9 pag.9 COME UTILIZZARE LA RUBRICA L invio di un fax con è molto semplice. Di seguito la descrizione dei passi da seguire per poter inviare con successo un fax. Passo 1: selezionare il tab Invio Fax presente in in modo da visualizzare la finestra Invio Fax di seguito riportata: Passo 2: inserire nel campo Fax Mittente una delle proprie numerazioni inserite in fase di configurazione. Se si dispone di più numerazioni attive, e se tali numerazioni sono state specificate in fase di configurazione di il software consente, in fase di invio, di selezionare quella dalla quale si desidera che il fax risulti inviato per il destinatario. Passo 3: inserire nel campo Fax Destinatario il numero del dispositivo fax del destinatario. Se il numero è stato precedentemente inserito in Rubrica è possibile inserirlo nel campo selezionandolo semplicemente dall elenco visualizzato eseguendo un clic del mouse prima sul pulsante Rubrica e poi sul pulsante Aggiungi. Passo 4: compilare il campo File da Inviare con il nome del file che si desidera inviare al fax di destinazione; eseguire un clic del mouse sul pulsante e selezionare il file. Attenzione: i formati dei file che possono essere inviati via fax con sono i seguenti:.doc ;.xls;.txt;.sxw;.sxc;.sdw;.pdf;.tif;.tiff;.jpg;.jpeg Prima di procedere con l invio di un documento, si raccomanda quindi di verificare con attenzione che questo sia in uno di tali formati, altrimenti l inoltro non andrà a buon fine. I file nei formati compatibili per l invio con devono infatti essere prima convertiti nel formato idoneo all invio verso dispositivi fax e successivamente inviati. Qualora il formato del file selezionato non fosse uno di quelli descritti, il processo di conversione darebbe origine ad un errore e l invio del fax non andrebbe a buon fine. Si raccomanda inoltre di verificare che il file che si seleziona per l invio non contenga eventuali riferimenti o link ad altri file, poiché anche in questo caso, il processo di conversione produrrebbe una situazione di errore, determinando conseguentemente la impossibilità di consegna del fax al dispositivo di destinazione.

10 pag.10 Passo 5: scegliere la data e l ora nella quale si desidera che il fax venga inviato al destinatario. Si tratta naturalmente di una scelta opzionale che è possibile operare eseguendo un clic del mouse sul pulsante Calendario e scegliendo quindi la data e l ora di invio. Qualora non sia stato inserito nulla nel campo, l invio del fax avverrà con data e ora correnti, contestualmente quindi al completamento della richiesta di invio. consente inoltre di impostare il numero di tentativi di invio di un fax. Può infatti accadere che il fax di destinazione risulti ad esempio occupato durante il primo tentativo di invio e risultare invece raggiungibile al secondo tentativo. Si suggerisce di lasciare invariato tale campo impostato al valore di default 5. Passo 6: inviare il fax eseguendo un clic del mouse sul pulsante Invia. IMPORTANTE: si suggerisce di porre sempre un segno di spunta sul campo Rapporto visualizzato in basso a destra nella finestra di Invio Fax. Questo consentirà di ricevere all indirizzo specificato, il rapporto di trasmissione del fax. Il rapporto che si riceve dopo l invio e la cui ricezione può richiedere in taluni casi diversi minuti, consente sia di avere conferma della corretta ricezione del fax da parte del destinatario, sia di avere indicazioni sulla tipologia di problema che si è verificato nel caso in cui l invio del fax non fosse andato a buon fine. Le informazioni contenute nella relativa al rapporto di trasmissione, inviate all indirizzo consentiranno alle strutture tecniche una più veloce diagnostica e risoluzione del problema che si è verificato durante l invio.

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