ALLEGATO 3 SERVIZIO DI FACILITY MANAGEMENT CAPITOLATO TECNICO

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1 ALLEGATO 3 SERVIZIO DI FACILITY MANAGEMENT CAPITOLATO TECNICO

2 INDICE 1. PREMESSA OGGETTO DELL APPALTO CLASSIFICAZIONE E DENOMINAZIONE DEI SERVIZI TIPOLOGIE DI PRESTAZIONE ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI E FIGURE CHIAVE ATTIVAZIONE E CESSAZIONE DEI SERVIZI PROCESSO DI ATTIVAZIONE DEI SERVIZI DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF) e Verbale di Sopralluogo Piano delle Attività (PA) Ordinativo di Fornitura (OF) Verbale di Consegna VARIAZIONI RISPETTO ALL ORDINATIVO DI FORNITURA E MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO Verbale di Riconsegna I SERVIZI DI GOVERNO SISTEMA INFORMATIVO DI SUPPORTO GESTIONE E AGGIORNAMENTO DELL ANAGRAFICA TECNICA Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: attività richieste Documentazione da produrre Gestione del call center Requisiti generali Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Gestione Attività extra canone Requisiti generali e modalità di remunerazione Processi autorizzativi delle attività extra canone Rendicontazione e consuntivazione delle attività eseguite Programmazione e controllo operativo delle attività Requisiti generali Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Gestione di servizi appaltati a terzi da parte di Invimit Requisiti generali Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti I SERVIZI OPERATIVI DI MANUTENZIONE Manutenzione impianti elettrici Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione impianti idrico-sanitari Requisiti generali e modalità di remunerazione Pagina 2 di 73

3 6.2.2 Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione impianti di riscaldamento Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione impianti di raffrescamento Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione impianti elevatori Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione impianti antincendio Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione impianti di sicurezza e controllo accessi Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Manutenzione reti Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Mantenimento edile Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Gestione degli interventi a chiamata e reperibilità Franchigia a carico del Fornitore I SERVIZI OPERATIVI DI PULIZIA E IGIENE AMBIENTALE Servizio di pulizia Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti e modalità di esecuzione Servizio di Igiene Ambientale Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti e modalità di esecuzione Servizio di giardinaggio Requisiti generali e modalità di remunerazione Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti e modalità di esecuzione PREZZI DEI SERVIZI Prezzi dei servizi a canone Servizi di governo Servizi di manutenzione Servizi di pulizia e igiene ambientale Prezzi delle attività extra canone PENALI MODALITÀ DI PAGAMENTO Pagina 3 di 73

4 11. DISPOSIZIONI CONTRATTUALI E AMMINISTRATIVE Disposizioni legislative di riferimento Oneri e obblighi del Fornitore Esecuzione dei servizi Mezzi e attrezzature di lavoro DEFINIZIONI ALLEGATI AL CAPITOLATO TECNICO ALLEGATO A: perimetro immobiliare oggetto del Servizio...73 ALLEGATO B: Sistema Informativo di supporto...73 ALLEGATO C: Forms per la gestione delle Attività extra canone...73 Pagina 4 di 73

5 1. PREMESSA La Investimenti Immobiliari Italiani SGR S.p.A. (di seguito, anche solo InvImIt ) intende affidare il servizio di Facility Management (di seguito, anche solo servizio ) sul Patrimonio immobiliare dei Fondi i3-inail e i3-regione Lazio ancora in corso di conferimento. I principali obiettivi del servizio sono i seguenti: garantire il corretto adempimento degli obblighi di legge per quanto concerne la conduzione e gestione tecnica degli immobili; completare e aggiornare la conoscenza della consistenza in termini tecnici del patrimonio immobiliare e del suo stato di conservazione, attraverso una rapida ed esaustiva opera di catalogazione e censimento, nonché di gestione di un archivio tecnico documentale; mantenere inalterato, se non migliorare, lo stato conservativo degli immobili e degli impianti; fornire agli utenti del patrimonio (conduttori) un servizio di manutenzione a guasto e pronto intervento per quanto attiene alle responsabilità del proprietario; acquisire una progressiva e puntuale conoscenza della redditività effettiva e potenziale del patrimonio, tramite una corretta individuazione dei costi di gestione (cosiddetto ciclo passivo ), specie per quanto riguarda la fornitura di servizi manutentivi agli immobili e agli impianti, nonché di servizi al fabbricato. In particolare, il Fornitore dovrà svolgere in modo integrato tutti i servizi volti a mantenere in piena efficienza le strutture e gli impianti relativi agli immobili assunti in gestione, nonché a fornire tutti i servizi che normalmente occorrono per la corretta fruizione delle parti comuni degli edifici, per assicurarne la salubrità e il decoro. 2. OGGETTO DELL APPALTO Il presente appalto ha per oggetto l affidamento di servizi di Facility Management, gestionali e operativi, da eseguirsi negli immobili riportati nell'allegato A al presente Capitolato Tecnico, da realizzarsi con le specifiche operative e sotto le condizioni tutte riportate di seguito. I dati di consistenza riportati in Allegato A si intendono indicativi e funzionali alla formulazione dell offerta, fermo restando che il Fornitore dovrà prestare i propri servizi nei limiti dell importo massimo spendibile dell Accordo Quadro, secondo quanto previsto nel Disciplinare di gara. La consistenza immobiliare del patrimonio affidato in gestione potrà variare durante la vigenza contrattuale in relazione all eventuale conferimento di ulteriori immobili ai diversi Fondi, nei limiti di quanto previsto nel Disciplinare di gara. L'affidamento dei servizi di Facility Management riguarda tutte le attività di tipo tecnico e amministrativo necessarie ad assicurare la conservazione e la funzionalità degli immobili, nell'ambito degli indirizzi programmatici di politica patrimoniale definiti da InvImIt e dal quadro normativo di riferimento. Il Fornitore attiverà i servizi di cui al presente Capitolato Tecnico sulle Parti Comuni (ai sensi dell art c.c.) dei fabbricati a intera proprietà gestiti da InvImIt, qualora esistenti, nonché sulle unità immobiliari ad uso esclusivo, solo se i lavori sono giuridicamente di competenza della Proprietà e secondo quanto disciplinano le leggi in materia di locazione, i contratti ed eventuali convenzioni adottate. Infatti, in linea di principio, l onere esecutivo ed economico della manutenzione ordinaria sulle Unità Immobiliari ad uso esclusivo, dipendente da deterioramenti prodotti dall uso - compresa la Pagina 5 di 73

6 conduzione di impianti autonomi - è di competenza del conduttore, che la può effettuare in modo indipendente (artt e 1609 c.c.). 2.1 CLASSIFICAZIONE E DENOMINAZIONE DEI SERVIZI I Servizi che possono essere attivati nell ambito del presente appalto sono così classificati ed elencati: A Servizi di Governo, aventi l obiettivo di gestire in maniera integrata tutti i Servizi Operativi erogati, nonché di altri servizi similari affidati a Fornitori Terzi. Sono così denominati: Gestione del Sistema Informativo (cfr. 5.1); Gestione e aggiornamento dell Anagrafica Tecnica (cfr. 5.2); Gestione del Call Center (cfr. 5.3); Gestione Attività extra canone (cfr. 5.4); Programmazione e Controllo Operativo delle Attività (cfr. 5.5); Gestione di Servizi appaltati a Terzi (cfr. 5.6); B Servizi Operativi, così raggruppati e denominati: Servizi di Manutenzione: Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici (cfr. 6.1) Servizio di Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari (cfr. 6.2) Servizio di Manutenzione Impianti di Riscaldamento (cfr. 6.3) Servizio di Manutenzione Impianti di Raffrescamento (cfr. 6.4) Servizio di Manutenzione Impianti Elevatori (cfr. 6.5) Servizio di Manutenzione Impianti Antincendio (cfr. 6.6) Servizio di Manutenzione Impianti di Sicurezza e controllo accessi (cfr. 6.7) Servizio di Manutenzione Reti (cfr. 6.8) Servizio di Mantenimento Edile (cfr. 6.9) Servizi di Pulizia ed Igiene ambientale: Servizio di Pulizia (cfr. 7.1) Servizio di Igiene ambientale (cfr. 7.2) Servizio di Giardinaggio (cfr. 7.3) 2.2 TIPOLOGIE DI PRESTAZIONE Le tipologie di prestazione oggetto del presente appalto, relativamente ai servizi operativi, possono essere distinte in: attività a canone: sono le attività relative ai servizi operativi programmabili ed eseguibili con una frequenza prestabilita, necessarie a garantire il corretto funzionamento degli impianti e degli immobili. Sono incluse anche le manutenzioni correttive a guasto comprese entro una franchigia prestabilita (cfr. 6.11). Esse non necessitano di alcuna approvazione da parte di InvImIt; attività extra canone: sono le attività relative ai servizi operativi non programmabili, la cui necessità emerge in seguito a specifici eventi (ad es. adeguamenti normativi, manutenzione unità immobiliari per nuove locazioni). Sono incluse anche le manutenzioni correttive a guasto che eccedono la franchigia prestabilita (cfr. 6.11). Esse sono tutte soggette all autorizzazione preventiva di InvImIt (cfr. 5.4). Pagina 6 di 73

7 InvImIt, in ogni caso, può rivolgersi a soggetti terzi diversi dal Fornitore per l esecuzione di attività extra canone, fatta eccezione per le attività classificate come indifferibili (cfr. 5.4). In particolare, le attività extra canone la cui esecuzione può essere richiesta da InvImIt, a titolo esemplificativo ma non esaustivo sono: il restauro conservativo, parziale o totale, di facciate degradate, ai fini della garanzia di tenuta agli agenti atmosferici, dell eliminazione di possibili fenomeni evolutivi di deterioramento, il lavaggio di eventuali paramenti in pietra, la verniciatura delle opere in ferro; il rifacimento di marcapiani e intonaci dei balconi; la tinteggiatura di vani scala, androni e parti comuni in genere, compresa la realizzazione di vie cavo condominiali eventualmente assenti (per distribuzione luce, f.m., tv), la sostituzione degli apparecchi illuminanti, la verniciatura di opere in legno e ferro, necessaria per restituire agli stabili il giusto decoro; la ristrutturazione di unità immobiliari per nuove locazioni, con esecuzione degli interventi a carico della proprietà, consistenti principalmente nella ristrutturazione dei servizi igienici, nella sostituzione di parti degli apparati termomeccanici e/o elettrici, nella revisione della tenuta degli infissi, nella sostituzione di finiture, nell adeguamento normativo degli impianti; il rifacimento parziale o integrale dell impermeabilizzazione e della pavimentazione di terrazzi, in ragione di frequenti infiltrazioni; la manutenzione straordinaria di impianti tecnologici, necessari per il mantenimento delle condizioni di fruibilità degli edifici, con sostituzione anche integrale di gruppi termici, frigoriferi, ascensori; interventi di adeguamento normativo degli impianti tecnologici nelle parti comuni, anche al fine di dare riscontro alle prescrizioni emesse dagli Organismi notificati (ad es. impianti elettrici, termici, frigoriferi, di sollevamento), ovvero ottenere i Certificati di Prevenzione Incendi per le parti soggette a controllo dei VV.F. La prestazione dei servizi di governo e operativi richiesti, a canone ed extra canone, deve essere assicurata fino al raggiungimento dell importo massimo spendibile previsto per l Accordo Quadro, così come previsto nel Disciplinare di gara. 3. ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI E FIGURE CHIAVE Si riportano di seguito le principali figure coinvolte nell esecuzione dei Servizi, con una sintetica descrizione della funzione e del ruolo. Per InvImIt: il Fund Manager (FM): il responsabile dei rapporti con gli aggiudicatari tecnico-professionali in ordine al patrimonio immobiliare dei Fondi diretti gestiti. Il Fund Manager è responsabile del monitoraggio e del controllo della corretta e puntuale esecuzione delle attività svolte dal Fornitore. Il Fund Manager svolge il ruolo di Direttore dell esecuzione dell Accordo Quadro e relativi Ordinativi di Fornitura ai sensi dell art. 300 e ss. del d.p.r. 5 ottobre 2010, n il Responsabile dei Servizi Tecnici (RST): che ha il compito di supportare la Funzione di Gestione Fondi di InvImIt nell attività di supervisione del processo di erogazione dei servizi tecnici professionali e immobiliari riferiti ai Fondi gestiti. Per il Fornitore: il Responsabile dell Accordo Quadro (RdC): la persona fisica che funge da referente dell Accordo Quadro e dei relativi Ordinativi di Fornitura nei confronti di InvImIt, con ruolo di Pagina 7 di 73

8 supervisione e coordinamento del personale interno dedicato alle attività legate agli Ordinativi stessi. La figura è dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità, nonché di potere di delega interna per le attività di gestione dell Accordo Quadro. È l interfaccia unica verso InvImIt ed è responsabile del conseguimento degli obblighi contrattuali; il Referente del Servizio (RdS): la figura dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità e potere decisionale, per la gestione di tutti gli aspetti operativi dell Accordo Quadro e dei relativi Ordinativi di Fornitura. Egli è responsabile del conseguimento degli obiettivi qualitativi ed economici relativi allo svolgimento delle attività previste. A titolo indicativo e non esaustivo al RdS sono delegate le funzioni di: programmazione, organizzazione e coordinamento di tutte le attività previste nell Accordo Quadro e nel singolo Ordinativo di Fornitura; controllo delle attività effettuate; predisposizione della reportistica necessaria al monitoraggio delle performance conseguite. Il Fornitore garantisce l esatta esecuzione di tutti gli obblighi derivanti dal presente capitolato, mettendo a disposizione mezzi tecnici, economici, finanziari, nonché personale idoneo, dotato delle esperienze, competenze e dei mezzi adeguati per svolgere tempestivamente, efficacemente e con perizia tutte le attività previste. 4. ATTIVAZIONE E CESSAZIONE DEI SERVIZI 4.1 PROCESSO DI ATTIVAZIONE DEI SERVIZI Data la variabilità del numero e della tipologia degli immobili apportati ai Fondi durante la vigenza dell Accordo Quadro, non puntualmente definibili al momento di pubblicazione della presente procedura di gara, anche con specifico riferimento allo stato manutentivo degli stessi e delle necessità operative e gestionali conseguenti, per la quantificazione esatta delle attività da svolgere e per la definizione dei relativi compensi, è fatto carico al Fornitore, a valle dell emissione di una Richiesta Preliminare di Fornitura da parte di Invimit, di predisporre e sottoporre all approvazione della stessa il Piano delle attività degli immobili oggetto della Richiesta stessa, secondo le fasi di seguito riportate: ATTIVITÀ Fornitore InvImIt TEMPISTICHE Emissione Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF) Definizione data sopralluogo preliminare e svolgimento sopralluogo X X X max 10 gg solari dalla data di ricezione della RPF Elaborazione e trasmissione Piano delle Attività (PA) X max 10 gg solari dalla data di esecuzione del sopralluogo Valutazione e approvazione PA X max 5 gg solari dalla data di ricezione del PA Pagina 8 di 73

9 ATTIVITÀ Fornitore InvImIt TEMPISTICHE Recepimento nel PA di eventuali evidenze e nuova trasmissione PA X max 5 gg solari dalla data di ricezione della richiesta di modifiche Emissione Ordinativo di Fornitura (OF) X max 5gg solari dalla data di ricezione del PA Formalizzazione Verbale di Consegna X X max 10 gg solari dalla data di ricezione dell OF 4.2 DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF) e Verbale di Sopralluogo La Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF) è il documento con cui InvImIt formalizza il proprio interesse alla fruizione dei servizi previsti nell Accordo Quadro. Pur non costituendo obbligo alcuno per InvImIt, la RPF vincola InvImIt stessa a: supportare il Fornitore nella fase di sopralluogo/i agli immobili / impianti; fornire tutta la documentazione tecnica in proprio possesso per la stesura del Piano delle Attività. A seguito del sopralluogo sarà redatto dal Fornitore e sottoscritto da InvImIt un Verbale di Sopralluogo che ne attesta l avvenuta esecuzione. Durante la fase di sopralluogo il Fornitore deve prendere conoscenza della consistenza degli impianti e degli spazi ed, in particolare, deve individuare tutti i dati necessari: alla definizione delle attività ordinarie e del relativo corrispettivo (ad es. individuazione della superficie lorda degli ambienti, della superficie lorda totale oggetto dei servizi, del numero e tipologia degli impianti/unità funzionali/componenti da gestire, ecc.); alla definizione degli eventuali interventi di adeguamento normativo necessari a garantire la sicurezza degli immobili e degli impianti; alla definizione delle eventuali attività di manutenzione correttiva necessarie al ripristino della normale funzionalità degli impianti; al corretto svolgimento dei servizi; alla redazione del Piano delle Attività Piano delle Attività (PA) Obiettivi del Piano delle Attività sono: supportare InvImIt nella corretta identificazione del proprio effettivo fabbisogno in termini di servizi da ordinare, modalità di erogazione, e personalizzazione, anche individuando nuove configurazioni e/o diverse modalità operative di erogazione che, mantenendo o migliorando i livelli di servizio esistenti, possano far ottenere riduzioni dei costi; descrivere il dettaglio e le periodicità di tutte le attività ordinarie e straordinarie previste; dimensionare i corrispettivi economici dei servizi offerti. Il Responsabile dei Servizi Tecnici verificherà assieme al Fund Manager che all interno di tutte le sezioni del PA siano state correttamente recepite ed esplicitate le richieste e le esigenze di InvImIt. Qualora InvImIt non comunichi l accettazione del PA entro e non oltre 10 giorni solari dalla data di consegna da parte del Fornitore, il PA e la relativa RPF perdono la propria validità e tale circostanza Pagina 9 di 73

10 rappresenta la formale rinuncia da parte di InvImIt all acquisizione dei servizi di cui alla RPF. Il PA approvato, redatto in duplice copia e firmato per accettazione dal Fornitore e da InvImIt, sarà allegato all Ordinativo di Fornitura. La strutturazione del PA dovrà contenere almeno le seguenti sezioni, articolate per ciascun edificio: 1. analisi consistenze e servizi contiene i dati identificativi e dimensionali degli edifici, lo stato manutentivo, le consistenze, rilevate in fase di sopralluogo, utilizzate per la determinazione del canone mensile di ciascun servizio proposto, i costi storici per attività ordinarie e straordinarie, il Calendario Lavorativo (per far sì che l erogazione dei servizi non intralci le normali attività svolte nell immobile/i), ossia giorni, orari e/o fasce orarie da rispettare nei vari periodi dell anno per l erogazione del servizio stesso; 2. configurazione dei servizi - contiene un quadro sintetico generale dei servizi proposti dall Fornitore, in base alle esigenze rilevate con il sopralluogo e/o manifestate da InvImIt. Per ogni servizio si deve indicare la data prevista di inizio di erogazione dei servizi; 3. Programma Operativo annuale - per ogni edificio e per servizio esso indica tutte le attività ordinarie, ossia le prestazioni minime standard previste nel presente Capitolato, le ulteriori personalizzazioni richieste da InvImIt o proposte dall Fornitore: le attività con relativa frequenza 1, l oggetto su cui va effettuata l attività (impianto, macchina, ecc.), le misure di gestione ambientale eventualmente adottate. Il Fornitore dovrà garantire la continuità dei servizi presi in carico coordinandosi, tramite il Responsabile dei Servizi Tecnici, con eventuali Fornitori a cui è subentrato; 4. manutenzioni per adeguamenti normativi/funzionali degli impianti proposte dall Fornitore e rilevate in fase di sopralluogo iniziale - contiene l individuazione e la quantificazione di massima di manutenzioni ritenute necessarie; queste, qualora approvate, saranno gestite con Ordini di Attività Extra Canone, senza l applicazione di alcuna franchigia a carico del Fornitore. Le proposte non sono in alcun modo vincolanti per InvImIt, che potrà anche non dare seguito alle proposte stesse o affidarne l esecuzione a Fornitori terzi; 5. corrispettivi per le attività ordinarie: i corrispettivi devono essere evidenziati sia per servizio sia per edificio, per l intera durata dell Ordinativo di Fornitura (e quindi anche in funzione della data di attivazione dei servizi). Il computo estimativo deve riguardare, in maniera separata e dettagliata, anche i Servizi di Governo quotati in base a quanto definito nel presente Capitolato; 6. corrispettivi per attività extra canone: importo dello stanziamento stimato per attività straordinarie Ordinativo di Fornitura (OF) L Ordinativo di Fornitura (OF) è il documento attraverso cui InvImIt utilizza l Accordo Quadro e che regola i rapporti di fornitura fra InvImIt ed il Fornitore. I singoli OF deliberati da InvImIt possono avere a oggetto un numero qualsiasi di immobili, metri quadrati, servizi attivati. Nell OF sono indicate sia le attività ordinarie, con i relativi importi desunti dal PA approvato, sia gli 1 La pianificazione temporale delle attività deve tenere conto delle azioni effettuate dal precedente Fornitore del servizio. Qualora non vi sia evidenza dell effettuazione dell attività programmata da parte del precedente Fornitore del servizio, questa va prevista nel PA entro 30 giorni naturali e consecutivi dall inizio di erogazione del relativo servizio. Pagina 10 di 73

11 importi forfetari a consumo destinati alla copertura finanziaria delle attività extra canone. L importo forfetario a consumo concorre nella sua interezza al computo del valore dell Ordinativo di Fornitura Verbale di Consegna Il Verbale di Consegna rappresenta il documento con il quale il Fornitore prende formalmente in carico i beni/immobili per l'esecuzione dei servizi richiesti. Il Fornitore, controfirmando per accettazione il Verbale di Consegna redatto dal Fornitore, si impegna formalmente a prendersene cura ed a manutenerli in modo tale da garantire il buono stato di conservazione degli stessi. Il Verbale, condiviso e sottoscritto congiuntamente tra le Parti, dovrà essere redatto in duplice copia. La data di sottoscrizione del Verbale di Consegna costituisce la data di inizio di erogazione dei servizi. In caso di servizi ad attivazione posticipata rispetto alla data di sottoscrizione del Verbale di Consegna, la presa in carico dei relativi beni/immobili avverrà tramite un Verbale di Consegna aggiuntivo, contestualmente all inizio dell erogazione del servizio medesimo. Il Verbale di Consegna prevede le seguenti sezioni: 1. attestazione della presa in consegna dei beni/immobili - contiene il dettaglio della consistenza dei beni/immobili di InvImIt presi in carico dal Fornitore, con esplicitazione della tipologia di impianti e dei relativi quantitativi. Contiene anche l elenco della documentazione tecnica di legge in possesso di InvImIt, che la stessa consegna al Fornitore 2. Contiene infine eventuali strutture e/o mezzi e/o servizi che InvImIt eventualmente concede in comodato d uso al Fornitore, per lo svolgimento delle attività previste (locali, servizi, ecc.); 2. organizzazione dell Fornitore e modalità di interfacciamento - riporta, per ciascun servizio, i nominativi degli esecutivi e dei tecnici che eseguiranno le attività. In tale sezione deve essere inoltre riportato l elenco dei soggetti abilitati all accesso al Call Center (cfr. 5.3 e alle informazioni del Sistema Informativo (cfr. 5.1); 3. subappalto - qualora il Fornitore voglia avvalersi del subappalto deve rispettare le prescrizioni previste dal Disciplinare di gara, indicando le prestazioni che intende subappaltare per lo specifico Ordinativo, i nominativi delle società a cui intende affidare i servizi, con i relativi importi e l attestazione della sussistenza di tutte le condizioni definite ai sensi dell art. 118 del D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. e specificate nell Accordo Quadro. L autorizzazione al subappalto è richiesta dal Fornitore a InvImIt prima della redazione del Verbale di Consegna che, invece, contiene unicamente i servizi e i nominativi dei subappaltatori autorizzati. 4.3 VARIAZIONI RISPETTO ALL ORDINATIVO DI FORNITURA E MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO Nel corso della durata dell OF possono essere apportate variazioni rispetto a quanto già stipulato, nei limiti di quanto previsto nel Disciplinare di gara. Le variazioni possono riguardare aspetti tecnici ed economici (ad es. numero e/o specifiche di erogazione dei servizi, calendario lavorativo, consistenze, incremento dell importo a consumo per attività extra canone, ecc.). Le variazioni sono apportate all OF tramite l emissione di Atti Aggiuntivi all OF stesso da parte di InvImIt. Qualora necessario (ad es., in caso di attivazione di nuovi servizi), si aggiornerà anche il Verbale di Consegna. 2 A titolo esemplificativo e non esaustivo, per la centrale termica: libretto di centrale, libretto d impianto, dichiarazione conformità D.Lgs. 37/2008, CPI e/o NOP dei VV.F., omologazione ISPESL; per gli impianti elevatori: libretto d impianto, verbali di verifica biennale, dichiarazioni di conformità D.Lgs. 37/2008, ecc. Pagina 11 di 73

12 Il Fornitore dovrà aggiornare il PA in base alle richieste di InvImIt, in modo che le variazioni introdotte siano chiaramente visibili e che sia garantita la rintracciabilità di tutti gli aggiornamenti dei PA emessi. Il requisito di rintracciabilità delle variazioni intercorse deve essere garantito anche per gli aggiornamenti del Verbale di Consegna. Il processo di aggiornamento dell Ordinativo di Fornitura è schematizzato nella seguente Tabella. ATTIVITÀ Fornitore InvImIt TEMPISTICHE Emissione Richiesta di Variazione (RV) X Trasmissione nuova versione\integrazione PA X max 10 gg solari dalla data di ricezione della RV Valutazione e approvazione nuovo PA ed emissione Atto Aggiuntivo all OF (AA) X max 5 gg solari dalla data di ricezione del PA Eventuale aggiornamento del Verbale di Consegna X X max 5 gg solari dalla data di invio dell AA 4.4 Verbale di Riconsegna Il Verbale di Riconsegna rappresenta il documento con il quale il Fornitore riconsegna a InvImIt, alla scadenza dell Ordinativo, i beni/immobili oggetto del Verbale di consegna (cfr ). Il Verbale, condiviso e sottoscritto congiuntamente tra le Parti, dovrà essere redatto in duplice copia. Il Verbale prevede le seguenti sezioni: 1. elenco documentazione cartacea ed elettronica consegnata dal Fornitore a InvImIt relativa al servizio di Anagrafica Tecnica; 2. elenco documentazione elettronica consegnata dal Fornitore a InvImIt relativa ai dati contenuti nel Sistema informativo; 3. elenco beni precedentemente dati in custodia al Fornitore da InvImIt che vengono restituiti; 4. informazioni per la continuità del servizio. In tal senso, il Fornitore è obbligato a garantire la continuità del servizio e, pertanto, agevolerà l avvio dei servizi da parte del nuovo Fornitore entrante. Pertanto, a titolo esemplificativo e non esaustivo, il Fornitore: consegnerà direttamente al nuovo Fornitore la documentazione sopra indicata; affiancherà InvImIt e il Fornitore entrante durante i sopralluoghi; parteciperà a riunioni e incontri. 5. I SERVIZI DI GOVERNO L erogazione dei Servizi di Governo garantisce la centralizzazione delle informazioni tecniche e gestionali, nonché l univocità degli strumenti gestionali e di supporto adottati. Unitamente alla struttura organizzativa adottata devono pertanto costituire un efficace sistema di governo che, grazie alla piena conoscenza del sistema edificio-impianto e dei servizi ad esso rivolti, provveda alla programmazione, all esecuzione e al controllo di tutte le attività operative. Fanno parte della macro categoria Servizi di Governo i servizi individuati al 2.1, le cui caratteristiche, contenuti prestazionali, modalità operative e di remunerazione sono dettagliati all interno del presente Capitolo. Pagina 12 di 73

13 La remunerazione prevista per i Servizi di Governo, ad esclusione di quella relativa alla gestione ed aggiornamento dell anagrafica architettonica ed impiantistica, si intende compresa nei prezzi dei servizi a canone, costituiti da prezzi unitari a base d asta, così come ribassati in sede di offerta economica. 5.1 SISTEMA INFORMATIVO DI SUPPORTO Per ottimizzare l'operatività gestionale InvImIt si è dotata di un Sistema Informativo integrato - applicativo REF2, ove confluiscono le banche dati relative a: stato patrimoniale, consistenza, stato manutentivo, destinazione d'uso e utilizzo degli immobili, anagrafica dei soggetti utilizzatori. Il Sistema Informativo è di tipo modulare e fruibile via web; nello specifico, esso è caratterizzato da: elevata navigabilità, usabilità ed ergonomia delle interfacce utente; disponibilità, per ogni tipologia di informazione e modulo applicativo, di tracciati record in formato excel; Per la descrizione completa dei moduli e dei processi presenti nel Sistema si rimanda all Allegato B al presente Capitolato Tecnico. Il Fornitore sarà titolare di specifiche abilitazioni per effettuare le operazioni di inserimento/aggiornamento e stampa di modulistica e documenti, in funzione delle diverse tipologie di pratica, in un costante rapporto di collaborazione e interazione con InvImIt. Entro 7 giorni dalla data di sottoscrizione dell Accordo Quadro InvImIt provvederà a fornire al Fornitore copia del manuale d uso del Sistema Informativo sopra citato; verrà inoltre erogata la formazione necessaria all uso del Sistema Informativo per il personale abilitato del Fornitore medesimo. Il Fornitore dovrà procedere alla verifica dei dati esistenti relativi a ciascun bene assunto in gestione entro la data di sottoscrizione del Verbale di Consegna e di ciascun Ordinativo di Fornitura. Il Sistema dovrà essere gestito e sistematicamente aggiornato per tutta la durata dei singoli Ordinativi di Fornitura da parte del Fornitore, con frequenza giornaliera (relativamente ai dati generati nelle 24 ore precedenti). 5.2 GESTIONE E AGGIORNAMENTO DELL ANAGRAFICA TECNICA Requisiti generali e modalità di remunerazione Per Gestione e Aggiornamento dell Anagrafica Tecnica si intendono le attività di eventuale acquisizione di nuovi dati e/o aggiornamento e/o integrazione e/o modifica dei dati già presenti nel Sistema Informativo finalizzate alla gestione operativa degli immobili e degli impianti oggetto dell Ordinativo di Fornitura e/o degli Atti Aggiuntivi. Il servizio si compone di: Gestione e Aggiornamento dell Anagrafica Architettonica, unico e valido per qualunque tipo di servizio operativo attivato sugli immobili; Gestione e Aggiornamento dell Anagrafica Impiantistica, per i soli servizi operativi attivati. Gli obiettivi principali da perseguire attraverso l attività di Gestione e Aggiornamento dell Anagrafica Tecnica sono: una corretta collocazione dei dati all interno del Sistema Informativo, che permetta un veloce accesso e controllo delle informazioni; una puntuale conoscenza del contesto impiantistico e delle componenti, che ne permetta l individuazione e valutazione; la raccolta, la catalogazione e il mantenimento della documentazione attestante la regolarità Pagina 13 di 73

14 degli impianti gestiti, incluso lo scadenzario dei documenti soggetti a rinnovo; una corretta pianificazione e gestione delle attività manutentive, con il raggiungimento di economie di esercizio del complesso di attività. InvImIt avrà accesso alle informazioni tramite Sistema Informativo (cfr. 5.1) per consultare, monitorare e verificare i dati gestiti ed il livello di aggiornamento. Resta inteso che, al termine del rapporto contrattuale, tutte le informazioni gestite resteranno di esclusiva proprietà di InvImIt. Il Fornitore si obbliga a consegnare l archivio documentale cartaceo della gestione tecnica. La modalità di remunerazione del servizio in oggetto è costituita da un canone mensile determinato in base ai prezzi predefiniti (cfr ) soggetti a ribasso in sede di Offerta Economica. Per ciascun edificio il canone complessivo sarà dato dalla somma tra il corrispettivo previsto per la Gestione dell Anagrafica Architettonica e il corrispettivo previsto per il servizio di Gestione dell Anagrafica Impiantistica, quest ultimo calcolato per i servizi di manutenzione attivati Caratteristiche del servizio: attività richieste acquisizione dati: il Fornitore è tenuto a reperire presso InvImIt tutti i dati e i documenti in suo possesso relativi alla posizione tecnica e normativa di ciascun immobile, per ciascun servizio attivato. Qualora si rilevi la mancanza di documentazione, il Fornitore è tenuto a prestare a InvImIt tutta l assistenza necessaria per l ottenimento delle certificazioni di legge, con la sola esclusione delle eventuali progettazioni; rilievo: il Fornitore dovrà, sulla base della documentazione ricevuta, verificare i dati esistenti ed eventualmente reperire le informazioni e i documenti mancanti relativi agli impianti e alle parti comuni interne ed esterne degli immobili gestiti, incluso il rilevamento a vista dello stato di adeguamento normativo degli immobili e delle relative condizioni di sicurezza (verifica dell esistenza e della validità delle certificazioni e delle autorizzazioni di legge occorrenti, della sussistenza delle condizioni di sicurezza disposte dalle normative, individuazione delle date entro le quali richiedere agli Enti preposti la visita ispettiva di legge); restituzione nel Sistema Informativo dei dati grafici e alfanumerici; aggiornamento/modifica dati in continuo: le informazioni sugli immobili e sugli impianti dovranno essere aggiornate nel Sistema Informativo per tutta la durata dell Ordinativo di Fornitura, in relazione agli eventi della gestione. L immissione delle modifiche deve essere effettuata entro un termine massimo di 5 giorni lavorativi dall evento che ha prodotto le modifiche Documentazione da produrre In sede di consegna formale della documentazione del presente servizio dovrà essere fornito a InvImIt un indice dettagliato dei documenti realizzati e inseriti nel Sistema Informativo. L indice dettagliato dovrà essere accompagnato da: una Relazione delle risultanze del rilevamento a vista dello stato di adeguamento normativo degli immobili e delle relative condizioni di sicurezza, con evidenza delle situazioni di criticità riscontrate; l elenco dei file grafici elaborati, strutturato per edificio; tabelle alfanumeriche in formato excel riassuntive della consistenza architettonica e impiantistica, articolate per edificio; Pagina 14 di 73

15 Gli elaborati grafici devono essere forniti in formato grafico vettoriale secondo lo standard DWG di Autocad nell ultima versione disponibile sul mercato, utilizzando opportuni layer di restituzione, nonché dotati di polilinee chiuse per la restituzione delle caratteristiche dimensionali come da specifiche tecniche di Invimit. Gli elaborati devono essere prodotti utilizzando gli standard di rappresentazione definiti dalle norme di riferimento UNI, CEI, ecc. applicabili ed in ogni caso il Fornitore dovrà allinearsi alle indicazioni di Invimit. La restituzione grafica dovrà prevedere le planimetrie quotate di tutti i piani dell edificio, con posizionamento delle componenti impiantistiche oggetto dei Servizi di Manutenzione attivati e con il dettaglio delle sole parti comuni gestite. Per quanto riguarda l anagrafica architettonica dovranno essere rappresentati: tutti i vani costituenti le parti comuni interne ed esterne, inclusi i locali tecnologici, dotati di codice univoco, comprese le seguenti informazioni: destinazione d uso, altezza, superficie lorda e netta, volume; i versi di salita di rampe e scale; i versi d ingresso ai piani e alle singole unità immobiliari; ubicazione degli infissi esterni e interni, inclusi i versi di apertura delle porte; finiture interne ed esterne delle componenti edilizie per materiale e tipologia. Per quanto riguarda l anagrafica impiantistica dovranno essere rappresentate: tutte le componenti degli impianti assunti in gestione, classificate secondo i criteri dettati dalla norma UNI 8290, dotate di codice univoco. Le componenti dovranno essere inserite nei vani in cui sono effettivamente localizzate tramite blocchi CAD indicati da Invimit; tutte le caratteristiche tecniche associabili significative in relazione all oggetto rappresentato: tipologia, dimensioni, dati di targa (ad es. marca, modello, anno di fabbricazione, materiale, dimensioni, potenza, alimentazione, etc.). 5.3 Gestione del call center Requisiti generali Al fine di offrire la massima accessibilità ai servizi il Fornitore dovrà organizzare un servizio di pronta interlocuzione e di reperibilità per InvImIt, per i conduttori, gli amministratori di condominio ed i portieri, se presenti, degli immobili gestiti. L attivazione del Call Center dovrà essere garantita dalla data di avvio dei servizi. Gli utenti abilitati sulla base dei livelli autorizzativi stabiliti da InvImIt in sede di Verbale di Consegna (cfr ), devono accedere al servizio mediante i canali di comunicazione dedicati predisposti dal Fornitore: numero telefonico dotato di segreteria, numero fax, . Il servizio si esplica attraverso: la gestione delle chiamate, ossia la presa in carico della richiesta, la sua classificazione e distribuzione dinamica in relazione al tipo di chiamata e al livello di urgenza; il tracciamento delle richieste, ossia il protocollo, la registrazione e l archiviazione nel Sistema Informativo di tutte le comunicazioni, ricevute attraverso un qualunque canale di accesso. Pagina 15 di 73

16 Relativamente ai servizi appaltati a Terzi gestiti dal Fornitore, questi riceverà e smisterà al Fornitore Terzo anche le chiamate connesse, relative a: segnalazioni di disservizio; richieste di chiarimenti e informazioni; solleciti; reclami Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti I requisiti minimi in ordine al servizio di Call Center sono i seguenti: la risposta alle chiamate ai numeri telefonici dedicati deve essere assicurata tutti i giorni dell anno dalle 8,00 alle 18,00, esclusi sabato, domenica e festivi; al di fuori dell orario di presidio degli operatori telefonici dovrà essere attiva una segreteria telefonica e rimarranno attivi anche e fax; per il personale autorizzato di InvImIt dovrà essere messo a disposizione un numero di telefonia mobile da utilizzarsi in caso di urgenza, sul quale la risposta alle chiamate dovrà essere assicurata senza soluzione alcuna di continuità per tutto l anno (h24 per 365 gg/anno). La gestione delle chiamate dovrà avvenire anche con l utilizzo di sistemi automatici di risposta (IVR), con instradamento automatico in relazione alla tipologia di chiamata: negli orari di presenza, direttamente verso l operatore telefonico; al di fuori degli orari di presenza, verso la segreteria telefonica, ovvero verso il servizio di Reperibilità in caso di emergenza/urgenza. La gestione delle chiamate sottintende la classificazione e la codifica di almeno le seguenti tipologie: richieste per interventi a chiamata (manutenzioni a guasto e/o in extra canone); gestione delle Richieste di Acquisto per attività extra canone (ricezione RA approvate da InvImIt, richieste di chiarimento, ecc.) informazioni relative allo stato delle richieste e delle eventuali attività (in corso o programmate); richieste di chiarimenti e informazioni sui servizi attivati; solleciti, reclami. Nel caso di chiamata per richiesta di attività a guasto o extra canone, l operatore del Call Center definirà/classificherà il livello di urgenza dell attività stessa, attivando i successivi processi di sopralluogo, preventivazione e/o risoluzione dell anomalia segnalata, come specificato nel Poiché i termini di inizio del sopralluogo (cfr. 6.10) decorrono dalla data/ora di registrazione della segnalazione, la registrazione dovrà essere contestuale alla chiamata se il servizio è presidiato dall operatore telefonico. Al di fuori dell orario di lavoro la registrazione di tutte le chiamate pervenute dovrà essere automatica o, comunque, effettuata entro il giorno lavorativo successivo alla ricezione della chiamata. Le diverse tipologie di chiamata devono essere gestite con procedimenti che consentano la loro precisa conoscenza, in qualunque momento, con campi di informazione differenti in base alla tipologia di richiesta pervenuta, come esemplificato nella seguente tabella. Pagina 16 di 73

17 TIPOLOGIA DI CHIAMATA Interventi a chiamata Gestione degli Ordini di Attività per attività extra canone Informazioni sullo stato delle richieste e delle rispettive attività Chiarimenti e informazioni sui servizi attivati Solleciti/reclami INFORMAZIONI DA REGISTRARE data e ora; motivo; richiedente (nome, cognome e recapito telefonico), anche se la segnalazione è effettuata da personale del Fornitore; n dell Ordinativo di Fornitura; edificio / unità / ambienti per i quali è stata richiesta l attività; stato (aperta, chiusa, assegnata, sospesa, stato del sopralluogo, ecc.); tipi e categorie di lavoro interessate dalle attività; livello di priorità; numero progressivo assegnato. data e ora; n progressivo della richiesta di attività a cui è associato l OA pervenuto; nome e cognome di chi ha richiesto il chiarimento. data e ora; nome e cognome di chi ha richiesto il chiarimento; n progressivi relativi alle richieste di cui è stato richiesto lo stato data e ora; nome e cognome di chi ha richiesto il chiarimento/informazione data e ora; nome e cognome di chi ha effettuato il sollecito/reclamo; n progressivo dell attività sollecitata; motivo del sollecito/reclamo 5.4 Gestione Attività extra canone Requisiti generali e modalità di remunerazione Il servizio consiste nella preventivazione e gestione di tutte le attività che prevedono la corresponsione di un corrispettivo extra canone e prevede le seguenti attività: predisposizione delle proposte di Richiesta di Acquisto (RA); redazione della Scheda Consuntivo (SC) al termine di ciascun intervento. Il Referente del Servizio predisporrà le RA secondo il processo di seguito descritto. Le RA autorizzate consentono, a fine periodo, la fatturazione delle attività straordinarie e devono essere allegati alle fatture, unitamente alle Schede Consuntivo (SC), contenenti la consuntivazione tecnica ed economica dell attività eseguita e valide quali attestazioni dell esecuzione a regola d arte. I documenti dovranno essere resi disponibili a InvImIt tramite il Sistema Informativo. Pagina 17 di 73

18 5.4.2 Processi autorizzativi delle attività extra canone Come anche evidenziato al 2.2, le attività ordinarie e le manutenzioni a guasto il cui importo è inferiore alla franchigia prestabilita (cfr. 6.11) non sono soggette all autorizzazione preventiva di InvImIt. Per tali attività è previsto solo un obbligo di rendicontazione periodica (cfr. 5.5) e, nel caso di manutenzioni a guasto, di informazione a InvImIt. Sono inoltre esclusi dall autorizzazione preventiva gli interventi classificati come indifferibili dal Fornitore, anche se eccedenti la franchigia prestabilita (cfr. 6.11). Per tali attività, per le quali è impossibile la redazione di un preventivo, la RA sarà redatta dal Fornitore a consuntivo, calcolata utilizzando sempre i Listini ed i corrispettivi della manodopera di cui al 8.2. La RA sarà poi consegnata per l approvazione della spesa a InvImIt. Le attività che invece prevedono la corresponsione di un corrispettivo extra canone sono soggette all autorizzazione preventiva di InvImIt. Esse riguardano: manutenzioni a guasto il cui importo eccede il valore della franchigia prestabilita; attività a richiesta di InvImIt, effettuate in qualsiasi modalità di erogazione dei servizi e per qualsiasi tipologia di servizio attivato, inclusi gli adeguamenti normativi o i ripristini della funzionalità degli impianti proposti dal Fornitore in sede di PA. Per autorizzare qualsiasi tipo di attività extra canone occorre che esista la relativa copertura finanziaria dell intervento nell Ordinativo di Fornitura. Qualora l importo a consumo sia anche parzialmente esaurito, InvImIt provvederà allo stanziamento tramite l emissione di un Atto Aggiuntivo (cfr. 4.3). Il processo autorizzativo delle attività extra canone è schematizzato nella seguente Tabella. ATTIVITÀ Fornitore InvImIt TEMPISTICHE Segnalazione/Richiesta/Proposta di attività extra canone tramite Call Center (cfr. 5.3) X X Stima tecnico-economica dell attività e redazione proposta di Richiesta di Acquisto (RA) X max 48 ore dal sopralluogo Valutazione RA e verifica copertura finanziaria Approvazione RA e invio per accettazione, ovvero formalizzazione del rifiuto X X Esecuzione attività e redazione Scheda Consuntivo (SC) X Qualora InvImIt decida di non dar corso all attività, questa formalizzerà la mancata approvazione della RA ricevuta. La RA approvata ha funzione di pre-fatturazione e autorizza il Fornitore, al termine dell intervento e previa consegna dei consuntivi a corredo (cfr ), a emettere la fattura per l intervento realizzato. La preventivazione degli interventi dovrà essere formulata utilizzando i modelli di cui all Allegato C al presente Capitolato Tecnico ( Forms per la gestione delle Attività extra canone ). La valorizzazione economica delle attività dovrà essere eseguita con le modalità stabilite al successivo 8.2. Pagina 18 di 73

19 5.4.3 Rendicontazione e consuntivazione delle attività eseguite Al completamento delle attività previste il Fornitore dovrà effettuare la consuntivazione tecnica ed economica di ciascun intervento realizzato, mediante una Relazione Finale e una Scheda Consuntivo (SC), redatte utilizzando i modelli di cui all Allegato C. In particolare, la Scheda Contabile dovrà essere valorizzata economicamente secondo quanto stabilito al successivo 8.2. Alla Relazione Finale e alla Scheda Consuntivo di ogni intervento dovranno essere allegate: la documentazione fotografica ante, inter e post operam; eventuali certificazioni richieste dalla normativa tempo per tempo vigente; eventuali fatture giustificative dei costi esposti per forniture e/o forniture e posa in opera; eventuale giustificazione esplicita di voci di manodopera diretta, qualora la relativa incidenza economica superi il 25% dell importo complessivo dell attività; eventuale evidenza degli avvenuti pagamenti ai subappaltatori di volta in volta utilizzati. Mensilmente, entro il 25 del mese successivo, il Fornitore invierà a mezzo posta elettronica e/o eventualmente posta elettronica certificata (PEC) la rendicontazione di tutte le attività eseguite nel mese precedente; solo con l approvazione del rendiconto sarà possibile procedere con la fatturazione (cfr. 10). 5.5 Programmazione e controllo operativo delle attività Requisiti generali Il servizio include la programmazione e la rendicontazione delle attività (a canone ed extra canone autorizzate). Esso si sostanzia nella redazione mensile dei Programmi Operativi e dei Verbali di Controllo, per edificio e per servizio. Nell ambito di ciascun Ordinativo di Fornitura il Fornitore dovrà programmare le attività con l obiettivo di evidenziare a InvImIt le attività in corso e quelle da eseguire nel periodo di riferimento. Il presente servizio è esteso anche alle attività dei servizi erogati da Terzi nel caso in cui si attivi il servizio Gestione di Servizi appaltati a Terzi (cfr. 5.6). I Programmi Operativi ed i Verbali di Controllo dovranno essere eventualmente consultabili in qualsiasi momento da parte di InvImIt attraverso il Sistema Informativo. I Programmi Operativi e i Verbali di Controllo dovranno essere aggiornati in continuo, in relazione agli eventi della gestione (ad es., interruzioni dei servizi per cause eccezionali, nuove autorizzazioni, chiusura di interventi extra canone, ecc.) La firma del Verbale di Controllo da parte del Responsabile dei Servizi Tecnici ha valore di accettazione dell avvenuta esecuzione delle attività eseguite dal Fornitore. Il processo di programmazione e controllo delle attività è schematizzato nella seguente Tabella. ATTIVITÀ Fornitore InvImIt TEMPISTICHE Consegna primo PO X data di avvio dei servizi Pagina 19 di 73

20 ATTIVITÀ Fornitore InvImIt TEMPISTICHE Consegna PO successivi X mensile, entro il 1 giorno lavorativo di ogni mese Approvazione PO 3 tramite silenzio-assenso X entro 5 giorni lavorativi Consegna VC X mensile, entro il 5 giorno lavorativo di ogni mese Approvazione VC X Caratteristiche del servizio: requisiti minimi richiesti Il Programma Operativo (PO) è un elaborato bimestrale su base giornaliera, relativo al mese in corso e a quello successivo, che comprende la schedulazione con rappresentazione grafica di tutte le attività programmabili. È articolato per edificio e per servizio. Esso è sviluppato a partire dal Programma Operativo annuale proposto in sede di preventivazione dei servizi (Piano delle Attività, cfr ). Nel caso in cui sia attivato il servizio Gestione di Servizi appaltati a Terzi (cfr. 5.6), dovranno essere schedulate anche le attività del Fornitore terzo, mediante il medesimo formato ma in maniera distinta per ogni Servizio Terzo. Le attività dovranno essere organizzate presso gli edifici con tempi e orari compatibili con il regolare svolgimento delle attività ivi previste e nel rispetto integrale delle disposizioni in materia di sicurezza sul lavoro. Il Verbale di Controllo (VC) è un elaborato mensile su base giornaliera che si ottiene integrando il PO con lo stato d avanzamento delle attività previste nel mese immediatamente precedente. Oltre al Programma Operativo a consuntivo il Verbale di Controllo dovrà contenere ed evidenziare in maniera separata, per edificio e per servizio, le seguenti attività eseguite nel mese rendicontato: tutte le attività indifferibili non programmabili (dunque non inserite nel PO); tutte le attività a guasto o a richiesta eseguite di importo inferiore alla franchigia (non soggette ad autorizzazione cfr ), con informazioni di sintesi quali: data di esecuzione, descrizione sintetica, importo a consuntivo, ecc.; tutte le attività a guasto o a richiesta approvate ed eseguite in modalità extra canone (cfr. 5.4), con informazioni di sintesi desunte dalle Schede Consuntivo, incluso il riferimento alla Scheda Consuntivo stessa, che dovrà essere disponibile nel Sistema Informativo, nonché allegata alla fatturazione. Riguardo le attività extra canone dovranno essere inoltre evidenziati gli importi complessivi approvati sia per il solo mese rendicontato, sia dalla data di avvio dei servizi, per singolo edificio. Qualora attivato il servizio di Gestione di servizi appaltati a Terzi il Fornitore dovrà presentare, inoltre, una Relazione di Verifica per ciascun Ordinativo di Fornitura gestito, come dettagliato nel L approvazione del PO da parte di InvImIt può essere condizionata, ad es., dal rispetto delle attività minime previste dal PA, dal calendario lavorativo proposto e/o dalla presenza di tutte le attività extra canone autorizzate. Pagina 20 di 73