Manuale della Conservazione Sostitutiva

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1 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Document Management Outsourcing Manuale della Conservazione Sostitutiva MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 1

2 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 1. DESCRIZIONE E RIFERIMENTI NORMATIVI SCOPO DEL DOCUMENTO STORIA DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI E TECNICI DECRETI DELIBERE, REGOLAMENTI OPERATIVI E ALTRE FONTI CONVENZIONI DI LETTURA DEFINIZIONI ACRONIMI GENERALITÀ DESCRIZIONE DEI SOGGETTI COINVOLTI GENERALITÀ DI SIAV S. P. A. - DMO GENERALITÀ DEL RESPONSABILE DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE GENERALITÀ DELLA CERTIFICATION AUTHORITY PER LA FIRMA DIGITALE GENERALITÀ DELLA TIME STAMPING AUTHORITY PER LA MARCA TEMPORALE GENERALITÀ DEL PUBBLICO UFFICIALE DI RIFERIMENTO OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ MANSIONI ED OBBLIGHI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE E DELEGHE ALTRI COMPITI ED OBBLIGHI DEL SOGGETTO PRODUTTORE PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTI SOGGETTI ALLA PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA TIPOLOGIE DI DOCUMENTI INVIATE IN CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA FORMATI ELETTRONICI ACCETTATI INDIVIDUAZIONE DI CLASSI DOCUMENTALI E RELATIVE CONFIGURAZIONI SPECIFICHE L ITER DI MESSA IN CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI CONSOLIDAMENTO E PRESA IN CARICO CREAZIONE E CERTIFICAZIONE DEI SUPPORTI SCHEMA FLUSSO PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTI IN EMISSIONE ANALOGICA SCHEMA FLUSSO PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DOCUMENTI IN EMISSIONE ELETTRONICA CONVOCAZIONE DEL PUBBLICO UFFICIALE MATERIALIZZAZIONE DEI SUPPORTI ORGANIZZAZIONE DEI SUPPORTI CONSERVATI pag. 2 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

3 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 4.3 NOTE SULLA PROCEDURA DI LAVORAZIONE PER SCRITTURE CONTABILI E DOCUMENTI RILEVANTI A FINI FISCALI TEMPISTICHE DI CONSERVAZIONE RAPPORTI CON L AGENZIA DELLE ENTRATE RICERCA ED ESIBIZIONE LOCALIZZAZIONE DEL SUPPORTO E INDIVIDUAZIONE DI UN DOCUMENTO ESIBIZIONE IN MODALITÀ CARTACEA E TELEMATICA PROCEDIMENTO IN CASO DI ACCESSI, VERIFICHE ED ISPEZIONI DA PARTE DELL AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA PROVVEDIMENTI PER LA SICUREZZA LOGICA E FISICA DI DATI E STRUTTURE CONTROLLO DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SALVAGUARDIA DEI DATI, CREAZIONE E GESTIONE DELLE COPIE DI SICUREZZA VERIFICA PERIODICA DELL EFFETTIVA LEGGIBILITÀ DEI DOCUMENTI CONSERVATI TRACCIABILITÀ, PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DEGLI ACCESSI GESTIONE DEGLI EVENTI CATASTROFICI MANUTENZIONE ORDINARIA ED AGGIORNAMENTI MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 3

4 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 1. Descrizione e riferimenti normativi 1.1 Scopo del documento Il presente documento costituisce il manuale della conservazione sostitutiva seguito da Siav e redatto ai sensi del Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004, Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto e della Delibera CNIPA n. 11 del 19 Febbraio 2004, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 Dicembre 2000, n Esso intende delineare, sia dal punto di vista progettuale che sotto il profilo applicativo, in che cosa consista il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti offerto dalla divisione Document Management Outsourcing (DMO) ai propri clienti; espone inoltre quali siano le procedure implementate dal Responsabile della Conservazione e dai suoi collaboratori nello svolgimento della suddetta attività. I contenuti sono suddivisi, fondamentalmente, in quattro unità argomentative. La prima, di carattere introduttivo, ha il compito di fornire gli strumenti necessari per comprendere e contestualizzare quanto esposto in seguito. Tra di essi, è presente un elenco con lo scioglimento di ogni acronimo utilizzato, un glossario dei principali concetti ricorrenti o sottesi all interno del documento ed una sintetica bibliografia normativa di riferimento in materia di conservazione sostitutiva. Vengono successivamente elencati i dati identificativi dei principali soggetti coinvolti, vale a dire della società outsourcer, Siav S. p. A., del Responsabile per il servizio di conservazione sostitutiva e delle Authorities di appoggio per l azienda. La definizione dei ruoli e delle responsabilità, sia operanti all interno di Siav che presso i clienti che usufruiscono dei suoi servizi, ruota attorno alle mansioni del Responsabile della Conservazione Sostitutiva: tale figura è di rilevanza fondamentale anche in un contesto di outsourcing, in quanto risponde dell efficacia e dell efficienza del servizio, nonché della sua compliance normativa. La parte centrale del documento è dedicata alla descrizione degli aspetti procedurali e delle modalità applicative in questione. Ai dettagli sull iter di messa in conservazione sostitutiva, nelle sue molteplici fasi di svolgimento, si aggiungono quelli relativi alle funzioni di ricerca ed esibizione, ai provvedimenti messi in atto ai fini della sicurezza logica e fisica di dati e strutture ed alle consuete operazioni di manutenzione ed aggiornamento. Il processo di conservazione sostitutiva, qui in oggetto, può essere affidato a Siav - DMO integralmente o soltanto in alcune sue fasi: il presente Manuale della Conservazione prenderà in considerazione l intera procedura, dall acquisizione dei documenti alla custodia degli stessi, per i tempi prescritti dalla legge, in seguito al completamento del processo di conservazione. Seguono alcuni allegati tecnici o di approfondimento, funzionali ad una migliore comprensione ed esemplificazione di quanto esposto nel corpo del documento. pag. 4 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

5 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva La redazione del presente manuale, in conclusione, risponde ad un esigenza di chiarezza ed organizzazione che abbraccia più fronti: per il personale interno all azienda, è un utile riferimento al quale rivolgersi durante lo svolgimento delle proprie mansioni; per i soggetti esterni, come i clienti che intendono usufruire del servizio in outsourcing, il manuale rappresenta un essenziale base sulla quale compiere valutazioni in merito all operato aziendale ed una fonte di trasparenza operativa. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 5

6 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 1.2 Storia del Manuale della Conservazione Versione Data di redazione Periodo di validità 01 Aprile 2007 da redazione ad Aprile Aprile 2008 da redazione ad Aprile Aprile 2009 da redazione ad Aprile Aprile 2010 da redazione ad Aprile Aprile 2011 Da redazione a Settembre Settembre 2011 Da redazione a Dicembre Dicembre 2011 Da redazione a Dicembre Dicembre 2012 Da redazione a Marzo Marzo 2013 In corso fino a nuova redazione In merito alla presente stesura: Fabio Bettella Nicola Voltan Verificata da DMO Manager Responsabile della Conservazione Filippo Santinello Approvata da Software & Organization Quality Manager Le indicazioni contenute nel presente documento hanno validità per l azienda fino a revoca, rettifica o redazione di un nuovo Manuale della Conservazione. pag. 6 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

7 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 1.3 Riferimenti normativi e tecnici Decreti DPR 445/2000: Decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 28 dicembre 2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Definisce le caratteristiche, la forma e la validità dei documenti informatici, nelle loro diverse tipologie; raccoglie inoltre le disposizioni sulla relativa gestione, sui requisiti dei sistemi e sulla tenuta degli archivi delle Pubbliche amministrazioni. DLgs 196/2003: Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali. Contiene tutte le regole relative al trattamento dei dati personali, comprendendo diritti e doveri dei soggetti interessati, disposizioni relative a specifici settori (come l ambito giudiziario o sanitario) o a specifiche finalità (ad esempio per scopi storici o statistici). Illustra le peculiarità implicate nella comunicazione elettronica dei dati e le misure da adottare per la loro tutela. DPCM 13/01/2004: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 Gennaio 2004, Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. Questo decreto fornisce innanzitutto le norme tecniche di riferimento per la generazione, la conservazione e la verifica delle firme digitali; descrive i requisiti degli enti certificatori, dei certificati qualificati e dei sistemi operativi utilizzati. In secondo luogo, tratta dei riferimenti temporali opponibili a terzi, specificando quali informazioni debbano essere contenute nella marca temporale e come quest ultima debba essere generata e gestita al fine di assicurarne efficacia, validità e sicurezza. DM 23/01/2004: Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004, Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Si tratta del testo di riferimento per le regole da osservare ai fini dell emissione, della conservazione e dell esibizione in formato elettronico dei documenti fiscalmente rilevanti. L articolo 5 enuncia l obbligo di comunicare, alle Agenzie fiscali competenti, l impronta dell archivio informatico contenente i documenti rilevanti ai fini tributari. DLgs 52/04: Decreto Legislativo n. 52 del 20 Febbraio 2004, Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Introduce le caratteristiche della fattura elettronica, definendone le modalità di emissione, trasmissione e conservazione; prevede la possibilità di affidare a terzi l emissione e l obbligo di consenso preventivo da parte del ricevente in caso di trasmissione elettronica. DLgs 82/05: Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, Codice dell'amministrazione digitale. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 7

8 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva È il testo base per la normazione dell utilizzo, dei ruoli e delle caratteristiche dei documenti informatici; esso è rivolto principalmente alla Pubblica Amministrazione, cui viene imposto l uso delle nuove tecnologie dell informazione e della comunicazione e la progressiva dematerializzazione dei rapporti con cittadini ed imprese. Il documento è stato sottoposto a diverse successive modifiche: si veda soprattutto il DLgs 235/2010. DM 09/07/2008: Decreto del Ministero del lavoro del 9 Luglio 2008, Istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro. Sancisce la validità del Libro unico del lavoro tenuto in formato elettronico su supporti magnetici; questa operazione deve garantire la consultabilità del documento in ogni momento, l inalterabilità e l integrità dei dati nonché la sequenzialità cronologica delle registrazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche fornite dal CAD. Questo decreto ministeriale si colloca sulla linea introdotta dal DLgs 112/2008 (Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria), convertito in Legge n. 113 del 6 Agosto DPCM 30/03/2009:Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 30 Marzo 2009, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. Il decreto stabilisce norme operative da applicare nell utilizzo di firme elettroniche qualificate, di validazione temporale e nello svolgimento delle attività dei certificatori qualificati. In particolare, sono elencate le diverse tipologie di validazione temporale ed è stabilito che le marche temporali, emesse da un sistema di validazione e conservate in un apposito archivio digitale non modificabile, avranno validità per un periodo di tempo non inferiore a venti anni. DLgs 235/2010: Decreto Legislativo n. 235 del 30 Dicembre 2010, Modifiche ed integrazioni al Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82, recante Codice dell amministrazione digitale, a norma dell articolo 33 della Legge 18 Giugno 2009, n. 69. Le istanze presentate da questo documento, unite e confrontate col Decreto Legislativo 82/2005 e successive modifiche, danno il testo vigente del Codice dell Amministrazione Digitale (CAD). Le innovazioni toccano diversi ambiti, quali la definizione di documenti copia, le tipologie di elettronica contemplate e l obbligo di utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione; per quanto riguarda la conservazione, il nuovo CAD introduce la figura dei Conservatori accreditati, ossia coloro che hanno richiesto ed ottenuto, presso DigitPA, il riconoscimento del possesso dei requisiti di livello più alto in termini di qualità e sicurezza. DLgs 70/2011: Decreto Legislativo n. 70 del 13 Maggio 2011, Semestre Europeo, Prime disposizioni urgenti per l economia. Il Decreto Sviluppo, convertito in Legge 106/2011, ha portato novità significative in tema di contabilità digitale. L art. 6, c 2, lettera f quater introduce la novità più rilevante, soffermandosi sulla modifica dei commi 3 e 4 dell art bis c.c. in tema di formazione e tenuta dei documenti in formato digitale, nell ottica di maggiore semplificazione e celerità nella procedura. La nuova disciplina prevede che imprenditore o suo delegato assolvano all obbligo di vidimazione e numerazione progressiva, apponendo digitale e marca temporale sui documenti contabili tenuti in modalità informatica, non più ogni tre mesi, bensì una volta all anno. pag. 8 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

9 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva DLgs 201/2011: Decreto Legislativo n. 201 del 6 Dicembre 2011, Disposizioni urgenti in materia di semplificazioni degli obblighi di tenuta ed annotazione del registro dei lavoratori. Sostanzialmente, Con l art. 40, comma 4 del D.L n. 201 del 6 dicembre 2011 (Decreto Monti), pubblicato sulla G.U. n.284 del 6 dicembre 2011, ed entrato in vigore nello stesso giorno si precisa che a decorrere dal 6 dicembre 2011, il Libro unico del Lavoro non dovrà più essere compilato entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento ma entro la fine del mese successivo Delibere, regolamenti operativi e altre fonti Delibera CNIPA 11/2004: Delibera CNIPA n. 11 del 19 Febbraio 2004, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 Dicembre 2000, n Questa delibera costituisce una fonte essenziale in materia di conservazione sostitutiva dei documenti, anche sottoscritti. Specifica quali obblighi debbano essere assolti durante il processo, e con quali modalità, affinché si possa parlare di conservazione a norma ; elenca inoltre quali siano i doveri e le competenze del Responsabile della Conservazione. Circolare 45/E: Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 45 del 19 Ottobre 2005, Decreto Legislativo 20 Febbraio 2004, n. 52 Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Oltre che esporre le modifiche della disciplina IVA relativa alla fatturazione, specificando contenuto e modalità sia di emissione che di invio ed annotazione delle fatture, la circolare evidenzia quali siano gli obblighi di conservazione dei registri e dei documenti e quali i controlli da dedicare ai documenti conservati elettronicamente. Circolare 36/E: Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36 del 6 Dicembre 2006, Decreto Ministeriale 23 Gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Integra le informazioni normative riguardanti i documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari, sia analogici che digitali, descrivendone le principali tipologie, caratteristiche e modalità di gestione. Alle indicazioni circa la conservazione sostitutiva, si affiancano quelle riguardanti l eventuale riversamento, la distruzione dei documenti analogici dematerializzati e l invio dell impronta dell archivio informatico all Agenzia delle Entrate. Risoluzione 161/E: Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 161 del 9 Luglio 2007, Decreto Ministeriale 23 Gennaio 2004, articolo 21 Decreto del Presidente della Repubblica 26 Ottobre 1972, n. 633 Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Questa risoluzione fornisce chiarimenti a proposito della natura degli spool di stampa, dei termini per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e degli accessi, ispezioni o verifiche da parte dell Amministrazione finanziaria agli archivi dei documenti conservati. Risoluzione 14/E: Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 14 del 21 Gennaio 2008, Conservazione elettronica Istanza di interpello 2007, Legge 27 Luglio 2000, n MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 9

10 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Si ribadisce che per la conservazione di documenti analogici è necessario procedere all acquisizione della relativa immagine fisica, anche se sono stati trasmessi e ricevuti attraverso strumenti informatici. Ai fini della conservazione, inoltre, la digitale e la marca temporale vanno apportate non sul singolo documento prima della sua memorizzazione, bensì in coda al processo. Risoluzione 260/E: Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 260 del 23 Giugno 2008, Istanza di interpello ai sensi dell articolo 11 della Legge n. 212 del 2000 Fatturazione elettronica Modalità di conservazione delle fatture elettroniche emesse nei confronti dei clienti di una certa linea di attività non gestita con contabilità separata. Vengono evidenziati diversi punti riguardanti la conservazione delle fatture: fra gli altri, la possibilità di conservare una fatturazione mista (digitale e cartacea), a condizione di mantenere una numerazione separata, ed il permanere presso il contribuente della responsabilità nei confronti delle Amministrazioni fiscali e tributarie anche nel caso di conservazione in outsourcing. Circolare 20/2008: Circolare del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale n. 20 del 21 Agosto 2008, Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva Articoli 39 e 40 del Decreto Legge n. 112 del 2008: prime istruzioni operative al personale ispettivo. Anche se è indirizzata al personale ispettivo e di vigilanza, la circolare è utile per fare chiarezza su alcuni punti relativi alla de-regolazione e semplificazione degli strumenti di gestione dei rapporti di lavoro introdotta dal DLgs 112/2008, convertito in Legge 133/2008. In particolare, si esplicitano gli obblighi di conservazione del Libro Unico del Lavoro, specificandone contenuti, modalità e tempistica. Sull argomento, ricordiamo altresì il Vademecum sul Libro Unico del Lavoro rilasciato dal Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali il 5 Dicembre dello stesso anno. Risoluzione 158/E: Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 158 del 15 Giugno 2009, Consulenza giuridica Associazione e Ordini Professionali Decreto Ministeriale 23 Gennaio 2004 e fatturazione elettronica Risposta a quesiti. In particolare, questo testo afferma che i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici ma analogici, richiedono la materializzazione su supporto fisico; tuttavia, per la loro conservazione si potrà procedere all acquisizione della loro immagine tramite il processo di generazione dello spool di stampa, a condizione che l immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento. Risoluzione 220/E: Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 220 del 13 Agosto 2009, Istanza di interpello Art. 11 della legge n. 212 del 2000 Conservazione sostitutiva dei documenti analogici Decreto Ministeriale 23 Gennaio 2004 Natura del Responsabile della Conservazione. La Risoluzione conferma che l incarico di effettuare la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari può essere affidato ad uno o più operatori, sia persone fisiche che giuridiche, sia interne che esterne alla società, associazione o ente; tuttavia, tale affidamento non fa venir meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture. Provvedimento 2010/143663: Provvedimento dell Agenzia delle Entrate n del 25 Ottobre 2010, Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell articolo 5 del Decreto 23 Gennaio pag. 10 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

11 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Circolare 5/E del 29/02/2012: Quesiti riguardanti la comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004 e del provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010 Il Responsabile della Conservazione, o il soggetto da quest ultimo delegato, ha l obbligo di comunicare all Agenzia delle Entrate l impronta dell archivio informatico dei documenti tributari conservati: tale comunicazione deve avvenire, per via telematica, entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Il provvedimento fornisce dettagli circa le finalità di tale onere, il contenuto della comunicazione, le modalità di trasmissione e rettifica. 1.4 Convenzioni di lettura Definizioni Archiviazione elettronica Certification Authority Certificatori accreditati Conservazione sostitutiva Dati giudiziari processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso il quale i documenti informatici vengono univocamente identificati mediante un codice di riferimento. L archiviazione elettronica non è obbligatoria, bensì opzionale; essa è comunque antecedente all eventuale processo di conservazione. Per l archiviazione elettronica non sono richieste particolari modalità operative 1. enti certificatori, ossia soggetti pubblici o privati che forniscono i servizi di certificazione delle firme elettroniche o altri servizi connessi a queste ultime. enti certificatori che, ai sensi della normativa vigente, hanno richiesto al DigitPA, ed ottenuto, il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e di sicurezza; tali certificatori sono iscritti all apposito albo tenuto e reso disponibile presso il DigitPA. processo informatico che permette di conservare i documenti con modalità digitali in modo da renderli fruibili nel tempo nella loro autenticità e completa integrità. Detta conservazione è definita sostitutiva perché si attua in sostituzione di quella tradizionale cartacea, che mantiene comunque la sua validità legale sia ai fini fiscali che civilistici. Si compone di due momenti fondamentali: la memorizzazione e l apposizione di riferimento temporale e digitale da parte del Responsabile della Conservazione. Il procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti informatici (siano essi nativi o dematerializzati) è disciplinato principalmente dalla Delibera CNIPA n. 11/2004. dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u), 1 Cfr. Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 Febbraio 2004, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, art. 2, comma 2. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 11

12 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Dati personali Dati sensibili Dematerializzazione Digitalizzazione Documento analogico originale unico Documento informatico Documento statico e non modificabile Evidenza informatica del Decreto del Presidente della Repubblica 313/ in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del Codice di Procedura Penale 3. qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale 4. dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale 5. trasformazione di un documento in un file informatico. Seguendo il senso comune, è possibile considerare il file informatico come non avente nulla di materiale, non essendo peraltro univocamente collegato ad uno specifico supporto fisico. In tal senso, il file informatico appare assimilabile ad un contenuto intellettuale privo di supporto materiale. trasposizione del contenuto di un qualsiasi documento analogico (cartaceo, su pellicola, su nastro magnetico etc., ossia rappresentato secondo grandezze fisiche che sfruttano valori continui) in formato digitale, basato su un sistema binario e leggibile da un computer. documento analogico il cui contenuto non è derivabile da altre scritture o documenti, anche se in possesso di terzi, di cui sia obbligatoria la conservazione. Al contrario, dunque, si avrà un documento analogico originale non unico laddove si possa risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti a vario titolo. documento redatto in modo tale che il suo contenuto risulti non alterabile durante le fasi di memorizzazione, conservazione ed accesso, nonché immutabile nel tempo. A tal fine, il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili 6 tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. sequenza di simboli binari, ossia bit, che può essere 2 DPR n. 313 del 14 Novembre 2002, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, art. 3 3 Cfr. DLgs n. 196 del 30 Giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, art. 4, comma 1 e. 4 Cfr. DLgs n. 196 del 30 Giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, art. 4, comma 1 b. 5 Cfr. DLgs n. 196 del 30 Giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, art. 4, comma 1 d. 6 Ad esempio link interattivi, funzionalità di aggiornamento automatico della data, etc. Cfr. DMEF del 23 Gennaio 2004, Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, art. 1, comma 2 a. pag. 12 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

13 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva elaborata da una procedura informatica. Firma digitale particolare tipo di elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare (tramite la chiave privata) e al destinatario (tramite la chiave pubblica) rispettivamente di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Firma elettronica insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Firma elettronica avanzata insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi ad un documento informatico che consentono l identificazione del tario del documento e garantiscono la connessione univoca al tario; tali dati sono creati con mezzi sui quali il tario può conservare un controllo esclusivo e sono collegati ai dati ai quali detta si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati 7. Firma elettronica qualificata particolare elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della. Funzione di Hash funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta informatica tale da fare in modo che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi; risulterà altresì di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per i quali la funzione generi impronte uguali. Impronta sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione ad una sequenza informatica d origine di un'opportuna funzione di Hash. Marca temporale evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. La marca temporale può essere rilasciata solamente da una Time Stamping Authority. Memorizzazione processo di trasposizione, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici (anche sottoscritti) su un qualsiasi supporto idoneo a mantenerli fruibili nel tempo. Può essere accompagnata dall aggiunta di strumenti di consultazione (come codificazioni addizionali) che, una volta registrati sul supporto di memorizzazione, rendano possibile rilevare collegamenti fra gli atti e i documenti riprodotti e reperire quanto oggetto di consultazione. Per i documenti cartacei quest operazione è conosciuta come cartellinatura e consiste nella preparazione dei documenti cartacei, già raccolti fisicamente in un fascicolo, attraverso procedure definite dall utente. Responsabile della il responsabile dei documenti posto in conservazione Conservazione sostitutiva e del procedimento; questa figura può essere 7 Definizione introdotta dal DLgs n. 235 del 30 Dicembre 2010, Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 Marzo 2005, n. 82, recante Codice dell amministrazione digitale a norma dell articolo 33 della legge 18 Giugno 2009, n. 69, art. 1, comma q bis. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 13

14 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Riferimento temporale Riversamento diretto Riversamento sostitutivo Soggetto Produttore Supporto ottico Time Stamping Authority interno o esterno al Soggetto Produttore dei documenti e può delegare parte o tutte le proprie responsabilità. informazione, contenente la data e l'ora, associata ad uno o più documenti informatici; l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal Responsabile della Conservazione nominato dal soggetto stesso. processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione ad un altro (o all interno dello stesso supporto), modificando la loro rappresentazione informatica. Il riversamento sostitutivo va effettuato nel caso sia necessario adattare i documenti conservati alla modifiche tecnologiche nel frattempo intercorse nell ambito dell impresa (ad esempio per l esigenza di cambiare il formato dei documenti). l organismo o la persona che ha prodotto, accumulato, conservato e usato la documentazione in questione durante lo svolgimento della propria attività istituzionale. mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l impiego della tecnologia laser; sono supporti ottici, ad esempio, i CD, i dischi magneto-ottici, i DVD. enti certificatori abilitati a prestare il servizio di marcatura temporale. pag. 14 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

15 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Acronimi CA CAD DLgs DM DMO DPCM DPR DPS FTP FTPS GED ICR RDC RDCI SDC SFTP TSA Certification Authority Codice dell Amministrazione Digitale; il testo vigente è costituito dal DLgs 82/2005, con successive modifiche, sovrapposto al DLgs 235/2010. Decreto Legislativo Decreto Ministeriale Document Management Outsourcing Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri Decreto del Presidente della Repubblica Documento Programmatico della Sicurezza informatica File Transfer Protocol File Transfer Protocol su SSL (Secure Sockets Layer) sistema di Gestione Elettronica dei Documenti Intelligent Character Recognition: sistema di riconoscimento automatico per caratteri manoscritti. Responsabile della Conservazione Responsabile della Conservazione Interno Sistema Di Conservazione sostitutiva SSH (Secure SHell) File Transfer Protocol Time Stamp Authority MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 15

16 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 2. Generalità 2.1 Descrizione dei soggetti coinvolti Nella messa in atto di un processo di conservazione sostitutiva in outsourcing intervengono, a vario titolo, diversi attori: di seguito vengono descritte le caratteristiche centrali dei principali fra di essi. Certification Authority: Outsourcer: Pubblico Ufficiale (PU): Responsabile della Conservazione (RDC): Soggetto Produttore: Responsabile della Conservazione Interno (RDCI) Ente super partes, pubblico o privato, abilitato a rilasciare certificati digitali contenenti i dati identificativi dell utente tario. È una CA che fornisce il certificato qualificato che accompagna la digitale applicata dal DMO durante i processi di conservazione sostitutiva. Il soggetto, in questo caso Siav S. p. A. DMO, presso il quale è stato esternalizzato in tutto o parzialmente il processo di conservazione sostitutiva dei documenti. Nella maggior parte dei casi un notaio; il suo intervento è richiesto nel caso si proceda o alla conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici, oppure al riversamento sostitutivo di documenti informatici sottoscritti. Figura cardine le cui articolate competenze, evidenziate in special modo nella Delibera CNIPA 11/2004, art. 5, vanno dalla definizione delle modalità di conservazione alla verifica del processo. La mancata individuazione di un responsabile invalida il processo di conservazione; ciò non preclude la possibilità che, nell affidamento in outsourcing dei processi di conservazione sostitutiva, il Responsabile della Conservazione (interno al Soggetto Produttore) deleghi al DMO parte delle proprie funzioni; salvo differenti accordi contrattuali, il Soggetto Produttore nomina Siav quale Responsabile del processo, mantenendo al proprio interno il Responsabile della Conservazione (in genere il Responsabile Amministrativo) deputato di tutte le altre responsabilità. Il titolare dei documenti, ossia la persona o l ente che, di fatto, produce un fondo archivistico. Nella fattispecie, il Soggetto Produttore è da identificarsi con il cliente che usufruisce del servizio in outsourcing e, possibilmente, nella persona cui fa capo la responsabilità organizzativa della produzione dei documenti oggetto di conservazione. Il soggetto esplicitamente nominato tramite apposita delega da parte del Soggetto produttore che continuerà a rivestire questo ruolo, pur delegando a Siav S. p. A. parte delle proprie competenze pag. 16 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

17 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Time stamping Authority Particolare autorità certificativa che svolge la funzione di timbratura e validazione temporale; fornisce una marcatura dalla quale è possibile acquisire la certezza della data e dell ora di emissione. Nei processi di conservazione sostitutiva è di fondamentale importanza per la creazione del cosiddetto file di chiusura, unitamente alla digitale. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 17

18 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 2.2 Generalità di Siav S. p. A. - DMO Siav S. p. A. è una società di programmazione software e di servizi informatici; nata nel 1990 per dedicarsi principalmente allo sviluppo di procedure ICR, l azienda ha progressivamente ampliato la gamma delle proprie attività giungendo oggi ad occupare una posizione di rilievo nell ambito dei prodotti e servizi di gestione documentale. Accanto alla sede principale di Padova, Siav dispone di una rete di filiali in diverse località d Italia, tutte dotate di supporto tecnico e sistemistico. La divisione Document Management Outsourcing (DMO) di Siav si occupa della gestione in outsourcing di tutte le attività legate al trattamento dei flussi documentali. Offre dunque molteplici servizi, tra i quali: digitalizzazione di documenti in formato analogico, ad esempio cartaceo o in microfilm, e recupero archivi; termosigillatura, archiviazione e stoccaggio sicuro del cartaceo; elaborazione di documenti digitali (quali PDF, spool di stampa, flussi di dati SQL ed altri formati provenienti da archivi del cliente) e loro gestione; fatturazione elettronica; postalizzazione massiva e multicanale; mail room, ossia domiciliazione della corrispondenza presso il centro servizi del DMO con scansione della posta in arrivo, indicizzazione ed elaborazione dei documenti; gestione documentale on-line, in modalità ASP e SaaS, ove i documenti possono essere inseriti come esito delle lavorazioni in outsourcing o direttamente dal cliente tramite una interfaccia web; conservazione sostitutiva dei documenti, sia rilevanti ai fini fiscali e tributari che di differenti tipologie. Prospetto dei dati identificativi della società: Denominazione sociale Siav S. p. A. Indirizzo della sede legale Indirizzo della sezione operativa DMO Legale rappresentante via Rossi, 5/N Rubàno, PD via Pitagora, 11/G Rubàno, PD Il presidente: Alfieri Voltan Codice Fiscale e Partita IVA Recapito telefonico Fax pag. 18 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

19 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Elenco delle filiali: Milano Bologna Roma via Varese, 25/D scala A Saronno, VA via Bizzarri, 9 Calderara di Reno, BO via Ruggero Bonghi, 11/B Roma Fax Generalità del Responsabile del Processo di Conservazione Salvo differenti ed espliciti accordi contrattuali, il Soggetto Produttore, ossia la persona o l ente titolare dei documenti oggetto di conservazione, affida all Outsourcer gli aspetti pertinenti il procedimento di messa in conservazione sostitutiva. Il Responsabile della Conservazione interno al Soggetto Produttore continuerà a rivestire questo ruolo, pur delegando a Siav S. p. A. parte delle proprie competenze. La divisione DMO di Siav individua, all interno del proprio organico, le figure maggiormente idonee per competenza ed esperienza allo svolgimento delle attività previste dal processo di conservazione. Ogni operatore fa capo al DMO Manager, il quale a sua volta opera su delega del Responsabile della Conservazione Sostitutiva per Siav S.p.A., ruolo quest ultimo ricoperto da: : Nicola Voltan Sede: via Rossi, 5/N Rubano - PD Recapiti: telefono fax Il Responsabile del Processo di Conservazione incarica il DMO Manager a rispondere, direttamente o per il tramite del proprio personale incaricato, ad ogni quesito, chiarimento o altra comunicazione dei clienti in merito al servizio di conservazione sostitutiva tramite l indirizzo di PEC: È importante ribadire che l affidamento dei processi di conservazione al DMO non determina a carico di quest ultimo alcun tipo di responsabilità nei confronti dell Amministrazione finanziaria o di altra autorità che abbia competenza sul contenuto dei documenti conservati. In questo senso, il soggetto che ha affidato l incarico a Siav è e rimane l unico responsabile, mentre sull Outsourcer grava essenzialmente la responsabilità contrattuale nei confronti del proprio cliente 8. 8 Ex art del Codice Civile. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 19

20 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 2.4 Generalità della Certification Authority per la digitale Tutte le firme digitali utilizzate da Siav S. p. A. DMO vengono apposte tramite smart-card e sono supportate da un certificato emesso dalla Società Actalis: Denominazione sociale Actalis S. p. A. Indirizzo della sede legale Legale rappresentante via dell Aprica, Milano Il presidente: Gian Bruno Mazzi Codice Fiscale e Partita IVA Recapito telefonico Fax Generalità della Time Stamping Authority per la marca temporale Anche il servizio di marcatura temporale del quale Siav S. p. A. DMO usufruisce è erogato dalla Società Actalis: i dati identificativi della Time Stamping Authority saranno dunque i medesimi forniti per la Certification Authority (cfr. paragrafo 2.4). Le marche temporali di chiusura dei supporti, che vengono richieste on-line come definito nelle istruzioni operative, hanno durata ventennale. 2.6 Generalità del Pubblico Ufficiale di riferimento Qualora si rendesse necessario, è compito del Responsabile della Conservazione contattare il Pubblico Ufficiale ed assicurare allo stesso l assistenza e le risorse indispensabili allo svolgimento delle attività per le quali è chiamato. Per i documenti provenienti da Pubbliche Amministrazioni, la funzione di Pubblico Ufficiale è svolta da un soggetto interno alla stessa amministrazione; tale ruolo non può sovrapporsi a quello di dirigente dell ufficio responsabile per la conservazione dei documenti. Per i documenti provenienti da Soggetti Produttori diversi dalle Pubbliche Amministrazioni, invece, il Responsabile della Conservazione Interno, sulla base di eventuali accordi contrattuali, potrà eventualmente delegare a Siav S. p. A. il compito di convocare un Pubblico Ufficiale. Quest ultimo verrà scelto da Siav S. p. A. DMO di volta in volta, anche sulla base di eventuali indicazioni del Soggetto Produttore. pag. 20 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

21 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 3. Obblighi e Responsabilità 3.1 Mansioni ed obblighi del Responsabile della Conservazione Le informazioni circa le funzioni e le competenze del Responsabile della Conservazione sostitutiva sono illustrate principalmente nell articolo 5 della Delibera CNIPA 11/2004, espressamente richiamato dall articolo 3, comma 2, del DM 23/01/2004. Secondo tale fonte, il Responsabile della Conservazione: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato; archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: - descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; - estremi identificativi del Responsabile della Conservazione; - estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal Responsabile della Conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; - indicazione delle copie di sicurezza; mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. In quanto responsabile, l Outsourcer può a sua volta delegare, per iscritto, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone. Le funzioni del Responsabile della Conservazione richiedono quindi competenze trasversali, di natura tecnico-informatica, giuridica, fiscale ed organizzativa. In estrema sintesi, per adempiere correttamente ai propri compiti egli dovrà: implementare e mantenere un idoneo sistema hardware e software, curandone i necessari aggiornamenti e adeguamenti tecnologici; MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 21

22 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva definire il sistema di conservazione, ovvero le procedure informatiche ed organizzative in grado di gestire, in piena conformità con la normativa fiscale e tecnica in vigore, il processo di Conservazione Sostitutiva; verificare costantemente il corretto funzionamento tecnico dei processi di conservazione; verificare nel tempo disponibilità ed accessibilità dei programmi di conservazione dei supporti di memorizzazione, nonché la leggibilità dei documenti conservati; definire ed implementare le procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire, a fronte di richieste delle autorità fiscali, la documentazione conservata. Nella tabella seguente sono riportate le attività previste per l applicazione delle procedure di dematerializzazione descritte nel presente manuale. Per ogni mansione vengono indicati i soggetti incaricati ai quali questa è assegnata e le principali operazioni di competenza. Generazione Supporti Attività Operazione Competenza RDCI Siav Creazione file di chiusura contenente hash e metadati dei documenti. Inserimento all interno del supporto delle seguenti informazioni: - descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; - estremi identificativi del Responsabile del procedimento di Conservazione; - estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal Responsabile della Conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; - indicazione delle copie di sicurezza Alimentazione e gestione archivio informazioni sui supporti prodotti. Certificazione supporti Materializzazione supporti Manutenzione supporti Creazione Comunicazione Impronta Trasmissione Impronta all Agenzia delle Entrate. Creazione copie di sicurezza. Firma digitale ed apposizione riferimento temporale del file di chiusura. Marcatura temporale del file di chiusura. Invio Comunicazione PEC al Soggetto Produttore attestante la conclusione del processo. Riversamento diretto supporto su disco ottico o storage dotato di sw autoconsultante. Verifica periodica, con cadenza non superiore a cinque anni, dell'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Creazione File Comunicazione contenente l impronta degli archivi (solo documenti fiscali). Trasmissione all AdE della comunicazione relativa all impronta dell archivio (solo documenti fiscali) pag. 22 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

23 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Definizione requisiti SDC Gestione SDC Definizione delle caratteristiche e dei requisiti del SDC in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare -Creazione e gestione un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; -Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; -Adozione misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione - Definizione e creazione della documentazione delle procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale Organizzazione dischi ottici Gestione archivio SW Richiesta Intervento P.U. Organizzazione del contenuto dei supporti ottici e gestione le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni Richiesta presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite Sebbene non esplicitamente previsto dalla normativa, è opportuno che il Responsabile provveda altresì alla redazione di un apposito manuale della conservazione, atto a documentare l attività svolta. 3.2 Organizzazione del personale e deleghe All interno del DMO di Siav S. p. A., il ruolo di Responsabile del Procedimento di Conservazione è ricoperto da Nicola Voltan. La divisione fa capo per l ambito operativo all Operation Manager Fabio Bettella. La struttura organizzativa del DMO include poi una serie di operatori, che si occupano di svolgere i molteplici interventi coinvolti nel ciclo documentale, dal momento della presa in carico dei documenti dal soggetto titolare fino al termine del processo di conservazione sostitutiva e, comunque, fino alla copertura di tutti gli adempimenti contrattuali concordati col cliente. L attività di Conservazione Sostitutiva è inoltre supportata, in alcune sue fasi, da altri nuclei operativi di Siav S. p. A. che, pur non rientrando nell organigramma della sezione DMO, collaborano con essa e offrono specifica consulenza tecnica e qualificata. Nel dettaglio: MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 23

24 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva Unità Professional Services Electronic Data Processing (EDP) Operazioni svolte in collaborazione con il DMO Project Delivery Assistenza tecnica in fase di Start-up Configurazione del Software e gestione applicativa Supporto operativo agli addetti DMO Installazione, configurazione e manutenzione della parte hardware per il data center Attività sistemistica su data center DMO Gestione dei backup 3.3 Altri Compiti ed obblighi del Soggetto Produttore Anche delegando a Siav S.p.A. il ruolo di Responsabile del Procedimento di Conservazione, si prevede che, tra le attività implicate nelle procedure di dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti, alcune siano e rimangano di competenza del Soggetto Produttore. A quest ultimo spettano, sostanzialmente: la redazione dei documenti; ove pertinente, la registrazione contabile dei documenti; l estrazione dei dati dal proprio sistema gestionale: gestione degli spool PDF, con relativo file indice in formato TXT, e trasferimento di dati e relative comunicazioni a Siav S. p. A. nei modi e nei tempi prestabiliti e concordati tramite contratto di outsourcing; in caso di documentazione rilevante ai fini fiscali, la corretta conservazione delle copie dei supporti sostitutivi ricevuti da Siav presso le proprie sedi, essendo queste ultime l effettivo luogo di tenuta e conservazione delle scritture valido per Agenzie competenti ai fini di eventuali verifiche. In particolare, è importante evidenziare che: ricade sul cliente la responsabilità di inviare i documenti a Siav S. p. A. in tempo utile affinché la conservazione sostitutiva possa avvenire nel rispetto delle tempistiche imposte dalla normativa. Nello specifico, le fatture elettroniche devono essere recapitate a Siav entro 10 giorni effettivi dalla loro data di emissione se attive, entro 10 giorni effettivi dalla data riportata sulla fattura se passive 9. Gli altri documenti fiscali, diversi dalle fatture, devono essere posti in conservazione sostitutiva con cadenza annuale, dunque recapitati a Siav almeno 5 giorni lavorativi prima di questo termine. Qualora i documenti non fossero recapitati entro i tempi precedentemente indicati, Siav S.p.A. DMO provvederà a notificare al cliente la necessità di redigere una registrazione di non conformità: ogni dettaglio e provvedimento relativi a tale circostanza verranno concordati contestualmente alla stesura del contratto di outsourcing; il cliente invia i propri documenti in conservazione sostitutiva in forma stabile e non modificabile, nel rispetto della normativa, delle regole tecniche e delle indicazioni fornite da Siav S. p. A.; 9 Nell eventualità che questo termine ricada su un giorno festivo, esso dovrà slittare al giorno lavorativo precedente lo scadere dei 10 giorni. pag. 24 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

25 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva si premura di organizzare i documenti fiscali ed il Libro Unico del Lavoro in ordine cronologico senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta; il cliente risponde del contenuto dei documenti e di ogni responsabilità nei confronti dell amministrazione finanziaria. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 25

26 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 4. Processo di Conservazione sostitutiva 4.1 Documenti soggetti alla procedura di conservazione sostitutiva Tipologie di documenti inviate in conservazione sostitutiva Il servizio offerto da Siav S. p. A. DMO permette potenzialmente il trattamento e la conservazione sostitutiva di qualunque genere di documento, sia analogico che digitale. Il cliente che intende usufruirne, deciderà per quali tipologie documentali attivare il servizio di conservazione e, una volta comunicatele a Siav, collaborerà col DMO nelle operazioni di definizione del relativo trattamento. Per ogni caso specifico, ossia per ogni Soggetto Produttore i cui documenti vengano presi in carico, Siav individua dunque delle classi documentali e dei dati o attributi specifici da associare a ciascuna di esse. In questa fase, di peculiare importanza è il concordare col cliente un calendario delle lavorazioni; saranno ad esempio precisati i tempi di conservazione, la periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione, l intervallo di tempo intercorrente tra la presa in carico e la chiusura del volume di documenti Formati elettronici accettati Per facilitare le operazioni ed il corretto svolgimento del processo, la divisione DMO accetta, per i file documento: il formato PDF vettoriale - versione 1.4 il formato TIF G4 a 200/300 DPI Essi devono essere sprovvisti di password o altre protezioni. L invio di documenti in altri formati elettronici può essere concordato caso per caso, a patto che questi siano privi di codici eseguibili o macroistruzioni: essi renderebbero il documento non statico e, conseguentemente, modificabile Individuazione di classi documentali e relative configurazioni specifiche La classe documentale racchiude tutte le caratteristiche comuni ad uno specifico tipo di documento da sottoporre a conservazione, definendone quindi le informazioni indispensabili per qualificarlo ed identificarne gli elementi distintivi. Come accennato precedentemente, l elenco e le caratteristiche delle classi documentali vengono precisate di caso in caso, in collaborazione con il Soggetto Produttore; a titolo esemplificativo, tuttavia, le classi più comunemente trattate ed affidate alla conservazione sostitutiva del DMO sono documenti del ciclo attivo (Fatture Clienti, DDT Attivi, Libri e Registri, etc.), del ciclo passivo (Fatture di Acquisto, DDT Passivi, etc.) e documenti del lavoro (LUL). pag. 26 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

27 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva 4.2 L iter di messa in conservazione sostitutiva Acquisizione dei documenti La formazione dei documenti compete, ovviamente, al Soggetto Produttore. Quest ultimo può scegliere di compiere tale operazione utilizzando supporti di tipo cartaceo oppure direttamente in digitale: i documenti possono dunque approdare al processo di conservazione sostitutiva rivestendo una di queste fisionomie. a Documenti cartacei I documenti in formato cartaceo giungono presso la divisione DMO o tramite corriere, scelto ed inviato dal cliente, oppure in seguito al ritiro da parte di un incaricato di Siav S. p. A. direttamente presso la sede del Soggetto Produttore. Giunti a destinazione, gli incartamenti vengono estratti dai contenitori di trasporto, liberati da eventuali punti metallici e sottoposti ad ogni trattamento necessario a predisporli alla successiva dematerializzazione. Questa avviene tramite scansione, gestita tramite il software Vincent, che generalmente ne restituisce un immagine in bianco e nero e risoluzione a 100 DPI 10. A partire dalle immagini così ottenute, il personale addetto procederà all indicizzazione dei dati minimi necessari per procedere con la conservazione sostitutiva; da qui in avanti, i documenti verranno trattati seguendo i medesimi criteri fissati per i documenti arrivati a Siav in formato digitale. In seguito, la gestione del cartaceo rimasto può percorrere strade diverse a seconda degli accordi presi con il cliente e della natura dei documenti in questione: restituzione del cartaceo al Soggetto Produttore, che si assumerà la responsabilità di deciderne collocazione, destinazione e utilizzo; stoccaggio del cartaceo, a cura di Siav S. p. A. DMO, presso centri specializzati preventivamente concordati con il cliente; destinazione al macero dei documenti cartacei digitalizzati secondo le modalità previste dalla normativa vigente. b Documenti digitali I documenti digitali vengono trasferiti a Siav S. p. A. - DMO tramite protocollo di tipo FTP, FTPS o SFTP, sistemi criptati per garantire la sicurezza dei dati. Un sistema di semafori abilita il Soggetto Produttore all invio dei propri documenti; i file da elaborare vengono suddivisi per tipologia documentaria e scaricati in cartelle appositamente predisposte. Siav allestisce un area FTP specifica e dedicata per il trasferimento dei file da elaborare e comunica al cliente i dati per il collegamento: indirizzo, nome utente, password, Home Directory. L invio avviene sotto forma di lotti, che devono rispondere a precise caratteristiche quali l essere in formato ZIP, il non superare i 100 MB di dimensione e recare un nome file senza spazi né caratteri speciali 11. Ciascun lotto deve contenere i file documento, rappresentanti quanto si intende destinare in conservazione sostitutiva, ed un file indice, che contiene la lista di tutti i documenti inviati e tutti i dati obbligatori previsti dalla normativa vigente e dalla 10 Salvo diversi accordi presi in sede contrattuale per volontà del cliente o per esigenze specifiche dettate dalla tipologia documentaria. 11 Per ulteriori dettagli, su questo ed altri argomenti ad esso correlati, si rimanda agli allegati tecnici inseriti in coda al presente documento. MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 27

28 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva tipologia documentale interessate; fra questi elementi, ad esempio, ove necessario deve essere presente un campo specifico per consentire il controllo sulla sequenza numerica. Successivamente, il cliente invia una all indirizzo di posta certificata opportunamente attivato e reso noto da Siav, comunicando il caricamento dello specifico lotto. Una seconda e- mail notificherà poi il completamento dell operazione, rendendo noto che i documenti sono pronti per i successivi controlli e che il DMO può dunque procedere alla loro lavorazione. Siav, a sua volta, comunicherà al Soggetto Produttore l avvenuta elaborazione tramite posta certificata. L acquisizione dei flussi documentari avviene a cadenza programmata, da concordare con il Soggetto Produttore sulla base delle sue esigenze e della natura dei documenti trasferiti Consolidamento e presa in carico Una volta acquisito, il lotto di documenti viene sottoposto ad una serie di lavorazioni ed accertamenti; questi variano a seconda della tipologia documentale, alla quale si collegano infatti tutti i modelli richiamati nell esecuzione delle diverse operazioni. La normalizzazione dei documenti che ha luogo in questa fase prevede verifiche quali controlli formali, ad esempio sul numero dei documenti inviati (che deve corrispondere a quello dei documenti presi in carico e, successivamente, conservati), sulla continuità e l ordine cronologico dei documenti fiscali, sull indicizzazione, sulla presenza di firme digitali: laddove il sistema dovesse notificare un errore, un anomalia o una corruzione, Siav si premurerà di mandarne notifica al Soggetto Produttore tramite posta certificata, attendendo una sollecita risposta. Nel caso in cui non sia possibile rettificare l errore riscontrato, Siav produrrà un Documento anomalia : questo può essere compilato o per ciascuna anomalia, ad esempio per ogni discontinuità nella numerazione delle fatture, per essere inserito in sostituzione dei documenti mancanti, oppure in forma di elenco delle anomalie ed essere così allegato al gruppo di documenti. Altre tipologie di lavorazione possono comportare la migrazione in formato PDF di documenti inviati dal cliente sotto forma di spool di stampa, rispettandone le informazioni di fincatura, la separazione in singoli file di documenti giunti raggruppati in un unico PDF o, ancora, il processo inverso rispetto quest ultimo. Ove contemplato dagli accordi preliminari, una volta ultimati il trattamento ed i controlli di continuità ed ordine cronologico il DMO procederà, per conto del Soggetto Produttore, all apposizione della per emissione dei documenti elettronici, rendendoli così validi ai fini fiscali. In altri casi, i documenti consolidati vengono messi nuovamente a disposizione del cliente affinché li sottoscriva; collegandosi all apposito portale, il cliente ha altresì l opportunità di operare un controllo sui documenti e di riscontrare l esito del trattamento ad essi applicato Creazione e certificazione dei supporti Terminate le operazioni di verifica e consolidamento, il sistema di conservazione sostitutiva memorizza nello storage preposto ed in una directory appositamente configurata i documenti, gli indici di consultazione ed i software per la ricerca e visualizzazione dei contenuti. Tali contenuti confluiranno in un supporto virtuale, assieme ad un etichetta; una descrizione dei documenti memorizzati; pag. 28 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

29 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva gli estremi del Responsabile e del/i tario/i; l indicazione delle copie di sicurezza; un file di chiusura. Successivamente all apposizione della marca temporale, il Responsabile della Conservazione (o l incaricato da questi delegato) può provvedere al riversamento diretto del supporto su CD. Al completamento dell attività di generazione dei supporti virtuali, Siav invia una via posta certificata per confermare il buon fine dell operazione, specificando la data di e marcatura temporale. Anche l eventuale produzione ed invio del supporto fisico, così come l acquisizione dei documenti, avverranno a cadenza programmata. a Struttura del supporto Ogni supporto risulta essere una struttura auto-consultante, identificata da un ID univoco, che contiene i seguenti oggetti: Folder DATABASE contenente i documenti conservati; Folder INDEX contenente i dati di indicizzazione dei documenti oggetto di conservazione; Folder CDVIEWER contenente l applicativo per la ricerca dei documenti sul supporto di conservazione; File CERTIFY_CD.TXT che rappresenta l evidenza informatica con le impronte dei documenti oggetto di conservazione; File CERTIFY_CD_TXT.p7m evidenza informatica con le impronte dei documenti oggetto di conservazione to dal RDC o suo delegato; File CERTIFY_CD.TXT.tsd evidenza informatica con le impronte dei documenti oggetto di conservazione to dal RDC o delegato e sottoposto a marcatura temporale; File CERTIFY_CD.XML contenente i dati relativi al RDC e/o tario da esso incaricato. I dati di ogni supporto prodotto vengono memorizzati su di un file XML ( CERTIFY_CD.XML ) contenente le impronte dei documenti conservati, che viene memorizzato sul singolo supporto, archiviato insieme al file di chiusura e quindi sottoposto a backup. b File di chiusura Il Responsabile del processo di conservazione provvede, per ciascun supporto, alla generazione di un file di chiusura: esso contiene l insieme delle impronte dei documenti oggetto di conservazione, sigillate da riferimento temporale e digitale. Il file di chiusura generato da Siav S. p. A. DMO risponde ai canoni del recente standard UNI 11386/2010 SInCRO. Le note esplicative delle Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, ossia della Delibera CNIPA 11/2004, individuano una consequenzialità nell apposizione dapprima del riferimento temporale, quindi della digitale sull insieme dei documenti o sulle relative impronte; non è esplicitamente richiesto che il riferimento temporale sia costituito da una marca digitale. L apposizione del riferimento temporale prima della digitale trova motivazione, sempre secondo il suddetto documento, nella necessità di bloccare MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi pag. 29

30 Siav DMO - Manuale della Conservazione Sostitutiva ad una data ben determinata il contenuto dei documenti memorizzati e conservati 12. D altro canto, tale modo di operare preclude la possibilità di collocare nel tempo la digitale, che potrebbe essere stata apposta in un qualunque momento successivamente al riferimento temporale. Una marca digitale, inoltre, ha l effetto di prolungare la validità dei documenti che certifica e, così, anche delle sottoscrizioni ad essi collegate. La soluzione adottata da Siav risponde sia ai suggerimenti del CNIPA che alle esigenze di natura tecnica: essa prevede, infatti, che il file di chiusura contenga un riferimento temporale, dato dal sistema di conservazione, che precede la sottoscrizione elettronica ed indica la data e l ora nelle quali il supporto di memorizzazione è stato completato; successivamente, il tutto viene to digitalmente e, infine, cristallizzato tramite la marcatura temporale richiesta online alla Società Actalis Schema Flusso processo di Conservazione sostitutiva documenti in emissione analogica 12 Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 Febbraio 2004 Note esplicative alle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, art. 5. pag. 30 MSC1_rev00 Descrizione e riferimenti normativi

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