Manuale di utilizzo software. e-xflow

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1 Manuale di utilizzo software e-xflow PG Protocollo e Corrispondenza e-xflow XX - AMMINISTRAZIONE SISTEMA e-xflow PG PROTOCOLLO GENERALE E CORRISPONDENZA MAGGIOLI Spa - B.U. Informatica Assistenza Segreteria e Ufficio Tecnico Via Bornaccino, Santarcangelo di Romagna Web: - Tel. 0541/ Fax 0541/621153

2 Indice generale: Introduzione Ambiente e-xflow pag. 3 Applicativo e-xflow XX pag. 4 Struttura menù pag. 5 Utilizzo applicativo pag. 6 Applicativo e-xflow PG pag. 14 Struttura menù pag. 15 Utilizzo applicativo pag. 16 2

3 Il sistema e-xflow AMBIENTE e-xflow Il sistema e-xflow consiste in un insieme di moduli applicativi rivolti alla gestione di Atti Amministrativi ed Eventi Territoriali nell ambito della Pubblica Amministrazione. Tutte le applicazioni settoriali, infatti, sono basate su due motori principali: Anagrafe Territoriale (ATOM) e Workflow Atti e Procedimenti Amministrativi (RIDE). Il primo provvede a fornire un'unica base informativa relativamente alle componenti oggettive del patrimonio informativo dell Ente, quali l Archivio Generale comprendente Persone Fisiche e Giuridiche, la Toponomastica, il Catasto, le Zonizzazioni Amministrative e di governo del territorio, nonché tutti gli Oggetti e gli Eventi Territoriali che possono essere definiti e gestiti in modo dinamico. Il Workflow è rivolto alla gestione di tutte le azioni che vengono svolte all interno delle strutture organizzative, provvede alla definizione ed al disegno dei procedimenti burocratici, guidando in modo semplice gli utenti finali sulle attività da svolgere, sulla composizione del fascicolo, sul riconoscimento degli atti e dei soggetti coinvolti. In pratica il pacchetto applicativo e-xflow comprende una serie di applicativi utili alle varie esigenze degli enti pubblici quali ad esempio la protocollazione, la stesura di atti deliberativi, la gestione delle pratiche edilizie e dei lavori pubblici, e molte altre applicazioni. Tutti gli applicativi sono però legati fra di loro dalla stessa struttura di base quale: - l organigramma dell ente pubblico - le strutture logistiche - l archivio persone fisiche e giuridiche, classificazione di città, comuni, strade - gli utenti che utilizzano l ambiente e-xfow - l identificazione dell ente pubblico All avvio di ciascun applicativo è richiesto accedere con un Utente ed una Password. Di default si entra con utente 1, password 1. E ovviamente possibile gestire e modificare Utenti e relative Password. Per modificare la password in modo rapido basta inserire il proprio utente, la rispettiva password già esistente e la password Nuova che si vuole creare. Reinserirla poi per dare la conferma E confermare l aggiornamento alla nuova password La nuova password deve avere lunghezza compresa tra i 4 e 16 caratteri. 3

4 e-xflow XX La struttura di base è in parte già precaricata, come l elenco dei comuni ad esempio, in parte invece và gestita prima di cominciare ad utilizzare il programma, come la creazione dell organigramma. Punto forte di questo pacchetto applicativo è appunto questa flessibilità nell aver possibilità di crearsi un ambiente di lavoro come si vuole, del tutto variabile. Per gestire queste strutture base si utilizza un applicativo comune a tutti gli altri, e cioè l Amministratore di Sistema ovvero e-xflow XX, il quale file eseguibile è presente nella cartella C:\SigPrd\Exe\LAMAXX.exe Di seguito è descritto com è strutturato il menù. 4

5 Struttura menù Strutture Organizzative Organigramma Strutture Logistiche Gestione Accessi Sistema Uscita? Utenti Processi Applicativi Identificazione Analisi Variazioni Tabelle decodifica (complete) Sommario Cerca Uso della Guida Informazioni su Indice Generale 5

6 Strutture Organizzative Organigramma Utilizzo e-xflow XX L organigramma è la struttura delle persone fisiche presenti nella struttura. E un ambiente completamente flessibile ed è suddiviso in Strutture e Funzionari. Le strutture raggruppano più funzionari. Per creare una nuova struttura all interno dell organigramma è sufficiente posizionarsi sotto la voce organigramma e cliccare sul bottone Nuova. A questo punto inserire la descrizione della struttura e la relativa data di inizio validità. Il campo data è valido per date comprese dal 01/01/1800. A questo punto è sufficiente cliccare sul bottone Inserisci. Possiamo anche inserire una struttura all interno di un altra, basta posizionarsi sopra e ripetere il procedimento. Per inserire un funzionario, ovvero una persona fisica, all interno di una struttura ci posizioniamo sulla medesima, andiamo nella scheda funzionari e clicchiamo sul bottone Nuovo. Ora dobbiamo inserire il nominativo del funzionario andandolo a prelevare da un elenco. Il programma propone quindi una maschera di ricerca per ricercare il nominativo e i rispettivi dati. 6

7 Se la ricerca, con la possibilità di inserire anche solo le iniziali, non viene trovata, ha esito negativo il programma propone la maschera del risultato della ricerca vuota e significa che la persona non è presente in archivio. Bisogna allora inserire una nuova persona tramite il tasto Nuova. Il programma a questo punto chiede di selezionare se la persona è fisica o giuridica perché sono gestite su due archivi differenti. Si consiglia di inserire tutte le persone in un solo archivio per facilitare poi la ricerca. A questo punto si apre la maschera per inserire i dati relativi alla persona. E obbligatorio riempire tutti i campi per poter inserire la persona. I primi campi si riempiono normalmente, il campo relativo al codice fiscale invece si riempie in automatico una volta inseriti tutti gli altri dati cliccando sul bottone a fianco Per inserire il comune di nascita bisogna cliccare sul bottone sfoglia, si apre dunque nuovamente la maschera di ricerca per trovare il comune in archivio. Se il comune non è presente è possibile inserirne uno nuovo. 7

8 Il campo seguente è relativo alla residenza, anche qui l inserimento è similare al precedente, cliccando infatti sul bottone sfoglia si apre la maschera di ricerca e se non viene trovato niente si deve inserire un nuovo indirizzo. Tramite il tasto Seleziona è inoltre possibile selezionare graficamente la strada interessata, se ovviamente è stata inserita la cartografia di quel comune. L ultimo campo è quello della Data Validità, ha la stessa funzionalità di quello incontrato in precedenza. Riempiti tutti i campi e controllati si clicca sul bottone Inserisci e si ritorna alla maschera dell organigramma. Ora verrà visualizzato il nominativo della persona, non ci resta che inserire la Carica/Mansione e ciccare sul bottone Inserisci. Utile anche il comando Trova presente in alcune maschere dell ambiente e-xflow, il quale permette di rintracciare parole o iniziali nella finestra visualizzata. E sufficiente inserire il parametro da identificare e cliccare sul tasto a fianco Menù e-xflow XX 8

9 Strutture Organizzative Strutture Logistiche Da questo menù si inserisce la struttura fisica dell ente pubblico e dei vari edifici collegati. Per inserire un edificio ci clicchiamo sul bottone Nuovo, inseriamo la descrizione e la localizzazione prendendola dall elenco delle vie, se l indirizzo non è presente lo creiamo. Clicchiamo infine sul bottone Inserisci. Per inserire invece un nuovo locale ci posizioniamo sull edificio e andiamo nella scheda Locali, clicchiamo sul bottone Nuovo, inseriamo il numero il piano e la descrizione. Per inserire la struttura di appartenenza viene richiamato l organigramma. Per confermare clicchiamo infine su Inserisci. Menù e-xflow XX 9

10 Gestione Accessi Utenti Tramite questo menù è possibile stabilire a quali utenti è possibile l accesso ai vari applicativi e-xflow. E possibile infatti creare un numero chiuso di utenti con le rispettive password e abilitare poi agli stessi limitazioni sugli accessi agli applicativi, su alcuni menù, oppure consentire l accesso alle procedure in sola consultazione con una flessibilità completa. Per creare un nuovo utente è sufficiente cliccare sul tasto Nuovo, inserire il Nome dell utente e la rispettiva password da assegnare. Nel campo Funzionario inserire poi chi è la persona fisica che utilizza e-xflow con tale utente cliccando sul tasto sfoglia e andandolo a prelevare dall organigramma. A questo punto clicchiamo sul tasto Inserisci. Ora assegniamo le rispettive limitazioni all utente creato cliccando sul tasto Applicazioni. 10

11 Si apre una maschera nella quale andremo a selezionare gli applicativi che vogliamo abilitare e i rispettivi sottomenù. Ciascuna voce la possiamo abilitare come Solo accesso o come Accesso e modifica oppure disabilitato Nessun Accesso. Il pallino a fianco della voce si colora di bianco se è disabilitato, di giallo se è consentito solo l accesso e di verde se è abilitato ad accesso e modifica. Se vogliamo abilitare direttamente tutte le voci e quindi avere un utente con il controllo completo, ad esempio un Amministratore di sistema, mettiamo il segno di spunta sul bottone Dba Una volta definiti gli accessi per l utente cliccare sul bottone Modifica per salvare le impostazioni. Menù e-xflow XX Gestione Accessi Processi Applicativi E possibile modificare e/o creare una nuova voce nei processi applicativi. Queste voci compaiono nella lista delle limitazioni per utente nel menù Accessi visto in precedenza. E possibile definire i processi rispettivi ai diversi applicativi separatamente. Per l inserimento o la modifica il procedimento è similare a quello prima descritto. Utilizzare questa voce di menù solamente tramite nostro Servizio di Assistenza. Menù e-xflow XX 11

12 Sistema Identificazione Per identificazione si intende definire i dati principali dell ente che utilizza il programma. Più in particolare si definiscono Denominazione, Indirizzo, Responsabile di Sistema. Inoltre è possibile definire il comune e la località dell ambito locale dell archivio generale (quello dove sono presenti le persone fisiche, i comuni, le strade, vie piazze ecc...). Per modificare i dati inseriti riempire i vari campi e cliccare sul bottone Aggiorna. Sistema Analisi Variazioni Menù e-xflow XX Questo menù ci permette di verificare le modifiche che sono state apportate ai vari Strati Logici del Programma, ovvero gli Archivi Comuni a tutti gli applicativi e-xflow come il Database Anagrafico o il Database Territoriale. E possibile quindi vedere tutti i cambiamenti che sono stati apportati a questi archivi, quale utente li ha effettuati e la data di modifica. Inizialmente il programma propone una maschera di ricerca. Da qui è possibile impostare la ricerca secondo alcuni parametri come l identificativo dell utente, l archivio di consultazione o la data di modifica. In seguito alla ricerca il risultato è un elenco di variazioni effettuate dall utente che avevamo selezionato. 12

13 Menù e-xflow XX Sistema Tabelle decodifica (complete) Da questo menù è possibile modificare alcune tabelle presenti nei vari applicativi. Queste tabelle vengono poi richiamate nei vari processi di inserimento dati nella gestione dei vari applicativi. Nella prima schermata possiamo andare a richiamare, modificare o creare una nuova voce, le tabelle rispettive ai vari applicativi. Per accedere alle varie tabelle è sufficiente fare doppio click sopra quella interessata o cliccare sul tasto Componenti. Per modificare una voce ci posizioniamo sopra, effettuiamo le modifiche e clicchiamo sul tasto Modifica. Per creare una voce nuova cliccare su Nuovo, inserire i dati e cliccare su Inserisci. Uscita Tasto di uscita programma Menù e-xflow XX Menù e-xflow XX 13

14 ? Sommario Cerca Uso della Guida Utilità per consultare la guida in linea e-xfow. Menù e-xflow XX? Informazioni su Fornisce informazioni utili per verificare la versione di ogni singolo applicativo. Esiste inoltre un link per collegarsi direttamente al software di posta per inviare mail al servizio di assistenza, con la possibilità di inserire i dati di questa tabella con un semplice comando Incolla. Menù e-xflow XX 14

15 e-xflow PG Questo modulo applicativo è rivolto ad una completa gestione della corrispondenza in arrivo, in uscita ed interna, da parte delle amministrazioni pubbliche, secondo le disposizioni presenti nel D.P.R. n. 428 del 20 ottobre Oltre allo svolgimento delle normali attività organizzative di identificazione, classificazione ed assegnazione della corrispondenza, normalmente affidate all ufficio preposto, questo sistema offre la possibilità di gestire in modo settoriale le operazioni che regolano il flusso documentale. Ciascun funzionario potrà personalmente consultare gli archivi disponibili, accettare corrispondenza assegnata ed, eventualmente assegnare il proprio protocollo settoriale. L applicativo e-xflow PG fornisce un supporto completo per un ente pubblico che deve gestire le operazioni di protocollazione, gestisce dunque tutta registrazione della corrispondenza. L applicativo ha molteplici funzionalità fra le quali ha la possibilità di creare un ambiente del tutto personalizzabile, come ad esempio la stesura del Titolario di Classificazione. Gli archivi di questa applicazione sono interfacciati con gli altri applicativi, se quindi si va ad aggiungere ad esempio una persona fisica in archivio, essa compare anche sugli altri applicativi, viceversa ci troveremo infatti anche la classificazione generale di persone, città, province ecc Fra le potenzialità del programma abbiamo la possibilità di gestire l iter delle pratiche e assegnare la corrispondenza ai vari destinatari, la possibilità di archiviazione ottica del documento originale, la possibilità di ricevere, inviare e protocollare posta elettronica, creare legami fra le pratiche, copiare pratiche già esistenti, numerazione automatica dei protocolli progressiva, ricerca con svariati parametri, stampa del registro, gestione del protocollo di emergenza, possibilità di allegare qualsiasi tipo di file al protocollo, gestione del protocollo riservato. Di seguito è descritta la struttura del programma ed il suo utilizzo. 15

16 Struttura menù Protocollazione Corrispondenza ordinaria certificate Acquisizione ottica (fase di protocollazione) Ricerca Generale Avanzata Log Variazioni Stampe Corrispondenza Strumenti Pers. ambiente Uscita? Statistiche Stampa registro In arrivo In uscita Interna Protocollo d emergenza Titolario di classificazione Classificazione documenti Modelli interni Definizione glossario Tabelle decodifica Opzioni Sommario Cerca Uso della Guida Informazioni su Indice Generale 16

17 Utilizzo e-xflow PG Protocollazione Corrispondenza ordinaria Da questo menù si procede alla fase vera e propria di protocollazione. La prima cosa da stabilire in fase di registrazione della posta è se il documento è in Uscita, in Arrivo o è Interno al comune. Per facilitare la consultazione di questo documento ho suddiviso le principali operazioni di protocollazione per punti. Al termine della protocollazione il programma assegna in automatico il numero progressivo di protocollo, inserisce la data e l ora di registrazione prelevandola dalla data di sistema della macchina Una volta inseriti i dati in un protocollo non sono più modificabili l oggetto, la data e l ora di registrazione, il numero di protocollo, i mittenti/destinatari. Alcune operazioni dopo la protocollazione invece si possono effettuare anche in futuro. Per gli utenti che ne hanno l autorizzazione, responsabili quindi di settore, è possibile la modifica sui campi oggetto e Mittenti/Destinatari inserendo su una tabella le opportune motivazioni, rimane quindi traccia delle modifiche. 17

18 FASE DI PROTOCOLLAZIONE: 1. Creazione nuovo protocollo pag Classificazione documento pag Oggetto del protocollo pag Data di arrivo/partenza atto pag Ora di arrivo/partenza atto pag Data di emissione dell atto pag Allegati pag Modalità invio (tipo corrispondenza) pag Numero protocollo mittente pag Mittente / Destinatario pag Classificazione del Titolario pag Assegnazioni (ITER PRATICHE) pag Protocolla pag. 23 OPERAZIONI DOPO LA PROTOCOLLAZIONE: 14. Protocollo riservato pag Archiviazione Ottica pag Documenti Collegati (legami) pag Annotazioni pag Dettaglio protocollo Riepilogo - Modifiche -GESTIONE ITER delle pratiche (accett,trasf, copia) - Fascicolo pag Timbratura (etichetta) pag Annullare un protocollo pag. 27 FUNZIONI SPECIALI: 21. Funzione copia protocollo pag. 27 1) Per creare un nuovo documento andiamo nel menù Nuovo oppure clicchiamo sull omonimo tasto sulla barra degli strumenti e definiamo il tipo di corrispondenza (Arrivo,Uscita,Interna). 2) Il primo campo da riempire per protocollare è la classificazione documento. Questo non è un campo obbligatorio, comunque è utile per stabilire di che tipo di documento si tratti. Tramite il tasto Sfoglia si accede alla tabella che contiene l archivio di tutti i documenti tipo, archivio che è già presente in installazione ma che comunque si può modificare o implementare con voci nuove. Una volta selezionato il tipo documento, se ci accorgiamo di aver sbagliato, lo eliminiamo dalla selezione tramite il tasto Rimuovi 18

19 Una volta selezionato il documento confermiamo con il tasto OK, con la possibilità di creare una nuova voce o modificarne una esistente. 3) Il campo successivo prevede l inserimento dell oggetto del protocollo. Questo è un campo obbligatorio. In pratica è la descrizione in breve del contenuto del documento con la possibilità di inserire un numero illimitato di caratteri. Si può inserire l oggetto manualmente oppure inserirne uno già precaricato nella tabella del Glossario. Tale tabella la possiamo richiamare cliccando sul tasto Elementi di Glossario. Possiamo così scegliere un oggetto predefinito da inserire nel campo oggetto. 4) Il campo successivo riguarda l inserimento della data di arrivo/partenza dell atto, in automatico il programma inserisce la data corrente (oppure è possibile impostarla da menù Opzioni come predefinita alcuni giorni prima/dopo la protocollazione), è comunque possibile modificarla se il documento che si protocolla è arrivato o stato spedito giorni prima 19

20 5) A fianco c è un campo riservato all ora di arrivo/partenza, non è obbligatorio inserirla 6) Nel campo Emesso il va inserita la data dell atto che si sta protocollando ma non è un campo obbligatorio. 7) Il campo successivo, Allegati, ci permette di inserire qualsiasi tipo di allegato al documento che stiamo protocollando con la possibilità di prelevarlo da qualsiasi percorso, in locale oppure dalla rete. Tramite il tasto Apri possiamo inserire l allegato. Si apre dunque la maschera seguente: Clicchiamo innanzitutto sul bottone Nuovo. Nel campo classificazione inseriamo il tipo di documento (tabella prima descritta). Sotto andiamo ad inserire il file che ci interessa allegare, Nome file associato. Tramite il tasto Sfoglia andiamo a prelevare il nostro file. Nel caso sopra raffigurato è un documento di testo nel percorso C:\. Se il file è corretto clicchiamo sul bottone Inserisci e poi sul tasto OK. Se prima di inserire il file ne vogliamo visualizzare il contenuto è possibile cliccando sul tasto Visualizza file associato. Possiamo inserire anche diversi allegati. A questo punto nella maschera principale del protocollo sarà visualizzato il numero di allegati presenti. 8) Il campo successivo, Modalità invio, riguarda la classificazione della corrispondenza, ovvero di che tipo di posta si tratta, campo non obbligatorio. La si sceglie dal menù a tendina, menù modificabile e/o implementabile da Tabelle Decodifica (Vedi paragrafi successivi) 20

21 9) Il campo a fianco prevede l inserimento del Numero di protocollo del mittente, campo non obbligatorio 10) I campi successivi, campo Mittente e campo Destinatario, sono campi obbligatori e si utilizzano entrambi allo stesso modo. E possibile inserire più Mittenti o più Destinatari. Per inserire una nuova voce clicchiamo sul tasto Sfoglia, per toglierla dall elenco utilizziamo il tasto Rimuovi. Cliccando sul bottone Sfoglia il programma propone di scegliere una persona fisica da Organigramma oppure da Archivio generale. La terza opzione Dettaglio serve a visualizzare i dettagli delle persone già selezionate. Se andiamo a prelevare la persona da Organigramma allora si apre la maschera medesima che ci permette di selezionare la persona che ci interessa. Se andiamo invece a ricercare una persona da archivio generale il programma ci propone innanzitutto la maschera di ricerca dove possiamo inserire il nome o anche solo le iniziali della persona. Se la ricerca ha esito negativo vuole dire che la persona non è presente in archivio, quindi bisogna crearne una nuova. (il procedimento di inserimento di una persona nuova è descritto in precedenza, pagine 6,7,8 Vai ) Ricerca da organigramma Ricerca da Archivio Generale Inseriti destinatari e mittenti il campo successivo riguarda il Titolario di classificazione. 11) Questo campo può essere in opzione obbligatorio o meno. Si consiglia comunque di impostarlo sulla voce obbligatorio dal menù opzioni (vedi paragrafi successivi). Per inserire la classificazione del titolario, è sufficiente selezionare le voci dai menù a tendina. 21

22 In alternativa, tramite il tasto Sfoglia, si apre la maschera del Titolario Da qui è possibile selezionare la voce che ci interessa. E possibile inoltre crearne di nuove o modificare voci già esistenti, operazione che viene di solito fatta dal menù Pers.Ambiente Titolario di classificazione (vedi paragrafi successivi) 12) Il campo successivo è denominato Assegnazioni. Qui vanno inserite le persone interne al comune le quali sono interessate alla consultazione, visione, lettura o firma del documento che stiamo protocollando, vanno inseriti quindi gli assegnatari. Questo è un campo obbligatorio. Ovviamente è possibile assegnare il documento anche a più persone, oppure ad un gruppo che comprende più soggetti, come ad esempio un Ufficio. Gli assegnatari li selezioniamo dall organigramma dell ente. Per inserire gli assegnatari clicchiamo sul tasto sfoglia, si apre la maschera sotto raffigurata: 22

23 La precedente maschera raffigura l organigramma, da qui mettiamo la spunta sulle persone e/o gruppi di persone che sono assegnatari e clicchiamo sul tasto OK. A questo punto il campo Assegnatari si è riempito con le persone selezionate, mettiamo il segno di spunta sulla persona che deve tenere la copia del documento Originale. 13) A questo punto tutti i parametri fondamentali sono stati inseriti, per Protocollare il documento con i dati inseriti cricchiamo sul tasto Protocolla, oppure da menù Protocollazione Protocolla. Per protocollare diamo OK al successivo messaggio di conferma oppure annulliamo l operazione. A questo punto possiamo se vogliamo, acquisire con lo scanner il documento originale ed allegarlo al protocollo, possiamo creare legami fra questo e altri protocolli, possiamo gestire questo documento come protocollo riservato, possiamo inserire eventuali annotazioni. Se ci sono errori possiamo Annullare il documento. 14) Per protocollo riservato si intende dire che nessun altro oltre alle persone a cui abbiamo assegnato il protocollo nella voce Assegnatari può in futuro consultare quel documento. Per modificare il protocollo in protocollo riservato si va nel menù Attività Documento Riservato In alternativa, nella maschera del dettaglio dopo la protocollazione basta cliccare sul tasto Riservato. Prima di procedere il programma chiede di confermare l operazione con un messaggio di conferma Dopo la conferma sul protocollo compare la dicitura RISERVATO di colore blu. 15) Per procedere all Archiviazione Ottica di un documento nel protocollo clicchiamo sul tasto oppure da Menù Attività Acquisisci immagini Si apre un software per l acquisizione ottica dello scanner proprio di e-xflow che si appoggia direttamente sui Driver dello scanner. Tramite questo software è possibile allegare immagini acquisite da scanner oppure anche immagini su file già esistenti. 23

24 L Archiviazione ottica può essere fatta in alternativa anche in un secondo momento da apposito menù. Per acquisire un nuovo documento è sufficiente cliccare sul tasto Acquisisci quindi il software relativo al Driver dello scanner. In alternativa clicchiamo sul tasto Apri selezionare un immagine già esistente. Cliccando sul tasto Aggiungi, si apre per è possibile inserire diverse immagini, tramite il tasto rimuovi le cancelliamo dalla selezione. Questo software offre inoltre la possibilità di zoom sull immagine, di poterla ruotare a piacimento e diverse opzioni su risoluzione immagine e impostazioni della pagina. Permette inoltre di stampare l immagine oppure di esportarla. Una volta inserite le immagini che si intendono inserire nel protocollo cliccare sul bottone Conferma per salvare oppure sul tasto Annulla per uscire. 16) Per creare un legame tra un protocollo ed altri protocolli si utilizza la funzione Documenti Collegati appena dopo la protocollazione oppure in un secondo momento andando a richiamare il dettaglio del protocollo. Per creare il legame si va in: menù Attività Documenti Collegati. Si apre la maschera seguente: 24

25 Da qui tramite il tasto Aggiungi, si apre la maschera di ricerca nella quale inseriremo i dati per ricercare il protocollo che ci interessa collegare. Al termine della ricerca andiamo quindi a selezionarlo e clicchiamo sul tasto OK per confermare. A questo punto dovremmo vedere il documento nella lista dei documenti collegati, se è necessario possiamo anche collegarne degli altri. Questa funzione si utilizza soprattutto quando il documento che si sta protocollando è in risposta ad un altro documento, così si può andare rapidamente a richiamare anche quello collegato. 17) Per inserire annotazioni sul nostro protocollo al termine della protocollazione andiamo nel menù Attività Annotazioni oppure possiamo inserirle in seguito nel dettaglio del protocollo. Questo campo serve solamente per inserire delle note sul protocollo, è quindi un campo completamente libero. 18) Per vedere in dettaglio il protocollo appena creato clicchiamo sul tasto Dettaglio oppure andiamo in menù Attività Dettaglio La stessa maschera è quella che compare al termine di una Ricerca di un protocollo 25

26 I vari tasti sulla barra degli strumenti sulla destra permettono di accedere alle funzioni descritte in precedenza, con la possibilità di apportare modifiche e/o inserire nuovi allegati, immagini, legami oppure note. Una cosa fondamentale che si può fare solo da questa maschera è però il passaggio, l accettazione e le varie operazioni sulla pratica. In pratica da qui si gestisce l Iter delle pratiche. I tasti principali sono Accettazione, Trasferimento e Crea Copia Tramite il tasto l assegnatario dichiara di aver accettato la pratica con le relative annotazioni e la faccina che affianca il nome dell assegnatario si colora di VERDE. Con il tasto si procede a passare la pratica ad un'altra persona, per esempio perché non era di propria competenza. La persona a cui trasferire la pratica la si seleziona dall organigramma. Anche qui si inseriscono le annotazioni e anche la causale del trasferimento. A questo punto la faccina del soggetto che trasferisce si colora di ROSSO, inoltre si crea una nuova voce con il nuovo assegnatario con la risperriva faccina di colore GIALLO perché è ancora da accettare. Tramite il tasto si effettua invece una copia da dare ad un'altra persona. La persona a cui si invia una copia della pratica la si seleziona dall organigramma Anche qui si inseriscono causali e annotazioni dell invio copia. La faccina rimane così e si inserisce un nuovo assegnatario con la faccina di colore GIALLO perché deve ancora consultare il documento. Il tasto selezionata. mostra la situazione in dettaglio della pratica in carico alla persona N.B.: Per vedere le pratiche assegnate ai singoli individui si utilizza la voce Corrispondenza da menù principale di e-xflow PG che è descritta nei paragrafi successivi. Da qui è possibile effettuare le stesse operazioni di accettazione, trasferimento o copia. Da questa maschera è possibile anche classificare il protocollo selezionato per FASCICOLO. Per inserirlo in un fascicolo clicchiamo sul tasto Sfoglia Accanto al campo fascicolo. Si apre la seguente maschera nella quale selezioniamo la voce di fascicolo che ci interessa oppure ne creiamo una nuova. 26

27 19) Dopo la protocollazione è possibile stampare l etichetta che descrive in breve il comune di appartenenza, il numero di protocollo, la data e la classificazione del titolario dell atto appena protocollato. Questa funzione è definita Timbratura. Per lanciare la stampa di questa etichetta è sufficiente cliccare sul tasto oppure da menù Protocollazione Stampa timbro. L etichetta che si genera è come quella sotto raffigurata: 20) Se al termine di una protocollazione ci accorgiamo di aver inserito alcuni dati che non si possono più modificare in modo non corretto, come ad esempio l oggetto, l unica alternativa è di annullare il protocollo e ricaricarlo. La procedura di annullamento si effettua dalla maschera del dettaglio del protocollo. E sufficiente cliccare sul tasto Annulla Documento. A questo punto si apre una maschera dove va inserita la causale dell annullamento e successivamente è richiesta un ulteriore conferma sulla procedura. Dal momento che il protocollo risulta annullato comparirà la dicitura di colore rosso ANNULLATO sulla maschera del protocollo. 21) Una funzione utile di questo programma mentre si protocolla è la funzione Copia. Per accedere a questa funzione clicchiamo sul tasto Copia oppure da menù Copia Tramite questa utilità è possibile copiare i dati inseriti in un documento già protocollato e riportarli sul nuovo. Ci sono tre modalità di copiatura: - la prima è da atto Precedente. Con questo comando vengono trasferite sul nuovo protocollo le informazioni dell ultimo che è stato protocollato; - la seconda modalità è da atto Esistente. Da qui si può andare a ricercare un protocollo già presente in archivio, selezionarlo e copiarne quindi il contenuto. Per fare ciò si apre la maschera di ricerca protocollo - la terza modalità di copiatura è In Risposta. Con questo comando si genera un documento in risposta ad uno gia esistente che andiamo a selezionare tramite la maschera di ricerca. Se quindi il documento che selezioniamo era in arrivo, quello in risposta sarà in partenza e i destinatari saranno i mittenti di quello selezionato. Menù e-xflow PG 27

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