Archiviazione e Conservazione Sostitutiva

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1 Archiviazione e Conservazione Sostitutiva

2 AGENDA 1. L archiviazione elettronica semplice 2. La Conservazione Sostitutiva 3. La firma grafometrica

3 Acquisizione: scansione Il documento scansito viene trasformato in file dalla macchina ed acquisito in una delle seguenti modalità: Tramite software presente sul PC del destinatario, che dalla sua postazione, acquisisce il file (Driver Twain) Tramite funzionalità scan-to-folder della periferica, in grado di scansire il documento ed impostare la cartella Windows di destinazione direttamente dal pannello dei comandi. Tramite una scansione personalizzata, tipo scan-to-folder, che permette di aggiungere metadati direttamente sul pannello (touchscreen) della macchina.

4 Acquisizione: fax e spool FAX La periferica multifunzionale riceve il fax e crea un file senza stampare il documento. Il file viene salvato su una cartella di rete. Tramite l interfaccia software delle piattaforme di archiviazione elettronica è possibile trasferire i file dalle cartelle di rete/pc ai folder di archiviazione. Spool di Stampa I documenti possono essere acquisiti tramite spool di stampa direttamente dagli applicativi aziendali. Il software di archiviazione elettronica cattura lo spool e crea un file che può essere successivamente archiviato. Lo spool di stampa è l insieme dei dati che l elaboratore invia alla periferica per la stampa del documento. Questi dati sono separati da simboli convenzionali e da comandi di stampa (a capo, riga, ecc.).

5 Acquisizione: file I documenti in formato applicativo Windows possono essere archiviati automaticamente tramite Software di archiviazione elettronica. E possibile spostare un file da cartella PC o di rete verso uno specifico folder. A seconda della piattaforma è possibile anche utilizzare una stampante virtuale che invece di indirizzare un comando di riproduzione cartacea, produce un file che viene inserito in uno specifico folder. La stampante virtuale funziona in modo analogo ad Acrobat Writer / Distiller.

6 Indicizzazione Indicizzare un documento digitale significa attribuire parole / frasi chiave per la successiva ricerca. L inserimento di parole chiave nei campi può essere facoltativa o obbligatoria: Campi facoltativi: il documento può essere indicizzato anche senza compilare questi campi, che possono rimanere vuoti. Normalmente questa tipologia di campi non può essere utilizzata per la ricerca incrociata. Campi obbligatori: devono essere valorizzati (non possono essere vuoti ) al fine di indicizzare il documento.

7 Indicizzazione automatica Indicizzazione manuale: inserimento manuale degli indici di ricerca su client o interfacce web Indicizzazione semi-automatica: inserimento manuale di uno o più indici di ricerca attraverso i quali vengono interrogati DB esterni per il recupero degli altri indici rilevanti INDICIZZAZIONE AUTOMATICA: attribuzione automatica degli indici di ricerca attraverso diverse tecnologie

8 Indicizzazione: diverse tecnologie SISTEMI DI INDICIZZAZIONE OMR BCR OCR FREE FORM E FORM IDENTIFICATION ICR CHR IDE DESCRIZIONE Riconoscimento dei check-box Lettura dei codici a barre (semplici / bidimensionali) Lettura testo, con caratteri tipografici, in aree delimitate Identificazione dinamica dei campi e dei template grafici Lettura testo manoscritto in stampatello (aree delimitate) Lettura testo manoscritto in corsivo (aree delimitate) Ritaglio ed estrapolazione di intere pagine o parti di esse in formato digitale

9 Ricerca La ricerca del documento elettronico può essere effettuata in full text o per indici chiave: Full text: ricerca libera su tutto il testo dei documenti Ricerca a indice singolo: si specifica il valore da ricercare per un determinato campo senza particolari restrizioni. Il risultato è rappresentato da un elenco di documenti che rispondono ai criteri. Ricerca a indici multipli: le modalità sono identiche alla ricerca a campo singolo, ma è necessario utilizzare gli operatori logici.

10 Ricerca semantica L'analisi semantica è l'attività di assegnazione di un significato, un senso all'espressione linguistica. Il processo computazionale automatico che effettua tale assegnazione di significato alle parole di un testo è detto disambiguazione.

11 Ricerca semantica Sistema di analisi dei testi per una migliore estrazione delle informazioni rilevanti Superamento della sola funzionalità di ricerca di cose o persone, ma sviluppo di strategie per metterle in relazione fra loro Sistema di classificazione di tutte le informazioni linguisticamente e semanticamente rilevanti per costruire una rete di entità e concetti utilizzabile per tutte le fasi di analisi e di navigazione nei testi

12 Ricerca semantica Quanto più un testo viene arricchito con annotazioni lessicali, linguistiche e semantiche, esplicitando le informazioni più rilevanti contenute, tanto più il testo sarà in grado di rispondere a funzioni di analisi, categorizzazione, navigazione e ricerca.

13 Ricerca semantica Esempi di ricerca con tecnologia semantica: Trova la fattura di Toshiba del 15 maggio 2013 Trova la pratica di Toshiba dell ultima fornitura Ambiti di applicazione: Ricerca su web Ricerca su archivi documentali non strutturati Ricerca su basi di conoscenza (Knowledge Base)

14 Conservazione sostitutiva La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente la dematerializzazione degli archivi cartacei e la gestione dei documenti digitali, assicurando agli stessi pieno valore probatorio sia ai fini fiscali che ai fini civilistici.

15 Conservazione sostitutiva: normativa Decreto Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82 Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006 Agenzia delle Entrate - Provvedimento attuativo per invio Impronta del 25 ottobre 2010 Decreto Legge 11 dicembre 2012 n. 216 DPCM 22 febbraio 2013 Decreto 3 dicembre 2013 Decreto 17 giugno 2014 Decreto 13 novembre 2014

16 Conservazione sostitutiva: terminologia Firma Digitale: firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche prodotta tramite un dispositivo sicuro Firma elettronica: l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici Riferimento Temporale: data e ora di firma Marca Temporale: il riferimento temporale che consente la validazione temporale opponibile a terzi Hash del documento: impronta del documento Evidenza informatica: indice del lotto di conservazione, contenente i dati e l impronta dei documenti conservati Impronta dell archivio: hash dell archivio dei documenti fiscalmente rilevanti da inviare all Agenzia delle Entrate

17 Conservazione sostitutiva: firme Che differenza c'è tra firma elettronica e firma digitale? La firma digitale e la firma elettronica sono degli strumenti simili, ma hanno valenza legale differente Si distingue dalle altre perché la legge italiana riserva la denominazione firma digitale ed il conseguente valore legale generalizzato solo alle firme elettroniche che sono gestite, secondo particolari procedure e garanzie, tramite l'intervento di un certificatore autorizzato La firma digitale vale per legge a prescindere da particolari accordi contrattuali tra mittente, destinatario ed un particolare certificatore Con la firma digitale non è neanche necessario che mittente e destinatario si avvalgano del medesimo certificatore

18 Conservazione sostitutiva: marca temporale Che cos'è la marca temporale? Vi sono casi in cui occorre poter stabilire, in modo che abbia valore legale, il preciso momento in cui il documento viene generato: per soddisfare tale esigenza esiste la marca temporale Una marca temporale è un'evidenza informatica che consente la validazione temporale Nella pratica fornisce la prova con validità erga omnes della formazione di un documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza al momento della generazione della marca temporale La marca temporale è un documento informatico rilasciato da un servizio di marcatura temporale generalmente gestito da un Ente Certificatore

19 Conservazione sostitutiva: Responsabile conservazione Compiti del responsabile della conservazione? Definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa Genera il rapporto di versamento, come stabilito dal manuale di conservazione Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o elettronica qualificata Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione Assicura la verifica periodica (almeno ogni 5 anni) dell integrità e leggibilità degli archivi Adotta misure per l individuazione dell eventuale stato di degrado dell archivio e il ripristino Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, ove previsto Assicura, agli organi competenti, l assistenza e le risorse per le verifiche Predispone e aggiorna il manuale della conservazione

20 Cosa include? Conservazione sostitutiva: Manuale della conservazione Dati dei Responsabili della conservazione nel tempo La struttura organizzativa delle funzioni e dei soggetti coinvolti nel processo Descrizione degli oggetti conservati (formati, metadati, eccezioni) Descrizione delle modalità di presa in carico dei pacchetti rapporti di versamento Descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione Modalità di esibizione ed esportazione dei pacchetti di distribuzione Descrizione del sistema di conservazione (componenti tecnologiche, fisiche e logiche) Descrizione delle procedure di monitoraggio e verifica dell integrità e soluzioni correttive Descrizione delle procedure per la produzione di duplicati e copie Tempi di scarto o trasferimento dei documenti Modalità e casistiche di intervento dei pubblici ufficiali Normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti

21 Cosa prevede? Conservazione sostitutiva: processo di conservazione Acquisizione del pacchetto di versamento Verifica della conformità del pacchetto di versamento con il manuale di conservazione Generazione e eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con riferimento temporale Preparazione e sottoscrizione del pacchetto di archiviazione Preparazione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione Produzione e duplicazione/copia dei documenti informatici Scarto dei pacchetti di archiviazione scaduti (fatto salvo quelli di interesse storico)

22 Conservazione sostitutiva: Decreto 17 giugno 2014 Cosa prevede?» Viene superato il vincolo temporale per la conservazione delle fatture elettroniche. Il procedimento diventa più semplice anche per le fatture: il procedimento di archiviazione dovrà essere eseguito annualmente e non più ogni 15 giorni.» E stato soppresso l'obbligo di comunicazione alle agenzie fiscali dell'impronta dell'archivio informatico, con relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale. Resta, invece, l obbligo per il contribuente, che si avvale della conservazione elettronica, di darne comunicazione nella dichiarazione dei redditi.» L imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti dovrà essere corrisposta con il modello F24 e non più con il modello F23, utilizzando esclusivamente il canale telematico. Per tutti i titoli (fatture, atti, documenti, registri) che sono emessi e utilizzati durante l anno, l imposta dovrà essere corrisposta in un unica soluzione entro il termine di 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, senza necessità di effettuare comunicazioni preventive e consuntive. Fonte:

23 Conservazione sostitutiva: Decreto 13 novembre 2014 Cosa prevede?» Formazione del documento informatico: a. redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software; b. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c. registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; d. generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

24 Conservazione sostitutiva: Decreto 13 novembre 2014 Cosa prevede?» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «a» (redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; l apposizione di una validazione temporale; il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; il versamento ad un sistema di conservazione.

25 Conservazione sostitutiva: Decreto 13 novembre 2014 Cosa prevede?» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «b» (acquisizione telematica e analogica): memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «c» e «d» (registrazione informatica e raggruppamento dati): registrazione e applicazione di misure per la protezione dell integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

26 Conservazione sostitutiva: Decreto 13 novembre 2014 Cosa prevede?» Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L insieme minimo dei metadati è costituito da: l identificativo univoco e persistente; il riferimento temporale; l oggetto; il soggetto che ha formato il documento; l eventuale destinatario; l impronta del documento informatico. Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative.

27 Firma grafometrica La firma Grafometrica è una tipologia di firma elettronica avanzata. Firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.

28 Firma grafometrica Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all articolo 20, comm 3, che garantiscano l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità del documento, ha l efficacia prevista dall articolo 2702 del codice civile. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

29 Firma grafometrica Processo operativo: 1. L utente appone la firma autografa su tablet. 2. L applicativo, oltre a rilevare la firma, registra alcuni parametri biometrici, tra cui: velocità, inclinazione, pressione, ecc. 3. I parametri biometrici vengono criptati e conservati 4. In caso di contenzioso il perito confronterà i parametri biometrici rilevati dal SW con una firma di controllo 5. L equivalenza (per range) autentica la firma grafometrica

30 Firma grafometrica Vantaggi per l utente finale: 1. Apposizione della firma senza smart card o altri supporti IT 2. Inscindibilità della firma dal soggetto: la firma non può essere riprodotta se non con il consenso del soggetto 3. Totale similitudine rispetto alla firma autografa su carta 4. Semplicità e intuitività dell applicazione

31 Firma grafometrica Vantaggi per l azienda: 1. Utilizzo da parte del privato: la firma grafometrica introduce la firma avanzata al grande pubblico, non dotato di smart card 2. Applicabilità nell ambito del B2C: agenzie di assicurazione, sportelli bancari, front end ospedalieri, desk alberghieri, ecc. 3. Stesso valore legale, tra le parti, della firma avanzata

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