Fatturazione elettronica Conservazione sostitutiva

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1 Brescia, 24 novembre 2014 Fatturazione elettronica Conservazione sostitutiva Dott. Federico Venturi Dott. Ignazio La Candia Dott. Francesco Zondini

2 AGENDA Il ruolo dell UE e testimonianze aziendali Fattura elettronica: requisiti, emissione, conservazione Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di Interscambio Dematerializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva Ispezioni fiscali e sanzioni Domande & Risposte 2

3 AGENDA Il ruolo dell UE e testimonianze aziendali Fattura elettronica: requisiti, emissione, conservazione Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di Interscambio Dematerializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva Ispezioni fiscali e sanzioni Domande & Risposte 3

4 RIFERIMENTI NORMATIVI ED INTERPRETATIVI Principali normative di riferimento in tema di fatturazione elettronica SEEM (Single European Electronic Market) Direttiva 2014/55/UE Nel 2002 la Commissione Europea lanciò l idea di SEEM (Single European Electronic Market) come obbiettivo fondamentale della cosiddetta strategia i2010 Fatturazione elettronica negli appalti pubblici Direttiva 2010/45/UE Modifica la direttiva 2006/112/CE relativa al sistema comune d imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme di fatturazione D.M. 23/01/2004 D.Lgs. 20/02/2004, n. 52 C.M. n.45/e del 19/10/2005 ; n.36/e del 6/12/2006; n. 18/E del 24/6/2014 D.Lgs. 7/03/2005, n.82 Stabilisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici Compilazione, trasmissione e conservazione informatica delle fatture elettroniche. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione Riordina, sistematizza e amplia tutta la normativa vigente in materia di documenti informatici; definisce i principi giuridici relativi al documento informatico e alla firma digitale D.M. 3/4/2013, n. 55 Individuazione delle regole tecniche per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso la PA 4

5 DIRETTIVA 2014/55/UE: OSSERVAZIONI L adozione della Direttiva risponde inoltre alle indicazioni: della Commissione, che nella Comunicazione Sfruttare i vantaggi della fatturazione elettronica in Europa (COM/2010/712) aveva invitato gli Stati ad adottare la fatturazione elettronica quale principale modo di fatturazione nell UE entro il 2020; del Parlamento europeo, che nella Risoluzione dell aprile 2012 chiedeva di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica negli appalti pubblici entro il 2016; del Consiglio: i rappresentanti dei Governi degli Stati membri avevano sollecitato l adozione di misure per promuovere la diffusione della fatturazione elettronica in occasione del Consiglio informale Competitività del febbraio 2012 e nelle conclusioni del Consiglio europeo del giugno

6 Documenti correlati DIRETTIVA 2010/45/UE: OSSERVAZIONI Comunicazione della Commissione europea Un agenda digitale europea, COM (2010) 245 del 19/05/2010; Comunicazione della Commissione europea Sfruttare i vantaggi della fatturazione elettronica in Europa, COM (2010) 712 del 2/12/2010; Proposta della Commissione europea di Regolamento che istituisce il CEF (Connecting Europe Facility), COM (2011) 665, Final del 19/10/2011; Risoluzione del Parlamento europeo del 20 aprile 2012 sull egovernment; Consiglio informale Competitività del febbraio 2012 e Conclusioni del Consiglio europeo 28/29/giugno 2012; Atto per il mercato unico II, COM (2012) 573 Final del 3/10/2012; Comunicazione della Commissione europea Programma di lavoro della Commissione 2013, COM (2012) 629, Final del 23/10/2012; Comunicazione della Commissione europea sulle procedure d appalto elettroniche, COM (2013) 453 Final del 26/06/

7 FATTURAZIONE ELETTRONICA: ANALISI COMPARATA La fatturazione elettronica è utilizzata in alcuni Stati UE (Danimarca, Svezia, Finlandia, Austria) anche al di fuori del comparto degli appalti pubblici Si tratta, tuttavia, di esperienze marginali, dal momento che la percentuale di utilizzo oscilla tra il 4% e il 15% di tutte le fatture emesse Cfr. COM/2013/449 del 26/6/2013 7

8 ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI Abbiamo adottato soluzioni di Dematerializzazione da diversi anni: siamo stati tra i primi ad adottare soluzioni di archiviazione elettronica e, poi, conservazione sostitutiva. Adesso grazie al nostro sistema di gestione documentale le informazioni sono accessibili in tempo reale da tutti i siti produttivi dell azienda, da tutte le nostre sedi in Italia. Gian Domenico Auricchio, Amministratore Delegato Gennaro Auricchio SPA La Digitalizzazione dei processi non è solo utile, è anche "potente": porta efficienza, ma anche trasparenza, tempestività e maggiore conoscenza sui processi aziendali. Con la Dematerializzazione, per esempio, è più semplice gestire il processo di approvazione dei pagamenti e si evita la perdita di tempo connessa alle ricerche negli archivi cartacei. Gianni Lauritano, CIO Acciaierie Arvedi 8

9 ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI Sul fronte dei processi interni abbiamo riscontrato rilevanti recuperi di efficienza per l eliminazione di attività a basso valore aggiunto, ottimizzato la tracciabilità dei flussi informativi, migliorato le attività di controllo e, conseguentemente, la qualità dei dati scambiati. Notevoli benefici sono stati raggiunti anche nei rapporti con i clienti, dove l azienda ha riscontrato una significativa contrazione degli errori e delle contestazioni dei relativi tempi dedicati alla gestione dei contenziosi. Federico Regard, Direttore Customer & Credit Service - Granarolo Abbiamo lavorato per anni con processi supportati esclusivamente da documenti cartacei, poi circa 5 anni fa ci siamo detti : Quanta carta! Non esisterà un modo per dematerializzare questi archivi?. La risposta - raggiunta dopo un analisi sia del quadro normativo-fiscale sia dell offerta tecnologica disponibile - è stata positiva: oggi pressochè la totalità degli archivi è digitale e circa un terzo delle spedizioni sono supportate end- to-end da flussi normativi elettronici. Paolo Ballabene, CIO TNT Global Express 9

10 ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI La scelta di implementare le soluzioni di Conservazione Sostitutiva dei documenti a rilevanza fiscale e la Fatturazione Elettronica intragruppo hanno generato notevoli benefici di efficienza. Tuttavia, abbiamo constato anche un autentica rinascita professionale legata alla riqualificazione delle attività di alcune persone. Colleghi, prima impegnati in mansioni operative, ripetitive e poco stimolanti, hanno accolto con entusiasmo questo progetto, facendone un opportunità di crescita professionale. Roberto Carlino, Direttore Amministrativo Centrale Gruppo Il Gigante Nel nostro percorso verso la Digitalizzazione dei processi, la relazione consolidata con alcuni clienti ha favorito significativamente il loro coinvolgimento iniziale e l attivazione dello scambio di informazioni in formato elettronico strutturato. Questo ci ha consentito di agganciare fin da subito 20 principali clienti e di arrivare, dopo soli due anni, a ricevere in EDI circa il 50% degli ordini, da più di 80 clienti. Salvatore Toti Schito, Central Business Unit Controller Grupo Calvo 10

11 ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI Grazie alla digitalizzazione dei processi consentita dall Agenzia delle Dogane, attraverso lo scambio di messaggi in formato elettronico, abbiamo ridotto da 45 giorni a 3 giorni il tempo necessario per l evasione delle pratiche amministrative connesse a operazioni di import/export. Questa riduzione dei tempi tecnici di attraversamento si riflette direttamente in una minor esposizione finanziaria per i nostri Clienti: le corrispondenti garanzie e coperture finanziarie vengono svincolate in tempi molto più brevi rispetto alla situazione precedente. Inoltre gli Organi di controllo beneficiano di una totale tracciabilità degli spostamenti in sospensione di accisa. Sotto il profilo operativo aziendale, infine, è stato possibile tradurre il notevole risparmio di tempo in capacità operativa ricollocabile su altre attività. Stefano Lilli, CIO- Logista Italia "La condivisione di regole e strumenti è la chiave per massimizzare i risultati: a lungo termine questa scelta porta benefici considerevoli, anche se nell immediato può essere difficile stimarli e quantificarli nella loro totalità. L'adozione diffusa della Fatturazione Elettronica basata sull'interscambio di dati strutturati consente, per esempio oltre ai più immediati benefici derivanti dal recupero di efficienza in tutte le organizzazioni coinvolte di migliorare i rapporti tra gli operatori di una stessa filiera, in termini di trasparenza e credibilità." Omar Crippa, Amministratore Delegato ErreGest 11

12 FATTURAZIONE ELETTRONICA: PRINCIPALI VOCI DI SPESA Conservazione sostitutiva Fatturazione Elettronica (con Conservazione Sostitutiva) EDI Ciclo Attivo principali voci di spesa Canone di attivazione Certificato di firma Conservazione documento Manuale della Conservazione Canone di attivazione Certificato di firma Conservazione sostitutiva a documento Veicolazione Fattura con FD Mapping/integrazione Manuale della Conservazione Canone di adozione Veicolazione Attivazione nuove relazioni Mapping/Integrazione Ciclo Passivo principali voci di spesa Scansione Canone di attivazione Conservazione a documento Manuale della Conservazione Canone di attivazione Certificato di firma Conservazione Sostitutiva a documento Mapping/Integrazione Manuale della Conservazione Canone di adozione Attivazione nuove relazioni Mapping/Integrazione 12

13 FATTURAZIONE ELETTRONICA: REGOLE DA SEGUIRE 1 Perseguire l integrazione di processo 4 Sviluppare un unico processo per gestire i canali di comunicazione verso clienti/fornitori Dall esperienza di chi ha già adottato la fattura elettronica emergono quattro regole da tener sempre presente per cogliere appieno i benefici 2 Ridurre i costi di gestione degli errori 3 Progettare un percorso di evoluzione verso la fatturazione elettronica 13

14 I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA DAL PUNTO DI VISTA DEI COSTI Riduzione attività manuale; Aumento produttività manodopera; Diminuzione materiali di consumo (carta, busta, bolli); Eliminazione del costo di distribuzione delle fatture; Eliminazione del tempo destinato all archiviazione e alle successive ricerche; Eliminazione dei costi per gli spazi occupati per l archiviazione. 14

15 I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA DAL PUNTO DI VISTA DELL EFFICENZA L accesso on-line da parte di tutte le diverse aree aziendali alle fatture di acquisto e di vendita; Abbattimento tempi di esecuzione; Elimina i ritardi ed i disguidi derivanti dall inoltro cartaceo delle fatture; Riduzione di dispute e contenziosi derivanti da errori di fatturazione; Maggiore integrazione tra fatturazione e pagamenti-incassi elettronici. 15

16 I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETRONICA DAL PUNTO DI VISTA DEI RAPPORTI VERSO TERZI Segnale di innovazione verso clienti e fornitori; Conformità nei confronti della pubblica amministrazione; Pronta risposta e trasparenza su controlli fiscali. 16

17 FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI INVIO FATTURE Stampa e invio Problemi nella gestione cartacea del processo Costi elevati Impatto ambientale (carta e stampa) Elevato tempo di consegna Nessun controllo sulla ricezione della fattura da parte del cliente Possibile contestazione della fattura a distanza di settimane solo per errori formali Vantaggi della dematerializzazione Invio della fattura in modalità sicura attraverso la rete Nessun impatto ambientale Consegna in tempo reale con conferma della ricezione Controllo immediato di errori formali attraverso schemi predefiniti Fonte: ICT 4 Executive (da slide 15 a slide 20) 17

18 FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI INVIO FATTURE Gestione dei pagamenti Problemi nella gestione cartacea del processo Diverse fatture richiedono un avviso per il pagamento, che allunga i tempi se il processo è manuale Vantaggi della dematerializzazione I tempi si riducono e l'amministrazione ha sotto controllo tutte le fatture oggetto di pagamento Problemi di qualità ed errore nel dato (con processo manuale) 18

19 FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI INVIO FATTURE Archivio Problemi nella gestione cartacea del processo Necessità di uno spazio dedicato per l archiviazione cartacea (che cresce nel tempo) Costi per l attività manuale di ricerca Problematiche di backup Vantaggi della dematerializzazione Archivio automatico Facilità di ricerca grazie a parole chiave Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk) Accesso all archivio da remoto, in base a opportune policy 19

20 FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI RICEZIONE FATTURE Ricezione, classificazione e validazione Problemi nella gestione cartacea del processo Tempi elevati per il controllo e invio della fattura al dipartimento di pertinenza Possibilità di errori nell inserimento manuale a sistema (si stima il 10%) Controllo manuale dell allineamento fra fattura e ordine Vantaggi della dematerializzazione Il processo di ricezione è automatizzato L invio della fattura al dipartimento di pertinenza può essere automatizzato in base a opportune regole I dati sono automaticamente importati a sistema con fortissima riduzione di possibili errori Facilitato (se non addirittura automatizzato) il controllo fra ordine e fattura 20

21 FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI RICEZIONE FATTURE Gestione dei pagamenti Problemi nella gestione cartacea del processo Eventuali dispute sui pagamenti vengono fatte a telefono, non strutturate o fax e possono richiedere molto tempo Difficoltà di "tracciamento" dello stato della fattura una volta che è stata inoltrata al dipartimento di pertinenza Lavoro manuale per il pagamento con rischio di errore L'amministrazione può non avere piena visibilità su tutte le fatture pendenti Vantaggi della dematerializzazione Molte soluzioni di dematerializzazione consentono di definire regole per le dispute dei pagamenti fra fornitore e cliente Pagamento automatico per le fatture approvate Tracciamento - grazie a processi definiti - dello stato della fattura Piena visibilità sulle fatture pendenti 21

22 FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI RICEZIONE FATTURE Archivio Problemi nella gestione cartacea del processo Necessità di uno spazio dedicato per l'archiviazione cartacea (che cresce nel tempo) Costi per l'attività manuale di ricerca Problematiche di backup Vantaggi della dematerializzazione Archivio automatico Facilità di ricerca grazie a parole chiave Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk) Accesso all'archivio da remoto, in base a opportune policy 22

23 BENEFICI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA 23

24 LA FATTURA ELETTRONICA SI RIPAGA IN MENO DI UN ANNO (Fonte: Politecnico di Milano) ll tempo di payback risulta generalmente inferiore all anno per tutti i modelli di fatturazione elettronica e per tutti i livelli di attività amministrativa. Un azienda che adotta la completa integrazione e dematerializzazione si ripaga dell investimento: in 7 mesi se piccola in 5 mesi se media in 4 mesi se di maggiori dimensioni 24

25 FATTURAZIONE ELETTRONICA E ATTIVITÀ DI CONTROLLO Fare Conservazione Sostitutiva o Fatturazione Elettronica pura non rappresenta, per l Agenzia delle Entrate, un motivo in più sulla base del quale stabilire la necessità di un controllo Per stabilire se, dove e quando fare un controllo, l Agenzia delle Entrate si basa su attività di analisi del rischio realizzate incrociando ed analizzando le banche dati a disposizione costituite da informazioni di tipo dichiarativo (trasmesse per obbligo di legge da tutti i contribuenti) come il modello UNICO. 25

26 FATTURAZIONE ELETTRONICA E ATTIVITÀ DI CONTROLLO Se faccio Fatturazione Elettronica o Conservazione Sostitutiva, poi è più facile essere controllato? I processi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva potranno consentire la riduzione o la semplificazione di una serie di adempimenti burocratici che oggi gravano (anche in termini di costi) sulle imprese, a partire dagli obblighi fiscali. Questo non implicherà in alcun modo un aumento della probabilità di essere soggetti a controlli i processi di analisi di rischio e selezione delle posizioni fiscalmente anomale sono, già oggi, molto evoluti e si basano sull importante patrimonio informativo in possesso dell Amministrazione finanziaria quanto piuttosto una maggior efficienza abbinata a una minor invasività (tempi e presenza di verificatori in azienda) nelle attività di controllo condotte dall Amministrazione. Mario Carmelo Piancaldini, coordinatore Forum Nazionale sulla Fatturazione Elettronica - Direzione Centrale Accertamento, AdE 26

27 AGENDA Il ruolo dell UE e testimonianze aziendali Fattura elettronica: requisiti, emissione, conservazione Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di Interscambio Dematerializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva Ispezioni fiscali e sanzioni Domande & Risposte 27

28 Riferimenti normativi FATTURAZIONE ELETTRONICA Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 Regole Tecniche D.L. n. 185/2008 (art bis del C.c. e documenti unici) Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013 (regole tecniche per firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali) D.Lgs. n. 52/2004 (Direttiva 2001/112/CE) L. n. 228/2012 (Direttiva 2010/45/CE del 13 luglio 2010 che aggiorna la Direttiva 2006/112/CE) Decreto interministeriale n. 55/2013 (fatturazione elettronica alla P.A.) 28

29 FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE Sfruttare i vantaggi della fatturazione elettronica in Europa - COM (2010) 712 del La strategia Europa 2020 : verso un economia sociale di mercato altamente competitiva per l Europa del XXI secolo e benefici economici/sociali derivanti da una società digitale. La fatturazione elettronica fa parte dell iniziativa faro della Commissione europea Un agenda digitale europea. La creazione dell area unica dei pagamenti in euro (AUPE) rappresenta un trampolino di lancio per l istituzione di regimi europei di fatturazione elettronica interoperabili. Obiettivo: entro il 2020 la fatturazione elettronica deve costituire il principale modo di fatturazione in Europa. La Ue ha chiesto agli Stati membri di varare un forum locale sull argomento che fa parte del Multistakeholder forum on e-invoicing. 29

30 FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE Attuale contesto giuridico e tecnico della fatturazione elettronica e possibili impedimenti alla sua adozione Insieme disarticolato di requisiti a causa delle disposizioni legali attualmente in vigore in materia di IVA riguardo alla fatturazione elettronica all interno dell Unione europee. Direttiva 2010/45/UE, in modifica della Direttiva 2006/112/CE dispone: nuove norme IVA in materia di fatturazione elettronica parità di trattamento tra fatture elettroniche e su carta, garantendo che a queste ultime non vengano imposti ulteriori requisiti. le imprese sono libere di inviare e ricevere fatture elettroniche a condizione che effettuino controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi, così come avviene attualmente con le fatture su carta (art. 233 Direttiva 2010/45/UE) Disparità tra Stati anche negli obblighi giuridici contabili, di revisione, di protezione dei dati personali, di archiviazione e di dogane Problemi di interoperabilità transfrontaliera per la diversità fra Stati degli obblighi giuridici applicabili alla firma elettronica 30

31 FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE Quattro le priorità fondamentali: Garantire alla fatturazione elettronica un quadro giuridico coerente, chiaro e certo Dal 1 gennaio 2013, in conformità con le nuove norme in materia di IVA sulla fatturazione elettronica introdotte dalla Direttiva 2010/45/EU del Consiglio, gli Stati membri dovranno aderire al principio della parità di trattamento tra fatture elettroniche e su carta. Gli Stati non potranno più imporre requisiti specifici alle fatture elettroniche, quali l obbligo che venga usata la firma elettronica avanzata o l EDI. Favorire l adozione in massa da parte del mercato puntando sulle PMI Un adozione in massa della fatturazione elettronica nell Unione europea non è possibile senza le PMI, che rappresentano più del 99% delle imprese europee. Mentre molte grandi imprese fanno già uso della fatturazione elettronica, il tasso d adozione da parte della PMI è ancora relativamente basso. Il mercato della fatturazione elettronica dovrebbe offrire soluzioni semplici, affidabili e conformi alle norme in materia d IVA e che richiedano un basso investimento in infrastrutture e in competenze 31

32 FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE Quattro le priorità fondamentali (segue): Stimolare la creazione di un ambiente che consenta di raggiungere la massima portata possibile Il ruolo e le responsabilità dei partner commerciali e dei fornitori di servizi in merito all interoperabilità a livello organizzativo devono essere definiti chiaramente e adottati attraverso un codice di condotta. L adozione e l uso di identificatori inequivocabili e ampiamente riconosciuti e/o di indirizzi faciliterebbero il trattamento delle fatture elettroniche. Per garantire l interconnessione dei modelli di fatturazione elettronica, i partner commerciali e i fornitori di servizi dovrebbero concordare la gestione del rischio, l indirizzamento e lo smistamento (routing), gli accordi di roaming, le norme, i flussi di comunicazione e i requisiti di sicurezza. Promuovere uno standard comune di fatturazione elettronica Necessità di definire un modello unico e chiaro di dati semantici che descrivano gli elementi informativi necessari per questo tipo di fatture al fine di rendere agevole l interoperabilità semantica e garantire la neutralità tecnologica. Il modello di fattura Cross-Industry Invoice (CII) v.2 dell UN/CEFACT andrebbe adottato come modello sul quale basare le future soluzioni di normalizzazione del contenuto delle fatture elettroniche. Tutti gli operatori del mercato pubblici e privati sono invitati a sviluppare e attuare, o quanto meno a convergere verso, soluzioni compatibili con tale modello. 32

33 FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE I vantaggi della fatturazione elettronica Termini di pagamento ridotti Riduzione degli errori Minori costi di stampa e di spedizione Automatizzazione ed integrazione del processo tra le parti commerciali, dall emissione al pagamento: le fatture elettroniche possono essere emesse e trasferite automaticamente e direttamente dai sistemi finanziari della catena di approvvigionamento dell emittente o fornitore di servizi a quelli del destinatario. Riduzione degli oneri amministrativi Maggiore comodità per consumatori Riduzione del consumo di carta, dei costi energetici per il trasporto e delle emissioni di CO2 33

34 FATTURAZIONE ELETTRONICA - ART. 21 DPR N. 633/1972 Modalità di fatturazione La fattura può essere emessa in forma cartacea o elettronica l equiparazione tra la fattura cartacea e quelle elettronica il Legislatore prevede Cartacea : La fattura deve essere emessa in duplice copia dal cedente o dal prestatore di servizi. Una copia è trattenuta e conservata dal cedente o dal prestatore del servizio, l'altra è consegnata o spedita al compratore o committente del servizio. Elettronica: Ai fini della presente direttiva per fattura elettronica s intende una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico Prevista dal Decreto n. 52/2004 e dalla Direttiva 2001/115/CE Obiettivi Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010: semplificazione e armonizzazione Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario 34

35 FATTURAZIONE ELETTRONICA DIRETTIVA 2010/45/CE Requisiti autenticità dell origine integrità del contenuto leggibilità della fattura dal momento dell emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura ogni soggetto passivo stabilisce liberamente come assicurare tali requisiti autenticità e integrità possono essere garantite mediante: 1. sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile 2. apposizione della la firma elettronica qualificata o digitale dell emittente 3. sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati (Circ. AdE n. 18/2014) 35

36 FATTURAZIONE ELETTRONICA ART. 21 D.P.R. 633/1972 Modalità di emissione Consegna o spedizione cartacea Trasmissione elettronica la fattura si ha per emessa all atto della sua consegna o spedizione all altra parte La fattura si ha per emessa all atto della sua trasmissione per via elettronica Circolare AdE n. 134/1994 Per quanto concerne la data di emissione della fattura deve farsi riferimento a quella indicata nel documento in questione, ritenendola coincidente, in assenza di altra specifica indicazione, con la data di consegna o spedizione alla controparte. Pec? Circolare 45/2005 L emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio ( ) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile (indispensabile il preventivo accordo tra le parti). 36

37 FATTURAZIONE ELETTRONICA ART. 21 D.P.R. 633/1972 Fattura emessa da terzi Il fornitore può delegare l emissione della fattura a un cliente o a un terzo, evidenziando espressamente tale possibilità in fattura Circolare AdE n. 45/2005 Fattura compilata da terzi (l emittente invia al terzo un file i cui dati sono già stati aggregati) se si tratta di fatture elettroniche, il riferimento temporale e la firma devono essere apposti dal soggetto che cede il bene o presta il servizio e che delega la semplice trasmissione o postalizzazione della fattura Fattura emessa da terzi (viene inviato un flusso di dati da aggregare) il riferimento temporale e la firma devono essere apposti dal soggetto emittente (cliente o terzo) 37

38 FATTURAZIONE ELETTRONICA Autofattura/integrazione elettronica La fattura relativa all'acquisto intracomunitario deve essere numerata e integrata dal cessionario con l'indicazione del controvalore in euro del corrispettivo e degli altri elementi che concorrono a formare la base imponibile dell'operazione, espressi in valuta estera, nonché dell'ammontare dell'imposta, calcolata secondo l'aliquota dei beni. (Cfr. art. 46, comma 1, D.L. n. 331/1993) Detto documento, se emesso in forma elettronica, è allegato alla fattura originaria e reso immodificabile mediante l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. (Cfr. Circ AdE n. 45/2005) 38

39 FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE Modalità di conservazione (art. 39 D.P.R. 633/1972) Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica nel rispetto delle regole emanate dal MEF in un apposito Decreto. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine seguendo poi le stesse regole previste per i documenti informatici. 39

40 FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE Luogo di conservazione Circolare AdE n. 5/2012 Si ritiene, quindi, che la conservazione in solo formato digitale dei documenti fiscali ed amministrativi fuori dal territorio italiano sia consentita per le fatture elettroniche emesse previo accordo con il destinatario, nonché per le fatture elettroniche emesse senza accordo e spedite in formato cartaceo (conservazione sostitutiva di documento informatico lato emittente), mentre sia esclusa per i restanti documenti. I file inerenti la conservazione sostitutiva delle scritture contabili, delle fatture di acquisto scansionate e conservate in sostitutiva, dei libri sociali obbligatori, dei documenti di trasporto, etc. dovranno essere conservati su supporti magnetici (server) oppure ottici (DVD, CD, etc.) localizzati nel territorio italiano. Art. 39 del D.p.r. 633/72 Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonchè dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. 40

41 AGENDA Il ruolo dell UE e testimonianze aziendali Fattura elettronica: requisiti, emissione, conservazione Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di Interscambio Dematerializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva Ispezioni fiscali e sanzioni Domande & Risposte 41

42 Riferimenti normativi FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Art.1, commi da 209 a 214) Prima introduzione in Italia dell obbligo per le aziende che cedono beni o prestano servizi alla P.A. di trasmettere alla P.A. esclusivamente le Fatture Elettroniche DMEF del 7 marzo 2008 Gestore del sistema di interscambio Legge n. 196 del 31 dicembre 2009 (Art.1, comma 2) Elenco delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte Legge n. 214 del 22 dicembre 2011 Modifica della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Art.1, commi da 209) DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Aspetti tecnici e procedurali della fatturazione elettronica alla P.A. 42

43 FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. Vantaggi della fatturazione elettronica alla P.A. Risparmi potenziali: pari a oltre 1 Miliardo di all anno nella P.A. e a circa 500 Milioni di /anno per le imprese fornitrici; complessivamente risparmi potenziali pari a oltre 1,6 Miliardi di l anno Stimolo per le imprese Maggiore efficienza in termini di aumento della produttività del personale, risparmi di materiale e costi per la gestione degli archivi, riduzione dei costi di trasmissione e trasferimento di documenti e informazioni Al fine di conseguire benefici ancora più consistenti occorre ampliare il perimetro considerato, mediante la completa gestione elettronica dell intero Ciclo dell Ordine: dalla composizione dell ordine all archiviazione della documentazione relativa al pagamento/incasso generato dall ordine stesso (il cosiddetto Procure to Pay ): integrazione del ciclo dematerializzazione dei documenti del Ciclo dell Ordine 43