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1 Datagraf Servizi S.r.l. La Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari e.non

2 Addio alla carta. Oggi è possibile gestire e conservare in modo completamente informatizzato documenti aventi rilevanza ai fini tributari (e non solo..) La normativa è COMPLETA FLESSIBILE COMPLETA FLESSIBILE CHIARA COMPLETA CHIARA CHIARA FLESSIBILE I libri, le scritture contabili, le fatture e tutti i documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, possono essere conservati su supporti informatici Tale forma di conservazione ha piena validità anche ai fini fiscali, ed è perciò sostitutiva della copia cartacea, se questa è svolta secondo le procedure previste dalla normativa.

3 Addio alla carta. Documenti Originali Non Unici Libro giornale Libro inventari Fatture attive e passive Mastri contabili Scritture ausiliarie di magazzino Registro dei Beni Ammortizzabili Registro IVA delle Fatture Emesse Registro IVA degli Acquisti Registro IVA dei corrispettivi Registro IVA merci c/deposito; c/lavorazione; comodato Registro IVA degli omaggi Registro delle dichiarazioni d intento Registro delle somme ricevute in deposito Giornale di fondo elettronico DDT e Bolle di accompagnamento (escluso DAA e DAS) Contratti tra aziende (se in formato digitale) Bilancio di esercizio (CE, SP, NI) Dichiarazioni IVA, IRES, IRAP, sostituti Certificazione compensi assoggettati a RA F24 e F23 Libro Unico del Lavoro

4 Addio alla carta.documenti Originali Unici Libro dei soci Libro delle obbligazioni Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee Libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA o del CdG Libro delle adunanze e delle deliberazioni Collegio Sindacale o del Consiglio di Sorveglianza o del Comitato per il Controllo sulla Gestione Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Comitato Esecutivo Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti Libro degli strumenti finanziari emessi Schede carburanti

5 Archiviazione Elettronica vs Conservazione Sostitutiva L archiviazione elettronica è propedeutica alla conservazione sostitutiva ma per la stessa non vigono particolari obblighi o modalità operative. L iniziativa è lasciata all azienda che potrà utilizzare qualunque metodo di acquisizione, memorizzazione e classificazione del documento La conservazione sostitutiva permette di conservare un documento digitale in modo che risulti disponibile nel tempo nella sua integrità e autenticità, mantenendo quindi la sua validità fiscale e legale. Autenticità: deve essere possibile risalire all autore dei documenti informatici Integrità: i documenti informatici non possono essere modificati nel tempo

6 Le Basi della Conservazione Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in modo tale che il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione. Non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile. Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma digitale basata su un certificato qualificato e prodotta attraverso un dispositivo sicuro (certificato rilasciato da Certification Authority). Marca temporale: evidenza informatica che permette di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale.

7 Necessità Operative nomina di un Responsabile della conservazione sostitutiva redazione di un manuale operativo per il processo di conservazione sostitutiva ( Manuale della conservazione ) smart card contenente il certificato di firma digitale con relativo lettore applicazione sw conforme alla normativa sulla conservazione sostitutiva acquisto di un lotto di marche temporali da soggetti riconosciuti spazio su dischi magnetici o magneto-ottici dove archiviare le sessioni di dati

8 Il Responsabile della Conservazione Come altre normative (p.es. D.Lgs. 196/2003 in materia di privacy), anche quella relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti e delle scritture contabili, individua una figura che sovrintende al corretto svolgimento del processo. Tale figura è denominata Responsabile della Conservazione. Il Responsabile della Conservazione: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione organizza le procedure di sicurezza garantisce la corretta conservazione, accessibilità ed esibizione dei documenti appone sui documenti firma digitale e marca temporale sull intera sessione può delegare in tutto o in parte a persone interne o esterne all azienda, le funzioni operative previste dalla normativa.

9 la consulenza Consulenza : Normativa Organizzativa Operativa Redazione del Manuale della Conservazione Redazione dei Verbali di nomina e di Delega

10 i servizi Servizi (eventualmente fruibili in modalità ASP): Conservazione dei documenti digitali provenienti da spool e convertiti in formato PDF Conservazione dei documenti analogici provenienti da scanner in formato PDF Apposizione di Firma Digitale con smart card, token o HSM con certificati rilasciati da Certification Autority Apposizione di Marcatura Temporale rilasciata da Time Stamping Autority legalmente riconosciute Procedure di monitoraggio con copia su differenti media di ciascun lotto Procedure di riversamento Procedure di esibizione con verifica in tempo reale della validità di firma e di marcatura temporale. Procedure di estrazione parziale da lotto con masterizzazione su eventuale richiesta degli enti autorizzati al controllo Monitoraggio e reportistica Adeguamento continuo del SW alle normative che regolano la Conservazione Sostitutiva Supporto agli utenti in orari di ufficio.

11 i servizi di dematerializzazione Preparazione della documentazione cartacea alla fase di scansione Fase di normalizzazione della documentazione cartacea e preparazione per la scansione: conservazione dei documenti in locali adibiti, nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 fino ad inizio loro lavorazione; apertura delle buste o cartelline ed estrazione dei documenti contenuti; spinzatura dai punti metallici ove occorra; ordinamento come da specifiche; inserimento di opportuni fogli separatori tra i diversi documenti per poter avere la certezza che tutti gli allegati di un determinato documento siano ad esso associati.

12 i servizi di dematerializzazione Scansione dei documenti: scansione ad alta qualità con sistemi top di gamma; scansione fronte/retro in bianco e nero con eliminazione dei retro non utili; Il SW di scansione provvede inoltre ad effettuare: deskew dell immagine provvedendo al raddrizzamento della stessa qualora fosse stata acquisita inclinata; crop con rimozione di eventuali bordi neri sia per migliorarne la leggibilità che per ridurre le dimensioni del relativo file; controllo antidoppi tridimensionale per accertarsi che non siano stati alimentati due fogli contemporaneamente evitando così il rischio di perdere un documento importante; image enhancement con dynamic treshold; color dropout sulle immagini scansite in b/n rimuovendo eventuali sfondi colorati che renderebbero illeggibili le scritte su di essi.

13 i servizi di dematerializzazione Collocamento del materiale scansito in apposite scatole numerate e predisposte per il successivo storage oppure per la dematerializzazione certificata secondo quanto previsto dal Massimario di Selezione e Scarto adottato. Indicizzazione secondo specifiche concordate Digitazione dei campi indice concordati. I fogli successivi al primo, per ciascun documento, erediteranno i dati presenti sul primo e costituiranno un unico documento logico. Un apposito campo conterrà il numero della scatola in cui i documenti verranno collocati per eventuali successive ricerche fisiche del cartaceo.

14 il processo Il processo di Conservazione prevede tre fasi principali, che sono: 1. Creazione dell input e spedizione 2. Verifiche ed inserimento dei documenti in lotti omogenei 3. Chiusura dei lotti e Conservazione che vedono coinvolte 3 entità principali: Pacchetti, un insieme di documenti che costituiscono l input al processo di Conservazione Documenti, l entità base di tutto il processo. Dopo aver ricevuto un pacchetto ed aver effettuato una serie di verifiche, l applicazione censisce ogni documento presente nel pacchetto come entità documento, permettendone così la ricerca, la consultazione, ecc. Lotti, insiemi omogenei di documenti. Il lotto è un contenitore virtuale, che al termine del processo di Conservazione sostitutiva, viene firmato dal Responsabile della Conservazione, e su cui si appone la marca temporale.

15 Il Documento con Firma Digitale Autenticità Garanzia dell identità di chi firma Integrità Garanzia che il documento non è stato manomesso dopo la sottoscrizione Non ripudio L autore non può disconoscere il documento firmato Valore legale Il documento sottoscritto digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo con firma autografa

16 I Vantaggi Ricerca semplificata e velocizzata del documento da supporto di archiviazione Disponibilità e ristampa immediata del documento in caso di audit fiscale Recupero degli spazi e degli archivi dedicati alla conservazione fisica nel tempo dei documenti fiscali Stretta integrazione con il sw di gestione documentale Supporto navigabile : auto-consistente e auto-consultante Controlli sull affidabilità dei dati Funzioni di supporto al Responsabile della conservazione

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