ARCHIVIAZIONE e GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE. un sacco di motivi per adottarla.

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1 ARCHIVIAZIONE e GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE un sacco di motivi per adottarla. 1

2 Paragrafo 1 EVOLUZIONE NORMATIVA 2

3 1 EVOLUZIONE NORMATIVA Normativa quadro Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003) Conservazione Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per la conservazione) Bozza nuove regole tecniche pubblicate su in data 5 agosto 2011 Decreto Legge 185/2008 (art bis c.c. e documenti unici) Firma digitale DPCM del 30 marzo 2009 (regole tecniche per la firma digitale) Bozza di DPCM per le regole tecniche per la firma digitale. Fatturazione elettronica e conservazione «fiscale» DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti) Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE) Circolare 45/E del 19 ottobre 2005 (fattura elettronica) Circolare 36/E del 6 dicembre 2006 (conservazione sostitutiva) 3

4 1 EVOLUZIONE NORMATIVA quadro normativo chiaro ma in continua evoluzione interazione fra normativa generale di settore e quella sulla dematerializzazione delle fatture e dei documenti tributari. mancata approvazione del regolamento tecnico del cad elaborato in bozza.. 4

5 Paragrafo 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 5

6 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.a Doc. informatico e copie Documento informatico documento informatico RAPPRESENTAZIONE INFORMATICA DI ATTI, FATTI O DATI GIURIDICAMENTE RILEVANTI evidenza informatica UNA SEQUENZA DI SIMBOLI BINARI CHE PUO ESSERE ELABORATA DA UNA FUNZIONE DI HASH funzione di hash UNA FUNZIONE MATEMATICA CHE GENERA, A PARTIRE DA UNA EVIDENZA INFORMATICA UN IMPRONTA DI MODO TALE CHE RISULTI DI FATTO IMPOSSIBILE, A PARTIRE DA QUESTA, RICOSTRUIRE L EVIDENZA INFORMATICA ORIGINARIA E GENERARE IMPRONTE UGUALI A PARTIRE DA EVIDENZE INFORMATICHE DIFFERENTI. impronta informatica SEQUENZA DI LUNGHEZZA PREDEFINITA DI SIMBOLI BINARI OTTENUTA ATTRAVERSO LA FUNZIONE DI HASH 6

7 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO Esempi di impronte informatiche 2.1.a Doc. informatico e copie STUDIO SCHIAFFIN0 funzione di hash 27b1eebdb6ade a3522e805760e9596 Studio Schiaffino funzione di hash 42a3d337be8f9bf ee52e4e67c8be5dfc studioschiaffino funzione di hash e2b34b95685df f1f1f38cbeef

8 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.a Doc. informatico e copie Riferimento e marca temporale Riferimento temporale Informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici Marca temporale Evidenza informatica che consente la validazione temporale Validazione temporale Il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile a terzi 8

9 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.a Doc. informatico e copie Documento analogico Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) Copia Originale Originale non unico (fatture, lettere e telegrammi spediti e ricevuti). Si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi (Delib.11/2004) Originale unico : quando il documento analogico esiste in unica copia ovvero non sia possibile possederne altra copia anche in dotazione presso terzi per la conservazione 9

10 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.a Doc. informatico e copie Copia di documenti (nuovo Cad) COPIA DOCUMENTO ANALOGICO copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui é tratto. (ad esempio testo in word di lettera stampata) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui é tratto 10

11 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.a Doc. informatico e copie Copia di documenti (nuovo Cad) COPIA DOCUMENTO INFORMATICO copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui é tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari. duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originale. differenza? La copia informatica di documento informatico identifica un file che ha il medesimo contenuto dell originale, ma un diverso formato: ad esempio, il documento.pdf che risulta dalla conversione di un file.doc. o.txt. Infine, il duplicato informatico identifica un file del tutto identico all originale: ad esempio, la copia.doc di un file.doc 11

12 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.b Firma elettronica Quattro tipologie di firma elettronica 1 firma elettronica 4 firma digitale 2 firma elettronica avanzata 3 firma elettronica qualificata 12

13 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.b Firma elettronica Quattro tipologie di firma elettronica 1- firma elettronica è definita come "l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica": è quindi la forma più debole di firma in ambito informatico, in quanto non prevede meccanismi di autenticazione del firmatario o di integrità del dato firmato. 2 - firma elettronica avanzata La firma elettronica avanzata è una firma elettronica con alcune caratteristiche di sicurezza. Più precisamente, il nuovo Codice dell amministrazione digitale, all art. 1, comma 1, lett. q-bis), la definisce come un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Può, ad esempio, trattarsi della One Time Password utilizzata da alcune banche o della firma autografa apposta su tablet o della firma biometrica, verificate le caratteristiche e verificato il contesto anche procedurale in cui la firma è inserita e le proprietà del documento 13

14 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.1.b Firma elettronica Quattro tipologie di firma elettronica 3-firma elettronica qualificata è definita come "la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma": è quindi una forma di firma sicura, che esaudisce le richieste della Direttiva Europea 1999/93/CE, alle quali sono stati aggiunti i requisiti dell'utilizzo di un certificato qualificato e di un dispositivo sicuro di firma. In questa forma la firma elettronica qualificata corrisponde alla "Qualified electronic signature" definita da ETSI 4- firma digitale definita sempre nel come "un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici": la norma introduce quindi l'uso di algoritmi di crittografia a chiave pubblica. 14

15 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.2 Valore giuridico del doc.inf. (Art. 23 del Cda) a documento informatico non sottoscritto Nel nuovo art. 20, comma 1 bis, si legge: L idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall art. 21. La norma citata dispone quindi (anche) dell efficacia probatoria del documento informatico senza alcuna firma, per esempio un file prodotto con un qualunque sistema di videoscrittura, senza che sia utilizzata nessuna tecnica specifica di cifratura o di firma o di protezione. Ora il nuovo art. 23 quater del Codice dell amministrazione digitale dispone anche: all art del codice civile dopo le parole: riproduzioni fotografiche è inserita la seguente: informatiche, esattamente come già disponeva l art. 23 del previgente Codice dell amministrazione digitale. La norma riproduceva l orientamento costante della dottrina e della giurisprudenza, anche di Cassazione. Si pone dunque un rilevante problema interpretativo. Il documento informatico senza firma ha un efficacia probatoria liberamente valutabile dal giudice oppure ha l efficacia delle riproduzioni meccaniche di cui all art c.c., le quali, come è noto, formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti e alle cose medesime? Non potendo due norme diverse (nuovo art. 20, comma 1 bis e nuovo art. 23 quater, entrambidel Codice dell amministrazione digitale) disciplinare in modo diverso l efficacia probatoria della medesima fattispecie (il documento informatico senza firma), non resta nuovamente che sperare in un intervento correttivo del legislatore. 15

16 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.2 Valore giuridico del doc.inf. (Art. 23 del Cda) b documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice Il documento informatico cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, secondo l art. 21, comma 1. Dal momento che esistono tante tipologie di firma elettronica, la valutazione dell efficacia probatoria dei documenti cui la firma elettronica è apposta è, caso per caso, rimessa al giudice, che ne valuterà la qualità, la sicurezza, l integrità e l immodificabilità. Conseguentemente, gli utilizzatori della firma elettronica non potranno conoscerne con certezza preventivamente gli effetti sotto il profilo probatorio. Questa disposizione non modifica la disciplina già vigente. Tuttavia, come nel Codice previgente, manca la disciplina dell idoneità a integrare il requisito della forma scritta del documento informatico con firma elettronica. A questa fattispecie si applicherà, dunque, l art. 20, comma 1 bis. 16

17 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.2 Valore giuridico del doc.inf. (Art. 23 del Cda) c documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata qualificata o digitale I documenti informatici con firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata, firma digitale, hannola medesima efficacia probatoria, quella prevista dall art c.c. per la scrittura privata. Come nel Codice previgente, l utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Ciò si afferma nell art. 21, comma 2, ove si dispone che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all art. 20, comma 3, che garantiscano l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità del documento, ha l efficacia prevista dall art del codice civile. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Il disconoscimento di cui all art. 21, comma 2, del Codice dell amministrazione digitale ha ad oggetto l utilizzo del dispositivo di firma. Si configura quindi come un operazione diversa dal disconoscimento disciplinato dall art. 214 c.p.c., così come ontologicamente diverse sono le firme informatiche ed autografe e le scritture cui sono apposte. Art codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta 17

18 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO Art. 43, dlgs. 82 del Archiviazione e conservazione digitale dei documenti Documenti degli archivi Scritture contabili La corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge 18

19 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.3 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 del Cad Siamo ancora in attesa delle regole tecniche 19

20 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Art. 3 Documenti informatici conservazione memorizzazione su supporti ottici apposizione: sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (file) contenente una o più impronte dei documenti stessi: riferimento temporale firma digitale del responsabile della conservazione. 20

21 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Art. 4 Documenti analogici conservazione Memorizzazione immagine su supporti ottici apposizione: sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (file) contenente una o più impronte dei documenti stessi: riferimento temporale firma digitale del responsabile della conservazione. 21

22 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 2.3 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il responsabile della conservazione sostitutiva a) soggetto interno b) soggetto esterno (se esterno deve essere un soggetto accreditato in caso di enti pubblici) 22

23 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti NOMINA DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA AI SENSI DELL ART. 5 DEL. CNIPA N. 11/2004 La Società XXX con sede in in persona del suo legale rappresentante pro tempore PREMESSO CHE - YYY S.r.l. (d ora in poi anche, per brevità, Outsourcer ) svolge attività avente ad oggetto, tra l altro, la distribuzione commerciale di prodotti hardware e software, nonché la produzione e la gestione di sistemi informativi, ed offre, altresì, servizi accessori e funzionali alla gestione amministrativa dell impresa, tra cui quello di gestione documentale, di archiviazione e di conservazione sostitutiva di documenti; -per lo svolgimento dell attività di conservazione sostitutiva dei documenti l Outsourcer utilizza il software denominato Doc, di titolarià di AABBCC Sistemi, di cui egli è attuale licenziatario; -il software Doc è un software specificamente ideato per lo sviluppo di sistemi di conservazione sostitutiva documentale in linea con la normativa italiana attualmente in vigore; -nell ambito della propria attività, la Società XXX ha in uso un sistema di gestione documentale e di fatturazione basato sull utilizzo di un software gestionale, denominato XYZX ; -la Società XXX con il contratto di outsourcing del ha manifestato il proprio interesse ad affidare all Outsourcer la gestione del processo di conservazione sostitutiva dei documenti gestiti e formati attraverso il software XYZX sopraindicato e qui di seguito indicati: [1) fatture dal lato attivo 2) corrispondenza ordinaria; 3) libro giornale] Tutto ciò premesso, con il presente atto la Società XXX, ai sensi e per gli effetti della disciplina di cui al DMEF ed alla Deliberazione CNIPA n. 11 NOMINA La Società YYY, quale RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA dei documenti sopraindicati e come specificati nel contratto stipulato e negli allegati tecnici di cui al contratto di affidamento del servizio 23

24 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO, Nell ambito del presente atto di nomina, la Società YYY, in persona del suo legale rappresentante pro tempore, delega il Sig., nato a, cod. fiscale, quale responsabile dei processi di conservazione sostitutiva, con ampi poteri di avvalersi di personale delegato per lo svolgimento e la finalizzazione delle relative attività di conservazione. Nello svolgimento delle attività di responsabile della conservazione, l Outsourcer si impegna a svolgere il suo incarico secondo le modalità specificate nel Manuale della Conservazione concordato con la Società XXX, attenendosi alle indicazioni contenute nel contratto di affidamento del servizio e verificando costantemente l adeguamento normativo dei propri sistemi di conservazione. In particolare, il responsabile della conservazione si atterrà a quanto specificato nella deliberazione CNIPA n. 11, conformerà i suoi compiti a quanto stabilito nell art. 5 della stessa e svilupperà un sistema di conservazione in linea con quanto precisato dal Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio Ai sensi dell art. 44 del Codice dell amministrazione Digitale, l Outsourcer, nella sua qualità di responsabile della conservazione, verificherà costantemente che il sistema di conservazione: -identifichi il soggetto ha formato il documento; -assicuri l'integrità del documento; -garantisca la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative; -sia strutturato nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. Il Responsabile assicura ed attesta la propria capacità tecnica e competenze specifiche, nonché quelle dei suoi delegati operativi, in relazione al corretto ed efficace adempimento degli obblighi di legge come specificati nell'art. 5 1 comma della deliberazione CNIPA n. 11/2004 e nell'art. 3 comma 2 del Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, mallevando a tal fine ed integralmente la Società XXX da qualsivoglia pregiudizio, nessuno escluso, dovesse derivare in suo danno da eventuali negligenze, imperizie o imprudenze imputabili al Responsabile e/o ai suoi delegati operativi in merito alla non puntuale osservanza degli articoli sopra riportati. Il Responsabile, inoltre, assicura e garantisce, per se e per i propri delegati operativi, la piena ed incondizionata riservatezza dei dati di cui verrà a conoscenza nello svolgimento delle proprie attività, impegnandosi all integrale rispetto dei principi e delle prescrizioni di cui al Decreto legislativo n. 30 giugno 2003, n. 196 in materia di protezione dei dati. 24 Data Luogo firme

25 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti Pianificazione: determinare il dimensionamento ed i requisiti del sistema di conservazione in base alle diverse tipologie di documenti da conservare organizzare il contenuto dei lotti per garantire una corretta conservazione e consentire l esibizione di ogni singolo documento pianificare le procedure di sicurezza, tracciabilità e ripercorribilità dell intero processo 25

26 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Consultazione: mantenere e rendere accessibile un archivio dei software in gestione nelle loro diverse versioni scegliere i formati che assicurino l effettiva leggibilità dei documenti conservati mantenere l efficacia nel tempo delle firme digitali attraverso la validità del time stamping (marca temporale) 26

27 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Controllo: verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione attestare il corretto svolgimento del processo apponendo la firma digitale sull insieme dei documenti assicurare che tutti i documenti del lotto siano disponibili in tempo utile per essere processati

28 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Esercizio delle responsabilità adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione e delle copie di sicurezza dei lotti; richiedere la presenza del Pubblico Ufficiale quando è previsto il suo intervento, assicurandogli l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività; valutare accorgimenti o procedure integrative. 28

29 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Certificazione delle procedure: definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l apposizione del riferimento temporale; tenere evidenza della tipologia dei documenti conservati; formalizzare il processo di acquisizione archiviazioneconservazione in una specifica procedura organizzativa (Manuale della Conservazione) 29

30 1 INDICE 2 STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE AL MANUALE 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO 3 STORIA DEI RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 4 GENERALITA 4.1 SCOPO DEL DOCUMENTO 4.2 DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA 5 DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA E DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 5.1 DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA 5.2 DATI IDENTIFICATIVI DEI SOGGETTI CHE FIRMANO I DOCUMENTI ALL EMISSIONE 5.3 DATI IDENTIFICATIVI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 5.4 DATI IDENTIFICATIVI DEL SOSTITUTO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 5.5 DATI IDENTIFICATIVI DEI DELEGATI DELLA CONSERVAZIONE 5.6 DATI IDENTIFICATIVI DEL PUBBLICO UFFICIALE 5.7 LA CERTIFICATION AUTHORITY UTILIZZA 5.8 IL SOFTWARE UTILIZZATO 6 PROSPETTO RIPORTANTE TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI, MODALITA E TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE Facsimile di indice del Manuale 7 COMPITI E DOVERI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 8 ASPETTI ORGANIZZATIVI ED OPERATIVI 8.1 ORGANIZZAZIONE DEI SOSTITUTI E DELEGATI 8.2 L ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 8.3 L ORGANIZZAZIONE DEI SUPPORTI DI CONSERVAZIONE 8.4 LOCALIZZAZIONE DEI SUPPORTI DI CONSERVAZIONE 9 ASPETTI TECNICI E TECNOLOGICI 9.1 LE PROCEDURE DI SICUREZZA DEL RIFERIMENTO TEMPORALE 9.2 IL FORMATO E LA STRUTTURA DELL EVIDENZA INFORMATICA 9.3 RIVERSAMENTI DEI DOCUMENTI CONSERVATI 9.4 MANUTENZIONE DELL HARDWARE E DEL SOFTWARE 9.5 GUASTI AL DISPOSITIVO SICURO DI FIRMA 9.6 COMPROMISSIONE DEL SITO DELLA CERTIFICATION AUTHORITY 9.7 COMPROMISSIONE DEL SERVER NETWORK TIME PROTOCOL (NTP) 10 LA PROCEDURA DI LAVORAZIONE 10.1 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE SCRITTURE CONTABILI LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE DI VENDITA DEI CLIENTI LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE DI ACQUISTO DEI CLIENTI LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO 11 L ESIBISIONE ALL AMMNINISTRAZIONE FINANZIARIA IN CASO DI VERIFICHE 11.1 VERIFICA DEL SINGOLO DOCUMENTO CONSERVATO 11.2 VERIFICA DELLA CORRISPONDENZA DELL HASH 11.3 VERIFICA DELL EVIDENZA INFORMATICA 30

31 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Potere di delega: delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle attività ad una o più persone che per la loro competenza ed esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni 31

32 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO Le garanzie del sistema di conservazione (art. 44 del D.Lgs. n. 82/2005) 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce: l IDENTIFICAZIONE certa del soggetto che ha formato il documento e dell amministrazione o dell area organizzativa omogenea di riferimento di cui all articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; l INTEGRITÀ del documento; la LEGGIBILITÀ e l agevole REPERIBILITÀ dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; il rispetto delle MISURE DI SICUREZZA previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto 32

33 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO I conservatori accreditati (art. 44 bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) 2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA. Articolo 5. Modelli organizzativi della conservazione 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscano la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2. Ai sensi dell'articolo 44 comma 1 ter del Codice, la conservazione può essere svolta: a. internamente al soggetto produttore dei documenti informatici da conservare, b. affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA. 3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione internamente o affidando tali processi a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all articolo 44 bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi 33 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni.

34 Paragrafo 3 CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI CIVILISTICI E TRIBUTARI 34

35 Documenti aziendali 3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI Fatture, telegrammi, lettera, posta elettronica ricevuti ed inviati (2220 c.c.) Libro giornale e libro degli inventari (Art codice civile e Art. 14 comma 1, lettera a, D.P.R. 600/1973) Registri prescritti ai fini dell IVA (Art. 14, comma 1, lettera b, D.P.R. 600/1973)) Schede contabili (Art. 14 comma 1, lettera c, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie di magazzino (Art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973) Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16, D.P.R. 600/1973) Registri ai fini iva (fatture emesse, corrispettivi, acquisti), registro Unico) Altri registri Registro delle merci c/deposito.. Dichiarazioni d intento, Registro delle somme ricevute in deposito Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996) Bilancio di esercizio Relazione sulla gestione Relazione dei sindaci Relazione revisori contabili Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998) Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96

36 3.2 Libri sociali 3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI Libro dei soci (ove ancora in uso) Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee Libro delle obbligazioni Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti Libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell art.2447 sexies 36

37 3.3 Tenuta di libri informatici 3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI Art bis I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. FISSA UN PRINCIPIO CARDINE RAPPRESENTATO DAL FATTO CHE TUTTE I LIBRI POSSONO ESSERE CON STRUMENTI INFORMATICI Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.. I LIBRI DEVONO ESSERE IN OGNI MOMENTO OBBLIGHI DI NUMERAZIONE E VIDIMAZIONE SONO OTTENUTI MEDIANTE APPOSIZIONE ALMENO UNA VOLTA ALL ANNO DELLA 37

38 3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI Art bis Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma. MANCATO USO PER OLTRE UN ANNO I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.. EFFICACIA PROBATORIA PIENA Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni. IN CASO DI REGISTRI TENUTI IN BASE A SPECIFICHE NORME TRIBUTARIE IL TERMINE DI UN ANNO VIENE SOSTITUITO DAL 38

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