Manuale della Conservazione

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1 Manuale della Conservazione Sistema di Gestione per la Qualità - DQ_07.03 UNIMATICA S.p.A. - Via C.Colombo, Bologna (Italy) - Tel: Fax: info@unimaticaspa.it - Cap.Sociale ,00 Euro i.v. - CF. RI. Piva REA Bologna Pag. 1 di 36

2 Revisione Data Motivo Revisione Redatto da Approvato da /10/ /09/ /10/2010 Emissione Aggiornamento Implementazione Andrea Anghinolfi Andrea Anghinolfi Andrea Anghinolfi Silvano Ghedini Silvano Ghedini Silvano Ghedini UNIMATICA S.p.A. - Via C.Colombo, Bologna (Italy) - Tel: Fax: info@unimaticaspa.it - Cap.Sociale ,00 Euro i.v. - CF. RI. Piva REA Bologna Pag. 2 di 36

3 INDICE A. Sommario...5 B. Considerazioni generali sui documenti digitali e sulla loro conservazione...6 B.1. Definizione di documento...6 B.2. Documento digitale e restituzione dell'informazione...7 B.3. Compiti della conservazione digitale...7 B.4. Tempestività nella conservazione autentica della firma digitale...8 B.5. Firma digitale: file e documento...8 B.6. Servizi Unimatica per la conservazione dei documenti digitali...8 B.6.1. UniStorage...8 B.6.2. UniArc...9 B.7. Glossario - Definizioni...9 C. Normativa vigente...11 D. Responsabile della conservazione digitale (RCD)...13 D.1. Riferimenti...13 D.2. Compiti e responsabilità...13 E. Responsabile delle attività presso il soggetto fruitore (RSF)...15 E.1. Compiti e responsabilità...15 F. Processi di erogazione del servizio...16 F.1. Struttura organizzativa del Servizio...16 F.2. Modalità di erogazione del Servizio...17 F.2.1. Attivazione del Servizio di Conservazione Sostitutiva...17 F.2.2. Attivazione dell accesso Web per nuovi utenti...18 F.2.3. Modifica del Servizio...18 F.2.4. Gestione del Servizio...19 F.2.5. Chiusura del Servizio...19 F.3. Qualità del Servizio...20 G. Funzionalità di UniStorage per la conservazione sostitutiva...21 G.1. Verifica iniziale dei documenti inviati...21 G.2. Creazione dei blocchi di conservazione...21 G.3. Apposizione di riferimento temporale...22 G.4. Recupero delle evidenze di autenticità...22 G.5. Creazione della Marca di Conservazione...22 G.6. Gestione dei supporti rimovibili...23 G.7. Riversamento diretto...23 G.8. Riversamento sostitutivo...24 G.9. Controlli periodici...25 G.10. Evidenze e Registrazioni...25 G.11. Gestione delle anomalie...26 G.12. Reportistica di servizio...28 H. La server farm di Unimatica...30 H.1. Architettura Hardware e Software della Server Farm...30 H.2. Misure adottate per la sicurezza informatica e la protezione dei dati...31 I. Soggetto erogatore dei servizi di conservazione digitale...32 I.1. La società Unimatica S.p.A...32 I.2. Prodotti e servizi di Unimatica...32

4 I.3. Certificazioni di Qualità...34 J. Allegati...36

5 A. Sommario Il presente documento costituisce il Manuale del Servizio di Conservazione Digitale a norma fornito da Unimatica SpA allo scopo di assicurare ai propri clienti la disponibilità nel tempo di documenti integri, autentici, legalmente validi e facilmente consultabili. Nel seguito del documento sono pertanto descritti: Le caratteristiche generali della Conservazione digitale ed il glossario di riferimento La normativa vigente Le responsabilità ed i compiti di Unimatica e del cliente fruitore del Servizio Il modello di erogazione del Servizio Le caratteristiche funzionali e tecniche del Servizio L architettura harware e software della Server Farm di Unimatica, dalla quale il Servizio viene erogato L azienda Unimatica Al Manuale sono inoltre allegati: Gli SLA del Servizio fornito in ASP La scheda cliente Le schede dei Test Case previsti Il Manuale costituisce parte integrante del contratto di fornitura del Servizio.

6 B. Considerazioni generali sui documenti digitali e sulla loro conservazione. Prima di affrontare le modalità operative con cui Unimatica esegue la conservazione dei documenti digitali vengono poste alcune premesse per condividere un quadro di riferimento delle responsabilità inerenti alla conservazione a lungo termine. Vengono di seguito riportate alcune brevi indicazioni che intendono chiarire e condividere il significato attribuito ai termini documento digitale e conservazione. Si individueranno in particolare le parti necessarie ad una descrizione completa del documento, arrivando a definire in modo più chiaro il rapporto tra file, formato di rappresentazione e contenuto del documento. Successivamente sono definiti gli obiettivi della conservazione a lungo termine, suddividendo le responsabilità tra la conservazione archivistica e la conservazione sostitutiva. Il ruolo della conservazione sostitutiva o conservazione autentica viene poi delineato attraverso le responsabilità di mantenimento dell'integrità e dell'autenticità. B.1. Definizione di documento Il termine documento è molto usato ed ha numerose applicazioni nell'informatica, ma in questo contesto esso merita di essere riconsiderato e meglio definito, per poter procedere in modo corretto alla determinazione delle finalità e dei compiti della sua conservazione. Chi si è storicamente occupato di conservazione dei documenti è l Archivistica e in ambito archivistico la Diplomatica è in particolare la disciplina dedicata allo studio dei documenti e del loro valore come testimonianza storica. La Diplomatica ci offre una prima definizione del documento come: "Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova" (Cesare Paoli, Diplomatica, Firenze, Le Lettere, 1987, p.18) Come si vede la definizione tradizionale ci si basa su alcuni presupposti stringenti: il supporto della scrittura, la natura giuridica del contenuto e la riconoscibilità di forme precise. Anche in ambito archivistico per adattare le teoria all evoluzione del documento ci si sposta su definizioni più operativa, che possa avvicinarsi all'automazione dei sistemi informativi. Ci si svincola dalla natura giuridica e ci si porta sul piano dell'attività di un soggetto produttore e della sua gestione documentale. Quindi, in modo più moderno, divengono documenti : "Tutti i libri, le carte, le mappe, le fotografie o gli altri materiali documentari, indipendentemente dalla forma o dalle loro caratteristiche, prodotti o ricevuti da ogni pubblica o privata istituzione, nello svolgimento delle sue funzioni istituzionali o in connessione con la conduzione dei suoi affari particolari, e conservati, o degni di essere conservati, dalla stessa istituzione o dal suo successore, come testimonianza delle sue funzioni, della sua politica, delle decisioni, procedure, operazioni, o altre attività, o a causa del valore informativo dei dati ivi contenuti (Th.R.Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago, Illinois, Midway, 1975). Resta comunque assodato che nella definizione di documento vengono necessariamente coinvolte: l'interpretazione del contenuto da parte di un lettore, informazioni di relazione tra gli oggetti documentari per contestualizzarli rispetto ad un soggetto produttore,

7 la disponibilità di informazioni ausiliarie (metadati) che permettano di descrivere e classificare l'oggetto. Questa dunque è la natura del documento in senso archivistico, con una chiarissima separazione tra supporto e contenuto informativo e con un enfasi evidente sulla possibilità di interpretare il significato e non solo di mantenere integra la rappresentazione simbolica. Come vedremo questa interpretazione, calata nel mondo dell informatica, può costituire un punto di riferimento importante per chiarire ad esempio il rapporto tra file e documento, oppure indicare come muoversi nel complesso campo dei formati di dati. B.2. Documento digitale e restituzione dell'informazione Relativamente all'interpretazione del contenuto da parte del lettore l'utilizzo di tecnologia digitale ha portato sorprendenti innovazioni. In un documento di carta la mediazione tra una successione di simboli ortografici impressi sulla carta e la sua disponibilità come informazione passa esclusivamente per le capacità di lettura e la lingua conosciuta dal suo lettore. Invece per i dati digitali l'informatica crea numerosissime catene interpretative non riproducibili senza l'ausilio di apparecchiature e programmi variamente stratificati e soggetti ad un obsolescenza vorticosa. In particolare è opportuno approfondire le considerazioni sul rapporto tra gli oggetti digitali (i file che contengono le sequenze di simboli binari) e la restituzione di una risorsa informativa direttamente fruibile dal lettore umano (contenuto del documento). Ad esempio il modello OAIS rappresenta la relazione generale tra gli oggetti dati e le risorse informative con il modello seguente. Anche se il modello OAIS si estende a qualunque tipologia di conservazione, anche quella di documenti cartacei o oggetti materiali, esso è sicuramente molto efficace per gli oggetti digitali. OAIS infatti sottolinea l'importanza della conservazione delle informazioni di rappresentazione insieme all'oggetto dati per mantenere nel tempo la possibilità della sua interpretazione. In un oggetto informatico la forma di rappresentazione può coinvolgere dati organizzati in modalità molto varia: sia perché costituiti da strutture binarie complesse e ricursive, sia perché, più semplicemente, i dati possono essere divisi in più file che giocano ruoli specifici nella ricostruzione del contenuto. B.3. Compiti della conservazione digitale Nella sua definizione complessiva il processo di conservazione digitale (sia sostitutiva che archivistica ) è finalizzato al mantenimento nel tempo delle caratteristiche di integrità, autenticità e leggibilità dei documenti informatici. I tre obiettivi menzionati possono essere così definiti: Integrità - garanzia della restituzione non modificata dei dati costituenti l'oggetto digitale Autenticità - prova dell'identità dei soggetti coinvolti nella formazione del documento Leggibilità - garanzia della restituzione dell'informazione rappresentata dall'oggetto digitale Questi tre compiti della conservazione pongono problemi tecnici e operativi molto diversi. Ciò è ancora più vero laddove, per ottenere con il massimo dell'efficacia il raggiungimento dei primi due obiettivi - integrità e autenticità -, si decida di usare lo strumento della firma elettronica avanzata (firma digitale).

8 B.4. Tempestività nella conservazione autentica della firma digitale La conservazione della firma digitale è strettamente collegata a fattori di tempestività. I meccanismi connessi al controllo dei certificati di firma sono legati all'apposizione e alla verifica di riferimenti temporali certi e quindi possono essere realizzati solo con una conservazione che inizia al più presto possibile. D'altro canto se includiamo nelle caratteristiche di leggibilità - come doverosamente va fatto - anche tutte quelle legate al contesto di produzione dei documenti, giungiamo al paradosso che alcune di queste informazioni possono essere fissate solamente a conclusione dei processi. Il paradosso è dunque che da un lato dobbiamo attivare la conservazione al più presto possibile, mentre dall altro lo dobbiamo fare al più tardi possibile, ovvero solo quando si è certi che i documenti abbiano terminato la loro vita attiva all'interno del sistema documentale del soggetto produttore. Definiamo quindi operazioni di conservazione autentica della firma digitale che devono essere richieste al più presto (ASAP - As Soon As Possible) ed invece operazioni di conservazione archivistica richieste al termine dei processi che utilizzano i documenti (ALAP As Late As Possible). B.5. Firma digitale: file e documento Inoltre esiste un altro fattore importante: la firma digitale è una tecnologia che permette di apporre un sigillo ai dati, ma nel senso di puro oggetto dati. La firma garantisce quindi l'integrità e l'autenticità di una sequenza di simboli digitali (un file), mentre, come si è visto, un documento digitale potrebbe essere costituito da dati rappresentati in file distinti. Anche in questo senso, dunque, pare opportuna una separazione tra le funzioni di conservazione autentica e quella di conservazione archivistica, la prima orientata a garantire l'integrità dei dati e provare l'autenticità delle firme, la seconda responsabile di conservare le informazioni sulla rappresentazione delle informazioni (formati digitali), unitamente con le informazioni di contesto e descrittive del documento in senso lato. B.6. Servizi Unimatica per la conservazione dei documenti digitali Per le ragioni suddette Unimatica propone la propria soluzione di conservazione sostitutiva UniStorage in modo parallelo al servizio di archivio per i documenti digitali - UniArc. UniStorage è una soluzione che può essere utilizzata indipendentemente da UniArc oppure essere un sotto-sistema integrato di UniArc, per i clienti che scelgono di attivarlo. Ambedue le soluzioni sono servizi erogati da un'apposita struttura dell'azienda, con personale dedicato a queste funzioni e che utilizza applicativi software appositamente sviluppati per l'automazione dei processi ed un'infrastruttura hardware dedicata all'erogazione di servizi ASP. B.6.1. UniStorage I servizi di conservazione sostitutiva di UniStorage permettono al cliente di inviare i propri file ed avviare il processo di conservazione sostitutiva, ottenendo così che ai file siano associate le evidenze di conservazione. I servizi di conservazione richiedono al cliente di indicare comunque alcuni elementi più articolati che possono essere usati internamente alla conservazione sostitutiva, oppure integrati con UniArc. Si tratta di informazioni su:

9 composizione dei documenti, formati digitali di rappresentazione del contenuto metadati di descrizione. Per riassumere con uno slogan: UniStorage è un sistema file-centrico che fa il notaio dei file. B.6.2. UniArc I servizi di archivio per documenti digitali di UniArc vengono attivati dal versamento delle unità archivistiche (documenti e fascicoli) e garantiscono la loro conservazione in un fondo archivistico digitale organizzato in serie e sotto-serie di fascicoli e documenti. L'archivio di documenti digitali conserva a lungo termine sia gli oggetti dati che le informazioni di rappresentazione, di classificazione e descrittive necessarie alla piena garanzia di leggibilità delle informazioni. Anche qui per riassumere iin slogan: UniArc è un sistema documento-centrico che fa l archivista di documenti digitali. B.7. Glossario - Definizioni Soggetto erogatore Soggetto fruitore Archivio Archivio corrente Archivio di deposito Certificato elettronico Certificato qualificato Certificatore Certificatore accreditato Il soggetto che eroga il servizio di conservazione digitale, ovvero la società UNIMATICA S.p.A. Il soggetto giuridico, pubblico o privato, che fruisce del servizio di conservazione digitale offerto dal soggetto erogatore il complesso di documenti ricevuti o prodotti dal soggetto fruitore nell esercizio delle sue funzioni la parte di documentazione relativa alle pratiche in corso di trattazione, o comunque sia verso le quali sussiste un interesse corrente la parte di documentazione relativa alle pratiche concluse, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico l attestato elettronico che collega i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l identità dei titolari stessi il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della medesima direttiva il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime il certificatore accreditato in Italia ovvero in altri Stati membri dell'unione europea ai sensi del testo unico Documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Documenti cartacei originali non unici i documenti per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi

10 Documenti cartacei originali unici I documenti originali che non rientrano nella fattispecie degli originali non unici Fascicolo l unità archivistica che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo, una persona fisica o giuridica, un oggetto specifico di competenza del soggetto fruitore Firma digitale un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti Impronta del documento informatico una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l univocità del risultato Marca temporale un evidenza informatica generata da un sistema di validazione temporale che permette di assegnare una data certa ad un documento informatico Metadati i dati che descrivono il contesto, il contenuto e la struttura dei documenti e la loro gestione nel tempo Piano di conservazione dell archivio il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali Posta elettronica certificata il servizio di posta elettronica che, ai sensi del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, garantisce la riservatezza, l integrità e la consegna dei messaggi Riversamento diretto il processo che trasferisce uno o più documenti da un supporto ad un altro senza alterare la loro rappresentazione informatica Riversamento sostitutivo il trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica Scarto archivistico la eliminazione fisica e irreversibile di un insieme selezionato di dati e documenti conservati Sistema di gestione informatica dei documenti (Sistema) l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dal soggetto fruitore per la gestione dei documenti Titolario di classificazione un sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate, che rispecchiano le funzioni del soggetto fruitore Unità archivistica un documento o un insieme di documenti, rilegati o aggregati secondo un nesso logico di collegamento organico, che li individua come unità indivisibile: fascicolo, registro, repertorio

11 C. Normativa vigente Notazione abbreviata L. 7 agosto 1990, n. 241 Direttiva 13 dicembre 1999, n. 93/CE AIPA, Deliberazione 23 novembre 2000, n. 51 Testo unico AIPA, Circolare 7 maggio 2001, n. 28 AIPA, Deliberazione 21 giugno 2001, n. 31 D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (codice sulla privacy) DPCM 13 gennaio 2004 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (codice dei beni culturali) MEF, Decreto 23 gennaio 2004 CNIPA, Deliberazione 19 febbraio 2004, n. 11 D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 DPR 2 marzo 2004, n. 117 Riferimento completo Legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni e integrazioni. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999, n. 93/CE, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche AIPA, Deliberazione 23 novembre 2000, n. 51. Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell articolo 18, comma 3, del D.P.R. n. 513/97 d.p.r. 28 dicembre 2000, n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa AIPA, Circolare 7 maggio 2001, n. 28. Standard, modalità di trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati AIPA, Deliberazione 21 giugno 2001, n. 31, recante i requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni e integrazioni. Codice in materia di protezione dei dati personali d.p.c.m. 13 gennaio Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni e integrazioni. Codice dei beni culturali e del paesaggio ai sensi dell articolo 10 della Legge 6 luglio 2002, n. 137 Ministero dell Economia e delle Finanze, decreto 23 gennaio 2004, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione, Deliberazione 19 febbraio 2004, n. 11. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali articolo 6, commi 1 e 2, D.P.R. n. 445/2000 Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizzale modalità di fatturazione in materia di IVA d.p.r. 2 marzo 2004, n Regolamento concernente la diffusione della carta nazionale dei servizi, a norma dell articolo 27, comma 8, lettera b), della legge 16 gennaio 2003, n. 3

12 CNIPA, Deliberazione 17 febbraio CNIPA, Deliberazione 17 febbraio 2005, n. 4. Regole per il 2005, n. 4 riconoscimento e la verifica del documento informatico DPR 11 febbraio 2005, n. 68 D. lgs. 11 febbraio 2005, n. 68. Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della Legge 16 gennaio 2003, n. 3 Codice dell amministrazione D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni e integrazioni. digitale Codice dell amministrazione digitale Agenzia delle Entrate, Circolare 19 Agenzia delle Entrate, Circolare 19 ottobre 2005, n. 45, circolare ottobre 2005, n. 45 esplicativa della fattura elettronica. In linea di massima, le disposizioni emanate dal CNIPA in materia di archiviazione ottica sostitutiva sono contenute nella deliberazione CNIPA n. 11/2004. Esse prevedono: 1. l utilizzo di supporti di memorizzazione che consentono la registrazione mediante l impiego della tecnologia laser. Tuttavia, tenuto conto dell'evoluzione tecnologica è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati, ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali; 2. la conservazione dei documenti digitali si realizza attraverso la loro memorizzazione sui supporti di cui al comma 1 e l apposizione, sull insieme dei documenti registrati, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di un insieme di esse, del riferimento temporale e della firma digitale del Responsabile della conservazione. 3. Per i documenti cartacei originali unici, digitalizzati, è richiesta anche l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d origine. 4. Per far fronte all obsolescenza tecnologica dei supporti, il Responsabile della conservazione esegue, almeno ogni 5 anni, l operazione di riversamento diretto, che consiste nel trasferire i documenti da un supporto ad un altro senza alterare la loro rappresentazione digitale 5. Per far fronte all obsolescenza tecnologica dei formati, si effettua il riversamento sostitutivo che consiste nel convertire i documenti archiviati in nuove versioni e nell apporre, all insieme dei documenti trattati, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di un insieme di esse, il riferimento temporale e la firma digitale del Responsabile della conservazione. In presenza di documenti informatici sottoscritti con firma elettronica o di documenti cartacei originali, digitalizzati, è inoltre richiesta l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica di un pubblico ufficiale. 6. Oltre alle azioni di cui ai precedenti commi, per la conservazione digitale può essere necessario estendere la validità di un documento informatico oltre il termine di scadenza della chiave di sottoscrizione. Questo si realizza con le seguenti operazioni: a) prima della scadenza della chiave di sottoscrizione si provvede alla generazione di una marca temporale con modalità conformi alla normativa vigente in materia; b) prima della scadenza della marca temporale, il periodo di validità può essere ulteriormente esteso associando una nuova marca all evidenza informatica costituita dal documento iniziale, dalla relativa firma, e dalle marche temporali ad esso associate; 7. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

13 D. Responsabile della conservazione digitale (RCD) D.1. Riferimenti UNIMATICA SpA Cod.Fiscale/P.IVA: Sede legale ed operativa: Via Cristoforo Colombo, Bologna La società Unimatica utilizza personale altamente specializzato e formato sulle problematiche legate alla conservazione e archiviazione digitale. Tale personale è inoltre costantemente aggiornato sulle nuove normative e sugli aspetti tecnologici, attraverso la consultazione della documentazione, messa a disposizione dell azienda, e la partecipazione ad appositi corsi di approfondimento, interni ed esterni L impegno e l attenzione di tutta l azienda sulla tematica specifica ed i risultati raggiunti hanno permesso alla società Unimatica di ottenere l'iscrizione quale socio sostenitore presso l'associazione ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale) D.2. Compiti e responsabilità Al Responsabile della conservazione digitale (RCD) sono assegnati i compiti e le responsabilità indicate all art. 5 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2005, n. 11, riguardante la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, e precisamente: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato; archiviare e rendere disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1. descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2. estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4. indicazione delle copie di sicurezza;

14 mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi di conservazione ed archiviazione nelle eventuali diverse versioni; verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Deve inoltre: controllare che il processo di raccolta prove venga eseguito correttamente verificare che i blocchi di conservazione non presentino anomalie rispetto alle caratteristiche concordate con il soggetto produttore dei documenti. Procedere alla formazione dei supporti (cd/dvd) qualora previsti.

15 E. Responsabile delle attività presso il soggetto fruitore (RSF) E il Responsabile delle attività inerenti al processo di conservazione digitale svolte presso il soggetto fruitore del servizio. Garantisce il raccordo tra il Responsabile della conservazione digitale e le strutture del fruitore deputate alla produzione documentaria. E.1. Compiti e responsabilità Nello specifico il RSF: fornisce le informazioni e la documentazione necessarie alla completa definizione del contratto di servizio ed alla compilazione del presente manuale, operando nell ambito delle opzioni e delle variazioni a disposizione del fruitore indicate dal RCD nel contratto stesso; garantisce il pieno rispetto di tutte le condizioni stabilite per la erogazione del servizio di conservazione digitale; assicura il controllo del trasferimento dei dati e dei documenti dal soggetto fruitore al soggetto erogatore, accertando la correttezza e la piena rispondenza tra quanto trasmesso e quanto ricevuto; interviene in presenza di situazioni anomale, garantendo la rapida risoluzione di eventuali malfunzionamenti nel caso in cui questi siano imputabili all operatività del soggetto fruitore; predispone ed inoltra al Responsabile RCD, con le modalità concordate, ogni richiesta di accesso, acquisizione e trasferimento riguardanti il materiale informativo e documentario digitale conservato presso il soggetto erogatore; può definire un piano di auditing e di monitoraggio del processo di conservazione digitale attuato da UNIMATICA S.p.A. con l obiettivo di accertare in modo sistematico il corretto stato di conservazione, accessibilità e intelligibilità del patrimonio documentario trasferito alla server farm di UNIMATICA S.p.A.

16 F. Processi di erogazione del servizio F.1. Struttura organizzativa del Servizio Il Servizio di Conservazione Sostitutiva che UNIMATICA eroga per i Clienti prevede la seguente struttura Organizzativa interna: Responsabile della Conservazione (RCD) Service Manager Demand Manager Security Manager Referente Commerciale Service Manager: è la persona di riferimento UNIMATICA che assicura al RCD che tutte le componenti del servizio concordate a livello contrattuale vengano evase secondo gli SLA concordati con il Responsabile delle attività presso il cliente (RSF). Demand Manager: è la persona di riferimento UNIMATICA che assicura al RCD che tutte le nuove richieste di integrazione SW vengano ricevute-valutate e gestite secondo i tempi previsti. Security Manager: è la persona di riferimento UNIMATICA che gestisce tutti gli aspetti di Security. Referente Commerciale: è la persona di riferimento UNIMATICA che concorda e/o propone ai Clienti i contratti e le loro eventuali variazioni. Nella seguente Tabella vengono riportati per ogni ruolo i riferimenti UNIMATICA: Ruolo Responsabile della Conservazione Delegato interno alla Conservazione Delegato interno alla Conservazione Delegato interno alla Conservazione Nominativo UNIMATICA Silvano Ghedini Andrea Anghinolfi Alfonso Rocchetti Massimo Ortensi Service Manager Demand Manager Security Manager Referente Commerciale Enti Locali Referente Commerciale Università Referente Commerciale Banche Referente Commerciale Assicurazioni Referente Commerciale Sanità Referente Commerciale Industria Massimo Ortensi Andrea Anghinolfi Daniele Gordini Walter Cerdini Francesco Zanello Silvano Ghedini Ubaldo Squarcia Ubaldo Squarcia Ezio Rimondi

17 F.2. Modalità di erogazione del Servizio F.2.1. Attivazione del Servizio di Conservazione Sostitutiva Il servizio di Conservazione Sostitutiva per ogni Cliente viene reso disponibile al termine di un processo di attivazione che segue questi fasi fondamentali: Condivisione informazioni Tecniche di richiesta Configurazione. Consolidamento e accettazione delle informazioni Tecniche propedeutiche all attivazione del servizio. Configurazione Ambiente di test. Ricezione ed elaborazione Lotti/Documenti da Conservare in ambiente di Test. Configurazione Ambiente di Produzione e Start-Up del servizio. Ognuno degli step sopra indicati deve essere eseguito per ogni tipologia di configurazione richiesta. Di seguito vengono dettagliate le fasi: Fase 1) : In questa Fase il RSF referente con l'ausilio del RCD compila la scheda cliente allegata. Fase 2): Il Responsabile della conservazione Digitale di UNIMATICA insieme agli altri referenti verifica ed accetta la scheda cliente proposta. Fase 3): UNIMATICA provvede alla configurazione dell ambiente di Test secondo la pianificazione condivisa Fase 4): Il Responsabile della conservazione Digitale provvede alla corretta elaborazione in ambiente di test dei Documenti da Conservare. I test si impostano attraverso l invio di documenti del cliente, per tutte le classi documentali. In base all esito dei test verrà eventualmente reiterata la richiesta di invio flussi e/o la modifica delle impostazioni nell applicativo. I test case e il verbale relativo all esito dei Test vengono regolarmente redatti e condivisi attraverso la compilazione del documento Test Case Conservazione Sostitutiva.xls, fornito in allegato al Manuale. Vengono elencate di seguito le tipologie di Test Standard effettuate per ogni nuova famiglia documentale da gestire in conservazione sostitutiva: Acquisizione di documenti nei vari formati definiti inviati utilizzando i Web-Services; Verifica della risposta dei Web-Services; Verifica delle regole di aggregazione per i blocchi; Verifica delle regole di chiusura dei blocchi Se prevista generazione di supporti (CD/DVD) test delle funzionalità di: 1. Generazione ISO; 2. Masterizzazione CD/DVD; Fase 5): Se i test in Fase 4 hanno prodotto un risultato positivo, e il Responsabile delle attività del Cliente fornisce l ok a procedere, UNIMATICA eseguirà il porting della configurazione dall ambiente di Test a quello di produzione eseguendo di fatto la start-up del servizio.

18 F.2.2. Attivazione dell accesso Web per nuovi utenti Ad ogni attivazione (sia in Test che in produzione) verranno attivati, in base ai dati presenti nella scheda cliente, gli accessi all'applicativo web, nel quale vengono resi disponibili tutti i documenti conservati e le rispettive prove di conservazione. F.2.3. Modifica del Servizio Eventuali modifiche al servizio di Conservazione Sostitutiva che vengano richieste dal Cliente vengono rese disponibili al termine di un processo di cambiamento che segue queste fasi: Condivisione delle modifiche richieste tra RSF e RCD. Consolidamento e accettazione delle informazioni Tecniche propedeutiche alle modifiche da effettuare. Configurazione Ambiente di test. Ricezione ed elaborazione Lotti/Documenti da Conservare in ambiente di Test. Configurazione Ambiente di Produzione e Start-Up del servizio. Ognuno degli step sopra indicati deve essere eseguito per ogni tipologia di configurazione richiesta. Di seguito vengono dettagliate le fasi: Fase 1) : In questa Fase il RSF referente con l'ausilio del RCD modifica la scheda cliente. Fase 2): Il Responsabile della conservazione Digitale di UNIMATICA insieme agli altri referenti verifica ed accetta la scheda cliente proposta. Fase 3): UNIMATICA provvede alla configurazione dell ambiente di Test secondo la pianificazione condivisa Fase 4): Il Responsabile della conservazione Digitale provvede alla corretta elaborazione in ambiente di test dei Documenti da Conservare. I test si impostano attraverso l invio di documenti del cliente, per tutte le classi documentali. In base all esito dei test verrà eventualmente reiterata la richiesta di invio flussi e/o la modifica delle impostazioni nell applicativo. I test case e il verbale relativo all esito dei Test vengono regolarmente redatti e condivisi attraverso la compilazione del documento Test Case Conservazione Sostitutiva.xls. Vengono elencate di seguito le tipologie di Test Standard effettuate per ogni nuova famiglia/organizzazione/struttura documentale da gestire in conservazione sostitutiva: Acquisizione di documenti nei vari formati definiti inviati utilizzando i Web-Services; Verifica della risposta dei Web-Services; Verifica delle regole di aggregazione per i blocchi; Verifica delle regole di chiusura dei blocchi Se prevista generazione di supporti (CD/DVD) test delle funzionalità di: 1. Generazione ISO; 2. Masterizzazione CD/DVD; Fase 5):

19 Se i test in Fase 4 hanno prodotto un risultato positivo, e il Responsabile delle attività del Cliente fornisce l ok a procedere, UNIMATICA eseguirà il porting della configurazione dall ambiente di Test a quello di produzione eseguendo di fatto la start-up del servizio. F.2.4. Gestione del Servizio La gestione del servizio da parte di Unimatica viene espletata seguendo il seguente processo: verifica e controllo dei blocchi creati verifica della conformità della marche da firmare firma delle Marche di Conservazione verifica e controllo di eventuali segnalazioni di anomalie da parte del sistema di conservazione creazione dei supporti removibili quando previsti. F.2.5. Chiusura del Servizio Il servizio di Conservazione Sostitutiva per ogni Cliente viene Cessato al termine di un processo di cessazione che segue questi fasi: Condivisione informazioni Tecniche di richiesta Cessazione; Consolidamento e accettazione delle informazioni Tecniche propedeutiche alla cessazione del servizio, definizione della data formale di Cessazione; Cessazione Tecnica; Predisposizione Archivio Digitale dei documenti conservati; Invio dei supporti. Ognuno degli step sopra indicati deve essere eseguito per ogni tipologia di configurazione richiesta. Di seguito vengono dettagliate le fasi: Fase 1) : In questa Fase il RSF veicola al RCD di UNIMATICA, la richiesta di cessazione, tramite comunicazione di posta elettronica e documenti allegati. Fase 2): Il Responsabile della Conservazione si impegna a valutare l impatto stimando la data di evasione e fornisce una pianificazione delle 3 fasi successive. Fase 3): In questa fase il Service Manager assicura che alla data di cessazione concordata, vengano eseguite le attività di cessazione del cliente sulla piattaforma di Conservazione Digitale. Di seguito si riporta la lista delle attività standard previste: Modifica configurazione procedure di Loading; Disabilitazione configurazione Cliente; Fase 4): In base al supporto di destinazione dell archivio digitale da conservare, vengono generate delle ISO compatibili con i formati CD o DVD. Fase 5):

20 Invio dei Supporti. F.3. Qualità del Servizio Unimatica SpA è in possesso della certificazione di qualità UNI EN ISO 9001:2008 per i settori: A. EA 33 Informatica B. EA 35 Servizi alle imprese Il Servizio di Conservazione Digitale dei documenti è quindi operato da Unimatica in piena conformità alle procedure definite nel proprio Sistema di Gestione per la Qualità e sottoposto alle verifiche di Audit Interno e di Audit di Parte Terza necessarie ad assicurarne la rispondenza alla norma ISO 9001 ed il continuo miglioramento.

21 G. Funzionalità di UniStorage per la conservazione sostitutiva UniStorage è il prodotto applicativo proprietario che Unimatica utilizza per fornire il Servizio di Conservazione Sostitutiva a norma di legge. Le funzioni di UniStorage per la conservazione sostitutiva sono: verifica iniziale dei documenti inviati creazione dei blocchi di conservazione apposizione di riferimento temporale recupero delle evidenze di autenticità creazione della marca di conservazione gestione dei supporti rimovibili (opzionale) G.1. Verifica iniziale dei documenti inviati Il sistema di conservazione può essere configurato per effettuare, durante la fase di accettazione dei documenti, alcune verifiche sullo stato della firma del documento, e a seconda delle impostazioni (tutte configurabili) il sistema può rifiutare i documenti che non superano le verifiche o parte di esse. Ad esempio si può richiedere al sistema di non accettare firme digitali apposte con certificati scaduti oppure documenti dei quali non sia possibile verificare la firma. Questi parametri sono definiti dal Cliente fruitore del servizio ed elencati nell'allegato al manuale denominato Scheda Cliente. G.2. Creazione dei blocchi di conservazione I documenti consegnati vengono raggruppati in blocchi di conservazione. I blocchi vengono assemblati dal sistema nei tempi e con i criteri di raggruppamento scelti e concordati con il fruitore del servizio di conservazione (ad es. raggruppando i documenti per tipologie o in base alla cadenza temporale di consegna). Il processo di costruzione dei blocchi avviene con le seguenti modalità: individuazione dei documenti destinati a far parte del blocco sulla base dei criteri scelti, questi vengono concordati con il cliente (vedi allegato Scheda Cliente ) e si basano sia su caratteristiche legate allo stato del documento, sia a specifici metadati inviati con i documenti stessi. Un esempio del primo tipo di caratteristiche può essere lo stato della firma: firmato, non firmato, firmato invalido, i blocchi vengono chiusi in seguito a regole. Esistono 2 tipi di regole: automatiche attuate dal Responsabile della Conservazione in accordo con il fruitore del servizio. Della prima categoria fanno parte le regole che impediscono ad un documento di scadere una volta inserito in un blocco, questa tipologia di regole ha la precedenza sulle seconde, le quali riguardano la dimensione massima del blocco e il tempo limite oltre il quale un blocco deve essere forzatamente chiuso. Le regole predisposte dal Responsabile della Conservazione in accordo con il fruitore del servizio vengono definite nell'allegato Scheda Cliente.

22 G.3. Apposizione di riferimento temporale Una volta che i blocchi sono chiusi si procede alla predisposizione del manifesto di conservazione del blocco. Il manifesto è un artefatto informatico che ha la funzione di raccogliere evidenze indirette di tutti i documenti del blocco e di garantire due principali funzioni: la possibilità di provare l integrità dei dati di ogni file contenuto nel blocco di permettere il controllo dell integrità per ogni file in modo separato senza creare un interdipendenza tra i file ai fini dell esibizione e del controllo Questo artefatto informatico riporta un evidenza informatica e un identificatore univoco per ogni documento incluso nel blocco. L evidenza contiene l impronta informatica del file originale e l'algoritmo con la quale questa viene calcolata. Al manifesto viene apposta una marca temporale, al fine di fissare un riferimento autentico che fissa la forma esatta del manifesto - e quindi indirettamente di ogni documento incluso - all istante dato. Ciò garantisce di aver determinato un riferimento temporale autentico anche per quei documenti sprovvisti di marcatura temporale in originale. In questa fase vengono associate al manifesto tutte le evidenze di autenticità delle firme digitali che verranno verificate all istante del riferimento temporale: i certificati di firma di tutte le firme presenti nel blocco, tutti i certificati appartenenti alle catene di certificazione (trusting chain), le liste di revoca dei singoli certificati (CRL). G.4. Recupero delle evidenze di autenticità Avendo fissato un riferimento temporale è possibile verificare anche successivamente le firme digitali all istante di riferimento, ed il sistema può essere configurato per eseguire un controllo più accurato della validità dei certificati di firma. Il controllo è per riscontrare l assenza di revoche in almeno una lista di revoche (CRL) successiva all istante di riferimento ed emessa dalla competente autorità di certificazione. Questa verifica a posteriori permette di escludere che una CRL pubblicata successivamente al riferimento temporale revochi il certificato retroattivamente. Evidentemente la verifica a posteriori può cambiare lo stato di validità delle firme dei documenti e verrà quindi annotata nella marca di conservazione. G.5. Creazione della Marca di Conservazione Terminata la fase di raccolta delle evidenze di autenticità il sistema procede alla creazione di una marca di conservazione relativa al manifesto del blocco. La marca riporta a sua volta un evidenza del manifesto relativo (ancora un impronta e un identificativo) e contiene per ogni file l esito delle verifiche di autenticità complete ovvero l indicazione delle cause di anomalie eventualmente riscontrate. La sottoscrizione con firma digitale della marca da parte del Responsabile della Conservazione Digitale e l'apposizione di un marca temporale alla marca di conservazione firmata rappresentano la

23 fase terminale del processo di conservazione. L apposizione della marca temporale estende la validità, secondo norma, di quelle di tutti i documenti compresi nel blocco. G.6. Gestione dei supporti rimovibili Il servizio di conservazione sostitutiva di Unimatica è organizzato per conservare i blocchi completi su repository informatici on-line disponibili nel centro dati di Unimatica. UniStorage consente però anche la produzione di supporti rimovibili che possono essere forniti al Cliente o conservati esternamente al sistema da Unimatica stessa. In ogni supporto vengono trasferiti dei pacchetti informativi chiamati Registrazioni, uno per ogni blocco e contenenti sia gli oggetti che l insieme delle evidenze di conservazione. La registrazione generata è auto-esplicativa, intendendo con questo che i dati sono affiancati da indici e informazioni di riferimento tali da poter permettere la comprensione del contenuto anche da programmi esterni al sistema di conservazione. La registrazione è contenuta in una directory, il cui nome contiene un indicazione del blocco dei documenti e data/ora dell inizio della creazione della registrazione stessa. Contenuto della directory della registrazione : Manifesto della registrazione (indice.xml) Timestamp sul manifesto della registrazione (indice.xml.tsr) Marca di conservazione Timestamp sulla marca di conservazione Sottodirectory documenti con i documenti archiviati I vari blocchi a secondo delle dimensioni possono venire raggruppati in volumi auto consultanti, la struttura dei volumi è la seguente: all'interno delle directory avremo oltre ai file elencati precedentemente anche una directory contenete i documenti conservati e un file denominato page.html contenente i metadati di ogni documento conservato. Questi volumi sono auto consultanti e permettono la ricerca dei documenti conservati, i metadati associati e le marche di conservazione. G.7. Riversamento diretto Per riversamento diretto si intende l effettuazione di una copia dei documenti conservati da un supporto ad un altro senza che ciò comporti un' alterazione del contenuto digitale dei medesimi.

24 Il riversamento diretto può essere realizzato liberamente dal responsabile della conservazione, in quanto la delibera non prevede, al riguardo, specifiche prescrizioni formali. Con il riversamento diretto viene effettuata quella che in termini tecnici viene definita clonazione del supporto, ossia, viene generato un supporto identico sia nel contenuto che nella rappresentazione dei file. Il riversamento diretto è un'attività, ammessa dalla normativa, e consta, ad esempio, della generazione di copie di sicurezza da parte del Responsabile della Conservazione, come disposto dall'articolo 5, comma 1, della delibera. Viene eseguita normalmente su richiesta del cliente e si effettua mediante generazione dell ISO da masterizzare. Nel caso in cui le verifiche periodiche evidenzino anomalie di leggibilità di documenti conservati, viene eseguita copia dei documenti utilizzando i dati presenti nell archivio digitale o secondario o di Back Up. G.8. Riversamento sostitutivo Per riversamento sostitutivo si intende l effettuazione di una copia dei documenti conservati da un supporto ad un altro con un'alterazione del contenuto digitale dei medesimi. Questa è un'attività tipica, ammessa dalla normativa, nel caso in cui si vuole aggiornare tecnologicamente l archivio sostitutivo per garantire la possibilità di esibizione della documentazione a fronte di innovazioni tecnologiche. In questo caso occorre l attestazione, con l apposizione della propria firma digitale, di conformità all archivio esistente da parte di Pubblico Ufficiale. A differenza del riversamento diretto, il riversamento sostitutivo è espressamente disciplinato dalla delibera, con l'articolo 3, comma 2, per quanto riguarda i documenti informatici, e con l'articolo 4, comma 4, per quanto concerne i documenti analogici. Il riversamento sostitutivo, nel trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione a un altro, modifica la rappresentazione informatica del suo contenuto. Si tratta, in questo caso, di un aggiornamento tecnologico dell'archivio informatico, in quanto non è più conveniente mantenere nel tempo il formato di rappresentazione digitale dei documenti originariamente conservati. Il processo si conclude con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Le attività operative previste per un processo di riversamento sostitutivo sono: Preparazione di un documento (Piano di Riversamento) in cui sono accuratamente descritte le motivazioni che hanno richiesto il riversamento, tutte le attività che saranno svolte durante il riversamento, il formato di origine e quello di destinazione dei documenti, le applicazioni informatiche utilizzate e gli accorgimenti di sicurezza adottati per garantire l affidabilità e la sicurezza del riversamento. Il Piano di riversamento deve essere condiviso e approvato con il Responsabile delle attività presso il cliente Coinvolgimento di un notaio esperto in processi di conservazione sostitutiva per uno o più incontri in cui il notaio condividerà e validerà il contenuto del Piano di Riversamento, verificherà che il processo di trasformazione del formato dei documenti non alteri il contenuto e la forma dei documenti stessi e che il processo di apposizione delle firme digitali sui documenti riversati avvenga in conformità con le normative vigenti; Estrazione dall archivio di conservazione in essere di tutti i documenti oggetto di riversamento (in linea di principio, un riversamento sostitutivo viene effettuato sull intero archivio di conservazione) e di tutti gli indici di ricerca associati a ciascun documento; Creazione di un report di controllo con l elenco dettagliato di tutti i documenti che saranno riversati, e validazione dell elenco con il Cliente;

25 Implementazione della procedura di conversione che eseguirà la trasformazione del formato dei documenti e/o degli indici (in linea di principio, si presuppone la realizzazione di procedure totalmente batch e automatizzate, che durante l esecuzione non richiedano l intervento manuale di utenti o operatori); Esecuzione della procedura di conversione (questa attività può ovviamente richiedere tempi variabili in funzione della quantità di documenti da sottoporre a riversamento; Reimportazione dei documenti riversati nel sistema di conservazione sostitutiva di origine, oppure all interno di un nuovo sistema; Preparazione e sottoscrizione, da parte del notaio, di un verbale che attesta la regolarità e la correttezza dell operazione svolta. G.9. Controlli periodici Gli Audit Interni vengono pianificati dal responsabile della sicurezza, tenendo conto dello stato e dell importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica, nonché dei risultati delle precedenti verifiche. La frequenza con la quale vengono disposti gli Audit Interni è annuale; Audit Interni vengono inoltre eseguiti successivamente a modifiche significative delle funzionalità o dei processi del servizio. Al termine delle verifiche viene predisposto il relativo Verbale di Audit I Verbali di Audit possono essere consultati facendo richiesta al Security Manager UNIMATICA. La scelta del personale verificatore viene fatta in modo da garantire obiettività ed imparzialità nel processo di verifica. Le registrazioni ed i verbali degli Audit Interni tengono traccia di: Controlli periodici sui supporti di memorizzazione, tendenti a verificare con l ausilio di software appropriati, lo stato di conservazione dei supporti stessi e ricercare eventuali difetti, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti. Verifiche periodiche della effettiva leggibilità dei documenti conservati, tendenti a verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La procedura che gestisce il processo di conservazione presenta delle funzionalità di controllo massivo dei Dati Conservati al fine di verificarne nel tempo la corretta leggibilità. Tali tipologie di controllo consistono nell impostare/configurare a livello informatico la periodicità dei controlli da effettuare. Attualmente, il sistema è stato configurato affinché tali controlli vengano eseguiti ogni 3 anni. Automaticamente, l applicazione informatica che gestisce il processo di conservazione, effettua un check automatico di leggibilità loggando per ogni Blocco/Marca/File informatico conservato, la Data e Ora in cui è stata eseguita l ultima verifica di leggibilità. Il sistema segnala eventuali difettosità sulla console di sistema. Nel caso ciò si verifichi il Responsabile della conservazione o suoi delegati dovranno preoccuparsi di recuperare la copia di backup ed effettuarne immediatamente la duplicazione. Tale verifica viene eseguita sia sui dati contenuti nell archivio Digitale On-Line (1 Sito) che sui dati presenti nell archivio Digitale di Disaster Recovery (2 Sito). G.10. Evidenze e Registrazioni Variazioni Famiglie Documentali oggetto di conservazione; Variazioni normative;

26 Registro delle variazioni di ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti nel processo di conservazione; Registro delle variazioni del processo di conservazione; Registro delle edizioni del manuale Registro delle comunicazioni effettuate Registro delle modifiche all archivio Registro delle anomalie Registro dei riversamenti diretti o sostitutivi Piano delle verifiche Registro delle verifiche ispettive G.11. Gestione delle anomalie Le anomalie vengono gestite attraverso l utilizzo di due funzioni aziendali che fanno parte dell organizzazione IT-Operation di UNIMATICA: il Service Desk e l Application Operation e con gli strumenti e le procedure definite nel Manuale per la Gestione della Qualità di Unimatica. Le due funzioni garantiranno la gestione di tutte le anomalie relative al servizio di Conservazione Sostitutiva assicurando due tipologie di interventi: 1. interventi reattivi a fronte delle segnalazioni degli utenti 2. Interventi proattivi a fronte di generazioni spontanee di eventi e segnalazioni generati dai sistemi di monitoraggio infrastrutturale e applicativo Le anomalie verranno gestite attraverso l utilizzo del processo di Incident Management, di seguito viene raffigurato lo schema funzionale del processo:

27 Comdata o Cliente BPO Interno o Rif.IT Cliente IT OPERATIONS Service Desk Rileva Incident in ambiente di produzione Apre TT sulla base dell allarme ricevuto Apre TT al Service Desk Prende in Carico TT 1 Livello Technical Service Support FMS UNITA di CRISI Control Room Rileva Incident Genera Segnalazione Automatica Classificazione Criticità Evento > 5? SI Verifica il livello di criticità NO Infrastrutt ura IT o Facility? Facility Prende in Carico TT 2 Livello FMS IT Esiste WA utilizzabile? SI Applica WA Verifica Corretto funzionamento della produzione e conferma la chiusura NO Sovrintende gli interventi FMS e chiude TT al termine delle operazioni. Prende in Carico TT 2 Livello Crea WA, la applica e chiude TT di 2 Livello Assicura che le procedure vengano seguite da tutte le FA coinvolte. Assicura la chiusura definitiva dell Incident Inserisce nuovi controlli in CR se necessario Chiude TT e Invia Incident Report Di seguito vengono descritti gli Step del processo più significativi: 1. Apertura e presa in carico della segnalazione al Service Desk; 2. Classificazione dell Incident secondo Livello di Criticità, Macrotipologia (FMS o IT) e livello di competenza IT; 3. Implementazione WA, soluzione Incident; 4. Compilazione Incident Report. Fase 1): viene segnalato l Incident al Service Desk oppure il Service Desk riceve l allarme dalla Control Room interna, il Service Desk prende in carico l Incident tracciandolo sul sistema di Trouble Ticket e verificando se sono correlabili eventi di Tipo Critical segnalati in quel momento dalla Control Room. Fase 2): Il Service Desk classifica l incident secondo i parametri di Criticità segnalati e/o rilevati, secondo l area di competenza (se di Facility o di IT) e se di competenza IT verifica la possibilità di applicare autonomamente la WA per risolvere l Incident. Fase 3) Nel caso in cui esista una WA da applicare, il Service Desk la applica, notifica la soluzione dell incident all utente che ha segnalato l anomalia attendendo la conferma relativa alla soluzione applicata.

28 Nel caso in cui non Esista un WA applicabile autonomamente, il Service Desk inoltra il problema al secondo livello specialistico, sia esso Applicativo (Application Operation) che Infrastrutturale (Sistemi o Network). Il Secondo livello specialistico progetta la WA e la implementa notificando la chiusura dell intervento al Service Desk. Il Secondo livello specialistico valuta se è necessario implementare nuove sonde di monitoraggio in Control Room, in caso affermativo le implementa e le rende operative. Fase 4) Al termine dell intervento verrà redatto un Incident Report contenente questo set minimo di informazioni: Data/Ora Segnalazione Anomalia; Descrizione dell anomalia Segnalata; Data/Ora Presa in Carico Anomalia; Descrizione problema tecnico rilevato; Data/Ora Chiusura Anomalia; Tipo di WA Applicata (se di 1 o 2 Livello) e descrizione WA; Necessità di implementare una soluzione definitiva (Si/No); Descrizione Soluzione Definitiva; Tempi di implementazione. G.12. Reportistica di servizio La reportistica di servizio che UNIMATICA gestisce è di due Tipologie: 1) Reportistica relativa al processo di Conservazione Sostitutiva; 2) Reportistica del servizio di Supporto Utente (Service Desk e Application Operation); Tipologia 1): verranno prodotti periodicamente i seguenti report: Report Consuntivo blocchi conservati: Report Excel che fornisce la lista dei blocchi conservati e che comprende questo set Minimo di informazioni: 1. Ragione Sociale Cliente; 2. Famiglia Documentale; 3. Nome del Lotto di Documenti; 4. Numero Documenti contenuti all inteno del lotto; 5. Dal N 6. Al N 7. Data Scadenza Lotto; 8. Data Conservazione; 9. SLA (Se in SLA oppure NO); 10. Note (Popolate se SLA = NO). Periodicità: Semestrale; Tipologia 2: Verrà prodotto un report di Servizio che fornirà le seguenti evidenze: Numero Incident Segnalati

29 Media Tempo di presa in carico Incident Media Tempo di chiusura Incident Numero Service Request Media Tempo di presa in Carico Service Request Media Tempo di Chiusura Service Request Periodicità: Semestrale

30 H. La server farm di Unimatica Il Data Center primario è ubicato presso la Server Farm di Unimatica a Bologna in Via Cristoforo Colombo, n. 21. Le infrastrutture tecnologiche a supporto della Server Farm sono state progettate e realizzate per poter eliminare i "single point of failure" e permettere la "concurrent maintenance" delle varie componenti. Si tratta di un sistema a ridondanza complessa fino a 2n, in altre parole, il dimensionamento complessivo di ogni sotto-sistema o componente è pari al doppio del valore di picco che si vuole proteggere e ne deriva che basta un solo elemento operativo (dei due installati) per garantire l'erogazione del servizio. Le misure di sicurezza fisica e logica sono integrate per proteggere dati, informazioni ed apparecchiature da intrusioni o eventuali incidenti. La sala macchina è attualmente configurata e dimensionata in funzione della tipologia e delle caratteristiche dei servizi ASP erogati da Unimatica. L impianto elettrico è ridondato. E in funzione un adeguato impianto di raffreddamento, rilevamento ed estinzione incendi. Per le aree adibite a CED il servizio è garantito per il 99.9% del tempo su base annua. Test di verifica del buon funzionamento degli impianti, dei gruppi di continuità e dei gruppi generatori, vengono effettuati su base bisettimanale. La Server Farm è protetta da un gruppo UPS primario APC Symmetra LX da 16 kva con ridondanza n+1 e da un gruppo UPS secondario Chloride da 5 kva con batterie ausiliarie. Gli UPS consentono un'autonomia operativa a pieno regime di circa 10 minuti. E presente un gruppo elettrogeno da 45 kva, azionato da motore Diesel, il quale, in caso di black-out, entra in funzione e ripristina la fornitura dell alimentazione elettrica entro 2 minuti. L'autonomia è determinata dalla disponibilità on-site di 120 litri di gasolio; tale riserva consente di erogare l energia necessaria per 12 ore senza alcun tipo di fornitura. Tutti i posti di lavoro operativi di Unimatica sono basati su PC e dotati di dispositivo locale UPS. Tutti i posti di lavoro adibiti a supporto verso l esterno sono collegati al gruppo elettrogeno della Server Farm, in modo tale da garantire la loro piena operatività anche nei casi di assenza prolungata di alimentazione elettrica. La Sala Server presso la sede Unimatica di Bologna è considerata un'area "riservata" e quindi l'accesso è regolamentato tramite diversi dispositivi di sicurezza e badge personali. L interno del complesso è controllato da telecamere a circuito chiuso e l accesso alle strutture del Cliente è protetto tramite appositi sistemi di controllo, anche perimetrali, e guardiania. La Server Farm principale di Unimatica è collegata alla rete Fastweb a fibra ottica con le seguenti caratteristiche: banda 20 Mbit/sec PCR e 10 Mbit/sec MCR, con backup su rame con banda 8 Mbit/sec PCR e 4Mbit/sec MCR. L impianto di fonia è dotato delle funzionalità di Computer Telephone Integration in uso presso i più avanzati Call Center di recente tecnologia ed è in grado di integrare fonia tradizionale con i più innovativi sistemi di telefonia IP e wireless. L apparato è di tipo VOIP con collegamento ad un centralino ausiliario di tipo tradizionale. H.1. Architettura Hardware e Software della Server Farm La server farm di Unimatica è composta da due gruppi principali di macchine: le macchine di produzione, compreso lo storage condiviso, e quelle dedicate ai servizi accessori e infrastrutturali. Il gruppo di produzione attualmente comprende 4 blade server HP Proliant BL25p basati su doppio processore dual core AMD Opteron e un server HP Proliant DL360 G4p dotato di doppio processore Intel Xeon. Lo storage principale è fornito da una SAN EMC Clariion CX300 con doppio processore dati, che attualmente dispone di 1,4 TeraBytes in linea su dischi SCSI FiberChannel RAID5 (con

31 ridondanza RAID5 e Hot Spare). Il collegamento della SAN con i server di produzione si basa su architettura Fiber Channel a 2 Gb/sec. Il gruppo dei servizi accessori è invece attualmente composto da 3 server HP Proliant DL385 basati su processore AMD Opteron, e da una libreria robotica Storagetek L20 con drive LTO3, con 8 TeraByte in linea (20 nastri LTO3 da 400GB non compressi). Tutti i server sono dotati di alimentatori e ventole a ridondanza completa. I percorsi di comunicazione tra server, SAN e LAN sono a ridondanza completa, grazie al raddoppio degli apparati (schede di rete e switch Ethernet, schede host adapter e switch Fiber Channel). Il gruppo di server di produzione di Unimatica è incentrato su di un architettura software virtualizzata, che consente di ottenere elevato rendimento e flessibilità. Il sistema si basa su VMWare Virtual Infrastructure, con 3 nodi VMWare ESX Server 3 attestati sui tre server blade, e il relativo server di coordinamento VMWare Virtual Center 2. Tutti i nodi consentono lo spostamento a caldo delle macchine virtuali (attraverso la tecnologia VMotion di VMWare, attestata su schede di rete e switch Gigabit Ethernet dedicati). Questo, insieme con la condivisione dei dati attraverso la SAN EMC, permette un elevata flessibilità e la possibilità di reagire immediatamente ad un eventuale downtime o degrado prestazionale di un nodo trasferendo le macchine virtuali su altri nodi, in modo del tutto trasparente all utenza. Lo storage principale è fornito da una SAN EMC Clariion CX300 con doppio processore dati, che attualmente dispone di 1,4 TeraBytes in linea su dischi SCSI FiberChannel RAID5 (con ridondanza RAID5 e Hot Spare). Il collegamento della SAN con i server di produzione si basa su architettura Fiber Channel a 2 Gb/sec. La SAN dispone di due processori dati in configurazione Active/Active che, oltre ad un significativo aumento di prestazioni, consentono la ridondanza completa. Il gruppo di continuità dispone di ridondanza N+1 (è cioè in grado di sostenere un guasto su uno dei moduli di potenza senza interrompere il servizio). Tutti i sistemi dischi sono dotati di ridondanza RAID1 o RAID5. Il database di produzione per i servizi ASP/SAS è ORACLE 11g Enterprise Edition. H.2. Misure adottate per la sicurezza informatica e la protezione dei dati La descrizione delle misure di sicurezza fisica e logica adottate da UNIMATICA S.p.A. è riportata nell allegato, SLA Servizi ASP Unimatica generale ottobre 2010.pdf per l archiviazione e la conservazione autentica e sostitutiva a norma di documenti, che forma parte integrante del presente manuale di conservazione.

32 I. Soggetto erogatore dei servizi di conservazione digitale I.1. La società Unimatica S.p.A. UNIMATICA è una Società per Azioni nata nel 2000 dalla partnership tra il gruppo Logital S.p.A. (azionista di maggioranza al 60%) e l Università di Bologna (azionista di minoranza al 40%). La missione della società è di sviluppare applicazioni informatiche e servizi per l amministrazione digitale, basata sulla sicurezza della firma digitale e la dematerializzazione, con archiviazione e conservazione a norma dei documenti. Le applicazioni ed i servizi di Unimatica sono tutti in tecnologia web sicura grazie all uso appropriato della firma digitale e delle metodologie più avanzate di autenticazione e sicurezza delle transazioni in rete. Il logo di Unimatica ha incorporato fino al dicembre 2009 il Sigillum Magnum, il marchio dell Università di Bologna, garanzia di eccellenza tecnologica dei prodotti e servizi. UNIMATICA è società leader in Italia per i servizi di amministrazione digitale nelle pubbliche amministrazioni, nelle banche e nelle aziende private. I prodotti ed i servizi di UNIMATICA per I processi e le organizzazioni paper less possono utilizzare diverse tipologie di firma digitale ed elettronica e principalmente certificate di firma forte a validità giuridico-legale (rilasciati e rinnovate dalle Certification Authority nazionali). Le soluzioni realizzate da UNIMATICA possono eliminare la carta in origine e gestire direttamente documenti e registrazioni digitali. Per i documenti già prodotti su carta, UNIMATICA può fornire servizi di digitalizzazione, archiviazione e conservazione a norma, così come previsto dalla normativa in vigore. Tutti i prodotti software di UNIMATICA sono realizzati in architettura web e disponibili per erogare servizi di outsourcing e ASP/SAS (Application Services Provisioning / Software As a Service). Dal 2009 l azionariato di Unimatica S.p.A. si è ulteriormente esteso ed arricchito grazie all ingresso in qualità di azionista del Gruppo Intesa Sanpaolo, tramite Infogroup S.c.p.a. (Società Consortile per Azioni) che ha acquistato il 25% delle azioni della società. L Università di Bologna ha mantenuto la sua partecipazione, tramite la Fondazione Alma Mater di Bologna. Questa operazione di partnership industriale si è concretizzata dopo diversi anni di collaborazione operativa sui temi dell ordinativo informatico e della gestione dei documenti digitali per gli enti pubblici locali a cui il gruppo bancario fornisce i servizi di tesoreria e cassa. La società Infogroup S.c.p.a. svolge attualmente il ruolo di struttura del gruppo Intesa Sanpaolo, avendo inglobato anche la società SEP S.p.A. di centro per l erogazione dei servizi ICT verso le aziende clienti del gruppo bancario. All interno di questa organizzazione, Unimatica svolge il ruolo di Competence Center per la Pubblica Amministrazione. I.2. Prodotti e servizi di Unimatica I principali prodotti e servizi erogati da UNIMATICA per la gestione digitale dei documenti sono:

33 UNIWEX Verbalizzazione esami universitari con firma digitale, registri delle lezioni, prenotazione esami ed esami di laurea (Applicazioni per le Università) UNIMONEY Gestione degli ordinativi informatici (mandati e reversali) per gli enti pubblici e le banche tesoriere UNISERV Servizi web di firma digitale UNIARC Amministrazione di documenti digitali PayStar e UniMAv per i pagamenti elettronici multicanale e multi banca. A queste attività principali si sommano alcune recenti realizzazioni nell ambito della dematerializzione e della gestione amministrazione digitale (vedi Codice dell Amministrazione Digitale) degli Enti: Dematerializzazione delle fatture e dell iter di spesa (ciclo passivo) Gestione elettronica delle fatture (ciclo attivo) Dematerializzazione dei documenti medico-sanitari (prescrizioni, referti, cartelle cliniche, fascicoli sanitari, patient-summary, ecc.) Poli archivistici Amministrazione digitale delle Università UNIMATICA, oltre alle attività di progettazione, sviluppo e manutenzione di applicazioni software, è in grado di offrire servizi ASP (Application Service Provisioning) / SaaS (Software as a Service) altamente qualificati e professionali che possono garantire all utente significativi vantaggi economici ed operativi, rispetto al più tradizionale approccio di acquisto delle soluzioni ICT e di gestione in house del servizio informatico. La soluzione ASP viene normalmente confrontata con il classico e più tradizionale outsourcing tecnologico. Grazie al servizio ASP, UNIMATICA è coinvolta, non solo nella sua corretta gestione e manutenzione, ma anche e soprattutto nella sua crescita ed evoluzione strategica, in logica BPO di business process organization. L utente ASP può quindi avvantaggiarsi non solo di un servizio sempre aggiornato tecnologicamente e normativamente ma anche di un servizio in costante crescita di funzionalità, prestazioni e continuità di servizio. Anche per questo motivo, in oltre 10 anni di attività nello sviluppo software per l archiviazione e conservazione di documenti digitali, la società Unimatica ha sviluppato una profonda conoscenza ed esperienza nel realizzare soluzioni informatiche mission critical in grado di servire un elevato numero di aziende e di utenti (multitenant), avere prestazioni elevate e la robustezza necessaria per erogare servizi di outsourcing di questo tipo, come, di fatto, si configura il servizio che PARER eroga nei confronti degli enti utenti. Oltre a questi aspetti, l azienda ha sviluppato tutti i servizi di corredo alle attività di progettazione, sviluppo e manutenzione software e di outsourcing, quali l help-desk di primo, secondo e terzo livello, il supporto agli utenti, l addestramento e la formazione.

34 I.3. Certificazioni di Qualità La società Unimatica S.p.A. è in possesso della certificazione di qualità ISO 9001 relativa all intero processo aziendale e più precisamente: UNI EN ISO 9001:2008 categoria EA-33 Sviluppo Software UNI EN ISO 9001:2008 categoria EA-35 Servizi (ASP)

35 Unimatica è inoltre Socio Sostenitore dell Associazione Nazionale per Operatori e responsabili della Conservazione Digitale (ANORC).