Dott. Roberto Cunsolo. Bergamo 8 Novembre 2013

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1 L archiviazione elettronica e sostitutiva e le nuove tecnologie applicate allo studio del Commercialista Dott. Roberto Cunsolo Bergamo 8 Novembre 2013

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3 1-Introduzione Intervento - Esigenze degli studi per la digitalizzazione dei documenti -il quadro normativo è completo? è chiaro? 2-Aspetti normativi e tecnici in tema di conservazione sostitutiva -i modelli normati -quali sono i documenti e le scritture contabili che si possono conservare in modalità sostitutiva -la firma digitale -il riferimento temporale e la marca temporale -il DM 23 gennaio impronta da trasmettere ed assolvimento dell imposta di bollo -la conservazione sostitutiva delle dichiarazione dei redditi 3-Aspetti normativi in tema di fatturazione elettronica -il D.Lgs 20 febbraio 2004 n.52 4-Il Responsabile della conservazione sostitutiva 5-La conservazione sostitutiva negli studi professionali 6-I controlli fiscali alle aziende che adottano la conservazione sostitutiva e le sanzioni amministrative 7-L obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

4 Organizzazione dei documenti elettronici dello studio PRINCIPALI VANTAGGI Ridurre uso carta Risparmiare sui costi di archiviazione Avere una capacità praticamente illimitata di archiviazione Facilitare la ricerca delle informazioni Condivisione delle informazioni

5 Chiariamo le definizioni DEMATERIALIZZARE (o digitalizzare) Vuol dire trasformare un documento da analogico in digitale; è quello che facciamo quotidianamente quando effettuiamo la scansione di un documento per allegarlo ad una mail o per conservarlo sul computer CONSERVARE DIGITALMENTE Vuol dire organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico; l organizzazione dell archivio può essere affidata alla struttura delle cartelle e dei file oppure ad un programma di gestione di document management, il quale crea un database che consente la ricerca CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE Vuol dire conservare i documenti informatici (o comunque digitalizzati) attribuendo loro la equivalenza giuridica dei documenti analogici;

6 Nuovo CAD 2011 (art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Copia informatica di documento analogico Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico Il documento informatico ha un contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto Il documento informatico ha contenuto e forma identico a quello del documento analogico da cui è tratto

7 Nuovo CAD 2011 (art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Copia informatica di documento informatico Duplicato informatico il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui é tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;

8 Fondamentali regole di archiviazione rendere non modificabile un informazione digitale (pdf) regolare gli accessi a documenti o directory riservate (es. professionisti che condividono una struttura) garantire l integrità dei dati (backup)

9 Archiviazione con file system Directory (struttura ad albero) per cliente per genere metodi misti Principali regole di archiviazione Alcuni consigli pratici: come creare un buon archivio informatico La ricerca delle informazioni

10 Struttura directory per cliente Archivio su server Clienti Studio Varie Alfa Srl Beta Srl Etc. Circolari Fatturazione Schede di lavoro e modelli Etc.

11 Struttura directory per cliente (dettaglio) Clienti Alfa Srl Beta Srl Verbali Contratti Bilanci Etc. Verbali Contratti Bilanci Etc.

12 Archiviazione con software Dbase con definizione campi di catalogazione Dislocazione virtuale Consultazione anche via web Acquisizione elettronica documenti cartacei Flessibilità delle ricerca e integrazioni nel tempo Dipendenza dal software scelto Fase inserimento indispensabile per rintracciare i documenti

13 Archiviazione con software Utilizzare server per indicizzazione in automatico (Google) Integrazione con programmi ocr evoluti Acquisizione documenti cartacei in formato elettronico Velocità di ricerca Indicizzazione costosa in quanto necessari server potenti e reti veloci per recupero informazioni soprattutto in caso di indicizzazione fulltext

14 Il quadro normativo Codice della pubblica amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005) Codice della privacy (Allegato B D.Lgs. 196/2003) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per la conservazione) Regole tecniche pubblicate su DPCM del 30 marzo 2009 (regole tecniche per la firma digitale) DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti) D.Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (direttiva 2001/115/CE) Decreto legge 185/2008 (art bis c.c. e documenti unici) Circolare 45/E del 19 ottobre 2005 (fattura elettronica) Circolare 36/E del 6 dicembre 2006 (conservazione sostitutiva)

15 Obiettivi Il legislatore italiano spinge verso una digitalizzazione totale dei processi: Conservazione sostitutiva LUL Conservazione sostitutiva registri assicurativi Conservazione sostitutiva registri assicurativi Il nuovo art. 2215/bis c.c. Obbligo della fattura elettronica verso la PA Atto pubblico informatico redatto dal notaio Atti cessione quote srl redatte dai commercialisti

16 Chiarezza della normativa La norma è chiara ma complessa La complessità deriva dal dover necessariamente coordinare la normativa fiscale e la normativa civilistica con la normativa tecnica e la normativa del settore La nascita di una nuova figura: Il Responsabile della conservazione

17 Strumenti Smart card con relativo lettore Business Key Altri dispositivi di firma esistenti sul mercato

18 Documento informatico: valore giuridico (art. 23 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria Art codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta.

19 Firma elettronica e firma digitale La firma elettronica è definita come "un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica": è quindi la forma più debole di firma in ambito informatico, in quanto non prevede meccanismi di autenticazione del firmatario o di integrità del dato firmato. La firma digitale, in informatica rappresenta un sistema di collegamento tra un autore e documenti digitali tale da garantire il cosiddetto non ripudio e al contempo l'integrità del documento stesso. Può essere basata sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica. La firma grafometrica (o impropriamente "biometrica") è un nuovo tipo di firma elettronica avanzata che ha pari valore legale della firma autografa e della firma digitale. Tale firma permette di rilevare la firma di una persona utilizzando un supporto tecnologico quale una tavoletta di firma che registra, oltre all'immagine grafica della firma, altri parametri biometrici indispensabili per una perizia calligrafica quali: ritmo, accelerazione, inclinazione, pressione, velocità. La firma creata dal sottoscrittore viene confrontata con uno specimen precedentemente creato per confronto: se il risultato del confronto è positivo, la firma è considerata valida. Tale firma risolve alcune problematiche della firma digitale, quali la necessità di munirsi di certificato di firma (sia esso su chiavetta USB o smart card+lettore) e l'installazione del complesso software di firma. Inoltre tale tipo di firma elettronica risulta molto simile alla classica firma autografa su carta, per cui incontra maggior apprezzamento da parte dei sottoscrittori che hanno spesso difficoltà a comprendere i meccanismi di firma digitale basati su chiave asimmetrica

20 Documento analogico Documento informatico (art. 22 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Per tutti i documenti analogici originali UNICI: - permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico - oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro PU autorizzato

21 La conservazione dei documenti unici (Risoluzione 220/E del 13 agosto 2009) L art. 23 comma 5 del CAD (Dlgs 82/2005) limita l intervento del pubblico ufficiale alla conservazione dei documenti analogici originali unici: è previsto solo per i documenti che saranno individuati da un apposito decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri PER I DOCUMENTI FISCALI ANALOGICI ORIGINALI UNICI E NECESSARIO L INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE (principio di specialità delle norme tributarie)

22 Casi particolari Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non unici: sono le schede carburanti e le note spese dei dipendenti, in relazione ai quali l Agenzia delle Entrate ha espresso un orientamento che riteniamo condivisibile[1], affermando che: le schede carburanti sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata digitalmente senza l intervento del pubblico Ufficiale ; [1] Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, tra l altro opinione coerente con altre espresse in precedenza.

23 casi particolari - segue per le note spese del personale, la valutazione della natura unica o non unica della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di documento in concreto utilizzata dall impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità

24 L impronta di hash La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash Esempi ROBERTO CUNSOLO Funzione di hash SHA bc841def64448f090e9c35476c913d79a3ae3752b4f60e0af9d6ffcc67481c Roberto Cunsolo Funzione di hash SHA a2ffad1bd1421a938b6e722df248f3ba734a8eb8a2eeb2c19eab82592f0719

25 Riferimento e marca temporale Il riferimento temporale è l informazione contenente la data e l ora che viene associata ad uno o più documenti informatici La marcatura temporale è la procedura informatica che consente la validazione temporale cioè si attribuisce ad uno o più documenti informatici un riferimento temporale opponibile a terzi.

26 Documenti che si possono conservare digitalmente Fatture, lettere e telegrammi (art.2220 c.c.) Libro giornale e libro inventari (art.2215 c.c. e art.14 comma1 lett.a DPR 600/73) Registri prescritti ai fini Iva (art. 14 comma 1 lett.b DPR 600/73) Registro acquisti, fatture, corrispettivi, registro unico, Registro merci in c/lavorazione e/o deposito Registro delle dichiarazioni di intento Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali (art.14 comma 1 lett.c DPR 600/73) Scritture ausiliarie di magazzino art.14 comma 1 lett.d) Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 DPR 600/73)

27 Documenti che si possono conservare digitalmente Bilancio di esercizio (art c.c.) Relazione sulla gestione (art c.c.) Relazione dei sindaci (art c.c.) Relazione del revisore contabile (D.Lgs. 58/98) Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti

28 Marche temporali e firme digitali Art. 49. Registrazione delle marche generate 1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell'interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore. 2. La marca temporale e' valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore di cui al comma 1. Art. 51.Valore della firma digitale nel tempo 1. La firma digitale, ancorchè sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, e' valida se alla stessa e' associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.

29 Comunicazione dell impronta Ai sensi del Decreto 23 gennaio 2004 va effettuata la comunicazione alle agenzia fiscali dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari Quando? Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal DPR 322/98 per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, irap e iva al fine di estendere la validità dei documenti informatici. Da chi? Il soggetto interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto delegato

30 L imposta di bollo Versare l imposta di bollo prevista dalla normativa vigente ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse Le fatture non assoggettate ad Iva di importo anche parziale superiore ad euro 77,47 sono assoggettate ad imposta di bollo prevista dalla normativa vigente Sono esenti da bollo le fatture assoggettata ad Iva

31 Come si paga Va effettuata una comunicazione preventiva contenente il numero presunto degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno e l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta Va effettuata una comunicazione consuntiva da presentare entro il mese di gennaio dell anno successivo all Ufficio delle Entrate competente contenente il numero di documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza di imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione L importo da consuntivo viene preso come base provvisoria per la base preventiva dell anno in corso.

32 Luogo di conservazione Per luogo di conservazione si intende il luogo in cui risiedono fisicamente i dati, ed è evidente che ciò comporta qualche indecisione visto che i dati possono risiedere in luoghi diversi ed essere contemporaneamente sempre aggiornati. L Agenzia delle entrate ritiene che il luogo di conservazione dell evidenza informatica potrebbe coincidere con il luogo in cui i verificatori possano effettuare i dovuti riscontri. Esempio: Si pensi ad un azienda che ha la sede legale e amministrativa a Roma, che ha affidato la conservazione ad un outsourcer con sede operativa a Milano, ma il cui data center (un bunker che rispetta le più avanzate norma di sicurezza) si trova in Valle d Aosta. Si precisa che presso la struttura del data center non sarebbe tecnicamente possibile. In base alla citata norma si ritiene che l esibizione debba essere garantita alternativamente a Roma o Milano a seconda del luogo che è stato dichiarato come luogo di conservazione dei documenti.

33 timing DMEF 23 gennaio 2004 Esempio Esempio timing adempimenti anno d imposta 2011 Entro Cosa Avvio procedura conservazione Pagamento acconto imposta bollo F23 31/12/2012 Conclusione procedimento conservazione 31/1/2013 Pagamento saldo imposta bollo F23 31/1/2013 Trasmissione telematica impronta

34 Cosa cambia con il 2215 bis c.c. Art bis. - Documentazione informatica. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e` possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici,secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

35 I libri informatici prima del 2011 Tenuta trimestrale Ogni trimestre veniva apposta la firma digitale e la marcatura temporale A seguito dell emendamento DL 70/2011 la firma digitale e la marcatura temporale vanno apposte una volta l anno

36 La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all'art. 1, comma 1, nonché i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti.(art.3 comma 9 DPR 322/1998) I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano,anche su supporti informatici,per il periodo previsto dall art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l Amministrazione finanziaria può chiedere l esibizione previa riproduzione su supporto conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all art.1. comma 1 (Art.3 comma 9 bis DPR 322/1998) I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello cartaceo e sottoscritta, nonché la comunicazione dell'agenzia delle Entrate attestante l'avvenuta ricezione e, in caso di presentazione tramite un soggetto incaricato, anche l'impegno a trasmettere la dichiarazione rilasciato da quest'ultimo ai sensi dell'articolo 3, comma 6. I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del 1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse. Al fine di risolvere i notevoli problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti informatici. In tal caso e' fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora l Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta (Circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002)

37 Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/e Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni Conservazione delle copie delle dichiarazioni Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate all incaricato su supporti informatici: non sussiste Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato. Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente. Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall articolo 3 del D.M. 23 gennaio Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall istante, in applicazione del citato articolo 3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui Ai soli fini della presentazione delle dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti commerciali ( );d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i lavoratori dipendenti e pensionati; ( )

38 La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi Stampa cartacea sottoscrizione del contribuente sottoscrizione dell intermediario conservazione a cura del contribuente Formato digitale Conservazione sostitutiva a cura dei soggetti incaricati della trasmissione telematica delle dichiarazioni

39 Quindi. Conservazione sostitutiva di documento informatico Conservazione sostitutiva di documento analogico Documento informatico statico e non modificabile riportante il set di dati ed informazioni strutturante secondo le specifiche tecniche dell AdE, ed elaborato del software gestionale (dati che verranno acquisiti da Entratel) Documento informatico statico e non modificabile, della dichiarazione dei redditi su modello conforme a quello ministeriale approvato Documento informatico statico e non modificabile, riportante la comunicazione di avvenuta ricezione delle dichiarazioni trasmesse, da parte dell AdE Impegno scritto, datato e firmato dall intermediario, a trasmettere la dichiarazione in via telematica Documentazione dei redditi, proventi, oneri deducibili, certificazioni ritenute Dichiarazione di consenso D.Lgs 196/2003 (Privacy)

40 La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi Termine ultimo per la chiusura del processo di conservazione sostitutiva Entro la data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto incaricato della trasmissione telematica delle dichiarazioni Termine ultimo per l invio dell impronta all Agenzia delle Entrate Entro 30 giorni dalla data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto incaricato della trasmissione telematica delle dichiarazioni

41 Intermediari fiscali Art. 3 comma 3 del dpr. N. 322/98 Corretto svolgimento attività trasmissione Corretto svolgimento attività trasmissione Osservanza degli obblighi normativi Criteri organizzativi utilizzati per gli invii Tardività, omissioni e forzature degli invii telematici

42 Obblighi dell intermediario Invio delle dichiarazioni predisposte In caso di scarto ripresentazione entro 5 gg Presentazione entro 1 mese dall impegno Rilascio dell impegno Alla ricezione della dichiarazione Al momento dell assunzione dell incarico Rilascio della ricevuta di presentazione con la dichiarazione Conservazione della copia della dichiarazione fino al 4 anno successivo a quello di presentazione

43 Verifica dell agenzia Documentazione relativa all abilitazione Modalità di tenuta e conservazione delle chiavi (D.lgs. 196/2003) Verifica delle procedure utilizzate per l invio Tracciabilità degli atti compiuti

44 Il libro unico del lavoro Decreto 9 luglio 2008 MINISTERO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI DECRETO 9 luglio 2008 (G.U. n.192 del 18 agosto 2008) Modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio. Art. 1.Modalità di tenuta 1. Fermo restando l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi: a) la elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'inail, in sede di stampa del modulo continuo; b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica; c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati,garantendo oltre la consultabilita', in ogni momento, anche la inalterabilita' e la integrita' dei dati, nonche' la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

45 Il libro Unico del lavoro Circolare 21 agosto 2008 n. 20 MINISTERO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI CIRCOLARE 21 agosto 2008, n. 20 Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva - articoli 39 e 40 del decreto-legge n. 112 del 2008: prime istruzioni operative al personale ispettivo. Con specifico riferimento alla modalità di tenuta su supporti magnetici, va precisato, ulteriormente, che i documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati. Il libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato«pdf»), in caso di verifiche, controlli o ispezioni. Quale che sia il sistema di tenuta adottato, resta fermo l'obbligo,in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati.

46 Il responsabile della conservazione sostitutiva Attività previste dall art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 : a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; b) archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

47 I controlli fiscali alle aziende che adottano la conservazione sostitutiva 1. Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva 2. Verifica della corrispondenza fra l impronta dell archivio inviata all AdE e quella riscontrata in fase di accesso 3. Controllo sull esistenza, sul contenuto e sull eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica 4. Controllo sull osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva 5. Verifica sull effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla norma 6. Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento: 1. Verifica a campione sul singolo documento informatico 2. Verifica a campione sull evidenza informatica 3. Verifica a campione sull archivio informatico

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