Archiviazione e conservazione sostitutiva di documenti, fatture e scritture contabili. Michele De Lazzari

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1 Archiviazione e conservazione sostitutiva di documenti, fatture e scritture contabili Michele De Lazzari 1

2 Catena del valore del documento Archiviazione Fase di Deposito/Storica Ricezione/Creazione Classificazione Conservazione Scarto Evasione delle richieste Protocollo Trattamento della pratica Conservazione Storica 2

3 Concetto di archivio L'Archivio è il complesso organizzato di documenti I valori dell archivio: Contenuti Organizzazione Reperimento veloce dei documenti Consultazione Inalterabilità dei documenti nel tempo 3

4 Conservazione dei documenti I documenti sono diventati digitali, ma i valori sono rimasti gli stessi: leggibilità autenticità accessibilità informazioni di contesto...nel tempo! 4

5 Normativa.. sintesi DPR n 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa); Delibera AIPA n 42 del 2001 (Regole tecniche sull archiviazione ottica) Delibera CNIPA n 11 del 2004 (Regole tecniche per la riproduzione e conservazione su supporto ottico idoneo a garantire al conformità dei documenti agli originali, sostituisce la precedente). 5

6 Quadro legislativo: CNIPA n. 11/2004 a)definisce documento analogico unico e non; b)definisce documento informatico Art. 3 definisce il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici,.. memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti o su una evidenza informatica.. del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. 6

7 Quadro legislativo: CNIPA n. 11/2004 Art Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine.. del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.. 2. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale.. 4. La distruzione dei documenti analogici,.. è consentita soltanto dopo il completamento della procedura.. 7

8 Quadro legislativo: CNIPA n. 11/2004 Art Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: a).. definisce procedure di tracciabilità... d) verifica la corretta funzionalità del sistema.. f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale.. g) definisce e documenta le procedure di sicurezza.. h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità.. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività.. 8

9 Quanto è complesso? responsabile della conservazione marca temporale riversamenti evoluzione delle normative firma elettronica hash verifica leggibilità esperienza degli addetti tracciature, copie di sicurezza / ripristini,... 9

10 Come diminuire la complessità mantenendo i vantaggi? Affidando la conservazione a terzi... come espressamente previsto dalla norma 10

11 Conservazione di Infocamere - LegaDoc 11

12 LegalDoc: : Caratteristiche servizio Connettività WebService Modulare e scalabile Adeguamento all evolversi della normativa Indipendenza dal contesto documentale Funzioni di modellazione struttura P.A. Facilità e rapidità di attivazione Nessuna gestione tecnica Il processo di conservazione è delegato al gestore: verifiche, firme, ecc. Backup industrializzati, firewall, controlli antiintrusioni 12

13 Il processo di conservazione Applicazione del cliente Lotto Firma digitale Documenti cartacei acquisiti via scanner Documenti in formato digitale Conservazione /Esibizione Supporti probatori Marca temporale 13

14 Alcune applicazioni Protocolli: pratiche, corrispondenza diversa Sistema di Gestione Documentale: contratti, progetti, bandi di gara, ecc. Cartelle cliniche, Analisi di laboratorio Comunic. operatori finanziari-agenzia Entrate Mandati di pagamento Applicazione del Cliente Data Center 14

15 Verticalizzazione - mandato di pagamento Ente Tesoreria XML SETIF S Resp/Rag Rag.Capo/Se gretario Infocamere 15

16 Documenti rilevanti ai fini tributari Doc rilevanti fini Tributari D.Lgs. n febbraio 2004 Attuazione Direttiva 2001/115/CE Decreto 23/01/2004 Ministero Economia e Finanze Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 Normativa/regole Firma elettronica 16

17 Peculiarità dei documenti contabili Doc statico non modificabile Firma elettronica qualificata sul documento Riferimento temporale Ordine cronologico Consentire funzioni di ricerca Conservazione a Norma CNIPA 11/2004 (con Marca) quindicinale e almeno annuale Consenso con il destinatario Trasmissione via EDI 17

18 Fattura elettronica CLIENTE FATTURA CARTACEA Gestionale FORNITORE Gestionale Cliente FIRMA ELETTRONICA FATTURA ELETTRONICA CLIENTE FATTURA ELETTRONICA Gestionale CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 18

19 XXX Gruppo di supermercati c/o INFOCAMERE c/o CLIENTE Lotto SAP D I K E P L U S pdf firmato TOKEN Conservazione/ Esibizione Firma Marca Supporti probatori Conservazione sostitutiva delle fatture (c.a /anno) 19

20 XXX Gruppo distribuzione viteria ecc. c/o CLIENTE c/o INFOCAMERE Firma massiva pdf firmato Gestionale TOKEN Fatture attive/passive, DDT, Note di credito (c.a /anno) 20

21 Verticalizzazione: : LD-Invoice ESIBIZIONE A NORMA CONSULTAZIONE WEB Gestionale FIRMA ELETTRONICA FATTURA ELETTRONICA FATTURA Gestionale Cliente FATTURE MARCA (Opzionale) INDICE FATTURE FORNITORE Gestore Documentale DB INFOCAMERE CLIENTE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 21

22 Vantaggi: sintesi Accelerazione dei processi: recupero, consultazione, delocalizzazione, controllo ecc. Recupero di personale ad attività produttive. Riduzione dei costi: locali, carta, stampa ecc. 22

23 Alcune riflessioni Analisi organizzativa Rispetto Normativa Delega conservazione Investimento HW/SW Evoluzione nel tempo: scalabilità Esibizione e consultazione Tempi di attivazione Analisi verticalizzazioni 23

24 Grazie della cortese attenzione 24

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