MANAGEMENT GIM INFORMATION. sono inversamente proporzionali. Le possibilità di ritrovare un'informazione archiviata. alla sua importanza.

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1 GLOBAL INFORMATION MANAGEMENT GIM Le possibilità di ritrovare un'informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza. (Murphy)

2 nasce dall'esigenza di poter gestire in modo semplice e sicuro i documenti ed il loro flusso. 01 A cosa serve ARXivar è una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali. Vi permette di concentrare in un unico punto qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc. Una volta archiviate vi permette di gestirle, definendone la sicurezza, i processi di gestione (workflow). Potrete distribuirle, firmare digitalmente i documenti, pubblicarli sul WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora. Diventa inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse revisioni. 02 Quando serve Quando il volume o l'importanza delle informazioni in azienda è tale che necessita di sicurezza e gestibilità. Quando si percepisce il valore delle informazioni e dei documenti o quando questi "sono" il valore dell'azienda. I benefici sono molteplici tra i quali: il risparmio di tempo lavorativo attraverso l'accesso e scambio più veloce delle informazioni (si ha accesso a tutte le informazioni necessarie dalla propria postazione di lavoro) con meno interruzioni da parte di chi ci chiede come reperire il documento, diminuzione delle duplicazioni. l'incremento di produttività del lavoro è una conseguenza della gestione del documentazione in digitale. miglioramento della comunicazione interna e esterna. aumento della collaborazione e miglioramento dell'accesso all'informazione e della conoscenza. una sensibile diminuzione dei costi di gestione della documentazione dovuti ai tagli dei costi di stampa di riproduzione e distribuzione.

3 è una piattaforma modulare che ci permette di risolvere tutte le richieste dei nostri clienti. 03 A chi serve A tutte le aziende, gli enti pubblici, le associazioni, le banche e in generale a chiunque necessiti una gestione integrata delle informazioni e dei documenti. ARXivar è attualmente usato per: Certificazione qualità Con la gestione dei moduli e del workflow, il nostro prodotto è perfetto per la gestione della documentazione secondo le norme ISO 9000: 2000 Vision partendo dalla standardizzazione della documentazione fino alla gestione dei processi Educazione aziendale e scolastica Come esempio di applicazione specifica, è stato usato per l'archiviazione di tutta la manualistica dalla gestione del personale, alle procedure interne, alle demo filmate per l'autoformazione del personale Commercialisti Gestire tutta la documentazione dei clienti, le pratiche, i bilanci, i libri societari, le fatture e poterle condividere con loro. Poter firmare digitalmente i documenti e archiviarli automaticamente. Ma soprattutto la sicurezza di centralizzare in un unico punto la raccolta di tutte le informazioni Associazioni Il grande volume di documenti e soprattutto la necessità di definire delle politiche di distribuzione di queste, sono facilmente gestiti con ARXivar... Corporate L'introduzione di ARXivar in un'azienda permette di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni come documenti, fax, e- mail, disegni, immagini, filmati. Le possibili gestioni di questo archivio sono infinite. Pensate a la gestione della formazione interna dei dipendenti, il controllo e l'archiviazione in automatico dei fax e delle dei clienti e fornitori... Gruppi di lavoro Immaginate l'ufficio tecnico di una società di produzione. Qui si creano disegni, documenti, manuali, procedure per la qualità. Questi documenti costituiscono un elemento importante se non il più importante, del valore dell'azienda. Dobbiamo assicurarne la dovuta sicurezza e riservatezza, devono essere controllate le revisioni e lo standard dei documenti. E' possibile associare le varie informazioni per argomenti omogenei o per commessa Enti Pubblici In un ufficio pubblico possiamo sicuramente automatizzare la gestione del protocollo, l'archiviazione di tutte le pratiche, la definizione di procedure per l'approvazione delle stesse o il loro controllo. La pubblicazione su internet dei documenti per il pubblico o riservati per il cittadino

4 04 Modulo base Il modulo base di ARXivar consente una completa gestione dei documenti archiviati e le principali funziono sono: CLIENT Ricerca E' il fulcro di tutto il programma, è l'interfaccia per ricercare le informazioni archiviate in ARXivar Permette operazioni di confronto e booleane sui campi standard, definiti dall'utente generali e associati al tipo si documento. Desktop Come si fa in Windows, qui possiamo "collegare" dei documenti, delle ricerche, dei fascicoli o altro che usiamo spesso per averli a portata di mouse. Caselle di posta e distribuzione La casella personale è il fulcro della distribuzione e movimentazione delle informazioni. La movimentazione delle informazioni avviene attraverso funzioni di messaggistica all'interno delle quali potrete leggere, valutare, rispondere, inoltrare etc. ARXivar è un vero e proprio client di posta elettronica che si interfaccia con caselle POP3, exchange, Notes. Per ogni documento è possibile vedere la movimentazione a cui è stato sottoposto, inoltre nelle caselle personale verranno elencate tutte le attività da svolgere legatead un processo di workflow. Profilo documento personalizzabile Ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall'amministratore per tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca. Fascicoli L'organizzazione delle informazioni archiviate è fondamentale. Con i fascicoli possiamo raggruppare, anche automaticamente, i documenti in modo intuitivo. Log Ogni operazione svolta sui documenti viene tracciata e registrata su un file di log così sarà sempre possibile stabilire chi ha fatto cosa. Associazioni E' possibile definire delle relazioni logiche tra documenti assegnando loro anche un nome di riferimento. Attraverso le associazione è possibile legare tra di loro diversi documenti ed averne dunque una rapida reperibilità. Ricerca rapida Le ricerche che si effettuano più frequentemente possono essere "salvate" e "lanciate" senza dover essere reimpostate. (Es. fax arrivati oggi) Archiviazione ARXivar permette di archiviare qualunque tipo di file direttamente, i documenti cartacei attraverso scanner anche professionali o foto e filmati direttamente dalle macchine fotografiche e telecamere. Sicurezza Questo è l'aspetto più importante di ARXivar. Centralizzando la gestione dei documenti possiamo attivare processi di protezione automatiche. Inoltre riusciamo a definire in modo molto veloce le relazioni tra utenti/gruppi/tipi documento e stato documento che stabilisce chi può accedere ai documenti e con quale modalità. (lettura/scrittura) Client WEB Attraverso il modulo WEB possiamo accedere alle nostre informazioni sfruttando un normalissimo browser da qualunque posto nel mondo che abbia un accesso ad internet ed eseguire tutte le operazioni di gestione normalmente eseguite sul client tradizionale. Revisioni E' possibile definire se per i documenti deve essere attivata la gestione delle revisioni. Questa manterrà lo storico di tutte le revisioni dei documenti sempre consultabili. Rubrica All'interno di ARXivar si possono gestire diverse rubriche di mittenti o destinatari dei documenti. Protocollo Possiamo protocollare automaticamente tutti i documenti in entrata ed in uscita e riportare il dato direttamente sul documento. E' possibile definire diverse regole di protocollazione in base alle tipologie dei documenti. ARXivar PDF Printer ARXivar PDF Printer consente di acquisire documenti direttamente da spool di stampa, in pratica con una qualsiasi applicazione windows è possibile archiviare direttamente in ARXivar dirigendo il flusso di stampa attraverso la stampante virtuale di ARXivar (ARXivar PDF Printer), ogni stampa viene automaticamente tramutata in PDF ed archiviata in ARXivar. SERVER Il modulo server permette di configurare l'applicazione adattandola all'organizzazione nella quale viene calata. Consente la gestione di servizi di automazione, quali la fascicolazione automatica, invio e ricezione dei fax e delle mail e sevizi di backup schedulati."

5 05 Modulo modelli e ISO La gestione dei modelli permette di standardizzare la creazione di documenti e rende ARXivar il punto di partenza per la generazione controllata delle informazioni aziendali. Funziona allo stesso modo dei Template di Word ma con la possibilità di definire a quali template una persona/gruppo può accedere ed è possibile compilare automaticamente dei campi all'interno del documento con dati provenienti dalla rubrica. 07 Modulo firma digitale La Firma Digitale è a tutti gli effetti equivalente alla firma autografa tradizionale (DPCM 8 Febbraio 1999, Testo Unico 445/2000, Deliberazione AIPA 24/98). Per ogni documento archiviato in ARXivar potrete: firmare digitalmente un documento archiviato in ARXivar archiviare e visionare i documenti "firmati" aggiungere nuove firme ad un documento già firmato verificare le firme apporre marcature temporali 09 Architettura Si basa su una piattaforma Client/Server composta da un modulo server che svolge il compito di configuratore dell'applicazione, consentendo la definizione dei campi di indicizzazione dei documenti, la gestione degli Users/Groups, delle regole di sicurezza, della manutenzione delle tipologie di documenti e degli stati di validità, impostare numeratori di protocollo automatici, e di servizi di operazioni automatiche e di backup. I documenti archiviati vengono compressi e criptati attraverso un algoritmo a 128 bit. 06 Modulo Workflow (processi) Con questo modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre informazioni "attive". Con il disegnatore di flowchart ed i wizard si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono/possono vedere un documento, da chi deve essere "firmato" e a chi deve essere distribuito. Tutto il flusso ovviamente viene tenuto sotto controllo e possiamo attivare automaticamente delle azioni (invio di notifica, segnalazioni) al verificarsi di determinate condizioni (ritardi, non conformità ecc.). In poche parole, automatizziamo tutti quei processi aziendali che fino ad oggi sono stati gestiti in modo approssimativo per l'assenza di strumenti di controllo e verifica, ottenendo maggior efficacia ed efficienza riducendo i costi. 08 Modulo protocollo PA ARXivar PA rappresenta un sistema integrato realizzato per la gestione dei processi documentali della Pubblica Amministrazione in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni dell'aipa, tenendo conto dei principi di trasparenza, efficacie ed efficienza dei procedimenti amministrativi. ARXivar PA è orientato alla gestione non del solo documento ma dell'intera documentazione che crea il fascicolo, inclusi documenti non di protocollo che servono comunque per la lavorazione della pratica. E' possibile utilizzare due tipologie di client, una tradizionale che permette di sfruttare tutte le potenzialità del programma ed una WEB per la normale gestione documentale e per la posta elettronica. Il programma usa un motore SQL Server / Oracle per archiviare tutte le informazioni. Il modulo scanner si cllega con i più diffusi scanner professionali come Jujitsu, Canon, Avision. La firma digitale e l'archiviazione sostitutiva è conforme alla normativa nazionale. Il modulo per la generazione di Template è compatibile con la piattaforma Microsoft Office dalla versione 2000 e superiori. ARXivar integra i più diffusi FAX SERVER come Facsys, ZetaFax, il fax server nativo di Windows 2003 server ed altri ancora. Per la gestione della posta elettronica è possibile sfruttare il client di posta elettronica nativa di ARXivar oppure integrare OUTLOOK dalla versione 2000 e superiori.

6 10 Moduli Recognition Queste tre nuove opzioni vi permettono di "leggere" i dati presenti nel documento acquisito e riportarli nei campi del profilo, automaticamente, per poi essere usati nelle ricerche o nella gestione del workflow. 11 OCR L'Optical Character Recognition vi permette di "leggere" il testo presente nei documenti importati e trasformarlo in elemento di ricerca. L'algoritmo OCR effettua operazioni di pulitura del testo e di concatenazione delle parole per migliorare l'acquisizione. Permette di interpretare i testi in tutte le lingue europee. 12 Form Con questo modulo è possibile acquisire con lo scanner dei moduli prefincati, identificarne il tipo e leggere le informazioni scritte nelle aree del modulo predefinite che potranno essere associate ai campi del profilo documento. In questo modo potete usare ARXivar come un archiviatore di modulistica quali referti, moduli di iscrizioni, sondaggi 13 Barcode L'uso dei barcode durante l'acquisizione di un documento o fascicolo, serve per velocizzare la fase di caricamento dei dati. E' molto usato nei comuni e aziende commerciali. Come funziona: All'atto del caricamento del documento invece di acquisirlo con lo scanner viene semplicemente inserito il profilo con tutti i suoi dati. Al termine dell'inserimento, il programma, stampa un'etichetta, con i riferimenti del documento ed un barcode identificativo (a norme AIPA) che verrà applicata sulla prima pagina. In un momento successivo è possibile, prendere tutti i documenti (di una o più pagine) e sfruttando uno scanner (magari ad alta velocità), acquisire le immagini che verranno automaticamente associate al profilo grazie al riconoscimento del barcode. 14 Archiviazione ottica sostitutiva (CNIPA 19/02/2004, n. 11/2004) ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originale - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445". Allo stato attuale, la Legge propone l'archiviazione Ottica Sostitutiva come possibile alternativa agli archivi cartacei ma è verosimile che, tra qualche anno, essa diverrà obbligatoria e supporti di memorizzazione contenti dati sostituiranno integralmente schedari di documenti offrendo alle aziende vantaggi quali: risparmio di spazio; accesso rapido ai documenti; invio rapido dei documenti tramite ; riduzione dei rischi di danneggiamento dei documenti; gestione dei documenti tramite la semplice archiviazione dei file evitando la stampa. Per maggiori informazioni consultare la pagina _sostitutiva.htm 15 Modulo Web Attraverso il modulo WEB è possibile ricercare, consultare, importare e revisionare documenti, Gestire le note, associazioni tra documenti, allegati, fascicolare e consultare fascicoli, modificare i profili dei documenti. Inviare e consultare mail con posta elettronica. Una vera e propria interfaccia operativa.

7 16 Modulo SDK Il modulo SDK consente ad applicazioni diverse di usufruire di una serie di funzionalità richiamando funzioni native di ARXivar. Il modulo SDK mette a disposizione una serie classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar. Il modulo SDK viene installato nel sistema operativo durante l'installazione di ARXivar e può essere utilizzato da tutti i linguaggi di programmazione che supportano gli oggetti COM (COM-OLE-ActiveX). Le operazioni che è possibile eseguire sono: Configurazione Classi Documentali Importazione Documenti Importazione con Barcode Importazione da Scanner Modifica Documenti Attivi Visualizzazione Documenti Apertura Fascicoli in ARXivar Esportazione di un documento Ricerca Le operazioni elencate all'interno dell'sdk sono suddivise in classi distinte le quali espongono le funzioni vere e proprie; ogni funzione ha una stringa di ritorno per la gestione degli errori. Trovare l ago in un pagliaio... dov Ł il problema?

8 Vi aiutiamo a gestire il vostro patrimonio più importante: le informazioni Ci siamo dati un obbiettivo importante: "Gestire tutte le vostre informazioni" sollevandovi da quella grande responsabilità che è la sicurezza dei dati della vostra azienda. Nel nostro sistema possiamo archiviare mail, fax, documenti in entrata ed in uscita di qualsiasi formato. ABLE Tech da anni sviluppa solo sistemi per la gestione dei documenti. Il nostro know-how ci permette di lavorare con ottimi risultati sia su aziende medio-piccole che su grandi organizzazioni ed enti pubblici. Il nostro prodotto è cresciuto incorporando tutti i consigli che i nostri clienti ci hanno dato nel tempo, mantenendo però sempre due punti fermi che sono l'estrema semplicità per l'uso quotidiano e la configurabilità per gli utenti esperti.

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