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1 LA BUSINESS COMMUNICATION Postelbusiness è la linea di servizi Postel dedicata alla gestione delle comunicazioni di business. Rientrano in questa area di servizi: La gestione della corrispondenza obbligatoria (estratti conto, fatture, ecc ); La gestione documentale; La gestione degli approvvigionamenti. Mission Offrire servizi che rispondano alle esigenze del mercato, in forte crescita, del Business Process Outsourcing (BPO) che richiede alle aziende di esternalizzare attività non appartenenti al proprio core business.

2 I VANTAGGI DI POSTELBUSINESS Snellimento dei processi della gestione delle comunicazioni di business e dei documenti; Interlocutore unico per l'affidamento di molteplici attività; Minori costi: Possibilità di accedere alle tariffe agevolate di Posta Massiva Recupero risorse da attività non strategiche Eliminazione dei costi per l'acquisto di carta e buste Abbattimento dei costi per investimenti in tecnologia Ottimizzazione del processo di acquisto e semplificazione delle procedure interne; Automatizzazione delle attività a basso valore aggiunto e miglioramento dell'efficienza operativa; Alta qualità produttiva garantita da: Certificazione ISO UNI EN 90001: 2000; Sicurezza e riservatezza dei dati: Infrastrutture di collegamento solide e sicure, con modalità di accesso riservate e controllate.

3 OUTSOURCING GESTIONE DELLA BUSINESS COMMUNICATION Semplificazione della gestione di qualsiasi tipo di corrispondenza, risparmiando sui costi interni. Accesso alle tariffe e alle soluzioni di postalizzazione più convenienti ed esclusione della corrispondenza inesitata. Necessità continua di supporto, assistenza e consulenza. POSTA IBRIDA: Gestione di grandi volumi; Gestione di medi volumi; Gestione di piccoli volumi. NORMALIZZAZIONE DEGLI INDIRIZZI ASSISTENZA PRE E POST-VENDITA (consulenza specializzata, supporto tecnico-commerciale, call center). GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI Ottimizzazione del processo degli acquisti. Razionalizzazione dei consumi. Abbattimento dei tempi di approvvigionamento. E-procurement Riduzione dei costi fissi a vantaggio dei costi variabili (legati all'andamento del mercato). Riduzione dei costi di acquisto.

4 OUTSOURCING GESTIONE DOCUMENTALE Ottimizzazione delle attività di ricerca e di archiviazione dei documenti. Eliminazione degli archivi cartacei nel pieno rispetto della normativa CNIPA senza nessun onere di investimento tecnologico e con delega della responsabilità della conservazione all'azienda fornitrice. Risparmio sui costi di stampa, imbustamento, spedizione e archiviazione delle fatture. Trasmissione veloce dei documenti, in maniera sicura e riservata. Utilizzo del portale web come veicolo di comunicazione. Eliminazione della carta, nel rispetto delle normative vigenti. Gestione elettronica documentale Attivazione Ottica Sostitutiva Fattura elettronica Comunicazioni via Presentazione su internet di documenti Dematerializzazione del documento cartaceo

5 POSTA IBRIDA È un'area di servizi che consente di gestire in outsourcing grandi e piccole quantità di corrispondenza. Postel si occupa di tutte le attività: processing, stampa, imbustamento e consegna a Poste Italiane per il recapito al destinatario. GESTIONE E INVIO DI GRANDI VOLUMI DI CORRISPONDENZA Caratteristiche La corrispondenza viene inviata in busta di servizio Postel, ma nel caso in cui il cliente lo richieda si possono utilizzare sia carta che buste personalizzate. La stampa può essere anche a colori, fronte e fronte retro. Il servizio offre la possibilità di inserire degli inserti tipografici e dei bollettini di conto corrente. Inserti tipografici Solo imbustamento oppure servizio chiavi in mano che prevede anche la progettazione grafica e la stampa del leaflet; Bollettini di conto corrente Realizzazione di tutte le tipologie di bollettino di conto corrente postale, RAV e MAV (bancari e postali), nel rispetto delle normative di Poste Italiane e ABI. Tariffe postali gestite: Posta Massiva, Posta Prioritaria, Raccomandate.

6 GESTIONE E INVIO DI GRANDI VOLUMI DI CORRISPONDENZA Modalità di accesso al servizio Consegna della corrispondenza in formato elettronico su supporto magnetico (nastro cartridge, CD ROM), mediante accessi telematici (linee ad alta velocità ISDN, linee dedicate CDN) o attraverso il portale I dati possono essere inviati in differenti formati: AFP o tracciato record. Ricevuti i dati (testi e grafica), Postel procede alla composizione del documento, stampa, imbustamento e alla consegna al destinatario finale tramite il servizio di recapito di Poste Italiane. Normalizzazione indirizzi La Normalizzazione consiste nell'identificazione di un indirizzo e nella sua standardizzazione, secondo il modello e i dati forniti da Poste Italiane, requisito indispensabile per poter accedere alla tariffa agevolata di Posta Massiva. Normalizzare gli indirizzi consente di: mantenere elevata la qualità degli archivi anagrafici; evitare la corrispondenza inesitata; velocizzare i tempi di consegna con il minimo aggravio di costi.

7 POSTA IBRIDA È un'area di servizi che consente di gestire in outsourcing grandi e piccole quantità di corrispondenza. Postel si occupa di tutte le attività: processing, stampa, imbustamento e consegna a Poste Italiane per il recapito al destinatario. GESTIONE E INVIO DI MEDI VOLUMI DI CORRISPONDENZA: PRINT ON DEMAND Caratteristiche Lettere e cartoline Da un minimo di 50 buste e 300 cartoline ad un massimo di invii per singola spedizione. Ciascuna busta contiene lo stesso numero di fogli, al max 50. Le cartoline possono avere diversi formati. È possibile personalizzare le lettere con elementi variabili testuali e grafici (foto, immagini, grafici..) diversi per ogni documento. Il sistema consente: di monitorare la lavorazione in tutte le sue fasi (tracking on-line); di visualizzare un anteprima di stampa, prima di autorizzare l ordine e approvare il preventivo di spesa. Tariffe postali gestite: Posta Massiva, Posta Prioritaria, Posta Target, Raccomandate. Fatture Il servizio permette di inviare fino a fatture per singolo invio. Attraverso un sistema di tracking on-line è possibile monitorare la lavorazione in tutte le sue fasi. Tariffe postali gestite: Posta Massiva, Posta Prioritaria, Raccomandate. Insieme alle lettere e alle fatture si può associare un bollettino di conto corrente.

8 GESTIONE E INVIO DI MEDI VOLUMI DI CORRISPONDENZA: PRINT ON DEMAND Modalità di accesso al servizio La corrispondenza viene generata direttamente sul portale cui si accede mediante identificazione. Infatti il cliente carica, su apposito repository, testi (file word), modelli o immagini e layout dei documenti che richiama quando desidera effettuare un ordine. Il sistema consente di personalizzare il mailing (lettere o cartoline) con gli indirizzi del cliente (caricati sul sistema con un file Excel o ASCII) e di stampare, imbustare e inviare le lettere e le cartoline ai destinatari finali. Se desidera stampare fatture o altri documenti a foliazione variabile, il cliente non deve fare altro che generare la sua corrispondenza con i consueti sistemi operativi, rispettando semplici specifiche tecniche, e inviare il flusso a Postel. Con il Print on Demand si ordina anche la stampa, nelle quantità desiderate, di altri documenti come: biglietti da visita, carta intestata, leaflet, cataloghi.

9 POSTA IBRIDA È un'area di servizi che consente di gestire in outsourcing grandi e piccole quantità di corrispondenza. Postel si occupa di tutte le attività: processing, stampa, imbustamento e consegna a Poste Italiane per il recapito al destinatario. GESTIONE E INVIO DI PICCOLI VOLUMI DI CORRISPONDENZA: INTERPOSTA EVOLUTION Caratteristiche Il servizio permette di inviare lettere e fatture - da 1 a 1000 per volta - 24 ore su 24. Le comunicazioni vengono spedite entro 3 massimo 4 giorni lavorativi dall'invio del lotto di stampa. La corrispondenza viene imbustata nelle buste di servizio Postel che contengono sino ad un massimo di 50 fogli ciascuna. Attraverso un sistema di tracking on-line è possibile monitorare la lavorazione in tutte le sue fasi, dalla presa in carico da parte del sistema fino alla spedizione. Tariffe postali gestite: Posta Prioritaria.

10 GESTIONE E INVIO DI PICCOLI VOLUMI DI CORRISPONDENZA: INTERPOSTA EVOLUTION Modalità di accesso al servizio L'accesso al servizio avviene tramite una stampante virtuale (Interposta Evolution il cui software si può scaricare e installare gratuitamente direttamente dal portale Postel) che non comporta la necessità di cambiare la dotazione tecnologica e gli strumenti operativi abituali. Una volta generati i documenti sui propri sistemi, ad es. lettera word in modalità stampa unione o le fatture da software gestionali, il cliente ne può richiedere la stampa e l'invio, selezionando tra le stampanti attive sul PC quella di Interposta Evolution che prepara il lotto di stampa. Ultimata questa operazione il lotto può essere trasmesso al sistema (tramite il portale Postel), mediante una connessione Internet, per essere stampato, imbustato e consegnato a Poste Italiane per la consegna finale. Il sistema invia un' di avvenuta presa in carico della lavorazione.

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12 L'infrastruttura tecnologica in uno dei centri di stampa Postel dove vengono gestiti gli invii di Posta Massiva.

13 GESTIONE DOCUMENTALE E SMATERIALIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA Che cos'è Postel offre un servizio di archiviazione elettronica dei documenti all'interno di un sistema di storage, il cui accesso è consentito al cliente tramite interfaccia WEB. L'utente che accede al sistema può consultare i documenti relativi a ciascuno dei suoi clienti nelle apposite Cartelle Utente secondo chiavi di ricerca avanzate. Si può archiviare qualsiasi tipo di documento che può tornare nel ciclo vitale delle imprese in tempi rapidi e direttamente dal proprio PC. A chi si rivolge A tutte le aziende che non dispongono di un sistema di archiviazione elettronica tradizionale o sostitutiva in house e che necessitano di consultare in tempo reale la copia conforme dei documenti inviati ai loro clienti. Infatti, attraverso una semplice connessione internet ed una predefinita interfaccia web, ogni utente (amministrazione, call center ecc.) può accedere al proprio archivio elettronico e consultare i documenti archiviati in formato semplice (Pdf) o con l inserimento di Firma Digitale e Marca Temporale (Archiviazione Ottica Sostitutiva). Tale soluzione consente vantaggi e benefici immediati in quanto non prevede nessun tipo di investimento hardware o software iniziale e perchè permette a più utenti, localizzati anche in sedi territoriali diverse, di consultare simultaneamente l archivio elettronico, velocizzando il recupero delle informazioni necessarie.

14 ARCHIVIAZIONE OTTICA Caratteristiche Si possono archiviare sia documenti in versione elettronica, sia cartacei come ad esempio questionari, contratti o cartoline di ritorno delle raccomandate. In questa seconda eventualità il processo di archiviazione viene preceduto dalla conversione in formato elettronico del documento stesso. I file vengono memorizzati in formato grafico PDF su supporto digitale (CD/DVD) o su web. Tali documenti possono essere consultati tramite chiavi di ricerca definite dal cliente. La caratteristica principale del servizio riguarda l'archiviazione dell'esatta immagine di ciò che è stato stampato. Il servizio si applica sia a documenti generati da Postel (lotti in formato AFP, Word) sia documenti prodotti dal cliente (AFP,PDF,Immagine, ASCII,Office). Archiviazione ottica sostitutiva (AOS) AOS consente di trasformare gli archivi cartacei in archivi elettronici, mantenendone inalterato il valore legale. Ciò si traduce in un risparmio in termini di spazio fisico, tempo di ricerca e consultazione dei documenti e nell'ottimizzazione dei costi di gestione. Con AOS le aziende non devono preoccuparsi di ottemperare a tutte le pratiche di gestione, esibizione e riversamento previste dalla normativa, perché sarà Postel a prenderle in carico. Il servizio viene fornito in totale sicurezza dei dati e in maniera assolutamente affidabile.

15 FATTURA ELETTRONICA Che cos'è La fatturazione elettronica Postel consente di gestire il processo di dematerializzazione di una fattura dall'emissione fino alla spedizione al destinatario. Viene fornito nel pieno rispetto della normativa in materia che richiede: la trasmissione della fattura elettronica entro la giornata dell'emissione da parte del cliente (attività che rimane un onere dello stesso); l'apposizione della firma digitale e del riferimento temporale su ciascun documento; l'apposizione della marca temporale sul lotto contenente tutti i documenti processati.

16 FATTURA ELETTRONICA A chi si rivolge A tutte le aziende che gestiscono un volume significativo di fatture e che vogliono automatizzare, in accordo con i propri clienti/destinatari, il processo di emissione, invio ed archiviazione del documento. La velocità del delivery elettronico e la smaterializzazione del cartaceo sono i fattori vincenti della soluzione che consente risparmi economici immediati, garanzia del recapito e azzeramento di tutte le procedure manuali di contabilizzazione delle fatture. Caratteristiche Le aziende che scelgono Postel possono delegare la gestione delle problematiche organizzative, tecnologiche e normative ad un partner affidabile e specializzato che si occupa di gestire sia il ciclo attivo, sia quello passivo delle fatture.

17 COMUNICAZIONI VIA Che cos è Il servizio di comunicazioni via consente l invio della corrispondenza a caselle di posta elettronica, in modalità tracciata, rapida e sicura. Caratteristiche Il servizio di comunicazioni via garantisce il recapito elettronico della corrispondenza, in relazione al valore probatorio dell'invio, essendo dotato di tutti i tools necessari alla tracciatura del delivery elettronico. Infatti la peculiarità del servizio è quella di far viaggiare sulla rete via l'avviso di giacenza del documento e non il documento stesso. L'advertising (avviso di giacenza) consente al destinatario un passaggio diretto sul server di storage che, tramite accesso protetto da Login e Password, fornisce la visualizzazione del documento a lui destinato. Una volta che il documento è stato aperto o scaricato in locale il mittente viene informato dell'avvenuta ricezione e apertura del documento da parte del destinatario. In caso di mancata apertura o download, il destinatario non ha accesso al sistema e tanto meno al documento e l'informazione di Expiration Date fornisce al mittente l'indicazione di sopperire con un invio tradizionale cartaceo.

18 DOCONLINE (INTERNET PRESENTMENT) Che cos è DocOnLine consente di realizzare in breve tempo e senza grandi investimenti un servizio di pubblicazione di documenti su portale o intranet da mettere a disposizione dei propri clienti per la ricerca, la consultazione e la stampa in locale. A chi si rivolge Alle aziende che vogliono utilizzare il proprio portale internet o intranet come veicolo di comunicazione con i propri clienti. Il servizio permette al destinatario di accedere al portale con i propri login e password e di consultare i documenti a lui destinati. Caratteristiche Si possono pubblicare sia i documenti elettronici sia i documenti cartacei digitalizzati. Questo servizio consente di ridurre i costi di stampa e di postalizzazione e permette di fidelizzare i clienti grazie all'offerta di servizi on- line personalizzati. DocOnLine rappresenta anche un valido strumento di valorizzazione dei servizi di e-banking.

19 Il sistema di archiviazione a lungo termine tramite juke box. Consente la memorizzazione di milioni di documenti e ne garantisce la conservazione ed il recupero automatico.

20 I sistemi centrali di elaborazione massiva. Vengono gestite tutte le fasi del processo di gestione documentale mediante l'utilizzo delle tecnologie più evolute su server e storage di ultima generazione.

21 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI Che cos'è L e-procurement Postel è la soluzione per la gestione on-line dell approvvigionamento di modulistica, cancelleria, materiale per l informatica e di consumo ecc... Permette di informatizzare tutte le attività connesse all acquisto e all approvvigionamento, di ottimizzare i processi e di semplificare le procedure automatizzando completamente le attività a basso valore aggiunto. I servizi forniti vanno dall e-catalog all invoicing e coprono l intera catena della supply chain. A chi si rivolge L e-procurement Postel supporta le aziende e le Pubbliche Amministrazioni che vogliono fare evolvere il proprio modello organizzativo verso la gestione on-line degli approvvigionamenti. La soluzione è particolarmente indicata per le realtà con strutture territoriali articolate che necessitano forniture frequenti.

22 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI Caratteristiche L'e-procurement Postel consente di realizzare un sistema interamente personalizzato per le esigenze dell'azienda: la gestione on-line del catalogo elettronico, delle fasi di acquisto e di consegna della merce, il monitoraggio e il controllo della spesa rappresentano i punti di forza della soluzione proposta. All'interno dell'azienda ciascuna funzione preventivamente autorizzata, in base ad una profilazione indicata dal cliente, con un semplice click può: consultare il catalogo e la descrizione dettagliata dei prodotti; scegliere l'articolo di cui si necessita; scegliere l'unità di destinazione nel caso fosse diversa dal punto d'ordine; effettuare l'ordine. In ogni momento è inoltre possibile: definire gli "ordini tipo" in base alle abitudini di acquisto; gestire, tramite workflow approvativo, gli ordini che superano limiti di spesa; gestire il budget di spesa. Il sistema consente di visualizzare tutti gli ordini emessi, sia per numero progressivo sia per data di invio.

23 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI E-CATALOG La scelta di beni e servizi Le attività comprendono la gestione del catalogo (caricamento e aggiornamento), la generazione delle richieste di acquisto (identificazione prodotti/servizi, preventivo spesa e condizioni fornitura) e l'autorizzazione ed emissione dell'ordine (verifica, autorizzazione della spesa ed emissione ordine al fornitore). Caratteristiche Catalogo base suddiviso in settori e categorie: Modulistica e stampati anche personalizzati Cancelleria Consumabili Possibilità di integrare gli articoli presenti nel catalogo con prodotti di fornitori del Cliente; Profilazione utenti e gestione del processo di autorizzazione; Personalizzazione del front-end e dei formati di scambio dati in funzione delle esigenze del Cliente.

24 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI E-SUPPLY CHAIN La fornitura È in questa fase che avviene la gestione vera e propria degli ordini: ricezione, svolgimento consegna e monitoraggio. Emesso l'ordine, i prodotti vengono allestiti e spediti al punto di utilizzo (ufficio, punto vendita, agenzia ecc..) Il cliente mantiene sempre la visibilità relativa al flusso operativo. Caratteristiche Servizi di trasporto capillare e flessibile in tutta Italia; Tracking & tracing on-line delle spedizioni; Gestione logistica completa di qualunque articolo. E-INVOICING Il ciclo contabile Il servizio gestisce l invio della fattura elettronica secondo la normativa vigente. Reporting avanzato Rendicontazione personalizzata; Statistiche e analisi dei consumi; Verifica continua dei livelli di servizio; Possibilità di gestione della prefattura.

25 Il nastro trasportatore del centro logistico di Melzo dove transita merce relativa alla gestione di circa righe di ordine al giorno.

26 Lo stoccaggio dei prodotti presso il centro logistico di Melzo

27 POSTELBUSINESS Elevata capacità tecnologica e produttiva, offerta completa di servizi integrati, esperienza e professionalità fanno di Postelbusiness la scelta vincente per le aziende che intendono semplificare i processi legati alla gestione delle comunicazioni e degli approvvigionamenti. I NUMERI Fatturato: 185 milioni di Euro Clienti: circa Le certificazioni: Certificato: CSQ (rilasciato da IMQ) Norma di riferimento: UNI EN ISO 9001:2000. Data di emissione: 18 gennaio Numero del Certificato (per riferimenti Nazionali): 9111.POST.

28 GLI STABILIMENTI PER LA GESTIONE DI COMUNICAZIONI E APPROVVIGIONAMENTI MELZO Tra i più grandi stabilimenti in Europa, con una superficie totale di mq. ASSET 16 linee di stampa (B/N,HLC,Full Color) 16 linee di imbustamento 2 collator 3 sorters. LAVORAZIONI Mass Printing, offset (stampati, carta utente, inserti), Direct Marketing, e-procurement. CAPACITÀ PRODUTTIVA Mass Printing: 4,2 Mln fogli/giorno Commercial Printing: 3,0 Mln moduli/giorno. POMEZIA Superficie totale pari a mq. ASSET 15 linee di stampa (B/N,HLC, Full Color) 14 linee di imbustamento 11 linee per la stampa tipografica 3 sorter. LAVORAZIONI Mass Printing, stampa offset (patenti, stampati, carta utente, inserti, biglietti autostradali), dm, e-procurement, card, gestione di raccomandate CAPACITÀ PRODUTTIVA Mass Printing: 4,0 mln fogli/giorno Commercial printing: 4,0 mln moduli/giorno. VERONA Superficie totale pari a mq. ASSET 1 linee di stampa (B/N, HLC) 4 linee di imbustamento MP 15 linee di incellophanatura, taglio/piega, imbustatrici Direct Marketing gestione liste, teleselling, call center 1 sorter. LAVORAZIONI Direct Marketing, Card, Mass Printing. CAPACITÀ PRODUTTIVA Mass Printing: 1,2 Mln fogli/giorno Direct Marketing: 1 Mln pezzi/giorno. GENOVA Superficie totale pari a mq. ASSET 9 linee di stampa (B/N, HLC, FullColor) 8 linee di imbustamento 2 sorter. LAVORAZIONI Mass Printing. CAPACITÀ PRODUTTIVA 2,5 mln fogli/giorno.

29 CONTATTI Postel S.p.A. ROMA Viale G. Massaia, Roma Tel Fax GENOVA Via L. Manara, Genova Tel Fax MILANO Viale Cassala, Milano Tel Fax Contact center Postelbusiness

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